Suara eP Edisi 2/2009

Untuk Edaran Dalaman Sahaja

http://home.eperolehan.com.my/bm/press/suara2009.aspx

J U L Y 2 0 0 9

M odul eBidding merupakan satubentuk perolehan tambahan danpilihan yang berkonsepkan bidaan

atas talian, realtime dan interaktif. eBiddingadalah berkonsepkan lelongan terbalik(Reverse Auction) iaitu bidaan dibuat ataspenurunan harga di dalam nilai gandaantertentu. Proses eBidding dibuat oleh PusatTanggungjawab (PTJ) dengan pembekal-pembekal yang layak bagi mendapatkanharga terendah dan munasabah. Perolehanmelalui eBidding yang lebih cepat dan mudahini disarankan untuk barangan yangmempunyai spesifikasi standard sertabersesuaian.

eBidding melibatkan empat (4) proses utamaiaitu persediaan, pra-kelayakan, bidaanatas talian dan pembekalan. Di peringkatpersediaan, urus setia Kementerian/Jabatanperlu menyediakan spesifikasi perolehanmelalui Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi,menubuhkan Jawatankuasa Pra-kelayakandan menetapkan syarat dan terma penyertaan

pembekal termasuk pengiklanan. Di peringkatpra-kelayakan, pembekal yang memenuhisyarat kelayakan pembekal akan menghantarcadangan tawaran permulaan untukdinilai oleh Jawatankuasa Pra-kelayakan.Pembekal yang disenarai pendek selepaspenilaian Pra-kelayakan berdasarkanpematuhan spesifikasi teknikal dan kriteriayang ditetapkan akan dijemput untukmenyertai proses bidaan atas talian.

Dalam proses bidaan atas talian, pembekaldapat mengetahui kedudukan sendiri danini mendorong untuk bersaing secarasihat dengan menurunkan harga mengikutnilai gandaan tertentu dalam tempoh masaditetapkan. Keputusan akan dikeluarkankepada pembekal yang menawarkanharga bidaan terendah. Akhir sekali,surat setuju terima akan dikeluarkankepada pembekal dalam prosespembekalan untuk membolehkan bekalanatau perkhidmatan dilaksanakan mengikutmasa yang ditetapkan.

Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)Bilangan 3 Tahun 2009 :Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara eBiddingMelalui Sistem ePerolehan

Menarikdi dalam

Prestasi Transaksi &Penggunaan Sistem

ePerolehan sehinggaDisember 2008

ms2-3

eCAT - Nadi pentingrangkaian

e-Dagang anda

ms4

Peluasan PenggunaanModul Sebut Harga dan

Tender melaluiPenguatkuasaan Surat

PekelilingPerbendaharaan

ms6

Alami perkhidmatancawangan PusatePerolehan yang

berwajah serba baru

ms9

Pameran ePerolehansempena WCIT 2008

ms14

Lawatan Rasmi ke PusatAgensi Perolehan di

Republik Koreams15

Newsletter2:Layout 1 8/27/09 4:25 PM

22

Alamat surat-menyurat:Commerce Dot Com Sdn. Bhd.Tingkat 2, Wisma AMTEK, Jalan Tandang46000 Petaling Jaya, Selangor.

Emel: [email protected]: 03 - 7985 7777

2009 CDCSB. Hak Cipta terpelihara

Pembangunan dan Pengurusan Sistem

Penyelaras Projek

Percetakan: Reign Associates Sdn. Bhd.

Penasihat Eksekutif

Nor’aini Abdul RazakMadzli Tasrin Othman

Editor Bersama

Wan Siti Eshah Wan AhmadHafidz Ahmad Zehnun

Penolong Editor

Muhammad Azlan Zakaria

Penulis

Hafidz Ahmad ZehnunMuhammad Azlan ZakariaNurshafina Mohd Yusoff

Kreatif

Hafidz Ahmad ZehnunSalinawati SaniMuhamad Effendi AbdulRahman

Fotografi

Samsuri SabariAbd. Rahman Yusof

Sekretariat Penerbitan

Hafidz Ahmad ZehnunSalinawati SaniNur Aaina Najiah Mohamedsha

Komunikasi Korporat

Suriati Mohd Mokhtar

SIDANG REDAKSI SUARA ePEROLEHAN EDISI 18

commercedc.com.my

uniteperolehan.gov.my

Unit ePerolehanKementerian Kewangan Malaysia

Faedah yang dinikmati oleh Kerajaan melalui moduleBidding ini antara lain ialah mempercepatkan prosesmembuat keputusan ke atas pembekal yang berjaya,urusan perolehan menjadi lebih mudah kerana pembekalakan disaring berdasarkan pematuhan spesifikasi teknikalsebelum dipelawa untuk membuat bidaan secara atastalian, penjimatan kos Kerajaan kerana harga berdasarkanharga terendah yang mencerminkan harga pasaransebenar, mewujudkan ketelusan dalam urusan perolehandan urusan perolehan lebih cepat berbanding denganproses tender biasa.

Manakala faedah kepada pembekal pula ialah pembekalboleh bersaing dengan lebih telus, mendapat keputusandengan lebih cepat, menjimatkan masa dan kos operasidan sesuatu urusan perolehan menjadi lebih mudah keranapembekal boleh membida dari mana-mana lokasi yangmembolehkan sistem eP dicapai secara atas talian.

SPP ini boleh didapati dengan melayari laman webKementerian Kewangan www.treasury.gov.my atau lamanweb ePerolehan www.eperolehan.gov.my.

S1: Siapakah yang akan melantik Jawatankuasa PraKelayakan?

J1: Jawatankuasa Pra Kelayakan dilantik oleh Kementerian/Jabatan yang dipersetujui oleh Pegawai Pengawal.

S2: Siapakah yang diberi kuasa untuk memantauproses bidaan atas talian? Adakah Urusetia sebutharga/tender atau mereka yang dilantik olehKetua Jabatan?

J2: Ketua Jabatan mempunyai kuasa untuk menentukanahli-ahli termasuk urus setia yang diperlukan semasaproses bidaan atas talian berlangsung. LembagaPerolehan juga digalakkan untuk memantau prosesbidaan berkenaan.

S3: Sekiranya harga tawaran eBidding sama, adakahLembaga Perolehan boleh menggunakan budibicara untuk memuktamadkan keputusan?

J3: Keputusan eBidding adalah berdasarkan kepadaharga terendah yang ditawarkan oleh pembekal.Sekira harga tawaran sama di antara pembekal,

keputusan adalah bergantung kepada ranking.Pembekal yang pertama membida harga berkenaanakan mendapat ranking pertama.

S4: Jika pembekal yang menyertai sesuatu eBidding,memenangi bidaan dan diberi surat setuju terima(LOA) tetapi telah menarik diri. Adakah pembekalyang kedua rendah boleh ditawarkan atau adakahproses eBidding perlu dibuat semula?

J4: Tindakan tatatertib akan diambil ke atas syarikat yangmenarik diri. Pembekal kedua terendah akan dipilihdan tidak perlu melaksanakan semula eBidding.

S5: Jika tempoh sah laku Sijil Kementerian Kewangantelah tamat di antara tarikh notifikasi dan eBidding,adakah syarikat masih boleh membuat bidaan?

J5: Syarikat berkenaan tidak layak untuk membuatbidaan kerana tempoh sah laku sijil berkenaan telahluput. Pembekal dinasihatkan untuk membaharui sijilsebelum menyertai sesuatu eBidding.

Soalan Lazim Mengenai SPP Bil. 3 Tahun 2009


3

Bil. Kontrak Pembelian Kontrak Jumlah Bil. Jumlah NilaiPusat Terus Kementerian Transaksi (RM) Transaksi

Bil. Nilai (RM) Bil. Nilai (RM) Bil. Nilai (RM) Bil. Nilai (RM)Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi

Kementerian/Jabatan

Pencapaian Penggunaan Modul-modul ePerolehan oleh Kementerian pada Tahun 2008

1. JABATAN PERDANAMENTERI 34,095 187,934,766.26 8 1,180,923.46 34,103 189,115,6902. KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN 10,052 70,029,319.84 7 387,464.70 10,059 70,416,7853. KEMENTERIAN DALAMNEGERI 43,372 522,830,281.41 8 35,231,342.00 43,380 558,061,6234. KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR DANWILAYAH 4,953 32,812,963.92 4,953 32,812,9645. KEMENTERIAN KERJA RAYA 5,369 21,903,806.63 5,369 21,903,8076. KEMENTERIAN KESIHATAN 15 7,204.60 112,873 1,033,768,030.20 2,131 48,605,196.43 115,019 1,082,380,4317. KEMENTERIAN KEWANGAN 1 3,580.00 14,448 59,019,271.73 1 2,265.00 14,450 59,025,1178. KEMENTERIAN LUAR NEGERI 1,437 9,680,635.40 1,437 9,680,6359. KEMENTERIAN PELAJARAN 3 46,433.00 38,980 302,255,740.65 142 99,710,959.45 39,125 402,013,13310. KEMENTERIAN PELANCONGAN 1 646.00 1,002 5,847,576.47 3 225,000.00 1,006 6,073,22211. KEMENTERIAN PEMBANGUNANWANITA, KELUARGA DAN 1 1,847.00 5,256 46,671,124.71 5,257 46,672,972

MASYARAKAT12. KEMENTERIAN PENERANGAN,KOMUNIKASI DAN KEBUDAYAAN 12,926 83,355,524.50 12,926 83,355,52513. KEMENTERIAN PENGAJIANTINGGI 1 54,210.00 9,611 78,254,191.65 31 601,236.01 9,643 78,909,63814. KEMENTERIAN PENGANGKUTAN 7,036 56,479,041.40 7,036 56,479,04115. KEMENTERIAN PERDAGANGANANTARABANGSA DAN INDUSTRI 1,341 7,083,985.03 1,341 7,083,98516. KEMENTERIAN PERDAGANGAN DALAMNEGERI, KOPERASI DAN 2,666 17,277,933.93 2,666 17,277,934

KEPENGGUNAAN17. KEMENTERIAN PERTAHANAN 37,703 746,510,008.50 493 7,597,267.64 38,196 754,107,27618. KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASASTANI 6 11,960.00 12,470 69,759,341.06 33 9,430,298.67 12,509 79,201,60019. KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAANTEMPATAN 1 2,148.00 9,553 74,845,652.35 9,554 74,847,80020. KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 570 2,411,091.80 570 2,411,09221. KEMENTERIAN SAINS,TEKNOLOGI DAN INOVASI 5,650 38,730,478.94 5,650 38,730,47922. KEMENTERIAN SUMBERASLI DANALAM SEKITAR 3 7,694.00 8,211 49,858,682.43 12 2,648,930.20 8,226 52,515,30723. KEMENTERIAN SUMBERMANUSIA 7,216 51,118,583.94 6 452,359.24 7,222 51,570,94324. KEMENTERIANTENAGA,TENAGA HIJAU DANAIR 488 2,082,408.19 3 12,000.00 491 2,094,40825. KEMENTERIANWILAYAH PERSEKUTUAN 597 4,044,917.68 597 4,044,918

JUMLAH KESELURUHAN 32 135,723 387,875 3,574,565,359 2,878 206,085,243 390,785 3,780,786,324

YTD Cumulative Performance (Progress Report As of 31st July 2009)

Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogos Sept Okt Nov Dis

Juta (RM)

0

1,000

2,000

3,000

4,000

5,000

6,000

8,000

7,000

Nilai asas 2008

Nilai sebenar 2009

Pencapaian 2008

Nila

iPer

ole

han

RM485RM89

RM1,086

RM1,729

RM2,382

RM3,066

RM3,781

RM3,001

RM3,555

RM4,009

RM4,725

RM6,018

RM2,507

RM2,045

RM1,629

RM1,244

RM774

RM385

RM61

Pencapaian 2009


4

Bil. Kementerian Bil. PTJ PTJ eP-enanbled Bil. PTJ Aktif

1. JABATAN PERDANA MENTERI 263 263 2332. KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN 47 39 333. KEMENTERIAN DALAM NEGERI 288 261 2114. KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR DANWILAYAH 30 30 215. KEMENTERIAN KERJA RAYA 73 68 666. KEMENTERIAN KESIHATAN 427 414 3327. KEMENTERIAN KEWANGAN 131 131 1318. KEMENTERIAN LUAR NEGERI 3 3 39. KEMENTERIAN PELAJARAN 265 211 17610. KEMENTERIAN PELANCONGAN 8 8 811. KEMENTERIAN PEMBANGUNANWANITA, KELUARGA DAN MASYARAKAT 80 67 4912. KEMENTERIAN PENERANGAN,KOMUNIKASI DAN KEBUDAYAAN 96 88 6813. KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 66 66 6014. KEMENTERIAN PENGANGKUTAN 72 72 6515. KEMENTERIAN PERDAGANGANANTARABANGSA DAN INDUSTRI 9 9 516. KEMENTERIAN PERDAGANGAN DALAM NEGERI, KOPERASI DAN KEPENGGUNAAN 28 28 1717. KEMENTERIAN PERTAHANAN 102 102 10118. KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANI 223 183 11619. KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN 22 22 2220. KEMENTERIAN PERUSAHAAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 1 1 121. KEMENTERIAN SAINS TEKNOLOGI DAN INOVASI 20 20 1722. KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR 119 105 8223. KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA 120 118 9224. KEMENTERIAN TENAGA,TEKNOLOGI HIJAU DANAIR 6 4 325. KEMENTERIANWILAYAH PERSEKUTUAN 4 3 2

Jumlah Keseluruhan 2,503 2,316 1,914

Pencapaian PTJ-PTJ Berstatus eP-enabled oleh Kementerian


5

Pengenalan ringkas Surat ArahanPerbendaharaan (SAP) bertarikh 7 April2009: Pelaksanaan Sekurang-Kurangnya70% Perolehan KerajaanMelalui Sistem ePerolehan

P enggunaan sistem ePerolehan (eP) telah meningkatdari tahun ke tahun berdasarkan bilangan transaksidan nilai transaksi yang dicapai oleh setiap

Kementerian. Pada sepanjang tahun 2008, sejumlah514,292 bilangan transaksi bernilai RM6,018 juta telahmenggunakan sistem eP. Walau bagaimanapunpencapaian ini secara relatifnya masih di tahap yang rendahjika dibandingkan dengan jumlah peruntukan tahunan yangdiluluskan kepada Kementerian/Jabatan Persekutuan.

Oleh yang demikian, Kementerian Kewangan berhasratuntuk meningkatkan penggunaan eP bagi semua PusatTanggungjawab (PTJ) yang eP enable bersamapembekal yang eP enable dengan menguatkuasakansatu Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 7April 2009 mengenai Pelaksanaan Sekurang-Kurangnya70% Perolehan Kerajaan Melalui Sistem ePerolehan.

SAP ini menggariskan supaya semua PTJ yang ePenable hendaklah memastikan sekurang-kurangnya 70%daripada jumlah peruntukan tahunan bagi perolehanbekalan dan perkhidmatan (tidak termasuk perkhidmatan

perunding) dilaksanakan melalui sistem eP. Peruntukantahunan yang dimaksudkan adalah peruntukan bagibekalan dan perkhidmatan daripada peruntukan BelanjaMengurus dan Belanja Pembangunan yang telahdiluluskan untuk tahun berkenaan.

Oleh itu, bagi memastikan SAP ini dipatuhi olehsetiap Kementerian/Jabatan, Pegawai Pengawal/KetuaJabatan hendaklah membuat perancangan perolehantahunan yang teliti dan bertanggungjawab agar 70%perolehan bekalan/perkhidmatan dilaksanakan melaluisistem eP. Unit Audit Dalam Kementerian/Jabatan jugadikehendaki memantau pelaksanaan SAP ini.

Pihak Kementerian/Jabatan juga dinasihatkanmemastikan pegawai dan kakitangan diberi pendedahandan latihan secukupnya supaya perolehan melalui sistemeP dapat dilaksanakan secara lancar dan berterusan.

SAP ini boleh didapati dengan melayari laman webKementerian Kewangan www.treasury.gov.my ataulaman web ePerolehan www.eperolehan.gov.my.

Soalan Lazim Mengenai SAP Pelaksanaan Sekurang-Kurangnya 70%Perolehan Kerajaan Melalui Sistem ePerolehan.

S1: SAPmengenai Pelaksanaan Sekurang-Kurangnya70% Perolehan Kerajaan Melalui Sistem ePterpakai kepada pihak mana?

J1: SAP 70% ini terpakai kepada Kementerian/JabatanPersekutuan sahaja.

S2: Adakah Kerajaan Negeri, Badan-badan Berkanundan Pihak Berkuasa Tempatan termaktub dibawah peraturan ini?

J2: Tidak. SAP ini hanya termaktub kepada PTJKementerian/Jabatan Persekutuan yang eP enable.

S3: Apakahmaksud 70%daripada peruntukan tahunanbagi perolehan bekalan dan perkhidmatan?

J3: Peruntukan tahunan adalah peruntukan belanjamengurus dan pembangunan kepada Kementerian/Jabatan. 70% daripada peruntukan bagi tujuanperolehan bekalan dan perkhidmatan hendaklahdibuat melalui sistem eP. Sebagai contoh, sebanyakRM10 juta telah diperuntukkan untuk perolehan

bekalan dan perkhidmatan. Daripada jumlah tersebut,sekurang-kurangnya sebanyak RM7 juta perolehanbekalan dan perkhidmatan perlu dibuat melaluisistem eP.

S4: Bagaimanakah pemantauan ke atas pelaksanaan70% melalui sistem eP boleh dibuat?

J4: Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklahmembuatperancangan perolehan tahunan yang teliti danbertanggungjawab agar 70% perolehan bekalan/perkhidmatan dilaksanakan melalui sistem eP. UnitAudit Dalam Kementerian/Jabatan juga berperananuntuk memantau pelaksanaan SAP ini.

S5: Bagaimana jika pihak Kementerian/Jabatan inginmengadakan latihan berkaitan sistem eP kepadapegawai dan kakitangan terlibat?

J5: Pihak Kementerian/Jabatan yang ingin mengadakanlatihan berkaitan sistem eP, boleh menghubungi UnitePerolehan, Kementerian Kewangan.


6

D i dalam usaha untuk meluaskan penggunaanModul Sebut Harga, Tender dan eBiddingmelalui sistem ePerolehan, satu taklimat

mengenai modul-modul berikut telah diadakanselama tiga hari di Sarawak pada 19,20 dan 21hbMei 2009 dan di Sabah pada 26, 27 dan 28hb Mei2009. Taklimat yang berlangsung selama tiga hari inimerupakan kerjasama antara Unit ePerolehan danCommerce Dot Com Sdn. Bhd. Acara ini merupakansalah satu acara yang penting dalam diari UnitePerolehan dan Commerce Dot Com Sdn Bhdkerana ia melibatkan Pusat Tanggungjawab (PTJ)dan pembekal-pembekal pada masa yang sama.Pada yang sama, taklimat ini dapat meluaskanrangkaian penggunaan ePerolehan di negeriSarawak dan Sabah.

Pengarah Projek Unit ePerolehan, Tuan Haji ShukorIbrahim telah merasmikan taklimat di Sarawakmanakala di Sabah, Puan Wan Siti Eshah Bte WanAhmad mengetuai delegasi bagi Pihak UnitePerolehan. Ucapan aluan telah diberikan olehPegawai Kewangan Persekutuan Sarawak danSabah di negeri masing-masing. Taklimat SPP yangberlangsung di Pejabat Perbendaharaan negerimeliputi pelbagai acara termasuk TatacaraPengurusan Perolehan Kerajaan melalui Sistem eP,Demonstrasi Sebut Harga, Tender dan eBidding,pelan pelaksanaan dan sesi soal jawab. Panel-panelyang terlibat dalam taklimat dan sesi soal jawabterdiri daripada pegawai-pegawai dari UnitePerolehan dan Commerce Dot Com Sdn Bhd dariKuala Lumpur.

Laya r i l aman web ePero l ehan d iwww.eperolehan.gov.my bagi mengetahuimaklumat-maklumat terkini dan mendapatkanketerangan lanjut.

Taklimat Mengenai Surat Pekeliling Perbendaharaan

Modul Sebut Harga, Tenderdan e-Bidding


7

Taklimat Pembekal merupakan acara tahunanUnit ePerolehan dengan kerjasamaCommerce Dot Com Sdn. Bhd., iaitupembangun sistem ePerolehan Commerce

Dot Com Sdn. Bhd dengan kerjasama Unit ePerolehanKementerian Kewangan Malaysia. Objektif taklimatyang telah bermula dari tahun 2007 ini adalah untukmenggalakkan pembekal dan bakal-bakal usahawanuntuk mendaftar dengan sistem ePerolehan danmendidik orang ramai mengenai sistem perolehanelektronik ini. Ekoran daripada sambutan yang amatmengalakkan ke Taklimat Pembekal pada tahun 2008telah menyaksikan perubahan dalam jadual TaklimatPembekal 2009. Jadual Taklimat Pembekal untuksepanjang tahun 2009 telah disusun dimana ia akandiadakan pada hampir setiap bulan di negeri seluruhMalaysia untuk memberi peluang kepada komunitiperniagaan yang semakin bertambah untukmenghadiri sesi Taklimat Pembekal. Kaunterpertanyaan dan perkhidmatan ePerolehan juga telahdibuka untuk memberi peluang kepada pembekal-pembekal dan bakal bakal usahawan untukmendapatkan khidmat nasihat dan pertanyaanmengenai ePerolehan. Di antara aktiviti yang telahdiadakan selain dari aktiviti kaunter pertanyaan dankhidmat nasihat, kaunter untuk pembayaran produk &perkhidmatan ePerolehan, pembolehan (PermohonanKad MyeP / ePXS USB Crypto Token / Pembaca KadPintar, Permohonan Langganan Ruang Katalog eCat& Latihan ePerolehan), suntikan Sijil Digital untuk KadMyeP dan ePXS USB Crypto Token, khidmat

rundingan mengenai produk dan perkhidmatan,tatacara transaksi ePerolehan, penghantarandokumen sokongan permohonan pendaftaran lesenKementerian Kewangan, semakan status permohonanLesen Kementerian Kewangan dan promosi notifikasipercuma Tender2U selama 1 bulan. Ini adalah untukmencapai sasaran untuk pembekal enable pada tahun2009 iaitu sebanyak 20,000. Jumlah pembekal yangtelah enable hingga hari ini adalah sebanyak 66688.Terma enablement ini adalah termasuk pendaftarandengan Kementerian Kewangan Malaysia, AksesMedium dan eCat. Modul Taklimat Pembekal 2008adalah berlainan daripada tahun 2009. Pada tahun2008, Taklimat Pembekal tersebut lebih menjuruspada modul Computer Based Training (CBT)Pembelian Terus, Sebut Harga dan Tender. Manakalauntuk tahun 2009, modul Taklimat Pembekal telahbertukar dimana lebih banyak taklimat akan diberikanoleh pihak ePerolehan, Commerce Dot Com danBahagian Proses Kewangan (BPK). Taklimat oleh BPKadalah lebih menjurus kepada keperluan pendaftaran,permintaan status bumiputera dan sesi soal jawab.

Layari laman web www.commercedc.com.my untukmengesahkan tempahan kehadiran dan untukmengetahui jadual-jadual terkini Taklimat PembekalePerolehan 2009 melalui laman web ePerolehanwww.eperolehan.gov.my. Jangan lepaskan peluanguntuk mendaftar dengan Kementerian KewanganMalaysia dan luaskan peluang perniagaan anda.

Taklimat PembekalePerolehan 2009

Sesi Taklimat Pembekal 2009

Negeri Tarikh Lokasi

Johor Bahru 14hb Februari 2009 Kolej Komuniti Bandar Penawar

Kuala Lumpur 3hb Mac 2009 Kementerian Pelancongan Malaysia, The Mall, Putra Place

Johor Bahru 11hb & 12hb Mac 2009 Institut Perguruan Guru(IPG) Temenggong Ibrahim

Terengganu 11hb & 12hb Mac 2009 Politeknik Sultan Mizan Zainal Abidin

Negeri Sembilan 25hb & 26hb Mac 2009 Institut Perguruan Raja Melewar

Pulau Pinang 22hb & 23hb April 2009 Auditorium A, Pulau Pinang

Perak 6hb & 7hb Mei 2009 Bangunan Persekutuan Green Town, Ipoh


8

eBidding MempertingkatkanKetelusan, Kecekapan DanKeberkesanan SistemPerolehan Kerajaan

Sistem ePerolehan

Sistem ePerolehan merupakan salah satu daripada aplikasiutama Kerajaan Elektronik negara yang diperkenalkanmenerusi inisiatif Koridor Raya Multimedia (MSC). MelaluiePerolehan, para pembekal dan Jabatan Kerajaan bolehmelakukan urus niaga perolehan secara elektronik daripadamula hingga akhir (end to end) proses transaksi dalampersekitaran siber yang selamat dan terjamin. SistemePerolehan mempunyai empat objektif utama iaitumendapatkan nilai terbaik (value for money) bagi perolehanKerajaan, memastikan pembekal menerima pembayarandengan lebih cepat serta tepat, menjamin akauntabiliti danketelusan dalam semua perolehan Kerajaan sertameningkatkan kerjasama di antara Kerajaan dengan sektorperniagaan.

Terdapat tujuh modul telah dibangunkan iaitu modulPendaftaran Pembekal, Kontrak Pusat, Pembelian Terus,Kontrak Kementerian, Sebut Harga, Tender dan eBidding.Modul eBidding dibangunkan ekoran daripada sarananY.A.B. Perdana Menteri untuk mewujudkan satu kaedahperolehan secara bidaan elektronik dengan tujuanmendapatkan tawaran yang lebih kompetitif, proses yangcepat serta pemilihan pembekal secara lebih telus.Perkembangan teknologi maklumat yang semakin pantasdi era globalisasi telah banyak merubah jaringan komunikasidunia dan menuntut supaya semua urusan dapat dilakukandengan cepat dan selamat termasuk perkhidmatanKerajaan.

Justeru, eBidding telah diperkenalkan pada bulanSeptember tahun 2006 sebagai anjakan paradigma kepadakaedah perolehan sedia ada pada masa kini. eBiddingmembolehkan Kerajaan mendapatkan tawaran harga yanglebih kompetitif secara atas talian, ‘real time’ dan interaktifdengan berkonsepkan Lelongan Terbalik (Reverse Auction)iaitu bidaan dibuat atas penurunan harga di dalam nilaigandaan tertentu. Pengenalan eBidding yang sesuai padamasanya adalah untuk meningkatkan tahap penyampaianperkhidmatan Kerajaan yang dapat membantu kitaranperniagaan pembekal (business cycle) sekali gusmerancakkan lagi aktiviti pertumbuhan ekonomi negara.

Dari tahun 2007 sehingga 2008, sebanyak 100 perolehanbekalan/perkhidmatan telah berjaya dilakukan melaluimodul eBidding dengan nilai keseluruhan berjumlah RM154juta. Kementerian Kewangan merupakan kementerian yangpertama dalam melaksanakan eBidding secara perintis dandiikuti oleh beberapa kementerian lain. Dengan kejayaanini, Kementerian Kewangan telah mengeluarkan SuratPekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2009 berkuatkuasa mulai 10 Februari 2009 supaya perolehan Kerajaansecara eBidding bagi bekalan dan perkhidmatandilaksanakan oleh semua Kementerian.


9

Tatacara Pelaksanaan PerolehanSecara eBidding

Terdapat empat peringkat utama yang terlibat dalam proseseBidding iaitu persediaan, pra-kelayakan, bidaan atas taliandan pembekalan. Di bawah peringkat persediaan, terdapatbeberapa tindakan yang perlu diambil oleh JabatanKerajaan sebelum proses eBidding dilakukan. Antaranya,ialah penyediaan spesifikasi, penetapan syarat dan termatermasuk kriteria pra-kelayakan dan pengiklanan. Inibertujuan untuk memastikan proses eBidding dapatdilakukan mengikut perancangan dan masa yangditetapkan.

Manakala Pra-kelayakan pula merupakan peringkat dimana pembekal yang berminat untuk menyertai eBiddingakan disaring mengikut spesifikasi teknikal yang telah

ditetapkan terlebih dahulu. Dengan kata lain, hanyapembekal yang benar-benar layak memenuhi syaratteknikal akan di senarai pendek dan dijemput untukmenyertai proses bidaan atas talian. Di antara perkara yangterlibat di bawah peringkat pra-kelayakan adalahpengeluaran notis pelawaan, penghantaran tawaranpermulaan oleh pembekal, penilaian pra-kelayakan,pengesahan senarai pendek pembekal dan jemputankepada pembekal yang layak.

Seterusnya, pembekal akan membuat proses bidaansecara atas talian pada tarikh dan tempoh yang telahditentukan oleh Jabatan Kerajaan. Bidaan boleh dilakukandari mana-mana lokasi oleh pembekal asalkan mempunyaiakses kepada komputer bertalian Internet. Tempoh masabidaan ditentukan bergantung pada bilangan pembekal.Keputusan bidaan berdasarkan kepada kedudukan

Perihal Perolehan Tempoh Urusan Nilai Nilai PeratusanBekalan/ Perolehan Anggaran Sebenar PenjimatanPerkhidmatan Melalui (RM) eBidding Berdasarkan

eBidding (RM) Anggaran Harga

Pembelian Komputer Peribadi 17 hari 972,000 542,120 46%

Pembelian Peralatan ICT 17 hari 705,600 448,791 36%

Perkhidmatan Mencuci dan Membersih 25 hari 1,417,992 1,120,385 21%Kawasan Pejabat

Jadual 1


10

(ranking) pembekal yang menawarkan harga terendah danmencerminkan harga pasaran semasa serta kompetitif.Surat setuju terima akan dikeluarkan kepada pembidayang berjaya.

Untuk menyertai proses eBidding, pembekal hanya perluberdaftar dengan Kementerian Kewangan secara atastalian melalui laman web www.eperolehan.gov.my.Pembekal yang berdaftar dalam bidang berkaitan bolehmenyertai eBidding secara atas talian. Dengan cara ini,pembekal tidak perlu lagi berulang-alik ke Jabatan Kerajaanuntuk menyelesaikan urusan yang diperlukan sebaliknyabebas beroperasi dari pejabat atau di mana sahaja.

Faedah-Faedah eBidding

eBidding memberi banyak faedah kepada Kerajaan danjuga pembekal.

Di pihak Kerajaan, eBidding membantu mempercepatkanproses membuat keputusan iaitu berdasarkan kepadaharga terendah yang ditawarkan oleh pembekal semasaproses bidaan. Malah, urusan perolehan juga kini menjadilebih mudah melalui proses saringan pembekal yangdilakukan secara automatik oleh sistem. Penggunaansumber Kerajaan turut bertambah cekap di mana masauntuk menguruskan perolehan lebih pendek dan tumpuanboleh diberikan kepada tugas-tugas lain yang berkaitandengan perkhidmatan kepada orang ramai. Tempoh masadan perbelanjaan Kerajaan yang berjaya dijimatkan adalahseperti di Jadual 1.

Merujuk kepada Jadual 1, Kerajaan mampu menjimatkanperbelanjaan Kerajaan sebanyak 20 hingga 40 peratus

daripada peruntukan bagi perolehan produk danperkhidmatan kerana harga bidaan yang dilakukan olehpembekal adalah mencerminkan harga pasaran sebenaryang kompetitif. Selain itu, tempoh masa perolehan secaraeBidding juga boleh dilakukan dengan cepat antara 20hingga 30 hari berbanding kaedah tender yang memakanmasa sehingga 6 bulan.

Ketelusan adalah terjamin melalui ePerolehan keranasemua transaksi dan dokumen perolehan direkodkan dandisahkan dengan penggunaan teknologi Prasarana KunciAwam (Public Key Infrastructure – PKI). Di samping itu,Jabatan Kerajaan mendapat produk terbaik keranamemenuhi syarat keperluan spesifikasi teknikal yangditetapkan. eBidding yang boleh disifatkan sebagai ‘fasttrack’ ini meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatanKerajaan kepada pembekal dan menjamin ketelusan dalamsetiap urusan perolehan. Perbandingan antara perolehaneBidding dan tender dapat dilihat melalui Jadual 2.

Jadual 2: Perbandingan eBidding dengan Tender

Perkara Perolehan PerolehanPerbandingan Secara Tender Secara eBidding

Tempoh Masa Sehingga 6 Bulan 45 HariSah Laku

Publisiti Surat Khabar Laman WebLaman Web

Keputusan Dalam tempoh 7 HariPemilihan sah laku selepas bidaanPembekal


11

Di pihak pembekal pula, mereka bebas untuk bersaingantara satu sama lain dengan lebih telus. Peluang untukmenyertai tawaran Kerajaan turut semakin meluas keranamaklumat mengenai pelawaan eBidding dipaparkan didalam laman web sistem ePerolehan yang boleh diaksesoleh mana-mana pembekal seluruh negara. MelaluieBidding, pembekal boleh membuat bidaan mengikutkemampuan dan melihat sendiri perubahan kedudukan(ranking) secara langsung di dalam sistem seperti diGambar Rajah 1. Selain itu, pembekal juga boleh mendapatkeputusan dengan lebih cepat kerana pemilihan pembekaladalah mengikut kedudukan pembida yang menawarkanharga terendah. Surat setuju terima juga dikemukakankepada pembida yang berjaya secara atas talian.

Syarikat Premask Computer Sdn. Bhd. yang pernahmenyertai eBidding sebelum ini menganggap eBiddingmerupakan kaedah yang lebih mudah berbanding kaedahperolehan yang lain dan sangat dialu-alukan. eBiddingmembolehkan syarikat tersebut membuat bidaan yangkompetitif secara interaktif, kerana ianya memberi fleksibilitiuntuk membuat kekerapan bidaan harga untuk mencapaitawaran harga yang terbaik yang boleh ditawarkan. Carasebegini dilihat lebih telus kerana pemilihan pembekalhanya berdasarkan pada harga tawaran dan dilakukansecara serentak dalam talian.

Proses eBidding yang menekankan perolehan secaraelektronik mampu menjimatkan kos operasi dan masakepada pembekal. Ini kerana pembekal tidak perlu lagiberulang alik ke Jabatan Kerajaan untuk menyelesaikanurus niaga perolehan sebaliknya bebas beroperasi dipejabat atau di mana-mana sahaja asalkan mempunyaiakses kepada komputer bertalian Internet. Pembekal turutmenerima pembayaran dengan lebih cepat, tepat danselamat melalui pindahan wang terus ke dalam akaun banksecara Electronic Fund Transfer (EFT).

Selain itu, penggunaan kertas juga dapat dikurangkankerana tawaran kepada eBidding dihantar kepada JabatanKerajaan secara atas talian. Kelebihan ini disokong dandiakui sendiri oleh syarikat QSIT (M) Sdn. Bhd. dariKuching, Sarawak. Kos operasi pentadbiran syarikat iniberjaya dijimatkan sehingga 60 peratus apabila menyertaieBidding. Begitu juga dengan syarikat Far-Go Link FreightServices Sdn. Bhd. dari Klang Selangor, spesifikasi produkdan perkhidmatan yang seragam dan jelas ditetapkanmelalui eBidding, dapat mengurangkan kerja di pihaksyarikat tersebut dalam penyediaan kertas kerja.

Menurut wakil daripada syarikat Kilang Beras Mihoda Sdn.Bhd, beliau menyokong inisiatif pihak Kerajaan di dalamusaha untuk menambahbaik aktiviti perolehan melaluipenggunaan eBidding ini kerana Ianya telah membukapeluang kepada syarikat Perusahaan Kecil dan Sederhanaseperti mereka untuk menjalinkan perniagaan denganmudah bersama Agensi Kerajaan. Menurut beliau lagi,eBidding adalah satu platform bagi semua syarikat bersaingsecara positif di samping memberi peluang kepada syarikat

yang berkaliber untuk membuktikan kualiti perkhidmatanyang dapat mereka berikan kepada pihak Kerajaan.

Rumusan

Ketelusan dan akauntabiliti pentadbiran sektor awammerupakan faktor penting di dalam mempertingkatkandaya saing Malaysia sebagai sebuah negara majumenjelang tahun 2020. Indeks Persepsi Rasuah (CPI)adalah satu ukuran holistik tahunan bagi mengukurkeberkesanan Pelan Integriti Nasional terutamanya darisudut mempertingkatkan kecekapan sistem penyampaianperkhidmatan sektor awam dan mengatasi karenahbirokrasi.

Penggunaan secara meluas modul eBidding ini juga akanberupaya menyokong kesan yang positif kerana ianyaterbukti berkesan di dalam pengendalian urusan perolehanyang lebih efisien melalui kualiti bekalan, penjimatan masadan kos urus niaga bagi kedua-dua pihak Kerajaan danpembekal. Secara tidak langsung, ketelusan dapatdipertingkatkan dengan proses pemilihan dan pembayaranyang lebih singkat selaras dengan ucapan Y.A.B TimbalanPerdana Menteri merangkap Menteri Kewangan semasamembentangkan bajet mini pada 10 Mac 2009.

Bagi membantu pembekal di dalam menggunakan sistemePerolehan, terdapat 8 buah ePerolehan Centre yang telahdibuka di beberapa negeri di seluruh negara seperti diPutrajaya, Petaling Jaya, Perak, Pulau Pinang, Johor, KotaKinabalu dan Kuching. ePerolehan Centre adalah bertujuanuntuk memberi khidmat bantuan mengenai sistemePerolehan kepada pembekal selain daripadamenyelesaikan masalah berkaitan pendaftaran pembekaldan status terkini pembekal tersebut. Beberapa cawangantambahan ePerolehan Centre akan dibuka di Melaka,Pahang, Kedah, Terengganu, Tawau dan Miri bagi memberibantuan kepada pembekal yang berada di luar kawasanLembah Klang. Kepada pembekal yang berminat untukmengetahui lebih lanjut mengenai eBidding dan sistemePerolehan khususnya bolehlah menghubungi taliankhidmat bantuan di 03 - 7985 7777 atau melayari lamanweb ePerolehan di www.eperolehan.gov.my


Newsletter2:Layout 1 8/27/09 4:25 PM Page a

Suara eP Edisi 2/2009

Documents

Transcript of Suara eP Edisi 2/2009