TAKLIMAT PENGURUSAN

KEWANGAN KUMPULAN

WANG PENYELIDIKAN

17 OKTOBER 2019 - KHAMIS

UNIT KEWANGAN ZON 17

PEJABAT BENDAHARI

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

1

PERINGATAN MESRA

o Semua Agensi Kerajaan diingatkan untuk mematuhi semua peraturan dalam Arahan

Perbendaharaan (AP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang masih

berkuatkuasa.

o Tindakan surcaj / tatatertib boleh diambil keatas mana-mana pegawai yang gagal

mematuhi mana-mana peraturan yang masih berkuatkuasa.

o Tidak mengetahui peraturan dalam AP dan SPP yang masih berkuatkuasa tidak

boleh dijadikan alasan untuk mengelakkan tindakan surcaj / tatatertib berkenaan

dikenakan.

2

PRINSIP ASAS (1)3

“ TIADA APA - APA PEMBAYARAN BOLEH DIBUAT

DARI KUMPULAN WANG DISATUKAN KECUALI

APABILA DIPERUNTUKAN SEBANYAK JUMLAH

YANG DITETAPKAN BAGI MAKSUD - MAKSUD

YANG TERTENTU DAN TELAH DIBENARKAN

OLEH UNDANG-UNDANG. ”

SEK. 13 / AP. 6 (i)

PRINSIP ASAS (2)4

“ APA - APA WANG YANG DIPERUNTUKAN BAGI

SESUATU MAKSUD HENDAKLAH DISERAH

BALIK SEKIRANYA TIDAK DIBELANJAKAN

DALAM TEMPOH YANG DIBENARKAN

BAGINYA.”

SEK. 13 / AP. 6 (ii)

Arahan Perbendaharaan (AP)

Pekeliling & Surat Pekeliling Perbendaharaan

Pekeliling & Surat Pekeliling Perkhidmatan Awam

Pekeliling Universiti (Naib Canselor / Pendaftar / Bendahari)

Peraturan dan Garis Panduan Kewangan & Perakaunan Pejabat

Bendahari

Perjanjian Persefahaman / Garis Panduan Pembiaya Geran

5 LEGALITI KEWANGAN

ISI KANDUNGAN

1.SUMBER GERAN

2.PENGURUSAN TERIMAAN / BIL PELBAGAI

3.PENGURUSAN PEROLEHAN

4.PENGURUSAN BAYARAN

5.PENGURUSAN ASET

6.PEMERHATIAN AUDIT

6

SUMBER GERAN

Memperakaunkan perbelanjaan projek penyelidikan Universiti yang

mana peruntukan kewangan adalah daripada pelbagai sumber

geran…

1. Dalam UiTM

2. Luar UiTM

Kerajaan

Badan Berkanun

Swasta

Antarabangsa

7

PENGURUSAN TERIMAAN

Takrifan Terimaan (Seksyen 3 Akta Acara Kewangan 1957)

“Apa sahaja jenis wang yang diterima sama ada dalam bentuk

wang tunai , cek, kiriman wang / wang pos, bank draf, pindahan

telegrafik (Telegraphic Transfer - TT) dan pindahan elektronik (Inter

Bank Giro – IBG, Elecronic Fund Transfer – EFT).”

Bukti bayaran perlu diserahkan kepada Pejabat Bendahari bagi

tujuan penyesuaian bank.

8

PENGURUSAN BIL PELBAGAI

Pekeliling Bendahari Bil. 3 Tahun 2014

Dokumen yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari UiTM untuk

menuntut bayaran daripada pembiaya geran yang menerima

bekalan / perkhidmatan / kerja-kerja daripada UiTM

Bayaran perlu dibuat oleh pembiaya geran dalam tempoh

pembayaran yang telah ditetapkan seperti yang dinyatakan di

dalam bil berkenaan.

9

PENGURUSAN PEROLEHAN10

Proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja

untuk memenuhi keperluan Universiti bagi menjalankan fungsi

dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

Dengan menggunakan wang yang telah diperuntukkan.

Mengikut undang-undang, peraturan, tatacara dan garis panduan

yang telah ditetapkan serta mengambil kira prinsip dan dasar

semasa Kerajaan yang berkaitan.

11

Para 10.4 Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2012

Dalam keadaan apa sekalipun, Ketua PTJ atau wakil Ketua PTJ adalah

dilarang untuk membuat pesanan / tempahan bekalan / perkhidmatan

tanpa pengeluaran pesanan tempatan rasmi UiTM

12

KAEDAH PEROLEHAN

PEMBELIAN TERUS

Nilai sehinggaRM50,000 per item

SEBUT HARGA RASMI

Melebihi nilaiRM50,000 sehingga

RM500,000

TENDER

Melebihi nilaiRM500,000 & keatas

13

Bil. Jenis Perolehan Nilai PerolehanSebut Harga

Minimum

a. Bekalan Sehingga RM10,000 1

b. Perkhidmatan Sehingga RM20,000 1

c. BekalanMelebihi RM10,000

sehingga RM50,0002

d. PerkhidmatanMelebihi RM20,000

sehingga RM50,0002

Dokumen lengkap yang diperlukan untuk

pengeluaran pesanan tempatan

Sebutharga vendor yang jelas, dan

Lampiran B : Senarai Semak Bagi Pembelian Terus Bekalan /

Perkhidmatan Yang Bernilai Melebihi RM1,000 Sehingga

RM50,000, dan

Lampiran A : Pengesahan Harga Tawaran Vendor Adalah

Munasabah, atau

Jadual Analisa Harga

14

SISTEM e-PROCUREMENT PLUS

(EP)

Ketua Projek perlu mendapatkan Kelulusan Perolehan dari RMC

terlebih dahulu sebelum membuat Perancangan Perolehan di dalam

Sistem E-Procurement Plus (EP).

RMC akan mengeluarkan Surat Kelulusan berkenaan

…no. fail projek, kod projek, jumlah baki vot, jumlah baki projek,

status projek dan sebagainya…

15

16

Dimulai dengan….

Projek Kumpulan Wang Penyelidikan (RD) – Cadangan…

17

1. Pilih FinePortal18

2. Log masuk : Staf

: ID Webmail, Kata laluan

19

3. Pilih : FineProcurementPlus20

4. Enter : FineProcurementPlus21

PENGURUSAN BAYARAN22

Menjelaskan pembayaran terhadap semua tuntutan pembayaran

dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen lengkap.

Pekeliling Naib Canselor Bil. 13 Tahun 2007…

“Tuntutan dibayar tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya

diterima”

“…7 hari untuk proses penyemakan dan pengesahan penerimaan

bekalan / perkhidmatan di peringkat PTJ dan 7 hari lagi untuk proses

bayaran di peringkat Pejabat Bendahari…”

4 Jenis Bayaran23

PendahuluanPelbagai /

Perjalanan & Pelarasan

TuntutanPelbagai / Perjalanan

BayaranKepada Vendor

DenganPesananTempatan

Bayaran Vendor Tanpa Pesanan

Tempatan

Syarat am pemberian Pendahuluan Pelbagai /

Perjalanan

Perbelanjaan telah diluluskan

oleh Ketua PTJ / Jawatankuasa

berkaitan.

Diberi kepada staf UiTM

berjawatan tetap / staf kontrak

yang mempunyai baki tempoh

kontrak tidak kurang daripada 6

bulan.

Pelarasan yang lengkap perlu

dikemukakan dalam tempoh 2

bulan dari tarikh bayaran

pendahuluan.

Arahan / kelulusan perjalananrasmi.

Pendahuluan diberikanberdasarkan kelayakan elaunmakan dan elaun penginapansahaja.

Perbelanjaan lain yang berkaitantidak boleh dibuat pendahuluan, sebaliknya perlu buat tuntutanperjalanan.

Pelarasan / tuntutan perjalananperlu dikemukakan tidak lewat dari10hb bulan berikutnya.

24

Jumlah

maksimum

adalah

RM5,000

Tidak terhad

kepada jumlah

maksimum

RM5,000

Pembelian yang dibenarkan / tidak dibenarkan

dalam pendahuluan pelbagai25

Dibenarkan

• Pembelian bekalan / perkhidmatan dari mana-mana vendor (termasuk pembelian secara on line)

• Pembelian bekalan yang tidak praktikal dibeli melalui LO

• Honorarium / upah secara one-off

Tidak Dibenarkan

• Pembelian aset / inventori

• Pembelian yang secara praktikal diurus melalui LO

• Emolumen / gaji / upah secara berjadual kepada staf / pelajar

• Minuman keras, rokok, dan lain-lain perbelanjaan yang tidakdibenarkan dalam perbelanjaan Kerajaan

• Bekalan / perkhidmatan yang boleh diperolehi dari Kontrak PusatUiTM / Kerajaan / stor UiTM

PENGURUSAN ASET

Aset Alih

Harga perolehan asalnya bernilai RM3,000 dan keatas setiap satu.

Pekeliling Bendahari Bil. 3 Tahun 2018 : Tatacara Pengurusan Aset

Alih UiTM

26

27

PENERIMAANPENDAFTARAN, PEREKODAN & PENANDAAN

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

PENYELENGGARAANPELUPUSANKEHILANGAN &

HAPUS KIRA

Daftar Harta Modal / Inventori – rekod

perubahan penempatan / custodian /

verifikasi / pelupusan / kehilangan &

hapus kira – pelabelan

*optima, tujuan rasmi, cegah

penyalahgunaan - *selamat &

dibawah kawalan - *keadaan &

prestasi, rekod lengkap, keberadaan

Spesifikasi – kualiti &

kuantiti – keadaan baik,

sempurna & selamat

untuk digunakan

Fungsi dengan lancar – selamat

digunakan – memanjangkan jangka

hayat – meningkatkan keupayaan –

mengurangkan kerosakan –

ketahanan maksima

Tidak simpan aset yang

tidak boleh digunakan /

diperlukan – jimat ruang

KEPUTUSAN MESYUARAT MAJLIS

EKSEKUTIF UNIVERSITI (MEU) BIL. 30 / 2016

Mesyuarat bersetuju meluluskan cadangan penambahbaikan pengurusan aset dan inventori

yang menggunakan peruntukan kumpulan wang penyelidikan (RD) UiTM dimana semuat aset

dan inventori selepas proses perolehan akan dipindahkan terus kepada PTJ.

Perolehan aset yang menggunakan geran penyelidikan adalah dibawah komitmen dan

tanggungjawab penyelidik sebagai custodian.

Penempatan aset biasanya akan diletakkan di makmal / tempat penyelidikan PTJ bagi

memudahkan projek penyelidikan berjalan dengan lancar.

Kerja-kerja verifikasi dan kawalan pengurusan aset penyelidikan lebih mudah dan berkenan

memandangkan keberadaan aset tersebut di bawah PTJ penyelidik.

28

PEMERHATIAN AUDIT29

Perolehan tanpa pengeluaran pesanan tempatan.

Borang perakuan terimaan barang-barang lewat disediakan.

Borang perakuan terimaan barang-barang lewat disahkan.

Terimaan barang-barang lewat dibuat ujilari.

Dokumen bayaran lewat dikemukakan oleh PTJ kepada Pejabat Bendahari.

Pembekalan tidak dihantar mengikut tempoh yang ditetapkan di dalam pesanan tempatan.

Maklumat custodian / penempatan aset tidak dikemaskini dalam Daftar Harta Modal / Inventori.

Aset ada didalam senarai aset tetapi tiada di lokasi.

Aset yang dibeli tidak digunakan.

Rekod pergerakan aset tidak diselenggara.

Pendahuluan pelbagai / perjalanan belum diselaraskan.

Siberhutang tidak / lewat jelaskan bayaran seperti tempoh yang dicatat dalam bil.

Encik Norizan Bin Abdul Talib (03-5544 1386 / 019 – 352 4804)

Puan Intan Baizah Binti Abd Aziz (03-5543 8575)

Puan Nur ‘Aqilah Binti Norazman (03-55433485) – Perolehan

Puan Zaidah Binti Shadan (03-5543 7949) – Bayaran

Puan Azlina Binti Md Sari (03-5543 7946) – Terimaan

Puan Faezahtul Wahida Binti Abd Wahab (03-5543 7945) – Bayaran

Encik Ahmad Hasbullah Bin Mohamad (03-5544 3459) – Aset / Inventori

30