SISTEM PENGURUSAN LATIHAN (MYLATIHAN)

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

PENGENALAN

Latar belakang ringkas perkhidmatan.

Sistem Pengurusan Latihan (MyLatihan) merupakan sistem di atas talian (online) yang dibangunkan oleh Bahagian IT KDN secara dalaman (inhouse) untuk kegunaan Unit Latihan Dalam Perkhidmatan (ULP), Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (SM) selaku organisasi utama di Kementerian yang merancang, menyelaras dan melaksanakan program pembangunan sumber manusia melalui program latihan/kursus generik dan fungsional (khusus) anjuran sektor awam dan swasta di dalam dan Luar Negara. Sistem ini turut digunakan oleh Unit Korporat dan Pentadbiran, Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (IT) juga selaku organisasi utama yang menganjurkan latihan/kursus fungsional berkaitan bidang Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT). Sistem MyLatihan mempunyai ciri-ciri seperti yang berikut : i) Merupakan aplikasi yang berasaskan web; ii) Boleh diakses secara global tidak mengira masa dan lokasi; iii) Semua transaksi berkaitan butiran peribadi dan maklumat kursus boleh dikemaskini secara real time; iv) Berkebolehan untuk menjana laporan dan statistik bagi tujuan pemantauan dan pelaporan kepada pengurusan atasan. “Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam yang digariskan di dalam pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 menekankan keperluan semua warga kerja sektor awam memenuhi sekurang-kurangnya tujuh (7) hari latihan setahun dan ia menjadi sebahagian daripada KPI KSU.” v) Sistem ini telah dibangunkan secara dalaman (inhouse) oleh Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat dengan menggunakan kepakaran yang sedia ada dalam masa empat (4) bulan

LAPORAN INOVASI (Nyatakan secara ringkas yang mana berkaitan)

Tujuan Projek Inovasi Sistem Pengurusan Latihan (MyLatihan) KDN adalah bertujuan untuk menyediakan pusat maklumat latihan terpusat bagi warga Kementerian selain mengautomasi dan mengoptimakan proses kerja pengurusan latihan bermula daripada perancangan kursus, penyelarasan, pelaksanaan program latihan dan perekodan kehadiran berkursus bagi setiap pegawai dan kakitangan di Kementerian.

Proses Pelaksanaan Inovasi

Sistem Pengurusan Latihan mula dilaksanakan pada bulan Mac 2013 dan secara fokusnya bertujuan untuk mempertingkatkan perkhidmatan penyampaian Kementerian termasuklah usaha mengurangkan karenah birokrasi dengan mempermudah dan memperkemaskan sistem dan prosedur kerja sedia ada. Antara kemudahan yang disediakan melalui sistem ini ialah : a) Pengautomasian proses kerja; b) Penjanaan laporan dan statistik bagi rekod kehadiran berkursus; c) Pemantauan kehadiran berkursus warga KDN; d) Hebahan dan paparan maklumat kursus yang ditawarkan; e) Proses permohonan kursus bermula permohonan kursus, kelulusann Ketua Jabatan, penawaran berkursus dan mengemaskinian kehadiran kursus secara atas talian; dan f) Boleh diakses dimana sahaja sama ada menggunakan komputer atau telefon mudah alih warga KDN.

Proses sebelum dan selepas

SEBELUM Permasalahan yang dihadapi sebelum Sistem Pengurusan Latihan (MyLatihan) dilaksanakan adalah seperti berikut : a) Hebahan Kursus i) Semua urusan berkaitan dengan pengurusan latihan sama ada di peringkat Bahagian, Cawangan Bahagian atau Kementerian dilakukan secara manual, bermula daripada hebahan kursus, permohonan kursus, kelulusan menghadiri kursus sehinggalah kepada pengesahan kehadiran berkursus; ii) Semua maklumat kursus akan dihebahkan menggunakan memo atau surat ke Bahagian dan cawangan Bahagian. Memo ini akan dihantar secara edaran dalaman atau melalui pos kepada Cawangan Bahagian. Kadang kala Penganjur Kursus turut menghantar memo ini melalui faks; iii) Hebahan secara manual ini telah menyumbang kepada penggunaan kertas yang banyak dan secara tidak langsung memerlukan ruang penyimpanan fail yang mencukupi; b) Permohonan Kursus Tiada standard operasi yang disediakan bagi permohonan kursus. Justeru itu, mengikut kebiasaan yang diamalkan, warga Kementerian akan membuat tindakan susulan melalui telefon atau emel kepada Pentadbir Kursus atau Penyelaras Kursus Bahagian bagi membuat permohonan kursus. c) Status Permohonan Kursus Warga Kementerian sukar mendapatkan status terkini bagi permohonan yang dipohon. Status ini hanya akan diketahui selepas surat tawaran kursus diedarkan. d) Penawaran Kursus Surat Penawaran Kursus akan dihantar kepada para peserta melalui pos atau faks menyebabkan peserta lambat mengetahui penawaran tersebut dan menyukarkan peserta untuk membuat persediaan awal bagi menghadiri kursus tersebut.

e) Pengemaskinian Rekod Latihan Tiada pangkalan data khusus yang menyimpan maklumat kursus yang telah dihadiri oleh warga Kementerian. Pada mulanya, rekod kehadiran berkursus direkodkan di dalam format Microsoft Excel. ULP secara berkala akan meminta Penyelaras Kursus di setiap Bahagian untuk mengemaskini rekod kehadiran berkursus bagi setiap pegawai/kakitangan di Bahagiannya. f) Kos Pencetakan Buku Log Latihan Bermula tahun 2011, penggunaan Buku Log Latihan telah diperkenalkan. Contoh Buku Log Latihan. Walau bagaimanapun, pihak Kementerian perlu memperuntukan sebilangan perbelanjaan bagi menampung kos cetakan Buku Log Latihan ini. Selain itu, inisiatif penggunaan Buku Log Latihan masih juga tidak dapat mengoptimumkan proses kerja memandangkan ULP dan Penyelaras Kursus Bahagian masih perlu menyemak buku fizikal satu persatu bagi mendapatkan rekod kehadiran warga Kementerian. g) Kes terlepas pandang Memandangkan hebahan kursus dan aktiviti pengemaskinian rekod berkursus adalah secara manual, seringkali berlaku kes terlepas pandang bagi warga KDN yang belum menghadiri kursus. h) Lain-lain i) Tiada pangkalan data terpusat yang menyimpan rekod kehadiran kursus bagi warga KDN; ii) Ruang penyimpanan fizikal yang terhad bagi menyimpan dokumen berkaitan pengurusan kursus dan buku rekod latihan warga KDN; dan iii) Kesukaran penjanaan laporan dan statistik kehadiran berkursus;

SELEPAS

Sistem Pengurusan Latihan mula dilaksanakan pada bulan Mac 2013 dan secara fokusnya bertujuan untuk mempertingkatkan perkhidmatan penyampaian Kementerian termasuklah usaha mengurangkan karenah birokrasi dengan mempermudah dan memperkemaskan sistem dan prosedur kerja sedia ada. Antara kemudahan yang disediakan melalui sistem ini ialah : a) Pengautomasian proses kerja; b) Penjanaan laporan dan statistik bagi rekod kehadiran berkursus; c) Pemantauan kehadiran berkursus warga KDN;

d) Hebahan dan paparan maklumat kursus yang ditawarkan; e) Proses permohonan kursus bermula permohonan kursus, kelulusann Ketua Jabatan, penawaran berkursus dan mengemaskinian kehadiran kursus secara atas talian; dan f) Boleh diakses dimana sahaja sama ada menggunakan komputer atau telefon mudah alih warga KDN.

Elemen penurunan kuasa (jika ada) Tidak Berkaitan.

Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/ jabatan/agensi/Negara : Elemen Inovatif/Kreativiti

a) Inovasi yang diperkenalkan ini adalah merangkumi pengurusan latihan Kementerian yang dikendali sepenuhnya oleh Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (SM) dan Unit Korporat dan Pentadbiran, Bahagian Pengurusan Teknologi Manusia (IT). Sistem ini beroperasi secara berpusat dan digunakan oleh 35 Bahagian/Unit, 14 cawangan Bahagian Kawalan Penapisan Filem dan Penguatkuasa (KF) dan 15 cawangan/pintu masuk bagi Bahagian Kawalan Penerbitan dan Teks Al-Quran (PQ); b) Sistem ini memenuhi keperluan semasa dengan penyediaan kemudahan pengurusan pengemaskinian rekod peribadi warga Kementerian, pengurusan kursus/program latihan yang merangkumi hebahan kursus, permohonan kursus, kelulusan ketua jabatan, tawaran berkursus, pengesahan kehadiran, pengemaskinian dan perekodan log latihan. Selain itu, sistem juga menyediakan kemudahan penjanaan laporan dan statistik kepada pihak pentadbiran Bahagian dan ULP bagi mendapatkan statistik dan rekod kehadiran berkursus yang terkini; c) Sistem MyLatihan telah menyelesaikan masalah dan memenuhi keperluan seperti berikut : i) Ketiadaan kaedah penyimpanan rekod kehadiran berkursus bagi warga Kementerian; ii) Mengelakkan isu ketidakcukupan kehadiran 7 hari berkursus;

iii) Wujudnya satu mekanisma pemantauan kehadiran kursus yang lebih sistematik dan efisien; iv) Pemusatan maklumat kursus/program latihan yang akan dianjurkan secara tepat dan komprehensif; v) Penjanaan dokumen seperti Sijil Pengesahan Kehadiran Kursus berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam; d) Dengan adanya Sistem MyLatihan secara tidak langsung telah meningkatkan reputasi dan kepercayaan warga Kementerian terhadap perkhidmatan pengurusan latihan dengan penggunaan maklumat yang tepat, sahih dan terkini.

Elemen Keberkesanan

a) Penjimatan masa Penggunaan ICT yang semakin meluas masa kini terutama dalam Perkhidmatan Awam telah banyak memberi manfaat dari pelbagai aspek termasuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan. Proses kerja yang panjang dan lambat telah dapat dipendekkan dan dipercepatkan. Penggunaan Sistem MyLatihan secara online telah menjadikan lokasi fizikal bukan lagi batasan untuk mendapatkan maklumat mengenai kursus yang ditawarkan malah telah membolehkan maklumat kehadiran kursus boleh dikemaskini di hujung jari warga KDN. Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Bahagian SM selaku organisasi utama program latihan/kursus KDN dan penyelaras kursus di setiap Bahagian kini tidak lagi perlu mendapatkan senarai dan maklumat kehadiran berkursus secara manual. Setiap warga KDN hanya perlu mengemaskini maklumat kehadiran kursus melalui Sistem MyLatihan bagi membolehkan laporan serta sijil kehadiran kursus boleh dilihat dan dijana dengan cepat. b) Penjimatan kos Istimewanya Sistem Mylatihan adalah kerana ia dibangunkan secara dalaman (inhouse) menggunakan kepakaran dan sumber sedia ada di Bahagian IT sepenuhnya. Pembangunan secara dalaman ini menggunakan perisian sumber terbuka iaitu Hypertext Preprocessor (PHP) sebagai bahasa pengaturcaraan dan MySQL sebagai pangkalan data manakala perkakasan server pula menggunapakai server sedia ada di Pusat Data, Bahagian IT. Penggunaan sumber dalaman dan sumber sedia ada telah menjadikan anggaran penjimatan sebanyak

RM200,000.00 telah berjaya dilakukan. Selain itu, Sistem Mylatihan juga turut memberi penjimatan ke atas kos penggunaan kertas memandangkan semua hebahan dan proses penawaran kursus adalah secara digital. c) Peningkatan produktiviti Dengan wujudnya inovasi Sistem MyLatihan ini, ia telah memberi perspektif yang positif kepada peningkatan dan perubahan proses kerja manual kepada berkomputer sejajar dengan perkembangan teknologi ICT semasa. Secara tidak langsung Sistem MyLatihan telah meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan sedia ada. Proses kerja yang panjang dan lambat telah dapat dipendekkan dan dipercepatkan. Penggunaan Sistem MyLatihan secara online telah menjadikan lokasi fizikal bukan lagi batasan untuk mendapatkan maklumat mengenai kursus yang ditawarkan malah telah membolehkan maklumat kehadiran kursus boleh dikemaskini di hujung jari warga KDN. Bermula penggunaan Sistem MyLatihan pada 2013, peningkatan produktiviti juga jelas kelihatan dari segi keberhasilan analisa dan statistik berkaitan kehadiran hari berkursus dapat dijana dengan cepat dan berkesan. Disamping itu, impak yang paling penting kepada Kerajaan dan Kementerian adalah peningkatan kepakaran dan kemahiran di kalangan pegawai IT bagi menyahut cabaran supaya projek ICT dapat dibangunkan secara inhouse seterusnya mengurangkan jurang kebergantungan terhadap pembekal/kontraktor dalam pembangunan projek ICT; d) Mudah digunakan (user friendly) Sistem MyLatihan mula dibangunkan bermula tahun 2012 menggunakan teknologi aplikasi web. Paparan maklumat kursus yang jelas memudahkan warga KDN mendapatkan maklumat mengenai kursus yang ditawarkan. Infomasi dan arahan penggunaan sistem (manual pengguna) juga turut disediakan dan boleh diakses melalui Sistem MyLatihan. e)Pengurangan karenah birokrasi Inovasi Sistem Mylatihan merupakan salah satu usaha yang menyokong ke arah pengurangan karenah birokrasi memandangkan Sistem MyLatihan merupakan satu medium pemudahcara proses kerja pengurusan penawaran, pelaksanaan dan perekodan rekod kehadiran berkursus bagi keseluruhan warga KDN. Hebahan kursus,

pengemaskinian log latihan serta pemantauan rekod kehadiran berkursus secara masa nyata (real time) telah menjadikan warga KDN semakin produktif dan efisien dalam melaksanakan urusan kerja harian.

Elemen Signifikan

Secara tidak langsung, Sistem MyLatihan telah meningkatkan perananUnit Latihan Dalam Perkhidmatan, Bahagian SM dan Unit Korporat danPentadbiran, Bahagian IT sebagai pemudah cara yang efektif danberintegriti dalam pengurusan latihan di Kementerian.Dengan adanya Sistem MyLatihan, sistem penyampaian perkhidmatanterutamanya bagi Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Bahagian SM danUnit Korporat dan Pentadbiran, Bahagian IT selaku organisasi utama bagipengurusan program latihan/kursus generik dan kursus fungsional di KDNtelah semakin meningkat dari segi kecekapan, ketelusan dankeberkesanan pelaksanaan pengurusan latihan.

Elemen Relevan

Satu pendekatan replicability yang agak berkesan adalah melalui Perkongsian Pintar, di mana agensi yang telah membangunkan sesuatu sistem boleh berkongsi sistem tersebut dengan agensi lain. Memandangkan sistem ini memenuhi dasar latihan dan mempunyai ciriciri proses kerja seperti mana yang dinyatakan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam, ianya telah mendapat perhatian daripada agensi kerajaan yang lain untuk dilaksanakan secara perkongsian pintar. Sistem MyLatihan telah digunapakai di Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia dan Kementerian Kewangan secara Perkongsian Pintar Kerajaan (G2G) dengan pengubahsuaian yang minima sahaja.

Pengiktirafan diterima

Sijil Penghargaan turut diterima daripada Kementerian Kewangan

PENUTUP

Sistem ini akan berterusan digunapakai memandangkan sistem ini memberikan impak yang sangat besar kepada pengurusan rekod latihan bagi warga Kementerian Dalam Negeri. Bagi pelaksanaan jangka panjang, penambahbaikan sistem juga harus dilaksanakan sejajar dengan perubahan arus teknologi dari masa ke semasa. Sistem MyLatihan boleh ditambahbaik melalui aplikasi Mobile App di mana pengguna dapat mencapai sistem melalui telefon pintar masing-masing sahaja. Pengguna akan boleh membuat permohonan, kelulusan dan semakan kursus dengan lebih mudah dan cepat.

Disediakan oleh:

Nama Pegawai/Unit Terlibat : Noor Hafiza binti Mohd Rawi

Tel. : 03-88863102

Emel : hafiza@moha.gov.my