Penilaian prestasi kumpulan pelaksana 2014

TAKLIMAT Penilaian prestasi kumpulan pelaksana 2015KOMITMEN PIHAK PENGURUSAN UNIVERSITIJawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) Kali ke-519 pada 9 Julai 2014 secara prinsipnya bersetuju dengan agihan wajaran seperti berikut;

Gred Jawatan Sasaran Kerja TahunanPenyeliaanDaya UsahaPenghasilan KerjaPeningkatan Pengetahuan & Kemahiran

Kualiti PeribadiKegiatan & Sumbangan di Luar Tugas Rasmi1-1765%-70%5%-20%5%-10%22-4060%-70%5%5%20%5%-10%PENGENALANSasaran Kerja Tahunan (SKT) adalah elemen yang penting dalam Sistem Penilaian Prestasi Pegawai.Ini membolehkan penilaian prestasi pegawai dilaksanakan dengan objektif, adil dan telusSistem penilaian prestasi melibatkan proses penetapan sasaran kerja tahunan, pencapaian kerja pegawai dalam tempoh tertentu bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan / organisasi. tujuanMewujudkan kaedah pengukuran prestasi kerja yang sistematik dan menyeluruh;Mewujudkan sistem pengurusan prestasi yang efektif dan relevan bagi mengukur prestasi pemilik kompetensi di pelbagai peringkat; danMempelbagaikan kegunanan penilaian prestasi dalam pengurusan sumber manusia seperti kenaikan pangkat, penempatan, latihan dan pergerak gaji.

Panduan pelaksanaan Submodul LNPTPrinsip asasSistem Penilaian Prestasi perlu berasaskan kepada prinsip yang sesuai dengan kehendak pencapaian matlamat organisasi. Antara prinsip penilaian adalah seperti berikut:-Penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif, adil dan telus;Penilaian prestasi hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja dan tingkahlaku yang dipamerkan oleh Pegawai Yang Dinilai (PYD) ke arah pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan; danMenggalakkan persaingan positif sesama pegawai untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti.Berdasarkan kepada prinsip di atas, sistem ini digubal untuk:-Membolehkan prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan meyakinkan;Membolehkan sistem penilaian prestasi digunakan dalam pelbagai fungsi pengurusan sumber manusia seperti kemajuan kerjaya, penempatan dan latihan.

Asas penetapan sktAsas penetapan SKT adalah seperti berikut:-

Perbincangan di antara PYD dengan PPP setelah mengambil kira Perancangan Tahunan Jabatan/Bahagian;Aktiviti / projek yang boleh diukur sama ada dari segi kuantiti, kualiti, masa dan kos;Hendaklah berasaskan peranan dan bidang tugas jawatan PYD; danRealistik dan boleh dicapai setelah mengambil kira pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki oleh PYD serta sumber yang ada di bawah kawalannya.Lampiran A2; Pekeliling Perkhidmatan Bil 4/2002CIRI-CIRI SISTEM PENILAIANSistem penilaian ini mengambilkira perubahan dan perkembangan serta menambahbaik sistem sedia ada. Ciri-ciri sistem ini melibatkan:-Penetapan SKT dan kajian semula pertengahan tahun;Penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus;Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi;Penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian prestasi yang bersesuaian dengan peranan setiap kumpulan pegawai;

Lampiran A2; Pekeliling Perkhidmatan Bil 4/2002ALIRAN PROSES PENYEDIAAN SKTPegawai Yang Dinilai (PYD)Pegawai Penilai Pertama (PPP)Penyediaan SKTAktiviti / ProjekPetunjuk PrestasiSemakan SKT yang disediakanHantar untuk semakan dan pengesahanHantar untuk pindaanTidak bersetuju dan arahkan untuk pindaanBersetuju dan mengesahkan SKTPenunjuk prestasiPenunjuk Prestasi merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa dan kos. Setiap satu aktiviti/projek yang ditetapkan perlu mempunyai sekurang-kurangnya satu penunjuk prestasi.Antara penunjuk prestasi yang boleh digunakan adalah seperti berikut:BilanganTempoh atas sasaran masaJumlah kos sesuatu projekPeratusPurataPiawaian seperti ditetapkan dalam sesuatu spesifikasi projekLampiran A2; Pekeliling Perkhidmatan Bil 4/2002PENETAPAN WAJARAN MENGIKUT GREDGred Jawatan Sasaran Kerja TahunanPenyeliaanDaya UsahaPenghasilan KerjaPeningkatan Pengetahuan & KemahiranKualiti PeribadiKegiatan & Sumbangan di Luar Tugas Rasmi1-1765%-70%5%-20%5%-10%22-4060%-70%5%5%20%5%-10%Penetapan wajaran adalah berasaskan borang JPA (Prestasi) 4/2002 bagi gred 17-40 dan 5/2002 bagi gred 1-16 seperti dibawah. PerincianPegawai pelaksana yang berada gred 22 sehingga 40 bagi semua skim, perlu melaksanakan aktiviti penyeliaan staf bagi gred yang lebih rendah. Wajaran bagi tugas penyeliaan staf adalah 5% daripada wajaran keseluruhan. Namun sekiranya mereka tidak terlibat dengan tugas penyeliaan, wajaran bagi penghasilan kerja perlu ditingkatkan.

Peningkatan Pengetahuan dan Kemahiran merupakan inisiatif individu untuk meningkatkan kualiti kerja melalui latihan, program sangkutan, mentoring, coaching dan sebagainya supaya pengetahuan dan kemahiran dapat diterjemahkan melalui penghasilan kerja.

Kepelbagaian aktiviti dalam Kegiatan & Sumbangan di Luar Tugas Rasmi menampakan jurang jelas ketara diantara penglibatan staf aktif diperingkat komuniti dan kebangsaan/antarabangsa. Oleh yang demikian wajaran yang dicadangkan adalah diantara 5%-10% bergantung kepada penglibatan staf berkaitan. Proses dan jadual penyediaanPerananProsesJangkamasaFungsiKetua PTJ/ PPK Penetapan Rancangan Kerja Bhg/Jab Berdasarkan Perancangan Tahunan Jab/BhgJanuariMengagihkan tugas dan tanggungjawab pelaksanaan program/ aktivitiMenentukan rancangan kerja bhg/unit berasaskan sumber yang diperuntukanPPP dan PYDPenetapan Sasaran Kerja Tahunan PYDJanuari/ FebruariMenetapkan SKT termasuk jenis projek, aktiviti dan jangkamasa siap serta menetapkan ukuran mengikut jenis kerja berasaskan kos, kuantiti dan masaPYDPelaksanaan Kerja dan PengesahanJanuari - JunMerealisasikan program, projek dan aktiviti berdasarkan SKT yang ditetapkan menggunakan sumber sedia adaPYD dan PPPKajian Semula Pertengahan TahunJulai/OgosMengkaji pencapaian kerja sebenar berbanding SKT yang ditetapkan diawal tahunProses dan jadual penyediaanPerananProsesJangkamasaFungsiPYDPengisian Laporan Penilaian TahunanJanuari (Minggu pertama)Mengisi butir-butir pada sistem Penilaian PrestasiPPPPenilaian Prestasi Tahunan StafJanuari (minggu ke 2)Meneliti, mengesahkan dan menilai butir-butir yang diisi oleh PYD serta berbincang dengannya mengenai penilaian prestasi PYDPPKPenilaian Prestasi Tahunan StafJanuari (minggu ke 3)Membuat penilaian dan ulasan secara keseluruhan berasaskan laporan yang oleh PPPUrusetia PTJMenyemak kecukupan dokumenFebruari(minggu pertama)Menyemak kecukupan dokumen untuk dibawa ke Mesyuarat PPSM PTJ bagi pencalonan APCMajukan pencalonan ke Pejabat Pendaftar untuk PPSM IndukPenetapan skt, penunjuk prestasi dan pengisian pencapaianPENETAPAN SKTPENCAPAIANPENILAIANBilRingkasan Aktiviti / Projek(senaraikan aktiviti/projek)Penunjuk Prestasi(kuantiti / Kualiti / Masa/Kos)Sasaran Kerja (Berdasarkan petunjuk prestasi)Pencapaian Sebanar

UlasanPPPPPK1.menghantar dan mengambil surat jabatan dari pos berpusat atau lokasi yang dikenalpastiKuantiti2 kali sehariMasaPada hari yang sama surat diterima 100% tugas dilaksanakan

100% surat diedarkan kepada penerima setelah diterima100% tugas menghantar dan mengambil surat jabatan dari pos berpusat dapat dilaksana

100% surat diedar kepada penerima pada hari yang sama surat diterima Penetapan skt, penunjuk prestasi dan pengisian pencapaianPENETAPAN SKTPENCAPAIANPENILAIANBilRingkasan Aktiviti / Projek(senaraikan aktiviti / projek)Penunjuk Prestasi(kuantiti / Kualiti / Masa / Kos)Sasaran Kerja (Berdasarkan petunjuk prestasi)PencapaianSebanarUlasanPPPPPK2.Memeriksa kereta supaya berada dalam keadaan bersih, baik dan selamat untuk perjalanankualitiKereta berada dalam keadaan bersih dan selamat digunakanTiada aduan berkaitan keadaan kebersihan kereta dan keselamatan diterima2 aduan berkaitan keadaan kenderaan tidak bersih dan tidak selamat digunakanAduan kenderaan tidak bersih (AD 004/2013 dan AD 016/20133.Mencatat rekod perjalanan dalam buku log bagi setiap perjalanankualitiMerekod dengan lengkap setiap perjalanan yang dilakukan seperti yang dikehendaki di dalam buku log100% penggunaan kenderaan direkodkan dengan tepat100% penggunaan kenderaan/ perjalanan direkodkan dengan tepat Kajian semula sktaktiviti/projek yang ditambahBilRingkasan Aktiviti / Projek(senaraikan aktiviti / projek)Penunjuk Prestasi(kuantiti / Kualiti / Masa / Kos)Sasaran Kerja (Berdasarkan petunjuk prestasi)PencapaianSebanarUlasan1.Menyemak keperluan amali sebelum semester bermulaMasaMinggu ke-12 sebelum semester bermula 100% keperluan amali disediakan mengikut tempoh100% keperluan amali dapat disediakan seminggu sebelum semester bermula Pegawai diluluskan menganggung tugas Pemb. Makmal (kursus UPM 3004)Kajian semula sktaktiviti/projek yang digugurkanBilAktiviti / Projek Yang Digugurkan1Program Kebudayaan dan Pertandingan Fotografi digugurkan kerana memberi tumpuan kepada Majlis Gemilang Putra 2014Skala penilaian SKT & PENYELIAANKriteriaSkalaAspek Penghasilan KerjaAspek Pengetahuan & KemahiranSangat Tinggi10Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang ditetapkanMempunyai pengetahuan dan kemahiran yang sangat luas dan mendalam dalam bidang tugas, diakui kepakarannya serta menjadi sumber rujukan dalam/luar organisasi9Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang ditetapkanTinggi8Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang ditetapkanMempunyai pengetahuan dan kemahiran yang luas dalam bidang tugasnya serta kerapkali menjadi sumber rujukan dalam/luar organisasi7Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang ditetapkanSederhana6Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang ditetapkanMempunyai pengetahuan dan kemahiran yang mencukupi dalam bidang5Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang ditetapkanRendah4Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang ditetapkanKurang mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam bidang tugasnya dan perlu diberi bimbingan oleh pegawai atasan3Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang ditetapkanSangat Rendah2Hasil kerja kerapkali di bawah tahap minimum yang ditetapkanTidak mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam bidang tugasnya dan memerlukan tunjuk ajar1Hasil kerja sentiasa di bawah tahap minimum yang ditetapkanKUALITI PERIBADIKRITERIAPPPPPKDisiplinMempunyai daya kawal diri dari segi mental dan fizikal termasuk mematuhi peraturan, menepati masa, menunaikan janji dan bersifat sabarProaktif dan InovatifKebolehan menjangkau kemungkinan, mencipta dan mengeluarkan idea baru serta membuat pembaharuan bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti organisasiJalinan Hubungan dan KerjasamaKebolehan pegawai dalam mewujudkan suasana kerjasama yang harmoni dan mesra serta boleh menyesuaikan diri dalam semua keadaanTahapSangat TinggiTinggiSederhanaRendahSangat RendahSkala10987654321Skala KEGIATAN DAN SUMBANGAN DILUAR TUGAS RASMIKeahlian Pertubuhan Kemasyarakatan/NGO/Kelab/Persatuan/Pasukan Sukarela (tidak termasuk pertubuhan politik)

BilPerkaraOrganisasi/Jabatan/Komuniti/ DaerahKementerian/ NegeriKebangsaan/ AntarabangsaJumlah(Diisi oleh PP)AhliJKKJKIJUAhliJKKJKIJUAhliJKKJKIJU1.1346356857810/102.1346356857810/10x/n x 100Skala KEGIATAN DAN SUMBANGAN DILUAR TUGAS RASMISumbangan Inovatif/Kreatif/Bakat/Kemahiran (seperti penulisan ilmiah/kreatif/Seni Lakon /Seni suara/muzak)BilPerkaraPeringkatJumlah(Diisi oleh PP)UnitSektor/SeksyenCawangan/ KomunitiBahagian/ DaerahJabatanKementerianKebangsaanAntarabangsa1.345678910/102.345678910/10x/n x 100Skala KEGIATAN DAN SUMBANGAN DILUAR TUGAS RASMISukan Dan Permainan

BilPerkaraPenglibatan dan PencapaianJumlah(Diisi oleh PP)Jabatan/DaerahKementerian/ NegeriKebangsaanAntarabangsaPeserta/PemainKetigaKeduaPertamaPeserta/PemainKetigaKeduaPertamaMenyertaiMewakiliMenyertaiMewakili1.2345567839410/102.2345567839410/10x/n x 100Skala KEGIATAN DAN SUMBANGAN DILUAR TUGAS RASMIPenglibatan Dalam Aktiviti/Program (seperti misi kemanusiaan/program gotong royong/jambori)

BilPerkaraPeringkatJumlah(Diisi oleh PP)UnitSektor/SeksyenCawangan/ KomunitiBahagian/ DaerahJabatanKementerianKebangsaanAntarabangsa1.345678910/102.345678910/10x/n x 100