DEFINISI FAIL

Proses menyimpan rekod dan butir-butir untuk simpanan yangselamat.

Tiap-tiap buah sekolah mempunyai sistem failsendiri,berbeza di antara sebuah sekolahdengan sekolah yang lain.

Sesetengah daripada kelainan ini adalah seperti berikut:

(i) Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil,

(ii) Nomber fail untuk satu-satu tajuk berbeza di antara sekolah

(iii) Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk dan

(iv) Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin dari fail tegak,lipat,spring dll.

Oleh sebab-sebab ini menjadi perkara biasa di sekolah :

(i)  Sukar hendak mengesan/mencari fail .(ii)  Ada kecenderongan menambah nomber fail baru kepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika ada timbul sesuatu perkara/tajuk baru. Misalnya jika sebuah sekolah ini mempunyai 100 buah fail,akan ditambah nomber 101,102 dan seterusnya tanpa mengambil tajuk/perkara tersebut.Dengan ringkasnya tiada sistem/yang tersusun baik atau tidak mengikut prinsip-prinsip sistem fail memail.

Prinsip-Prinsip Sistem Fail-Memail :

(i)   Tidak banyak menggunakan ruang. Fail berkulit nipis lebih baik dari berkulit keras.(ii)   Mudah disediakan dan disimpan.(iii)  Mudah dan murah diperolehi.(iv)  Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan (Aktif).(v)   Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang masa banyak.(vi)  Beri cross-reference(vii) Beri tanda bila dikeluarkan.

Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistemfail yang kurang memuaskan, ia boleh menimbulkanbanyak masalah.

Di antaranya:(i) Penyimpanan rekod yang kurang kemas/teratur(ii) Susah hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari daftar fail dan (iii) Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil masa memahami sistem/nomber fail sesebuah sekolah.

Proses ini berulang jika berlaku pertukaran pengetua dan pegawai di sekolah baru .Pengetua terpaksa mengambil masa memahami isi kandungan surat kerana jika ada kod/nomber fail yang surupa bagi semua sekolah. Pengetua akan tahu dengan segera maksud sesuatu surat dengan melihat nomber failnya sahaja.

Salah satu daripada cara-cara bagi melicinkan pentadbiran sekolah ialah dengan adanya suatu sistem fail yang baik dan seragam.

Ini perlu dibuat walau ada juga guru besar/ pengetua berpendapat tidak perlu diubah sistem fail yang telah ada.

Menurut mereka selama ini sekolah dapat berfungsi dengan menggunakan sistem yang ada. Sikap nagatif seperti ini tidak wajar diteruskan lagi.

Mengelaskan dan Menomborkan Fail:

Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nomber kod yang sesuai. ( cth: CBA 4012/05 ….)

Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau dikatakan Level Pertama. Tiap -tiap satu leval pertama dipecahkan kepada tajuk kecil- Level Kedua dan seterusnya tajuk-tajuk yang kecil level kedua boleh dipecahkan lagi pada tajuk-tajuk lebih kecil (Level Ketiga).

Dicadangkan ada 9 tajuk (Level Pertama) dan ditulis mengikut abjad seperti berikut :

01 - Asrama

04 - Kewangan dan Akaun.

07 - Pentadbiran Am Sekolah.

02 - Hal Ehwal Pelajar.

05 - Ko Kurikulum.

08 - Perhubungan Masyarakat.

03 - Kemudahan Fizikal

06 - Kurikulum.

09 - Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan.

Fail Jawatankuasa pemuafakatanRekod KedatanganFail InventoriFail Pencerapan - pengajaran dan pembelajaran - pengurusan kelasRekod Rancangan MengajarFail Stok bahan kering dan bahan basahRekod KedatanganPortfolio muridRekod tugasan PPMFail Surat Pekeliling dan surat SiaranFail Kurikulum Standard Prasekolah Kebangsaan

LAIN-LAIN FAIL/ REKOD YANG PERLU ADA DI PRASEKOLAH: Penggunaan ICT Penyelenggaraan Stor Keluar masuk murid Rekod Pergerakan Guru dan PPM Minit Mesyuarat Surat Keluar Surat Masuk Rekod Pelawat Program Tahunan

FAIL PEMANTAUAN NAZIR

REKOD BAHAN KERING DAN BAHAN BASAH:

PPM perlu mencatat bahan kering dan bahan basah yang digunakan setiap bulan (secara berasingan) – rujuk resit dari pembekal.

REKOD PENCERAPAN:Pencerapan oleh pentadbir, PPD,JPN, Nazir dan sebagainya. (Borang boleh di dapati di sekolah untuk pencerapan oleh pentadbir)

REKOD INVENTORIPPM perlu mencatat kesemua keterangan aset dalam dan luar kelasBeserta dengan kuantitinya.

REKOD PENGGUNAAN ICTGuru perlu merekodkan kekerapan penggunaan komputer dan televisyendalam pengajaran dan pembelajaran. Rekod perlu mengandungi tarikhdigunakan dan perkara yang diajar.

BACK

REKOD PENYELENGGARAAN STOR

Rekod ini mengandungi senarai barang2 yang terdapat di dalam stor prasekolah.Nyatakan kuantitinya dan statusnya samada dalam keadaan baik atau sebaliknya.Guru perlu sediakan sekali borang pinjaman alatan. (perlu dicatat nama peminjam, tarikh dipinjam, nama alat, tarikh dipulangkan dan tandatangan)

REKOD KELUAR MASUK MURID

Rekod ini perlu mengandungi borang yang perlu diisi oleh ibu bapa/penjagaketika membawa murid keluar dari kelas atau menghantar semula selepas membawa keluar. Contohnya: membawa murid ke klinik atau ada sesuatu perkara yang memerlukan murid tersebut keluar sebentar. (Borang perlu mengandungitarikh, nama ibu bapa/penjaga yang mengambil murid keluar, sebab/tujuan,masa keluar, masa hantar semula, kebenaran siapa dan tandatangan.

REKOD SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK

PPM/ guru perlu memasukkan ke semua surat yang diterima dari luar ke dalam failsurat masuk dan salinan surat keluar ke dalam fail surat keluar. ( surat keluarperlu mematuhi no rujukan sekolah dan disusun mengikut turutan bialnganDikeluarkan.

ASET ALIH KERAJAANTatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan INventori yg meliputi:Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan , Penyimpanan dan PemeriksaanPenyelenggaraan, pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.Aset bermaksud : harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan kerajaan yang dibeli/ disewa dgn wang kerajaan, yang diterima melalui sumbanganAtau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

Aset Alih bermaksud:aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yanglain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang sekali dgn bangunan.Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu:1) Harta Modal- harga perolehan RM 1000 ke atas2) Inventori – Harga perolehan kurang dari RM 1000 dan tdk memerlukan penyelenggaraan berjadual. - Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan.

MINIT MESYUARAT

Mengandungi semua minit mesyuarat yang diadakan oleh prasekolah/sekolahyang berkaitan dengan prasekolah.

JAWATANKUASA PRASEKOLAH/ TADIKA

Mengandungi carta organisasi ahli jawatankuasa pewaris prasekolah dan perkara-perkara berkaitan. (contoh: gambar aktiviti gotong royong,Hari keluarga dan lain-lain)

REKOD PELAWAT

Sebuah buku yang digunakan oleh pelawat2 untuk menyatakan ulasan/ komen atau tujuan kehadiran mereka ke prasekolah.(Guru boleh beli di kedai atau buat sendiri dengan menggunakan buku kulit tebal)

PROGRAM TAHUNAN

Mengandungi takwim tahunan prasekolah.

program utama (menyediakan pengajaran dan pembelajaran dengan menggunakan pendekatan bertema, bersepadu, belajar melalui bermain dan kerja projek melalui komponen-komponennya dalam suasana dalam dan luar kelas yang kondusif)

program sokongan. Contoh: program Membaca Cepat

program sampingan. Contoh: lawatan pendidikan

(semua program sokongan dan sampingan perlu ada kertas kerja)