TATACARA MENGURUSKAN MESYUARAT

:UNTUK SEMUA SETIAUSAHA

3 proses untuk bermesyuarat :

1. sebelum mesyuarat/ pra mesyuaratBahagian 1 – a) keluarkan surat panggilan mesyuarat 7 hari sebelum mesyuarat di

adakan. b) Setiap edaran dan makluman hendaklah di catat di dalam buku

siaran dalaman dan ditandangan oleh setiap guru. Untuk memastikan bahawa guru-guru telah dimaklumkan

tentang mesyuarat akan datang. c) surat siaran juga boleh berbentuk e-mail/ whatsapp.

Bahagian 2 – a) S/U perlu berjumpa pengerusi sebelum surat panggilan mesyuarat dikeluarkan untuk membincangkan tajuk mesyuarat, tempat

mesyuarat, keperluan mesyuarat dan kuota kehadiran. (guru-guru yang akan hadir dan tidak akan hadir )

b) Minit mesyuarat yang lepas hendaklah di emailkan / telegram sahaja (paperless) kecuali barisan pentadbir perlu disediakan hard copy sebagai rujukan.

2. Semasa mesyuarata) Edarkan senarai kehadiran .Senarai kehadiran guru hendaklah ditulis

tangan kecuali nama pentadbir perlulah ditaip lebih awal.b) Edarkan minit mesyuarat yang lepas kepada barisan pentadbir sahaja.

(guru-guru perlu mencetak sendiri daripada email yang telah dihantar oleh S/U sebelum mesyuarat)

c) Edarkan Rekod Edaran semasa mesyuarat bagi memastikan guru-guru mendapat setiap edaran yang diberikan pada hari tersebut. Sekiranya ada guru yang tidak hadir mesyuarat, S/U perlulah menyimpan edaran bagi guru tersebut dan menyerahkannya setelah guru itu hadir ke sekolah dan perlulah di tanda tangan)

d) Sebelum pengerusi memulakan mesyuarat, S/U perlu mengingatkan guru-guru untuk mematikan telefon bimbit atau ”silent” kan sahaja dan sekiranya ada guru yang hendak meninggalkan bilik mesyuarat, perlulah memohon terlebih dahulu daripada pengerusi mesyuarat.

e) S/U akan membentangkan minit mesyuarat yang lalu dengan ucapan ” saya Hasniwatie binti Halim, S/U mesyuarat pengurusan sekolah kebangsaan seafield 3, akan membentangkan minit mesyuarat _________________ yang lalu. Sekiranya terdapat sebarang pindaan, sila maklumkan sekarang.”. ( sekiranya ada pindaan @ pembetulan, S/U kene catat dan ambil maklum).*proses ini tidak lama kerana guru-guru telah pun membaca minit terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam bilik mesyuarat.

f) Kemudian. Barulah minit mesyuarat boleh disah dan disokong oleh ahli mesyuarat.

g) Pengerusi akan mengambil alih mesyuarat.