Semua Ketua Jabatan/Bahagian -...
-
Upload
vuongthien -
Category
Documents
-
view
292 -
download
7
Transcript of Semua Ketua Jabatan/Bahagian -...
1
Semua Ketua Jabatan/Bahagian
Semua Ketua Pengarah Badan-Badan Berkanun/Agensi
Semua Pengarah Pelajaran Negeri
Y. Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan,
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA BIL. 1 TAHUN 2010
GERAKAN PEMANTAPAN KEUTUHAN SISTEM PENGURUSAN PENTADBIRAN KERAJAAN MALAYSIA: PENUBUHAN JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
1. TUJUAN
1.1 Tujuan Surat Pekeliling ini adalah untuk memaklumkan kepada semua Ketua Jabatan KPM di peringkat persekutuan dan negeri mengenai pelaksanaan Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009 mengenai Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus di Kementerian Pelajaran Malaysia.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) pada 3 Februari 2009 telah memutuskan supaya penggabungan dibuat terhadap tiga jawatankuasa iaitu Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP), Pasukan Petugas Khas Bagi Mengurangkan Kerenah Birokrasi (PPMKB) dan Jawatankuasa Tadbir Urus (JTU).
2.2 Berikutan keputusan tersebut, Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009
mengenai Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran
2
Kerajaan Malaysia: Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) telah dikeluarkan oleh YAB Perdana Menteri pada 20 November 2009. Penubuhan JKTU ini adalah merangkumi pelaksanaan terma rujukan, amalan terbaik dan usaha-usaha yang sebelum ini dilaksanakan melalui Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP), Jawatankuasa Tadbir Urus (JTU) dan Pasukan Petugas Menangani Kerenah Birokrasi (PPMKB).
2.3 Arahan ini bertujuan untuk memperkukuhkan lagi struktur sistem pengurusan
pentadbiran Kerajaan Malaysia di bawah Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri. Mekanisme pelaksanaannya adalah melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) di peringkat persekutuan dan negeri sebagai pengukuhan kepada Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) yang telah digerakkan semenjak tahun 1998. Di samping itu, Arahan ini juga bertujuan untuk menterjemahkan aspirasi dan komitmen kepimpinan negara berlandaskan Konsep “1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan” dalam pelaksanaan sistem penyampaian perkhidmatan awam kepada masyarakat umum. Justeru, kepuasan hati pelanggan dan pihak yang berkepentingan (stakeholders) menjadi keutamaan dan prestasi pencapaian ditambah baik secara berterusan.
2.4 Gerakan ini memberi fokus kepada pengukuhan kualiti sistem penyampaian
Perkhidmatan Awam berteraskan aspek integriti merangkumi tujuh (7) terma rujukan sebagai kesinambungan strategi dan pendekatan secara menyeluruh kepada usaha-usaha penghayatan nilai-nilai murni, pemantapan integriti, pembanterasan gejala rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa di kalangan pegawai badan awam.
2.5 Tujuh (7) terma rujukan JKTU adalah seperti berikut :
2.5.1 Dasar dan Perundangan 2.5.2 Sistem dan Prosedur Kerja 2.5.3 Nilai-nilai Murni dan Kod Etika 2.5.4 Pengurusan Pelanggan 2.5.5 Kawalan Dalaman 2.5.6 Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan 2.5.7 Pengiktirafan dan Penghargaan
2.6 Arahan ini menetapkan supaya semua Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri,
Ketua Setiausaha Kementerian, Setiausaha Kerajaan Negeri, Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan di peringkat persekutuan dan negeri dikehendaki menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) di peringkat kementerian, jabatan, dan agensi serta di peringkat negeri masing-masing.
3. OBJEKTIF JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)
3.1 Berteraskan kepada objektif JKKMKPK, penubuhan JKTU adalah untuk menyokong dan melaksanakan gerakan pemantapan yang dipelopori oleh JKKMKPK. Atas matlamat tersebut, objektif JKTU adalah:
3
3.1.1 Untuk memastikan kualiti sistem penyampaian perkhidmatan Kerajaan
adalah berlandaskan kepada pentadbiran yang berintegriti, tadbir urus terbaik dan tiada karenah birokrasi. Pada masa yang sama hendaklah terhindar dari kelemahan pentadbiran serta gejala rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa;
3.1.2 Menyediakan sistem penyampaian perkhidmatan yang mesra pelanggan,
berintegriti dan berupaya memenuhi kepuasan hati pelanggan; dan
3.1.3 Mewujudkan persekitaran Perkhidmatan Awam yang berdaya saing selaras dengan kehendak stakeholders.
4. TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)
4.1 Dasar dan Perundangan
Mengenalpasti, mengkaji serta memperaku pindaan kepada mana-mana dasar dan perundangan kementerian, jabatan dan agensi serta peraturan-peraturan yang dapat mengatasi kelemahan pengurusan, mempertingkatkan kawalan terhadap perlakuan rasuah, penyelewengan, salah guna kuasa dan kelemahan pentadbiran. Seterusnya mewujud dan mendokumenkan pelan strategik bagi meningkatkan amalan tadbir urus terbaik. Amalan ini berupaya mengatasi karenah birokrasi ke arah pencapaian sistem penyampaian Perkhidmatan Awam yang berintegriti, akauntabiliti, amanah, jujur, pengawasan dan pengamanahan (stewardship), telus dan responsif terhadap pelanggan.
Huraian: 4.1.1 Menyemak, memansuh, meminda serta menggubal dasar, undang-undang
dan peraturan semasa untuk mempermudahkan sesuatu urusan. 4.1.2 Mengenalpasti undang-undang yang kabur atau ambiguous, longgar
ataupun tidak kemas yang boleh dieksploitasikan oleh mereka yang tidak jujur. Undang-undang sedemikian perlulah dikaji dan dipinda bagi menutup ruang dan peluang untuk berlakunya perbuatan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa.
4.1.3 Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujud dan mendokumenkan pelan
strategik jangka panjang, sederhana dan pendek. Pelan ini hendaklah dimaklumkan kepada seluruh warga kerja kementerian, jabatan dan agensi masing-masing. Pelan strategik dan hala tuju organisasi yang lengkap dan jelas dapat memastikan visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan dicapai.
4.1.4 Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah melaksanakan pemantauan dan
penilaian pencapaian prestasi pelan strategik melalui petunjuk prestasi utama strategik (Strategic KPI) separa penggal dan tahunan bagi memastikan objektif jangka masa panjang organisasi tercapai.
4
4.2 Sistem dan Prosedur Kerja
Mengenalpasti dan mengkaji kelemahan dalam sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi yang lapok ataupun terlalu rumit sehingga menimbulkan pelbagai karenah birokrasi. Ini mungkin akan melemahkan pentadbiran, mengurangkan kecekapan, tiada akauntabiliti serta membuka ruang kepada karenah birokrasi, kelewatan, ketidakadilan dan terlalu banyak penggunaan budi bicara serta membuka peluang kepada perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengambil tindakan untuk mengenalpasti, mengkaji serta memperakukan kepada pihak berkuasa yang berkenaan tentang apa jua perubahan dalam sistem dan prosedur kerja bagi memperbaiki kelemahan ini.
Huraian: 4.2.1 Sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi hendaklah jelas,
didokumenkan serta dimaklumkan kepada seluruh warga kerja kementerian, jabatan dan agensi. Perlu menggalakkan usaha menambahbaik dan memperkenalkan pembaharuan agar sistem dan prosedur kerja sedia ada tidak menjadi lapok dan seterusnya menjadi halangan atau menimbulkan karenah birokrasi. Sistem dan prosedur kerja perlu sentiasa berupaya untuk meningkatkan kualiti sistem penyampaian perkhidmatan.
4.2.2 Mengkaji kesesuaian bagi mengurangkan atau menghapuskan atau
menggabungkan penggunaan terlalu banyak jenis borang atau terlalu banyak keperluan maklumat yang tidak perlu.
4.2.3 Sentiasa berusaha mencari alternatif untuk mengelakkan keperluan
mendapatkan dokumen sokongan atau salinan dokumen asal yang tentunya membebankan pelanggan.
4.2.4 Menggalakkan penggunaan ICT bagi meningkatkan kecekapan dan
memperkemaskan sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi.
4.2.5 Menggubal Piagam Pelanggan dan Key Performance Indicators bagi bidang-
bidang teras dan menetapkan pencapaian prestasi terhadapnya.
4.3 Nilai-nilai Murni dan Kod Etika
Melaksanakan aktiviti penggalakan, penerapan serta penghayatan nilai-nilai murni dan etika bagi memantapkan integriti warga kerja di kementerian, jabatan dan agensi. Berusaha menjadikan nilai-nilai murni dan kod etika disepadukan dengan penggabungan dan pelaksanaan dasar, perundangan, peraturan serta sistem dan prosedur kerja sehingga dapat mengekang hawa nafsu warga kerja daripada melakukan segala bentuk perlakuan negatif termasuk rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. Menggubal dan sentiasa memperkemaskan Kod Etika kerja jabatan sebagai panduan kepada warga kerja kementerian,jabatan dan agensi.
5
Huraian:
4.3.1 Nilai–nilai murni yang diberi penekanan dalam Pentadbiran Awam Malaysia terdiri daripada dua nilai iaitu nilai teras dan nilai kembangan. Nilai teras ialah amanah, benar, bijaksana, adil, telus dan bersyukur. Nilai-nilai kembangan dikenal pasti mengikut fungsi dan peranan kementerian, jabatan dan agensi. Semua nilai dilaksanakan melalui program 4P (Penerapan, Penghayatan, Pengamalan dan Penilaian).
4.3.2 Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah berusaha mempromosi nilai-nilai murni di kalangan warga kerja sebagai galakkan membudayakan pelaksanaannya secara berkesan. Contohnya melalui kempen, moto dan falsafah kerja dan menyusun program/aktiviti ke arah menggalakkan penghayatan nilai-nilai murni dan etika kerja.
4.3.3 Menyediakan garis panduan tentang sikap dan tata kelakuan yang
dikehendaki oleh kementerian, jabatan dan agensi untuk memastikan konsistensi standard kelakuan oleh semua warga kerja kementerian, jabatan dan agensi.
4.3.4 Mengenalpasti dan melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dapat
mencerminkan kementerian, jabatan dan agensi mempunyai reputasi yang adil, telus dan bertanggungjawab dalam semua tindakan terutamanya kepada pelanggan.
4.3.5 Kod Etika kerja yang baik antara lain mengandungi penjelasan terhadap perkara-perkara berikut:
a) Melarang pekerja daripada menerima apa-apa habuan dan mengelakkan situasi yang boleh menimbulkan syak wasangka;
b) Peraturan terhadap keraian; c) Tatakelakuan yang boleh menimbulkan percanggahan kepentingan atau conflict of interest; d) Tatakelakuan yang menyalahguna kedudukan; e) Tatakelakuan dengan pelanggan; f) Komitmen memberi khidmat yang adil dan berkualiti; g) Saluran komunikasi yang berprinsipkan kejujuran dan saling hormat
menghormati dan semangat kerjasama di kalangan rakan sejawat dan juga antara kementerian, jabatan dan agensi;
h) Tidak mengamalkan pilih kasih atau berat sebelah .
6
4.4 Pengurusan Pelanggan
Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujudkan satu sistem pengurusan pelanggan agar ia dilihat sebagai cekap, peka, mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan. Kegagalan menangani kehendak pelanggan sama ada stakeholders, pelanggan luar dan pelanggan dalaman boleh mengakibatkan kementerian, jabatan dan agensi dilihat sebagai gagal memenuhi peranan dan tanggungjawab yang telah diamanahkan. Pengurusan pelanggan yang strategik dan berkualiti memperlihatkan penambahan nilai dan pembaharuan berterusan terhadap sistem penyampaian perkhidmatan. Huraian: 4.4.1 Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengenalpasti kehendak utama
stakeholders, menilai aspek yang menjadi kepentingan stakeholders dan menentukan strategi bagi memenuhi harapan stakeholders.
4.4.2 Mewujudkan sistem mesra pelanggan dan meletakkan kepentingan
pelanggan sebagai keutamaan. 4.4.3 Mewujudkan Sistem Pengurusan Aduan yang efektif dan menganggap
aduan sebagai hadiah dari pelanggan yang dapat dijadikan input kepada usaha-usaha untuk menambahbaik sistem penyampaian perkhidmatan secara berterusan.
4.4.4 Mewujudkan Sistem Pengaduan Aduan Dalaman yang cekap dan berkesan
dengan memastikan kerahsiaan pengadu terjamin serta menggalakkan peranan penggerak etika dan ‘whistle blower’. Masalah pelanggan dalaman perlu ditangani dengan bijak supaya mereka dapat memberi tumpuan kepada tugas dan tanggungjawab.
4.4.5 Piagam pelanggan dan Key Performance Indicators hendaklah sentiasa
disemak dan dikemaskini dari semasa ke semasa agar perkhidmatan yang diberikan sama seperti yang dijanjikan.
4.4.6 Mempamerkan Key Performance Indicators supaya pelanggan dan
stakeholders dapat menilai dan memberikan penghargaan kepada yang cemerlang dan memberi cadangan/ulasan kepada yang gagal menepati prestasi yang ditetapkan.
4.5 Kawalan Dalaman
Mewujudkan struktur organisasi dan penurunan kuasa yang jelas, aliran kerja yang telus dan akauntabiliti, penggunaan sumber yang optimum dan sistem pengurusan maklumat yang cekap dan berkesan untuk membantu kementerian, jabatan dan agensi mencapai misi dan matlamat atau objektif utama yang ditetapkan. Kawalan dalaman membolehkan sumber-sumber organisasi diarah, dipantau, diukur untuk mengurangkan karenah birokrasi serta mencegah perlakuan yang mendekati rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan.
7
Huraian:
4.5.1 Mewujudkan atau memperkemaskan sistem pemantauan secara berkala ke atas perlakuan dalam kementerian, jabatan dan agensi terutamanya yang melibatkan kepentingan pelanggan, urusan kewangan, perolehan, pembangunan dan penguatkuasaan.
4.5.2 Meningkat dan memperkemaskan akauntabiliti penyeliaan sebagai satu
usaha pengawalan untuk mencegah perlakuan negatif, tidak produktif serta rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan.
4.5.3 Mengesan kelemahan-kelemahan yang mungkin boleh menyebabkan
karenah birokrasi dan perlakuan negatif dan seterusnya mengambil langkah-langkah untuk pembetulan dan pencegahan.
4.5.4 Melaksanakan penurunan kuasa dengan tujuan mengatasi kelewatan dan
mengurangkan longgokkan kuasa. Melaksanakan pusingan kerja bagi mengelakkan perlakuan dan gejala negatif serta menjana kesegeraan dan produktiviti warga kerja.
4.5.5 Mengadakan publisiti dan penerangan yang meluas kepada pelanggan
terutamanya melalui laman web mengenai sistem penyampaian perkhidmatan kementerian, jabatan dan agensi supaya ia tidak mudah dieksploitasikan oleh mana-mana pihak.
4.5.6 Mengadakan prosedur kawalan terhadap penggunaan sumber-sumber. 4.5.7 Memastikan sistem pengurusan rekod yang berintegriti supaya dapat
memudahkan dan menyegerakan pengesanan rekod serta memelihara dan melindungi maklumat terperingkat daripada kebocoran atau disalah gunakan.
4.5.8 Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengamalkan teknik-teknik
pengurusan risiko sebelum melaksanakan sesuatu projek atau program terutamanya yang berisiko tinggi untuk meminimakan risiko semasa pelaksanaannya. Antara kaedah yang boleh digunakan ialah Sistem Pengurusan Akauntabiliti dan Integriti (SPAI).
4.6 Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan
Mengesan sebarang bentuk pelanggaran undang-undang, peraturan, sistem dan prosedur kerja atau kod etika kerja. Mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan dengan segera berdasarkan kepada undang-undang atau peraturan tatatertib terhadap mereka yang terlibat. Memberi kerjasama atau melaporkan kepada agensi penguatkuasa berkenaan mengenai sebarang bentuk kesalahan atau jenayah yang dilakukan oleh warga kerja.
8
Huraian:
4.6.1 Pengurusan organisasi perlu adil dan tegas dalam mengambil tindakan terhadap sebarang salah laku oleh semua peringkat warga kerja.
4.6.2 Menyediakan secukupnya saluran aduan yang cekap, telus dan berkesan
serta bersedia menerima pengaduan daripada mana-mana pihak tentang salah laku warga kerja.
4.6.3 Mengenal pasti dan peka kepada tanda-tanda (symptom) kemungkinan
wujudnya perlakuan negatif termasuk rasuah, penyelewengan, salah guna kuasa atau sebarang bentuk kesalahan jenayah. Antara tanda-tanda yang mudah dikesan ialah:
a) Tabiat hidup mewah termasuk memiliki barang kemas dan perhiasan secara yang berlebihan, mempunyai kereta mewah dan sering
melancong ke luar negeri b) Kerapkali bekerja berseorangan di kawasan sulit, di waktu rehat atau
di luar waktu pejabat c) Tidak konsisten dalam produktiviti d) Terlibat dalam urusan lain dalam kementerian, jabatan dan agensi
secara berlebihan tanpa kaitan dengan tugas utama dan arahan daripada atasan
e) Membuat panggilan telefon yang panjang dan penuh kerahsiaan f) Terlibat dalam keterhutangan yang serius g) Terlibat dalam perjudian, berpoya-poya dan kerapkali mengunjungi
pusat-pusat hiburan
4.6.4 Mengadakan khidmat nasihat (counselling) dan penyeliaan rapi kepada warga kerja yang telah melanggar peraturan tatatertib serta warga kerja yang bermasalah.
4.7 Pengiktirafan dan Penghargaan
Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang menunjukkan perkhidmatan cemerlang dan menunjukkan nilai-nilai murni melalui aktiviti-aktiviti sukarela, memberi nasihat dan bimbingan agama serta mereka yang melaporkan kes-kes rasuah, penyelewengan dan salah laku dalam kementerian, jabatan dan agensi.
9
Huraian:
4.7.1 Memberi penekanan yang tinggi terhadap aspek etika dan nilai yang ditunjukkan oleh warga kerja semasa membuat penilaian prestasi tahunan warga kerja dan ketika hendak membuat perakuan untuk Anugerah Khidmat Cemerlang, Pengurniaan Pingat, Kenaikan Pangkat dan lain-lain pengiktirafan yang dilaksanakan oleh kementerian, jabatan dan agensi.
4.7.2 Mengiktiraf dengan memberi penghargaan kepada warga kerja yang
melaporkan perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta kesalahan jenayah yang berlaku dalam kementerian, jabatan dan agensi. Kaedah ini memberi dorongan yang dapat menimbulkan kesedaran kepada semua pegawai supaya menolak perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta sebarang bentuk kesalahan jenayah.
4.7.3 Membudayakan amalan memberi sanjungan dan penghormatan seperti
mengucapkan terima kasih, memberi pujian atau mengiktiraf warga kerja yang mempamerkan nilai-nilai yang baik termasuk yang dapat menyiapkan tugasan dalam masa yang ditetapkan atau berjaya menyelesaikan tugas rumit dalam masa yang singkat.
5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
5.1 Dalam memastikan pelaksanaan Gerakan Pemantapan Keutuhan melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus di KPM, peranan dan tanggungjawab setiap jawatankuasa yang terlibat adalah seperti berikut:
5.1.1 JKTU Peringkat KPM
a) Memastikan mesyuarat dijalankan berdasarkan terma-terma JKTU
dan mengikut jadual; b) Menimbang dan meluluskan cadangan yang dikemukakan melalui
kertas-kertas pembentangan/kertas-kertas kajian oleh Jawatankuasa Kerja kepada JKTU Peringkat KPM bagi penambahbaikan sistem pengurusan pentadbiran KPM;
c) Mengarahkan kajian dilaksanakan berkaitan dengan isu-isu keutuhan
sistem pentadbiran, meningkatkan tadbir urus dan mengurangkan karenah birokrasi bagi sistem pengurusan pentadbiran KPM;
d) Meluluskan isu-isu atau cadangan penambahbaikan untuk
dibentangkan di Mesyuarat JKTU peringkat kebangsaan.
10
5.1.2 Jawatankuasa Kerja Kepada JKTU KPM
a) Memastikan mesyuarat dijalankan berdasarkan terma-terma JKTU dan mengikut jadual;
b) Mengenalpasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan
atau penyelesaian masalah berkaitan terma rujukan JKTU untuk diketengahkan kepada JKTU Peringkat KPM;
c) Membincangkan dan memperkemaskan kertas-kertas
pembentangan/kertas-kertas kajian yang dikemukakan oleh JKTU Peringkat Sektor/Agensi KPM;
d) Memperakukan kertas-kertas pembentangan/ kertas-kertas kajian
yang dikemukakan untuk dibentangkan dalam JKTU Peringkat KPM; e) Memantau dan menyalurkan keputusan atau makluman Mesyuarat
JKTU peringkat KPM kepada jabatan/ bahagian/agensi KPM.
5.1.3 JKTU Peringkat Sektor/Agensi KPM
a) Memastikan mesyuarat dijalankan berdasarkan terma-terma JKTU dan mengikut jadual;
b) Mengenalpasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan berdasarkan terma-terma rujukan JKTU untuk diketengahkan kepada JKTU Peringkat KPM;
c) Membincangkan dan memperkemaskan kertas-kertas
pembentangan/kertas-kertas kajian untuk dikemukakan kepada Jawatankuasa Kerja kepada JKTU KPM.
d) Mengambil tindakan susulan ke atas keputusan Mesyuarat JKTU Peringkat KPM dan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja kepada JKTU KPM untuk dilaksanakan di peringkat bahagian/agensi di bawah sektor masing-masing;
e) Menyelaras maklumbalas mesyuarat Jawatankuasa Kerja kepada
JKTU KPM dan JKTU KPM dan laporan tindakan bagi bahagian-bahagian di bawah sektor/agensi di bawah jawatankuasa masing-masing untuk dikemukakan kepada Urus Setia Induk JKTU KPM.
5.1.4 JKTU Peringkat Negeri
a) Memastikan mesyuarat dijalankan berdasarkan terma-terma JKTU dan mengikut jadual;
11
b) Mengenalpasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan berdasarkan terma-terma rujukan JKTU untuk dibentangkan di JKTU Peringkat Sektor/Agensi KPM;
c) Membincangkan dan memperkemaskan kertas-kertas
pembentangan/kertas-kertas kajian untuk dikemukakan kepada JKTU peringkat Sektor/Agensi KPM.
d) Mengambil tindakan susulan ke atas keputusan Mesyuarat JKTU
Peringkat Sektor/Agensi KPM untuk dilaksanakan di peringkat jabatan masing-masing;
e) Menyelaras dan melaksanakan aktiviti pemantauan ke atas
keputusan Mesyuarat JKTU Peringkat Sektor/Agensi KPM dan melaporkan hasil pemantauan tersebut kepada Mesyuarat JKTU Peringkat Sektor/Agensi KPM;
6. KEANGGOTAAN JAWATANKUASA
6.1 Senarai keanggotaan JKTU KPM adalah seperti berikut:
6.1.1 JKTU Peringkat Kementerian Pelajaran Malaysia
Pengerusi : YB Menteri Pelajaran Pengerusi Ganti : YB Timbalan Menteri Pelajaran Setiausaha Bersama : KSU dan KPPM Urus Setia : Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Ahli-Ahli:
a) Timbalan Menteri I b) Timbalan Menteri II c) Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia d) Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia e) Semua Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia f) Semua Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia g) Semua Pengerusi JKTU Peringkat Sektor/ Agensi KPM h) Pegawai Penasihat Undang-Undang i) Pegawai Perhubungan Awam j) Pegawai Perhubungan Pelanggan k) Ahli-Ahli lain yang difikirkan perlu
6.1.2 Jawatankuasa Kerja Kepada JKTU Kementerian Pelajaran Malaysia
Pengerusi : Ketua Setiausaha KPM Pengerusi Ganti : Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Urus Setia : Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
12
Ahli-Ahli:
a) Semua Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia b) Semua Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia c) Semua Pengerusi JKTU KPM Peringkat Sektor/ Agensi KPM d) Pegawai Penasihat Undang-Undang e) Pegawai Integriti/Pegawai Agama f) Pegawai Perhubungan Awam g) Pegawai Perhubungan Pelanggan h) Ahli-Ahli lain yang difikirkan perlu
6.1.3 JKTU Peringkat Sektor/Agensi KPM
a) JKTU Sektor Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Pengerusi : Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Pengerusi Ganti : Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran
Malaysia (Dasar dan Pembangunan Pendidikan)
Urus Setia : Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
Ahli-Ahli:
i) Semua Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia ii) Semua Pengarah Bahagian di bawah Sektor KPPM iii) Semua Pengarah Pelajaran Negeri iv) Ahli-Ahli lain yang difikirkan perlu
b) JKTU Sektor Ketua Setiausaha KPM
i) JKTU Sektor Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)
Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)
Pengerusi Ganti : Setiausaha Bahagian (Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia) Urus Setia : Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia
Ahli-Ahli:
a. Semua Setiausaha Bahagian Sektor Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)
b. Pengarah, Bahagian Matrikulasi c. Setiausaha Bahagian, Bahagian Dasar dan Hubungan
Antarabangsa d. Ahli-Ahli lain yang difikirkan perlu
13
ii) JKTU Sektor Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan)
Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan)
Pengerusi Ganti : Setiausaha Bahagian (Bahagian Kewangan)
Urus Setia : Bahagian Kewangan Ahli-Ahli:
a. Semua Setiausaha Bahagian Sektor Timbalan Ketua
Setiausaha (Pembangunan) b. Setiausaha Bahagian, Bahagian Audit Dalam c. Setiausaha Bahagian, Bahagian Audit Sekolah d. Ketua Jabatan Kumpulan Wang Simpanan Guru e. Ahli-Ahli lain yang difikirkan perlu
c) JKTU Peringkat Agensi/Badan Berkanun Kerajaan
Pengerusi : Ketua Agensi/Badan Berkanun KPM Pengerusi Ganti : Timbalan Ketua Agensi/Badan Berkanun
KPM Urus Setia : Jabatan/ Bahagian/ Unit yang
bertanggungjawab melaksanakan JKTU
Ahli-Ahli:
i) Timbalan Ketua Agensi/Badan Berkanun KPM ii) Ketua Jabatan/Bahagian iii) Pegawai Agama/Khidmat Kaunseling/Pegawai Integriti (jika
ada) iv) Pegawai Penasihat Undang-Undang (jika ada) v) Pegawai Perhubungan Awam (jika ada) vi) Pegawai Perhubungan Pelanggan (jika ada) vii) Ahli-Ahli lain yang difikirkan perlu
6.1.4 JKTU Peringkat Negeri
a) JKTU Peringkat Jabatan Pelajaran Negeri
Pengerusi : Pengarah Pelajaran Negeri Pengerusi Ganti : Timbalan Pengarah Pelajaran Negeri Urus Setia : Unit yang bertanggungjawab
melaksanakan JKTU
Ahli-Ahli:
i) Timbalan Pengarah Pelajaran Negeri ii) Ketua Sektor/Unit iii) Pegawai Agama/Khidmat Kaunseling/Pegawai Integriti (jika
ada)
14
iv) Pegawai Perhubungan Awam (jika ada) v) Pegawai Perhubungan Pelanggan (jika ada) vi) Ahli-Ahli lain yang difikirkan perlu
6.4 Struktur JKTU KPM adalah seperti di Lampiran A .
7. KEKERAPAN MESYUARAT
7.1 JKTU Peringkat Kementerian
a) Pengerusi JKTU KPM dikehendaki mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam masa empat bulan dan perlu diadakan dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun.
7.2 Jawatankuasa Kerja Kepada JKTU Kementerian
a) Pengerusi Jawatankuasa Kerja kepada JKTU KPM dikehendaki
mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam masa empat bulan dan perlu diadakan dalam bulan Disember, April dan Ogos setiap tahun.
7.3 JKTU Peringkat Sektor/Agensi KPM
a) Pengerusi JKTU Peringkat Sektor/Agensi KPM dikehendaki mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam masa empat bulan dan perlu diadakan dalam bulan November, Mac dan Julai setiap tahun.
7.4 JKTU Peringkat Jabatan Pelajaran Negeri
a) Pengerusi JKTU Peringkat Negeri KPM dikehendaki mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam masa empat bulan dan perlu diadakan dalam bulan Oktober, Februari dan Jun setiap tahun.
8. MEKANISME PELAPORAN
8.1 Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009 menetapkan supaya JKTU Kementerian menyalurkan laporan tindakan jawatankuasa masing-masing setiap empat bulan sekali iaitu sebelum atau pada minggu kedua bulan Januari, Mei dan September setiap tahun kepada Penyelaras JKTU/ Urus Setia Bersama kepada JKKMKPK;
8.2 Bagi tujuan tersebut, proses pelaporan JKTU di KPM akan dilaksanakan melalui pelantikan Penyelaras Laporan mengikut peringkat kementerian, sektor/agensi dan negeri seperti berikut;
8.2.1 Penyelaras Laporan Jawatankuasa Kerja Kepada JKTU KPM
dikehendaki mengemukakan maklumbalas mesyuarat dan laporan
15
tindakan kepada Penyelaras Laporan JKTU KPM setiap 4 bulan iaitu sebelum atau pada minggu kedua bulan April, Ogos dan Disember setiap tahun;
8.2.2 Penyelaras Laporan JKTU Peringkat Sektor/ Agensi KPM dikehendaki mengemukakan maklumbalas mesyuarat dan laporan tindakan jawatankuasa masing-masing kepada Penyelaras Laporan Jawatankuasa Kerja JKTU KPM setiap 4 bulan iaitu sebelum atau pada minggu kedua bulan Mac, Julai dan November setiap tahun;
8.2.3 Bagi memudahkan penyelarasan laporan tindakan dan maklumbalas
mesyuarat di peringkat JKTU Sektor KPPM, empat lagi penyelaras laporan telah diwujudkan mengikut sektor masing-masing dan juga Jabatan Pelajaran Negeri. Ini bermakna laporan tindakan dan maklumbalas mesyuarat sektor masing-masing perlu disalurkan kepada Penyelaras Laporan JKTU Peringkat Sektor KPPM setiap 4 bulan iaitu sebelum atau pada minggu keempat bulan Februari, Jun dan Oktober;
8.2.4 JKTU Peringkat Negeri pula dikehendaki untuk menyalurkan laporan
tindakan masing-masing kepada penyelaras laporan yang ditetapkan setiap 4 bulan iaitu sebelum atau pada minggu kedua bulan Februari, Jun dan Oktober.
8.3 Struktur Mekanisme pelaporan JKTU KPM adalah seperti di Lampiran B.
8.4 Laporan Tindakan JKTU hendaklah meliputi perkara-perkara yang dinyatakan di dalam format laporan seperti di Lampiran C.
9. PERANAN PEMIMPIN, KETUA DAN WARGA JABATAN
9.1 Untuk menentukan kejayaan dan keberkesanan gerakan memperkukuhkan lagi struktur sistem pengurusan pentadbiran KPM di bawah Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus KPM, ketua-ketua perkhidmatan, jabatan dan agensi KPM serta pegawai badan awam perlulah menggerakkannya secara komited di peringkat masing-masing.
9.2 Ketegasan dan komitmen para pemimpin berupaya membawa arus perubahan
dalam gerakan menyeluruh pemantapan keutuhan sistem pengurusan pentadbiran. Ini sekaligus dapat menjayakan gerakan memerangi dan membasmi gejala rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa, mencegah ketidakadilan, ketidakcekapan dan tidak mesra pelanggan.
10. PELAKSANAAN ARAHAN
10.1 Bermula dari tarikh penguatkuasaan Arahan ini, kesemua tindakan yang sebelum ini dilaksanakan melalui arahan dan pekeliling seperti di bawah adalah terbatal berikutan penggabungan JKP, PPMKB dan JTU:
16
10.1.1 Arahan Y.A.B Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 10.1.2 Surat KSN PMS(S) Bil. 18114 bertarikh 17 Disember 2003 10.1.3 Surat KSN PM(S) Bil. 17479/13 Jld. 4 bertarikh 9 Mac 2007 10.1.4 Surat Pekeliling KPM Bil. 1 Tahun 1998 10.1.5 Pindaan Surat Pekeliling KPM Bil. 1 Tahun 1998
10.2 Walau bagaimanapun, siri arahan yang dikeluarkan di bawah Arahan Y.A.B. Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 masih terpakai iaitu:
10.2.1 Siri 2 No. 1 Tahun 2000 bertarikh 20 April 2000 10.2.2 Siri 3 No. 2 Tahun 2000 bertarikh 15 Ogos 2000 10.2.3 Siri 4 No. 3 Tahun 2000 bertarikh 15 Ogos 2000 10.2.4 Siri 5 No. 4 Tahun 2000 bertarikh 15 Disember 2000 10.2.5 Siri 6 No. 1 Tahun 2001 bertarikh 10 Ogos 2001 10.2.6 Siri 7 No. 1 Tahun 2007 bertarikh 6 Februari 2007
11. KUAT KUASA 11.1 Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan. 12. PENUTUP
12.1 Seiring dengan perkembangan dunia tanpa sempadan, pelbagai kaedah dan pendekatan telah dilaksanakan oleh semua pihak dalam usaha untuk menghapuskan rasuah, salahguna kuasa, penyelewengan dan kelemahan pentadbiran. Dalam hubungan ini, adalah wajar sekiranya usaha untuk memantapkan keutuhan pentadbiran, mempertingkatkan tadbir urus dan mengurangkan karenah birokrasi dalam sektor awam dilaksanakan secara bersepadu dan menyeluruh. Tindakan-tindakan yang dihuraikan dalam arahan ini perlu dilaksanakan dengan penuh komitmen dan berterusan bagi memastikan pencapaian Wawasan 2020 dan gagasan 1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan.
17
Salinan Kepada :
1. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Kementerian Pelajaran Malaysia
2. Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) Kementerian Pelajaran Malaysia
3. Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan) Kementerian Pelajaran Malaysia
4. Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran
(Dasar dan Pembangunan Pendidikan) Kementerian Pelajaran Malaysia
5. Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran
(Operasi Pendidikan) Kementerian Pelajaran Malaysia
6. Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran
(Pembangunan Profesionalisme Keguruan) Kementerian Pelajaran Malaysia
18
Lampiran A STRUKTUR JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS KPM
JKTU JABATAN PELAJARAN NEGERI
Pengerusi: Pengarah Pelajaran
Ahli-Ahli:
Timbalan Pengarah Pelajaran
Ketua Unit/Sektor
Urus Setia : Unit yang bertanggungjawab
melaksanakan JKTU
JKTU
SEKTOR KETUA SETIAUSAHA
JKTU JABATAN PELAJARAN NEGERI
Pengerusi: Pengarah Pelajaran
Pengerusi Ganti : Timbalan Pengarah Pelajaran
Ahli-Ahli:
Timbalan Pengarah Pelajaran
Ketua Unit/Sektor
Urus Setia : Unit yang bertanggungjawab melaksanakan
JKTU
JAWATANKUASA KHAS KABINET MENGENAI KEUTUHAN PENGURUSAN KERAJAAN (JKKMKPK)
Pengerusi: YAB Perdana Menteri
Setiausaha Bersama: KP MAMPU dan Ketua Pesuruhjaya SPRM
JAWATANKUASA KERJA KEPADA JKKMKPK
Pengerusi: KP MAMPU
Urus Setia: MAMPU
JAWATANKUASA KEUTUHAN TABIR URUS (JKTU) KEBANGSAAN
Penyelaras: Ketua Pesuruhjaya SPRM
Urus Setia: SPRM
4 PASUKAN KHAS
PERUNDING JKTU
Pengerusi:
PKPJKTU I: INTAN
PKPJKTU II: IKIM PKPJKTU III: JPA
PKPJKTU IV: JPM
JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (JKTU)
Pengerusi : YB Menteri
Pengerusi Ganti : YB Timbalan Menteri
Ahli-Ahli :
Timbalan Menteri I
Timbalan Menteri II
Ketua Setiausaha Kementerian
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Semua Timbalan Ketua Setiausaha KPM
Semua Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Semua Pengerusi JKTU Peringkat Sektor/ Agensi KPM
Penasihat Undang-Undang
Pegawai Perhubungan Awam
Pegawai Perhubungan Pelanggan
Setiausaha Bersama : Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Urus Setia: Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
JAWATANKUASA KERJA KEPADA JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Pengerusi : Ketua Setiausaha Kementerian
Pengerusi Ganti : Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Ahli-Ahli :
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Semua Timbalan Ketua Setiausaha KPM Semua Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Semua Pengerusi JKTU Peringkat Sektor/ Agensi KPM
Penasihat Undang-Undang
Pegawai Integriti/Pegawai Agama Pegawai Perhubungan Awam
Pegawai Perhubungan Pelanggan
Urus Setia: Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
JKTU SEKTOR TKSU (PENGURUSAN)
Pengerusi: TKSU (Pengurusan) Pengerusi Ganti : SUB Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia
Ahli-Ahli:
SUB (Bahagian Pengurusan Sumber Manusia)
SUB (Bahagian Pembangunan dan Penilaian
Kompetensi) SUB (Bahagian Psikologi dan Kaunseling)
SUB (Bahagian Tajaan)
SUB, (Bahagian Pengurusan Maklumat)
SUB (Bahagian Khidmat Pengurusan) Pengarah (Bahagian Matrikulasi)
SUB (Bahagian Dasar dan Hubungan
Antarabangsa)
Urus Setia: Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia
JKTU SEKTOR TKSU
(PEMBANGUNAN)
Pengerusi: TKSU (Pembangunan)
Pengerusi Ganti : SUB Bahagian
Kewangan
Ahli-Ahli:
SUB (Bahagian Pembangunan)
SUB (Bahagian Kewangan) SUB (Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset)
Ketua Akauntan (Bahagian Akaun)
SUB (Bahagian Audit Dalam) SUB (Bahagian Audit Sekolah)
KWSG
Urus Setia: Bahagian Kewangan
JKTU AGENSI/BADAN
BERKANUN
Pengerusi: Ketua Agensi/Badan
Berkanun KPM
Pengerusi Ganti : Timbalan Ketua/Badan Berkanun KPM
Ahli-Ahli:
Timbalan Ketua Agensi/Badan
Berkanun KPM
Ketua Jabatan
Urus Setia: Jabatan/Unit yang
bertanggungjawab melaksanakan
JKTU
JKTU SEKTOR KETUA PENGARAH PELAJARAN
MALAYSIA
Pengerusi: Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Pengerusi Ganti : Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran
Malaysia (Dasar dan Pembangunan Pendidikan)
Ahli-Ahli:
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (Operasi Pendidikan)
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (Dasar dan
Pembangunan Pendidikan)
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (Pembangunan dan Profesionalisme Keguruan)
Rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia
Semua Pengarah Bahagian di bawah Sektor KPPM
Semua Pengarah Pelajaran Negeri
Urusetia : Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar
Pendidkan
JEMAAH MENTERI
Pengerusi: Perdana Menteri
19
JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (JKTU)
Penyelaras Laporan: Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
MEKANISME PELAPORAN JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
JAWATANKUASA KEUTUHAN TABIR URUS (JKTU) KEBANGSAAN
Penyelaras: Ketua Pesuruhjaya SPRM
JAWATANKUASA KERJA KEPADA JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Penyelaras Laporan: Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
JKTU
SEKTOR KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA
Penyelaras Laporan : Bahagian Perancangan dan Penyelidikan
Dasar Pendidkan
JKTU SEKTOR TKSU
(PENGURUSAN)
Penyelaras Laporan: Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia
JKTU SEKTOR TKSU
(PEMBANGUNAN)
Penyelaras Laporan: Bahagian
Kewangan
JKTU BADAN
BERKANUN/AGENSI
Penyelaras Laporan: Jabatan/Unit yang bertanggungjawab
melaksanakan JKTU
JKTU JABATAN
PELAJARAN NEGERI
Penyelaras Laporan : Bahagian Pengurusan Sekolah
Harian
SEKTOR TKPPM (DASAR
PEMBANGUNAN PENDIDIKAN)
Penyelaras Laporan : Bhg. Perancangan
dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
JKTU SEKTOR TKPPM
(OPERASI PENDIDIKAN)
Penyelaras Laporan : Bahagian
Pendidikan Islam
SEKTOR TKPPM (PEMBANGUNAN
PROFESIONALISME KEGURUAN)
Penyelaras Laporan : Bahagian
Pendidikan Guru
Minggu ke-2 Mac Minggu ke-2 Julai
Minggu ke-2 November
Minggu ke-4 Februari
Minggu ke-4 Jun
Minggu ke-4 Oktober
Minggu ke-2 Februari
Minggu ke-2 Jun Minggu ke-2 Oktober
Minggu ke-2 April
Minggu ke-2 Ogos
Minggu ke-2 Disember
Minggu ke-2 Januari Minggu ke-2 Mei
Minggu ke-2 September
JKTU JABATAN
PELAJARAN NEGERI
Penyelaras Laporan :
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
Lampiran B
20
21