2011

PERBELANJAAN DAN PEROLEHAN KERAJAANPanduan Pengurusan Kewangan ini adalah sebahagian daripada panduan lengkap yang diterbitkan bertujuan untuk menjelaskan kepada semua pegawai Kementerian Pengajian Tinggi dan Jabatan-jabatan di bawahnya tentang prosedur pengendalian dan peraturan yang perlu dipatuhi dalam Pengurusan Perolehan dan Perbelanjaan Kerajaan.

PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN

UNIT AUDIT DALAM KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA

7/7/2011

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan Selamat Sejahtera. Salam Satu Malaysia dan Salam Kecemerlangan.Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan syabas kepada Unit Audit Dalam Kementerian Pengajian Tinggi kerana telah berjaya menerbitkan Panduan Pengurusan Kewangan Perbelanjaan dan Perolehan Kerajaan. Penerbitan panduan ini merupakan inisiatif penting dalam usaha meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan serta menjamin akauntabiliti awam pada tahap yang cemerlang dan gemilang. Saya berkeyakinan bahawa penerbitan panduan ini adalah sangat diperlukan oleh pegawai dan kakitangan Kementerian Pengajian Tinggi dan Jabatan-jabatannya, khususnya yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Diharapkan dengan penghasilan panduan ini dapat menjadi bahan rujukan dan panduan kepada semua bahagian di Kementerian, Jabatan Pengajian Tinggi, Jabatan Pengajian Politeknik serta politeknik-politeknik dan Jabatan Pengajian Kolej Komuniti serta kolej-kolej komuniti supaya semua pegawai yang terlibat dalam pengurusan kewangan boleh mengurus dan mengambil tindakan yang cekap mengambil kira value for money semasa membuat perolehan dan perbelanjaan. Akhir kata, semoga panduan ini dapat meningkatkan akauntabiliti Kementerian dan Jabatannya secara keseluruhan serta mencapai 4 bintang dalam penarafan Indeks Akauntabiliti Jabatan Audit Negara. Terima kasih.

YBHG. DATUK HJ. AB. RAHIM BIN MD. NOOR KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA 2011

2

Syukur ke hadrat Ilahi kerana dengan izin-Nya, Panduan Pengurusan Kewangan Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia dapat diterbitkan. Panduan ini adalah sebahagian daripada panduan pengurusan kewangan lengkap yang akan diterbitkan dan julung-julung kali dikeluarkan oleh Unit Audit Dalam Kementerian Pengajian Tinggi hasil daripada penemuan Unit Audit Dalam mengenai prestasi pengurusan kewangan Kementerian dan Jabatannya dan Laporan Ketua Audit Negara Mengenai Penyata Kewangan dan

Pengurusan Kewangan Kementerian/Jabatan Kerajaan Persekutuan. Tujuan penerbitan panduan ini adalah untuk membantu pegawai dan kakitangan yang terlibat di Kementerian/Jabatan/Bahagian memahami dan meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan dan seterusnya mendapat penarafan Indeks Akauntabiliti yang cemerlang oleh Jabatan Audit Negara. Di kesempatan ini, saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada Y. Bhg. Datuk Hj. Ab. Rahim bin Md. Noor selaku Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi kerana sokongan padu, bimbingan serta nasihat yang telah diberikan kepada Unit ini dalam menerbitkan panduan ini untuk meningkatkan prestasi dan tahap pengurusan kewangan di Kementerian dan Jabatan di bawahnya. Penerbitan panduan ini diharap akan menjadi rujukan utama kepada semua pegawai yang terlibat untuk mencapai kecemerlangan dan kegemilangan pengurusan kewangan dan seterusnya menjadikan Kementerian dan Jabatan ini sebagai contoh dan peneraju kepada Kementerian dan Jabatan lain. Sekian, terima kasih.

AZMIN BIN HUSIN Ketua Audit Dalam Kementerian Pengajian Tinggi MALAYSIA 2011

3

KAWALAN PENGURUSAN PERBELANJAAN DAN PEROLEHAN

BIL A.

PERKARA Integrity Pact(Kuatkuasa 16 Disember 2010)

KRITERIA PEMATUHAN 1.Setiap penjawat awam yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam proses perolehan Kerajaan hendaklah menandatangani Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan. Akuan ini hendaklah dibuat apabila pegawai melaporkan diri atau mula melaksanakan tugas. Surat akuan tersebut hendaklah disimpan di dalam fail peribadi pegawai. Setiap Ketua Bahagian hendaklah memastikan semua pegawai dan kakitangannya menandatangani Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan sebelum memulakan tugas atau terlibat dalam sebarang urusan perolehan. Setiap Ketua Bahagian hendaklah memastikan semua pegawai dan kakitangan memperbaharui Akuan mereka setiap tahun. Penjawat Awam merujuk kepada anggota perkhidmatan awam yang terlibat dalam proses perolehan Kerajaan di jabatan berikut: i. Bahagian Perolehan ii. Bahagian Pembangunan iii. Bahagian Kewangan iv. Agensi yang terlibat dengan pendaftaran pembekal/kontraktor/firma v. Urus Setia Lembaga/Jawatankuasa Tender/Sebut Harga/Perolehan vi. Mana-mana Bahagian, Seksyen dan Unit lain yang terlibat dalam perolehan Surat Integrity Pact hendaklah dilengkapkan semasa pelantikan sebagai individu/Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan dan apabila selesai sesuatu tugas oleh Jawantankuasa Berkaitan Perolehan. Jawatankuasa ini adalah seperti berikut: i. Jawatankuasa Spesifikasi ii. Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga iii. Jawatankuasa Penilaian - Teknikal dan/atau Kewangan iv. Jawatankuasa Sebut Harga iv. Jawatankuasa Rundingan Harga v. Lembaga Perolehan/Tender v. Lembaga/jawatankuasa lain berkaitan perolehan

RUJUKAN SPP Bil. 10/2010

2.

3.

4.

Integrity Pact Penjawat Awam

5.

6.

7.

Sesalinan Akuan tersebut akan disimpan oleh Urus Setia di dalam fail berkaitan.

4

Integrity Pact Pembida

8.

Setiap Agensi hendaklah memastikan sesalinan Surat Akuan Pembida disertakan bersama dokumen tender/sebut harga yang diedarkan kepada pembida. Apabila menghantar dokumen tender/sebut harga setiap pembida hendaklah memastikan Surat Akuan Pembida diisi dengan lengkap dan ditandatangani serta dikepilkan bersama dokumen tender/sebut harga. Apabila mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada pembida yang berjaya, Agensi Kerajaan hendaklah memastikan Surat Akuan Pembida Berjaya disertakan bersama Surat Setuju Terima. Pembida berjaya hendaklah memastikan Surat Akuan Pembida Berjaya diisi dengan lengkap,ditandatangani serta dikepilkan bersama Surat Setuju Terima dan dikembalikan kepada Agensi Kerajaan.

9.

10.

11.

Integrity Pact Perunding

12.

Setiap Agensi hendaklah memastikan Surat Akuan Kepentingan Perunding disertakan bersama Surat Niat diserahkan kepada Perunding. Setiap Agensi hendaklah memastikan Surat Akuan Kepentingan Perunding ditandatangani dan dikembalikan kepada Agensi berkaitan sebelum apaapa rundingan dimulakan. Setiap Agensi hendaklah memastikan Surat Akuan Perunding Yang Dilantik disertakan bersama Surat Setuju Terima yang dikeluarkan kepada Perunding. Setiap Agensi hendaklah memastikan klausa mengenai rasuah dimasukkan dalam semua dokumen kontrak.

13.

14.

15.

B

Pembelian Terus

1.

2. 3. 4. 5.

Pembelian terus dibuat bagi setiap jenis item tidak melebihi RM50,000 setahun. Kajian Pasaran hendaklah diadakan supaya mendapat harga yang berpatutan dan menguntungkan. Pesanan pembelian tempatan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian. Borang pesanan tempatan dicatat dengan lengkap. Pesanan tempatan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. Rekod Perolehan Secara Pembelian Terus dikemukakan kepada Pegawai Pengawal setiap 3 bulan sekali dan salinannya dihantar ke Unit Audit Dalam Kementerian /Jabatan. Semua perolehan Kerajaan yang dibuat melalui proses tender hendaklah dibuat dengan kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan dan dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) bagi perolehan kerja. 5

AP 173.1 & SPP 12/2007 SPP 12/2007

AP 176.1(b)

SPP 12/2007

C

Kawalan Am Sebut Harga /Tender

1.

SPP 5/2007

2.

3.

4.

5.

6.

Agensi adalah Dilarang Memecah Kecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada membuat pelawaan secara tender. Agensi hendaklah memastikan bahawa kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan Kerajaan adalah berdaftar di bawah kelas/kod bidang, kepala dan sub-kepala yang bertepatan dengan perolehan yang dibuat dan tempoh pendaftaran tersebut sentiasa sah (valid). Bekalan dan perkhidmatan guna sama yang terdapat dalam Kontrak Pusat / Kontrak Panel yang dikendalikan oleh Perbendaharaan hendaklah diguna pakai oleh semua agensi Kerajaan. Pembelian di luar Kontrak Pusat/Kontrak Panel adalah DILARANG. Perolehan hendaklah dibuat daripada kontraktor yang disenaraikan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP). Walaubagaimanapun, perolehan boleh dibuat mengikut tatacara perolehan biasa sekiranya Kontrak Pusat bagi item yang hendak diperolehi tersebut telah tamat tempoh sah lakunya. Peti tawaran Sebut Harga/Tender mempunyai 2 kunci berbeza yang dipegang oleh 2 orang pegawai kanan. Peti tawaran hendak memiliki ciri keselamatan dan berada diilokasi yang selamat. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian secara bertulis. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Sebut Harga/Tender yang dibuka diberi nombor siri, disenaraikan dalam borang jadual tender/ sebut harga mengikut nama penender, amaun tender, tempoh siap/ penyerahan barang dan ditandatangani ringkas oleh pegawai yang bertanggungjawab. Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas sebut harga ditutup. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian secara bertulis. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Perolehan setiap jenis item yang melibatkan perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 dibuat dengan mempelawa Sebut Harga. Perolehan bekalan/ perkhidmatan yang bernilai RM50,000-RM100,000 dipelawa secara sebut harga sekurang-kurangnya daripada 5 pembekal Bumiputera yang berdaftar dengan 6

SPP 5/2007

SPP 5/2007

SPP 5/2007

SPP 5/2007

7.

AP 169.1, 170.1,170.2 & 170.3; AP 196, AP 97.2(a),(c) SPP 2/1999, 12/2007. SPP 5/2009

8.

SPP 5/2009

9.

SPP 5/2009

10.

SPP 5/2009

D

Pengurusan Sebut Harga

1.

AP 170.1 AP 170.3(c) AP 170.2 (c)Para 4.3(i) SPP 5/2009

2.

Kementerian Kewangan; 3.Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurangkurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan. Sebut harga hendaklah terbuka kepada pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera.

SPP 5/2009

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan. Perolehan kerja yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan. Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan PKK di bawah kelas elektrik yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan. Pelawaan dibuat dengan mengemukakan dokumen sebut harga kepada pembuat/ pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau PKK/CIDB, yang mana berkenaan. Pelawaan sebut harga bagi bekalan dan perkhidmatan hendaklah menggunakan dokumen sebut harga iaitu borang di Lampiran Q dalam Arahan Perbendaharaan. Lampiran Q boleh diubah suai mengikut keperluan Agensi. Dokumen sebut harga merupakan sebahagian daripada kontrak dan hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut: i) Arahan kepada penyebut harga; ii) Syarat-syarat am/syarat-syarat khas yang jelas; iii) Format kontrak jika berkaitan; iv) Spesifikasi; dan v) Pengalaman/Senarai Pesanan bekalan/perkhidmatan yang sedang dan telah dibuat (jika perlu). Bagi perolehan kerja, borang/format Jabatan Kerja Raya (JKR)/ Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS) boleh digunakan. Borang-borang tersebut boleh diubah suai mengikut keperluan Agensi. 7

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

10.

11.

12.

13.

14. 15.

16. 17.

18.

19.

20.

21.

22. 23.

Dokumen sebut harga hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut: i) Arahan kepada penyebut harga; ii) Syarat-syarat sebut harga; iii) Borang sebut harga termasuk Ringkasan Sebut Harga/Senarai Kuantiti (tetap atau sementara); iv) Spesifikasi; v) Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal (jika ada); vi) Jadual Kadar Harga (jika perlu); dan vii) Pengalaman dan Senarai Kerja Dalam Tangan. Senarai semak hendaklah disediakan dan disertakan bersama dokumen sebut harga bagi memastikan pembuat / pembekal / kontraktor mengemukakan tawaran sebut harga yang lengkap berserta semua dokumen yang diperlukan. Satu (1) daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga. Agensi tidak digalakkan menjual dokumen sebut harga. Walaubagaimanapun, sekiranya Agensi mengenakan bayaran, maka kadar harga semuka dokumen hendaklah mengikut kadar yang ditetapkan bagi dokumen tender yang berkuat kuasa tertakluk kepada bayaran maksimum RM50.00 bagi satu (1) set dokumen sebut harga. Maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan Sebut Harga disimpan oleh Urus Setia Sebut Harga. Kajian pasaran dilaksanakan untuk memastikan harga yang ditawarkan adalah berpatutan Agensi hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan bagi setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga. Tempoh sekurang-kurangnya 7 hari kepada pembekal untuk menghantar sebut harga; Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Sekiranya Jabatan tidak mempunyai pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, Ketua Jabatan bolehlah melantik secara bertulis pegawai lain bagi melaksanakan tugas tersebut. Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai Jawatankuasa Pembuka atau manamana Jawatankuasa Penilaian; Jawatankuasa Sebut Harga dipengerusikan oleh KSU/Pemegang Waran Peruntukan/pegawai yang diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal; Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun sekali; Minit mesyuarat keputusan sebut harga disediakan dan diluluskan oleh Pengerusi dan ahlinya; Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara seperti jangka masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009 SPP 5/2009

SPP 5/2009 SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009 SPP 5/2009

8

24.

25. 26.

27.

28.

29.

30.

penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya perlu diambilkira. Penilaian dan keputusan Jawatankuasa Sebut harga dibuat secara mesyuarat. Keputusan secara edaran adalah tidak dibenarkan. Keputusan muktamad Jawatankuasa hendaklah dipamerkan di papan kenyataan. Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat daripada Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang seumpamanya hendaklah diperoleh. Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu (1) Jawatankuasa Penilaian sahaja. Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut. Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada Urus Setia. Asas Penilaian Sebut Harga a. Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga. b. Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan. c. Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran. d. Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut harga bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dari segi modal minimum sekurangkurangnya 1.5% daripada anggaran harga Jabatan. Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai kemudahan kredit tambahan yang layak/akan diperolehi oleh penyebut harga daripada bank atau institusi kewangan. Perubahan Harga dan Perlanjutan Masa Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak bekalan danperkhidmatan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan sebut harga asal dengan syarat-syarat berikut: a. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000; b. Kontrak masih berkuat kuasa semasa perlanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan; c. Perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syaratsyarat lain dalam kontrak; d. Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan e. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah 9

SPP 5/2009

SPP 5/2009 SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

SPP 5/2009

keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000;atau f. Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.

Perubahan Harga dan Perlanjutan Masa Kontrak Kerja Perubahan kerja dibenarkan sekiranya perlu tertakluk kepada syarat-syarat berikut: a. Peruntukan mencukupi; b. Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga diperolehi terlebih dahulu sebelum perubahan kerja dilaksanakan. Seorang daripada ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai Teknikal; dan c. Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 20% daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000 mengikut mana yang terendah. Perubahan Kerja Terkumpul Melebihi 20% Nilai Kontrak Cadangan perubahan kerja terkumpul melebihi 20% daripada nilai kontrak atau RM100,000 hendaklah dirujuk untuk kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu.Lanjutan Masa Kerja Pelanjutan masa bagi kontrak kerja bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawankuasa Sebut Harga terlebih dahulu. Pelanjutan masa bagi kontrak bernilai kurang daripada RM200,000 adalah tidak dibenarkan.

E

Pengurusan Tender/ Rundingan Terus

1.

Lembaga Perolehan diwujudkan di Jabatan/Kementerian.

AP 169.1, 171.1,172.1, 192 & 197. SPP 2/1999, 12/2007, SPP 5/2007. SAP S/K.KEW/ PK/PP/ 1100/ 000000/10/31 JLD.23 SK.8(3) bth 26 Mac 2008]

2.

3. 4. 5.

6.

Perolehan bekalan/perkhidmatan yang nilainya melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis item dibuat secara Tender. Perolehan kerja yang melebihi RM200,000 hendaklah diurus secara tender. Lembaga Perolehan turut diwakili oleh pegawai dari KKR/Perbendaharaan; Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan Tender/Rundingan Terus adalah teratur. Jawatankuasa Penilaian Teknikal (sekurangkurangnya 3 ahli) dan Jawatankuasa Penilaian Harga (sekurang-kurangnya 2 ahli) dilantik; Minit mesyuarat keputusan Tender disediakan dan 10

7. 8. 9. 10.

11.

12. 13.

14 Pengurusan Perunding 1.

difailkan. Kajian pasaran dilaksanakan untuk pastikan harga yang ditawarkan adalah berpatutan; Keputusan muktamad Lembaga Perolehan dipamerkan di papan kenyataan; Daftar/rekod pembayaran kontrak diselenggarakan untuk rujukan dan pemantauan bayaran. Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa dibawah Akta Kontrak Kerajaan 1949(Disemak 1973). Syarat perjanjian kontrak disemak dan diluluskan oleh Peguam Negara atau Penasihat Undang Undang Jabatan/Agensi. Bon Pelaksanaan Dikenakan dan Dikutip Mengikut Kadar yang Sepatutnya. Kontrak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh keluarnya Surat Setuju Terima. Nilai kontrak tidak melebihi nilai siling projek yang diperuntukkan Tiada perolehan/bekalan melebihi nilai kontrak yang ditetapkan dalam kontrak terlibat. Perkhidmatan perunding meliputi bidang-bidang berikut: (a) Perunding Pembangunan Fizikal (i) Arkitek, kejuruteraan awam dan struktur, kejuruteraan mekanikal dan elektrikal, ukur bahan, perancang bandar dan desa, landskap, hiasan dalaman, akustik, pengurusan projek, kajian alam sekitar dan lain-lain perkhidmatan teknikal yang berkaitan dengan kejuruteraan dan/atau pembinaan; (ii) kerja-kerja ukur tanah, dan kerja ukur khusus seperti hydrography, aerial photogrammetry, remote sensing dan lain-lain; (iii) perkhidmatan penilaian fizikal seperti penilaian harta, audit & assessment dan lain-lain; dan (iv) kajian-kajian fizikal yang berkaitan dengan kerja-kerja kejuruteraan dan/atau pembinaan. (b) Perunding Bukan Fizikal (i) Kajian kemungkinan, kajian ekonomi, kajian penswastaan dan kajian-kajian lain; (ii) perkhidmatan pengurusan sumber manusia, kewangan dan perakaunan, percukaian, pengurusan kualiti, kerja-kerja audit kewangan, kerja-kerja audit pengurusan, teknologi maklumat dan komunikasi dan bidang-bidang pengurusan lain; dan (iii) perkhidmatan perundangan. (c) Perkhidmatan perunding lain mengikut kategori yang diperlukan oleh agensi dan ditentukan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa.

AP205.3 AP 200.1

AP204.1

AP176.2 (a), (c), AP 200.2(a) SPP 5/2007

AP 185-187 SPP 8/2006

2. 2a.

Tatacara Pelantikan Perunding Bagi skop kerja pembangunan fizikal, kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, pelantikan perunding hendaklah dilaksanakan secara lantikan 11

2b.

2c.

2d.

3.

terus di kalangan firma perunding tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan mengikut kuasa dan had nilai yang ditetapkan. Agensi hendaklah memastikan pelantikan perunding dibuat mengikut giliran dan tidak tertumpu kepada sesuatu firma sahaja. Bagi kajian fizikal dan bukan fizikal, pelantikan perunding hendaklah dilaksanakan secara Cadangan Teknikal dan Kewangan (CTK). Agensi hendaklah mempelawa sekurang-kurangnya 5 firma perunding tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan untuk menyertai pelawaan CTK tersebut. Senarai firma perunding yang dicadang untuk dipelawa hendaklah diluluskan oleh Lembaga Perolehan A Agensi atau Perbendaharaan di mana berkenaan Bagi urusan pelantikan perunding, agensi hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Teknikal dan Kewangan Perunding (JTKP) dengan ahlinya dilantik secara bertulis oleh ketua agensi. Bagi projek pembangunan fizikal yang tidak melebihi RM30 juta, Agensi hendaklah melantik perunding Bumiputera tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Kebenaran menggunakan perkhidmatan Perunding (a) Agensi dikehendaki merujukkan projek masingmasing kepada Jabatan Teknik yang berkenaan (Jabatan Kerja Raya/Jabatan Pengairan dan Saliran) terlebih dahulu sebelum melantik perunding. Jika Jabatan Teknik mengesahkan tidak berkemampuan melaksanakan projek berkenaan, maka agensi boleh melantik perunding mengikut peraturan yang berkuat kuasa. (b) Agensi yang mempunyai unit teknik sendiri tetapi tidak dapat melaksanakan sendiri projek hendaklah merujuk kepada Jabatan Teknik yang berkenaan terlebih dahulu. (c) Bagi perkhidmatan yang tidak disediakan oleh Jabatan Teknik, perolehan perkhidmatan perunding hendaklah mengikut peraturan yang berkuat kuasa.

4.

Pihak Berkuasa Melantik dan Meluluskan Kos Perkhidmatan Perunding i) Projek Pembangunan FizikalPihak Berkuasa Had Kuasa Meluluskan Pelantikan Perunding Kos Perunding Kos Projek Melebihi RM30 juta Kos Projek Sehingga RM30 juta Melebihi RM3 juta Sehingga RM3 juta

a. Perbendaharaan

b. Lembaga Perolehan A Agensi

12

ii) Kajian Fizikal/Bukan FizikalPihak Berkuasa Had Kuasa Meluluskan Pelantikan dan Kos Perunding Melebihi RM200 ribu Sehingga RM200 ribu

a. Perbendaharaan b. Lembaga Perolehan A Agensi

iii) Kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam SekitarPihak Berkuasa Had Kuasa Meluluskan Pelantikan dan Kos Perunding Melebihi RM200 ribu Sehingga RM200 ribu

a. Perbendaharaan b. Lembaga Perolehan A Agensi

5.

6.

Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan hendaklah diperolehi sekiranya kos projek pembangunan fizikal/kajian dan/atau jumlah keseluruhan kos perunding yang dipersetujui melebihi had kuasa dan had nilai pihak berkuasa yang berkenaan. Lembaga Perolehan A Agensi diberi kuasa meluluskan tambahan kos perkhidmatan perunding yang tidak melebihi 30% daripada kos asal perunding yang diluluskan dengan syarat jumlah keseluruhan kos perunding tidak melebihi had kuasa Lembaga Perolehan A. Sekiranya melebihi had kuasa Lembaga Perolehan A dan/atau melebihi 30% daripada kos asal perunding yang diluluskan, kelulusan hendaklah diperolehi daripada Perbendaharaan. Pembelian barang yang diperolehi melalui Kontrak Pusat /Panel Pembekal dibuat melalui Kontrak Pusat/Panel Pembekal tersebut. Bekalan dan perkhidmatan guna sama yang terdapat dalam Kontrak Pusat / Kontrak Panel yang dikendalikan oleh Perbendaharaan hendaklah diguna pakai oleh semua agensi Kerajaan. Pembelian di luar Kontrak Pusat/Kontrak Panel adalah DILARANG. Kebenaran Perbendaharaan diperolehi terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari Kontrak Pusat/Panel Pembekal. ePerolehan telah digunakan di peringkat Kementerian /Jabatan yang telah eP enabled. AP 178.1

F

Kontrak Pusat

1.

2.

SPP 5/2007

3.

AP 178.2

G

ePerolehan

1.

SP 15/2002 & 8/2005

H

Had Kuasa

1.

2.

3.

Had Kuasa Berbelanja yang ditetapkan dalam SPP KPT sistem adalah selaras dengan perwakilan kuasa menandatangani baucar yang diluluskan. Capaian dalam sistem telah dibatalkan/tidak aktif bagi pegawai yang bertukar/berhenti/bersara atau tidak bertugas. Pastikan kad pintar tidak digunakan semasa ketiadaan pegawai/tidak bertugas. Daftar Bil diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Daftar Bil dicetak dan disemak oleh pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya sekali sebulan dan ditandatangani ringkas. Baucar bayaran disokong 13 dengan AP 103 SPP 7/2006 Panduan Pengguna PTJ eSPKBAK0902

I

Daftar Bil

1. 2.

J

Pengurusan

1.

dokumen SP ANM Bil. 1/1983,

Bayaran 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

sokongan asal, lengkap dan sempurna.

1/2008 SP ANM Bil. Peraturan Kewangan dipatuhi. 1/1983,1/2008 SP ANM Bil. Pembayaran adalah wajar. 1/1983,1/2008 SP ANM Bil. Pembayaran dibuat dengan betul. 1/1983,1/2008 SP ANM Bil. Penjenisan pembayaran direkod dengan betul. 1/1983,1/2008 SP ANM Bil. Pembayaran telah diperakukan dengan betul. 1/1983,1/2008 SP ANM Bil. Pembayaran dibuat tepat pada masanya. 1/1983,1/2008 SP ANM Bil. Bayaran dibuat kepada penerima yang sah. 1/1983,1/2008 Pemeriksaan dalaman dilaksanakan oleh Pejabat SP ANM Bil. Pembayar (baucar manual sahaja). 1/1983,1/2008 Baucar Bayaran/dokumen sokongan ditebuk/cop SP ANM Bil. telah bayar. 1/1983,1/2008 Wang Panjar digunakan untuk tujuan pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit kecuali tuntutan perjalanan. Wang Panjar disimpan di tempat yang selamat (peti wang tunai dan disimpan di dalam kabinet besi berkunci atau peti besi). Baki wang tunai di tangan sama dengan baki pada Buku Tunai Wang Runcit. Pembayaran di bawah AP 58(a). AP 58(a) Pembayaran di bawah AP 58(a) adalah untuk perbelanjaan mengurus. Justifikasi kelewatan dinyatakan. Kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) diperoleh bagi pembayaran di bawah AP 58(a). Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) diperoleh sekiranya Akauntan Negara tidak berpuas hati ke atas pembayaran di bawah AP 58(a). Kelulusan KSP diperoleh bagi pembayaran AP 58(a) yang tiada baki peruntukan. Tentukan tiada pembayaran di bawah AP 59. AP 59 Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) Diperoleh Bagi Pembayaran di bawah AP 59. Mengemukakan laporan siasatan kepada Perbendaharaan dalam tempoh 60 hari daripada tarikh Pendahuluan Diri diluluskan Tindakan Pelarasan Dibuat Selepas Mendapat Kelulusan KSP dalam tempoh 60 hari selepas tarikh kelulusan pelarasan dikeluarkan. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah menyelenggarakan sebuah buku daftar AP 59 yang mengandungi maklumat berikut : i. Rujukan Fail Kementerian/Jabatan ii. Jumlah Pendahuluan Diri dan tarikh diluluskan iii. Nombor Rujukan Kelulusan Perbendaharaan iv. Nama Pegawai diluluskan Pendahuluan Diri v. Tarikh pembayaran kepada pembekal/kontraktor 14

K

Panjar Wang Runcit

1.

2.

3.

L

AP58a

1. 2. 3. 4.

5.

6.

M

AP59

1. 2. 3.

4.

5.

vi. Tarikh Penubuhan Jawatankuasa Siasatan vii. Tarikh Laporan Siasatan dikemukakan kepada Perbendaharaan viii. Tarikh Kelulusan Pelarasan ix. Tarikh dan nombor baucar pelarasan x. Status tindakan surcaj/tatatertib 6. Buku daftar AP 59 tersebut hendaklah diperiksa setiap bulan dan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa. Daftar Bil disediakan dengan lengkap dan kemas kini Daftar Bil dicetak dan disemak oleh pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya sekali sebulan dan ditandatangani ringkas. Buku Vot Elektronik/Manual hendaklah AP95(b) & (e) diselenggara dengan lengkap dan kemaskini. PP Bil. 8/1987 dan Buku Vot Elektronik/Manual diperiksa oleh penyelia Manual eSPKB dengan menurunkan tandatangan ringkas. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan disediakan dengan lengkap, tepat dan betul. Penyata Penyesuaian dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh Laporan Terperinci Perbelanjaan diterima. Pengecualian daripada mana-mana peraturan kewangan yang ditetapkan hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan terlebih dahulu. SPP Bil. 5/2009

N

Daftar Bil di Pengurusan Bayaran & Pusat Kos

1. 2.

O

Buku Vot

1. 2. 3. 4.

P

Pengecualian

15