SALINAN TIDAK TERKAWAL - jupem.gov.my · Serah kepada pelanggan . MS ISO 9001:2015 PK.06.BPK...
Transcript of SALINAN TIDAK TERKAWAL - jupem.gov.my · Serah kepada pelanggan . MS ISO 9001:2015 PK.06.BPK...
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 1/12
1. OBJEKTIF Menyimpan, mengeluar dan melupus peta di Pusat Penyimpanan Peta Negara
mengikut peraturan yang ditetapkan.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai di Pusat Penyimpanan Peta Negara, Seksyen
Pengurusan Korporat, Bahagian Perancangan dan Korporat.
3. RUJUKAN
3.1 Profil SPK JUPEM - Profil Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) JUPEM.
3.2 Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2007 - Arahan Keselamatan Terhadap
Dokumen Geospatial Terperingkat.
3.3 Pekeliling Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan.
3.4 Tatacara Pengurusan Stor.
3.5 Manual Mesin Pengira UCHIDA.
3.6 Pelan Lokasi Kedudukan Peta.
4. DEFINISI
4.1 Peta Luarguna Peta-peta yang tidak lagi diedarkan setelah
terbitan edisi terbaharu serta perlu dilupuskan.
4.2 Lembaga Pemeriksa Lembaga yang dilantik terdiri daripada dua
orang ahli bagi mengendalikan urusan
pelupusan peta di Pusat Penyimpanan Peta
Negara.
5. SINGKATAN
5.1 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan
5.2 KPKK Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 2/12
5.3 PUB (DPP) Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan Pemetaan)
5.4 PB (GSP) Pengarah Bahagian (Geospatial Pertahanan)
5.5 PUB (KGIS) Pengarah Ukur Bahagian (Kartografi dan GIS)
5.6 PUB (PK) Pengarah Ukur Bahagian (Perancangan dan Korporat)
5.7 PUS (PKor) Pengarah Ukur Seksyen (Pengurusan Korporat)
5.8 KU (PPPN) Ketua Unit (Pusat Penyimpanan Peta Negara)
5.9 PT (S) Pembantu Tadbir (Stor)
5.10 SC Seksyen Percetakan
5.11 BPT Bahagian Pemetaan Topografi
5.12 PS (C) Pengarah Seksyen (Percetakan), BKGIS
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
KU (PPPN)
PT (S)
6.1 Penerimaan dan Penyimpanan Peta
a. Terima Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak dan peta
daripada PS (C).
b. Minit dan arahkan PT (S) untuk uruskan pengiraan dan
rekod penerimaan peta ke dalam Buku Daftar
Penerimaan Peta seperti contoh di Lampiran B.
c. Jalankan kerja pengiraan peta yang telah diterima dari
SC. Sekiranya bilangan peta tidak menepati jumlah
seperti tercatat dalam Surat Akuan Penerimaan Kerja
Cetak, catatkan jumlah sebenar yang dikira.
d. Sahkan jumlah peta yang diterima dan buat catatan
kerja siap atas salinan Surat Akuan Penerimaan Kerja
Cetak.
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 3/12
Tanggungjawab Tindakan
e. Rekod jumlah peta yang diterima ke dalam Daftar
Penerimaan Peta dan Kad Kawalan Stok seperti contoh
di Lampiran A.
f. Bungkus peta dengan setiap bungkusan mengandungi
250 helai peta dan labelkan jumlah helai, nombor
lembar, nombor edisi dan nama lembar pada
bungkusan berkenaan.
g. Simpan bungkusan peta di atas rak mengikut lokasi
yang ditetapkan.
h. Bagi peta edisi baharu, sediakan Borang PPN 50 untuk
agihan seperti berikut:
i. Perpustakaan Peta Negara - 2 helai.
ii. Perpustakaan Negara Malaysia - 5 helai.
iii. Pusat Jualan Peta - 30 helai.
iv. JUPEM Negeri/BPT (Sabah dan Sarawak) - 100
helai peta negeri berkenaan.
v. Jabatan Tanah dan Ukur Sabah - 100 helai peta
Negeri Sabah.
vi. Jabatan Tanah dan Survei Sarawak - 100 helai
peta Negeri Sarawak.
i. Serahkan Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak
kepada KU (PPPN).
KU (PPPN)
PUS (PKor)
j. Terima Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak dan
minitkan kerja siap pemetaan dan serahkan kepada
PUS (PKor).
k. Maklum kerja siap pemetaan kepada PUB (DPP)
melalui PUB (PK).
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 4/12
Tanggungjawab Tindakan
KU (PPPN)
PT (S)
6.2 Pengeluaran Peta Dari Pusat Penyimpanan Peta
Negara
a. Terima empat (4) keping Borang PPN 50 (BAUCER
PERMINTAAN, PENGELUARAN DAN PENERIMAAN
PETA) dari pemohon dan serahkan kepada PT (S)
untuk tindakan.
b. Terima empat (4) keping Borang PPN 50 dan daftarkan
ke dalam Daftar Pengeluaran Peta.
c. Keluarkan peta dari rak peta mengikut permohonan.
KU (PPPN)
PT (S)
d. Cop di muka belakang peta berkenaan dan berikan
nombor siri permintaan/pengeluaran serta bungkus peta
tersebut. Serahkan bungkusan peta dan PPN 50
kepada KU (PPPN) untuk semakan.
e. Periksa bungkusan dan pastikan nombor siri
permintaan/pengeluaran dicatat di bahagian luar
bungkusan peta.
f. Tandatangan di ruang semak pada Borang PPN 50.
g. Serah bungkusan dan Borang PPN 50 kepada
pemohon.
h. Kemaskini Kad Kawalan Stok dan Daftar Permohonan
Peta seperti contoh di Lampiran C.
PUS (PKor)
6.3 Pelupusan Peta Luarguna
a. Kenalpasti peta luarguna dan bilangannya serta
senaraikan.
b. Dapatkan kelulusan pelupusan peta luarguna daripada
KPUP melalui PUB (PK).
c. Dapatkan kelulusan pelupusan dari Arkib Negara
Malaysia.
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 5/12
Tanggungjawab Tindakan
KU (PPPN)
PUB (PKor)
d. Kemukakan Kew. PA 17 (Laporan Lembaga Pemeriksa
Aset Alih Kerajaan) yang telah dilengkapkan berserta
kelulusan Arkib Negara Malaysia dan Surat Kelulusan
KPUP kepada Bahagian Khidmat Pengurusan bagi
tujuan lantikan Lembaga Pemeriksa.
e. Setelah kelulusan diterima, jalankan kerja pelupusan
peta luarguna berkenaan mengikut kaedah yang
disyorkan.
f. Kemaskini rekod setelah selesai pelupusan dijalankan.
g. Kemukakan Kew. PA 18 dan Kew. PA 19 kepada
Pegawai Pengawal dan kemukakan juga Borang Arkib
kepada Arkib Negara Malaysia melalui PUB (PK).
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 6/12
Tidak
7. CARTA ALIR
7.1 Penerimaan dan Penyimpanan Peta
MULA
Penerimaan Peta
Kira jumlah dan daftar penerimaan peta
Jumlah peta sama dengan Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak?
Daftar Ke dalam Kad Kawalan Stok
Bungkus serta tulis jumlah, Siri, Nombor, Nama dan Edisi Lembar Peta
Simpan peta pada rak mengikut lokasi yang ditetapkan
Buat pembetulan pada surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak
TAMAT
Ya
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 7/12
Tidak
7.2 Pengeluaran Peta Dari Pusat Penyimpanan Peta Negara
MULA
Terima permohonan
Lengkap?
Keluarkan Peta dan Kemaskini Kad Kawalan Stok
Cop tanda keselamatan pada muka belakang helaian peta
Bungkus peta dan tulis jumlah helai, nombor lembar dan edisi serta nama pelanggan pada bungkusan
Pembetulan
TAMAT
Ya
Serah kepada pelanggan
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 8/12
7.3 Pelupusan Peta Luarguna
MULA
Kenalpasti dan senaraikan peta luarguna setelah peta versi/edisi baharu diterima
Kelulusan KPUP
Kelulusan Arkib Negara Malaysia
Dapatkan syor dan kelulusan pelupusan daripada pegawai pengawal
Tindakan pelupusan seperti syor dalam surat kelulusan
TAMAT
Kemaskini rekod
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 9/12
8. REKOD
Jenis rekod Tempoh penyimpanan
Tempat simpanan
8.1 Kad Kawalan Stok Kekal Pusat Penyimpanan Peta Negara
8.2 Daftar Penerimaan Peta Kekal Pusat Penyimpanan Peta Negara
8.3 Daftar Permohonan Peta 10 Tahun Pusat Penyimpanan Peta Negara
8.4 Surat Kelulusan Pelupusan Peta Luarguna KPUP dan Arkib Negara Malaysia
10 Tahun Pusat Penyimpanan Peta Negara
8.5 Salinan Surat Keputusan Pelupusan
10 Tahun Pusat Penyimpanan Peta Negara
9. LAMPIRAN
9.1 Kad Kawalan Stok Lampiran A.
9.2 Contoh Buku Daftar Penerimaan Peta Lampiran B.
9.3 Contoh Daftar Permohonan Peta Lampiran C.
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 10/12
Lampiran A
KAD KAWALAN STOK
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 11/12
Lampiran B
MS ISO 9001:2015
PK.06.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta
Muka 12/12
Lampiran C