Sukatan Peperiksaan Subjek Jabatan

7/24/2019 Sukatan Peperiksaan Subjek Jabatan

1/13

SUKATAN PEPERIKSAAN SUBJEK JABATANUNTUK PEGAWAI TADBIR GRED N41

1. Tarikh SukatanPeperiksaanBerkuatkuasa

:

2. Matlamat Sukatan : i) Untuk meningkatkan tahap pengetahuan dankefahaman bagi penjawat dalamperkhidmatan Pegawai Tadbir !1

: ii) Untuk mewujudkan buda"a kerja #emerlangsupa"a matlamat dan $bjektif Uni%ersiti dapatdi#apai dengan berkesan.

: ii i) Untuk meningkatkan kemahiran diri danmenguji ke#ekapan pr$fesi$nalisme

jawatann"a.

&. Tujuan Peperiksaan : Untuk memenuhi sebahagian daripada s"arat's"arat untuk pengesahan dalamperkhidmatan.

!. Pegawai (anga"ak

: Pegawai Tadbir *red !1 dalam temp$hper#ubaan.

+. SukatanPeperiksaan

: Termasuk s$alan, markah dan masa

KERTAS I

S$alan's$alan akan ditan"a kepada #al$n'#al$n berdasarkan perkara'perkara berikut:Bahagian I-sas Pengurusan

i)

ungsi Pengurusan, peran#angan, pelaksanaan, pen"elarasan, kepimpinan, pengawasan danpenilaian.

ii)

Pen"elesaian masalah dan membuat keputusaniii)

M$t$%asi dan kepimpinani%)

/emahiran pengurusan 0 /$nsep, Teknikal Manusia%) /ualiti Pengurusan

Bahagian II-spek Pentadbiran Pejabat

i)

Sistem ail


2/13

ii)

Surat Men"uratiii)

Teknik Bermes"uarat dan Penulisan Mniti%)

Pengurusan Sistem ek$d.%)

-rahan /eselamatan%i)

Penulisan'penulisan surat 0 mens"uarat, /ertas /erja dan ap$ran Untuk Majlis, Senat,

embaga dan3awatankuasa

%ii)

Pengurusan rek$d pelajar

Bahagian III/emahiran /$munikasi dan /aunselingi)

Te$ri dan asas k$munikasiii)

/$munikasi di dalam $rganisasiiii)

/emahiran k$munikasi

i%) /$munikasi dengan pelanggan%)

/aunseling dalam pengurusan

Bahagian IVUndang'Undang -mi)

Undang'Undang Buruhii)

-kta ahsia asmiiii)

-kta /$ntraki%)

-kta /eselamatan dan /esihatan Pekerja%)

/anun /esiksaan%i)

-kta Pen#egah asuah%ii)

-kta 4asutan

KERTAS IITekn$l$gi Maklumati)

Sistem -plikasi Uni%ersitiii)

Pakej /emahiran /$mputer 0 Mi#r$s$ft 5ffi#e

iii)

nternet dan e' mailKERTAS IMasa : 2 6 jamS$alan : 3awab empat 7!) s$alan daripada lapan 78) s$alan berbentuk esei

"ang diberikan.3awab satu 71) s$alan daripada tiap'tiap bahagian. Setiap s$alan

bernilai 2+ markah.

Bentuk S$alan : 9sei


3/13

Bahasa : Bahasa Mela"uMarkah : 1Markah ulus : +;

/eputusan : ulus


4/13

1.

$Cali Mt. Dain, kepimpinan dalam $rganisasi, Utusan Mela"u11.

Dainal -bidin Muhamad , Pengurusan strategi#, Utusan Mela"u

12. Pengurusan Strategik Ealam Pendidikan


5/13

ORGANISASI DAN PENGURUSAN

1.1 HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI DENGAN PENGURUSAN

ebelum seseorang itu meninjau dengan lebih mendalam tentang konsep pengurusan secaramenyeluruh, eloklah sekiranya seseorang itu memahami dengan lebih jelas tentang organisasi danciri-cirinya. Kefahaman yang mendalam tentang konsep organisasi itu penting kerana pengurusan danorganisasi merupakan satu hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Wujudnya sesebuah organisasi itusama ada organisasi kecil atau besar, swasta atau awam memerlukan pengurusan atau pengendalianaktiviti-aktiviti organisasi.

1.1.1 Definisi Organisasi

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang

bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat individu,kumpulan, dan organisasi.

Definisi di atas menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi organisasisebagai satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan individuyang lain.

1.1.2 Organisasi sebagai Unit Sosial

!pabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai beberapa orangpekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas. "ereka perlubekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. #ekiranyamereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain,

sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada darisegi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya.

1.1.3 Penyatuan Usaha dan Hubungan di Kalangan Pekerja

#esebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka supaya mencapaimatlamat yang dikehendaki. #ekiranya tidak ada perpaduan di kalangan pekerja, sudah tentuorganisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya dengan berkesan dan sempurna. Keadaanorganisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang haluan yang tertentu. $enyatuan usahahendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan.%ubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna,tersusun dan berkesan. $enyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat

meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu denganindividu yang lain.

1.2 CIRI-CIRI ORGANISASI

&. #esebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri. "isalnya,sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk menimba ilmu, sebagai sebuah pusatpenyelidikan, dan juga sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepadamasyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran danpembelajaran lain. 'ntuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading,

universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat kampus khususnya danmasyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu didapati berbe(a denganorganisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.


6/13

). Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atautingkat autoriti. *ika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu iaberbe(a dari segi bilangan hierarki +tingkat aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiaptingkat. "isalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiaptingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab

kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.

. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan ataubahagian yang diwujudkan. $ada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagianseperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lainseperti personel, pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian ituberoperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.

. /agi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yangdirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalananaktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistemhubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi.$enentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak, bergantung kepada sejauh manakeempat-empat ciri itu diseleng-garakan, disusun, dan diamalkan.

1.3 APAKAH YANG DIKATAKAN PENGURUSAN?

!pabila organisasi telah diwujudkan mengikut keempat-empat ciri seperti yang diterangkan di atas,masalah yang akan timbul ialah bagaimana organisasi itu harus diuruskan dengan sempurna,berkesan dan mencapai matlamat yang dirancangkan. 0anpa pengurusan yang betul, pelbagaimasalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan, pemprosesan, dan inventori hinggalahkepada masalah peribadi di kalangan para pekerja.

Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan khususnya, yangtelah gagal bukan semata-mata kerana masalah persaingan tetapi juga disebabkan oleh pergolakan didalam organisasi itu sendiri seperti tidak ada persefahaman antara pihak atasan dengan peringkatbawahan, perancangan dan ramalan yang tidak tepat, pemba(iran sumber atau penyusunan strukturyang mengelirukan.$engurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut

&. $engurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

). $engurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasiuntuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.

Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbe(aan dari segi bilangan dan jenis fungsipengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan 1proses1 dan 1matlamat1. 2nibermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah

&. $engurusan sebagai proses "enjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungantertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.

). "encapai matlamat organisasi !pabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan teratur dan berhubungatau membantu antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat dicapai. "atlamatorganisasi dapat berbentuk kualitatif +subjektif atau kuantitatif +objektif.

1.4 PROSES PENGURUSAN

$roses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada carakita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan, penstafan, dan


7/13

pengawalan. $ada amnya, fungsi pengurusan dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan,penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.

1.4.1 Peranangan

#ebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih

dahulu. $ada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut

&. 0ujuan dan objektif 2ni termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuahorganisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan sepertikadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan dan lain-lain.

). #trategi organisasi !pabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlumencari jalan +strategi untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalamstrategi, pihak pengurusan akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputiperletakan harga, perluasan pasaran atau perbe(aan barangan agar organisasi itu dapat bersaingdengan pihak luar.

. 3angkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategiyang berasaskan matlamat organisasi.

1.4.2 Penyusunan

$enyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan +proses pengambilankakitangan. #truktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti +pemasaran,kewangan, pemprosesan dan lain-lain, tingkat +hierarki autoriti, penyelarasan melalui peraturan dandasar serta prosedur yang dibuat. $enstafan meliputi perancangan sumber manusia, pengambilandan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan +gaji, upah, danfaedah, program peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan,dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.

1.4.3 Pengarahan

$engarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dansempurna dalam suasana yang harmoni. 'ntuk mencapai matlamat ini faktor-faktor motivasi,kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan.

1.4.4 Penga!alan

$engawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapaimengikut perancangan4 masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu diambil4 faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dantingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.

1.5 MENGAPAKAH PENGURUSAN?

$engurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu kecil atau besar,swasta atau badan kerajaan. 5ungsi pengurusan bukan saja merupakan tanggungjawab seorangpengurus besar atau pengarah tetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang beradadi dalam organisasi.

Kita pernah mendengar kata-kata seperti 1"asalah yang timbul itu adalah dari pihak pengurusan... 1.$ernyataan seperti ini dimaksudkan kepada mereka yang menduduki tingkat atas di dalam organisasi,padahal kelemahan dan masalah yang timbul itu berpunca dari semua pihak pada peringkatpengurusan. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada mereka yangbertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat.#etiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya


8/13

&. $engurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja sertamenyatupadukan semua unsur organisasi. "ereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarahorang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

). $engurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapaimatlamat yang telah ditetapkan.

. $engurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orangdi bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.

. $engurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yangpenting dahulu atau dengan serta-merta.

6. $engurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimple-mentasikan strategi.

!ktiviti pengurusan berbe(a mengikut tingkatan di dalam organisasi. "isalnya, pengurus atasanmenggunakan kebanyakan masa mereka di dalam perancangan jangka panjang, perhubungan awam,membuat dasar serta menganalisis perkara-perkara yang berlaku di persekitaran luaran. $enguruspertengahan atau penyelia sebaliknya memainkan peranan yang lebih di dalam penyelarasan dan

pengawalan kerja pada peringkat operasi. #atu kenyataan yang harus kita terima ialah pengurus lebihberhadapan dengan faktor-faktor yang tidak dapat dikawal daripada faktor-faktor yang boleh dikawal."isalnya, sumber selalunya terhad, kuasa yang diberikan terbatas, pihak atasan mengharapkansesuatu yang mesti dicapai dan permintaan orang bawahan memerlukan pertimbangan. Oleh yangdemikian, untuk membolehkan sesuatu perkara itu dilaksanakan, pengurus memerlukan kepakaran,keyakinan, dan mempunyai kesabaran.

1.6 PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

1.".1 #ingkat Pengurusan

#udah menjadi kebiasaan untuk membe(akan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau

pangkat di dalam organisasi. $erbe(aan ini dapat dilihat di dalam rajah &.& hierarki pengurusan.

7ajah &.&. %ierarki pengurusan

1.".2 Pengurus $tasan

$engurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua 8ksekutif, $residen atau$engurus /esar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi.$engurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaransupaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.

1.".3 Pengurus Pertengahan

0ugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagianuntuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. "ereka pada peringkat ini terdiridaripada $engurus Kawasan, Dekan $usat $engajian di universiti, $engurus $ersonel dan lain-lain.

1.".4 Pengurus %a!ahan

$enyelia, 5omen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam kategori

pengurus bawahan. 0ugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian


9/13

pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihakpengurusan pertengahan dan bawahan.

1.7 PERANAN PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

!pabila seseorang pengurus memasuki organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta atau

kerajaan, ia diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab.!pabila pengurus itu mempunyai autoriti dan pangkat di dalam organisasi, misalnya sebagai seorangketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan organisasi, maka peranannya selain tugas rasmi, menjadilebih kompleks lagi.%enry "int(berg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian

&. $eranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.). $eranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.. $eranan sebagai pembuat keputusan.

7ajah &.) di bawah ialah petikan daripada %enry "int(berg, 0he manager9s job folklore and fact.

7ajah &.). $eranan pengurus

1.&.1 Peranan Penghubung 'ndi(idu

0erdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. $eranan-peranan ini datangnya terusdaripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.

1.&.1.1 Sebagai orang ter)enting. $ertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh keranapengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilahmenjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. #ebagai contoh, seorang pengurus itu perlumenghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayanipelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil

dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasatanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati.

1.&.1.2 Sebagai )e*i*)in. Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi, makaia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. #etiap pengurus memainkanperanan sebagai

pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawamatlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.

1.&.1.3 Sebagai )ega!ai )erhubungan. #ebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakanhubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku diluar organisasi. $erhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapimestilah berkesan.

1.&.2 Peranan Penya*)ai +aklu*at

Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting didalam unitnya. 2a mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripadakakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di dalam dan pihak luar.

1.&.2.1 Sebagai )enga!as.#ebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untukmendapatkan maklumat. "aklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secaraspekulasi. "emandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihanmengumpulkan maklumat untuk organisasi.


10/13

1.&.2.2 Sebagai )enya*)ai. $engurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yangditerima dari pihak luar. #ebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripadamaklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak berpeluangmendapatkan maklumat tersebut. !pabila kaki-tangannya mempunyai kesukaran untuk berhubungdengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumattersebut terus kepada kakitangan yang lain itu.

1.&.2.3 Sebagai juruaka).#ebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnyakepada mereka yang di luar dari unitnya. #ebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuahgedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah jadual bekalannya untukmemenuhi jadual pengeluaran gedungnya.

1.&.3 Peranan sebagai Pe*buat Ke)utusan

"aklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. $engurus memainkan peranan yangpenting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang ada, pengurus dapatbertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu tindakan4 dan sebagai nadi di dalam sebuahorganisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuatkeputusan tentang strategi unitnya.

8mpat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut

1.&.3.1 Sebagai usaha!an. #ebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya danmenyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. #ebagai pengawas, pengurushendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru. !pabila ilham yangbaik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau beliau bolehmendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. #esuatu projek itu, melibatkan perkara sepertibarangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semulabahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasikomputer dan lain-lain.

1.&.3.2 Sebagai )enga!al gangguan. Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalanpengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripadamenjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpakebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya mogok oleh pekerja, makapengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. :angguan yangberlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga keranaia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.

1.&.3.3 Sebagai )e*bahagi su*ber. $eranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagaipembahagi sumber. $engurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapatsesuatu dan banyaknya. #umber yang penting, pengurus itu harus memperuntukkan masanya kepadakakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat

keputusan. $engurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi danmenentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. $engurus juga meluluskankeputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurusdapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalananaktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.

1.&.3.4 Sebagai )erunding. $engurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan.#ebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurusjualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding denganpenyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. $erundingan diibaratkan sebagai satu tugas pentingmemandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakanperundingan.

Kesepuluh peranan yang dibincangkan di atas amat susah untuk dipisahkan.


11/13

7ajah &.. 0alian pengurus dengan sektor-sektor di dalam organisasi

1.8 KEMAHIRAN PENGURUS

#ebahagian besar masa seseorang pengurus itu digunakan untuk berkomunikasi, membuatkeputusan, dan berinteraksi dengan orang lain. #ekiranya pengurus itu mencapai prestasi yang tinggi,ini bererti beliau telah berkesan melalui proses yang tersebut di atas. Dalam hal kebolehan seseorangpengurus itu, mereka yang tidak faham dengan pengertian kemahiran atau kebolehan menganggapbahawa kemahiran teknik dan kemahiran pengurusan sama. $adahal kedua-dua kemahiran itu dapatkita definisikan secara berasingan dan berbe(a.

1.,.1 Ke*ahiran #eknik

Kemahiran teknik adalah kemahiran atau kebolehan yang khusus dalam sesuatu bidang. ;ontohnya,kemahiran dalam bidang kejuruteraan, pengeluaran, kewangan, dan pemasaran. /idang-bidangnya

memerlukan latihan sebelum dapat menjalankan pekerjaan.

1.,.2 Ke*ahiran Pengurusan

Kemahiran pengurusan atau kebolehan mengurus adalah berhubung dengan proses pengarahan,penyelarasan, atau pengawasan pekerjaan orang lain.Kepentingan kemahiran teknik atau kemahiran pengurusan bergantung kepada tingkat pengurus ituberada dalam organisasi dan keadaan operasi yang dijalankan. #emakin rendah pangkat seseorangpengurus itu, semakin tinggi ia memerlukan kemahiran teknik untuk menjalankan tugas padaperingkat operasi.

7ajah &.. %ubungan antara kemahiran dengan pengurus

1. PENGURUSAN DAN PROSES PENGURUSAN

$ihak pengurusan ialah gabungan individu yang mengendalikan sesebuah organisasi. #ecaraakademik definisi seperti ini sangatlah terhad pengertiannya. Oleh kerana pengurusan itu bukannyaindividu atau sekumpulan individu, maka untuk tujuan kita, ia boleh didefinisikan sebagai prosesperancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan penggunaan sumber untuk mencapaitujuan dan matlamat organisasi.

1.-.1 *)at /ungsi Pengurusan

$erancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan merupakan empat fungsi asas pengurusan.

1.-.1.1 Peranangan. #ebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitumenentukan terlebih dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. 2ni termasuklah menetapkantujuan, objektif, strategi, program, projek, dan kerja yang akan dimainkan oleh organisasi.

1.-.1.2 Penyusunan.Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikanmengikut gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan mencapaimatlamatnya. 2ni termasuklah menyusun tingkat kuasa, membahagikan unit-unit atau bahagian, sertamemilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang diwujudkan.

1.-.1.3 Pengarahan. $engarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenagapekerja untuk mencapai matlamat organisasi. $erkara yang dilakukan termasuklah memberikepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di dalam organisasi.


12/13

1.-.1.4 Penga!alan.$engawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi,membandingkan keputusan dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betulsekiranya berlaku kesisihan./ab-bab seterusnya akan membincangkan empat fungsi pengurusan dengan lebih mendalam.

1.1! PENGURUSAN SEBAGAI BIDANG SAINS ATAU SENI

$ersoalan sama ada pengurusan itu dianggap sebagai satu bidang sains atau seni masih lagi padaperingkat perbincangan dan perdebatan. :ulick menyifatkan pengurusan itu hanya dapat diakuisebagai bidang sains apabila

&. 0eorinya berkeupayaan untuk memberi panduan dan memberitahu pengurus tentang sesuatukeputusan yang mesti diambil di dalam sesuatu keadaan.). 0eorinya juga dapat menentukan akibat yang akan berlaku hasil tindakan pengurus.

/erdasarkan :ulick, kita boleh menyifatkan bahawa pengurusan itu satu seni kerana keputusan yangdiambil oleh pengurus itu berdasarkan pandangan, pertimbangan, dan gerak hati pengurus itu sendiridengan berpandukan maklumat yang terhad. Kita mengakui bahawa sebahagian aspek pengurusan

ada mengandungi ciri-ciri saintifik tetapi pada keseluruhannya pengurusan kekal sebagai seni.

1.11 PENGURUS SEBAGAI PENGHUBUNG DI DALAM ORGANISASI

$engurus yang berada di dalam tingkat pengurusan, sama ada pada peringkat penyeliaan atausehingga ke peringkat atasan, memainkan peranan sebagai penghubung antara tingkat pengurusan+7ensis 3ikert, &


13/13

diukur dari segi kecekapannya menggunakan tenaga pekerja ke tahap paling optimum. #ekiranyapekerja tidak dapat menjalankan kerja dengan lebih cekap atau pekerja terpaksa menunggu ataumemperlahankan kerja kerana kelemahan sistem penyusunan dan penugasan, pengurus yangbertanggungjawab disifatkan tidak cekap dan tidak berkesan. Organisasi yang produktif berupayabersaing pada peringkat nasional dan antarabangsa. ;ontohnya,

organisasi yang menggunakan teknologi moden dan terkini boleh memperbaiki produktiviti kerana iamampu mengeluarkan produk dan perkhidmatan baru dengan harga yang lebih kompetitif. $ersaingansengit, perubahan cita rasa pengguna serta peningkatan tahap pendidikan masyarakat, kekurangantenaga pekerja dan kekurangan bekalan sumber pengeluaran menyebabkan organisasi memberipenuh perhatian kepada program peningkatan produktiviti dan kualiti.Kualiti produk atau perkhidmatan boleh diukur dari segi kepuasan pengguna atau pelanggan. Kualitiproduk atau perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk, pembungkusan, kesenian, dankehalusan kerja +pertukangan, layanan, hubungan inter-peribadi dan komunikasi, perkhidmatansokongan, dan perkhidmatan lepas jualan.

#ama ada sesebuah organisasi ini organisasi sektor awam atau swasta, perkhidmatan atau keluaranindustri, produktiviti dan kualiti adalah faktor penting yang boleh memimpin daya saing dan daya majuorganisasi.

1.13 RUMUSAN

$engurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi,antropologi, sains politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam pengurusan bukan sahajadiperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakandi dalam buku-buku teks. "alahan kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialamioleh pihak pengurusan semasa menjalankan tugas.$eranan pengurus bukan sahaja tertumpu kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan,bahkan ia juga merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranansebagai penyampai maklumat atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai seorang pemimpinatau tokoh.

Sukatan Peperiksaan Subjek Jabatan

Documents

Transcript of Sukatan Peperiksaan Subjek Jabatan