SISTEM RUJUKAN KES (EKES) JPA-AGC GERBANG PERKONGSIAN MAKLUMAT PINTAR

BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1. PENGENALAN

Sistem Rujukan Kes (eKes) merupakan satu platform perkongsian pintar dalam talian di

antara Bahagian Pembangunan Modal Insan, Jabatan Perkhidmatan Awam (BMI, JPA)

dengan Jabatan Peguam Negara (AGC) bertujuan untuk menguruskan kes-kes pelanggaran

perjanjian pinjaman dan biasiswa yang telah dirujuk ke AGC. eKes dibangunkan

menggunakan kepakaran dan tenaga kerja dalaman di BMI, JPA.

2. TUJUAN PROJEK INOVASI

Tujuan projek inovasi eKes adalah bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan

pengurusan kes-kes pelanggaran perjanjian pinjaman dan biasiswa yang telah dirujuk ke

AGC. Peningkatan ini boleh dicapai dengan pengurangan proses kerja, kos dan masa yang

digunakan untuk menguruskan sesuatu kes.

3. PROSES PELAKSANAAN INOVASI

eKes telah dilaksanakan di BMI, JPA dan juga di AGC iaitu di AGC Cawangan Wilayah

Persekutuan Kuala Lumpur dan di AGC Cawangan Putrajaya.

4. PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

4.1. Proses Sebelum

Proses kerja sebelum pelaksanaan projek eKes mengandungi sebanyak 9 proses kerja

sebelum sesusatu tuntutan atau kes dapat dikuatkuasa mengikut undang-undang.

Sekiranya terdapat pelanggaran perjanjian bagi peminjam tegar atau pemungkir janji,

pihak BMI, JPA akan membuat carian fail untuk mendapatkan dokumen-dokumen

penting yang akan dimajukan kepada AGC. Dokumen-dokumen tersebut akan disemak

oleh pegawai dan dibuat salinan. Seterusnya, surat rujukan kes akan disediakan. Surat

rujukan kes berserta salinan dokumen-dokumen tersebut akan dihantar menggunakan

pos kepada AGC. Sekiranya terdapat maklumat tambahan yang pihak AGC perlukan,

pihak AGC akan memaklumkannya kepada pihak BMI, JPA sama ada melalui surat,

email atau panggilan telefon. Proses pencarian dokumen akan berulang semula

sehinggalah proses penghantaran dan penerimaan dokumen. Sebaik sahaja pihak AGC

mendapat set dokumen yang lengkap, barulah proses penguatkuasaan undang-undang

akan dimulakan. Proses-proses yang diterangkan adalah seperti di Rajah 1.

Rajah 1: Proses Kerja Sebelum

4.2. Proses Selepas

Selepas pelaksanaan dan penggunaan eKes, proses kerja dapat dikurangkan menjadi

hanya kepada 4 proses. eKes telah berjaya memansuhkan proses-proses seperti

pencarian fail, penyemakan dokumen, proses cetak atau membuat salinan dokumen,

proses penghantaran dokumen, proses permohonan maklumat tambahan oleh AGC.

Proses selepas penggunaan eKes adalah seperti digambarkan oleh Rajah 2.

Rajah 2: Proses Kerja Selepas

5. ELEMEN PENURUNAN KUASA

Tiada elemen penurunan kuasa.

6. IMPAK INOVASI

6.1. Elemen Inovatif/Kreatif

i. eKes merupakan idea baru dan asli yang menggunapakai model komunikasi

maklumat dua hala di antara BMI, JPA dan AGC. Tiada sistem ICT seumpama ini

dilaksanakan oleh AGC bersama agensi penguatkuasa yang lain.

ii. Pelaksanaan eKes telah mengurangkan kebergantungan kepada dokumen cetak

dan penghantaran dokumen secara konvensional. Dokumen boleh dicapai

secara maya dan boleh dicetak terus daripada sistem sekiranya perlu.

6.2. Elemen Keberkesanan

i. eKes terbukti dapat memendekkan proses kerja semasa daripada sembilan

proses kerja kepada hanya empat proses kerja sahaja. Perubahan kepada proses

kerja yang semakin pendek ini secara langsung telah mempercepatkan

pengurusan kes-kes pelanggaran perjanjian pinjaman dan biasiswa yang telah

dirujuk ke AGC.

ii. Pelaksanaan eKes juga mampu menjimatkan penggunaan kertas kerana

dokumen-dokumen yang dihantar kepada AGC sebelum ini hanya beredar

secara maya dan boleh dicapai oleh AGC pada bila-bila masa. Sekiranya terdapat

maklumat lanjut yang diperlukan oleh AGC, mereka hanya perlu menggunakan

eKes tanpa perlu merujuk kepada BMI, JPA.

6.3. Elemen Signifikan

i. eKes merupakan satu aplikasi berasaskan web yang mesra pengguna di mana

dengan hanya satu klik sahaja, semua maklumat penting dipaparkan pada satu

halaman, walaupun ianya mencapai data daripada 3 pangkalan data utama. Ia

juga boleh dicapai daripada pelbagai peranti mudah alih kerana eKes hanya

memerlukan pelayar web dan tidak memerlukan pemasangan perisian khusus.

eKes juga mempunyai antaramuka menarik dan navigasi mudah.

ii. Pelaksanaan eKes yang dibangunkan dengan kepakaran dalaman telah dapat

menjimatkan sebanyak RM166,622.48 secara keseluruhan iaitu dari aspek

penjimatan kos operasi, penjimatan kos cetakan dan juga penjimatan tambahan

sekiranya pembangunan sistem dilakukan oleh vendor. Perincian penjimatan kos

adalah sebagaimana ditunjukkan oleh Jadual 1.

Perkara Kos (RM)

Operasi 72,972.48

Cetakan 13,650.00

Pembangunan sistem 80,000.00

Jumlah Penjimatan 166,622.48

Jadual 1: Penjimatan Kos

iii. Jumlah penjimatan masa selama setahun pula dianggarkan sebanyak 333 jam

setahun sebagaimana perincian yang ditunjukkan oleh Jadual 2.

Perkara Tempoh (minit/kes)

Mencari fail 20

Semakan dokumen 10

Mencetak/Menyalin dokumen 10

Jumlah masa kerja pegawai 40

Jumlah masa setahun (500 kes sebulan x 40 minit)

20,000 minit = 333 jam

Jadual 2: Penjimatan Masa

iv. Penjimatan kertas sebanyak 105,000 helai kertas setahun dapat dijimatkan

dengan pelaksanaan eKes.

v. Penggunaan eKes dapat menjadikan status kes cepat dikemaskini, penghantaran

dan penerimaan dokumen menjadi lebih cekap, tiada pertindihan dan

pengulangan kerja, maklumat mudah diperolehi walaupun pegawai yang

bertangunggjawab tiada dan kurangnya aduan daripada pelanggan.

6.4. Elemen Relevan

i. Penggunaan eKes dapat memberikan maklumbalas pantas mengenai status

sesuatu kes. Pelanggan boleh menghubungi mana-mana pihak sama ada BMI,

JPA atau AGC untuk mengetahui perkembangan kes mereka. Ini bersesuaian

dengan konsep “No Wrong Door Policy”.

ii. Pemantauan kes oleh BMI, JPA dan AGC menjadi lebih sistematik, mudah diurus

dan mempercepatkan penguatkuasaan undang-undang.

iii. Penggunaan eKes juga menjamin komunikasi antara BMI, JPA dan AGC menjadi

lebih berkesan serta penyampaian perkhidmatan menjadi lebih cekap dan

mudah.

iv. Secara tidak langsung, pihak pengurusan di kedua-dua agensi berpuas-hati

dengan pencapaian pengurusan kes walaupun melibatkan tenaga kerja yang

minima.

v. eKes berdaya maju untuk kegunaan agensi penaja yang lain seperti Kementerian

Pengajian Tinggi, Kementerian Kesihatan Malaysia, Kementerian Pelajaran

Malaysia, Angkatan Tentera Malaysia dan sebagainya. Ia juga boleh digunakan

oleh pihak berkuasa melantik untuk menyemak permohonan pelantikan ke

perkhidmatan awam bagi pemegang biasiswa/pinjaman JPA.

7. GAMBAR-GAMBAR BERKAITAN

Gambar 1: Aktiviti Ujian Penerimaan Pengguna dilaksanakan di AGC

Cawangan Wilayah Persekutuan, Kuala Lumpur

Gambar 2: Penyerahan Sijil Penerimaan Pengguna oleh Ketua Unit Guaman, AGC

Cawangan Wilayah Persekutuan, Kuala Lumpur

Gambar 2: Sijil Penerimaan Pengguna yang telah ditandatangani oleh wakil daripada AGC

Cawangan Wilayah Persekutuan, Kuala Lumpur

8. IMPLIKASI KEWANGAN

Tiada implikasi kewangan kepada organisasi.

9. PENUTUP

Pelaksanaan eKes telah berjaya mengkoordinasikan BMI, JPA dan AGC ke arah transformasi

gerak kerja elektronik selaras dengan Pelan Transformasi Kerajaan.

Disediakan oleh:

Bahagian Pembangunan Modal Insan, Jabatan Perkhidmatan Awam

Bil. Nama Pegawai No. Tel Emel @jpa.gov.my

1. Burhanuddin Md Zain (Consultant) 03-88853319 burhan.zain

2. Adam Malik Sahar (Project Manager) 03-88853297 adam.sahar

3. Rusna Yahaya (Subject Matter Expert) 03-88853451 rusna.yahaya

4. Farid Iqbal Ibrahim (Software Engineer) 03-88853553 farid.ibrahim

5. Edawati Mohamed Yusoff (Requirement Engineer) 03-88853450 eda.yusoff

6. Nor Asnida Hussin (Solution Architect) 03-88853459 asnida.hussin

7. Maheran Ibrahim (Quality Auditor) 03-88853461 maheran.ibrahim