TAJUK 3:

SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

3.0 PENGENALAN

Sistem fail merupakan satu proses menyimpan rekod & dokumen untuk simpanan

selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula & berakhir pada titik yang sama.

Prosesnya seperti mengklasifikasikan, menyusun, menyimpan fail-fail bagi

memudahkan pengurusannya apabila diperlukan.

3.1 SISTEM FAIL DAN JENIS-JENIS FAIL

3.1.1 Sistem fail mengandungi beberapa ciri-ciri yang sistematik supaya:

i. Dokumen mudah dicari & diperolehi dgn cepat

ii. Sistem fail tidak kompleks, mudah dikendali / difahami / tidak

mengelirukan

iii. Perlu disesuaikan dgn keperluan organisasi

iv. Boleh diubahsuai jika perlu : membesarkan / mengecilkan

v. Melibatkan kos yang paling minimum

vi. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan dpd

kebakaran, kekotoran, bencana alam & kebocoran rahsia organisasi

vii. Menggunakan ruang yang paling minimum

3.1.2 Jenis-jenis fail ialah:

i. Fail Operasi

Meliputi fail-fail yang berkaitan dengan fungsi asas sesuatu organisasi seperti rekod

tanah untuk pejabat tanah, rekod cukai pendapatan (hasil) untuk Jabatan Hasil Dalam

Negeri.

ii. Fail House Keeping

Meliputi perkara-perkara seperti perjawatan & senarai pentadbiran dan kakitangan

(personal file) Lima kategori utama seperti berikut:-

o Pentadbiran Am

o Bangunan dan Harta

o Kelengkapan dan Bekalan

o Kewangan

o Perkhidmatan dan Personel

3.2 PROSEDUR PENULISAN SURAT RASMI

Penulisan surat rasmi hendaklah menepati prosedur yang telah ditetapkan. Berikut

adalah prosedur yang perlu dipatuhi:

1) Kepala Surat Bercetak

o Hanya perlu digunakan pada muka surat pertama sahaja.

2) Nombor Rujukan

o Tulis nombor rujukan fail sendiri (rujukan kami)

o Jika menjawab surat, perlu dicatat nombor rujukan pengirim (rujukan tuan) di

bahagian atas rujukan kami.

3) Tarikh

o Tidak perlu dicatat hb. atau hari bulan di hadapan angka, cth : 17hb Ogos

2003.

o (b) Dua cara untuk menulis bulan :

(i) Semua huruf besar, cth : OGOS (gaya KPM).

(ii) Huruf besar pada huruf pertama sahaja, cth :Ogos (gaya INTAN).

4) Alamat Penerima

o Perkataan "kepada" tidak perlu ditulis.

o Taip (u.p.........................................................)

untuk tindakan pegawai yang berkenaan.

o Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi.

5) Perkataan "Melalui“

o Perkataan "Melalui Guru Besar atau Pengetua" ditulis jika surat keluar dari

persatuan di sekolah kepada agensi luar. Surat ini ditandatangani oleh

penasihat/pengerusi persatuan. Jika surat ini ditandatangani oleh Guru Besar

atau Pengetua, perkataan "melalui" tidak perlu.

o Perkataan "melalui" ditulis di sebelah bawah alamat penerima

6) Mengadap atau Pembukaan Surat

o Menggunakan perkataan penghormatan seperti tuan/puan, Ybhg. Dato', Yang

Berhormat dan sebagainya.

o Jarak di antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara

barisan (spacing).

7) Tajuk Surat

o Jarak di antara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap atau

pembukaan surat.

o Tidak perlu ditulis perkataan "PER" atau "PERKARA", hanya memadai

dengan menggariskan di bawah tajuk atau perkara.

o Tajuk surat ditaip huruf besar bagi huruf pertama setiap perkataan.

8) Pembukaan dan Kandungan Surat

o Jarak di antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua barisan.

o Pembukaan surat dan perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor.

Penulisannya bermula dari tepi sebelah kiri surat.

o Perenggan kedua, ketiga dan seterusnya perlu ditulis nombor seperti 2, 3 dan

seterusnya.

o Jarak di antara perenggan ialah dua barisan.

o Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat

pecahan, pemberian nombor menggunakan peringkat pecahan pertama

seperti 2.1, 2.2. 2.3 dan seterusnya. Huruf abjad atau huruf roman juga bo!

eh digunakan.

o Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua peringkat.

o Elakkan menggunakan ayat yang panjang, berbunga-bunga dan meleret-

leret.

9) Cogan Kata

o Cogan kata menggunakan semua huruf besar, contohnya 'BERKHIDMAT

UNTUK NEGARA'.

o Baris seterusnya ditulis dengan perkataan "yang menjalankan tugas" dan

sebagainya.

o Jarak dua barisan dan tidak menggunakan indensi.

10)Tandatangan, Nama dan Gelaran Jawatan

o Jaraknya ialah empat barisan di bawah cogan kata.

o Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kurungan. Contoh-nya:

(AB. ALIM BIN ABDUL RAH1M).

o Gelaran Jawatan ditulis dengan huruf pertama bagi setiap perkataan.

o Nama dan gelaran Jawatan tidak perlu menggunakan indensi.

11)Salinan

o Ditaip dengan perkataan "s.k.".

o Apabila salinan surat lebih daripada satu, nombor urutan 1, 2, 3 tidak perlu

ditulis. Contohnya:

s. k.

Pesuruhjaya Daerah

Guru Besar

PK. Kokurikulum

o Tidak perlu menggunakan indensi.

12)Kependekan (initial) Nama Penulis dan Jurutaip

o Ditaip huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip dengan

huruf kecil, contohnya AA/na.

o Ditaip di bahagian paling bawah di sudut kiri surat.

3.2.1 Jenis Surat Rasmi Yang Biasa Di Peringkat Sekolah

i. Surat Panggilan Mesyuarat

ii. Surat Pemberitahuan

iii. Surat Memohon Mengadakan Lawatan

iv. Surat Memanggil Penceramah

3.2.2 Perkara Asas Dalam Surat Rasmi

i. Logo, nama dan alamat sekolah/persatuan.

ii. Nombor fail (rujukan kami dan rujukan tuan)

iii. Tarikh

iv. Alamat penerima

v. Perkataan “Melalui”

vi. Mengadap atau membuka surat

vii. Perkara (tujuan surat itu ditulis)

viii. Kandungan surat (seringkas mungkin)

ix. Ucapan terima kasih dan penghargaan

x. Cogan kata (jika perlu)

xi. Yang menurut perintah/Yang menjalankan tugas

xii. Tandatangan

xiii. Nama dan jawatan

3.3 KOMUNIKASI RASMI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

Urusan rasmi dapat dijalankan dengan lebih mudah dan pantas. Maklumat dapat

disampaikan dengan serta-merta setelah urusan rasmi surat-menyurat disiapkan

melalui e-mail.terdapat banyak kelebihan yang boleh diperolehi dengan menggunakan

e-mail, diantaranya ialah:

i. e-mail sangat mudah dan cepat sampai

ii. e-mail juga tidak perlu respons spontan seperti telefon.

iii. Si penerima e-mail boleh melakukan tugas-tugas biasa tanpa diganggu

oleh e-mail.

iv. Membolehkan komunikasi secara bertulis dilakukan

v. e-mail boleh dihantar kepada banyak penerima.

Sesi Penggunaan E-mail:

i. Melancarkan perisian e-mail, jika terdapat e-mail baharu, ia akan

memaklumkan kepada anda.

ii. Pilih e-mail yang hendak dibaca dalam peti e-mail.

iii. Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang lain.

iv. Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan.

v. Karang e-mel baru

vi. Kirim e-mail.

vii. Hapuskan e-mail yang lama.

viii. Tamat perisian e-mail.

Laman-laman e-mail yang biasa digunakan ialah:

i. .Yahoo.com

ii. Google mail(gmail)

iii. Hotmail

iv. Rocketmail