Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

29
Sesi Dialog HRMIS 11-13 Julai 2010 Tn. Hj. Yusuf Bin Che Mat TP(M)S (Moderator) En. Rosfan Bin Hashim KPP(M)SG Pn. Asmah Binti Adam PP(M)SG1 Pn. Nurul Aishah Binti Karis PP(M)SG6 1

Transcript of Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Page 1: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Sesi Dialog HRMIS 11-13 Julai 2010

Tn. Hj. Yusuf Bin Che Mat TP(M)S (Moderator)En. Rosfan Bin Hashim KPP(M)SGPn. Asmah Binti Adam PP(M)SG1

Pn. Nurul Aishah Binti Karis PP(M)SG6

1

Page 2: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Pengenalan Fungsi dan Kepentingan Perkara/Masalah Berbangkit Portal & Forum HRMIS Sesi Soal Jawab Senarai Pegawai Rujukan

2

Page 3: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Perlaksanaan Submodul Pengurusan Cuti telah bermula pada Tahun 2007 di semua Kementerian dan SUK Negeri

Bagi tujuan perlaksanaan satu SPP telah dikeluarkan iaitu Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 2010 – Pelaksanaan Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran – Submodul Pengurusan Cuti (Tarikh kuatkuasa 15 Januari 2010)

3

Page 4: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Fungsi◦ Menyediakan fungsi pengurusan cuti secara atas

talian bagi semua jenis cuti yang diperuntukandalam peraturan-peraturan perkhidmatan awamsemasa

Kepentingan◦ Maklumat yang dijana melalui pelaksanaan

submodul ini akan digunakan sebagai maklumat rasmi dalam semua urusan sumber manusia termasuk pengiraan faedah persaraan seperti pemberian wang tunai Gantian Cuti Rehat.

4

Page 5: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Submodul Pengurusan Cuti HRMIS

5

Page 6: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Aliran Kerja Bagi Submodul Pengurusan Cuti Selenggara Kelayakan Cuti Rehat & Cuti-cuti lain Isu permohonan cuti◦ Nama Duplicate sewaktu permohonan cuti◦ Permohonan Cuti Rehat bagi Pegawai Shift◦ Permohonan Cuti Rehat CO yang dipinjamkan◦ Permohonan Cuti Rehat melangkau tahun◦ Permohonan Cuti Bersalin Awal◦ Permohonan Cuti Bersalin 90 hari

Permohonan GCR Akhir Tahun/Awal Tahun Masalah Merekod Maklumat Sejarah Cuti

6

Page 7: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Saya telah setkan aliran kerja bagi LV003 dan LV004 namun. Apabila CO telah menyokong cuti sakit tersebut keluar paparan “Tiada Penetapan Aliran Kerja LV004”. Mengapa?

Penyelesaian: Aliran Kerja bagi Cuti Sakit dan Cuti Rehat adalah BERBEZA. LV004 perlu disetkan daripada PENYOKONG kepada PELULUS dan BUKAN daripada Pemohon kepada pelulus seperti LV002.

7

Kod Aliran Kerja Penghantar PenerimaSet A (CutiRehat)

LV001 Pemohon PenyokongLV002 Pemohon Pelulus

Set B (Cuti Sakit) LV003 Pemohon PenyokongLV004 Penyokong Pelulus

Page 8: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Rajah Aliran Kerja Set A dan Set B

LV-001

Competency Owner

Leave Verifier Leave Approver

LV-002

LV-003

LV-004

Cuti Rehat(SET A)

Cuti Sakit(SET B)

*

*

11

111

*

Page 9: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Jadual di atas ialah panduan untuk pengguna menetapkan aliran kerja mengikut tetapan yang betul supaya tidak timbul pertindihan aliran kerja.

* 1 1 1 * *

TabPenghantar

Peraturan 1 BU Agency BU

Peraturan 2 kosongkan AP kosongkan

TabPenerima AP AP Group

Page 10: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

10

Page 11: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

11

Page 12: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Dimana saya perlu selenggara kelayakan cuti-cuti tahun semasa dan tahun-tahun lepas. Apa beza menu di Data Sejarah dan Kelayakan Cuti?

Penyelesaian: Menu Data Sejarah digunakan untuk memasukkan maklumat transaksi cuti dan maklumat GCR yang TELAH DILULUSKAN sahaja dan telah jadi maklumat SEJARAH/telah berlalu.

Berikut adalah jadual perbezaan penyelenggaraan kelayakan cuti tahun semasa dan tahun-tahun lepas

12

Selenggara Kelayakan Cuti Rehat Cuti-cuti LainTahun Semasa Menu Selenggara

Kelayakan CutiMenu SelenggaraKelayakan Cuti

Tahun-tahun Lepas Menu Maklumat GCR Menu SelenggaraKelayakan Cuti

Page 13: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Bagaimana hendak selenggara kelayakan Cuti Rehat Khas danapakah aliran kerja yang perlu digunapakai oleh cuti rehat khas.

Penyelesaian: Selenggara dahulu Petunjuk Umum Kompetensi di ProfilPerkhidmatan. Setelah itu tambah kelayakan Cuti Rehat Khas di menu Selenggara Kelayakan Cuti dan klik butang tambah. Aliran kerja bagiCuti Rehat Khas menggunakan aliran kerja set A (cuti rehat)

Rujukan Portal HRMIS :

13

Page 14: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah:Sewaktu permohonan cuti hendakdibuat terdapat 2 nama CO yang samaterpapar dan CO tidak boleh membuatpermohonan

Penyelesaian: Sila semak semula tarikhsandangan di submodul Profil Perkhidmatan. Kerana kemungkinan tarikh sandangan yang lama tidak dimatikan. Oleh itu sistem akanmembaca seolah-olah CO mempunyai 2 jeniskelayakan

14

Page 15: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Apakah yang dimaksudkan “Bilangan haritidak bekerja” sewaktu permohonan cuti rehat bagipegawai shift? Adakah bermaksud bil hari time-off sepanjang tempoh bercuti atau bil hari bercuti?

Penyelesaian: Bil hari tidak bekerja bermaksud time off sepanjang tempoh CO tersebut bercuti

Rujukan Portal HRMIS:

15

Page 16: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Saya ingin bertanya, bagaimana prosedur permohonan cuti bagi CO yang di pinjamkan? Di Agensi saya ada CO dari SUK Selangor yang dipinjamkan ke agensi ini, segala rekod disimpan oleh Agensi saya manakala didalam HRMIS ianya di uruskan oleh SUK Selangor. Berkenaan dengan pengemaskinian data di dalam HRMIS, siapa yang bertanggungjawab untuk berbuat demikian? CO di agensi sy ni, di pinjamkan jasad sahaja. Perjawatan masih lg di Agensi asal CO ini.

Penyelesaian: 1) Sekiranya terdapat post kosong bagi CO tersebut di tempat kerja baru,

sila sandangkan CO kepada post kosong tersebut di dalam sistem.

2) Sekiranya tiada post kosong, mohon pentadbir cuti di agensi ASAL mengemaskini nama penerima bagi aliran kerja yang terlibat contoh LV001 dan LV002. Ini kerana hanya pentadbir di agensi asal yang boleh melihat dan menyelenggara CO tersebut.

3) Dapatkan fungsi hover bagi peranan Workflow Administrator (Leave) dan hoverkan kepada agensi yang berkaitan

16

Page 17: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Bolehkah permohonan cuti dibuat melangkau tahun?Penyelesaian: Ia bergantung bagi jenis cuti. Cuti Rehat TIDAK BOLEH

dimohon melangkau tahun. Oleh itu permohonan cuti rehat hendaklahdibuat di dalam 2 permohonan cuti yang berbeza. Permohonanhendaklah dibuat berasingan. Bagi Cuti Haji dan Cuti bersalin BOLEH melangkau tahun.

Masalah: Bagaimana hendak selenggara kelayakan Cuti Bersalin dan CutiHaji yang melangkau tahun sekiranya kelayakan belum wujud (kes Data Sejarah)? Perlukah pecahkan kelayakan cuti kepada 2 tahun yang berbeza.

Penyelesaian: Tidak perlu pecahkan kelayakan cuti haji/bersalin kepada 2tahun yang berbeza. Sila masukan kelayakan cuti haji/bersalinberdasarkan tahun mula CO bercuti. Sebagai contoh CO Cuti Bersalinpada awal 1 Disember 2008 – 29 Januari 2009 (60 hari). Masukankelayakan Cuti bersalin 60 hari pada tahun 2008.

17

Page 18: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Berdasarkan SPP Bil 5/2009, CO boleh memohon cuti awal 2 minggu daripada tarikh jangka bersalin. Adakah sistem membenarkan permohonan cuti awal?

Penyelesaian: Boleh. Sistem menyediakan 2 jenis permohonan cuti bersalin seperti paparan dibawah.

18

Page 19: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Bagaimana hendak merekodkan cuti bersalin 90 hari di SUK Selangor?

Penyelesaian: Ia perlu direkodkan di dalam 2 jenis cuti iaitu CutiBersalin dan Cuti Tanpa Gaji.

“Seseorang pegawai/ guru wanita yang berkhidmat di bawah PentadbiranKerajaan Negeri Selangor layak mendapat kemudahan Cuti Bersalin(Sebagaimana termaktub di bawah Perintah Am Bab C 25). Di samping itu, menurut Perenggan 2.1.2 Pekeliling Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor Bilangan 1 Tahun 2009, seseorang pegawai/ guru wanita diberi opsyentambahan 30 hari cuti. Walaupun kemudahan ini direkodkan sebagai CutiTanpa Gaji, Pentadbiran Kerajaan Negeri bersetuju membayar gaji penuhpegawai/ guru wanita tersebut. Bayaran ini dikira sebagai Insentif KhasBersalin. Cuti ini hendaklah direkodkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatansebagai Cuti Tanpa Gaji dan tidak layak dikira sebagai perkhidmatan yang boleh dimasuk kira bagi faedah persaraan”

19

Page 20: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

S1: Perlukah selesaikan kemasukan data sejarah dahulu baru boleh menjalankan permohonan cuti HRMIS?

J1: TIDAK.Step yang perlu dilakukan adalah seperti berikut:-◦ Jana kelayakan cuti tahun semasa dan kemudian membenarkan

permohonan cuti HRMIS dilakukan oleh CO sendiri.

20

Dis 2010April 2010Jan 2010Mula Perkhidmatan Awam

Penjanaan 2010

Maklumat Sejarah CutiJan-April 2010

Permohonan Atas Talian

Permohonan GCR

Penjanaan2011

1 Jan 2011

1

22

24

5

Maklumat SejarahCuti dan Maklumat GCRSebelum 2010

Page 21: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

◦ Memasukkan transaksi permohonan cuti sebelum tarikh janaan kelayakan cuti sekiranya ada.

◦ Seterusnya memasukkan Maklumat Sejarah GCR dan Maklumat Sejarah Cuti (Transaksi Cuti) mengikut TURUTAN bermula dari awal mula perkhidmatan sehingga tahun semasa. Proses ini boleh dilakukan berperingkat-peringkat bermula dengan CO yang akan berpencen dan juga pihak Pengurusan Tertinggi.

21

Dis 2010April 2010Jan 2010Mula Perkhidmatan Awam

Penjanaan 2010

Maklumat Sejarah CutiJan-April 2010

Permohonan Atas Talian

Permohonan GCR

Penjanaan2011

1 Jan 2011

1

22

24

5

Maklumat SejarahCuti dan Maklumat GCRSebelum 2010

Page 22: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masukkan kelayakan Cuti Rehat ◦ Menu Maklumat GCR (untuk cuti rehat & GCR

tahun-tahun lepas) Masukkan kelayakan cuti lain-lain ◦ Menu Kelayakan Selenggara Kelayakan Cuti

Masukkan transaksi ◦ Maklumat Sejarah Cuti

22

Page 23: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Masalah: Mengikut sistem, permohonan GCR hanya boleh dibuat pada tahun semasa (akhir tahun) sahaja. Tetapi apa yang di praktis di beberapa agensi adalah permohonan GCR secara manual dibuat pada awal tahun (tahun seterusnya). Bolehkah permohonan GCR dibuat pada awal tahun?

Penyelesaian: Berdasarkan PP 1/1974, permohonan GCR perlu dibuat pada akhir tahun. Namun begitu sekiranya CO terlewat permohonan GCR tahun 2009 sebagai contoh. Maka Pentadbir Cuti terpaksa merekodkan semua permohonan GCR tahun 2009 bagi setiap CO melalui menu Data Sejarah>Maklumat GCR pada awal tahun 2010. Setelah penambahbaikan dibuat. Kini CO boleh menghantar permohonan GCR pada awal tahun selagi kelayakan cuti pada tahun tersebut belum dijana.

23

Page 24: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

24

Page 25: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

25

Page 26: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

26

Page 27: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

27

Page 28: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

Pemilik Modul bagi Submodul Pengurusan CutiPn Nurul Aishah Binti Karis PP(M)SG6 [email protected] Aznida Binti Abdul Aziz PPTM(M)SG5 [email protected] Asmah Binti Adam PP(M)SG1 [email protected]

28

Pegawai BIP bagi Submodul Pengurusan CutiPn Foo Sook Fuang KPP(M)B1 [email protected]

Page 29: Slaid Sesi Selari Pengurusan Cuti

29