Taklimat PAT2015 akaun
Transcript of Taklimat PAT2015 akaun
Taklimat Penutupan Akaun Kerajaan Persekutuan
2015
Anjuran
Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Cawangan Miri 03 Disember 2015
1
2
Garis Panduan Dan Peraturan Penutupan Akaun Kerajaan Persekutuan Tahun Kewangan 2015
Surat Pekeliling ANM Bil. 3 Tahun 2015 : Tarikh dan Peraturan
Pembayaran Gaji Tahun 2015
Surat Pekeliling ANM Bil. 4 Tahun 2015 : Tarikh Akhir
Penyerahan Dokumen Kewangan Bagi Tahun Kewangan 2015
Surat Pekeliling ANM Bil 13 Tahun 2014 : Tatacara Perakaunan
Terimaan Kerajaan Persekutuan.
Surat Pekeliling ANM Bil 17 Tahun 2014 : Tatacara Perakaunan Bayaran
Surat Pekeliling ANM Bil 15 Tahun 2014 : Tatacara Perakaunan
Akaun Amanah.
SKOP TAKLIMAT
3
Tujuan Taklimat
Taklimat ini diadakan bertujuan untuk memaklumkan:-
Tarikh akhir penyerahan dokumen kewangan tahun 2015 oleh Kementerian/ Jabatan kepada Pejabat Perakaunan bagi melicinkan urusan penutupan dan penyediaan Akaun Awam Persekutuan bagi tahun kewangan 2015.
Implikasi yang akan dihadapi oleh Kementerian/ Jabatan jika tidak mematuhi tarikh-tarikh yang telah ditetapkan.
4
2. Tanggungjawab Ketua Jabatan
Semua Ketua Jabatan hendaklah memainkan peranan utama
bagi memastikan semua urusan pembayaran, pungutan dan
pelarasan tahun 2015 dilaksanakan mengikut peraturan dan dalam
tempoh yang ditetapkan.
Jabatan/ PTJ diminta membuat perancangan lebih awal bagi
mengelakkan penyerahan dokumen kewangan pada saat terakhir
dan memastikan semua urusan prosesan waran, bayaran, terimaan
dan perakaunan bagi tahun kewangan 2015 tidak terganggu.
5
3.Baucar Bayaran 3.1 Tarikh Akhir Penyerahan
Bil.
Tarikh Akhir Baucar Bayaran Diserahkan Kepada JANM Cawangan Miri
Baucar Bayaran Manual Baucar Bayaran eSPKB
1. 17.12.2015(Khamis) 21.12.2015 (Isnin)
2. Tiada AKB Tiada AKB
6
3.Baucar Bayaran
3.2 Kerja, perkhidmatan dan barang-barang/ bekalan
yang diterima dalam tahun 2015 tetapi tidak sempat
dikemukakan bayarannya sebelum tarikh yang telah
ditetapkan maka bayaran berkenaan perlu menggunakan
Vot tahun 2016 di bawah Arahan Perbendaharaan (AP)
58 (a). Bagi bayaran sedemikian, kelulusan hendaklah
diperoleh terlebih dahulu daripada Pejabat Perakaunan.
7
3.Baucar Bayaran
3.3 Semua baucar bayaran yang diluluskan oleh
Jabatan/ PTJ tetapi ditolak/ dikuiri oleh Pejabat
Perakaunan, hendaklah diproses semula dan diserahkan
selewat-lewatnya pada 23 Disember 2015 (Rabu). Selepas
tarikh berkenaan, baucar-baucar ini hendaklah dibayar
dalam tahun kewangan 2016 di bawah AP58 (a).
8
3.Baucar Bayaran
3.4 PEMBAYARAN DARI AKAUN AMANAH/ DEPOSIT
Semua Baucar Bayaran yang dipertanggungkan kepada akaun
Amanah/ Deposit bagi tahun kewangan 2015 hendaklah sampai ke
JANM Cawangan Miri dengan secepat mungkin; selewat-lewatnya
pada 17.12.2015 (Manual) dan 21.12.2015 (eSPKB) supaya ia dapat
diproses segera. Jika tidak sempat dilakukan, ia hendaklah
dikemukakan untuk pembayaran pada Tahun Kewangan 2016.
9
Baucar Bayaran 3.5 BAUCAR BAYARAN DIBAWAH AP58 (a)
Kerja, perkhidmatan dan barang-barang/ bekalan yang telah diterima
atau disempurnakan pada atau sebelum 31 Disember 2015 tetapi tidak
sempat dikemukakan bayarannya sebelum tarikh yang telah
ditetapkan maka pembayaran berkenaan perlu dibuat di bawah AP58
(a) dengan mempertanggungkan kepada peruntukan tahun 2016.
Baucar Bayaran AP58 (a) perlu disokong dengan dua (2) salinan Sijil
Pengesahan AP58 (a). Jenis baucar ini hendaklah diasingkan dari
Baucar Bayaran tahun 2016 yang dikemukakan ke pejabat ini. Jika….
10
4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir
4.1 Semua buku wang runcit hendaklah ditutup pada 21.12.2015. Rekupmen akhir panjar dibuat selewat-lewatnya pada 21 Disember 2015. Jabatan/ PTJ perlu memastikan semua rekupmen yang dibuat ditunaikan sebelum atau pada 30 Disember 2015 (Rabu).
11
4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir
a) PTJ manual
i) menyediakan 4 salinan Baucar Bayaran (kod jenis K5)
dan setiap baucar bayaran dicop ‘REKUPMEN
TERAKHIR’.
ii) menyediakan 4 salinan Sijil Perakuan Panjar Wang
Runcit (rujuk Lampiran A6, A6.1 dan A6.2(jika baki
tidak sama))
12
4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir
a) PTJ manual … (sambungan)
iiii) Bagi Jabatan/ PTJ yang tidak mempunyai rekupmen akhir
tahun, Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit juga perlu
disediakan dan dikemukakan sebanyak 4 salinan.
iv) Baucar bayaran dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit
seperti dinyatakan di para i hingga iii di atas hendaklah
dikemukakan ke jabatan ini sebelum atau pada 4 Januari
2015 (Isnin) bersama dengan surat litup.
13
4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir
b) PTJ eSPKB
i) menggunakan modul Panjar Wang Runcit di bawah tajuk
‘Baucar Bayaran’ di dalam eSPKB untuk membuat rekupmen
terakhir panjar wang runcit (RPWT).
ii) mencetak 4 salinan Baucar Bayaran (kod jenis K4) yang telah
disediakan melalui eSPKB dan setiap baucar bayaran dicop
‘REKUPMEN TERAKHIR’.
iii) Menyediakan 4 salinan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit
(rujuk Lampiran A6, A6.1 dan A6.2(jika baki tidak sama))
14
4. Panjar Wang Runcit & Baucar Rekupmen Terakhir
b) PTJ eSPKB….(sambungan)
iv) Bagi Jabatan/ PTJ yang tidak mempunyai rekupmen akhir tahun,
Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit juga perlu disediakan dan
dikemukakan sebanyak 4 salinan.
v) baucar bayaran dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit seperti
dinyatakan di para ii hingga iv di atas hendaklah dikemukakan
ke jabatan ini sebelum atau pada 4 Januari 2015 (Jumaat)
bersama dengan surat litup.
15
Panjar Khas
Nota Penting :
Untuk Panjar Khas :
(i) Pastikan ‘interest bank’ dimasukkan ke hasil. (75401)
(ii) Caj Pemprosesan Cek dan GST dibayar daripada Vot (29139)
(iii) Menyediakan 4 salinan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit (Rujuk Lampiran A3, A3.1 dan A3.2(jika baki tidak sama))
16
5.Waran Peruntukan 5.1 Semua Waran Peruntukan tahun 2015 hendaklah dikemukakan
secara berasingan dari Waran Peruntukan tahun 2016.
5.2 Nombor Waran Peruntukan tahun 2015 hendaklah menggunakan nombor siri tahun 2015. 5.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan baki peruntukan akaun tahun 2015 mencukupi untuk membayar Baucar Bayaran tahun 2015. Tindakan mendapat peruntukan tambahan hendaklah dibuat sekarang jika peruntukan tidak mencukupi. 5.4 Penyediaan Waran Peruntukan Sifar tahun 2016 (Waran Kosong) untuk Pembayaran Emolumen dan Pukal hendaklah dikemukakan ke pejabat ini sebelum atau pada 4 Januari 2016 (Isnin).
17
6. Baucar Jurnal
6.1 Semua Baucar Jurnal akaun tahun 2015 hendaklah menggunakan kod-kod tahun 2015 sahaja dan hendaklah dihantar secara berasingan dari Baucar Jurnal 2016. 6.2 Baucar Jurnal tahun 2015 hendaklah menggunakan nombor siri tahun 2015. 6.3 Semua pelarasan bagi Akaun Vot/ Amanah/ Hasil hendaklah menggunakan kod tahun 2015 di ruangan ‘Pindahan/ Pelarasan dimasukkira ke dalam Akaun dibawah’.
18
6. Baucar Jurnal Bil. Tarikh Akhir Baucar Jurnal Diserahkan Kepada JANM
Cawangan Miri
Baucar Jurnal Manual Baucar Jurnal eSPKB
1. 17.12.2015(Khamis)
(DISEMBER 2015)
21.12.2015 (Isnin)
(DISEMBER 2015)
2. 07.01.2016 (Khamis)
AKB
07.01.2016 (Khamis)
AKB
19
6. Baucar Jurnal 6.5 Baucar Jurnal yang dihantar ke Jabatan ini selepas 17
Disember 2015 sehingga 7 Januari 2016 (Manual) dan
selepas 21 Disember 2015 sehingga 7 Januari 2016 (eSPKB)
hendaklah dicop “AKB atau AKAUN KENA BAYAR” di sudut
kanan atas.
20
7. Penutupan Buku Tunai Tahun 2015
7.1 Semua Pejabat Pemungut hendaklah memastikan Buku Tunai
ditutup pada 31 Disember 2015 (Khamis). Semua pungutan yang diterima
pada akhir tahun berkenaan hendaklah dimasukkan ke akaun bank pada
hari yang sama dan wang pungutan yang tidak dapat dimasukkan ke
dalam akaun bank sebelum 31 Disember 2015 hendaklah mematuhi
peraturan berikut: -
i) Menyimpan dengan selamat semua terimaan mengikut peraturan AP126 (a) dan (b). ii) Dimasukkan ke akaun bank pada hari pertama urusniaga bank pada tahun 2016.
21
7. Penutupan Buku Tunai Tahun 2015
7.2 Kutipan yang dibuat pada atau sebelum 31 Disember 2015
dan dibankkan dalam tahun 2015 adalah diakaunkan dalam tahun
2015 dengan kod jenis D1 untuk eSPKB dan D2 untuk Manual
pada Penyata Pemungut. (28.12.2015 hingga 30.12.2015 – PP di
faks ke JANM sebelum 4.30 petang setiap hari selepas dibankkan).
22
7. Penutupan Buku Tunai Tahun 2015
7.3 Kutipan yang dibuat pada atau sebelum 31 Disember 2015 yang
dimasukkan ke dalam buku tunai akaun tahun 2015 tetapi hanya
dibankkan pada hari urusniaga pertama pada tahun 2016 adalah
dianggap sebagai ‘Wang Tunai Dalam Perjalanan’. Kod Jenis
D3/(15301) (Penyata Pemungut Wang Dalam Perjalanan)
hendaklah digunakan pada Penyata Pemungut dan hendaklah
dicop “AKB atau AKAUN KENA BAYAR” di sudut kanan atas. Tarikh
akhir penyerahan Penyata Pemungut Wang Tunai Dalam
Perjalanan adalah pada 7 Januari 2016 (Khamis)
23
7. Penutupan Buku Tunai Tahun 2015
7.3.1 PP pada 31.12.2015 hanya diterima oleh Bank sehingga 11.00 pagi hari tersebut dan kod yang digunakan ialah D2. PP yang diterima selepas 11.00 pagi akan diterima sebagai CIT (Cash-In- Transit) kod jenis D3. 7.3.2 PP yang dibankkan sebelum 11.00 pagi mesti di fakskan selewat- lewatnya pada 11.45 pagi. PP disediakan dalam 4 salinan, 2 salinan ditinggalkan pada Bank dan 2 salinan dibawa balik oleh PTJ untuk diperaku II. Salinan asal yang lengkap diperaku II mesti dikemukakan ke Pejabat Perakaunan kemudian tanpa gagal. 7.4 Nombor siri Penyata Pemungut dan kod-kod akaun tahun 2015 hendaklah digunakan pada Penyata Pemungut bagi kutipan ‘Wang Dalam Perjalanan’ ini.
24
8. Bayaran Gaji 8.1 Bayaran Gaji Melalui Sistem Gaji Berkomputer (a) Tiada Borang Perubahan Gaji (Kew.320) dikemukakan ke Pejabat Perakaunan bagi bulan Januari 2016 kecuali untuk kes-kes berikut:- - kematian - letak jawatan - persaraan - cuti tanpa gaji atau tindakan tatatertib yang mana gaji kakitangan
tersebut terpaksa dihentikan segera. Perubahan gaji bulan Januari 2016 (termasuk kenaikan gaji) akan
diproses melalui Borang Perubahan Gaji (Kew.320) mulai bulan Februari 2016.
(b) Penghantaran Borang Perubahan Gaji (Kew.320) perlulah mengikut jadual yang telah ditetapkan oleh JANM Cawangan Miri bagi mengelak sebarang kelewatan. Sila rujuk Jadual Pembayaran Gaji Bulanan Bagi Tahun 2016.
25
8. Bayaran Gaji
8.2 Bayaran Gaji Secara Manual Baucar Bayaran bagi kakitangan yang menerima gaji
harian, hendaklah dihantar selewat-lewatnya pada 1 hb pada bulan berikutnya, atau hari bekerja pertama selepas akhir bulan jika 1 haribulan itu adalah hari minggu atau hari cuti.
26
Penyata Penyesuaian
(Vot/Hasil/ Amanah termasuk Akaun Deposit)
Penyata-penyata penyesuaian bagi bulan Disember hendaklah disediakan dan dikemukakan ke JANM Cawangan Miri seperti berikut: -
AKAUN BULANAN DOKUMEN TARIKH SERAHAN
DISEMBER 2015 VOT SEBELUM ATAU PADA
22.01.2016
DISEMBER 2015
AMANAH DAN DEPOSIT
18.1.2016
DISEMBER 2015 HASIL ETERIMAAN : 13.1.2016
MANUAL : 18.1.2016
DISEMBER 2015 TAMBAHAN
SEMUA 9.2.2016
27
TARIKH-TARIKH AKHIR PENYERAHAN DOKUMEN KEWANGAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2015
BIL HURAIAN
TARIKH AKHIR PENYERAHAN
DOKUMEN MANUAL DOKUMEN
ESPKB
1. WARAN PERUNTUKAN 2015 07.01.2016 07.01.2016
2. WARAN PERUNTUKAN 2016 ( WARAN KOSONG/
EMOLUMEN DAN PUKAL SAHAJA)
04.01.2016 04.01.2016
3. BAUCAR BAYARAN 2015 17.12.2015 21.12.2015
4. BAUCAR BAYARAN AMANAH/ DEPOSIT 17.12.2015 21.12.2015
5. BAUCAR BAYARAN KUIRI 2015 23.12.2015 23.12.2015
6. (A)REKUPMEN TERAKHIR PANJAR WANG
RUNCIT
(B) SIJIL PANJAR WANG RUNCIT
21.12.2015
04.01.2016
21.12.2015
04.01.2016
7 BAUCAR JURNAL 2015 07.01.2016 07.01.2016
8 PENYATA PEMUNGUT 2015 07.01.2016 07.01.2016
Nota : 1. Kerjasama tuan/ puan adalah sangat diperlukan untuk mengambil tindakan sewajarnya bagi mengelakkan kenaan perbelanjaan kepada peruntukan tahun 2016 2. Sila pastikan peruntukan mencukupi bagi setiap baucar bayaran/ baucar jurnal yang dihantar
28
PERTANYAAN DAN ISU PTJ
1. Bagi imbuhan tahunan pada Januari 2016, adakah Jurnal Pelarasan untuk akaun tersebut akan dibuat oleh pihak PTJ atau AG?
Jawapan : Pelarasan ke vot akan dibuat oleh PTJ masing- masing sebelum 31.1.2016 tanpa gagal.
29
ISU DARIPADA UNIT AKAUN
1. Kutipan Melalui Cash Deposit / Online Banking
1. Penggantian Eft/ Cek Batal – Tarikh Akhir Hantar Borang
Tuntutan 31.01.2016 Terutama Baucar Tahun 2015.
1. Penyesuaian Vot/ Amanah/ Hasil/ Deposit/ Panjar – jika
ada masalah hubungi pegawai di Pej Perakaunan
dengan segera.
30
Sekian Terima Kasih