Slaid Penutupan Audit EKSA JPNS 03 (Final) 02

ALLAN ANAK

PETER ALEKCORNELIA

WONG CHUIAZIZAH BT MOHD BEE

STEVINCENT FREDDY BARU

AZRIANIE BT

ASSAHARI

PENOLONG PENGARAH KANANUNIT PEMATUHAN &

PENGIKTIRAFAN

ANNY LEE CHIAO CHEN

TIMBALAN PENGARAH

SEKSYEN PEMBANGUNA

N ICT

TIMBALAN PENGARAH

SEKSYEN TRANSFORMASI

DAN PEMODENAN

PENGURUSAN 2

PENOLONG PENGARAH KANAN

UNIT ADVISORI

2

Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

4

KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

A1) DASAR/POLISI 5S

4) Didapati sebahagian dokumen/ bukti tidak dimasukkan di dalam fail JKP (cthnya: garis panduan EKSA, memo/surat edaran dasar dan garis panduan, gambar program pengiktirafan, promosi dan sebagainya).

Memastikan dokumen/bukti disusun mengikut komponen A bagi memudahkan semakan dan rujukan.

A5) PENGIKTIRAFAN

15) Hanya tiga (3) program pengiktirafan dilaksanakan di JPN Sarawak.

Dicadangkan supaya JPN Sarawak mempergiatkan program pengiktirafan.

17) Kaedah promosi program-program pengiktirafan perlu di tambahbaik (disebarkan melalui taklimat refresher course).

Dicadangkan supaya JPN Sarawak mempergiatkan promosi/hebahan bagi program pengiktirafan (cthnya: melalui email, poster).

10

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN


B1) LANTAI

2) Program pemantauan dan jadual pembersihan lantai tidak disediakan.

Program pemantauan dan jadual pembersihan lantai perlu disediakan.

12



B2) DINDING DAN SILING

3) Terdapat dinding dan siling yang kurang bersih serta siling yang tidak ditutup.

Dinding dan siling perlu dicat semula dan dibaiki.

13

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT


B4) SUSUN ATUR PERALATAN

7) Sebahagian susunan laci meja /mobile pedestal tidak diseragamkan.

Memastikan susunan laci meja diseragam.

Label laci yang tidak seragam

14

Laci tidak dilabel



B4) SUSUN ATUR PERALATAN

8) Sebahagian peralatan kerja di ruang kerja tidak disusun dengan kemas dan teratur.

Memastikan peralatan kerja disusun dengan kemas dan teratur.

15

Pencetak diletakkan di

atas CPU

Laci kabinet

terhalang

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT


B5) KEADAAN PERALATAN

9) Susunan alat tulis yang kurang kemas dan teratur.

Memastikan alat tulis disusun dengan kemas dan teratur.

Alat tulis yang kurang kemas

16




11) Barang yang disimpan di dalam kabinet pantri tidak dilabelkan.

Memastikan barang yang disimpan di dalam kabinet pantri dilabelkan.

17

Aras 4

Aras bawah

18

Barang/Bahan bacaan dan kabinet yang tidak dilabelkan

19

Cop dalam laci tidak dilabelkan/Laci tidak dilabelkan




11) Label yang kurang sesuai bagi barangan yang disimpan di dalam laci.

Memastikan label yang betul dipamerkan.

20

21

Label laci yang tidak tepat




12) Sebahagian peralatan berdebu.

Memastikan semua peralatan dalam keadaan bersih.

Peralatan berdebu

Dawai Kokot

22

23

Peralatan Berdebu

24




13) Tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama tidak dipamerkan.

Memastikan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama dipamerkan.

Aras bawah

25



B8) KEPERLUAN UMUM

21) Pelan lantai di sebahagian bilik/ruang gunasama tidak dipaparkan.

Memastikan pelan lantai bagi semua bilik/ruang gunasama dipaparkan.

22) Pelan lampu di sebahagian bilik/ruang gunasama tidak dipaparkan.

Memastikan pelan lampu bagi semua bilik/ruang gunasama dipaparkan.

2626



B8) KEPERLUAN UMUM

23) Senarai inventori (KEW-PA 7) ada dipamerkan di semua bilik dan ruang tetapi tidak dikemaskini sepenuhnya.

Memastikan senarai inventori (KEW-PA 7) bagi semua semua bilik dan ruang dikemaskini secara berkala.

27

KEW-PA 7 tidak bertarikh

28



B8) KEPERLUAN UMUM

24) Pegawai Bertanggungjawab (PIC) beserta nombor telefon untuk dihubungi di setiap ruang dan bilik gunasama tidak dipaparkan sepenuhnya.

Memastikan Pegawai Bertanggungjawab (PIC) beserta nombor telefon untuk dihubungi dipaparkan di setiap ruang dan bilik gunasama.

29



B9) MEJA KERJA WARGA/WORKSTATION/KUBIKEL KERJA

27)Sebahagian ruang kerja yang kurang kemas dan teratur.

Memastikan ruang kerja sentiasa disusun dengan kemas dan teratur.

30

Meja Kerja Warga kurang kemas

31



B11) STOR

33) Sistem rekod inventori yang kurang jelas dan teratur.

Memastikan sistem rekod inventori adalah jelas dan teratur.

36) Maklumat pada kad inventori stor tidak dikemaskini.

Memastikan kad inventori sentiasa dikemaskini selepas berlaku pengeluaran stok.

32



B11) STOR

34) Setiap barang/bahan tidak dilabelkan.

Memastikan barang/bahan di dalam stor dilabelkan.

33

Bahan/barang dan kabinet tidak dilabelkan (Stor Bahan Kursus)

34

Had maksimum

stok



B11) STOR PERALATAN PEJABAT

38) Penanda aras minima barang dalam stor tidak disediakan.

Memastikan penanda aras minima disediakan bagi semua barang.

35



B12) BILIK FAIL

41) Susunan fail yang tidak teratur.

Memastikan fail-fail disusun dengan teratur bagi memudahkan carian/ pencapaian.

43) Terdapat fail yang tidak dilabel dengan jelas.

Memastikan fail-fail dilabel dengan jelas.

36

Keadaan fail

37

Keadaan fail

38



B14) BILIK PEMANDU

47) Susunan meja kerja dan peralatan yang kurang kemas.

Memastikan meja kerja dan peralatan disusun dengan kemas dan teratur.

48) Kurang perhiasan yang menunjukkan imej korporat.

Memastikan bilik pemandu dihias selaras dengan imej korporat.

39



B15) BILIK SERVER/TERPERINGKAT

49) Bilik server tidak memenuhi ciri-ciri keselamatan yang ditetapkan seperti barang yang mudah terbakar turut disimpan di dalam bilik tersebut.

Memastikan bilik server mematuhi ciri-ciri keselamatan yang ditetapkan.

41

KOMPONEN C: TEMPAT UMUM


C1) LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN

1) Persekitaran lobi utama JPN Sarawak yang kurang bersih.

Memastikan lobi utama JPN Sarawak sentiasa dalam keadaan bersih selaras dengan imej korporat.

Sarang labah-labah

4242



C2) KAUNTER UTAMA

5) Kaunter pertanyaan JPN Sarawak kurang bersih dan kemas.

Memastikan kaunter pertanyaan JPN Sarawak sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

43



C9) PANTRI/TEMPAT MINUM

30)Peralatan/Barangan di dalam pantri tidak disusun dengan kemas dan teratur.

Peralatan di dalam pantri perlu dilabel dan disusun dengan kemas dan teratur.

45

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN


D2) PENDAWAIAN/KABEL

3) Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer kurang kemas dan teratur.

Pendawaian dan kabel perlu diikat dengan kemas dan teratur.

46

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN


D6) KUNCI

10)Semua anak kunci dilabel tetapi tidak memenuhi tatacara keselamatan.

Memastikan anak kuci dilabel/ditanda mengikut tatacara keselamatan yang ditetapkan.

48

KOMPONEN E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN


E2) KAWASAN PERSEKITARAN (BANGUNAN AGENSI DI KAWASAN SENDIRI)

8) Sistem kawalan laluan yang kurang berkesan.

Memastikan sistem kawalan laluan sentiasa berkesan.

49

KOMPONEN E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN


E2) KAWASAN PERSEKITARAN (BANGUNAN AGENSI DI KAWASAN SENDIRI)

13)Pondok pengawal yang kurang kondusif.

Memastikan pondok pengawal berada dalam keadaan kemas dan bersih.

50

rosak

Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan

1. Dasar EKSA perlu ditandatangani oleh Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak yang baharu; dan

2. Carta Perbatuan bagi tahun 2015 perlu disediakan.

54

55

Bilik AHU yang kurang bersih

Sarang labah-labah

Ruang simpanan gelung hos pemadam api yang kurang bersih

Piagam Pelanggan JPN Sarawak dipamerkan di lokasi yang dihadang oleh pokok bunga dan

papan info

58

Kenderaan tidak diletakkan di dalam tempat yang disediakan

59

Parking stand label usang dan jatuh

60

Lantai bilik pemandu basah

61

Bilik fail peribadi dilabelkan

62

Kabinet Fail Peribadi/Sulit yang tidak berkunci

63

Sticker yang dilekatkan pada lampu tidak melambangkan Imej Korporat

64

Bilik pengurusan buku teks kurang kemas

Untuk sebarang pertanyaan, sila hubungi:

Tel: 082-257991 Faks: 082-429 722

Slaid Penutupan Audit EKSA JPNS 03 (Final) 02

Documents

Transcript of Slaid Penutupan Audit EKSA JPNS 03 (Final) 02