Sistem Rekod

8/18/2019 Sistem Rekod

1/117

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0


PENGURUSAN REKODBERKUALITI

OlehOleh

Mhd fakhruddin abdullahMhd fakhruddin abdullah


2/117


OBJEKTIF

Di akhir program ini diharapkan : sistem rekod akan lebih teratur dan

berkesan; pegawai-pegawai akan mengamalkan

sistem rekod dengan lebih sistematik; sistem rekod dapat diaga dan dikawal

agar dapat memastikan urusan akti!itiharian tidak tereas akibat kehilangan

atau kesilapan rekod"


3/117


TO#IK DIBI$%&$'K&$ #E$'E$&(&$ KE#&D& KO$)E# D&$KE#E$TI$'&$ #E$'*+*)&$ +EKOD

,&$' )I)TE&TIK

#E$D&FT&+&$ D&$ #E$'E$D&(I&$F&I(

KO$)E# )I)TE F&I( D&$ K(&)IFIK&)I

F&I( K&.&(&$ #E$,I#&$&$ D&$

#E*(I/&+&&$ +EKOD


4/117


T'P() 1T'P() 1

PE*+E*AA* )EPAA )'*SEPPE*+E*AA* )EPAA )'*SEPPE*+SA* E)'PE*+SA* E)'

03/04/06


5/117


Istilah-I)TI(&/

Dalam #engurusan +ekod A!a Ari *egara alaia 2003 A!a $2#6

03/04/06

0 +EKOD+EKOD

0 +EKOD &.&+EKOD &.&0 +EKOD KE+&J&&$+EKOD KE+&J&&$0 DOK*E$ +E)IDOK*E$ +E)I

0 #E$'*+*)&$ +EKOD#E$'*+*)&$ +EKOD0 &+KIB&+KIB0 &+KIB &.&&+KIB &.&


6/117


1

REKOD

• Sebarang maklumat yang tercatat

• Akta ANM - Kertas, Buku,Dokumen, Filem, Pita bentuk lain

• RASMI - Diterima Di!asilkan


7/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0 03/04/06

+ekod 2ang diterima se3ara rasmi atau 2angdikeluarkan oleh mana-mana peabat awam

bagi peralanan hal ehwaln2a atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekera peabatawam dalam peralanan tugas rasmin2a dantermasuk segala rekod di bawah agaan &kta

&rkib $egara 4511 6&kta 7448

REKOD AWAM


8/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0 03/04/06

,ang ditetapkan oleh Ketua#engarah sebagai mempun2ai nilaikebangsan atau searah 2ang kekal

dan lama bertahan atau kedua-duan2a sekali;dan

,ang telah dipindahkan ke &rkib

$egara atau mana-mana tempatlain 2ang diarahkan oleh Ketua#engarah dari semasa ke semasa"


9/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0

5

DEFINISI REKOD KERAJAANAkta Arkib Negara Malaysia

2003 (Akta 629)

B&/&$ D&(& BE$T*K BE+T*(I) &T&* BE$T*K(&I$ ,&$' E$,&T&K&$ F&KT& &T&* #E+I)TI.&&T&* )E(&I$$,& E+&K&K&$ &K(*&T D&$

TE+&)*K(&/ KE+T&)9DOK*E$9D&FT&+9B&/&$ BE+%ET&K9 B*K*9

#ET&9 #E(&$9 (*KI)&$9'&B&+FOTO9IK+OFI(E9+&K&&$ B*$,I9+EKOD

,&$' DI/&)I(K&$ )E%&+& E(EKT+O$IK O(E/&$&-&$& #E'&.&I &.& DI D&(&E$J&(&$K&$ T*'&) +&)I J&B&T&$

T&$#& E$'I+& BE$T*K &T&* %I+I-%I+I FIIK&(D&$ &-& )&(I$&$$,&"


10/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$02A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0

DOKUMEN RASMI

bertulis9 bertaip9 bertulis trengkas9 disalin9

berstensil9ber3etak9 dra dan buanganperkara itu;

Fotogra9 otosalinan9 pelan 3etak9 negatioto9



ARKIB

+EKOD ,&$' DI#E(I/&+& B&'I $I(&IKEB&$')&&$ &T&* )EJ&+&/$,& ,&$'

KEK&( D&$ (&& BE+T&/&$ &T&* KED*&-

D*&$,&

ARKIB AWAM

+EKOD &.& &$&-&$& +EKOD #E+)E$DI+I&$ &T&*

B&/&$ (&I$ ,&$' DITETK&$ )EB&'&I&D& $I(&I )EJ&+&/



PENGURUSAN REKODPENGURUSAN REKOD

)*&T* #+O)E) ,&$'E(IB&TK&$ K&ED&/ K&.&(&$&K(*&T= +EKOD D&+I

#E+I$'K&T:

#E.*J*D&$ +EKOD

#E$''*$&&$ D&$#EE(I/&+&&$ +EKOD

#EI)&/&$ +EKOD 03/04/06



PROSES PENGURUSAN REKODPROSES PENGURUSAN REKODPENERIMAAN P’WUJUDAN AI!

)I)TE

#E$%&+I&$

JE*(S FA( E*+()TJE*(S FA( E*+()T

PE)AA/SBJE)PE)AA/SBJE)

PE*7(PA*A*PE*7(PA*A*

PE*+AS(*+A*PE*+AS(*+A*

A* PE(*A8A*A* PE(*A8A*

P'SESP'SES

PEPSA*PEPSA*

PSAT E)'/A)(BPSAT E)'/A)(B

*E+AA/*E+E( A)(B*E+AA/*E+E( A)(B

'+A*(SAS('+A*(SAS(

( S*A8)A*( S*A8)A*



PEWUJUDAN REKODPEWUJUDAN REKOD

E$'K&JI D&$ E$E$T*K&$ JE$I)- JE$I) +EKOD ,&$' #E+(*DI.*J*DK&$ O(E/ )E)EB*&/&'E$)I:

E$'&.&( #E+T*B*/&$ +EKOD

E&)TIK&$ I& DI)&(*+K&$ DE$'&$BET*( )*#&,& KE*T*/&$ +EKOD

TE+#E(I/&+&"

K&IT&$ &$T&+& )&T* K*#*(&$ +EKOD

DE$'&$ ,&$' (&I$ TID&K TE+/&(&$'"



KEPENTINGAN REKODKEPENTINGAN REKOD

03/04/06

9A(SA* *E+AA9A(SA* *E+AA

( PE*+ETA8A*( PE*+ETA8A* SBE TAA J)A*SBE TAA J)A* A)ATA)AT



KEPENTINGAN SISTEM REKOD

"!A#II"A#I A$$E##I%I!I&' "EANJA!AN

RUJU"AN #I!AN PERU%UNAN

AWAM

PERAN$ANANJA%A&AN

!*"A#I PENIN"A&AN

PR*DU"&I+I&I

E"*N*MI &EMP*

#IMPANAN 'AN

JE!A#

03/04/06



APAKAH TANGGUNGJAWAB

TERHADAP REKOD AWAM?

A*++'TA PE)8(ATA* A9A

PE+A9A( E)' JABATA* 'A*+ A9A

03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145



%&B&+&$ D&$ &)&(&/ ,&$'%&B&+&$ D&$ &)&(&/ ,&$'

DI/&DIDI/&DI : Kepekaan abatan terhadap kepentinganKepekaan abatan terhadap kepentingan

rekod-rekod 2ang telah ditutup"rekod-rekod 2ang telah ditutup" Kerasama antara pegawai dan kakitanganKerasama antara pegawai dan kakitangan

dalam menaga kepentingan rekod"dalam menaga kepentingan rekod"

Tiada kesungguhan 2ang diberikan oleh Tiada kesungguhan 2ang diberikan olehpegawai dan kakitangan dalampegawai dan kakitangan dalam

pengurusan rekod"pengurusan rekod"

Kurangn2a sokongan pihak atasan kepadaKurangn2a sokongan pihak atasan kepada#+J dalam hal-hal berkaitan dengan#+J dalam hal-hal berkaitan dengan

pengurusan rekod"pengurusan rekod"



#E+*$D&$'&$ D&(&

#E$'*+*)&$ +EKOD


20/117


>?

• AK"A #$% ARKIB N&'ARA $(()

• S*RA" P&K&+I+IN' AM BI+ %(

• S*RA" P&K&+I+IN' AM BI+ $) "A.*N %$

• S*RA" P&K&+I+IN' P&RB&NDA.ARAAN BI+ ("A.*N %/0

• ARA.AN P&RB&NDA.ARAAN 1#

• ARA.AN P&RB&NDA.ARAAN $%%

• ARA.AN P&RK.IDMA"AN BAB 1

• S*RA" P&K&+I+IN' P&RB&NDA.ARAAN BI+ % "A.*N%/#


21/117


SURAT PEKELILING AM BIL. 1 TAHUN1997Peraturan Peme!"araan Re#$%&re#$%

Kera'aan

03/04/06

#E$,E$&+&I&$ +EKOD-+EKOD#E$,E$&+&I&$ +EKOD-+EKOD

BE+**+ 7 T&/*$BE+**+ 7 T&/*$

#EI$D&/&$ +EKOD-+EKOD#EI$D&/&$ +EKOD-+EKOD

TE+#E+I$'K&T TE+#E+I$'K&T

#E*)$&/&$ +EKOD KE.&$'&$"#E*)$&/&$ +EKOD KE.&$'&$"

#E$,E(&+&)&$ DI #E+I$'K&T &'E$)I#E$,E(&+&)&$ DI #E+I$'K&T &'E$)I

#E*)$&/&$ +EKOD#E*)$&/&$ +EKOD #E$,E(IDIK&$ +EKOD#E$,E(IDIK&$ +EKOD

+*J*K&$ KEB&(I +EKOD+*J*K&$ KEB&(I +EKOD


22/117


ARAHAN

PERKHIDMATAN Bab @ :Bab @ : - )urat en2urat- )urat en2urat - enulis minit-minit- enulis minit-minit

- ela2ani surat-surat 2ang- ela2ani surat-surat 2ang

diterimaditerima Bab A :Bab A : -- Fail-memailFail-memail

- #engelasan ail- #engelasan ail

- endatar dan men2elenggara- endatar dan men2elenggaraailail

- #engedaran ail- #engedaran ail

- )impan Dalam #erhatian- )impan Dalam #erhatian


23/117


Bab 7 :Bab 7 :

- emelihara dan men2impan rekod- emelihara dan men2impan rekod

rekod keraaanrekod keraaan

- +ekod-rekod keraaan dan peranan- +ekod-rekod keraaan dan peranan&rkib $egara&rkib $egara

- #emeliharaan +ekod- #emeliharaan +ekod


24/117


KAWALAN DAN

LARANGANA#ta Ar#!( Ne)ara *++, - A#ta9*/

TID&K BO(E/ *)$&/ &T&* BE$&+K&$#E*)$&/&$ &$&-&$& +EKOD &.&

,&$' D&(& J&'&&$ &T&* DI B&.&/K&.&(&$ O+&$' IT*

JIK& BE+$I&T9/E$D&K(&/ EBE+IT&/*K# D&(& BO+&$' ,&$' DITETK&$DE$'&$ E$,&T&K&$ )IF&T +EKOD&.&

KEBE$&+&$ #E*)$&/&$ O(E/ K# KE)&(&/&$ : BO(E/ DIDE$D& TID&K

E(EBI/I +7???=#E$J&+& TID&KE(EBI/I 4 T&/*$ &T&* KED*&-D*&$,&"


25/117


TOPIK 2TOPIK 2 PENDAFTARAN DANPENDAFTARAN DAN

PENGENDALIAN FAILPENGENDALIAN FAIL


26/117

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$02A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0

)A**+A* FA()A**+A* FA(

)er!a ini! Tali Fail

Ta" Fail

*omor Fail )ad Pengedar

Fail ang henda di"a ;erl" mengand"ngi :


27/117


Forma! "li! %ailForma! "li! %ail Ditetapkan dan direka oleh &rkib

$egara

+uangan tentang tarikh dibuka dan

ruangan bagi tarikh patut ditutup dandihantar ke &$

Jenis ail: Fail Terbuka 6&m A@7 #in 4=C?8 #utih

6 &m A@7 & #in 4=C> %oklatuda

Fail )ulit 6 &m A@18 /iauail Ra,sia (A- .3/) Mera, Ja-b1 %eralag

Mera,

ail Ra,sia %esar (A- .34) "1ig M15a %eralag

Mera,



28/117


al"ma! "li! l"ar %ailal"ma! "li! l"ar %ail

*o. r""an < nomor %ail mengi"! odlai%iai

)er!a-er!a erh""ng < *omor %ail a!a"

%ail-%ail erai!an

ida%!ar dia=ah ;erara < (nde ;erara

Perara < Ta" %ail mengi"! lai%iai ;erara

Tarih and"ngan ahir < !arih "ra!/

lam;iran !erahir al"ma! mengenai edaran %ail.

03/04/06


29/117


Sediaan "li! %ail ar"

i;a!an "li! %ail mengi"! ean

li;a!an

+"naan ;ene" l"ang !e"an a!"

l"ang a!" in>i dari a!a dan a!" in>idari !e;i !"lang %ail

a"an !ali hia" melal"i !e"an

PROSES MEMBUKA FAIL BARUPROSES MEMBUKA FAIL BARU

03/04/06


30/117


a"an er!a mini! e dalam %ail

ahagian iri e!elah di!e" l"ang;ada er!a mini!.

Te"an l"ang i!" hendalah a!"in>i dari a!a dan a!" in>i dari !e;i

died"a-d"a ;en"r" a!a.

Berian nomor %ail



31/117


-

#1rats1rat 5isebela, kaa5ala- ail7

&1liska 8atita rigkas a5a

kertas -iit &1liska ta1k ail

Mas1kka ka5 e5ara



32/117


Kae%a" Men%a0tar a!Kae%a" Men%a0tar a!

BaruBaru1. Beri taj! "ai#

? Ba>a S"ra! dengan !eli!i dan ;a!ian

;erara ang di"!araan

2. Beri N$%&$r Fai#

? *omor )od ang dierian mengi"!

lai%iai ;erara

'. Tai( (er!ara )a* *$%&$r )a#a% (eta!+

(eta!

? oe! Faharaa! Aad orang Am @0A6

? oe! Faharaa! *omor orang Am @#6

03/04/06


33/117


,. S-* D$!et Ke Da#a%

? Jilid Aad < n!" mengean Ta" Fail ? Jilid *omor < n!" mengean

Pergeraan Fail

. Se)ia!a*

a6 )"li! Fail

6 )er!a ini! >6 Tali 8ia" +reen Tag6

d6 Pene"

03/04/06


34/117


/. Ra*0!ai!a*

? S"ra! dieelah )anan Fail

? )er!a mini! dieelah )iri Fail

. atit!a* )i ata- !erta- %i*it

? S"ra! ma" < a=a! erah ? S"ra! )el"ar < a=a! Bir"/8i!am

03/04/06


35/117


Menu!2 M!n!tMenu!2 M!n!t

Beri nomor ;erenggan T"li dengan !erang, ;ada! dan

ela Jadian a!" and"ngan ia

mini! !erlal" ;anang di !ai;6

"laan mini! ringaan a=a!an;ega=ai ang dimini!.



36/117


a! Baru )and"ngan "ra!/do"men a!a! ilangan and"ngan %ail

enclosure6 di"d"! anan a!a"ra! "la!an6 S"ra! !erima : =arna merah

8an!ar "ra! : =arna ir" a!a"hi!am

03/04/06


37/117


S"ra! ma". =arna merah6

S"ra! el"ar. a!a! ilangan and"ngan,

!arih ;enghan!aran, nama ageni ;enerimadan !arih "ra! di han!ar e a!a er!a mini!

dengan mengg"naan Cr"er !am;D ir" a!a"

hi!am

#1rat bt, :::::5i,atar k5::: a5a::::77

#1rat bt,:::::75r::::75ik5g a5a::::::

03/04/06


38/117


PERKARA PERLU SEMASAPERKARA PERLU SEMASA

PENGURUSAN AILPENGURUSAN AIL

Sa!" %ail "n!" a!" ;erara ahaa

)and"ngan %ail hendalah mengi"!

!"r"!an !indaan dan !arih S"ra! ma" hendalah

diand"ngan ;ada er!a mini!

Sub-jacket hendalah diand"ngan

03/04/06


39/117


Fail ar" hendalah di"a ia

and"ngan !elah meleihi 3 >m a!a"meleihi 100 and"ngan mengi"!mana ang a=al

ini! ea hendalah diand"ngan )"li! %ail ar" hendalah di>a!i!

eagai "li! 2 a!a" >oer 2 a!a" ilid

2

03/04/06


40/117


)"li! %ail ang o!or a!a" oa

me!i digan!i ar" denganmengealan ang lama Tarih "a dan !"!"; %ail

hendalah di>a!i! dia!a %ail i!" Fail ang di!"!"; ;erl" die;ilan

e;ada %ail ar" ia maih

di;erl"an Sem"a ;ergeraan %ail me!i

melal"i ;enda%!aran a!a" direod.

03/04/06


41/117


embuka ail sambunganembuka ail sambungan

A;aila %ail mengand"ngi 100 and"ngan

a!a" "rang !e!a;i e!ealan %ail meleihi

3 >m Fail i!" hendalah di!"!"; dan di"a

am"ngan "li! 2 a!a" e!er"na. i a!a %ail ;erl" di>a!a! dengan !erang

;era!aan:

i a!a "li! ar" di>a!a! nomor r""an

ang ama dier!ai >a!a!an )l!. 26

DI&U&UP"U!I& 2 DI%U"A

03/04/06


42/117


&pabila ail 2ang berkenaan tidakdapat dikesan atau hilang

Jika ail sebenar 6sama8 memerlukan

tindakan segera lebih dari seorangpegawai

Kulit ail sementara ialah sampul ke3il

6& A@7&-#in 4=C>8

$ombor ruukan dan tauk ailmestilah sama dengan ail asal

a! 2ementara -2am3u #e4!/

03/04/06


43/117


TOPIK 'TOPIK '

KONSEP SISTEM FAIL DANKONSEP SISTEM FAIL DAN

KLASIFIKASI FAILKLASIFIKASI FAIL

03/04/06


44/117


#at1 ;l5er yag 5i5atarka yag

-ega51gi s1rats1rat 5a

5;k1-e yag ters1s1

Aal dari ;era!aan a!in F(

ermana eeni enang ang!er""n

De"i*i-i "ai#De"i*i-i "ai#


45/117


AILAIL

)&(&/ )&T* D&+I JE$I))&(&/ )&T* D&+I JE$I)

+EKOD ,&$' *T&&+EKOD ,&$' *T&& #&(I$' B&$,&K#&(I$' B&$,&K

DI'*$&K&$DI'*$&K&$


46/117


SISTEM AIL

#+O)E) E(I#*TI:#+O)E) E(I#*TI: #E$'E(&)&$#E$'E(&)&$

#E$,*)*$&$#E$,*)*$&$

E$'I$DEK)E$'I$DEK)

#E$,I#&$&$#E$,I#&$&$ #E$'&.&(&$#E$'&.&(&$


47/117


MANUAL AILMANUAL AIL E$''&+I)K&$ #+O)ED*+-#+O)ED*+D&$ #&$D*&$ E(&K)&$&K&$ KE+J&

TESAURUS AILTESAURUS AIL E$'&$D*$'I )E$&+&I #E+K&T&&$

BE+K&IT&$ &KTIITI D&$ F*$')I)E)EB*&/ J&B&T&$ /O*)EKEE#I$'D&$ F*$%TIO$&(

TETK&$ #E+&T*+&$ E$'I$DEK) E*D&/K&$ #EB*K&&$ F&I(

SISTEM AILSISTEM AIL


48/117


SKIMA AIL

)E$&+&I F&I(-F&I( ,&$' DIB*K&

BE+D&)&+K&$ T&J*K-T&J*K ,&$'DITE$T*K&$ D&(& TE)&*+*)

SISTEM AILSISTEM AIL


49/117


HOUSEKEEPING / FUNCTIONAL

)ESEAATA* )'

JENIS+JENIS PENGKELASAN3JENIS+JENIS PENGKELASAN3


Jen!2 Dan Pen)ea2an a!


50/117


Jen!2 Dan Pen)ea2an a!

Fail +ahsia .arna merah Fail )ulit .arna hiau Fail #eribadi

a8 Bahagian #egawai Eksekuti Ke

&tas .arna merah ambu b8 Bahagian Kumpulan Biasa

.arna kuning

Fail &m 6terhad8 .arna putih )ampul Ke3il .arna putih

10A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145


51/117


a! Am : Kerja-kerja persuratan yang melibatkantindakan perkara-perkara persuratan am

hendaklah menggunakan fail am.


a! Ra"2!a 5 Khas digunakan untuk tindakan

surat-surat serta tindakan sulitpengurus, pegawai kanan yang terlibat

dengan polisi7

a! Su!t 5 Khas digunakan untuk tindakanperkara-perkara yang tidak merbahaya

keadaan jika maklumat yang disimpan itu

boor.


52/117


a! Sam3u Ke4!a! Sam3u Ke4!

*ntuk surat-surat memerlukan*ntuk surat-surat memerlukantindakan segera tetapi ail asaltindakan segera tetapi ail asal

dalama tindakan oleh sesuatudalama tindakan oleh sesuatu

unit dan disimpan untukunit dan disimpan untuksementara waktu sehingga ailsementara waktu sehingga ail

asal diumpai atau dikembalikan"asal diumpai atau dikembalikan"



53/117


S!2tem S!m3an DaamS!2tem S!m3an Daam

Per"at!an -SDP/Per"at!an -SDP/

03/04/06

)atu sistem pen2impanan

sementarabagi tuuan mengasingkan ailsehingga diperlukan semula"


54/117


KLASIKASIKLASIKASI

Konsep adalahKonsep adalahberbea daripadaberbea daripada

mengail"mengail"


55/117


KONSEPKONSEP

Mem0a!Mem0a! )atu proses men2usun satu siridokumen 6suratan8 2ang

mempun2ai perkara 2ang seakan-akan sama dalam satu bekas=older mengikut tarikh dokumen itu

sendiri9 disusuli dengan memberitauk9 kod9 dan silang ruuk"

KONSEPKONSEP


56/117


Ka2!6#a2! 0a!Ka2!6#a2! 0a! )atu proses kera intlektual 2angmelibatkan pengumpulan

maklumat kedalamkategori=kumpulan 2ang sama atauseakan-akan sama9 dimana setiap

satu kategori=kumpulan rekod itudikenali dengan identitin2a sendiri"

KONSEPKONSEP

E$'& #E+(*E$'& #E+(*


57/117


E$'& #E+(*E$'& #E+(*

K(&)IFIK&)IK(&)IFIK&)I #E$,I#&$&$ ,&$' BET*("

*D&/ D&$ %E#&T

DI#E+O(E/I" #E$,E(E$''&+&&$ ,&$'

)E+&'&

K&.&(&$ KE)E(&&T&$+EKOD


58/117


F&ED&/ K(&)IFIK&)IF&ED&/ K(&)IFIK&)I

#E$'E)&$&$ D&$ +*J*K&$ +*J*K&$ #E$,E(IDIK&$"

#E$DOK*E$T&)I&$ F&KT&D&$ #E+I)TI.&"

#EE(I/&+&&$ +EKOD B&'I

T*J*&$ &+KIB"


59/117


K(&)IFIK&)IK(&)IFIK&)I - F&ED&/- F&ED&/

EKO$OIK&(

K*+&$'K&$ (&TI/&$ )EKI+&$,&

)E)EO+&$' #E+)O$E(BE+T*K&+ KE %&.&$'&$ (&I$"

E$'&.&( #E$'/&)I(&$

+EKOD"

K(&)IFIK&)I %I+I %I+I


60/117


K(&)IFIK&)IK(&)IFIK&)I - %I+I-%I+I- %I+I-%I+I

+I$'K&) D&$ *D&/ *D&/ DI&DT&)I *D&/ DIK&JI)E*(& (OJIK KO#+E/E$)IF

BE+KE)&$ EKO$OI


61/117


&)&) *T&&&)&) *T&&

K(&)IFIK&)IK(&)IFIK&)I &BJ&D

$OBO+


62/117


)I)TE K(&)IFIK&)I)I)TE K(&)IFIK&)I

TE+B&/&'I KE#&D& D*&K&TE'O+I:

4" )I)TE K(&)IFIK&)I +E'I)T+I

>" )I)TE K(&)IFIK&)I #E+K&+&


63/117


SISTEM KLASIIKASIREGISTRI

Bermula di aman +om purba apabilahakim-hakim men2usun dokumenmahkamah se3ara kronologi"

Kaedah paling awal digunakan dalampentadbiran di ala2sia"Digunakan untuk men2usun dan

men2impan rekod se3ara teraturmengikut nombor seturut tanpamengira perkara"


64/117


)istem Klasi=4CC7 - #erang )audara di)elangor

@=4CC7 #ergaduhan di &mpang

A=4CC7 %ukai tambahan7=4CC7 asid Jamek

)istem Kelasi


65/117


)istem Kelasi


66/117


SISTEM KLASIIKASIPERKARA

)&T* #+O)E) E$'/I#*$DOK*E$ E$'E$&I )E)*&T*

#E+K&+& DIB&.&/ )&T* T&J*KK/*)*) 6T&J*K *T&&8 D&$ T&J*K-T&J*K KE%I( E$'IK*T

#E+I$'K&T-#E+I$'K&T ,&$'DITETK&$= /I+&KI TE+TE$T*"

)istem Klasi


67/117


)istem Klasi


68/117


)istem Klasi


69/117


)istem Klasi


70/117


)istem Klasi


71/117


PENGKODANPENGKODAN


72/117


PENGKODANPENGKODAN

)atu proses memberisimbol kepada perkara-perkara tertentu9 digunakanuntuk mengenalpasti lokasi

ail=older


73/117


KODKOD Kod-kod 2ang digunakan terdiri dari

data=nombor 2ang mana mewakilimakna-makna tertentu berdasarkankepada peraturan 2ang disediakan"

%ontoh:

KK+

7??


74/117


KODKOD Kod-kod 2ang digunakan adalah

untuk menggantikan nama asal=taukbagi memper3epatkan kera-kera

mengklasikasi9mengail dan meruuk"%ontoh:

#entadbiran 4??

Kewangan A??#ersonal - 7??


75/117


KODKOD

Kod agensi pewuud adalahperkara utama=2ang perlu

didahulukan dalam kera-kera mengklasi


76/117


KODKOD

Kod-kod bagi menunuukkan provenance biasan2a menggunakansingkatan nama"

%ontoh:

KK+ Kementerian Kera +a2a

KK+6%##8 - Kementerian Kera+a2a 6%aw" #engurusan#entadbiran8

KOD )I)TE $OBO+


77/117


KODKOD -)I)TE $OBO+-)I)TE $OBO+

)ET*+*T)ET*+*T (aimn2a digunakan bagi enis

pengklasan mengikut sistem nomborseturut=sistem blok nombor"

%ontoh: sistem registeri"

- setiap unit ail diberi nomborseturut tanpa mengira tauk=perkara

- susunan uga se3ara seturut


78/117


KODKOD-)I)TE B(OK $OBO+-)I)TE B(OK $OBO+

)istem ini disediakan berdasarkankepada nombor seturut dan direkabentukkhusus untuk satu-satu kumpulan rekod"

%ontoh:

4?? #entadbiran

>?? Bangunan

@?? #eralatan #eabat

A?? - Kewangan

KODKOD )I)TE B(OK $OBO+)I)TE B(OK $OBO+


79/117


KODKOD-)I)TE B(OK $OBO+-)I)TE B(OK $OBO+

Kod 2ang diberikan kepadakumpulan rekod ini kemudiann2adipe3ahkan kepada perkara

utama

%ontoh:

4?? 4

KODKOD )I)TE B(OK)I)TE B(OK


80/117


KODKOD-)I)TE B(OK-)I)TE B(OK

$OBO+$OBO+ #erkara utama 2ang diberi

kod utama boleh

dipe3ahkan kepada perkarakhusus dan diberi kod baru"

%ontoh:

4?? 4=4


81/117


82/117


)IBO()IBO(

)imbol-simbol 2ang laimdigunakan dalam kod:

- tanda sengkang= tanda serong

6 8 dalam kandungan

" tanda perpuluhan


83/117


)IBO()IBO(

Tanda sengkang dan seronglaimn2a membawa makna

memisahkan" Tanda sengkang memisahkan

kumpulan rekod dengan tauk utama

6siri8 Tanda serong 6=8 memisahkan taukutama dengan tauk khusus


84/117


)IBO()IBO(

%ontoh simbol memisahkan:

4?? 4=4


85/117


)IBO()IBO(

Tanda perpuluhan 6"8 dan tanda Tanda perpuluhan 6"8 dan tanda

dalam kurungan 6 8 laimn2adalam kurungan 6 8 laimn2a

digunakan untuk memisahkandigunakan untuk memisahkanpro!enan3en2a"pro!enan3en2a"

%ontoh:%ontoh:

KK+"%##KK+"%##

KK+6%##8KK+6%##8


86/117


on!oh

GGG H *ama )od 'rganiai

/2. H )od )"m;"lan < on!oh

Peng"r"an

Peaa! 04/ H )od Perara < e"ara! !ama

1 H Jilid Fail - Jilid Sa!"

ail 5i-aks15ka


87/117


*rusan &m

4?? #entadbiran>?? Bangunan Dan /arta@?? Kelengkapan DanBekalanA?? Kewangan7?? - #ersonel

*rusanFungsian

1?? #engurusanKurikulumG?? #engurusanKokurikulum

PEJABAT8SEKTOR8UNIT KOD SINGKATANORGANISASI


88/117


ORGANISASI

*nit /al Ehwal urid @1 /E

*nit Kokurikulum @G KOKO

*nit #endidikan

#en3egahan Dadah

@C ##Da

*nit )ukan @5 )*K&$

*nit Beruniorm A? *B

#usat Kokurikulum A> #KK


89/117


+u Kami : I#'K#s=)=41=?A>Jld"@6C8 : I#'K#s=44=??4=Jld">A65G8


90/117


91/117


92/117


DEINISIDEINISI

B(() E+(ST(

B(() FA(

B(() PE*AFTAA* FA(

B(() E)'

PSAT E)' A)(B

G SREGISTRI


93/117


REGISTRIREGISTRI

SAT *(T ( AA JABATA*/

A+E*S( )EAJAA* 7A*+

BETA*++*+JA9ABE*+E*A()A* E)'-

E)'*7A

BILIK REGISTRIBILIK REGISTRI


94/117


BILIK REGISTRIBILIK REGISTRI

TEPAT ( A*A

PE*+E*A(A* SAT-

E*7AT A* FA(-EA((A)SA*A)A* SETA TEPAT

PE*7(PA*A* E)'-E)'

A)T(F

MATLAMAT REGISTRI


95/117


MATLAMAT REGISTRI

SEA A)AT JABATA*()E*A()A* A* (S)A*

E*+A* BA()

EBE()A* PE)8(ATA* 7A*+BA() )EPAA PEA*++A* <

AAA* dan AA*6

EBE)A)A* A)AT E)'67A*+ BET PAA ASA 7A*+

(TETAP)A*

JENIS JENIS REGISTRIJENIS JENIS REGISTRI


96/117


JENIS&JENIS REGISTRI JENIS&JENIS REGISTRI

o Si!em egi!ri Ber;"a!

Centralse! "e#str$ S$ste%6

o Si!em egi!ri Tida Ber;"a!

&'ecentralse! "e#str$ S$ste%(

o )ominai di an!ara ed"a-d"adi a!a


97/117


SISTEM REGISTRI BERPUSATSISTEM REGISTRI BERPUSAT

SEA E)' (S(PA* A*

()E*A()A* ( SAT

TEPAT 7A*+ TETE*T A*

BEPSAT

SISTEM REGISTRISISTEM REGISTRI TIDAKTIDAK


98/117


SISTEM REGISTRISISTEM REGISTRI TIDAKTIDAK

BERPUSATBERPUSAT

*(T-*(T, BA8A+(A*-

BA8A+(A* SESAT JABATA*/ A+E*S( )EAJAA* EP*7A(

E+(ST( AS(*+-AS(*+

UNGSI REGISTRIUNGSI REGISTRI


99/117


1. Penerimaan dan Penda%!aran S"ra!-

"ra!>" #enghantaran )urat

SAT TEPE(*+)AT - 2 alinan

SAT TEB)A - 3 alinan

- dihan!ar

- di %ailan

- %ail !im"l %loa! %ile6

,. PROSEDUR PEMBUKAAN,. PROSEDUR PEMBUKAANAILAIL


100/117


AILAIL

A)T(I(T( TAA *(T E+(ST(

SEA) FA( SA8/BE (B)A

""an T"an

B"" da%!ar %ail (nde

)om;"!er

Senarai %ail

SE)(A*7A T(AA/BE - B)A FA( BA

. PROSEDUR KAWALAN PERGERAKAN. PROSEDUR KAWALAN PERGERAKAN

AILAIL


101/117


AILAIL

Sa!" !"ga "!ama mereodan egala

;ergeraan %ail

aalah

8ilang

Tida da;a! diean

Teralah le!a

Teralah han!ar

iamil endiri oleh ;ega=ai

iedaran oleh ai!angan "an dari "ni!

regi!ri dna.

:. PROSEDUR PENUTUPAN:. PROSEDUR PENUTUPAN

AILAIL


102/117


AILAIL FA( A)T(F

100 am;iran 1 in>i !eal

ang mana !erdah"l"6

FA( T(A) A)T(F

5 !ah"n !ida dig"naan/r""

PE*++*AA* SAP )E(

KAWALAN PENGENDALIANKAWALAN PENGENDALIAN


103/117


SISTEM FAILSISTEM FAIL

#E$''*$&&$ F&I(

)*+&T )E(&+&) DE$'&$

T&J*K #E+'E+&K&$ F&I( DI+EKOD

%&T&T&$ DIK*(IT F&I( B&+* #E+(* B*K& F&I( B&+*

03/04/06


104/117


I$IT BEB&)

K*(IT F&I( ,&$' +O)&K=KO,&K

F&I( (&& DKE#I( BE+)&& F&I(

B&+* 6JIK& #E+(*8 KETEB&(&$ F&I( 6T*T*#8

03/04/06


105/117


KAWALAN PEN4IMPANAN DANKAWALAN PEN4IMPANAN DAN

PEMULIHARAAN REKODPEMULIHARAAN REKOD

PEN;IMPANAN REKODPEN;IMPANAN REKOD


106/117


+*&$' )I#&$&$ )EE$T&+& B&'I +EKOD-+EKOD )E#&+& &KTIF D&$ TID&K &KTIF

)*#&,& #E$''*$&&$9 #E$,E(E$''&+&&$9

#E$'&.&(&$ TE+/&D +EKOD-+EKOD TE+)EB*T E$J&DI (EBI/ EKO$OI D&$ (EBI/%EK

+*&$' H /I'/ DE$)IT, )TO+&'E

BI(IK )EE$T&+& E$*$''* TI$D&K&$#EI)&/&$ DI&BI( KE &T&)$,& )&& &D&*)$&/ &T&* )I#&$

TID&K BO(E/ DI)&&T&K+IF DE$'&$ )TO+

PEN;IMPANAN REKOD

BILIK REKODBILIK REKOD

TE#&T #E$,I#&$&$


107/117


4?G

TE#&T #E$,I#&$&$ Berbea antara ail terbuka dan

terperingkat #en2impanan media lain

#eta9 #elan (ukisan Keuruteraan erti3al plan 3abinets= 3ardboard tubes

Fotogra< Folder bebas asid

&udio!isual Eletronik Kawasan bebas habuk medan

magnet

REKOD


108/117


4?C

Per2e#!taran (!!# re#$% 3erumene#an#an ,W

W$r#er2 W$r# Te4"n!?ue2

PEMELIHARAANREKOD


109/117


REKOD

Keseluruhan proses danpengendalian 2ang terlibat

dalam perlindungan


110/117


1. API 5 )istem kawalan

kebakaran- #engesan asap

- #engesan api

- &lat pemadam

- 'elung #an3utan

- (o3eng amaran- A7 sentimeter arak dari siling

- (atihan memadam api

KESELAMATAN BILIK REKODKESELAMATAN BILIK REKOD


111/117


*. A!r : Elakkan tangki air di bumbung bangunan

Elakkan paip air melalui bilik rekod

KESELAMATAN BILIK REKODKESELAMATAN BILIK REKOD

,. Kaaan #eem(a3an

- #endingin udara- &lat Hdehumidi


112/117


4. Kawalan suhu 5 #endingin udara

Kipas #eredaran udara

Tingkap

5. Pencerobohan :

- Kawalan !4 jam

- Kuni

- Kawasan "erhad

- #agar Keselamatan $enis % &erduri

6. Bencana Alam :

- #elan "indakan

Mu2u"&mu2u"Mu2u"&mu2u"


113/117


Re#$%Re#$%

Mu2u"Mu2u" anusia

- Bakar

- )abota

- %uri

- Jual

Kaaan

- Kawasan larangan

- (arangan merokok9

makan9minum - #erkhidmatankaunter= tingkap

- Bilik kebal - Jauh dari orang awam


114/117


)erangga

(ipas 'egat

Bubuk &nai-anai

Tikus

)il!er


115/117


#E$'&)I$'&$ +EKOD #E+K&+& #E+(* DI(&K*K&$

J&D*&( #EI)&/&$ +EKOD

#E(*#*)&$ +EKOD

#E*)$&/&$

KUMPULAN REKOD


116/117


BOLEH DIMUSNAHKAN

+EKOD TID&K &KTIF D&$ TID&KDI#E+(*K&$ (&'I"

+EKOD ,&$' +O)&K D&$ TID&K BO(E/DI'*$&K&$ (&'I"

+EKOD ,&$' TE(&/ T&&T TE#O/)I#&$&$ E$'IK*T J&D*&(

#EI)&/&$ +EKOD ,&$' TE(&/DI#E+)ET*J*I O(E/ &+KIB $E'&+&"


117/117

Sistem Rekod

Documents

Transcript of Sistem Rekod