TAKLIMAT PENUTUPAN AKAUN TAHUN

2013

SURAT PEKELILING

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

CAWANGAN TAWAU

BIL 1 TAHUN 2013

Penutupan Akaun Awam Kerajaan Persekutuan Tahun 2013

PUNGUTAN HASILSemua pejabat pemungut hendaklah mempastikan semua kutipan pada 31 Disember, 2013 (dan sebelumnya, jika ada) dibayar masuk dengan segera ke bank sebelum jam 12.00 tengahari pada hari berkenaan untuk membolehkan perakaunan pungutan hasil dibuat dengan segera.

Sebarang pungutan bagi Tahun 2013 yang diterima oleh pejabat pemungut dalam tempoh Akaun Kena Bayar 2013 hendaklah diperakaunkan melalui Penyata Pemungut dengan menggunakan Kod Urusniaga D3 dan diperakaunkan kepada Kod-kod akaun 2013.

Kod Amanah WANG DALAM PERJALANAN tidak boleh digunakan semasa mengakaunkan kutipan.

PUNGUTAN HASIL

Masalah yang sering berlaku

1. Pungutan yang telah di „bank-in‟ tidak disediakan Penyata

Pemungut

2. Penyata Pemungut tidak diselesaikan sehingga Peraku 11 dan

dipastikan status 8

3. Berlaku kesilapan kod jenis semasa penyediaan Penyata

Pemungut dalam tempoh AKB – pastikan samada kutipan tahun

semasa atau tahun sebelumnya.

4. Amaun atau kod hasil di penyata pemungut salah.

5. Tidak mengambil berat keperluan penyediaan Penyata

Pemungut dengan segera.

WARAN PERUNTUKAN

• Ketua-ketua Jabatan/PTJ hendaklah mempastikan semua peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan diselenggara dan dikemaskini ke dalam buku vot selaras dengan Arahan Perbendaharaan 95. Semua tanggungan perbelanjaan (kecuali yang menggunapakai Panjar Wang Runcit) hendaklah direkodkan ke dalam buku vot agar peruntukan tahun 2013 tidak terlebih belanja.

• Waran Peruntukan yang diterima pada bulan Disember, 2013 dan dalam bulan Januari, 2014 (bagi Akaun Kena Bayar 2013) hendaklah dikemukakan selaras dengan ketetapan di para 4 sebelum baucar bayaran/jurnal pelarasan yang berkaitan dengannya dihantar.

WARAN PERUNTUKAN

Masalah berbangkit1. Pastikan Tahun Kewangan Waran

Peruntukan yang diterima sebelum di sahkan

di sistem

2. Jika kunci masuk waran peruntukan yang di

fax, pastikan waran peruntukan asal diterima

dan jangan dikunci masuk semula.

3. Amaun Waran Peruntukan tidak boleh di

jurnalkan.

AKAUN AMANAH/DEPOSIT

• Bayaran bagi Akaun Amanah adalah tidak tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Akaun Kena Bayar 2013. Bagi urusniaga pembayaran/pelarasan yang hendak diakaunkan dalam tahun 2013 hendaklah dikemukakan selaras dengan ketetapan pada para 4 di atas.

• Jabatan/PTJ yang ada menyelenggara akaun amanah/deposit adalah dikehendaki mengemukakan Penyata Penyesuaian Baki Amaun Amanah/Deposit yang berakhir pada 31 Disember, 2013 beserta senarai individu yang lengkap kepada pejabat ini mengikut Arahan Perbendaharaan 159 tidak lewat dari 10 Februari, 2014 (Isnin).

AKAUN AMANAH/DEPOSIT

• Masalah berbangkit1. Akaun Amanah WJP – 879507

- Penyata Penyesuaian tidak disediakan

- Daftar tidak di selenggara

- Amaun tidak di tuntut/ dikembalikan walaupun telah

tamat tempoh

2. Hospital ( Deposit pesakit) – pelarasan ke akaun hasil seperti

yang diarahkan oleh kementerian kesihatan tidak dibuat

mengikut tarikh. Penyata Penyesuaian hantar sesalinan ke

JANM.

3. Akaun amanah gaji dan CDC tidak perlu buat Penyata

Penyesuaian.

JURNAL PELARASAN

• Jurnal-jurnal pelarasan yang berbangkit dari penyesuaian Buku Vot dengan Laporan Terperinci Perbelanjaan, teguran-teguran Audit dan lain-lain yang berkaitan dengan Akaun Tahun 2013 hendaklah dikemukakan ke pejabat ini sejajar dengan ketetapan pada para 4 di atas.

• Jurnal-jurnal pelarasan yang berkaitan dengan Akaun Tahun 2013 yang dikemukakan pada Januari, 2013 hendaklah dicop dengan perkataan “AKAUN TAHUN 2013” bagi mengelakkan kesilapan tahun perakaunan.

• Jurnal pelarasan tersebut hendaklah diberi nombor siri tahun 2013.

JURNAL PELARASAN

Masalah berbangkit

1. Baucar Jernal dihantar selepas penutupan

akaun.

2. Penyediaan pelarasan yang tidak tepat

3. BJ manual yang dihantar bertulis tangan

PANJAR WANG RUNCIT

• Bagi Jabatan/PTJ yang mempunyai Panjar Wang Runcit ketetapan berikut hendaklah dipatuhi:-

•

• Buku Tunai Panjar Wang Runcit hendaklah ditutup pada 31 Disember, 2013. Wang Tunai dalam tangan hendaklah dibawa ke tahun hadapan.

• Perbelanjaan bulan Disember 2013 hendaklah direkup dan baucar rekupmen akhir MESTI dikemukakan dan sampai ke pejabat ini mengikut tarikh yang ditetapkan pada para 4.

• Baucar rekupmen terakhir hendaklah disertakan dengan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit dalam dua (2) salinan mengikut format di Lampiran A6 hingga A6.2 dan diserahkan kepada Unit Akaun Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Cawangan Tawau. Laporan Polis juga hendaklah disertakan jika ada berlaku kehilangan wang dari Panjar Wang Runcit. Pemegang Panjar Wang Runcit yang tidak menghantar Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit Akhir akan diarahkan untuk menutup Panjar Wang Runcit tersebut.

• Dua (2) salinan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit masih perlu dihantar ke pejabat ini walaupun tiada rekupmen akhir dibuat.

Masalah berbangkit1. Tidak mengemukakan Sijil Perakuan PWR Akhir

2. Sijil PWR Akhir disediakan terlalu awal iaitu sebelum 31

Disember

3. Lampiran A6.1 dan A6.2 tidak disertakan.

4. Sijil PWR Akhir salah.

5. Tidak aktif membuat rekupmen – cadang ditutup dan

perlu juga sediakan Sijil PWR Akhir.

6. Rekupmen yang selesai dibayar tidak diambil di akaun

bank transit.

PANJAR WANG RUNCIT

HR

PY

PA

LAPORAN

PENYATA

PENYESUAIAN

C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan

Vot Bekalan

C330 Laporan Terperinci Hasil

C232 Laporan Terperinci Perbelanjaan

Vot Pembangunan

JENIS - JENIS PENYATA PENYESUAIAN

YANG TERLIBAT

P

E

N

Y

E

S

U

A

I

A

N

C350 Laporan Terperinci

Amanah

PENYATA PENYESUAIAN

Hendaklah disediakan pada setiap

bulan tanpa gagal :-

*Sebelum atau pada 19 haribulan

bulan berikutnya atau

*14 hari dari tarikh eLaporan ( 5 hb)

ARAHAN PERBENDAHARAAN – 143 (b)

Matlamat Penyata Penyesuaian

*Dapat membantu mengawal perbelanjaan

dan peruntukan

*Memudahkan membuat laporan bulanan

kepada Pegawai Pengawal

*Memudahkan menyediakan penutupan

akaun akhir tahun

Kegagalan Menyediakan

Penyata Penyesuaian

*Baki peruntukan tidak dapat dikawal dengan baik

*Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesan dengan

segera

*Sukar untuk menyediakan laporan bulanan /

tahunan

PEMASALAHAN PENGHANTARAN

PENYATA PENYESUAIAN DARI PTJ

YANG DI KAWAL OLEH JANM

CAWANGAN TAWAU

1.Kelewatan menghantar Penyata

Penyesuaian

2.Tidak menghantar Penyata

Penyesuaian pada Setiap Bulan

3.Tidak dapat mencetak Laporan

Bulanan (FLIMSI)

4.Tidak tahu cara menyediakan

Penyata Penyesuaian

Kedudukan Penyata Penyesuaian

Bagi Tahun 2013

BULAN MENGURUS PEMBANGUNAN HASIL AMANAH

ASAL SEMASA % ASAL SEMASA % ASAL SEMASA % ASAL SEMASA %

JANUARI 86 77 89.53 2 1 50.00 56 55 98.21 39 37 94.87

FEBRUARI 86 80 93.02 6 5 83.33 59 58 98.31 41 41 100.00

MAC 86 78 90.70 8 7 87.50 60 56 93.33 42 42 100.00

APRIL 86 77 89.53 11 10 90.91 63 59 93.65 44 34 77.27

MEI 86 77 89.53 11 10 90.91 63 57 90.48 44 40 90.91

JUN 86 76 88.37 13 11 84.62 63 58 92.06 44 34 77.27

JULAI 86 73 84.88 19 15 78.95 63 53 84.13 44 36 81.82

OGOS 86 72 83.72 21 18 85.71 63 49 77.78 44 37 84.09

SEPTEMBER 86 72 83.72 23 20 86.96 63 53 84.13 44 33 75.00

OKTOBER 86 61 70.93 24 16 66.67 63 44 69.84 44 26 59.09

SEKIANTERIMA KASIH