SISTEM PENGURUSAN FAIL DI SEKOLAH · sistem pengurusan fail di sekolah oleh abd rahim bin abdul...

29
SISTEM PENGURUSAN FAIL DI SEKOLAH Oleh ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN KETUA UNIT PIAWAIAN SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR [email protected] 019 - 7143511

Transcript of SISTEM PENGURUSAN FAIL DI SEKOLAH · sistem pengurusan fail di sekolah oleh abd rahim bin abdul...

SISTEM PENGURUSAN FAIL

DI SEKOLAHOleh

ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN

KETUA UNIT PIAWAIAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI

JABATAN PELAJARAN JOHOR

[email protected]

019 - 7143511

OBJEKTIF CERAMAH

Di akhir ceramah ini peserta diharap akan

dapat:

• Memahami apa yang dimaksudkan dengan

sistem fail; dan

• Menggunakan pengetahuan ini untuk

mengurus ,menyediakan fail bersistem yang

betul dan piawai bagi penyimpanan rekod

dan dokumen.

DEFINISI SISTEM FAIL

�Proses menyimpan segala rekod

dan dokumen untuk rujukan

dengan selamat, mudah diperolehi

dengan cepat bila dikehendaki dan

proses ini meliputi Klasifikasi,

Penyusunan, Penyimpanan Dan

Pelupusan.

Arahan / Punca Kuasa /Sumber

Rujukan

• Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail

Memail;

• Sistem Fail Arkib Negara Malaysia

* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003

• Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor* SURAT PELAKSANAAN 2010

Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik :

1. Bersistem

2. Mudah dirujuk

3. Mudah diperolehi

4. Selamat

Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail

1. Fail tidak banyak menggunakan ruang;

2. Mudah disedia dan mudah disimpan;

3. Murah dan mudah diperolehi;

4. Cara mudah diperluas dan dipakai

berterusan;

5. Rekod mudah dicari bila diperlukan;

6. Cross reference –maklumat berkaitan

dimasukkan dalam fail berkenaan.

Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA

KOD PERKARA

100 PENGURUSAN

200 BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP )

300 KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH )

400 KEWANGAN

500 SUMBER MANUSIA

600 PENGURUSAN KURIKULUM

700 PENGURUSAN KOKURIKULUM

BERDASARKAN SURAT ARAHAN BERDASARKAN SURAT ARAHAN BERDASARKAN SURAT ARAHAN BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI DARI DARI DARI

SEKTOR PENGURUSAN SEKTOR PENGURUSAN SEKTOR PENGURUSAN SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK AKADEMIK AKADEMIK AKADEMIK , JPN , JPN , JPN , JPN

JOHOR ( 2010 )JOHOR ( 2010 )JOHOR ( 2010 )JOHOR ( 2010 )

: PENGURUSAN FAIL PANITIA: PENGURUSAN FAIL PANITIA: PENGURUSAN FAIL PANITIA: PENGURUSAN FAIL PANITIA

10101010 FAILFAILFAILFAIL SEDIASEDIASEDIASEDIA ADAADAADAADA DITUKARDITUKARDITUKARDITUKAR KEKEKEKE 7777 FAILFAILFAILFAILSAHAJASAHAJASAHAJASAHAJA DENGANDENGANDENGANDENGAN 6666 FAILFAILFAILFAIL KERASKERASKERASKERAS &&&& 1111 FAILFAILFAILFAILPUTIHPUTIHPUTIHPUTIH

Tahukah anda…..

Tahap Fail : Mengikut Warna Fail

Putih : Terbuka dan terhad

Hijau: SULIT untuk fail individu

Merah Jambu: Rahsia

Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah

luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA

Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail

sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai

masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada

kertas minit

Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH

• Maklumat yang terkandung dalam

dokumen ini tidak boleh diberitahu

secara lansung atau tidak lansung

kepada akhbar atau sesiapa yang

tidak dibenarkan

• Digunakan untuk fail induk di pejabat

/sekolah

Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit• Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn

Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi

makluman orang-orang yang perlu mengetahui

kandungannya dalam masa menjalankan tugas-

tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung

dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara

lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa

yang tidak dibenarkan

• Ada di JPN/PPD/Sekolah

• Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )

53(a): RAHSIA BESAR• Dokumen ini ialah hak milik kerajaan

Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagimakluman…….sendiri dan lain-lain pegawaiyang perlu mengetahui kandunganya dalammasa menjalankan tugas-tugas rasmimereka. Maklumat yang terkandung dalamdokumen ini tidak boleh diberitahu secaralansung atau tidak lansung kepada akhbaratau sesiapa yang tidak dibenarkan.

• Tiada di sekolah.

Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b)

dan (c)• Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah

dikehendaki oleh undang-undang

menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai

Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk

dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan

Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan

termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana

dijumpai. Menyimpan atau membinasakan

dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu

kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972

PERALATAN YANG PERLU:

1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 700

2. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH

3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU

4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM

5. PENSIL 2B/HB

6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU

7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS )

8. KERTAS MINIT

9. GETAH PEMADAM

10. TALI PENGIKAT KERTAS

Peralatan Yang digunakan untuk Membuka Fail

LIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN…..

Cara Membuka Fail Terbuka:

Muka Depan : tulis tangan !!

1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )

Cara Membuka Fail Terbuka:

Muka Depan : tulis tangan !!

1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )

2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )-

mesti sama dgn apa yg didaftarkan – tak boleh singkatan.

Kalau nak pakai huruf blok boleh…tapi ada syarat…..

3. Tuliskan kod : JBA1056/600-2/3/1

4. Tuliskan tarikh kandung pertama : tarikh minit

pertama dikandungkan & initial ( jika mahu )

5. Didaftarkan dibawah perkara : 600 – KURIKULUM

KURIKULUM

RAHIM - SJQ - JPNJ

6. TEBUK LUBANG , 1 INCI DARI TEPI & 1.5 INCI DARI ATAS KE BAWAH

RAHIM - SJQ - JPNJ

7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGAN

BATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINIT

KIRI FAIL – KERTAS MINIT

KANAN FAIL - SURAT

BAHAGIAN DALAM FAIL

RAHIM - SJQ - JPNJ

8. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:

-KERTAS MINIT NO :

-HELAI NO : 1 M/S : 1

RAHIM - SJQ - JPNJ

9. TULISKAN PADA KERTAS MINIT:

-KERTAS MINIT NO :

-HELAI NO : 1 M/S : 2

RAHIM - SJQ - JPNJ

TALI HIJAU

PENEBUK LUBANG

RAHIM - SJQ - JPNJ

KERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DAN

TIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAIL…HARAM…YE

PENEBUK LUBANG

PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR

DAN SURAT MASUK

SURAT MASUK : PEN WARNA MERAH

MASUK : MERAH

M:M

SURAT KELUAR : PEN WARNA

HITAM/BIRU

KELUAR : HITAM/BIRU

K:H/B

1

2

PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR

DAN SURAT MASUK

BERIKUT ADALAH ATURAN SEBENAR

UNTUK PROSES KELUAR MASUK SURAT

DAN KEADAAN SEBENAR MUNGKIN

BERBEZA DI SEKOLAH ANDA……

BERGANTUNG KEPADA BUDI BICARA

PIHAK PENTADBIR…JIKA BUAT BETUL..IA

AKAN BETUL SAMPAI BILA�BILA…