SISTEM PENGURUSAN FAIL DI SEKOLAH · sistem pengurusan fail di sekolah oleh abd rahim bin abdul...
Transcript of SISTEM PENGURUSAN FAIL DI SEKOLAH · sistem pengurusan fail di sekolah oleh abd rahim bin abdul...
SISTEM PENGURUSAN FAIL
DI SEKOLAHOleh
ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN
KETUA UNIT PIAWAIAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PELAJARAN JOHOR
019 - 7143511
OBJEKTIF CERAMAH
Di akhir ceramah ini peserta diharap akan
dapat:
• Memahami apa yang dimaksudkan dengan
sistem fail; dan
• Menggunakan pengetahuan ini untuk
mengurus ,menyediakan fail bersistem yang
betul dan piawai bagi penyimpanan rekod
dan dokumen.
DEFINISI SISTEM FAIL
�Proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk rujukan
dengan selamat, mudah diperolehi
dengan cepat bila dikehendaki dan
proses ini meliputi Klasifikasi,
Penyusunan, Penyimpanan Dan
Pelupusan.
Arahan / Punca Kuasa /Sumber
Rujukan
• Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail
Memail;
• Sistem Fail Arkib Negara Malaysia
* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003
• Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor* SURAT PELAKSANAAN 2010
Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail
1. Fail tidak banyak menggunakan ruang;
2. Mudah disedia dan mudah disimpan;
3. Murah dan mudah diperolehi;
4. Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;
5. Rekod mudah dicari bila diperlukan;
6. Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA
KOD PERKARA
100 PENGURUSAN
200 BANGUNAN DAN HARTA ( ASET TETAP )
300 KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET ALIH )
400 KEWANGAN
500 SUMBER MANUSIA
600 PENGURUSAN KURIKULUM
700 PENGURUSAN KOKURIKULUM
BERDASARKAN SURAT ARAHAN BERDASARKAN SURAT ARAHAN BERDASARKAN SURAT ARAHAN BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI DARI DARI DARI
SEKTOR PENGURUSAN SEKTOR PENGURUSAN SEKTOR PENGURUSAN SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK AKADEMIK AKADEMIK AKADEMIK , JPN , JPN , JPN , JPN
JOHOR ( 2010 )JOHOR ( 2010 )JOHOR ( 2010 )JOHOR ( 2010 )
: PENGURUSAN FAIL PANITIA: PENGURUSAN FAIL PANITIA: PENGURUSAN FAIL PANITIA: PENGURUSAN FAIL PANITIA
10101010 FAILFAILFAILFAIL SEDIASEDIASEDIASEDIA ADAADAADAADA DITUKARDITUKARDITUKARDITUKAR KEKEKEKE 7777 FAILFAILFAILFAILSAHAJASAHAJASAHAJASAHAJA DENGANDENGANDENGANDENGAN 6666 FAILFAILFAILFAIL KERASKERASKERASKERAS &&&& 1111 FAILFAILFAILFAILPUTIHPUTIHPUTIHPUTIH
Tahukah anda…..
Tahap Fail : Mengikut Warna Fail
Putih : Terbuka dan terhad
Hijau: SULIT untuk fail individu
Merah Jambu: Rahsia
Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah
luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA
Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail
sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai
masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada
kertas minit
Perkara 53 © :FAIL TERBUKA- PUTIH
• Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara lansung atau tidak lansung
kepada akhbar atau sesiapa yang
tidak dibenarkan
• Digunakan untuk fail induk di pejabat
/sekolah
Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit• Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn
Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi
makluman orang-orang yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa menjalankan tugas-
tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak dibenarkan
• Ada di JPN/PPD/Sekolah
• Di sekolah ( Cth : Guru bermasalah )
53(a): RAHSIA BESAR• Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagimakluman…….sendiri dan lain-lain pegawaiyang perlu mengetahui kandunganya dalammasa menjalankan tugas-tugas rasmimereka. Maklumat yang terkandung dalamdokumen ini tidak boleh diberitahu secaralansung atau tidak lansung kepada akhbaratau sesiapa yang tidak dibenarkan.
• Tiada di sekolah.
Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b)
dan (c)• Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang
menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai
Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk
dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan
Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan
termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana
dijumpai. Menyimpan atau membinasakan
dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu
kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972
PERALATAN YANG PERLU:
1. PEN MARKER WARNA HITAM / BIRU SIZE 700
2. PEN DAKWAT KERING WARNA MERAH
3. PEN DAKWAT KERING WARNA HITAM/BIRU
4. PEMBARIS PLASTIK/KAYU/LOGAM
5. PENSIL 2B/HB
6. HURUF BLOK ( STENCIL) : JIKA MAHU
7. PENEBUK LUBANG : 1 LUBANG ( TIKET BAS )
8. KERTAS MINIT
9. GETAH PEMADAM
10. TALI PENGIKAT KERTAS
Peralatan Yang digunakan untuk Membuka Fail
LIQUID PAPER : HARAM DIGUNAKAN…..
Cara Membuka Fail Terbuka:
Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
Cara Membuka Fail Terbuka:
Muka Depan : tulis tangan !!
1. Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
2. Tuliskan Perkara: PANITIA BAHASA MELAYU ( tulis tangan )-
mesti sama dgn apa yg didaftarkan – tak boleh singkatan.
Kalau nak pakai huruf blok boleh…tapi ada syarat…..
RAHIM - SJQ - JPNJ
7. GUNAKAN 1 TALI SAHAJA ,MASUKKAN TALI DARI LUAR FAIL DENGAN
BATANG SENGKANG KELUAR DARI LUBANG SURAT & KERTAS MINIT
KIRI FAIL – KERTAS MINIT
KANAN FAIL - SURAT
BAHAGIAN DALAM FAIL
RAHIM - SJQ - JPNJ
KERTAS MINIT : MESTI ASAL TIDAK BOLEH PHOTOCOPY / BERTAIP DAN
TIDAK BOLEH DITAMPAL DI ATAS KULIT FAIL…HARAM…YE
PENEBUK LUBANG
PRINSIP : PROSES SURAT KELUAR
DAN SURAT MASUK
SURAT MASUK : PEN WARNA MERAH
MASUK : MERAH
M:M
SURAT KELUAR : PEN WARNA
HITAM/BIRU
KELUAR : HITAM/BIRU
K:H/B
1
2