SISTEM eQdoc PENYEMAKeqdoc.unimap.edu.my/dokumen/otherDoc/Pengurus Dokumen.pdf · 4. Setelah proses...

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

(UniMAP)

MANUAL PENGGUNA

SISTEM eQdoc

PENYEMAK

Kel: 01/2010 Pindaan: 0 Tarikh: 29/01/2010

2

ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1 SENARAI PEMILIK DAN PELULUS PROSES MS/ISO 9001:2008, UniMAP 3-6 2 SENARAI PENGERUSI SPK MS/ISO 9001:2008 SETIAP PTj, UniMAP 7-8 3 TERMINOLOGI SISTEM eQdoc 9 4 ALIRAN KERJA KESELURUHAN SISTEM eQdoc

ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN BARU

ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN PINDAAN

10-13 10-11 12-13

5 ALIRAN KERJA PENYEMAK (PENGURUS DOKUMEN) 14-66

3


SENARAI PEMILIK DAN PELULUS PROSES MS/ISO 9001:2008, UniMAP

MANUAL KUALITI

Bil Prosedur Pemilik Proses PTj Pelulus Proses PTj

1 Manual Kualiti ABDUL AZIZ

MAHMUDDIN PUSPEK

Y. BHG. BRIGEDIER JENERAL DATO’

PROF. DR. KAMARUDIN

HUSSIN

JABATAN CANSELORI

PROSEDUR WAJIB


1 Kawalan Dokumen MOHAMAD HANIF

MOHAMAD ISA PUSPEK

ABDUL AZIZ MAHMUDDIN

PUSPEK

2 Kawalan Rekod MOHAMAD HANIF

MOHAMAD ISA PUSPEK


PUSPEK

3 Audit Dalam ABDUL GHANI

FATHIL PUSPEK


PUSPEK

4 Kawalan Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK PROF. IR. DR. HJ.

REZUWAN HJ. KAMARUDDIN

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN

BIOPROSES

5 Tindakan Pembetulan

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK ABDUL AZIZ

MAHMUDDIN PUSPEK

6 Tindakan Pencegahan

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK ABDUL AZIZ

MAHMUDDIN PUSPEK

PROSEDUR OPERASI


1 Cadangan Program Akademik Baru

FAUZI BAHAROM

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA)

PROF. IR. DR. HJ. REZUWAN HJ. KAMARUDDIN


BIOPROSES

2 Penawaran Kursus Baru

FAUZI BAHAROM





BIOPROSES

4

3 Pengunjuran Pelajar Baru

RUZALINA IBNU RUSLAN

JABATAN PENDAFTAR

TN. HJ. RUSLI HJ. ABD. HAMID

JABATAN PENDAFTAR

4 Pengambilan Pelajar Baru


JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

5 Pendaftaran Pelajar Baru


JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

6 Pendaftaran Kursus Pelajar


JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

7 Pengecualian Unit NORREN SHARIZA

MOHAMED MOKHTAR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

8 Pertukaran Program Pengajian

NORREN SHARIZA MOHAMED MOKHTAR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

9 Cuti Dengan Kebenaran/Tangguh Penggajian

NORREN SHARIZA MOHAMED MOKHTAR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

10 Penyediaan Jadual Waktu

FAUZI BAHAROM





BIOPROSES

11 Perancangan Dan Penyediaan Pengajaran

PROF. MADYA SYAHAROM ABDULLAH

PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN



BIOPROSES

12 Penyediaan Portfolio Rekod Pengajaran





BIOPROSES

13 Pengendalian Kuliah PROF. MADYA

SYAHAROM ABDULLAH




BIOPROSES

14 Pengendalian Makmal Dan Bengkel

NOOR AZIANA IBERAHIM

PUSAT KEJURUTERAAN

PROF. MADYA ABDUL RAHMAN

MOHD SAAD

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN KOMPUTER &

PERHUBUNGAN

15 Penilaian Makmal Dan Bengkel

NOOR AZIANA IBERAHIM

PUSAT KEJURUTERAAN

PROF. MADYA ABDUL RAHMAN

MOHD SAAD

PUSAT PENGAJIAN KEJURUTERAAN KOMPUTER &

PERHUBUNGAN

16 Pengurusan Buangan Terjadual

NORAZAM ABDUL RASHID

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (

PENYELIDIKAN DAN INOVASI )

LT. KOL. (B) AZUDDIN B. BAHARI

UNIT KESELAMATAN DAN

KESIHATAN PEKERJAAN

17 Pinjaman Bahan Melalui Kaunter

NAZIRAH ZAINUL ABIDIN

PERPUSTAKAAN MAZMIN MAT

AKHIR PERPUSTAKAAN

18 Pembaharuan Pinjaman

NAZIRAH ZAINUL ABIDIN

PERPUSTAKAAN MAZMIN MAT

AKHIR PERPUSTAKAAN

5

19 Pemulangan Bahan NAZIRAH ZAINUL

ABIDIN PERPUSTAKAAN

MAZMIN MAT AKHIR

PERPUSTAKAAN

20 Ujian Pertengahan Semestar





BIOPROSES

21 Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Tahun Semestar

OSMAN AHMAD JABATAN

PENDAFTAR TN. HJ. RUSLI HJ.

ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

22 Jadual Waktu Pengawas Peperiksaan

OSMAN AHMAD JABATAN


ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

23 Penyedian Soalan Peperiksaan Dan Proses Vetting





BIOPROSES

24 Menghalang Pelajar Menduduki Peperiksaan

OSMAN AHMAD JABATAN


ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

25 Pengendalian Peperiksaan Akhir Tahun

OSMAN AHMAD JABATAN


ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

26

Memasukkan Markah Dan Pengumuman Keputusan Peperiksaan Semestar

RAHAIDA AB RAHIM JABATAN


ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

27 Rayuan Semakan Semula Kursus

RAHAIDA AB RAHIM JABATAN


ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

28 Pengurusan Projek Tahun Akhir





BIOPROSES

29 Penilaian Latihan Industri

MOHD NIZAM ISMAIL

PUSAT KERJASAMA INDUSTRI

DR. YUFRIDIN WAHAB


MIKROELEKTRONIK

30 Pengurusan Aktiviti Kokurikulum Pelajar

ISMA IRINI SHAFIE PUSAT KEMAHIRAN KOMUNIKASI DAN KEUSAHAWANAN

DR. HAZRY DESA PUSAT PENGAJIAN

KEJURUTERAAN MEKATRONIK

31 Pengambilan Pensyarah Pelawat

FAUZI BAHAROM





BIOPROSES

32 Pengambilan Pemeriksa Luar

OSMAN AHMAD JABATAN


ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

33 Pengkelasan Dan Pengijazahan

WARDAH HANIM MD NOR

JABATAN PENDAFTAR


JABATAN PENDAFTAR

34 Konvokesyen WARDAH HANIM

MD NOR JABATAN


ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

6

PROSEDUR SOKONGAN


1 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK ABDUL AZIZ

MAHMUDDIN PUSPEK

2 Pengurusan & Penyelenggaraan Kenderaan

ROSFARIZAL ABD MANAN

JABATAN PEMBANGUNAN

PROF. MADYA MAZELAN ABDUL

HAMID


PEMBUATAN

3 Pengurusan & Penyelenggaraan UDC

ROSFARIZAL ABD MANAN

JABATAN PEMBANGUNAN

PROF. MADYA MAZELAN ABDUL

HAMID


PEMBUATAN

4 Perolehan Peralatan

RUSDI PUTEH JABATAN

BENDAHARI SAODAH HASSAN

JABATAN BENDAHARI

5

Pengendalian Aduan & Maklumbalas Pelanggan

MOHAMAD HANIF MOHAMAD ISA

PUSPEK ABDUL AZIZ

MAHMUDDIN PUSPEK

6 Pembaikan Berterusan

ABDUL GHANI FATHIL

PUSPEK ABDUL AZIZ

MAHMUDDIN PUSPEK

7 Analisa Data MOHAMMAD

REZAL HAMZAH PUSPEK


PUSPEK

8 Pengurusan Latihan RUSWAHIDA IBNU

RUSLAN JABATAN


ABD. HAMID JABATAN

PENDAFTAR

9 Pengurusan & Penyelenggaraan Kemudahan ICT

RHAFIZUAN RUSLI PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN

KOMUNIKASI

NASRUDIN ABD SHUKOR

PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN

KOMUNIKASI

7


SENARAI PENGERUSI SPK MS/ISO 9001:2008 SETIAP PTj, UniMAP

Bil PTJ Dekan/Ket. Jabatan Email Dekan/Ket.

Jabatan Pengerusi SPK Telefon Email

1 PPK Mikroelektronik

PM Dr. Johari Adnan

johari @unimap.edu.my

Dr. Mukhzeer B. Mohamad Shahimin

010-2269448

mukhzeer @unimap.edu.my

2 PPK Pembuatan Prof. Dr. Zuraidah Bt Mohd Zain

zuraidah @unimap.edu.my

Pn. Noraizedfiza Bt. Zainon

019-5087231 / 1805

nooraizedfiza @unimap.edu.my

3 PPK Alam Sekitar Dr. Khairul Nizar B. Ismail

nizar @unimap.edu.my

En. Che Zulzikrami Azner B. Abidin

019-4401278

zulzikrami @unimap.edu.my

4 PPK Bahan Dr. Khairel Rafezi B. Ahmad

rafezi @unimap.edu.my

En. Luqman B. Musa

04-9798949

luqman @unimap.edu.my

5 PPK Komputer & Perhubungan

PM Dr. R Badlishah B. Ahmad

badli @unimap.edu.my

Pn. Aini Syuhada bt. Md. Zain

ainisyuhada @unimap.edu.my

6 PPK Sistem Elektrik

Prof. Dr. Ismail B. Daut

ismail.daut @unimap.edu.my

En. Muhammad Shakir B. Laili

017-6856157

mshakir @unimap.edu.my

7 PPK Mekatronik PM Dr. Abdul Hamid B. Adom

abdhamid @unimap.edu.my

8 PPK Bio Proses PM Dr. Mohamed Zulkali B. Mohamed Daud

zulkali @unimap.edu.my

9 PKKK Dr. Hazry B. Desa hazry @unimap.edu.my

En. Adi Anuar B. Azmin@Che Wan

019-4485074

adianuar @unimap.edu.my

10 IMK PM Abdul Halim B. Abdul

abdhalim @unimap.edu.my

Cik Siti Jasmida Bt. Jamil

04-9853149

jasmida @unimap.edu.my

11 Pusat Kejuruteraan

PM Abdul Rahman B. Mohd Saad

abd.rahman @unimap.edu.my

12 Bendahari Pn. Saodah Bt. Hassan

saodah @unimap.edu.my

Pn. Saodah Bt. Hassan

saodah @unimap.edu.my

13 Perpustakaan Pn. Mazmin Bt. Mat Akhir

mazmin @unimap.edu.my

En. Md. Nizam B. Azid

nizam @unimap.edu.my

8

14 Pendaftar Tn. Hj. Rusli B. Haji Abdul Hamid

rusli @unimap.edu.my

15 Pusat Kerjasama Industri

Dr. Yufriddin B. Wahab

yufridin @unimap.edu.my

E. Mohd. Nizam B. Ismail

m.nizam @unimap.edu.my

16 Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

En. Nasrudin bin Abdul Shukor

nashukor @unimap.edu.my

En. Rhafizuan B. Rusli

012-4608748

rhafizuan @unimap.edu.my

17 Pembangunan PM Mazelan B. Abdul Hamid

mazelan @unimap.edu.my

En. Rosfarizal B. Abd Manan

012-4318444

rizal @unimap.edu.my

18 Unit Kajian Strategik

En. Hirwan Jasbir B. Jaafar

hirwan @unimap.edu.my

En. Raja Shah Erman B. Raja Arifin

rajashah @unimap.edu.my

19 Jab. Keselamatan En. Nor Azmi B. Hj. Johari

azmijohari @unimap.edu.my

Ltf.Kol. (B) Zainuddin B. Mustaffa

zainudinmustafa @unimap.edu.my

20 Unit Agama Islam Ustaz Hassan B. Arshad

hassan @unimap.edu.my

Ustazah Maisarah Bt. Samsukamri

smaisarah @unimap.edu.my

21 Unit Pembangunan Lestari Puan Ina Suryani

Bt. Ab Rahim

inasuryani @unimap.edu.my

En. Zakaria B. Othman

zakariaothman @unimap.edu.my

22 Pusat Hal Ehwal Antarabangsa

inasuryani @unimap.edu.my

En. Khairul kh.annuar @kukum.edu.my

23 Unit Pengajaran dan Pembelajaran

PM Dr. Mustapah B. Daud

mustapah @unimap.edu.my

24 Hal Ehwal Pelajar & Alumni

En. Razli B. Ahmad razli @unimap.edu.my

9

TERMINOLOGI SISTEM eQdoc

Terdapat beberapa istilah yang digunakan dalam Sistem eQdoc untuk memudahkan pengguna

memahami kaedah penggunaan sistem ini. Berikut ialah keterangan lebih lanjut:

Pengguna Sistem Istilah dalam Sistem eQdoc

Pengerusi SPSK Pemilik Proses Pengurus Dokumen Penyemak Ketua Jabatan/Dekan Pelulus Pengurusan Tertinggi

- Naib Canselor - Timbalan Naib Canselor

Pelulus (Pengurusan Tertinggi)

Semua Staf UniMAP Umum

ISTILAH TETINGKAP YANG TERDAPAT DALAM SISTEM eQdoc

PAPARAN

MENU SUB MENU

10

PEMILIK DOKUMEN

PENYEMAK PELULUS UMUM

ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN BARU

Mohon

Dokumen

Baru

Mohon

Dokumen

Baru

Mula

Muat turun

Sampel

Dokumen

Muat naik

Dokumen

Baru

Kemaskini

Maklumat

(Jika Perlu)

Semakan

Dokumen

Semak

(Muat Turun)

Mula

Muat turun

Sampel

Dokumen

Hantar

Permohonan

Muat Naik

Dokumen

Baru

Lihat Status

Permohonan

Tamat

Kemaskini

Dokumen

(Jika Perlu)

11

Pemilik Proses : Ketua Jabatan/Dekan, AR/Pensyarah/Pembantu Tadbir, Pengerusi SPSK

Penyemak : Pengurus Dokumen (PUSPEK)

Pelulus : Naib Canselor (Manual Kualiti)

Ketua Jabatan/Dekan, Wakil Pengurusan (Dokumen)

Buat

Keputusan

Lulus

Tolak

Kelulusan

Dokumen

Terbitan

Dokumen

Kelulusan

Muat Turun

Dokumen

(.doc)

Muat Naik

Dokumen

(.pdf)

Terbitan

Dokumen

Papar

Dokumen

Terbitan

Tamat

12

PEMILIK DOKUMEN

PENYEMAK PELULUS UMUM

ALIRAN KERJA PROSES TERBITAN DOKUMEN PINDAAN

Mohon

Pindaan

Dokumen

Tidak

Benarkan

Semakan

Dokumen

Semak

(Muat Turun)

Mula

Mohon

Pindaan

Hantar Untuk

Semakan

Tamat

Buat

Keputusan Benarkan

Kemaskini

(Jika perlu)

Buat

Pindaan

(Muat Naik)

13

Pemilik Proses : Ketua Jabatan/Dekan, AR/Pensyarah/Pembantu Tadbir, Pengerusi SPSK

Penyemak : Pengurus Dokumen (PUSPEK)

Pelulus : Naib Canselor (Manual Kualiti)

Ketua Jabatan/Dekan, Wakil Pengurusan (Dokumen)

Buat

Keputusan

Lulus

Tolak

Kelulusan

Dokumen

Terbitan

Dokumen

Kelulusan

Muat Turun

Dokumen

(.doc)

Muat Naik

Dokumen

(.pdf)

Terbitan

Dokumen

Papar

Dokumen

Terbitan

Tamat

14

ALIRAN KERJA PENYEMAK

15

ALIRAN KERJA PENYEMAK PROSES : LOG MASUK

1. Masukkan id pengguna dan kata laluan pada kekotak ruangan di sebelah kiri bawah laman

utama sistem eQdoc.

2. Klik untuk akses ke dalam sistem.

16

PAPARAN PENYEMAK

17

PROSES : MUAT TURUN TEMPLAT

MENU: PERMOHONAN

SUB MENU: MUAT TURUN TEMPLAT

Paparan Muat Turun Templat membantu pengguna memuat turun sampel dokumen supaya

dijadikan templat untuk mewujudkan dokumen baru.

1. Klik pada menu “Permohonan”, submenu “Muat Turun Templat”

2. Tetingkap “File Download” dipaparkan seperti Rajah 1.

3. Klik “save” dan simpan ke “Desktop” komputer.

4. Setelah proses muat turun selesai, klik “open” untuk memaparkan sampel dokumen.

5. Setelah dokumen terpapar seperti Rajah 2, proses pembikinan dokumen baru boleh

dilakukan.

Rajah 1

Rajah 2

18

6. Digalakkan “rename” nama fail sampeldokumen.doc tersebut dengan nama yang mudah

dikenali seperti:

a. Nombor rujukan : PK.UniMAP.(O).01.doc, atau

b. Nama Prosedur: Cadangan Penawaran Program Akademik Baru.doc

7. Seterusnya proses muat naik dokumen ke sistem boleh dilakukan melalui proses Daftar

Dokumen Baru.

19

PROSES : DAFTAR DOKUMEN BARU

MENU: PERMOHONAN

SUB MENU: DAFTAR DOKUMEN BARU

Paparan Daftar Dokumen Baru membantu pengguna memuat naik dokumen yang telah diwujudkan

ke dalam sistem.

1. Klik pada menu “Daftar Dokumen Baru”.

2. Paparan “Daftar Dokumen Baru” dipaparkan, seperti Rajah 3.

3. Paparan ini mengandungi beberapa jenis ruangan, langkah-langkah yang perlu dilakukan

ialah mengisi ruangan:

3.1 Jenis dokumen

i. Klik pada , paparan seperti Rajah 4 dipaparkan.

ii. Pilihan sama ada “Prosedur Operasi” atau “Prosedur Sokongan”.

Rajah 3

Rajah 4

20

3.2 No. Rujukan

i. Dipaparkan secara automatik berdasarkan nombor rujukan yang masih

belum digunakan. Sebagai contoh:

ii. Jika “Prosedur Operasi” dipilih, No. Rujukan yang akan terpapar ialah

PK.UniMAP.(O).<nombor giliran> dan jika “Prosedur Sokongan” dipilih, No.

Rujukan yang akan terpapar ialah PK.UniMAP.(P).<nombor giliran>, paparan

seperti Rajah 5. Nombor giliran dipaparkan berdasarkan nombor seterusnya

jika nombor sebelumnya telah digunakan. Sebagai contoh, jika “01” telah

digunakan “02” akan dipaparkan.

3.3 Cadangan Tajuk Prosedur

i. Sila masukkan tajuk berdasarkan tajuk prosedur pada dokumen.

3.4 Tarikh Kuatkuasa

i. Klik pada , tetingkap Kalendar seperti Rajah 6 dipaparkan.

ii. Pilih tarikh yang sesuai, tarikh tersebut secara automatik akan dipaparkan

dalam kekotak “Tarikh Kuatkuasa”.

Rajah 5

Rajah 6

21

3.5 Muat Naik Dokumen

i. Klik pada bebutang “Browse…”. Tetingkap “Choose File to Upload”

dipaparkan seperti Rajah 7.

ii. Pilih dokumen yang telah diwujudkan.

iii. Klik bebutang “Open”.

iv. Klik pada “Daftar” untuk mengakhiri proses. Paparan seperti Rajah 8

dipaparkan menunjukkan proses daftar dokumen tersebut telah berjaya.

Rajah 7

Rajah 8

22

PROSES : HANTAR DOKUMEN UNTUK SEMAKAN

MENU : PERMOHONAN

SUB MENU : SENARAI DOKUMEN BARU

Sub Menu Senarai Dokumen Baru memaparkan segala dokumen yang telah dimuat naik disenaraikan

di sini sebelum dihantar kepada Penyemak untuk dikemaskini.

1. Klik pada menu “Senarai Dokumen Baru”.

2. Paparan “Senarai Dokumen Baru” dipaparkan, seperti Rajah 9.

3. Klik bebutang untuk memaparkan semua senarai maklumat dokumen yang telah

dimuat naik seperti Rajah 10.

Rajah 9

Rajah 10

23

4. Penunjuk ikon.

IKON PENERANGAN

Papar dokumen yang telah dimuat naik ke sistem

Kemaskini dokumen (muat naik dokumen baru untuk menggantikan dokumen yang sebelumnya)

Hantar dokumen untuk perhatian Penyemak

Hapus maklumat dan data berkaitan dokumen

Papar status dokumen dengan lebih lanjut

Penunjuk bagi dokumen yang baru dimuat naik. Status baru selama 7 hari

4.1 Klik pada untuk memuat naik dokumen baru bagi menggantikan dokumen

sebelumnya.

4.1.1 Teringkap seperti Rajah 11 akan dipaparkan.

4.1.2 Klik pada bebutang “Browse…”. Tetingkap “Choose File to Upload”


Rajah 11

http://localhost/html/penolong_daftar/arUpdate.php?doc_id=00107&pass_id=1&doc_type_id=3

http://localhost/html/penolong_daftar/deleteFile.php?action=delete&doc_id=00040&doc_type_id=3&doc_title=Pengunjuran Pelajar


http://localhost/html/penolong_daftar/dlFile.php?doc_type_id=3&file=Penganjuran Pelajar.doc

http://localhost/html/penolong_daftar/sendFile.php?doc_id=00040&doc_title=Pengunjuran Pelajar

24

4.1.3 Pilih dokumen yang telah diwujudkan.

4.1.4 Klik bebutang “Open”.

4.1.5 Klik pada “Kemaskini” untuk mengakhiri proses. Paparan seperti Rajah 13

dipaparkan menunjukkan proses muat naik dokumen telah berjaya.

Rajah 13

Rajah 12

25

4.2 Klik pada untuk memaparkan status dokumen dengan lebih lanjut.

4.2.1 Teringkap seperti Rajah 14 akan dipaparkan.

Rajah 14

26

4.2.2 Penunjuk ikon.

BAHAGIAN TINDAKAN IKON PENERANGAN

Pemilik Proses

Pindaan

- Tidak terlibat (untuk dokumen yang belum diterbitkan)

- Telah dimurnikan

- Belum dimurnikan

Hantar - Telah diserahkan untuk semakan

- Belum diserahkan untuk semakan

Penyemak

Semak - Telah disemak

- Belum disemak

Keputusan

- Disemak dan diserahkan untuk kelulusan

- Perlu dimurnikan

- Tiada keputusan

Pelulus Tindakan

- Telah diluluskan

- Belum diluluskan

- Tiada keputusan

Pindaan - Telah diterbitkan

- Belum diterbitkan

27

5. Sebagai opsyen, carian dokumen juga boleh dicapai dengan lebih khusus mengikut kaedah

berikut:

5.1 Membuat pilihan kategori yang hendak dicari beserta kata kunci. Sebagai contoh:

i. Klik pada untuk memilih Kategori. Senarai pilihan


ii. Pilihan No.Rujukan sebagai kategori, taipkan kata kuncinya

“PK.UniMAP.(O).03” dan klik . Maklumat akan dipaparkan seperti

Rajah 16:

iii. Ulangi langkah (i.) hingga (ii.) untuk kategori-kategori yang lain.

6. Jika telah yakin dengan dokumen yang dimuat naik, klik untuk menghantar dokumen

tersebut kepada Penyemak sebagai tindakan selanjutnya. Jika tidak berpuas hati, klik

untuk menghapus maklumat dan data berkenaan dokumen tersebut dan mulakan langkah –

langkah dalam tajuk “Daftar Dokumen Baru” untuk memuat naik semula dokumen baru.

7. Paparan seperti Rajah 17 dipaparkan menunjukkan proses penghantaran dokumen kepada

Penyemak untuk semakan telah berjaya.

Rajah 11

Rajah 16

Rajah 15

Rajah 17



28

8. Penyemak dan Pengurusan Tertinggi akan mendapat email seperti Rajah 18

Rajah 18

29

PROSES : MEMOHON PINDAAN DOKUMEN KEPADA PEMILIK PROSES

MENU : PERMOHONAN

SUB MENU : PINDAAN DOKUMEN TERBITAN

Sub Menu Pindaan Dokumen Terbitan memaparkan segala dokumen yang telah diterbitkan dan

ingin memberitahu Pemilik Proses untuk membuat pindaan.

1. Klik pada sub menu “Pindaan Dokumen Terbitan”.

2. Paparan “Pindaan Dokumen Terbitan” dipaparkan, seperti Rajah 19.

3. Klik bebutang untuk memaparkan semua senarai maklumat dokumen yang

diterbitkan oleh Penyemak seperti Rajah 20.

Rajah 20

Rajah 19

30

4. Penunjuk ikon.


berikut:






Rajah 22:

iii. Ulangi langkah (i.) untuk kategori-kategori yang lain.

IKON PENERANGAN


Semak dokumen yang telah dikemaskini oleh Penyemak

Hantar permohonan pindaan kepada Pemilik Proses


Rajah 21

Rajah 22

http://localhost/html/editor/edtReqDcr.php?doc_id=00119&doc_type_id=3


31

6. Klik pada untuk memaparkan status dokumen dengan lebih lanjut.

7. Tetingkap seperti Rajah 23 akan dipaparkan.

Rajah 23

32

8. Penunjuk ikon.


Pemilik Proses

Pindaan


- Telah dimurnikan

- Belum dimurnikan



Penyemak


- Belum disemak

Keputusan


- Perlu dimurnikan

- Tiada keputusan

Pelulus Tindakan

- Telah diluluskan

- Belum diluluskan

- Tiada keputusan


- Belum diterbitkan

9. Klik pada untuk melihat dokumen, tetingkap seperti Rajah 24 akan dipaparkan.

Rajah 24

33

10. Seterusnya klik pada untuk menghantar permohonan pindaan dokumen terbitan kepada

Pemilik Proses.

11. Paparan seperti Rajah 25 akan terpapar.

12. Sila isi ruangan Tujuan Pindaan dan klik pada untuk mengakhiri proses.

Paparan seperti Rajah 26 akan terpapar menunjukkan permohonan telah berjaya dihantar.

Rajah 26

Rajah 25

http://localhost/html/editor/edtReqDcr.php?doc_id=00119&doc_type_id=3

34

PROSES : KEMASKINI DOKUMEN

MENU : KEMASKINI DOKUMEN

Menu Kemaskini Dokumen membantu pengguna mengemaskini dokumen yang telah disemak dan

ditolak oleh Penyemak atau mewujudkan dokumen versi seterusnya jika perlu membuat pindaan

pada dokumen sedia ada. Menu ini mempunyai 2 sub menu iaitu:

i. Dokumen Baru Yang Ditolak

ii. Dokumen Terbitan

35



SUB MENU : DOKUMEN BARU YANG DITOLAK

Paparan Sub Menu ini digunakan untuk membolehkan pengguna mengemaskini dokumen baru yang

telah disemak dan ditolak oleh Penyemak.

1. Satu nota pendek daripada Penyemak akan dihantar melalui email seperti Rajah 27.

2. Klik pada menu “Kemaskini”, sub menu “Dokumen Baru Yang Ditolak”.

3. Paparan “Dokumen Baru Yang Ditolak” dipaparkan, seperti Rajah 28.

Rajah 27

36


disemak dan ditolak seperti Rajah 29.

Rajah 29

Rajah 28

37

4.1 Penunjuk ikon.

IKON PENERANGAN






berikut:


i. Klik pada untuk memilih Kategori. Senarai pilihan dipaparkan

seperti Rajah 30.

ii. Pilihan No.Rujukan sebagai kategori, taipkan kata kuncinya “PK.UniMAP.(O).03” dan

klik . Maklumat akan dipaparkan seperti Rajah 31:

iii. Ulangi langkah (i.) hingga (ii.) untuk kategori-kategori yang lain.

Rajah 31

Rajah 30




38

6. Klik pada untuk memuat turun dokumen untuk dikemaskini.

7. Klik pada untuk memuat naik dokumen baru bagi menggantikan dokumen sebelumnya.

8. Teringkap seperti Rajah 32 akan dipaparkan.

8.1 Klik pada bebutang “Browse…”. Tetingkap “Choose File to Upload” dipaparkan

seperti Rajah 33.

8.2 Pilih dokumen yang telah diwujudkan.

8.3 Klik bebutang “Open”.

Rajah 33

Rajah 32



39

8.4 Klik pada “Muat Naik” untuk mengakhiri proses. Paparan seperti Rajah 34

dipaparkan menunjukkan proses muat naik dokumen telah berjaya.

9. Ikon akan terpapar pada paparan Sub Menu “Dokumen Baru Yang Ditolak”. Klik untuk

menghantar dokumen kepada Penyemak. Rajah 35 akan dipaparkan menunjukkan proses

penghantaran dokumen telah berjaya.

Rajah 34

Rajah 35


40



SUB MENU : DOKUMEN TERBITAN

Paparan Sub Menu ini digunakan untuk membolehkan pengguna memohon kepada Penyemak untuk

membuat pindaan baru pada dokumen yang telah diterbitkan, atau Penyemak sendiri akan

memaklumkan kepada pengguna. Terdapat 2 proses iaitu:

i. Permohonan pindaan daripada pengguna

ii. Permohonan pindaan daripada Penyemak

i. Permohonan Pindaan Daripada Pengguna

1. Klik pada menu “Kemaskini Dokumen”, sub menu “Dokumen Terbitan”.

2. Paparan “Dokumen Terbitan” dipaparkan, seperti Rajah 36.

Rajah 36

41


terbitkan seperti Rajah 37.

4. Penunjuk ikon.

IKON PENERANGAN


Mohon pindaan kepada Penyemak




Rajah 37

http://localhost/html/penolong_daftar/arReqDcr.php?pass_id=1&action=delete&doc_id=00109&doc_type_id=3&doc_title=Pendaftaran Kursus Pelajar




42

5. Klik pada untuk memohon pindaan. Paparan “Permohonan Pindaan” akan dipaparkan

seperti Rajah 38.

6. Isi ruangan “Tujuan Pindaan” dan klik untuk menghantar permohonan. Paparan

Rajah 39 dipaparkan menunjukkan proses permohonan telah berjaya dihantar kepada

Penyemak.

7. Penyemak akan mendapat email seperti Rajah 40. Proses kebenaran untuk membuat

pindaan akan berlaku sama ada dibenarkan atau tidak.

Rajah 39

Rajah 38

Rajah 40


43

8. Jika Penyemak tidak membenarkan pindaan dilakukan email akan diperolehi seperti Rajah

41.

9. Jika Penyemak membenarkan pindaan dilakukan, email akan diperolehi seperti Rajah 42 dan

ikon akan dipaparkan dalam paparan Menu Kemaskini Dokumen, Sub Menu Dokumen

Terbitan.

Rajah 40

Rajah 42

Rajah 41


44

10. Klik pada untuk muat turun dan mengemaskini dokumen. Setelah selesai, klik pada

paparan “Kemaskini Dokumen Terbitan” akan dipaparkan seperti Rajah 43.

11. Isi ruangan “Ringkasan Pindaan” dan klik pada “Browse…” untuk muat naik dokumen yang

telah dikemaskini.

12. Klik pada untuk mengakhiri proses pindaan. Paparan seperti Rajah 44 akan

dipaparkan menunjukkan dokumen dan email pemberitahuan telah berjaya dihantar kepada

Penyemak.

Rajah 43

Rajah 44



45

ii. Permohonan Pindaan Daripada Penyemak

1. Jika Penyemak memohon pindaan dilakukan, pengguna akan memperoleh email seperti

Rajah 45.

2. Klik pada menu “Kemaskini”, sub menu “Dokumen Terbitan”.

3. Paparan “Dokumen Terbitan” dipaparkan, seperti Rajah 46.

Rajah 46

Rajah 45

46



5. Penunjuk ikon.

IKON PENERANGAN


Mohon pindaan kepada Penyemak




Rajah 47





47

6. Klik pada untuk muat turun dan mengemaskini dokumen. Setelah selesai, klik pada .

Paparan “Kemaskini Dokumen Terbitan” akan dipaparkan seperti Rajah 48.

7. Isi ruangan “Ringkasan Pindaan” dan klik pada “Browse…” untuk muat naik dokumen yang

telah dikemaskini.

8. Klik pada untuk mengakhiri proses pindaan. Paparan seperti Rajah 49 akan

dipaparkan menunjukkan dokumen dan email pemberitahuan telah berjaya dihantar kepada

Penyemak.

Rajah 48

Rajah 49



48

PROSES : KEMASKINI MAKLUMAT DOKUMEN

MENU : KEMASKINI MAKLUMAT

Paparan Menu ini digunakan untuk membolehkan pengguna mengemaskini maklumat tertentu

sahaja seperti No. rujukan. Tajuk dokumen dan Tarikh kuatkuasa atau menghapuskan terus

dokumen serta maklumat yang dirasakan tidak perlu.

1. Klik pada menu “Kemaskini Maklumat”.

2. Paparan “Kemaskini Maklumat” dipaparkan, seperti Rajah 50.



4. Penunjuk ikon.

Rajah 50

Rajah 51

49

5. Klik pada untuk mengemaskini maklumat. Paparan “Kemaskini Maklumat Dokumen”

akan dipaparkan seperti Rajah 52.

6. Setelah selesai mengemaskini, klik pada untuk mengakhiri proses. Paparan

seperti Rajah 53 menunjukkan proses kemaskini maklumat dokumen telah berjaya.

IKON PENERANGAN


Kemaskini maklumat (No. Rujukan, Tajuk Dokumen, Tarikh Kuatkuasa)

Hapus maklumat dan data berkaitan dokumen


Rajah 52

Rajah 53





50

PROSES : SEMAKAN DOKUMEN

MENU : SEMAKAN

SUB MENU : DOKUMEN BARU

Paparan “Semakan Dokumen Baru” membantu pengguna membuat semakan dan keputusan sama

ada perlu dimurnikan lagi atau dihantar untuk kelulusan Ketua Jabatan/Dekan.

1. Klik pada menu “Semakan”, submenu “Dokumen Baru”.

2. Paparan “Semakan Dokumen Baru” dipaparkan, seperti Rajah 54.

3. Klik bebutang untuk memaparkan semua senarai maklumat dokumen yang perlu

disemak. Paparan seperti Rajah 55 akan terpapar.

Rajah 54

Rajah 55

51

4. Penunjuk ikon.

IKON PENERANGAN



Buat keputusan sama ada perlu dimurnikan lagi atau hantar untuk kelulusan Ketua Jabatan / Dekan



berikut:






Rajah 57:


Rajah 56

Rajah 57

http://localhost/html/ketua_jabatan/kjReview.php?doc_id=00039&pass_id=1


52



Rajah 58

53

8. Penunjuk ikon.


Pemilik Proses

Pindaan


- Telah dimurnikan

- Belum dimurnikan



Penyemak


- Belum disemak

Keputusan


- Perlu dimurnikan

- Tiada keputusan

Pelulus Tindakan

- Telah diluluskan

- Belum diluluskan

- Tiada keputusan


- Belum diterbitkan

9. Klik pada untuk membuat semakan, tetingkap seperti Rajah 59 akan dipaparkan.

Rajah 59

54

10. Klik “Open” untuk memaparkan dokumen untuk disemak.

11. Setelah disemak, keputusan sama ada perlu dimurnikan semula oleh Penyemak atau hantar

untuk keputusan oleh Ketua Jabatan/Dekan boleh dilakukan dengan klik pada .

12. Paparan”Semakan Dokumen” akan dipaparkan seperti Rajah 60.

13. Isikan komen dalam ruangan “Catatan” dan klik pada ruangan Keputusan sama ada “Perlu

dimurnikan “ atau “Serah untuk kelulusan” seperti Rajah 61.

13.1 Jika pilihan “Perlu dimurnikan” dipilih, keputusan semakan akan dihantar kepada

Penyemak untuk dikemaskini, manakala jika pilihan “Serah untuk kelulusan” dipilih,

keputusan semakan akan dihantar kepada Ketua Jabatan/Dekan.

14. Paparan seperti Rajah 61 akan dipaparkan menunjukkan dokumen telah berjaya dihantar.

Rajah 60

Rajah 61

Rajah 62

55

PROSES : SEMAKAN DOKUMEN

MENU : SEMAKAN

SUB MENU : DOKUMEN TERBITAN

Paparan “Semakan Dokumen Terbitan” membantu pengguna membuat semakan dan keputusan

sama ada perlu dimurnikan lagi atau dihantar untuk kelulusan Ketua Jabatan/Dekan.

1. Klik pada menu “Semakan”, submenu “Dokumen Terbitan”.

2. Paparan “Semakan Dokumen Terbitan” dipaparkan, seperti Rajah 63.

3. Untuk langkah seterusnya, sila rujuk pada Proses: Semakan Dokumen, Menu: Semakan, Sub

Menu: Dokumen Baru, bermula dengan langkah 3 hingga 14.

Rajah 63

56

PROSES: SEMAKAN PINDAAN DOKUMEN TERBITAN

MENU : SEMAKAN

SUB MENU : PINDAAN DOKUMEN TERBITAN

Paparan “Semakan Pindaan Dokumen Terbitan” membantu pengguna membuat keputusan sama

ada membenarkan pindaan dilakukan oleh Pemilik Proses atau tidak.

1. Klik pada menu “Semakan”, submenu “Pindaan Dokumen Terbitan”.

2. Paparan “Semakan Dokumen Terbitan” dipaparkan, seperti Rajah 64.


disemak. Paparan seperti Rajah 65 akan terpapar.

Rajah 64

Rajah 65



57

4. Penunjuk ikon.

IKON PENERANGAN



Buat keputusan sama ada membenarkan pindaan dilakukan atau tidak



berikut:






Rajah 67:


Rajah 66

Rajah 67



58



8. Klik pada untuk membuat semakan, tetingkap seperti Rajah 69 akan dipaparkan.

9. Klik “Open” untuk memaparkan dokumen untuk disemak.

10. Setelah disemak, keputusan sama ada membenarkan pindaan dibuat atau tidak boleh

dilakukan dengan klik pada .

11. Paparan”Pindaan Dokumen Terbitan” akan dipaparkan seperti Rajah 70.

Rajah 69

Rajah 68


59

12. Isikan komen dalam ruangan “Catatan” dan klik pada ruangan Keputusan sama ada “Lulus “

atau “Batal” seperti Rajah 71.

13.2 Jika pilihan “Lulus” dipilih, keputusan akan dihantar kepada Pemilik Proses untuk

membenarkan pindaan dilakukan, manakala jika pilihan “Batal” dipilih, keputusan akan

dihantar kepada Pemilik Proses untuk tidak membenarkan pindaan dilakukan.

13. Paparan seperti Rajah 72 akan dipaparkan menunjukkan dokumen telah berjaya dihantar.

Rajah 57

Rajah 71

Rajah 72

Rajah 70

60

PROSES: TERBITAN DOKUMEN

MENU : TERBITAN

Paparan “Terbitan” membantu pengguna menerbitkan dokumen yang telah diluluskan oleh Ketua

Jabatan/Dekan. Pengguna perlu memuat turun dokumen .doc/docx (Microsoft Word) dan ditukar

kepada dokumen .pdf (Portable Document Format) serta dimasukan katalaluan sebagai sekuriti

akses ke dokumen tersebut sebelum dimuat naik semula ke sistem.

1. Klik pada menu “Terbitan”.

2. Paparan “Terbitan” dipaparkan, seperti Rajah 73.


diterbitkan. Paparan seperti Rajah 74 akan terpapar.

Rajah 73

Rajah 74

61

4. Penunjuk ikon.

IKON PENERANGAN



Terbitkan dokumen



berikut:






Rajah 76:


Rajah 75

Rajah 76

http://localhost/html/editor/publishDoc.php?doc_id=00119&doc_type_id=3


62



Rajah 77

63

8. Penunjuk ikon.


Editor

Kemaskini - Telah dimurnikan

- Belum dimurnikan



Penyemak


- Belum disemak

Keputusan

- Disemak dan diserahkan untuk

kelulusan

- Perlu dimurnikan

- Tiada keputusan

Pelulus Tindakan

- Telah diluluskan

- Belum diluluskan

- Tiada keputusan


- Belum diterbitkan

9. Klik pada untuk muat turun dokumen, tetingkap seperti Rajah 78 akan dipaparkan.

10. Klik “Open” untuk memaparkan dokumen untuk ditukar kepada format (.pdf) dan diletakkan

katalaluan akses sekuriti.

11. Setelah selesai, terbitan dokumen boleh dilakukan dengan klik pada .

Rajah 78

http://localhost/html/editor/publishDoc.php?doc_id=00119&doc_type_id=3

64

12. Paparan”Terbitan Dokumen” akan dipaparkan seperti Rajah 79.

13. Klik pada bebutang “Browse…”. Tetingkap “Choose File to Upload” dipaparkan seperti Rajah

80.

14. Pilih dokumen yang telah ditukar format (.doc/docx) kepada (.pdf) dan dimasukan

katalaluan.

15. Klik bebutang “Open”.

16. Klik pada untuk mengakhiri proses ini.

Rajah 66

Rajah 79

Rajah 80

65

17. Paparan seperti Rajah 81 akan dipaparkan menunjukkan dokumen telah berjaya diterbitkan.

Dokumen terbitan tersebut boleh dilihat di laman utama pada bahagian menu Senaran

Dokumen Terbitan.

Rajah 81

66

PROSES : LOG KELUAR DARI SISTEM

MENU : LOG KELUAR

1. Klik pada “Log Keluar” untuk menamatkan sesi penggunaan.

SISTEM eQdoc PENYEMAKeqdoc.unimap.edu.my/dokumen/otherDoc/Pengurus Dokumen.pdf · 4. Setelah proses...

Documents

Transcript of SISTEM eQdoc PENYEMAKeqdoc.unimap.edu.my/dokumen/otherDoc/Pengurus Dokumen.pdf · 4. Setelah proses...