SWAPWILL USER MANUAL (MANUAL PENGGUNA)wills.amanahraya.com.my/img/USER MANUAL SWAPWILL VER....

ITD | AMANAH RAYA BERHAD | 8 JULAI 2019

SWAPWILL

USER MANUAL (MANUAL PENGGUNA)

VERSION

2 | M u k a / S u r a t Manual Pengguna SWAPWILL 1.0

KANDUNGAN

MUKA SURAT

A. PENGENALAN 5

B. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT ASAS (BASIC WILL) 8

I. Penyediaan Wasiat Asas 13

II. Cetak Wasiat Asas 14

III. Pra-Pendaftaran 19

IV. Bank in Process 19

V. Bank in Slip Update 20

VI. Day End Process – Generate & Print Listing 23

VII. Day End Process – Mailing 25

VIII. Receive Documents 26

IX. Generate Will Card 33

C. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT KOMPREHENSIF (COMPREHENSIVE WILL) 44

I. Assign Task for Drafting 45

D. MODUL: PENDAFTARAN PINDAAN WASIAT (CONVERSION/AMENDMENT) 56

E. MODUL: PENDAFTARAN PENYIMPANAN WASIAT (CUSTODIAN) 65

I. Custodian Application 66

F. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT DUPLICATE 70

G. MODUL: PENDAFTARAN PROMOSI DAN SUMBER WASIAT 77

H. MODUL: PEMBATALAN WASIAT (WILL REVOCATION) 79

I. MODUL: PERMOHONAN PENGURANGAN FI (FEE APPEAL) 100

J. CARIAN WASIAT (INQUIRY) 112

I. Testator Information 113 II. Case Diary 116

III. Worklist By Will Refno 120


K. LAPORAN DAN PEMANTAUAN (REPORT AND MONITORING) 121

I. Compliance Report 122

II. Compliance Report – SP/CA 125

III. Production Report 127

- Wills from Banks/Agent – Batch Monitoring 127

- Production Report – SP/CA Monitoring 128

L. SENARAI WASIAT (LISTING) 131

I. GL Listing 132

II. List of Receipts 133

III. List of Revoked Wills & Custodians 134

IV. List of Unsigned Wills 135

V. List of Will Applications 136

VI. List of Duplicate Wills from Banks/Agents 137

M. PENYELENGGARAAN SISTEM (MAINTENANCE) 139

I. Edit Data Request 140 II. Forms to Download 141

III. Reassign Task 142 IV. Cancel Receipt 143 V. Change Will Type 144

VI. Activate Previous Will 145 N. SEJARAH DOKUMEN 146


PENGENALAN


A. PENGENALAN

1.0 TUJUAN

Tujuan penyediaan manual pengguna ini adalah untuk membantu pengguna sistem untuk memahami proses kerja bagi setiap modul di dalam sistem

ini. Dokumentasi ini akan menerangkan dengan lebih terperinci bagaimana sistem ini berfungsi dan memberi gambaran kepada pengguna

bagaimana menggunakan sistem ini.

2.0 AKSES SISTEM SWAPWILL 1.0

Sistem SWAPWILL 1.0 ini dibangunkan bagi menggantikan Sistem Permohonan Wasiat(E-WAR) dengan penambahan modul-modul utama yang

penting serta laporan pemantauan bagi memudahkan dan melancarkan proses operasi Pendaftaran, Penyediaan dan Penyimpanan Wasiat secara

keseluruhannya.

Bagi mengakses sistem ini, pengguna boleh mengakses melalui pautan http://wills.amanahraya.com.my/ dengan menggunakan Username dan

Password yang telah didaftarkan.

3.0 KEPERLUAN SISTEM

KEPERLUAN BUTIRAN

Sistem Pengoperasian Sekurang-kurangnya Microsoft Windows 7 (Service pack terkini), Linux dan Macintosh

Pelayar Web Microsoft Internet Explorer 11.0 atau keatas Microsoft Edge, Mozilla Firefox 50.1 Google Chrome 46.0 Safari 5

Enkripsi 128-bit

Talian Internet Keutamaan berkelajuan 512Kbps keatas

Adobe Reader Untuk mencetak Resit, Invois dan Borang Wasiat

http://wills.amanahraya.com.my/


4.0 PENYENGGARAAN PELAYAR WEB

PELAYAR WEB BUTIRAN

Internet Explorer Ke Tools -> Internet Options -> Privacy -> Pop-up Blocker. Klik pada kotak “Turn On pop-up Blocker” untuk membuang tanda √

Microsoft Edge Ke Settings -> Advanced Setting -> View Advanced Setting -> Block pop-ups. Klik butang untuk menukar paparan kepada “OFF”

Mozilla Firefox Ke Menu -> Options -> Content -> Pop ups. Klik pada kotak “Block pop-up windows” untuk membuang tanda √.

Google Chrome Ke Settings -> Privacy -> Contents settings -> Pop-ups. Klik pada pilihan “Allows all sites to show pop-ups”

Safari Ke Settings. Pilih “Block Pop Up Windows” untuk membuang tanda √.

5.0 MEDAN DAN DEFINISI

Keterangan Medan yang terdapat dalam SWAPWILL 1.0 seperti berikut:

MEDAN KETERANGAN

1. Menu Senarai menu dalam sistem berdasarkan peranan

2. My Worklist Senarai tugasan yang perlu diselesaikan

3. User Profile Butiran maklumat pengguna

4. Search Carian maklumat wasiat


4

1

3

2


PENDAFTARAN WASIAT ASAS


B. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT ASAS (BASIC WILL)

1. Klik menu NEW WILL APPLICATION, masukkan MYKAD pada MyKad Reader dan klik READ MYKAD.

2. Nama dan nombor kad pengenalan akan dibaca secara automatik.

3. Sekiranya MyKad Reader tiada, pengguna boleh masukkkan nombor kad pengenalan secara manual dan klik SEARCH.

Rajah 1


4. Jika maklumat pemohon telah wujud dalam sistem, teruskan dengan permohonan pindaan wasiat pada muka/surat 31. Jika belum,

teruskan permohonan dengan melengkapkan CONTACT NO, EMAIL dan pilih PREFERED LANGUAGE.

5. Kemudian, pilih jenis wasiat MUSLIM WILL atau CONVENTIONAL WILL.

6. Pilih WILL TYPE - BASIC. Jika permohonan adalah jenis CONVENTIONAL WILL dan BASIC, pilihan EQUAL SHARE akan dipaparkan.

7. Klik YES sekiranya pemohon berniat untuk mewariskan harta secara sama rata kepada semua benefisiari. Jika tidak, pilih NO dan masukkan

maklumat benefisiari secara manual.

8. Kemudian, pilih PROMOTION dan klik CALCULATE FEE.

NOTA:

ARB as the DRAFTER, EXECUTOR dan CUSTODIAN telah di set by default bagi wasiat WILL TYPE – BASIC. Manakala bagi cawangan KC – KUCHING dan SI - SIBU, ketiga-tiga kriteria ini boleh dipilih.


Rajah 2


9. Masukkan PAYMENT MODE (TUNAI/KAD KREDIT ATAU DEBIT/CEK/DALAM TALIAN/RAKAN STRATEGIK/WANG POS) dan masukkan

Tarikh Permohonan Wasiat.

NOTA:

• Jika Payment Mode KAD KREDIT ATAU DEBIT dipilih, masukkan REF. NO dan APPROVAL CODE.

• Jika Cek dipilih, masukkan REF. NO.

• Pilihan DALAM TALIAN akan disambungkan terus kepada Bank Akaun pemohon dan masukkan REF. NO.

• Pilihan RAKAN STRATEGIK untuk permohonan daripada SP/CA sahaja.Jika WANG POS dipilih, masukkan REF. NO.

10. Masukkan CASH TENDERED iaitu jumlah amaun bayaran yang diterima daripada pemohon/pelanggan dan klik BALANCE. Baki bayaran (jika

ada) akan dipaparkan diruangan Balance.

11. Klik SAVE dan PRINT RECEIPT untuk mencetak resit.

12. Tandakan √ pada ikon EMAIL RECEIPT sekiranya pemohon mahu salinan resit dihantar melalui emel.

Rajah 3


I. Penyediaan Wasiat Asas

1. Klik task PENYEDIAAN WASIAT ASAS (BASIC) pada My Worklist dan lengkapkan alamat pemohon dalam skrin Will Profile.

Rajah 4


II. Cetak Wasiat Asas

1. Klik PRINT BASIC WILL untuk mencetak wasiat.

2. Sekiranya wasiat pra-cetak (pre-printed) digunakan, abaikan langkah 14 dan klik NEXT.

3. Lengkapkan maklumat saksi.

NOTA:

Muslim Will

• Saksi mestilah terdiri daripada 2 Lelaki beragama Islam atau;

• 1 Lelaki 2 Perempuan beragama Islam atau;

• 4 Perempuan beragama Islam.

Conventional Will

• Saksi mestilah terdiri daripada 2 orang tanpa mengira jantina dan agama.


Rajah 5

4. Klik COMPLETE TASK.


5. Klik task TANDATANGAN WASIAT ASAL & PENDUA pada skrin My Worklist

Rajah 6


6. Masukkan tarikh wasiat ditandatangani dan klik SAVE.

Rajah 7


7. Klik task SERAH SALINAN PENDUA KEPADA PEWASIAT pada skrin My Worklist untuk kemaskini Case Diary.

Rajah 8


III. Pra-Pendaftaran Wasiat

1. klik PRA-PENDAFTARAN WASIAT pada My Worklist untuk lengkapkan maklumat Testator (pewasiat) dan Contact Person (Next of Kin),

iaitu orang untuk dihubungi sekiranya AmanahRaya dimaklumkan mengenai kematian pewasiat.

IV. Bank in Process

1. Klik menu BANK IN PROCESS, masukkan RECEIPT DATE pada kalendar, pilih MODE OF PAYMENT samada CASH atau NON CASH dan klik

SEARCH.

2. Senarai resit yang dikeluarkan pada tarikh yang dipilih dipaparkan.

3. Tandakan √ pada Resit No. dan klik SAVE.

Rajah 9


V. Bank in Slip Update

1. Klik menu BANK IN SLIP UPDATE, masukkan tarikh Bank In Slip pada kalendar dan klik SEARCH. Satu Senarai Bank in Slip akan

dipaparkan seperti Rajah 10 di bawah.

Rajah 10


2. Klik BATCH NO. untuk melihat maklumat Bank In Slip secara lebih terperinci.

Rajah 11


3. Klik butang EDIT, masukkan BANK IN SLIP REF. NO, BANK IN DATE dan muatnaik Bank in Slip pada ruangan UPLOAD BANK IN SLIP.

4. Klik UPDATE

Rajah 12


VI. Day End Process

1. Klik menu DAY END PROCESS – GENERATE & PRINT LISTING.

2. Tandakan √ pada wasiat yang hendak dihantar kepada WAD, klik SAVE dan PRINT LISTING.

Rajah 13

Rajah 14

3. Masukkan tarikh dan pilih BATCH NO yang betul, satu Laporan Batch akan dimuat turun secara automatik seperti Rajah 15.


Rajah 15

4. Pastikan Fizikal Dokumen yang akan dipos sama seperti dalam Laporan Batch yang telah dicetak.


VII. Day End Process – Mailing

1. Klik menu DAY END PROCESS – MAILING.

2. Masukkan CONSIGNMENT NO., pilih COURIER yang digunakan dan masukkan tarikh pengeposan.

3. Tandakan √ pada nombor Batch yang akan dihantar dan klik SAVE.

Rajah 16


VIII. Receive Documents

Menu Receive Documents ini hanya digunakan di WAD sahaja apabila terima Fizikal Dokumen yang telah diserah melalui Pos Laju atau

serahan tangan daripada cawangan/CRMD/MSD bagi tujuan Pendaftaran Wasiat.

1. Klik menu RECEIVE DOCUMENTS.

2. Pilih CONSIGNMENT NO. dan BATCH REF. NO berdasarkan bungkusan Fizikal Dokumen yang diterima dan masukkan tarikh terima

permohonan pada kalendar.

3. Klik SEARCH.

Rajah 17


4. Semak Fizikal Dokumen dan pastikan dokumen yang diterima adalah sama dalam Laporan Batch yang dihantar dalam Sistem.

5. Tandakan √ pada kotak yang disediakan dan klik RECEIVE

Rajah 18


6. Kemudian, klik PEMATUHAN (COMPLIANCE) pada skrin My Worklist.

Rajah 19


7. Semak Fizikal Dokumen yang diterima dan pastikan ianya mematuhi senarai semakan pematuhan.

8. Tandakan √ pada kotak comply sekiranya permohonan wasiat mematuhi senarai semakan pematuhan. Biarkan kosong jika sebaliknya.

Rajah 20


9. Klik YES pada ruangan Approve dan klik SAVE.

Rajah 21


10. Jika permohonan wasiat tidak patuh, klik NO untuk Reject. Kemudian pilih REJECT TYPE , pilih RETURN TO dan klik SAVE.

Rajah 22


Rajah 23

11. Bagi permohonan wasiat yang berjaya didaftarkan, satu notifikasi mesej seperti Rajah 23 akan diterima.


IV. Generate Will Card

1. Klik menu GENERATE WILL CARD

2. Tandakan √ pada pewasiat dan klik GENERATE BATCH FOR CARD PRINTING

Rajah 24

3. Klik EXPORT TO EXCEL

Rajah 25


4. Senarai Batch Card yang telah di export ke Ms. Excel tadi dimuatnaik ke dalam Printer Kad untuk mencetak Kad Wasiat.

5. Kemudian, klik task CETAK KAD WASIAT pada skrin My Worklist untuk kemaskini CASE DIARY.

Rajah 26


Rajah 27


6. Klik task CETAK SURAT PENDAFTARAN.

7. Klik SAVE dan klik PRINT LETTER.

Rajah 28


Rajah 29


Rajah 30


8. Klik task HANTAR KAD & SURAT PENDAFTARAN KPD PEWASIAT.

Rajah 31


Rajah 32


9. Akhir sekali, klik task PENYIMPANAN bagi mengemaskini tarikh wasiat dihantar ke Pusat Penyimpanan.

Rajah 33


Rajah 34


PENDAFTARAN WASIAT KOMPREHENSIF


C. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT KOMPREHENSIF (COMPREHENSIVE WILL)

1. Klik menu NEW WILL APPLICATION.

2. Ikuti langkah 1 hingga 12 dalam Modul: Pendaftaran Wasiat Asas

3. Tukarkan WILL TYPE – BASIC kepada WILL TYPE - COMPREHENSIVE.

4. Kemaskini BANK IN SLIP dan BANK SLIP UPDATE.

5. Kemaskini DAY END PROCESS – GENERATE & PRINT LISTING dan DAY END PROCESS – MAILING.

6. Klik menu RECEIVE DOCUMENTS untuk kemaskini tarikh terima permohonan wasiat daripada cawangan/CRMD/MSD


I. Assign Task for Drafting

Rajah 35

1. Pilih drafter pada ruangan Assign To dan tandakan ⁄ pada wasiat dan klik SAVE.


2. Drafter klik task TERIMA WASIAT UNTUK DRAF pada skrin My Worklist

Rajah 36


3. Kemaskini CASE DIARY.

Rajah 37


4. Klik task PROSES DRAF WASIAT untuk mulakan draf

Rajah 38


5. Masukkan semua aset pewasiat pada bahagian ASSET REGISTRATION.

Rajah 39


6. Daftar senarai benefisiari iaitu waris yang bakal terima harta pusaka pewasiat pada BENEFICIARIES REGISTRATION.

Rajah 40


7. Kemudian, masukkan maklumat pembahagian seperti arahan pewasiat pada skrin DISTRIBUTION.

Rajah 41


8. Klik GENERATE DRAF

Rajah 42


9. Semak semula klausa pada CLAUSES LISTING dan klik EDIT sekiranya perlu.

Rajah 43


10. Klik PREVIEW dan hantar untuk pengesahan draf.

Rajah 44


11. PIC yang terima draf wasiat tadi akan membuat semakan di dalam Fizikal Wasiat dan system bagi memastikan wasiat yang di draf

mematuhi syarat sah wasiat. Klik APPROVE, masukkan REMARKS dan klik SUBMIT.

12. Wasiat yang telah disahkan ini akan diserahkan kepada pewasiat untuk ditandatangani.

13. Selepas wasiat ditandatangani, wasiat ini akan dihantar ke Unit Pendaftaran Wasiat untuk didaftarkan dan disimpan.

14. Seterusnya, Ikuti langkah 26 hingga 42.

Rajah 45


PENDAFTARAN PINDAAN WASIAT


D. MODUL: PENDAFTARAN PINDAAN WASIAT (CONVERSION/AMENDMENT)

1. Klik menu CONVERSION/AMENDMENT/EXECUTION.

2. Masukkan No. Kad Pengenalan dan klik SEARCH. Sekiranya Wasiat sebelum ni berstatus Final, klik butang CONVERSION.

Rajah 46


Rajah 47

3. Tanda √ pada bahagian NEW CRITERIA.


Rajah 48

4. Klik CALCULATE FEE, pilih PAYMENT MODE, masukkan jumlah CASH TENDERED dan klik BALANCE. Kemudian, klik SAVE dan PRINT RECEIPT

untuk mencetak Resit.


5. Sempurnakan PRA-PENDAFTARAN Wasiat dalam worklist dan klik COMPLETE TASK.

Rajah 49


6. Klik task PENGELUARAN WASIAT dalam worklist.

Rajah 50


7. Kemudian, kemaskini menu BANK IN PROCESS dan BANK IN SLIP UPDATE.

8. Klik menu RECEIVE FROM PDTS, tandakan √ pada Wasiat yang diterima, pilih tarikh terima yang betul pada Calendar dan klik SAVE.

Rajah 51


Rajah 52

9. Kemaskini dalam CASE DIARY - ACTIVITY, Serah Borang Pindaan dan Fail Kepada OPS2.


Rajah 53

10. Kemudian, klik menu ASSIGN TASK FOR DRATING untuk pilih Drafter yang akan deraf Wasiat.

11. Ikuti langkah TERIMA WASIAT UNTUK DRAF pada


PENDAFTARAN PENYIMPANAN WASIAT


E. MODUL: PENDAFTARAN PENYIMPANAN WASIAT (CUSTODIAN)

1. Klik menu CUSTODIAN APPLICATION, masukkan no. kad pengenalan dan klik SEARCH untuk semak. Sekiranya Wasiat belum wujud,

isikan maklumat permohonan dalam sistem.

Rajah 54


Rajah 55

2. Pilih AGENCY dan PROMOTION yang betul. Tandakan √ pada EXECUTOR jika ARB dilantik sebagai pentadbir dan klik CALCULATE FEE.


Rajah 56

3. Kemudian, pilih PAYMENT MODE. Masukkan REF NO dan APPROVAL CODE (jika berkaitan). Isikan jumlah bayaran yang diterima pada

ruangan CASH TENDERED dan klik BALANCE.

4. Klik SAVE, PRINT RECEIPT untuk mencetak resit dan klik CLOSE.


Rajah 57

5. Klik PRA-PENDAFTARAN dalam worklist dan isikan maklumat pemohon dengan lengkap dan klik SAVE dan COMPLETE TASK.


PENDAFTARAN WASIAT DUPLICATE


F. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT DUPLICATE

1. Klik menu BATCH MASTER – NEW REGISTRATION

Rajah 58

2. Lengkapkan setiap ruangan dalam Batch Master dan pilih PIC untuk key-in permohonan.


Rajah59

3. Klik GENERATE BATCH NO. dan klik PRINT untuk mencetak muka hadapan bundle wasiat.


Rajah 60

4. PIC klik menu LIST OF ASSIGNED BATCHES. Senarai Batch wasiat yang telah sedia untuk pendaftaran dipaparkan.

5. Klik REGISTER untuk mulakan pendaftaran.


Rajah 61

6. Lengkapkan maklumat pewasiat pada BASIC WILL FORM dan klik SAVE.


Rajah 62

7. Pendaftaran wasiat yang masih belum selesai akan dimasukkan dalam LIST OF REGISTRATION ON-HOLD.

8. Bagi meneruskan pendaftaran, klik RELEASE & UPDATE.

Rajah 63

9. Selain itu, PIC juga boleh klik pada LIST OF IMCOMPLETE TASKS untuk menyambung pendaftaran wasiat yang belum selesai.


Rajah 64

10. Sekiranya terdapat wasiat di dalam bundle yang tidak comply, PIC boleh reject wasiat pada LIST OF REJECT APPLICATION.

11. Masukkan REMARK dan klik SUBMIT FOR COMPLIANCE.


PENDAFTARAN PROMOSI WASIAT


G. MODUL: PENDAFTARAN PROMOSI WASIAT

Rajah 65

1. Klik menu NEW PROMOTION.

2. Lengkapkan borang promosi dan klik GENERATE PROMOTION.

3. Kemudian, pilih SOURCE yang akan menggunakan promosi tersebut.


PEMBATALAN WASIAT


H. MODUL: PEMBATALAN WASIAT (WILL REVOCATION)

I. Muat Turun Borang Pembatalan

Rajah 66

1. Klik menu FORMS TO DOWNLOAD.

2. Pilih WILL REVOCATION/BORANG PEMBATALAN WASIAT VER. 1 seperti dalam Rajah 67 di bawah.

Rajah 67

3. Cetak borang dan mohon pewasiat untuk isi butiran dalam BORANG PEMBATALAN dengan lengkap.


II. Will Revocation Request (Permohonan Pembatalan Wasiat)

- Permohonan Daripada Cawangan Dan WAD

Rajah 68

1. Pada masa yang sama, PIC cawangan/WAD teruskan proses dengan klik menu WILL REVOCATION – REQUEST.

2. Kemudian, skrin seperti Rajah 68 di atas akan dipaparkan.

3. Masukkan No. KP pewasiat dan klik SEARCH.


Rajah 69

4. Semak Nama, No. KP dan No. Wasiat pewasiat. Pastikan data adalah sama dengan maklumat pemohon di dalam Surat Pemohonan

Pembatalan Wasiat dan BORANG PEMBATALAN.

5. Kemudian, klik REVOKE dan Skrin REVOKE DETAIL akan dipaparkan seperti dalam Rajah 70 di bawah.


Rajah 70

6. Pilih REASON yang sesuai.


Rajah 71

7. Sekiranya tiada reason yang sesuai, pilih OTHERS dan masukkan catatan diruangan NOTES.

8. Muatnaik Surat Pemohonan Pembatalan Wasiat dan BORANG PEMBATALAN.

9. Klik SUBMIT FOR APPROVAL.


II. Kelulusan Oleh Ketua Jabatan Pentadbiran Wasiat Jika Permohonan Di Wad Dan

Kelulusan Oleh Ketua Cawangan Jika Permohonan Di Cawangan

Rajah 72

1. HOD WAD/HOB akan terima emel notifikasi daripada SWAPWILL mengenai Permohonan Pembatalan Wasiat seperti Rajah 72 di atas.


Rajah 73

2. Login SWAPWILL dan klik menu WILL REVOCATION/DEACTIVATION CUSTODIANSHIP – APPROVAL.

3. Semak permohonan batal Wasiat dalam REQUEST PENDING APPROVAL.

4. Tandakan √ pada maklumat pewasiat yang betul dan klik APPROVE.


Rajah 74

5. Satu auto-generated email mengenai status permohonan pembatalan Wasiat seperti Rajah 9 di atas akan dihantar kepada

ORIGINATOR(PIC Cawangan/WAD) dan PIC di WAD.


III. Pengeluaran Wasiat (Will Retrieval)

Rajah 75

1. Kemudian, PIC WAD akan terima task pengeluaran Wasiat dalam MY WORKLIST.

2. Klik pada task dan skrin seperti Rajah 76 di bawah akan dipaparkan.


Rajah 76

3. Pilih tarikh pengeluaran Wasiat dan Klik SAVE untuk kemaskini.


IV. Penerimaan Wasiat (Receive From PDTS)

Rajah 77

1. Setelah terima Wasiat dari Pusat Penyimpanan Wasiat, login semula SWAPWILL dan klik menu RECEIVE FROM PDTS.

2. Masukkan tarikh yang betul, √ pada Wasiat yang diterima dan klik SAVE.


V. Kelulusan Pelupusan Wasiat

Rajah 78

1. Head of Unit WAD akan terima satu emel notifikasi mengenai permohonan kelulusan pelupusan Wasiat.

2. Semak Wasiat yang diterima (Fizikal Wasiat). Pastikan maklumat pewasiat pada Wasiat dan SWAPWILL adalah betul.

3. Klik task KELULUSAN PELUPUSAN WASIAT dalam My Worklist seperti dalam Rajah 78 di atas.


Rajah 79

4. Pada skrin seperti Rajah 79 di atas, masukkan tarikh, remark (jika ada) dan klik SAVE untuk kemaskini.

5. Kemudian, PIC WAD akan lupuskan Wasiat.

6. ORIGINATOR/PIC WAD boleh semak semula status Wasiat yang telah dibatalkan pada menu TESTATOR INFORMATION/CASE DIARY.


VI. Cetak Surat & Penyimpanan

Rajah 80

1. PIC WAD klik task CETAK SURAT PEMBATALAN WASIAT dalam My Worklist.

2. Skrin seperti Rajah 81 di bawah akan dipaparkan.


Rajah 81

3. Klik SAVE untuk kemaskini CASE DIARY dan klik PRINT LETTER.


Rajah 82

4. Kemudian, klik task HANTAR SURAT PEMBERITAHUAN PEMBATALAN KEPADA PEWASIAT dan;


Rajah 83


Rajah 84

5. Klik task PENYIMPANAN KE PDTS.

6. Sila pastikan setiap proses di dalam SWAPWILL diselesaikan sebagaimana proses operasi manual.


VII. Cetak Semula Surat Pembatalan Wasiat

1. Sekiranya PIC mahu mencetak semula Surat Pembatalan Wasiat, sila ke menu TESTATOR INFORMATION. Skrin seperti Rajah 85 di bawah

akan dipaparkan.

Rajah 85

2. Masuk No. Pendaftaran Wasiat atau No. Kad Pengenalan pewasiat atau Nama Pewasiat dan klik SEARCH.


Rajah 86

3. Kemudian, klik Tab RE-PRINT LETTER, pilih Letter Type Description PEMBATALAN WASIAT dan klik PRINT LETTER.


PERMOHONAN PENGURANGAN FI


J. MODUL: PERMOHONAN PENGURANGAN FI (FEE APPEAL)

I. SEMAK KELAYAKAN PEWASIAT

Rajah 87

1. Sila klik Menu CONVERSION / AMENDMENT / EXECUTION.

2. Masukkan nombor kad pengenalan pewasiat dan klik SEARCH.

3. Semak maklumat pewasiat dan klik CONVERSION untuk meneruskan pindaan Wasiat.


Rajah 88

4. Bagi pewasiat yang layak memohon pengurangan fi, teruskan dengan Klik butang APPEAL, TANPA PERLU MENGISI maklumat pada skrin Will Info,

New Criteria, Fee dan Payment. Jika tidak, teruskan isi maklumat permohonan pindaan seperti biasa.

5. Sekiranya butang APPEAL enable, bermaksud pewasiat LAYAK untuk memohon rayuan pengurangan Fi Pindaan Wasiat. Jika tidak, pewasiat tidak

layak membuat permohonan rayuan pengurangan Fi Pindaan Wasiat.


II. RAYUAN PENGURANGAN FI PINDAAN WASIAT

Rajah 89

1. Klik butang APPEAL dan skrin FEE WAIVER/DISCOUNT REQUEST seperti Rajah 3 di atas akan dipaparkan.

2. Isikan REQUEST DATE, NOTES dan muatnaik SURAT RAYUAN pada ATTACHMENT.

3. Klik SUBMIT TO HOB untuk semakan dan kelulusan.


4. Selepas itu, sila cetak AKUAN PENERIMAAN RAYUAN FI PINDAAN WASIAT dengan menekan butang PRINT FEE WAIVER/DISCOUNT SLIP dan mohon

pewasiat untuk menandatangani surat akuan tersebut.

Rajah 90


III. PENGESAHAN KETUA CAWANGAN(HOB)

Rajah 91

1. Ketua Cawangan(HOB) akan terima emel notifikasi dari SWAPWILL mengenai permohonan rayuan fi pindaan Wasiat.


2. Sila login SWAPWILL dan klik menu FEE APPEAL REQUEST – HOB VERIFICATION

Rajah 92


3. Klik hyperlink VERIFY dan skrin FEE APPEAL – HOB VERIFICATION seperti Rajah 7 di bawah akan dipaparkan.

Rajah 93

4. Klik VIEW ATTACHMENT untuk lihat lampiran.

5. Masukkan REMARKS yang sesuai dan klik SUBMIT TO WAD.

6. Permohonan rayuan pengurangan fi anda telah berjaya dihantar untuk kelulusan Jabatan Pentadbiran Wasiat(WAD)


IV. KELULUSAN JABATAN PENTADBIRAN WASIAT(WAD)

1. PIC di WAD akan terima satu tetapan emel notifikasi seperti di bawah:-

Rajah 94


2. Sila login SWAPWILL untuk luluskan permohonan.

Rajah 95


3. Klik hyperlink APPROVAL dan skrin FEE APPEAL – WAD APPROVAL akan dipaparkan.

Rajah 96

4. Klik VIEW ATTACHMENT untuk lihat lampiran.

5. Masukkan REMARKS dan klik APPROVE.

6. Kemudian, Originator PIC yang memohon akan terima emel kelulusan rayuan fi pindaan Wasiat daripada SWAPWILL.


Rajah 97

7. Originator PIC perlu login SWAPWILL semula, klik menu CONVERSION / AMENDMENT / EXECUTION dan teruskan langkah pada muka/surat 167 E –

MODUL “CONVESION / AMENDMENT / REVOKE” dalam SWAPWILL 1.0 Guidelines.


CARIAN WASIAT


K. CARIAN WASIAT

I. Testator Information

Rajah 98

1. Klik menu TESTATOR INFORMATION, masukkan Will/Custodian Ref. No atau MyKad No. atau Name dan klik butang SEARCH.


Rajah 99

2. Klik VIEW DETAIL untuk melihat maklumat pewasiat dengan lebih terperinci.


Rajah 100


II. Case Diary

Rajah 101

1. Klik menu CASE DIARY, masukkan Will/Custodian Ref. No atau MyKad No. atau Name dan klik butang SEARCH.


Rajah 102

2. Klik VIEW DETAIL untuk melihat kronologi Wasiat dengan lebih terperinci.


Rajah 103

3. Klik butang CASE DIARY pada jenis Wasiat yang dipilih:-

Will Master – Memaparkan keseluruhan kronologi bagi semua jenis Wasiat. Comprehensive - Memaparkan kronologi jenis Wasiat Komprehensif sahaja. Basic – Memaparkan kronologi jenis Wasiat Asas sahaja.


Rajah 104


III. Worklist By Will Refno

Rajah 105

1. Klik menu WORKLIST BY WILL REF. NO, masukkan Will Ref No dan klik butang Search.


LAPORAN DAN PEMANTAUAN


L. LAPORAN DAN PEMANTAUAN (REPORT AND MONITORING)

I. Compliance Report

Compliance Report digunakan untuk memantau pendaftaran wasiat berdasarkan Jenis Wasiat dan Tarikh Permohonan Wasiat bagi

memastikan pendaftaran Wasiat mencapai KPI yang telah ditetapkan.

Rajah 106

1. Klik menu COMPLIANCE REPORT, pilih WILL TYPE/TASK.


Rajah 107

2. Pilih APPLY DATE FROM pada kalendar dan klik SEARCH.

Rajah 108


Rajah 109

3. Laporan seperti Rajah di atas akan dipaparkan.


II. Compliance Report – SP/CA

Compliance Report – SP/CA digunakan untuk memantau pendaftaran wasiat asas dari SP/CA berdasarkan Tarikh Permohonan Wasiat bagi

memastikan pendaftaran Wasiat mencapai KPI yang telah ditetapkan.

Rajah 110


Rajah 111

Klik menu COMPLIANCE REPORT – SP/CA, pilih APPLY DATE FROM pada calendar dan klik SEARCH. Senarai wasiat akan dipaparkan seperti

Rajah di atas.


III. Production Report

- Will from Banks/Agent – Batch Monitoring

Rajah 112

Production Report – Will from Banks/Agent – Batch Monitoring digunakan untuk memantau pendaftaran wasiat berdasarkan setiap satu

bundle Batch


- Production Report – SP/CA Monitoring

Production Report – SP/CA Monitoring digunakan untuk menyemak dan memantau pembayaran wasiat yang telah dibuat dan pengesahan

jumlah pendaftaran wasiat dari Ejen Korporat/Rakan Strategik.

Rajah 113

Rajah 114


Rajah 115


Rajah 116


SENARAI WASIAT


M. SENARAI WASIAT (LISTING)

I. GL Listing

Rajah 117

Menu ini membolehkan pengguna/PIC menyemak kemasukkan transaksi penjualan wasiat berdasarkan cawangan dan tarikh transaksi

dilakukan. Klik menu GL ENTRY LISTING, pilih BRANCH dan pilh tarikh tempoh transaksi pada kalendar dan klik RETRIEVE. Senarai transaksi

akan keluar seperti dalam Rajah di atas.


II. List of Receipts

Rajah 118

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk menyemak resit permohonan wasiat berdasarkan tarikh pengeluaran resit dibuat. Klik pada

menu INQUIRY – LIST OF RECEIPTS dan pilih tempoh tarikh pembayaran dibuat/pengeluaran resit dan klik SEARCH


III. List of Revoked Wills & Custodians

Rajah 119

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk melihat senarai wasiat yang telah dibatalkan. Klik menu LIST OF REVOKED WILLS &

CUSTODIANS, pilih tarikh tempoh permohonan pembatalan/permohonan pembatalan wasiat diterima dan klik SEARCH. Senarai wasiat yang

telah batal akan dipaparkan seperti Rajah di bawah.

Rajah 120


IV. List of Unsigned Wills

Rajah 121

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk membuat semakan dan memantau berapa banyak wasiat yang draf telah siap tetapi masih

belum ditandatangani.

Klik menu LIST OF UNSIGNED WILL, Pilih BRANCH, pilih tempoh tarikh permohonan wasiat pada kalendar dan klik RETRIEVE.


V. List of Will Applications

Rajah 122

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk menyemak senarai permohonan wasiat berdasarkan jenis wasiat dan tarikh permohonan

wasiat. Klik menu INQUIRY – WILL APPLICATION LISTING, pilih WILL TYPE, pilih tempoh tarikh permohonan wasiat pada kalendar dan klik

SEARCH.


VI. List of Duplicate Wills From Banks/Agents

Rajah 123


Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk menyemak senarai wasiat Duplicate berdasarkan status dan tarikh key-in dalam sistem.

Klik menu LIST OF DUPLICATE WILLS, pilih STATUS dan pilih tempoh tarikh wasiat di key-in pada kalendar dan klik SEARCH.


PENYELENGGARAAN SISTEM


M. PENYELENGGARAAN SISTEM

I. Edit Data Request

Menu ini disediakan bagi merekodkan setiap permohonan pembetulan data daripada pengguna/PIC kepada BTM.

Rajah 124

1. Klik menu EDIT DATA REQUEST, masukkan No. Kad Pengenalan pewasiat dan klik SEARCH.


2. Semak maklumat pewasiat, masukkan alasan dan penjelasan kenapa data pewasiat perlu dibuat pembetulan pada ruangan REASON dan DESCRIPTION.

3. Kemudian SUBMIT REQUEST. Sila tunggu maklumbalas pembetulan data yang diminta melalui emel.

II. Forms to Download

Rajah 125

Pengguna/PIC boleh muat turun semua borang berkaitan Wasiat dalam menu FORMS TO DOWNLOAD. Klik nama borang pada ruangan Description dan Borang akan dipaparkan. Kemudian klik muat turun atau cetak.


III. Reassign Task Reassign Task adalah menu yang membolehkan Branch Manager/HOD untuk memberi/mengagih semula tugasan yang penting/urgent kepada staf yang lain sekiranya PIC yang dipertanggungjawabkan bercuti.

Pilih PIC dan ROLE dalam panel current PIC. Kemudian pilih PIC baru dalam panel Reassign To yang akan sambung tugasan, masukkan REASON dan klik SAVE. Tugasan ini akan keluar dalam worklist PIC baru tersebut.

Rajah 126


IV. Cancel Receipt

Rajah 127

Menu Cancel Receipt disediakan bagi memudahkan pengguna/PIC untuk membatalkan permohonan Wasiat sekiranya perlu. Semua permohonan pembatalan resit ini perlu diluluskan Ketua Cawangan sebelum proses pemulangan semula wang dilakukan.

Masukkan Receipt Ref. No dan/atau No. Kad Pengenalan dan/atau nama pewasiat dan klik SEARCH. Klik CANCEL untuk hantar permohonan.


V. Change Will Type

Rajah 128

Menu ini disediakan bagi memudahkan pengguna/PIC untuk menukarkan Jenis Wasiat sekiranya perlu.


VI. Activate Previous Will

Rajah 129

Menu ini membenarkan Admin Swapwill untuk mengaktifkan semula Wasiat terdahulu sekiranya perlu. Masukkan No. Kad Pengenalan

pewasiat dan klik SEARCH. Aktifkan wasiat dan klik SAVE.


SEJARAH DOKUMEN


N. SEJARAH DOKUMEN

No. Semakan Tarikh Deskripsi

0 1 April 2017 Diterbitkan.

1 27 April 2017 Supplementary – User Manual Swapwill 1.0 – Pendaftaran Wasiat Asas (Basic)

Panduan tambahan Pendaftaran Wasiat Asas

2 6 Jun 2017 Supplementary – User Manual Swapwill 2.0 – Corporate Agent Panduan tambahan bagi pengguna Korporat Ejen dan Rakan Strategik

3 1 April 2019 Supplementary – User Manual Swapwill 1.0 – Will Revoke Panduan penguna tambahan bagi modul baru, Pembatalan Wasiat

4 3 Mei 2019 Supplementary – User Manual Sapwill 1.0 – Fee Appeal Panduan pengguna tambahan bagi modul baru, rayuan bayaran Fi Wasiat

5 8 Julai 2019 Penambahbaikan dan kemaskini setiap modul Penambahan Menu Production Report. Penambahan Menu Monitoring – Production Report.


Kemaskini Menu Compliance Report. Penambahbaikan Will Revocation.

SWAPWILL USER MANUAL (MANUAL PENGGUNA)wills.amanahraya.com.my/img/USER MANUAL SWAPWILL VER....

Documents

Transcript of SWAPWILL USER MANUAL (MANUAL PENGGUNA)wills.amanahraya.com.my/img/USER MANUAL SWAPWILL VER....