TAKLIMAT PENYEDIAAN DATA ASAS SISTEM PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
description
Transcript of TAKLIMAT PENYEDIAAN DATA ASAS SISTEM PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
UNIT PENGURUSAN ASET ALIHBAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASETKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
LATAR LATAR BELAKANGBELAKANG
1Government Financial Management Accounting System (1GFMAS)
Merekod aset dan liabiliti
1.Aset Alih
2.Aset Tak Alih
3.Akaun Belum bayar
4.Akaun Belum Terima
Perakaunan Akruan memberikangambaran penuh prestasi dan kedudukan kewangan Kerajaan.
HasilHasil
PerbelanjaanPerbelanjaan
Lebihan / KuranganLebihan / Kurangan
• Perbandingan hasil dan kos• Maklumat kos bagi setiap
polisi dan aktiviti yang dijalankan
KPM telah diarahkan oleh Perbendaharaan untuk memastikan pelaksanaan peluasan SPA ke semua 1,537 PTJ selesai selewat-lewatnya Jun 2014
Pengemaskinian data aset hendaklah dilaksanakan melalui
Sistem Pengurusan Aset (SPA)
SPA dibangunkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 dan berfungsi daripada penerimaan aset sehingga
kepada proses pelupusan atau hapuskira.
PENGGUNA SISTEM
PENGGUNA SISTEM
Pendaftar AsetPendaftar Aset
Pegawai Penempatan
Pegawai Penempatan
Pegawai PengesahPegawai
Pengesah
KEPERLUANKEPERLUANPELAKSANAAN SPA
BAGI
Sebelum SPA dapat dilaksanakan di Jabatan, Data Asas SPA perlu disediakan. Ini bertujuan untuk ‘membina rumah’ Jabatan masing-masing dalam SPA sebelum pendaftaran aset boleh dimulakan.
Borang yang perlu diisi
Kod EMIS
Contoh Carta Organisasi
1
23 4
Borang yang perlu diisi
Nama seperti dalam kad pengenalan, huruf besar,
tanpa gelaran
No. KP tanpa ‘-’
Jawatan seperti dalam waran,
tiada singkatan
Gred jawatan semasa
Tetap / Kontrak / Sementara / Sambilan / Pinjaman
Format fail : MS Excel
E-mel rasmi
PPD: Unit-unit utama
Sekolah: Nama sekolah
Sila rujuk kepada maklumat lokasi daripada Sistem Pengurusan Aset Tak Alih
(mySPATA)
Sila rujuk kepada maklumat lokasi daripada Sistem Pengurusan Aset Tak Alih
(mySPATA)
Blok Bangunan
Blok Bangunan
ArasAras
RuangRuang
Kaedah penentuan dan daftar lokasi perlu mengikut
peringkat seperti berikut:
Kaedah penentuan dan daftar lokasi perlu mengikut
peringkat seperti berikut:
Bangunan atau suatu binaan yang mempunyai bumbung, dinding, pintu
masuk dan boleh diakses dengan sempurna dalam
sesuatu premis
Aras lantai bagi setiap tingkat bangunan
Bahagian bangunan yang dikepung oleh
dinding atau bahagian bangunan yang terbuka
dan mempunyai elemen yang memerlukan
penyenggaraan
Contoh penentuan blok:
CB
H
G
FE
D
A
IJ
KL
M
N
O
P
• Pelan keseluruhan agensi yang telah dilabelkan kod perlu dikemukakan
• Kod blok perlu selari dengan mySPATA
Kaedah penentuan aras:
Aras 3
Aras Tanah Aras 1
Aras 2
Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh tanah dan ke atas
Aras Atas Tanah
Kaedah penentuan aras:
Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh tanah dan ke bawah
Aras Bawah Tanah
Aras Tanah
Aras B1
Aras B2
Aras 1
Kaedah penentuan aras:
Penentuan aras bagi blok ini adalah berpandukan kepada pintu masuk utama blok tersebut. Aras di mana terletaknya pintu masuk utama itu akan dinamakan Aras 1.
Blok yang mempunyai 2 aras
berbeza dan terletak di atas tanah
* Pintu utama ditentukan oleh agensi itu sendiri.
001
002 003
004005
006007
008
009
010
011012013
014
015
016
RUANG MULA
Contoh penentuan ruang:
Borang yang perlu diisi
• A, B, C,.., AA, AB,…., ZZ• Senarai perlu mengikut
turutan
01, 02, 03,.. (2 digit)
001, 002, 003,.. (3 digit)
Mengikut nama bangunan asal / sebenar
Diskripsi hendaklah unik, tidak sama
dengan ruang lain
Borang yang perlu diisi
• Sila ikut kod binaan luar MySpata.
• Senarai perlu mengikut turutan.
01, 02, 03,.. (2 digit)
Diskripsi hendaklah unik, tidak sama
dengan ruang lain.
001
002 003
004005
006007
008
009
010
011012013
014
015
016
RUANG MULA
Borang yang perlu diisi
Pastikan setiap pelan lantai
dilabel dengan jelas
KEW.PA-8 yang dikemukakan akan menjadi asas perkiraan prestasi daftar masuk aset ke SPA
KEW.PA-8 SPAx 100 %
KEW.PA-8 Manual
Peratus Kemasukan Data
=
Borang yang perlu diisi
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Menyatakan status perkahwinan dalam
Lampiran B
Maklumat kod ruang dalam pelan lantai (Lampiran D) tidak selari dengan senarai kod lokasi
(Lampiran C)
Menggunakan kod ruang yang salah. Contoh:
“B01”, “R1”, “01.002” dsb
Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:•Kod ruang dikira terus menerus daripada aras/blok pertama hingga aras/blok terakhir•Kod ruang ditentukan tidak mengikut arah jam atau tidak berturutan
Meletakkan kontraktor / pembekal sebagai
pegawai bertanggungjawab di
lokasi
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:•Kod ruang dikira terus menerus daripada aras/blok pertama hingga aras / blok terakhir
001
002003
004 005
006007
008
009
010
011012
013
014
015
016
RUANG MULA
017
018019
020 021
022023
024
025
026
027028029
030
031
032
RUANG MULA
Blok AAras 1
Blok AAras 2
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:•Kod ruang ditentukan tidak mengikut arah jam atau tidak berturutan
001
009 010
008011
016007
002
012
013
015003014
004
005
006
RUANG MULA
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Meletakkan kontraktor / pembekal sebagai pegawai bertanggungjawab di lokasi
Pegawai bertanggungjawab lokasi hendaklah
merupakan kakitangan agensi
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Menggunakan kod lokasi yang salah. Contoh: “B01”, “R1”, “01.002” dsb
Format kod ruang SPA ialah tiga digit (001, 002, 003,…)
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Maklumat kod ruang dalam pelan lantai (Lampiran D) tidak selari dengan senarai kod lokasi (Lampiran C)
001
002003
004 005
006007
008
009
010
011012013
014
015
016
RUANG MULA
Semua kod ruang perlu disenaraikan dalam
Lampiran C
SEKIAN,SEKIAN, TERIMA KASIH
SYUHAIDA SAFIAN | 8884 6836 | [email protected]
NORZULSYAZWANI ZULKIFLI | 8884 6924 | [email protected]