TAKLIMAT SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

TAHUN 2012

SMK KULAI BESAR, KULAIJAYA

SABTU, 24 MAC 2012

Disampaikan oleh; AZMAN BIN SAFII,

Penolong Kanan (Pentadbiran)

SMK KULAI BESAR, KULAIJAYA

SABTU, 24 MAC 2012

Disampaikan oleh; AZMAN BIN SAFII,

Penolong Kanan (Pentadbiran)1

ISO DI MALAYSIA1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan

Awam (PKPA) Bil.2/1996 – makluman

2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil.2/2002 – mewajibkan agensi kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003

3. Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti( Unit Piawaian dan Dokumentasi )- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti berdasarkan PKPA 2

Pendekatan ISO1. Berdokumen dan Berprosedur2. DO WHAT YOU SAY ( Buat apa yang dikata)3. SAY WHAT YOU DO ( Cakap apa yang dibuat )4. RECORD WHAT IS DONE ( Rekod apa yang telah dibuat)5. Bukti ( selenggara rekod )6. Improve base on results ( Penambahbaikan berdasarkan keputusan )

3

APA ITU SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?

1. SPSK :-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang mengikut tatacara sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited untuk meningkat dan memantapkan PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN

( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.

4

KEBAIKAN SPSK

1.Memudahkan urusan pentadbiran sekolah ( Mudah yang terbaik; bukan mudah yang kurang baik )

2.Memberikan kepuasan kepada pelanggan ( murid, ibu bapa dan masyarakat )

3.Tatacara pengurusan lebih kemas ( dokumen )

4 Tahap Pengurusan lebih cekap

5. Telus - kewangan

5

6. Penambahbaikan - aduan /program

7. Teambuilding – kerja berpasukan

8. Ikut peraturan - selaras/seragam

9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )-> Menarik Pelanggan-> Persaingan Yang Sihat-> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat-> Risiko/ kesalahan dikurangkan

10. Visi dan Misi JPN & Hasrat Pengarah -> Johor Top Five / Selangkah Di Hadapan / kurikulum

meningkat 6

KEBAIKAN SPSK

SKOP PELAKSANAAN SPSK

Skop Pelaksanaan SPSK meliputi semua program dan aktiviti yang

berkaitan dengan PEMBELAJARAN & PENGAJARAN

( P & P )

7

PELANGGAN SPSK

BIL ORGANISASI PELANGGAN1 SEKOLAH •SEMUA MURID SK & SM SPSK NEGERI

JOHOR2 LUAR SEKOLAH •IBU BAPA/PENJAGA MURID

•KOMUNITI / MASYARAKAT SETEMPAT

3 PEMEGANG TARUH(Stake Holder)

•PEJABAT PELAJARAN DAERAH

•JABATAN PELAJARAN JOHOR

•KPM

8

DASAR KUALITI

SMK KULAI BESAR komited untuk menyediakan dan melaksanakan pembelajaran dan pengajaran yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.

Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

OBJEKTIF KUALITI SPSK (1)

Melaksanakan 100% pembelajaran dan pengajaran berdasarkan Rancangan

Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di luar kawalan SMK KULAI

BESAR

OBJEKTIF KUALITI SPSK (2)

Memastikan pencapaian murid setiap sekolah menengah Negeri Johor mencapai 65% lulus keseluruhan atau peningkatan 3

% dari tahun sebelumnya dalam setiap mata pelajaran bagi peperiksaan

Pertengahan Tahun, Akhir Tahun/ PMR/SPM.

OBJEKTIF KUALITI SPSK (3)

Memastikan 100 % murid sekolah menengah negeri Johor mendapat

Perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran Belajar, Pembangunan Diri Murid, Motivasi

dan Kerjaya, melainkan berlaku perkara-perkara yang di luar kawalan sekolah.

OBJEKTIF KUALITI SPSK (4)

100 % aduan dan maklum balas pelanggan akan dilayan sebagaimana yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti Aduan dan Maklum

Balas Pelanggan.

OBJEKTIF KUALITI SPSK(5)

Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Teguran Audit.

KEPERLUAN DOKUMENTASI SPSK

Pelaksanaan SPSK memerlukan 3 peringkat dokumen :

1.Manual Kualiti ( MK )2. Prosedur Kualiti ( PK )

3. Dokumen Sokongan & Rekod Kualiti / Borang

( kesemuanya bila dirangkum menjadi DOKUMEN KUALITI )

15

HIRARKI DOKUMEN KUALITI(Mengikut Sistem MS ISO )

16

MANUALKUALITI

PROSEDUR KUALITI

DOKUMEN SOKONGAN DAN REKOD KUALITI

HIERARKI DOKUMEN KUALITIHIERARKI DOKUMEN KUALITI

1. MANUAL KUALITI:Menerangkan :i.Dasar dan Objektif P & Pii.Sistem Pengurusan Kualiti

mengikut Standard yang perlu dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

1. MANUAL KUALITI:Menerangkan :i.Dasar dan Objektif P & Pii.Sistem Pengurusan Kualiti

mengikut Standard yang perlu dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

17

HIERARKI DOKUMEN KUALITIHIERARKI DOKUMEN KUALITI

2. PROSEDUR KUALITIMenerangkan:i. Proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan & operasi SPSK dalam Pembelajaran dan Pengajaran di Sekolah

2. PROSEDUR KUALITIMenerangkan:i. Proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan & operasi SPSK dalam Pembelajaran dan Pengajaran di Sekolah

18

HIERARKI DOKUMEN KUALITIHIERARKI DOKUMEN KUALITI

3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran , garis panduan dsb

ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan kepada sistem yang digunakan spt borang-borang, rekod , fail dsb.

3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran , garis panduan dsb

ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan kepada sistem yang digunakan spt borang-borang, rekod , fail dsb. 19

KAWALAN DOKUMEN KUALITIKAWALAN DOKUMEN KUALITIDOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):

i. Perlu diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johorii. Dokumen Kualiti yang ingin di

perbanyakkan perlu di cap/cetak “ SALINAN TERKAWAL” di muka depan sahaja. SM KUL 011 : PENGETUA SK KUL 011/1 : PENOLONG KANAN

iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja memadai cap/cetak “ SALINAN” : di

muka depan sahaja. Cth : PK01 : Ketua Panitia

DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):i. Perlu diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johorii. Dokumen Kualiti yang ingin di

perbanyakkan perlu di cap/cetak “ SALINAN TERKAWAL” di muka depan sahaja. SM KUL 011 : PENGETUA SK KUL 011/1 : PENOLONG KANAN

iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja memadai cap/cetak “ SALINAN” : di

muka depan sahaja. Cth : PK01 : Ketua Panitia 20

PROSEDUR KUALITI ( PK )PROSEDUR KUALITI ( PK )

NO PK TAJUK

PK01 PENGURUSAN PANITIA

PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU

PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN

PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN

PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

PK07 PENGURUSAN MESYUARAT

PK08 PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN

PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER21

PROSEDUR KUALITI ( PK )PROSEDUR KUALITI ( PK )

NO PK TAJUK

PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF

PK11 PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN

PK12 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN

PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM

PK15 KAWALAN KETIDAK AKURAN

PK16 TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN & PENAMBAHBAIKAN

PK17 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN22

PK 01 : PENGURUSAN PANITIA

• Kandungan Fail Panitia• Status Pelaksanaan Program Panitia• Format Laporan Program Panitia• Rekod Pengesanan 100% Sukatan Pelajaran

Diajar

PENYELARAS PK01 – PN. NORHAZLINAH BINTI MD BASRI

BIL Nama fail Kandungan Fail Catatan

1 Fail Induk Surat menyurat a.Minit mesyuarat panitia

Fail rasmi di pejabat (putih)

2 Sukatan Pelajaran

Sukatan Pelajarana.Huraian Sukatan Pelajaranb.Rancangan Pelajaran Tahunanc.Senarai buku rujukan guru/muridd.Plan akademik Negeri Semasa

Fail Kulit Keras

3 Program Kecemerlangan

Perancangan programa.Pelaksanaan dan Perancangan Program

Fail Kulit Keras

4 Pentaksiran dan Penilaian

Analisis keputusan peperiksaan awam dan peringkat sekolah.a.Analisis pencapaian mata pelajaran dalam peperiksaan awam dan peringkat sekolahb.Headcount c.Postmortem / Audit Akademik

Fail Kulit Keras

5 Penyeliaan Jadual penyeliaana.Laporan penyeliaan P&P oleh pemerhatib.Tindak ikut pencerapan

Fail Kulit Keras

6 Pemeriksaan Buku Rampaian

Jadual Pemeriksaan buku rampaiana.Laporan pemeriksaan buku rampaian/buku kerja/buku nota

Fail Kulit Keras

7 Maklumat Guru Mata Pelajaran

Maklumat peribadi gurua.Jadual waktu mengajar gurub.Carta organisasi panitia

Fail Kulit Keras

FORMAT LAPORAN PROGRAM(PK 01/3)

1. Nama Program :2. Tarikh :3. Hari / Masa :4. Tempat :5. Objektif :6. Sasaran :7. Butiran aktiviti :8. Penilaian Program :

8.1 Kekuatan Program :8.2 Kelemahan Program :8.3 Cadangan Penambahbaikan :

9. Dokumentasi Bergambar :

PK 02 : PENGURUSAN JADUAL WAKTU

• Jadual Guru Ganti• Slip Guru Ganti

PENYELARAS PK02 – PN. NOR AZNAIN BINTI MAHYUDIN

PK 03 : PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

• Carta alir proses kerja• Rekod Penghantaran Rekod Persediaan

Mengajar• Rekod Pengambilan dan Pemulangan Alatan• Rekod Penggunaan Bilik Khas• Borang Kawalan Bilik Darjah

PENYELARAS PK03 – PN. NORINTAN BINTI MUHAMAD

PK 4 : PENGURUSAN PENCERAPAN

• Carta Aliran Pencerapan• Instrumen Pencerapan ( SKPM 2010 )• Analisis Instrumen Pencerapan Guru• Borang Maklum Balas Pencerapan

PENYELARAS PK04 – PN. CHUA CHAI LIAN

PK 05 : PENGURUSAN PEPERIKSAAN

• Carta Alir Proses Kerja• Senarai Semak Kertas Soalan• Rekod Pengambilan Kertas Soalan• Rekod penyerahan Skrip / Kertas Jawapan

Murid

PENYELARAS PK05 – PN. RUZAINI BINTI PARIMIN

PK 06 : PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

• Carta Alir Proses Kerja• Laporan Semakan Buku Latihan Murid• Analisis Semakan Hasil Kerja Murid

PENYELARAS PK06 – PN. JAEMAH BINTI ALI

PK 07 : PENGURUSAN MESYUARAT

• Carta Alir Proses Kerja• Surat / Notis Mesyuarat• Senarai Kehadiran Mesyuarat• Format Minit Mesyuarat• Rekod Edaran• Borang Maklum Balas Mesyuarat

PENYELARAS PK07 – PN. NOR AZAH BINTI ABDUL HAMID

PK 08 : PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN

• Carta Alir Proses Kerja• Borang Aduan Pelanggan• Daftar Aduan Pelanggan / Laporan Pembetulan• Surat Maklum Balas Aduan pelanggan• Laporan Penyiasatan Aduan Pelanggan• Maklum Balas Tindakan Aduan Pelanggan• Instrumen Penilaian P&P Guru• Analisis Penilaian P&P Guru Oleh Murid

PENYELARAS PK08 – EN. MOHD FADZELI BIN TUMIRAN

PK 09 : PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

• Carta Alir Proses Kerja• Rekod Pinjaman Buku• Surat Peringatan Pemulangan Buku• Analisis Pinjaman Buku

PENYELARAS PK09 – PN. KOMALAH A/P NADARAJAN

PK 10 : PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF

• Carta Alir proses Kerja• Insturmen Penilaian Kendiri / Matriks Kompetensi Guru• Analisis Keperluan Latihan• Cadangan Latihan Perkembangan Staf• Instrumen Penilaian Kursus / Latihan• Pelaporan Kursus Dalam Perkhidmatan• Instrumen Keberkesanan Program Yang Diikuti Oleh

Guru• Rekod Pengesanan Dan Pembacaan Buku• Borang Sinopsis Buku

PENYELARAS PK10 – PN. NORHANIZA BINTI SAAD

PK 11 : PENGURUSAN PEROLEHAN / PEMBELIAN

• Carta Alir Proses Kerja• Anggaran Belanja Mengurus (ABM)• Nota Minta• Borang Pendaftaran Pembekal / Syarikat• Penilaian Prestasi Pembekal• Analisis Penilaian Prestasi Pembekal

PENYELARAS PK11 – EN. SUBUH BIN HASSAN

PK 12 : PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI

• Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti• Borang Cadangan Pindaan• Borang Rekod Pindaan• Senarai Induk Dokumen kualiti• Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti Individu• Senarai Induk Dokumen Kualiti• Senarai Pelupusan Rekod

PENYELARAS PK12 – PN. WAN NORLELA BINTI W. A. RAHMAN

PK 13 : PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING

• Biodata Guru Bimbingan• Rekod Aktiviti Bimbingan• Instrumen Penilaian Perkhidmatan Guru Bimbangan• Borang Rujukan Khidmat Kaunseling• Mohon Kebenaran Berjumpa Murid• Pengesahan Sesi Kaunseling• Borang Rekod Kaunseling Individu• Borang Rekod Kaunseling Kelompok• Buku Daftar Perkhidmatan Kaunseling• Laporan Aktiviti / Program• Laporan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling

PENYELARAS PK13 – TN. HJ. MISRAN BIN ALI

PK 14 : PENGURUSAN AUDIT DALAM

• Jadual Pelaksanaan Audit Dalam• Catatan Audit• Laporan Kitidakakuran• Laporan Peluang Penambahbaikan• Laporan Keseluruhan• Senarai Semak Proses Audit Dalam

PENYELARAS PK14 – PN. CHEAH GAIK CHOO

JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH

39

SEKOLAH MENEGAH

PENGERUSI PN. TAN MOI YAN

NAIB PENGERUSI EN. AZMAN BIN SAFII

SETIAUSAHA PN. HJH ZAINI BINTI HASSANPN. ROHA BINTI YATIN

AHLI J/KUASA EN. MASAUD BIN BAHAROMEN. MOHD TAHIR BIN HJ. ISMAILPN. NORAZZAH BINTI HJ MISBANPENYELARAS PK01 – PN. NORHAZLINAH BINTI MD BASRIPENYELARAS PK02 – PN. NOR AZNAIN BINTI MAHYUDINPENYELARAS PK03 – PN. NORINTAN BINTI MUHAMAD PENYELARAS PK04 – PN. CHUA CHAI LIANPENYELARAS PK05 – PN. RUZAINI BINTI PARIMINPENYELARAS PK06 – PN. JAEMAH BINTI ALIPENYELARAS PK07 – PN. NOR AZAH BINTI ABDUL HAMIDPENYELARAS PK08 – EN. MOHD FADZELI BIN TUMIRANPENYELARAS PK09 – PN. KOMALAH A/P NADARAJANPENYELARAS PK10 – PN. NORHANIZA BINTI SAADPENYELARAS PK11 – EN. SUBUH BIN HASSAN

PK15, PK16 & PK17 : DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR

JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH

40

SEKOLAH MENEGAH

PENGERUSI PN. TAN MOI YAN

NAIB PENGERUSI EN. AZMAN BIN SAFII

SETIAUSAHA PN. HJH ZAINI BINTI HASSANPN. WAN NORLELA BINTI WAN ABDUL RAHMAN

AHLI J/KUASA PENYELARAS PK12 – PN. WAN NORLELA BINTI W. A. RAHMANPENYELARAS PK13 – TN. HJ. MISRAN BIN ALIPENYELARAS PK14 – PN. CHEAH GAIK CHOO

PK15, PK16 & PK17 : DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR