SOKONGAN Halaman: 1/85 KEWANGAN No. Semakan: 01 …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/SOK-KEW...

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW/AK003/BUY

Halaman: 1/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN DAN DAFTAR SERAHAN MELALUI MODUL

PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Tujuan: Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara penyediaan permohonan pesanan belian dan daftar serahan melalui modul Purchasing melalui SAGA Ver 7.4.

Skop: Arahan Kerja ini meliputi semua jenis permohonan pesanan belian. Keperluan Pengguna: Semua pengguna SAGA hendaklah mempunyai user ID dan password. Sekiranya

pengguna belum mendaftar diri sebagai pengguna, sila hubungi Urusetia di Pejabat Bendahari untuk tindakan. SAGA Ver 7.4 boleh digunakan melalui laman web http://mysaga/gdcax/ skrin 1 akan dipaparkan.

Tatacara terperinci:

1. Klik Menu seperti yang ditunjukkan di skrin 1. Skrin 2 akan dipaparkan, masukkan userID dan password untuk memasuki sistem SAGA ver 7.4 dan klik OK untuk sampai ke menu utama seperti di skrin 3.

Skrin 1

http://mysaga/gdcax/

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 2/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

2. Sebelum menginput Permohonan Pesanan Belian, cop terimaan pada

dokumen/sebutharga yang diterima daripada syarikat juga pada borang

Skrin 2

Skrin 3

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 3/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Permohonan Pembelian (SOK/KEW/BR002/BUY) dan pastikan kod PTJ (Company) seperti yang ditunjukkan di skrin 3 adalah betul sebelum menginput Purchase Requisition (RO)

PEMILIHAN KOD PTJ

3. Pada skrin 4, klik ikon dan skrin kecil bertajuk GP Company akan dipaparkan seperti di skrin 5. Klik pada Company Select: dan skrin tambahan mengikut Zon Kewangan dan Seksyen Kewangan akan dipaparkan.

Skrin 4

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 4/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

4. Pada skrin 6, pilih zon kewangan/ seksyen kewangan berkaitan dan seterusnya kod PTJ.

Skrin 5

Skrin 6

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 5/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

5. Kod Company telah bertukar mengikut Company yang dipilih seperti yang ditunjukkan di skrin 7. Perhatikan pada ruangan Company yang sebelumnya tertulis UPM di skrin 3 telah bertukar kepada kod PTJ yang dipilih seperti yang dibulatkan di skrin 7.

Skrin 7

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 6/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

6. Pilih modul yang hendak digunakan, iaitu Distribution; Purchasing. Perhatikan pada ruangan atas skrin 8, telah dipaparkan Menu untuk Modul Purchasing.

7. Pastikan maklumat pendaftaran syarikat telah diwujudkan dalam sistem SAGA.

Skrin 8

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 7/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

PEMILIHAN ID SYARIKAT

8. Pada skrin 9, pilih Enquiry dan klik Suppliers. Skrin 10 iaitu skrin AP Suppliers akan dipaparkan.

Skrin 9

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 8/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

9. Pada skrin 10, pilih ikon dan skrin tambahan seperti di skrin 11 akan dipaparkan. Klik Selected untuk memilih ID syarikat yang diperlukan.

Skrin 10

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 9/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

10. Skrin akan memaparkan ruangan-ruangan yang boleh digunakan bagi mencari ID syarikat seperti di skrin 12.

Skrin 11

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 10/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

11. Taipkan nama syarikat bermula dengan * dan diakhiri dengan * pada skrin 12 dan klik OK, skrin 13 akan dipaparkan.

Skrin 12

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 11/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

12. Ruangan USER FIELDS seperti di skrin 13 akan dipaparkan. Sila abaikan ruangan-ruangan tersebut dan klik OK.

Skrin 13

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 12/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

13. Skrin seterusnya memaparkan ruangan KOD BIDANG seperti yang dipaparkan di

Skrin 14. Sila abaikan juga ruangan tersebut dan klik OK untuk ke skrin seterusnya.

Skrin 14

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 13/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

14. Skrin akan memaparkan ID Syarikat di ruangan Supplier ID seperti yang

ditunjukkan di skrin 15. Jika ID Syarikat tersebut masih belum didaftarkan, maklumkan kepada syarikat supaya mengisi borang Pendaftaran Syarikat (OPR/BEN/BR004/BUY) dan menyerahkannya kepada Seksyen Perolehan di Pejabat Bendahari II bagi tujuan pendaftaran ID Syarikat dalam Sistem SAGA.

Skrin 15

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 14/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

15. Klik pada Address & Contacts untuk menyemak alamat syarikat dan pastikan alamat syarikat pada dokumen sebut harga/quotation adalah sama seperti di dalam sistem. Skrin 16 yang mempamerkan alamat syarikat dan Contact Details akan dipaparkan.

Skrin 16

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 15/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

16. Klik tanda X seperti ditunjukkan di skrin 17 untuk keluar dari skrin AP Supplier

dan kembali ke Menu Utama seperti di skrin 18.

PENYEDIAAN PERMOHONAN PESANAN BELIAN

Skrin 17

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 16/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

17. Klik Process seperti yang ditunjukkan di skrin 18 untuk menginput permohonan

pesanan belian (Purchase Requisition).

Skrin 18

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 17/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

18. Klik Purchase Requisition seperti pada skrin 19.

Skrin 19

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 18/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

19. Skrin Purchase Requisition akan dipaparkan seperti di skrin 20. Klik ikon untuk menginput permohonan pesanan belian yang baru.

Skrin 20

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 19/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

20. Kod PTJ akan dipaparkan secara automatik seperti pada skrin 21, klik OK.

Skrin 21

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 20/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

21. Skrin 22 menunjukkan nombor transaksi RO pada Requisition No dipaparkan

secara automatik. Begitu juga tarikh diperlukan (Needed By Date) dan juga tarikh RO dibuat. Kursor akan terus berada pada Requisition By. Masukkan nama staf PTJ yang menginput RO dalam sistem SAGA. Contohnya : SHAYNA., seperti yang ditunjukkan pada skrin 23 dan tekan TAB untuk ke ruangan PO Type. Di ruangan PO Type biarkan jenis Pesanan Belian sebagai Services Only sahaja.

Skrin 22

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 21/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 23

Skrin 24

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 22/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

22. Tekan TAB untuk ke ruangan Type seperti di diskrin 24 dan hanya pilih Single

sahaja pada ruangan tersebut. Tekan TAB sekali lagi untuk ke ruangan Needed By Date seperti di skrin 25.

23. Pada ruangan Needed By Date klik ikon dan pilih tarikh sebenar barang/ perkhidmatan/ kerja itu perlu dihantar atau disiapkan seperti yang tertera pada ruangan TARIKH DIPERLUKAN dalam Borang Permohonan Pembelian (SOK/KEW/BR002/BUY). Contohnya pada 16/03/2009 seperti yang ditunjukkan pada skrin 26. .

Skrin 25

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 23/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

24. Kemudian klik Details seperti yang ditunjukkan pada skrin 26.

Skrin 26

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 24/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

25. Masukkan kod Company di ruanga Purchasers atau klik dan skrin Purchasers Lookup akan dipaparkan seperti di skrin 27. Jika kod Company yang dipaparkan adalah betul, klik OK.

Skrin 27

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 25/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

26. Delivery Address akan dipaparkan secara automatic sebagai Universiti Putra

Malaysia. Tukar alamat pada Delivery Address tersebut sebagai alamat PTJ atau tempat penghantaran bekalan perlu dihantar atau tempat kerja/perkhidmatan diperlukan seperti contoh yang ditunjukkan pada skrin 28. Tekan TAB untuk ke ruangan seterusnya.

Skrin 28

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 26/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

27. Skrin 29 memaparkan ruangan Instructions. Masukkan nama pemohon sebenar

seperti pada ruangan Pemohon dalam Borang Permohonan Pembelian (SOK/KEW/BR002/BUY). Tekan TAB untuk ke ruangan Other Refno seperti pada skrin 30.

Skrin 29

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 27/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

28. Pada ruangan Other Refno. Masukkan nama tempat yang lebih terperinci

contohnya seperti nama jabatan/ bahagian/ makmal atau nombor bilik/ makmal seperti contoh yang ditunjukkan pada skrin 30. Tekan TAB.

Skrin 30

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 28/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

29. Di ruangan Pkg Marks, masukkan kod akaun yang digunakan dan nama Jabatan

jika perlu, contohnya jika menggunakan peruntukan mengurus, sila taipkan 10501-DA-P27102: Jabatan Fizik, jika menggunakan peruntukan penyelidikan, taip 5488900-14201-P26799: JABATAN MIKROBIOLOGI seperti yang ditunjukkan di skrin 31 . Jika dalam sesuatu RO itu ada lebih dari satu kod akaun sila taipkan seperti berikut, 5486501-10501-P27799, P26799, P27299: JABATAN FIZIK. Manakala jika menggunakan peruntukan RMK9, taip 7511200-70000-A35000 atau peruntukan RU, taip 92008-10501-P28908 mengikut kod peruntukan PTJ masing-masing. Jika semua maklumat yang perlu telah dimasukkan, klik OK.

Skrin 31

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 29/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

30. Skrin Supplier Details akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan di skrin 31.

Masukkan maklumat ID Syarikat yang diperolehi di skrin 15 pada ruangan

Supplier ID seperti yang ditunjukkan pada skrin 32 atau klik ikon untuk mencari ID Syarikat seperti pada skrin 33.

Skrin 31

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 30/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

,

Skrin 32

Skrin 33

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 31/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

31. Skrin Supplier Lookup akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan pada skrin 33

apabila klik ikon . Masukkan singkatan ID Syarikat pada ruangan Suppid atau ringkasan nama syarikat pada ruangan Lname seperti contoh yang ditunjukkan di skrin 33.

32. Skrin 34 memaparkan ID Syarikat dan nama syarikat yang telah dipilih. Jika

terdapat lebih dari satu nama syarikat yang hampir sama, pilih nama syarikat yang betul melalui cara dilangkah 8 hingga langkah 16. Klik OK jika ID syarikat yang diperlukan telah diperolehi.

Skrin 34

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 32/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

33. Nama syarikat dan alamat syarikat akan dipaparkan secara automatic seperti

yang ditunjukkan di skrin 35. Klik OK untuk ke ruangan seterusnya.

Skrin 35

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 33/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

34. Skrin 36 memaparkan skrin Line Items. Kursor akan terus berada pada ruangan

Quantity seperti yang ditunjukkan pada skrin 36. Masukkan jumlah kuantiti bekalan yang diperlukan seperti contoh di skrin 37.

Skrin 36

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 34/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

35. Skrin 37 memaparkan contoh kuantiti yang diperlukan iaitu 1 unit bahan kimia.

Tekan TAB untuk ke ruangan Description seperti pada skrin 38.

Skrin 37

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 35/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

36.Pada ruangan Description, masukkan keterangan bekalan/ perkhidmatan/ kerja

diperlukan seperti contoh pada skrin 38. Tekan TAB untuk ke ruangan Unit Price seperti pada skrin 39.

.

Skrin 38

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 36/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

37.Masukkan harga seunit bagi bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang diperlukan

berdasarkan dokumen sebutharga (quotation) yang diterima dari syarikat seperti pada skrin 39 dan tekan TAB. Jumlah harga akan dipaparkan secara automatik di ruangan Extended seperti pada skrin 40, dan kursor akan terus ke bahagian bawah seperti di skrin 41 untuk memasukkan item yang berikutnya

Skrin 39

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 37/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 40

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 38/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

38. Ulangi langkah 36 hingga 40 untuk menginput jenis bekalan/ perkhidmatan/

kerja jika perlu. Klik OK jika tiada lagi jenis bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu diinput. Skrin kod projek seperti pada skrin 42 akan dipaparkan

Skrin 41

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 39/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

39. Jika peruntukan yang digunakan ialah peruntukan penyelidikan, RMK9 ataupun

peruntukan RU atau akaun amanah.

Skrin 42

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 40/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

40.Taip pada ruangan ini seperti contoh 5488900-14201-P26799 (peruntukan

peyelidikan) seperti yang ditunjukkan di skrin 43, atau 7511200-70000-A35900 (peruntukan RMK9) atau 92008-10501-P28908 (peruntukan RU) dan tekan TAB untuk ke ruangan Description.

Skrin 43

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 41/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

41. Taip = di ruangan Description seperti yang ditunjukkan di skrin 44 dan tekan TAB

untuk ke ruangan Amount .

Skrin 44

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 42/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

42. Perhatikan ruangan Description telah memaparkan keterangan untuk kod cajing,

dan kursor telah berada di ruangan Amount seperti yang ditunjukkan di skrin 45. Masukkan jumlah bekalan/ perkhidmatan/ kerja pada ruangan Amount mengikut kod akaun yang dicaj dan tekan TAB.

Skrin 45

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 43/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

43. Kursor akan ke ruangan bawah dan masukkan kod akaun seterusnya jika perlu/

berkaitan. Jika tiada klik OK dan skrin GL Distribution akan dipaparkan seperti pada skrin 46.

Skrin 46

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 44/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

44. Perhatikan ruangan GL Account Code, Description dan Amount telah

dipaparkan secara automatik apabila kod cajing telah dimasukkan di ruangan PC Distribution untuk peruntukan penyelidikan, RMK9, RU atau akaun amanah. Klik OK untuk meneruskan proses seterusnya.

Jika menggunakan peruntukan mengurus sahaja, abaikan langkah 39 hingga

langkah 44. Klik OK apabila skrin PC Distribution dipaparkan dan satu skrin tambahan seperti di skrin 48 akan ditunjukkan. Klik Yes untuk ke skrin GL Distribution.

Skrin 47

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 45/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 48

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 46/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

45. Masukkan kod akaun yang diperlukan bagi peruntukan mengurus seperti contoh

pada skrin 49 dan tekan TAB untuk ke ruangan Description seperti di skrin 50.

Skrin 49

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 47/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

46. Taip = pada ruangan Description seperti yang ditunjukan di skrin 50 dan tekan

TAB untuk ke ruangan Amount.

Skrin 50

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 48/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

47. Perhatikan ruangan Description telah memaparkan keterangan untuk kod cajing,

dan kursor telah berada di ruangan Amount seperti yang ditunjukkan di skrin 51. Masukkan jumlah bekalan/ perkhidmatan/ kerja pada ruangan Amount mengikut kod akaun yang dicaj dan tekan TAB. Jika jenis bekalan/ perkhidmatan/ kerja boleh disatukan dalam satu jenis kod akaun, masukkan jumlah keseluruhan bekalan/ perkhidmatan/ kerja mengikut Total. Jika kod akaun yang perlu dicaj mengikut jenis bekalan/ perkhidmatan/ kerja adalah berbeza, masukkan sebahagian daripada jumlah Total tersebut mengikut jenis kod akaun dan tekan TAB untuk ke ruangan bawah seperti di skrin 52 dan input kod akaun yang lain pula. Jika tiada lagi kod akaun yang perlu diinput, klik OK untuk ke langkah seterusnya seperti di skrin 54.

Skrin 51

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 49/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 53

Skrin 52

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 50/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

48. Jika tersilap memasukkan kod cajing dalam skrin PC Distribution atau GL

Distribution, bawa kursor ke ruangan yang tersilap cajing dan klik ikon seperti yang ditunjukkan di skrin 53 untuk memadamkan transaksi kod cajing tersebut. Masukkan semula kod cajing yang baru seperti di langkah 39 hingga langkah 44 bagi peruntukan penyelidikan, RMK9, RU atau akaun amanah dan seperti dialngkah 45 hingga 47 bagi peruntukan mengurus.

49. Satu skrin tambahan seperti di skrin Skrin 54 akan dipaparkan setelah kesemua

kod cajing dimasukkan seperti di langkah 47. Klik Ready jika tiada apa-apa perubahan hendak dibuat atau Held jika masih perlu menyemak data/ transaksi yang telah diinput dalam Purchase Requisition. tersebut.

Skrin 54

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 51/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

50. Perhatikan di ruangan Status telah bertukar kepada Held di skrin 55 apabila klik

Hold di langkah 49 di atas. Jika pembetulan perlu dilakukan klik ikon di skrin 56.

Skrin 55

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 52/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 56

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 53/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

51. Kursor akan terus berada di ruangan Requisition By seperti yang ditunjukkan di

skrin 57. Rujuk semula langkah 21 hingga 47 jika ada sebarang pembetulan yang melibatkan langkah- angkah tersebut. Jika tiada sebarang pembetulan perlu dilakukan klik Ready di langkah 49 seperti yang ditunjukkan di skrin 58.

Skrin 57

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 54/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 58

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 55/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

52. Perhatikan di ruangan Status telah bertukar kepada Ready di skrin 59 apabila

klik Ready di langkah 51 di atas.

Skrin 59

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 56/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

53. Untuk kemaskini (Approved) RO tersebut, klik ikon dan pilih P Approved seperti yang ditunjukkan di skrin 60.

Skrin 60

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 57/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

54. Satu skrin tambahan bertajuk GP Password Input akan dipaparkan seperti yang

ditunjukkan di skrin 61 yang meminta Kata Laluan atau Password diinput jika RO hendak dikemaskini.

Skrin 61

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 58/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

55. Masukkan kod PTJ (kod Company) masing-masing dan klik OK.

Skrin 62

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 59/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

56. Sistem akan bertanya samada hendak meneruskan untuk kemaskini RO tersebut

seperti yang ditunjukkan di skrin 63. Klik Yes jika hendak kemaskini (Approved) RO tersebut atau klik NO jika masih terdapat beberapa pembetulan perlu dilakukan. Jika terdapat sebarang pembetulan, rujuk semula langkah 21 hingga 47 jika ada pembetulan yang melibatkan langkah-langkah tersebut. Jika tiada sebarang pembetulan perlu dilakukan klik Yes untuk kemaskini (Approved) RO tersebut.

Skrin 63

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 60/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

57. Perhatikan skrin 64 menunjukkan Status telah bertukar daripada READY seperti

di skrin 59 kepada APPROVED. Skrin di atas juga menunjukkan nompor Pesanan Belian terbentuk secara automatik di ruangan PO Number dan ruangan PO Status berstatus HELD. Nombor Pesanan Belian (PO Number) tersebut perlu digunakan sebagai rujukan dokumen (Doc. No) sewaktu menyediakan Daftar Serahan dan sewaktu mencetak PO Held.

Skrin 64

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 61/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

58. Cetak PO Held dalam sistem. Kembali ke skrin utama, klik Process dan pilih

Purchase Order seperti yang ditunjukkan pada skrin 65.

Skrin 65

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 62/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

59. Klik ikon untuk mencari nombor pesanan belian berstatus Held.

Skrin 66

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 63/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

60. Masukkan kod Company dan nombor pesanan belian pada ruangan PO Order

dan klik OK seperti pada skrin 67.

Skrin 67

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 64/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

61. Klik OK sekali lagi jika skrin memaparkan ruangan USER FIELD seperti yang

ditunjukkan di skrin 68.

Skrin 68

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 65/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

62. Klik File, kemudian klik ikon Print R untuk mencetak PO Held seperti yang ditunjukkan di skrin 69.

Skrin 69

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 66/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

63. Skrin tambahan akan dipaparkan, klik Current seperti yang ditunjukkan di skrin

70.

Skrin 70

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 67/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

64. Skrin tambahan akan dipaparkan seperti pada skrin 71 diatas. Klik PDF (Output

to PDF Reader) untuk mencetak PO Held tersebut dalam format PDF terlebih dahulu seperti yang ditunjukkan di skrin 72.

Skrin 71

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 68/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

65. Klik File dan pilih Print. Pilih mesin pencetak jenis Laserjet/Deskjet yang sesuai.

Cetak PO Held dalam saiz A4 sahaja. Tandatangan ringkas dan cop pegawai yang menginput diperlukan pada ruangan “T/T……”. Tiada Tandatangan dari Ketua PTJ atau Pegawai yang Diberikuasa diperlukan untuk PO Held yang telah dicetak tersebut.

PENYEDIAAN DAFTAR SERAHAN R.O. MELALUI MODUL PURCHASING

Skrin 72

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 69/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

66. Kembali ke Menu Utama seperti di skrin 73 dan klik Process dan kemudian

klik Daftar Serahan seperti di skrin 74

Skrin 73

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 70/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

67. Skrin Daftar Serahan seperti pada skrin 75 akan dipaparkan. Klik ikon untuk menginput Daftar Serahan RO yang baru.

Skrin 74

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 71/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 75

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 72/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

68. Kursor akan terus berada pada ruangan Batch Date yang tertera secara

automatik seperti di skrin 76. Kod Company juga akan dipaparkan secara automatik. Tekan TAB hingga ke ruangan Document Type.

Skrin 76

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 73/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

69. Skrin 77 menunjukkan jenis Daftar Serahan, pilih Daftar Serahan yang betul di

ruangan Document Type seperti yang ditunjukkan di skrin 78 dan klik OK.

Skrin 77

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 74/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 78

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 75/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

70. Kursor akan terus berada pada ruangan SuppID seperti pada skrin 79. Masukkan

ID Syarikat yang boleh didapati pada RO tersebut dan tekan TAB untuk ke ruangan seterusnya.

Skrin 79

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 76/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

71. Skrin 80 menunjukkan kursor akan terus berada di ruangan Doc No. Perhatikan

ruangan Supplier Name telah memaparkan nama syarikat secara automatik.

Skrin 80

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 77/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

72. Masukkan nombor pesanan belian (PO Number) yang berstatus HELD dilangkah

57 di atas atau klik ikon . Satu skrin tambahan seperti yang ditunjukkan pada skrin 81 akan dipaparkan. Pilih nombor pesanan belian (PO Number) yang betul untuk RO tersebut dan klik OK.

Skrin 81

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 78/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

73. Nombor pesanan belian akan tertera di ruangan Doc No. seperti yang

ditunjukkan di skrin 82. Tekan TAB dan kursor akan terus berada di ruangan Status, tarikh dokumen dan amaun pesanan belian akan tertera secara automatik di ruangan Date dan Amount seperti pada skrin 83. Pada ruangan Status, biarkan kosong dan tekan TAB.

Skrin 82

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 79/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 83

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 80/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

74. Tekan TAB untuk ke ruangan seterusnya jika terdapat lebih dari satu (1) RO/PO

Held untuk dimasukkan ke dalam batch Daftar Serahan dan ulangi langkah 70 hingga 73. Satu batch Daftar Serahan hendaklah tidak melebihi dari lima (5) dokumen RO/PO Held. Jika semua RO/PO Held telah diinput dalam batch Daftar Serahan tersebut, klik OK.

Skrin 84

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 81/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

75. Status akan bertukar daripada NEW seperti di skrin 79 kepada HELD di skrin 85.

Skrin 85

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 82/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

76. Untuk mencetak Daftar Serahan, klik ikon , kemudian klik Print Batch

Skrin 86

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 83/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

77. Skrin tambahan akan dipaparkan seperti pada skrin 87. Klik PDF (Output to PDF

Reader) untuk mencetak Daftar Serahan RO/PO tersebut dalam format PDF terlebih dahulu seperti yang ditunjukkan di skrin 88.

Skrin 87

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 84/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

Skrin 88

Skrin 89

SOKONGAN KEWANGAN


Halaman: 85/85

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


PURCHASING

Tarikh: 22/08/2011

78. Klik File, kemudian pilih Print seperti yang ditunjukkan pada skrin 89.

79. Pilih mesin pencetak jenis Laserjet/Deskjet yang sesuai seperti pada skrin 90.

Cetak Daftar Serahan RO/PO dalam dua (2) salinan bersaiz A4 (putih) sama seperti Daftar Serahan RO/ PO Held yang sedia ada sekarang. Daftar Serahan tersebut perlu di cop tarikh terima sewaktu dihantar ke Pejabat Bendahari Zon Kewangan.

Seksyen Kewangan Pejabat Bendahari yang berada di PTJ tidak perlu mencetak

Daftar Serahan (Status Held) ini dari sistem, tetapi perlu mencetak Daftar Serahan RO/PO (Status Posted) yang telah dikemaskini di dalam sistem SAGA ver 7.4. Ulangi langkah di para 76-79 untuk proses mencetak.

Bagi perolehan yang dilaksanakan secara atas talian, Zon/Seksyen Kewangan perlu menginput Daftar Serahan dalam sistem tetapi tidak perlu mencetak.

Skrin 90

SOKONGAN Halaman: 1/85 KEWANGAN No. Semakan: 01 …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/SOK-KEW...

Documents

Transcript of SOKONGAN Halaman: 1/85 KEWANGAN No. Semakan: 01 …reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/SOK-KEW...