SOP Pendataan 2012

1 dari 24

Daftar Isi :

Kata Pengantar .............................................................................................................................................. i Daftar Isi .................................................................................................................................................... ii 1. Pendahuluan ............................................................................................................................................ 1

1.1. Latar Belakang ............................................................................................................................ 1 2. Tujuan ...................................................................................................................................................... 2 3. Manfaat ................................................................................................................................................... 2 4. Pihak-pihak yang terlibat ......................................................................................................................... 3 5. Perencanaan ............................................................................................................................................ 3

5.1 Batasan ............................................................................................................................................. 3 5.2 Cakupan Data ................................................................................................................................... 3

A. Data Sekolah ............................................................................................................................... 3 B. Data PTK ...................................................................................................................................... 4 C. Data Peserta Didik ...................................................................................................................... 5

5.3 Lingkup wilayah ............................................................................................................................... 6 6. Revitalisasi Tim Pendataan Pendidikan .................................................................................................. 6

6.1. Pembentukan Tim Penyusunan Dapodik di Tingkat Kemdikbud ................................................ 6 6.2. Revitalisasi KK DATADIK Provinsi ............................................................................................... 7 6.3. Revitalisasi KK DATADIK Kabupaten/Kota ................................................................................... 8 6.4. Pembentukan Petugas Teknis KKDATADIK Kabupaten/Kota ...................................................... 8 4.5. Pemetaan Kemampuan infrastruktur Sekolah/ SDM IT Sekolah ................................................ 9

7. Pembagian Tugas dan Peran ................................................................................................................... 9 7.1 Peran Satuan Pendidikan (Sekolah) ............................................................................................ 9

7.2 Peran Dinas Pendidikan / KKDATDIK Kabupaten/kota ............. Error! Bookmark not defined.0 7.3 Peran Dinas Pendidikan Provinsi ............................................... Error! Bookmark not defined.0 7.4 Peran PDSP ................................................................................. Error! Bookmark not defined.1 7.5 Peran Direktorat Teknis Dikdas .................................................. Error! Bookmark not defined.1 7.6 Peran Sekretariat Direktorat Jenderal Dikdas ............................ Error! Bookmark not defined.2

8. Tahapan Pelaksanaan Pendataan .......................................................... Error! Bookmark not defined.2 8.1 Kegiatan Pendataan Pendidikan Dasar ...................................... Error! Bookmark not defined.2 8.2 Waktu Pekaksanaan Pendataan ................................................ Error! Bookmark not defined.4 8.3 Pelaksanaan Monitoring dan Bimbingan Teknis Pendataan ..... Error! Bookmark not defined.5

9. Diagram Alir ........................................................................................... Error! Bookmark not defined.9 9.1 Pembagian tugas dan Peran Pusat ............................................ Error! Bookmark not defined.9 9.1 Pembagian tugas dan Peran Pusat dan Daerah ....................................................................... 20 9.1 Rincian Pembagian tugas dan Peran Pusat dan Daerah .......................................................... 21

Lampiran :

- Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pendataan Bagi Sekolah

- Pedoman Pengisian dan Formulir Pendataan

i

POS Pendataan Dikdas

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar

2 dari 23

KATA PENGANTAR

Dalam upaya pemerataan kesempatan memperoleh pediidkan dan meningkatkan mutu pendidikan

serta pembangunan pendidikan yang tepat sasaran sesuai dengan kondisi kebutuhan real sampai ke

tingkat satuan pendidikan maka diperlukan upaya untuk memperoleh informasi yang akurat dan

terpercaya.

Informasi yang akurat dapat diperoleh dari data yang valid dan shahih. Validasi data yang berangkat dari

data individual entitas pendidikan adalah hal yang mutlak diperlukan untuk memenuhi sasaran

pembangunan pendidikan yang tepat sasaran. Hal ini agar penyaluran bantuan maupun penyusunan

perencanaan pendidikan sesuai dengan kebutuhan nyata di lapangan.

Pendataan yang terintegrasi dan bersifat individual dari tiga entitas data yaitu Sekolah, Pendidik dan

Tenaga Kependidikan dan Peserta didik jenjang dasar adalah upaya menuju hal tersebut. Semangat yang

terbangun adalah penjaringan data untuk Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar bersumber dari satu

pintu pendataan, sehingga tidak terjadi duplikasi data.

Dengan terbitnya Instruksi Menteri Pendidikan Nasional No.2 Tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan

Data Pendidikan telah mengatur peran dan fungsi dari masing-masing unit kerja di lingkungan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dari pusat sampai dengan tingkat satuan pendidikan. Dengan

demikian tugas dan fungsi masing-masing unit kerja telah diatur dalam instruksi menteri tersebut.

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 51 Tahun 2011, tentang petunjuk teknis

penggunaaan dana Bantuan Operational Sekolah dan Laporan Keuangan Bantuan Operational Sekolah

Tahun Anggaran 2012 telah tegas melampirkan instrumen pendataan individual dan terintegrasi sebagai

bagian dari proses penyaluran dana BOS.

Sebagai bentuk teknis operational pendataan telah disusun Prosedur Operational Standar yang menjadi

acuan kerja bagi setiap unit terkait pendataan individual dan terintegrasi di lingkungan Direktorat

Jenderal Pendidikan Dasar. Dengan demikian diharapkan POS Pendataan Pendidikan Dasar menjadi

pedoman bagi semua pihak yang telibat sehingga pendataan Pendidikan Dasar berjalan dengan yang

diharapkan.

Direktur Jenderal Pendidikan Dasar,

Prof. Suyanto, Ph.D

ii

1 dari 24

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Prosedur Operational Standar Pendataan Pendidikan Dasar adalah pedoman teknis operational

pelaksanaan pendataan dari tingkat kementerian Ditjen Dikdas sampai dengan unit terkecil

pendidikan yaitu satuan pendididkan jenjang dasar (SD, SDLB, SMP dan SMPLB). Pendataan yang

terintegrasi dan bersifat individual merupakan upaya penjaringan data satu pintu di lingkungan

Ditjen Dikdas.

POS Pendataan Pendidikan Dasar ini merumuskan peran dan fungsi masing-masing unit pendidikan

di lingkungan Ditjen Dikdas secara teknis operational. Teknik yang digunakan adalah penjelasan

secara naratif peran dan fungsi masing-masing unit, teknis diagram alir proses pendataan dan teknik

tabular untuk menggambarkan jadwal dari masing-masing proses yang melekat pada unit terkait

pendataan.

Pihak-pihak yang terlibat dalam pendataan ini yaitu:

1. Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar

2. Direktorat Teknis (PSD, PSMP, P2TK, PKLK Dikdas dan P2TK Dikdas)

3. PDSP

4. Dinas Pendidikan Provinsi

5. Dinas Pendidikan Kab/kota

6. Satuan pendidikan Jenjang Dasar (SD, SDLB, SMP, SMPLB)

Instrumen yang digunakan dalam proses pendataan ini terdiri dari : Formulir individual untuk

sekolah (F-SEK) Formulir individual untuk PTK (F-PTK) dan Formulir individual untuk Peserta Didik (F-

PD) dan aplikasi pendataan. Sebagai Penguatan pendataan pendidikan dasar semua tools terkait

pendataan dibentuk dalam satu paket DVD. Dengan demikian diharapkan sekolah mampu secara

mandiri melakukan pendataan dari pengisian formulir, entry data sampai dengan pengiriman ke

server.

Prosedur Operational Standar ini sebagai pedoman pendataan sistem pendataan pendidikan dasar

dan merupakan satu kesatuan yang utuh dengan aplikasi pendataan dikdas sebagai alat penjaringan

data.

2. Tujuan Tujuan dari Pedoman Operasional Standar Pendataan Pendidikan Dasar ini adalah :

1. Mendefinisikan peran dan fungsi masing-masing unit di lingkungan kementerian pendidikan

dan kebudayaan dalam lingkup Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar.



2 dari 23

2. Menggambarkan diagram alir proses teknis pendataan dari satuan pendidikan sampai dengan

data mengalir ke pusat dan pemanfaaatannya bagi seluruh komponen pendataan yang

terkait

3. Mengatur jadwal maupun waktu proses pendataan dari awal sampai dengan akhir pendataan

dalam 1 periode pendataan dalam satu tahun.

4. Mengatur terlaksananya proses pendataan sehingga terjamin nya proses pengumpulan data

pendidikan dasar

5. Meningkatkan kinerja masing-masing unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal pendidikan

Dasar sesuai dengan tugas dan fungsinya dalam kaitannnya dengan sistem pendataan.

6. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan pendataan pendidikan dasar.

3. Manfaat Manfaat dari penjaringan data individual dan terintegrasi pendidikan dasar adalah untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengumpulan data yang tersebar di seluruh Indonesia

dalam satu pintu pendataan yang terpusat di Setditjen Dikdas. Pemanfaatan data yang terkumpul

adalah untuk mendukung perencanaan, evaluasi dan pelaksanaan program Kemdikbud maupun

Dinas Pendidikan Prov/Kab/kota yang tepat sasaran sesuai dengan kebutuhan dan kenyataan di

lapangan. Pemanfaatan data tersebut antara lain :

1. Bantuan Operasional Sekolah (BOS) dari sumber APBN

2. Bantuan Operasional Sekolah dari sumber APBD (BOSDA/BOSP)

3. Rehabilitasi ruang belajar (ruang kelas, perpustakaan, laboratorium, dls)

4. Dana Alokasi Khusus (DAK)

5. Ruang Kelas Baru

6. Subsidi bagi siswa kurang mampu secara ekonomi

7. Subsidi/tunjangan bagi guru

8. Dan lain sebagainya

4. Pihak- Pihak Yang Terlibat Implementasi program pendataan Dikdas ini melibatkan seluruh Komponen Pendidikan dari

tingkat kementerian sampai dengan satuan terkecil yaitu satuan pendidikan jenjang dasar :

1. Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar



3 dari 23

2. Direktorat Teknis (Dit. PSD, Dit. PSMP, Dit. PPKLK dan Dit. P2TK)

3. PDSP

4. Dinas Pendidikdan Provinsi

5. Dinas Pendidikan Kabupaten/kota

6. Sekolah (SD, SDLB, SMP dan SMPLB)

5. Perencanaan

5.1. Batasan POS (Prosedur Operasional Standar)Manajemen Pendataan Dikdas ini mencakup pada pelaksanaan

pendataan Dikdas yang dimulai dari uraian tugas masing-masing stakeholder pendidikan, tahap

persiapan, penjaringan, verifikasi sampai dengan data terkirim ke aplikasi pendataan Dikdas. Prosedur

Operasional ini berlaku dalam pendataan satuan pendidikan jenjang dasar yang di koordinir oleh

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar.

5.2. Cakupan Data Entitas data yang dikumpulkan yaitu jenjang pendidikan dasar (SD, SMP, SDLB, SMPLB).Sebagai bentuk

integrasi data telah tersedia data prefilled yang di integrasikan ke dalam sistem. Data yang akan dijaring

adalah data individual Sekolah, PTK dan Peserta didik dengan rincian sebagai berikut.

A. Data Sekolah Kab/Kota : Provinsi : 1. Identitas Sekolah

a. Nama Sekolah b. NSS, NPSN c. Jenis Sekolah d. Alamat sekolah: Jalan, Kelurahan/Desa, Kecamatan, kategori wilayah, posisi geografis e. No. Telpon f. Akses Internet, Alamat Email, Website g. Status sekolah h. Penyelenggaraan pendidikan inklusi i. Status Kepemilikan : SK izin pendirian sekolah, SK izin operational j. Akreditasi k. Status Mutu l. Sertifikat ISO m. Waktu Penyelenggaraan n. Gugus Sekolah o. Kategori Sekolah



4 dari 23

p. Nomor Rekening Bank, nama bank dan KCP/ UNIT, q. Pelaksanaan Manajemen Berbasis Sekolah r. Kurikulum yang digunakan

Khusus Sekolah Swasta oleh Yayasan/Penyelenggara s. Nama Yayasan, Nama Pimpinan Yayasan, Alamat Yayasan, Akte Pendirian dan Kelompok

Yayasan t. Sumber Listrik u. Daya v. Sumber air

2. prasarana Kode Ruangan, Nama ruangan, Jenis Ruangan, dan kondisi ruangan

3. Rombongan Belajar Tingkat, nama rombel, ruang kelas, Wali Kelas dan NUPTK Wali Kelas

4. Sarana 5. Bantuan/Block Grant/Subsidi dan Beasiswa

B. Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan 1. Identitas Sekolah

a. Nama Sekolah b. NSS/, NPSN: c. Alamat: Jalan, Kelurahan/Desa, Kecamatan

2. Identitas Pendidik dan Tenaga Kependidikan a. Nama lengkap b. Jenis kelamin c. Ijazah Terakhir d. Gelar Akademik e. Nomor Induk Pegawai atau sejenisnya NIP/NIGB/NIY/NIK/NIGK f. NUPTK g. Tempat dan tanggal/bulan/tahun lahir h. NIK (Nomor Induk Kependudukan) i. Agama j. Status Kawin k. Nama Ibu Kandung l. Alamat Tempat Tinggal m. Status Kepegawaian n. Status aktif o. Jabatan p. Jika PNS

NIP, Tmt menjadi PNS, Pangkat/Golongan,Tmt golongan terakhir q. Sertifikasi (bagi yang sudah sertifikasi)



5 dari 23

r. Kode program Keahlian s. Lisensi Kepala Sekolah (bagi kepala sekolah) t. Data Pengawas Sekolah

6. Mengajar pada sekolah ini (khusus pendidik/Guru) NPSN dan nama sekolah, sekolah induk, Rombel, kode mata pelajaran

7. Mengajar di sekolah/ lembaga pendidikan saat ini NPSN dan nama sekolah, kode mata pelajaran, jam mengajar

8. Riwayat pendidikan formal Satuan pendidikan formal, fakultas dan prodi

9. Riwayat Pendidikan Non Formal Satuan Pendidikan Formal, Fakultas, Jurusan/Prodi, Jenjang, Tahun masuk dan tahun lulus.

10. Riwayat Mengajar Sebelumnya NPSN Sekolah, nama sekolah, masa tugas dari tahun sampai tahun, kode mata pelajaran, jumlah jam.

11. Riwayat Pekerjaan (non guru) Nama Instansi, masa tugas, pekerjaan/Jabatan

12. Keluarga Nama suami/isteri, pekerjaan, anak

13. Karya tulis 14. Pengembangan Profesi 15. Penghargaan 16. Kesejahteraan dan Perlindungan 17. Beasiswa 18. Penulisan Buku 19. Workshop/seminar/lokakarya 20. Studi Banding 21. Pendidikan dan Latihan 22. Tes Kebahasaan/Uji sertifikasi Keahlian 23. Informasi Tunjangan 24. Lain-lain (catatan)

C. Data Peserta Didik 1. Identitas Sekolah

a. Nama Sekolah b. NSS/ NPSN: c. Alamat: Jalan, Kelurahan/Desa, Kecamatan

2. Identitas Peserta Didik

a. Nama lengkap b. Jenis kelamin c. NISN dan NIS



6 dari 23

d. NIK e. Tempat Tanggal Lahir f. Agama g. Rombongan Belajar h. Riwayat pendidikan i. Riwayat Beasiswa j. Catatan Prestasi k. Identitas Orang tua/Wali

Nama ayah, Ibu dan Wali, pekerjaan pendidikan, pengahasilan l. Jenis Tinggal m. Alamat Tempat tinggal n. Tinggi Badan, berat badan o. Kebutuhan Khusus p. No. Telpon rumah, no HP q. Jarak tempat tinggal ke sekolah r. Alat transportasi ke sekolah s. Email pribadi

5.3. Lingkup Wilayah Lingkup wilayah pendataan Dikdas adalah 33 propinsi , 497 kab/kota, satuan pendidikan jenjang dasar

(SD, SDLB, SMP, SMPLB).

6. Revitalisasi Tim Pendataan Pendidikan

6.1. Pembentukan Tim Penyusunan Dapodik dan Sekretariat

Bersama Pendataan Tingkat Pusat :

Sekretariat Jenderal Kemendikbud

Sekretariat Ditjen Dikdas

1. Sekretaris Jenderal Kemendikbud menetapkan tim Dapodik tingkat

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai penanggungjawab pendataan Kementerian meliputi jajaran pimpinan unit utama.

2. Dirjen Dikdas menetapkan Tim Pendataan tingkat unit utama sebagai pengelola aplikasi, database, helpdesk dan monitoring pendataan dengan melibatkan pejabat eselon III Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat teknis dan tim teknis pendataan yang dikoordinir oleh Setditjen Dikdas



7 dari 23

Direktorat Pembinaan SD

3. Direktur Pembinaan SD menetapkan tim Dapodik Direktorat Pembinaan SD untuk mengembangkan aplikasi pengolah data mengikuti struktur database pendataan di Setditjen Dikdas untuk mengolah data hasil penjaringan di Setditjen Dikdas menjadi informasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing

Direktorat Pembinaan SMP

4. Direktur Pembinaan SMP menetapkan tim Dapodik Direktorat SMP

untuk mengembangkan aplikasi pengolah data mengikuti struktur database pendataan di Setditjen Dikdas untuk mengolah data hasil penjaringan di Setditjen Dikdas menjadi informasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Direktorat Pembinaan PTK Dikdas

5. Direktur Pembinaan P2TK Dikdas menetapkan tim Dapodik Direktorat

P2TK untuk mengembangkan aplikasi pengolah data mengikuti struktur database pendataan di Setditjen Dikdas untuk mengolah data hasil penjaringan di Setditjen Dikdas menjadi informasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing

Direktorat Pembinaan Pendidikan Khusus dan Layanan Khusus

6. Direktur Pembinaan PKLK Dikdas menetapkan tim Dapodik Direktorat PKLK untuk mengembangkan aplikasi pengolah data mengikuti struktur database pendataan di Setditjen Dikdas untuk mengolah data hasil penjaringan di Setditjen Dikdas menjadi informasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

6.2 Revitalisasi KK Datadik Propinsi Sekretariat Jenderal Kemendiknas

1. Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP) mengirimkan surat kepada Kepala Dinas Pendidikan Propinsi tentang permintaan revitalisasi KK Datadik di tingkat Propinsi.

Dinas Pendidikan Propinsi

2. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi memilih petugas KK Datadik Propinsi, dengan kriteria sebagai berikut : a. Berpengalaman dalam bidang manajemen pendataan b. Berpengalaman dalam bidang perencanaan pendidikan dasar c. Mampu melakukan koordinasi dan sosialisasi ke Kabupaten/Kota d. Mampu mengoperasikan komputer

3. Dinas Pendidikan Propinsi mengeluarkan SK Penetapan Tim KK Datadik Propinsidengan susunan organisasi sebagai berikut: a. Ketua : Sekretaris Dinas Pendidikan b. Koordinator : Subbag Program c. Anggota : Bidang PAUDNI, d. Anggota : Bidang SD e. Anggota : Bidang SMP



8 dari 23

f. Anggota : Bidang SMA g. Anggota : Bidang SMK h. Anggota : Bidang PTK

4. Dinas Pendidikan Propinsi mengirimkan SK Penetapan kepada masing-masing petugas KK Datadik di tingkat Propinsi.

6.3 Revitalisasi KK Datadik Kabupaten/Kota Sekretariat Ditjen Dikdas

Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP) dan Setditjen Dikdas mengirimkan surat kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota tentang permintaan revitalisasi KK Datadik di tingkat Kabupaten/Kota.

Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota

1. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota memilih petugas KK Datadik Kabupaten/Kota, dengan kriteria sebagai berikut : a. Berpengalaman dalam bidang manajemen pendataan b. Berpengalaman dalam bidang perencanaan pendidikan dasar c. Mampu melakukan koordinasi dan sosialisasi ke sekolah-sekolah d. Mampu mengoperasikan komputer

2. Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota mengeluarkan SK Penetapan Tim KK Datadik Kabupaten/Kotadengan susunan organisasi sebagai berikut: a. Ketua : Sekretaris Dinas Pendidikan b. Koordinator : Subbag Program c. Anggota : Bidang PAUDNI bagian Pendataan d. Anggota : Bidang Dikdas (SD dan SMP) bagian Pendataan e. Anggota : Bidang SMA bagian Pendataan f. Anggota : Bidang SMK bagian Pendataan

3. Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota mengirimkan SK Penetapan kepada masing-masing petugas KK Datadik di tingkat Kabupaten/Kota.

6.4 Pembentukan Petugas Teknis Pendataan Kab/kota Petugas teknis KKDATADIK Kab/Kota

KK DATADIK dapat membentuk petugas pendataan dengan fungsi teknis untuk mengelola web pendataan KKDATADIK Kab/kota melalui website pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id, dengan tugas dan fungsi sebagai berikut

1. Memantau Data Online: melakukan rekap progress sekolah yang sudah mengirimkan data.

2. Melakukan verifikasi data dengan membandingkan data entry dan bukti fisik dari sekolah (daftar absensi kelas, KTP, ijazah terakhir, SK Pengangkatan PTK dan NUPTK)

3. Memberikan nomor registrasi kepada sekolah yang belum terdaftar pada data prefilled melalui mekanisme menu penambahan sekolah

4. Melakukan pendampingan, pelayanan teknis troubleshooting aplikasi kepada sekolah yang membutuhkan, jika masih belum tertangani



9 dari 23

dapat mengkomunikasikan ke pada petugas pusat. 5. Melakukan entry data untuk pengawas sekolah tingkat kab/kota.

6.5 Pemetaan kemampuanin frastrukur IT Sekolah / SDM IT sekolah

KK Datadik Kabupaten/Kota

Kemampuan infrastruktur IT Sekolah di bagi menjadi 3 kategori : 1. Sekolah Online

Adalah sekolah yang memiliki komputer dan jaringan internet sehingga mampu untuk mengentry data menggunakan aplikasi sistem pendataan pendidikan dasar secara mandiri

2. Sekolah Offline Adalah sekolah yang memiliki komputer tapi tidak memiliki jaringan internet sehingga tidak dapat mengirimkan secara langsung ke server pendataan pusat

3. Sekolah tanpa teknologi Adalah sekolah yang tidak memiliki komputer sehingga tidak dapat melakukan entry data ke dalam sistem pendataan pendidikan dasar

KKDATADIK Kab/kota melakukan bimbingan teknis/ pendampingan dan mendorong seluruh sekolah dibawah binaannya untuk melakukan entry data dan pengiriman data secara online.

7. Pembagian Tugas dan Peran

7.1 Peran Satuan Pendidikan (Sekolah) -- Maret s.d September 2012 Sekolah Satuan Pendidikan atau sekolah mempunyai peran sebagai berikut :

1. Mencetak formulir pendataan baik F-SEK, F-PTK dan F-PD berikut panduan pengisian formulir sesuai jumlah populasi data di sekolah tersebut

2. Mengkonsolidasikan dan memobilisasi pengisian formulir pendataan di sekolah dari PTK sampai dengan Peserta Didik

3. Melakukan verifikasi data PTK dan siswa (kebenaran isian data) yang di koordinir dan diverifikasi oleh kepala sekolah (Berita acara verifikasi)*

4. Menunjuk / melatih petugas sekolah untuk menggunakan sistem aplikasi pendataan

5. Mengentry data ke dalam sistem aplikasi pendataan dikdas 6. Mengirimkan hasil entry data ke server pusat melalui media online

(internet) 7. Mengingatkan semua proses berkenaan dengan PTK (tunjangan, kenaikan

pangkat, dll) melalui sistem aplikasi tersebut sebagai data awal sebelum pemberkasan.

8. Melakukan verifikasi bukti fisik ke kab/kota (Berita acara verifikasi)* 9. Mengupdate data khususnya data siswa pada saat penerimaan siswa baru



10 dari 23

pada bulan juni - agustus 10. Membiayai seluruh biaya operasional pendataan melalui pendanaan BOS

7.2 Peran Dinas Pendidikan /KK Datadik Kabupaten/Kota Maret s.d

September 2012 KK Datadik Kabupaten/Kota

KK Datadik Kabupaten/Kota memiliki Tugas dan Fungsi sebagai berikut : 1. Merevitalisasi kembali Kelompok Kerja Data Pendidikan ( KK Datadik)

Kabupaten /Kota 2. Menginstruksikan kepada seluruh kepala sekolah untuk melakukan

pengumpulan dan pengiriman data 3. Melakukan sosialisasi sistem aplikasi pendataan pada berbagai

kesempatan pertemuan dengan pihak sekolah dengan pembiayaan dari APBD.

4. Memetakan kemampuan infrastruktur IT satuan pendidikan dalam hal kaitannya dengan entry data dan pengiriman secara online untuk selanjutnya mengadakan pendampingan secara intensif.

5. Jika dibutuhkan oleh sekolah-sekolah yang kesulitan dalam hal SDM maupun infrasturuktur IT, Kab/kota dapat menunjuk UPTD pendidikan tingkat Kecamatan untuk mengkoordinir entry data sekolah pada satu kecamatan (jika sekolah menyetujui).

6. Menambahkan sekolah yang belum terdaftar dalam kode register sekolah melalui aplikasi online di manajemen pendataan pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id untuk mendapatkan kode registrasi sekolah untuk mengentry aplikasi sekolah

7. Memfasilitasi pendataan untuk pengawas sekolah yang berada di kab/kota (mencetak formulir, mengentry dan mengirimkan online)

8. Memberikan layanan teknis membantu sekolah dalam mengentry data, menyelesaikan trouble shooting dan melakukan komunikasi dengan tim pusat terkait dengan masalah teknis pendataan dikdas

9. Melakukan verifikasi data yang sudah terkirim dari sekolah dan memverifikasinya melalui sistem manajemen pendataan untuk KKDATADIK (pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id) dituangkan ke dalam Berita acara verifikasi

10. Melakukakan monitoring pendataan dan menegur sekolah yang belum mengirimkan data.



11 dari 23

7.3 Peran Dinas Pendidikan provinsi / KK Datadik Propinsi Maret –

September 2012 KK Datadik Propinsi KK Datadik Propinsi memiliki tugas dan fungsi sebagai berikut:

1. Merevitalisasi kembali Kelompok Kerja Data Pendidikan ( KK Datadik) Propinsi

2. Melakukan monitoring ke kab/kota tekait dengan pelaksanaan pendataan 3. Mensosialisasikan sistem pendataan pada setiap kesempatan ke seluruh

stakeholder pendidikan dalam berbagai kesempatan pertemuan. 4. Memfasilitasi pendataan untuk pengawas pendidikan yang berada di

provinsi (mencetak formulir, mengentry dan mengirimkan online) 5. Melakukan monitoring ke kab/kota tekait dengan pelaksanaan pendataan 6. Mengawasi, membina sekaligus mendorong penjaringan data dan sebagai

compiler data di setiap kab/kota 7. Mengkompile pendataan kab/kota yang berada di wilayah provinsi

masing-masing

7.4 Peran PDSP Maret – September 2012 Peran Direktorat Teknis

1. Menyusun perancangan nomor induk, dan formulir pendataan seluruh unit utama di kementerian pendidikan dan kebudayaan

2. Penyediaan gudang data kementerian/dataware house kementerian dan mengintegrasikan semua data yang dihasilkan dari kegiatan pengumpulan data

3. Melakukan pengolahan data statistik pendidikan periodik tahunan dan pemetaan wilayah satuan pendidikan

4. Menentukan dan menyediakan data referensi wilayah, satuan pendidikan, peserta didik dan pendidik dan tenaga kependidikan

5. Menginventaris kegiatan-kegiatan yang melibatkan kab/kota untuk menyampaikan materi pendataan pada setiap kesempatan pertemuan dengan dinas prov/kab/kota baik kebijakan, prosedur, aplikasi, dll

6. Mendorong Dinas Pendidikan provinsi/Kab/kota/satuan pendidikan untuk melakukan penjaringan data dengan mekanisme yang ada.

7.5 Peran Direktorat Teknis Dikdas (PSD, PSMP, PKLK dan P2TK) Maret –

September 2012 Peran Direktorat Teknis

1. Mempersiapkan trainer sistem aplikasi pendataan untuk memberikan materi pendataan pada setiap acara Rapat Koordinasi dengan kab/kota/prov.

2. Menginventaris kegiatan-kegiatan yang melibatkan kab/kota untuk



12 dari 23

menyampaikan materi pendataan pada setiap kesempatan pertemuan dengan dinas prov/kab/kota baik kebijakan, prosedur, aplikasi, dll

3. Menyusun Juknis/Juklak kegiatan dengan Prov/Kab/Kota dengan melibatkan sistem pendataan sebagai salah satu prasayarat dalam mendapatkan bantuan.

4. Membangun aplikasi pengolahan database yang akan terkumpul di server setditjen dikdas untuk kepentingan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing internal direktorat ataupun untuk data transaksional dengan mengikuti struktur basis data di pendataan dikdas.

5. Mendorong Dinas Pendidikan provinsi/Kab/kota/satuan pendidikan untuk melakukan penjaringan data dengan mekanisme yang ada.

7.6 Peran Setditjen Dikdas Maret – September 2012 Peran Setditjen Dikdas 1. Menyediakan infrastruktur pendataan pusat dalam bentuk server dan

ruangan untuk sekber pendataan 2. Melakukan Training of Trainer bagi petugas Prov/Kab/kota terkait dengan

penggunaan sistem aplikasi pendataan dikdas, selanjutnya untuk melatih melatih petugas entry data tingkat sekolah/kecamatan

3. Melakukan Training of Trainer kepada petugas pusat (PDSP, PSD, PSMP, PKLK DIKDAS, P2TK) selanjutnya sebagai trainer aplikasi pendataan pada setiap kegiatan masing-masing direktorat

4. Melakukan storing, cleansing, validasi dan quality control database hasil penjaringan dan distribusi data ke PDSP untuk dilakukan validasi dan integrasi pendataan kementerian

5. Menyediakan infrastruktur dan SDM penunjang lainnya, (sms broadcast, webservice pendataan, line telepon helpdesk, tim pemeliharaan aplikasi dan pengolahan database)

6. Menyusun paket DVD Pendataan Dikdas, menggandakan dan mendistribusikan ke seluruh satuan pendidikan jenjang dasar.

7. Melakukan perawatan dan pemeliharaan software maupun hardware pendataan dikdas

8. Melakukan koordinasi internal Ditjen Dikdas dalam rangka persiapan dan pelaksanaan pendataan pendidikan dasar

9. Melakukan monitoring progress pengiriman data melalui mekanisme online (pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id)

10. Melakukan laporan kemajuan rekapitulasi pendataan/ executive report (bulanan/mingguan) prosentase data terkumpul ke pimpinan (progress report) dan melaporkan ke Setditjen Dikdas

11. Melakukan pelayanan pengaduan lewat telepon/helpdesk trouble shooting aplikasi

12. Memberikan layanan informasi instant ke kab/kota/prov melalui sms



13 dari 23

broadcast terkait informasi teraktual tentang pendataan 13. Melakukan bimbingan teknis online melalui media online (chatting, forum

diskusi di webservice pendataan, mailinglist, FAQ) 14. Melakukan inventarisasi permasalahan yang sering timbul di kab/kota dan

melaporkannya ke tim pengembang untuk ditindaklanjuti

8. Tahapan Pelaksanaan Pendataan

8.1 Kegiatan Pendataan Pendidikan Dasar SetDitjen Dikdas 1. Menerbitkan surat edaran Dirjen Dikdas kepada seluruh unit baik Dinas

Provinsi, Kab/kota dan sekolah untuk melakukan pendataan individual 2. Melaksanakan ToT Pendataan pendidikan Dasar 3. Melakukan bimbingan teknis pendataan melalui helpdesk (telepon),

mailinglist, sms broadcast bimbingan online, dll 4. Mencetak dan mengirimkan DVD Paket pendataan dikdas ke seluruh

satuan pendidikan (SD, SMP) dengan tujuan agar sekolah dapat mandiri untuk melakukan pendataan.

Dinas Kab/Kota - KKDATADIK

5. Mengikuti Pelaksanaan ToT Sistem pendatan Pendidikan Dasar 6. Memberikan instruksi kepada sekolah untuk pengisian dan pengiriman

data individual 7. Memeriksa kelengkapan kode registrasi seluruh sekolah yang ada di

wilayah kerjanya, jika belum lengkap, tambahkan dalam sistem pendataan online (pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id)

8. Mensosialisasikan ke sekolah terkait dengan sistem pendataan pendidikan dasar pada berbagai kesempatan pertemuan dengan sekolah.

9. Dinas Kab/kota – KK Datadik melakukan monitoring pengiriman data lewat online dan menegur sekolah yang belum mengirmkan data

10. KKDatadik memverifikasi data Kab/kota yang sudah masuk secara online dengan membandingkan bukti fisik verifikasi data

Kepala Sekolah 11. Kepala sekolah menugaskan petugas operator sekolah untuk menguasai dan mampu menggunakan aplikasi pendataan pendidikan dasar.

12. Mencetak dan mendistribusikan formulir F-PTK kepada PTK, formulir F-PD ke siswa

13. Mensosialisasikan dan memobilisasi siswa dan guru untuk mengisi formulir pendataan

14. Memandu guru untuk melakukan pengisian formulir F-PTK 15. Melakukan pengisian formulir F-SEK dibantu oleh petugas entry data

sekolah 16. Kepala Sekolah mengumpulkan formulir cetak yang sudah terisi lengkap

(F-SEK, F-PTK, F-PD) untuk diverifikasi kebenaran datanya. 17. Mendelegasikan kepada staf untuk mengentry data:

Kategori Kemampuan SDM dan infrastruktur IT sekolah



14 dari 23

a. Pada prinsipnya pengiriman data secara online oleh sekolah dapat menggunakan seluruh fasilitas komputer dan internet terdekat di lingkungan sekolah, dan juga menggunakan SDM yang mampu mengoperasikan aplikasi pendataan dikdas dengan pembiayaan dibebankan pada BOS Jika Sekolah On-Line

1. Petugas Entry Data Sekolah memasukkan data ke Aplikasi Pendataan 2. Validasi dan verifikasi data : - Validasi layer aplikasi - Verifikasi bukti fisik oleh Kepsek (copy KTP, kartu NUPTK dan absensi

kelas / cek jumlah siswa) - Verifikasi sekolah ke KKDATADIK Kab/kota dengan membandingkan

dengan bukti fisik. 3. Mengrimkan data lewat internet (kirim ke server)

b. Jika Sekolah Off-Line 1, 2 idem - Pengiriman lewat warnet, UPTD Kecamatan, dinas Kab/kota, modem,

SMK ICT Centre, dll c. Sekolah tanpa teknologi

- Menggunakan outsourching, warnet, SMK, ICT centre, UPTD Kec, dinas Kab/kota, dll

18. Membawa bukti fisik secara kolektif untuk di verifikasi di Dinas Kab/kota (Absensi kelas, copy Ijazah PTK, dan copy kartu NUPTK)

PTK 19. Melengkapi pengisian formulir F-PTK 20. Memandu siswa untuk melakukan pengisian formulir F-PD (informasi yang

berkaitan dengan sekolah 21. Menyiapkan bukti fisik untuk verifikasi data (copy KTP dan SK

pengangkatan, Ijazah terakhir, daftar absensi kelas dan kartu NUPTK) 22. Wali kelas menyiapkan absensi kelas untuk bukt fisik verifikasi data 23. Mengembalikan kembali F-PTK ke sekolah kurang dari 3 hari

Siswa 24. Mengisi formulir F-PD (jika memungkinkan) dipandu oleh wali kelas 25. Melengkapi pengisian formulir F-PD cetak oleh orang tua/wali siswa 26. Mengembalikan ke Sekolah dalam waktu kurang dari 3 hari

8.2 Waktu Pelaksanaan Pendataan Waktu Pelaksanaan Waktu pelaksanaan pendataan pendidikan dasar di agendakan sebagai berikut:

Sosialisasi dan Training Of Trainer Pendataan Dikdas maret-April 2012

Sosiasasi pendataan melalui Kegiatan seluruh unit Ditjen Dikdas yang melibatkan Kab/kota Maret- September 2012

Pembimbingan teknis sistem pendataan sekolah oleh Kab/kota Maret –September 2012

Penjaringan data oleh sekolah (pengggandaan form, pengisian, entry data,



15 dari 23

pengiriman ke server secara online dan verifikasi di kab/kota) Maret – Oktober 2012

Pendampingan jarak jauh oleh sekber pendataan dikdas Maret – Nov 2012

Pengolahan data pokok pendidikan dasar Kementerian Pendidikan Dasar September 2012

TIME LINE PENDATAAN DIKDAS

Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Ags Sept Okt Nov Des

updating data siswa pada saat PSB

Prov : Pengawasan, Pembinaan dan mendorong Pendataan di tingkat Kab/kota

Setditjen : Finalisasi Sistem Pendataan

Sekolah : Penjaringan Data (SEK, PTK dan PD)

Kab/kota : Sosialisasi,monitoring online, verifikasi dan Bimtek membantu sekolah

Dit Teknis/ PDSP :Sosialisasi melalui berbagai pertemuan dengan daerah

Setditjen : ToT Prov/Kab/kota

Setditjen : ToT Pusat

Ditjen : Konsolidasi dan koordinasi

Setditjen : Pencetakan dan distribusi DVD Pendataan ke seluruh sekolah

Setditjen : Monitoring, bintek online, helpdesk, progress report dan validasi/quality control data

Setditjen : Evaluasi dan Pengembangan

Sistem

16 dari 24

KALENDER PENDATAAN DIKDAS 2012



17 dari 23

18 dari 24

8.3 Pelaksanaan Monitoring dan Bimbingan teknis Pendataan Sekretariat Ditjen Dikdas

1. Sekretariat dutjen dikdas melakukan monitoring traffic data online untuk memantau progress dan prosentase pengiriman data dari tiap Kab/kota : “pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id”, sms broadcast, chatting, milis dan layanan telepon helpdesk.

2. Melakukan bimbingan teknis online di situs pendataan: “infopendataan.dikdas.kemdiknas.go.id”

3. Melakukan validasi dan kualitas data

KK Datadik Kabupaten/Kota

4. KKDATADIK Kab/Kota melakukan monitoring progress sekolah yang sudah mengirimkan pendataan secara online : “pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id” dan menegur sekolah yang belum mengirimkan data.

5. KKDATADIK Kab/Kota melakukan pendampingan/ bimbingan teknis entry data sekolah jika mengalami kesulitan entry data

6. KKDATADIK Kab/kota melalui Kepala Dinas Pendidikan Kab/kota dapat melakukan teguran kepada sekolah yang belum melakukan pendataan.

KK Datadik Provinsi

7. Melkaukan pengawasan dan pembinaan terhadap pendataan sekolah yang di bombing langsung oleh dinas pendidikan Kab/kota



19 dari 23

8. Diagram alir

8.1 Pembagian Tugas dan Peran Pusat (Ditjen Dikdas - Kemdikbud)

Setditjen Direktorat Teknis PDSP

Pembuatan, penggandaan dan distribusi DVD Pendataan

ke seluruh sekolah

Gudang data Ditjen Dikdas (Storing, cleansing, reporting)

Perawatan aplikasi dan infrastruktur pendataan

Dumb data ke PDSP

Sosialisasi dan ToT petugas Pusat dan Daerah

Progress report perbulan pendataan

Pengolahan data sesuai kebutuhan

Konsolidasi Pendataan Dikdas

Penggandaan CD Mastercopy per kab/kot

Menyampaikan materi pendataan pada setiap kegiatan

dengan kab/kota/prov

Pengolahan data sesuai TUPOKSI

Perancangan data referensi, formulir pendataan dan data pokok pendidikan

Distribusi data valid ke seluruh unit kerja Ditjen Dikdas

Penyediaan gudang data kementerian

Validasi dan integrasi data

- Informasi Strategis - Informasi Publik

Bimbingan teknis/ helpdesk pendataan- sms broadcast- bimbingan teknis online- Helpdesk layanan troubleshooting/ telepon- monitoring traffic data online



20 dari 23

6.2 Pembagian Tugas dan Peran Pusat – Daerah

Tugas dan Peran Pusat – Daerah Pendidikan Dasar

ProvinsiDitjen Dikdas Kab/kota Sekolah

Ph

ase

Persiapan dan konsolidasi pusat

Pembinaan, pengawasan dan mendorong kab/kota melakukan pendataan

sekolah

Sosialisasi dan ToT sistem Pendataan

Layanan pendataan setditjen dikdas

Collecting, Storing, Cleansing data,

Distribusi dan pengolahan data

- informasi instant/ sms broadcast- bimbingan teknis online - Helpdesk layanan telepon - monitoring online traffic data - progress report bulanan- konsolidasi kegiatan yg melibatkan kab/kota/prov

Revitalisasi KKDATADIK Kab/Kota

Bimbingan teknis membantu

pendataan sekolah SD dan SMP

Verifikasi data sekolah dan pengelolaan website

manajemen pendataan

Mobilisasi pengisian formulir PTK, Siswa

Penggandaan formulir, sosailisasi oleh kepsek

Entry data, pengiriman data secara online

Sosialisasi dan instruksi ke sekolah untuk

melalkukan pendataan

Revitalisasi KK DATADIK PROVINSI

Verifikasi bukti fisik ke kab/kota

VerifikasiI /Pemeriksaan

bukti fisik

selesai

Pembuatan, Penggandaan dan Distribusi Paket Paket DVD Pendataan

Pengolahan dan publikasi data

Bimbingan teknis membantu

pendataan sekolah SDLB, SMPLB

selesai

selesai

Evaluasi dan pengembangan

sistem



21 dari 23

6.3 Penjaringan data di tingkat Sekolah – Kabupaten/Kota

Penjaringan data

Kab/kota Sekolah

Ph

ase

Sosialisasi pendataan pendidikan dasar pada setiap pertemuan dengan sekolah

tidak

ya

No reg sekolah lengkap?

Registrasi via web pendataan

Verifikasi No. Registrasi sekolahPenjaringan Data di sekolah

Penggandaan formulir cetak F-PD, F-PTK, F-SEK

Sosialisasi oleh kepsek dan distribusi formullir F-PTK dan F-PD

Pengisian F-SEK Pengisian F-PD Pengisian F-PTK

Pengumpulan formulir terisi

Entry data dan pengiriman ke server/ online

Pengumpulan formulir terisi dan bukti fisik untuk verifikasi data di kab/kota

Sekolah online?

Tim entry kab/kota/kecamatan dapat membantu entry data sekolah tanpa teknologi dan offline

Verifikasi bukti fisik (Copy KTP, NUPTK, Ijazah, Absebsi kelas)

Tidak

ya

Pengiriman ke server

Berita acara verifikasi



22 dari 23

*) sekolah dapat menggunakan segala Sumberdaya IT yang tersedia/ terdekat di daerah masing-masing : Warnet, ICT Centre, SMK, PLIK, KKKS, KKG, LPMP, MGMP, outsourching, Mahasiswa, dll dengan pembiayaan oleh sekolah

**) berita acara verifikasi ditandatangani oleh pihak sekolah dan KKDATADIK Kab/kota kemudian diberi tanda lewat website online ‘’pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id”

6.4 Ilustrasi Pelaksanaan Pendataan Pendidikan Dasar

Verifikas bukti fisik ke KKDATADIK Kab/Kota

Dinas/ KK Datadik Kabkota

Sosialisasi dan TOT sistem pendataan dikdas

PELAKSANAAN PENDATAAN PENDIDIKAN DASAR

Sekolah

Setditjen menyiapkan master CopyCD Pendataan dan mengirimkan

ke seluruh sekolah

SetDitJen

Dit Teknis

Copy CD Pendataan

Membentuk Sekertariat

Bersama Pendataan Dikdas

ToT Pusat

Sosialisasi dan materi pendataan setiap pertemuan dengan Kab/kota/prov

DATA CENTER

Entry data dan pengiriman

data ke server

Verifikasi bukti fisik, berita acara dan

manajemen pendataan kab/kota

pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id

Penggandaan Formulir pendataan F-SEK, F-PTK, F-PD

Sosialisasi dan mobilisasi pendataan

PTK dan Siswa oleh kepsek

*) Warnet, ICT Centre, SMK, PLIK, KKKS, KKKG, LPMP, outsourching, Mahasiswa, dll.

Bimbingan teknis pendataan

bagi sekolah dan pengelolaan

website manajemen pendataan

1

3

2

Entry data untuk pengawas

sekolah kab/kota

Pengisian formulir individual

sekolah, PTK, Siswa

Pengumpulan formulir terisi, bukti fisik

dan verifikasi oleh kepsek

Sekretariat Bersama

Bimtek dan

monitring onlineHelpdesk

Progres reportSms broadcast

ARUS DATA

pendampingan teknis dan monitoring pengiriman data sekolah secara online

Informasi/ trouble shooting aplikasi

Verifikasi via aplikasi

Pengelolaan database

Tim trainer

pendataan

Pengiriman Paket DVD Pendataan Dikdas



23 dari 23

6.5 Keterkaitan Pelaksanaan Program/penyaluran Bantuan dan Pendataan

Pendataan Dikdas

2012 2013

OUTPUT DATA

2014Program Kementerian

- BOS

- Rehab

- SSM

- USB

- RKB

- Lab

- Sertifikasi guru

- dll

Pelaksanaan program

tepat sasaran

OUTPUT DATA

Kegiatan transaksional

Penyusunan Program,

sasaran, dll

Data sebagai prasyarat

penyaluran bantuan

Pendataan Dikdas

Penyusunan Program,

sasaran, dll

Data sebagai prasyarat

penyaluran bantuan

Program Pendataan Pendidikan dasar melekat pada setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh seluruh unit

di lingkungan Ditjen Dikdas Kemdikbud.

1. Setiap juklak/juknis program kegiatan/penyaluran tahun 2012 di seluruh unit di lingkungan

Ditjen Dikdas mencantumkan pendataan sebagai salah satu timbal balik dari

Prov/Kab/kota/satuan pendidikan

2. Tahun 2012 pelaksanaan program/penyaluran bantuan (BOS, Rehab, SSM, USB, RKB, Lab,

tunjangan/subsidi guru memberikan dorongan Prov/kab/kota/satuan pendidikan untuk

melakukan pendataan dikdas)

3. Tahun 2012 Data yang masuk sebagai bahan evaluasi sasaran penerimaan bantuan/program.

4. Tahun 2013 Penyusunan program/bantuan berdasarkan data yang ada dan sebagai prasyarat

bagi sekolah yang akan menerima bantuan

5. Konsekwensinya bagi sekolah yang tiidak mengirimkan data tidak akan mendapat bantuan dari

pusat maupun daerah

6. Tahun 2014 dan seterusnya, inputan data dari sekolah menjadi prasyarat penyaluran bantuan

dari pusat maupun dari daerah.

SOP Pendataan 2012

Documents

Transcript of SOP Pendataan 2012