1

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

SISTEM E-HOUSEKEEPING

JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR

TUJUAN

1. Tujuan penyediaan Standard Operating Procedure (SOP) Sistem E-

Housekeeping adalah sebagai panduan kepada Jabatan Pendidikan Wilayah

Persekutuan Kuala Lumpur (JPWPKL), Pejabat Pelajaran Wilayah (PPW) dan

Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri KL dalam merekodkan senarai sekolah-

sekolah yang masih belum mengemukakan maklumat kepada pihak Jabatan /

PPW / BTPN mengikut tarikh yang telah ditetapkan secara atas talian (online).

LATAR BELAKANG

2. Idea pembinaan sistem ini telah dicadangkan oleh Y.Bhg. Encik Abdullah bin

Mad Yunus, Pengarah Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur semasa

mesyuarat pengurusan supaya diwujudkan satu sistem housekeeping yang

membolehkan sekolah yang masih belum mengemukakan maklumat yang

diperlukan oleh Jabatan / PPW / BTPNKL dipaparkan di portal Jabatan untuk

semakan pihak sekolah.

3. Kertas konsep sistem ini telah dibincangkan bersama Ybhg Pengarah pada 20

September 2013 dan telah mendapat kelulusan. Justeru itu, satu kertas

cadangan telah diangkat untuk makluman dan persetujuan pengurusan tertinggi

dalam Mesyuarat Pagi pada 23 Disember 2013. Mesyuarat telah membuat

ketetapan persetujuan dan kelulusan bagi penggunaan Sistem e-Housekeeping.

Fasa pertama pelaksanaan telah bermula pada 24 Disember 2013 di mana

Sistem e-Housekeeping berfungsi untuk merekodkan dan memaparkan senarai

sekolah yang masih belum mengemukakan maklumat yang diperlukan dalam

Portal Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

(http://jpwpkl.moe.gov.my).

RASIONAL

4. Selaras dengan langkah kerajaan untuk meningkatkan budaya inovasi dalam

perkhidmatan awam, cadangan pembangunan Sistem e-Housekeeping wajar

dilakukan bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti dalam capaian maklumat

senarai sekolah yang masih belum mengemukakan maklumat secara cepat dan

mudah oleh Jabatan, Pejabat Pelajaran Wilayah, BTPNKL serta Sekolah-

sekolah Wilayah Persekutuan.

http://jpwpkl.moe.gov.my/

2

5. Menerusi pelaksanaan Sistem e-Housekeeping secara atas talian sepenuhnya,

ia secara tidak langsung dapat mengoptimumkan penggunaan ICT dalam

meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan atas talian dari peringkat

sekolah, BTPNKL, Pejabat Pelajaran Wilayah dan Jabatan.

TANGGUNGJAWAB PELAKSANAAN

6. Semua pegawai meja di Jabatan / Pejabat Pelajaran Wilayah / BTPNKL

bertanggungjawab untuk memasukkan dan mengemaskini maklumat senarai

sekolah-sekolah yang masih belum mengemukakan maklumat. Manakala Sektor

Pengurusan Maklumat merupakan pembangun kepada sistem ini dan memberi

khidmat teknikal ke atas sistem ini.

7. Pengurusan JPWPKL juga telah menetapkan bahawa pihak sekolah

bertanggungjawab untuk membuat semakan sama ada nama sekolah mereka

tersenarai atau tidak, serta mengambil tindakan segera sekiranya tersenarai.

PELAKSANAAN SOP

8. Urusan merekod dan mengemaskini maklumat sekolah yang masih belum

mengemukakan maklumat hendaklah diuruskan dengan teliti oleh pegawai meja

yang telah dilantik oleh Jabatan / PPW / BTPNKL.

8.1. Sekolah yang terlibat hanyalah sekolah bantuan kerajaan seperti SK, SJK

(C), SJK (T), SMK, SMA dan lain-lain. Sekolah swasta tidak terlibat dalam

pelaksanaan sistem ini.

8.2. Sistem ini terbuka kepada semua pegawai meja di Jabatan Pendidikan

Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan di tiga (3) Pejabat Pendidikan

Wilayah (Bangsar/Pudu, Keramat dan Sentul) serta Bahagian Teknologi

Pendidikan Negeri KL.

8.3. Pegawai meja hendaklah berhubung dengan Sektor Pengurusan Maklumat

sekiranya hendak menggunakan Sistem e-Housekeeping kerana

penggunaan adalah berdasarkan permohonan.

8.4. Pegawai meja hendaklah memohon kepada Sektor Pengurusan Maklumat

untuk memasukkan nama aktiviti sekiranya tiada dalam senarai aktiviti

dengan mengisi Borang Permohonan Penggunaan Sistem e-

Housekeeping.

8.5. Pegawai meja hendaklah memasukkan senarai nama sekolah yang masih

belum mengemukakan maklumat, serta mengeluarkan nama sekolah yang

telah mengemukakan maklumat dalam tempoh satu (1) hari bekerja.

3

8.6. Setiap aktiviti perlu dipantau oleh seorang Pegawai meja sahaja sama ada

dari Jabatan atau PPW.

8.7. Pegawai meja adalah bertanggungjawab menentukan tarikh maklumat

akan dipaparkan dalam Portal JPWPKL.

8.8. Pegawai meja adalah bertanggungjawab sepenuhnya di atas segala

maklumat yang telah dimasukkan ke dalam sistem.

9. Pengurusan di sekolah hendaklah menyemak maklumat senarai sekolah yang

tidak mengemukakan maklumat setiap hari bagi memastikan sekolah tidak

tersenarai di dalam rekod. Bagi maklumat yang tarikh akhir penghantaran adalah

dalam tempoh tiga (3) hari, paparan akan berwarna kuning. Bagi maklumat yang

tarikh akhir penghantaran telah tamat, paparan akan berwarna merah.

PROSES TINDAKAN

10. Proses tindakan adalah seperti di Jadual 1.

Jadual 1 : Proses Merekodkan / Mengemaskini / Melihat Rekod Dalam Sistem

e-Housekeeping

LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

LANGKAH

1

Merekodkan maklumat sekolah yang

masih belum mengemukakan maklumat

a. Pegawai meja akan log masuk ke

dalam sistem (default Nama Pengguna

dan kata laluan kad pengenalan).

*** Ia perlu diubah pada kali pertama

memasuki sistem bagi mengelakkan ia

disalahgunakan.

b. Pegawai meja akan merekodkan

senarai sekolah yang masih belum

mengemukakan maklumat yang

dikehendaki oleh pihak Kementerian /

Jabatan / PPW.

c. Maklumat tersebut yang telah

dimasukkan hendaklah disimpan

dengan menekan butang Simpan.

Pegawai Meja Jabatan

/ PPW / BTPNKL

LANGKAH 2

Memuat naik surat berkaitan ke dalam sistem

Pegawai meja Jabatan / PPW / BTPNKL /

4

LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

a. Pegawai meja akan memuat naik surat

berkaitan ke dalam sistem.

b. Pihak sekolah memuat turun surat berkaitan untuk tindakan selanjutnya.

Pentadbiran Sekolah

LANGKAH

3

Memaparkan maklumat sekolah yang

masih belum mengemukakan maklumat

ke dalam portal Jabatan

c. Pegawai meja akan memilih senarai

sekolah yang hendak dipaparkan di

portal jabatan.

d. Senarai sekolah akan dipaparkan di

portal jabatan setelah disahkan oleh

pegawai meja.

Pegawai meja Jabatan

/ PPW / BTPNKL

LANGKAH

4

Sekolah menyemak sama ada nama

sekolah tersenarai dalam senarai sekolah

yang TIDAK mengemukakan maklumat

a. Pihak pentadbiran sekolah akan

membuka portal jabatan.

b. Pihak pentadbiran sekolah memilih

modul aplikasi atas talian > e-

Housekeeping (Sekolah).

c. Pihak pentadbiran sekolah

memasukkan kod sekolah / nama

sekolah untuk memaparkan senarai

aktiviti yang belum selesai.

Pentadbiran Sekolah

LANGKAH

5

Pihak sekolah mengambil tindakan

sekiranya tersenarai

a. Pihak sekolah akan menghubungi

pegawai meja untuk mendapatkan

makluman lanjut (sekiranya perlu)

b. Pihak sekolah akan mengambil

tindakan segera berdasarkan

makluman yang telah diterima.

Pentadbiran Sekolah

LANGKAH Pegawai meja mengeluarkan nama Pegawai Meja Jabatan

5

LANGKAH TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

6 sekolah yang telah mengemukakan

maklumat / mengambil tindakan

a. Pegawai meja akan mengeluarkan

nama sekolah yang telah

mengemukakan maklumat.

b. Nama sekolah di paparan portal akan

dikeluarkan setelah pegawai meja

mengesahkan status selesai.

/ PPW / BTPNKL

SELESAI

MEJA BANTUAN

11. Sekiranya pihak Jabatan/PPW/BTPN/Sekolah mempunyai sebarang pertanyaan,

sila kemukakan kepada

Bantuan Am

Pegawai meja bagi setiap aktiviti

Bantuan Teknikal

Sektor Pengurusan Maklumat

Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

Telefon : 03-6203 6023 (Am) / 6021 (Mohd Husaiful)

Faks : 03-6203 6223

E-mel : husaiful.hamzah@moe.gov.my

Disediakan oleh:

Sektor Pengurusan Maklumat

Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

Januari 2014

mailto:husaiful.hamzah@moe.gov.my