Tajuk 13 protokol majlis rasmi

Protokol Protokol

& & Tatacara Pengendalian Majlis RasmiTatacara Pengendalian Majlis Rasmi

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

ProtokolProtokol

• Protokol penting dalam kehidupan harian manusia.

• Ia dapat memastikan agar segala majlis dan aktiviti berjalan dengan lancar; manusia berinteraksi dengan baik; dan orang-orang berkenaan diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya.

ProtokolProtokol

• Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan latin “protos” yang bermaksud yang pertama dan “kola” bermaksud pelekat.

• Dengan itu, makna protokol ialah “Pelekat yang pertama”.

• Ditakrifkan sebagai: Satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan upacara - upacara negara.

• Peraturan dalam adat istiadat rasmi yang mementingkan adab dan ketertipan.


ProtokolProtokol• Protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang telah

diterima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi.

• Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada seseorang.

• Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri adalah protokol yang kita amalkan setiap hari.

Pengendalian majlis rasmiPengendalian majlis rasmiPerkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalian

majlis rasmi adalah:

1. Jawatankuasa Majlis rasmi2. Tempat majlis3. Senarai jemputan4. Aturcara majlis5. Kesesuaian pakaian6. Kad jemputan7. Menu untuk jamuan8. Susunan tempat duduk9. Juruacara10.Atur cara pentadbiran11.Penyambut tetamu12.Raptai13.Pasca nilai


Penyediaan senarai jemputan

Bagi sesuatu majlis yang rasmi adalah elok diadakan 5 jenis senarai jemputan:

• Ringkasan Senarai

• Senarai Nama

• Senarai Keutamaan

• Senarai Kehadiran

• Senarai Hadir



Senarai-senarai ini akan dapat membantu Jawatankuasa Pengelola memastikan:

• penyambut tetamu dapat mengenali tetamu-tetamu.

• juruacara dapat memberi ucapan mengikut protokol.

• jawatankuasa protokol dapat menyediakan tempat duduk mengikut kekananan agar majlis dapat dijalankan tanpa sebarang masalah dan kecacatan.



Senarai ringkas disediakan agar dapat diketahui jenis-jenis tetamu atau kategori tetamu dan bilangannya, kombinasi tetamu dan peringkat tetamu yang dijemput.

Contoh:

Menteri - menteri - 2 orangTimbalan Menteri - 2 orangKetua Setiausaha Kementerian - 3 orangPengarah-pengarah - 20 orangPengetua-pengetua - 40 orang

JUMLAH67 orang



Kegunaan senarai nama ialah untuk menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori.

Jika dalam senarai ringkas dicatatkan 2 orang menteri maka nama penuh, nama isteri/suami, gelaran, jawatan atau pangkat, alamat pejabat, nombor telefon pejabat, alamat rumah, nama dan nombor telefon setiausaha sulitnya akan dicatatkan.



Senarai keutamaan ialah senarai tetamu yang telah disusun mengikut susunan keutamaan.

Senarai kehadiran digunakan untuk mengenalpasti tetamu yang akan hadir atau tidak hadir.

Senarai hadir ialah senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir.


Susunan keutamaan

Susunan keutamaan ini meliputi:

- tertib ketibaan tetamu kenamaan.

- susunan bendera

- susunan tempat duduk

- aturcara majlis.


Susunan tempat duduk

- Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan.

• Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian

a) Kekananan bagi tiga orang:

b)Kekananan bagi lima orang:

2 1 3

4 2 1 3 5



- c) Kekananan bagi dua orang:

d)Kekananan bagi empat orang:

1 2

3 1 2 4


Latihan:

Sila anda letakkan 4 orang tetamu berikut mengikut kekanan mereka dalam petak di atas.

Menteri, Timbalan Menteri, Pengarah, Ketua Jabatan


Susunan Bendera

Susunan bendera adalah sama penting seperti susunan tempat duduk dalam majlis rasmi.

Biasanya dalam sesuatu majlis bendera-bendera yang terlibat adalah bendera negara, bendera negeri dan bendera badan/pertubuhan (berkenaan).

Jika majlisnya adalah majlis Peringkat Persekutuan, maka bendera Negara diberi keutamaan; dan jika majlis peringkat negeri, bendera negeri diberi keutamaan.


Susunan Bendera

Contoh:

Majlis Peringkat Persekutuan. (bendera Negara diletak di sebelah kanan)

Majlis Peringkat Negeri (bendera Negeri diletak di sebelah kanan)

Bendera Negeri

Bendera Negara

Bendera Negara

Bendera Negeri


Peranan Juruacara

5 prinsippengacaraan

majlis

Ketepatan masa dan butiran majlis

Sopan tuturkata, bahasa dan

pakaian

Suara, sebutan dan nada jelas

Penyampaian lengkap, tidak

mengelirukan dan ada kesinambungan

Ringkas, tidak meleret, tepat

dan padat


Penyediaan Teks ucapan / Kata Alu-aluan

• Teks ucapan dan Kata Alu-aluan biasanya disediakan oleh setiausaha majlis berkenaan.

• Untuk mereka menyediakan teks ucapan dan kata alu-aluan adalah menjadi tanggungjawab jawatankuasa pengelola untuk memberi maklumat-maklumat mengenai majlis seperti tujuan majlis; bilangan tetamu; senarai tetamu yang penting; dan maklumat lain yang berkenaan.

• Jika majlis dianjurkan oleh sesuatu badan/persatuan, perlu juga memberi maklumat tentang badan/persatuan.


Etiket sosialSalah satu aspek dalam etiket sosial adalah tatacara menghadiri majlis.

Terdapat beberapa panduan bagi menghadiri sesuatu majlis rasmi.

Di antaranya adalah:

Menjawab kad jemputan (hadir atau tidak sebelum tarikh yang dicatatkan) Teliti pakaian yang hendak dipakai Memastikan kelengkapan diri kemas dan cukup Tinjauan tempat majlis, agar tidak lewat sampai Ikut arahan penyambut Ikut peraturan yang ditetapkan Berdiri menghadap tetamu kehormat

Panduan-panduan ini harus diikuti agar majlis yang kita hadiri tidak diganggu

oleh ketidaksediaan kita dan juga agar tetamu-tetamu lain rasa selesa dengan kehadiran kita.

Tajuk 13 protokol majlis rasmi

Sports

Transcript of Tajuk 13 protokol majlis rasmi