PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 1

Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32) dan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira (KEW.PA-33)

Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20)

Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12)

Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8)

Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac iaitu:-

Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

Jawatankuasa PenyiasatLembaga Pemeriksa

Pegawai Pemeriksa Aset₪

Pegawai Aset

Melantik:-

Tubuh Unit Pengurusan Aset

PERANAN dan

TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

Aset Alih diurus

cekap

teratur

berkesan

*SAP 12 Mac 2010 - Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT

• Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Bil Mesyuarat Tarikh Laporan Tempoh

Bil 1/ 2010 Jan 2010 Suku Tahun Keempat Tahun sebelumnya Okt - Dis 2009

Bil 2/ 2010 Apr 2010 Suku Tahun Pertama Tahun Semasa Jan - Mac 2010

Bil 3/ 2010 Jul 2010 Suku Tahun Kedua Tahun Semasa Apr - Jun 2010

Bil 4/ 2010 Okt 2010 Suku Tahun Ketiga Tahun Semasa Jul -Sept 2010

3

JAWATANKUASA PENGURUSAN

ASET ALIH KERAJAAN

(JKPAK)

Pengerusi

Guru Besar/Pengetua Setiausaha

PegawaiAset

Ketua PanitiaGuru berkaitan

Kerani

3 bulan sekali

Hasil mesyuarat

dilapor dalam JPKA

sambungan…

PELAKSANAAN

Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatansebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-4 dan Senarai DaftarInventori KEW. PA-5.

Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314)hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3)dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

5

KANDUNGAN TPA

PENDAHULUAN

BAB A – PENERIMAAN

BAB E – PELUPUSAN

BAB D –PENYELENGGARAAN

BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

BAB B – PENDAFTARAN

BAB F – KEHILANGAN &

HAPUS KIRA

KANDUNGAN TPA

6

PENDAHULUAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 7

• Kenalpasti Keperluan

• Sedia Pelan Perolehan/ Pengurusan

• Peruntukan

• Penentuan Spesifikasi/ Dokumen Perolehan

• Laksana Perolehan

• Penilaian• Penawaran• Pembekalan

•Penerimaan•Pendaftaran•Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan•Penyelenggaraan

• Kelulusan Pelupusan/ Hapuskira

• Laksana Pelupusan/ Hapus Kira

PERANCANGAN ASET

PEROLEHAN ASET

PENGGUNAAN ASET

PELUPUSAN/ HAPUSKIRA

ASET

KITARAN HAYAT ASET

8

HARTA INTELEK

ASET ALIH

Harta Modal

Inventori

ASET TAK ALIH

Bangunan

InfrastrukturTanah

ASET HIDUP

IkanHaiwan

Tumbuhan

>RM1,000 @

Ada Penyelenggaraan Berjadual

Loji @

Jentera

Berat

Kenderaan

Kelengkapan @

Peralatan

<RM1,000 & Tiada Penyelenggaraan

Berjadual Kelengkapan @ Peralatan

Tanpa Kira Nilai Perolehan Asal

DEFINISI ASET

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

DEFINISI ASET ALIH

10

KUMPULAN ASET ALIH

HARTA MODAL INVENTORI

11

HARTA MODAL

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

RM1,000.00 dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

(Penyelenggaraan berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di dalam manual/ buku panduan pengguna)

12

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/ Jentera Berat

(ii) Kenderaan

(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

13

CONTOH HARTA MODAL

14

INVENTORI

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

kurang daripada RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan

15

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:

(i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/Bengkel/ Dapur/ Sukan

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

(ii) Perabot(iii) Hamparan, hiasan dan langsir(iv) Pinggan mangkuk

16

CONTOH INVENTORI

17

Kod Klasifikasi Asetsambungan…

http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase18

BAB A :PENERIMAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 19

BAB A - PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

20

Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap aset diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.

sambungan…

21

PERATURAN PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.

(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah (bila perlu)

(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerimaaset:

• Semak butiran dalam dokumen.• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta

sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.

22

(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1jika terdapat kerosakan/ perselisihan.

(e) Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh KetuaJabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.

(g) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

sambungan…

23

24

BAB B :PENDAFTARAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 25

PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR

PUNCA MAKLUMAT

OBJEKTIF

PENDAFTARAN ASET HADIAH

DOKUMEN PENDAFTARAN

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

BUTIRAN MAKLUMAT

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

PENGESAHAN PENDAFTARAN

SKOP

26

OBJEKTIF PENDAFTARAN

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

27

TEMPOH MENDAFTAR

dari tarikh pengesahan penerimaan.

2 MINGGU

28

PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicoppada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:

“Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri pendaftaran aset ………….. seperti nombor padadaftar.

29

URUSAN PENDAFTARAN

(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) & Daftar Inventori (KEW.PA-3).

(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5)disediakan.

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(c) Format yang sama diguna pakai.(d) Daftar hendaklah dicetak.(e) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

30

KEW. PA-2(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1

DAFTAR HARTA MODALKementerian/Jabatan: Perbendaharaan

Bahagian: Kawalan dan PemantauanBAHAGIAN A

Kod Nasional

Kategori Peralatan ICT

Sub Kategori Komputer

Jenis/Jenama/Model DELL/L1506

Buatan Malaysia

Jenis dan No. Enjin Harga Perolehan Asal RM8,500

No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007

No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624

KOMPONEN/AKSESORI

CPU Papan KekunciMonitor Tetikus Speaker

Tempoh Jaminan 1 Tahun

Nama Pembekal Dan Alamat

Computer System Sdn. BhdNo. 15, Plaza Low Yatt, Jalan EmbiKUALA LUMPUR

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Norrizan bt. ShafieJawatan: Pengetua CopTarikh 17 April 2007PENEMPATAN

Lokasi PKP(P)

Tarikh 17 April 2007

Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin

Tandatangan ƒPEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

31

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan

Kos (RM) Nama danTandatangan

1. 21.6.2007

Penggantian CPU 1 tahun 1,000

32

KEW. PA-3

(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )

DAFTAR INVENTORIKementerian/Jabatan: Perbendahraan

Bahagian: Kawalan dan PemantauanKod Nasional

Kategori Perabot

Sub Kategori Almari

Jenis Almari Buku Bercermin

Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007

Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456

Nama Pembekal dan AlamatSyarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.Lot 50, Jalan Tuanku Abdul RahmanKuala Lumpur

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorizan bt. ShafieJawatan; PengetuaTarikh: 22 Mei 2007Cop

PENEMPATAN

Kuantiti 1 1 1 1 1

No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5

Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)

Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007

Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong

Tandatangan Ñ Ť H A H

PEMERIKSAAN

Tarikh 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007

Status Aset Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Rosak

Nama Pemeriksa

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Tandatangan & ¥ & ¥ & ¥ & ¥ & ¥PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

3.7.2007 KK/BDSWP 10/767/2(81) Buang 1 PPT(P) §

33

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan

(ii) Pemeriksaan aset

(iii) Pelupusan

(iv) Hapus kira

URUSAN PENDAFTARAN

34

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda

Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempatyang tidak mudah dilihat.

35

PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET

PELABELAN ASET

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:

Kod Kementerian (Singkatan Kementerian)

Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod Fail (MAMPU)

Kod Tambahan (Jika Perlu)

Kod Pengkelasan Aset

Tahun

No. Siri

KPM/BPPA12/J-JB-01-01/H/08/1234

36

Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKEW. PA-6.

Penyimpanan Daftar• KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit

keras dalam kabinet berkunci.• Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

simpan di lokasi.

URUSAN PENDAFTARAN

37

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.

• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.

38

KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN: KAWALAN DAN PEMANTAUAN

LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

1. Kerusi Mesyuarat (Pengerusi)

1

2. Kerusi Mesyuarat 60

3. White Board 1

4. Skrin Putih 1

(a) Disediakan oleh:

Tandatangan:

Nama: Ahmad Hishamuddin.

Jawatan: PKP(P)

Tarikh: 15 Mac 2007

(b) Disahkan oleh:

Tandatangan

Nama : Henry Chong

Jawatan:PPT(P)

Tarikh :15 Mac 2007

39

URUSAN PENDAFTARAN

(c) Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut:

(i) Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

40

URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

41

CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) DANSENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

KEMENTERIAN Bahagian-bahagian

IBU PEJABAT

PTJ

Jabatan Jabatan Jabatan

PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ

Jabatan

PTJ PTJ

PERBENDAHARAANKEW. PA-8

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

42

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba Dell/L1506

13 April 2007 RM8,500

2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500

3. KK/BKP10/H/07/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500

4. KK/BKP10/H/07/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500

5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba Dell/L1506

24 Mei 2007 RM8,500

JUMLAH RM24,500

43

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP 2004-KD/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

21/12/2004 RM2,500

2. KK/BKP 2004-KD/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

21/12/2004 RM2,500

3. KK/BKP 2004-FAX/1 Mesin Fax Canon L250

17 /4/ 2005 RM2,500

4. KK/BKP 2005-MT/1 Mesin Taip Elektronik

15 /4/2006 RM1,900

5. KK/BKP 2006-TV/1 Televisyen Sony 21’ Model F229

15 /4/ 2006 RM1,350

JUMLAH RM10,750

44

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007

BIL

NOMBOR SIRIPENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku Bercermin

2 Mei 2007 RM1,750

2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200

3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750

JUMLAH RM3,700

45

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP 2004-AB/1-3

Almari Buku Bercermin

02 Mei 2004 RM1,750

2. KK/BKP 2005/MP/1-5

Meja Pegawai 15 April 2005 RM1,200

3. KK/BKP 2006/KP/1-5 Kerusi Pegawai 15 Jun 2006 RM750

JUMLAH RM3,700

46

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

47

BAB C :PENGGUNAAN, PENYIMPANAN

DAN PEMERIKSAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 49

OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:

(a) Mengurangkan pembaziran(b) Menjimatkan kos(c) Mencapai jangkahayat(d) Mencegah penyalahgunaan(e) Mengelakkan kehilangan

50

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW. PA-9.

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklahmendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.

PENGGUNAAN

51

Peraturan mengenai Penggunaan,Pengurusan dan Penyelenggaraan

Kenderaan adalah mengikut peraturansemasa yang berkuatkuasa.

(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)

PENGGUNAAN

52

• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN

53

• Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan

• Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;

(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN

54

• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.

• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN

55

Kew. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

Bil No. SiriPendaftaran

Jenis Harta Modal

Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal

Catatan

Mengikut Rekod

Sebenar

Lengkap Kemaskini

Ya Tidak Ya Tidak

1. NRE/JAS/JH25/07/1

Komputer Riba Dell N520

Sharifah Azlina

Sharifah Azlina

Sedang digunakan

2. NRE/JAS/JH25/072

Set PC HP Pavillion DC 345

Hashim Ahmad

Hashim Ahmad

Sedang digunakan

Tandatangan : Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh

Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)

Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

Kew. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Tandatangan: Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Bil Jenis Inventori

Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori

Catatan

Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod

Sebenar Mengikut Rekod

Sebenar

Ya Tidak Ya Tidak

1. Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama

Bilik Mesyuarat Utama

40 38 Digunakan

2 di Bilik Bincang

Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

Bahagian : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia

Bahagian: Jabatan Kastam Diraja Malayia

Bil No. SiriPendaftaran

Jenis Harta Modal

Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal

Catatan

Mengikut Rekod

Sebenar

Lengkap Kemaskini

Ya Tidak Ya Tidak

1. KK/KDRM 115/H/07/1

Komputer Riba Dell N520

Sharifah Azlina

Sharifah Azlina

Sedang digunakan

2

.KK/KDRM115/07/2

Set PC HP Pavillion DC 345

Hashim Ahmad

Hashim Ahmad

Sedang digunakan

Tandatangan : Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh

Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)

Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

58

KEW. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Tandatangan: Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Bil Jenis Inventori

Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori

Catatan

Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod

Sebenar Mengikut Rekod

Sebenar

Ya Tidak Ya Tidak

1. Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama

Bilik Mesyuarat Utama

40 38 Digunakan

2 di Bilik Bincang

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia

Bahagian : Jabatan Kastam Diraja Malaysia

59

• Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

PEMERIKSAAN

60

KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti berikut:

Bil Jab/Bhgn/PTJ Tarikh

1 Perbendaharaan 27.9.2007-29.11.2007

2. KDRM 12.2.2007-8.1.2008

3. JPPH 29.1.2008

4. PM Sarawak 31.12.2007

Tandatangan : ……………………….

Nama Pegawai Pengawal : Tan Sri Dr Wan Abdul Aziz bin Wan Abdullah

Tarikh : 13 Mac 2008

Cop Kem/Jab

61

BAB D :PENYELENGGARAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 62

OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

• Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.

• Memelihara dan memanjangkan jangkahayat • Meningkatkan keupayaan• Mengurangkan kerosakan• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan• Menjamin keselamatan pengguna• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta

produktif• Memelihara imej Kerajaan

63

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan(Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

JENIS PENYELENGGARAAN

64

MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitanaset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk

tindakan penyelenggaraan.

PENYELENGGARAAN

65

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/Jabatan:

(a) Menyedia Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW. PA-13).

(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksana program penyelenggaraan(d) Merekod penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan

Harta Modal (KEW. PA-14)(e) Menilai program penyelenggaraan(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

pihak swasta.

66

KEW. PA-13SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN

PENYELENGGARAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset)

KEMENTERIAN : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

Jabatan/Bahagian :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR

Bil No. Siri Pendaftaran Jenis/Jenama/Model

Lokasi Aset Catatan

1. NRE/JAS/JH25/H/07/6 Split Air Conditioner Philip

Bilik Mesyuarat 1 6 bulan sekali

2. NRE/JAS/JH25/H/07/7 Split Air Conditioner Philip

Bilik Mesyuarat 2 6 bulan sekali

3. NRE/JAS/JH25/H/07/8 Pacuan 4 Roda Perodua Kembara

Pentadbiran 3 bulan sekali

KEW. PA-14DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL

(Diisi oleh Pegawai Aset)

Sub Kategori: Kereta No. Siri Pendaftaran:NRE/JAS/JH25/H/07/08

Jenis : Perodua Kembara Lokasi : Pentadbiran(a)Tarikh

(b)(Butir-butir Kerja)

(c)No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh

(d)Nama Syarikat/Jabatan YangMenyelenggara

(e)Kos

(f)Nama danTandatangan

16 Jun 2007

Pembaikan/Penyelenggaraan hawa dingin dan compress air clucth booster.

AA 982615 MS Cooling Sdn. Bhd.

RM1,150.00 Masri bin Jamil

BAB E:PELUPUSAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 69

PELUPUSAN

DEFINISI OBJEKTIF

URUSETIA PELUPUSAN

KUASA MELULUS

KAEDAH PELUPUSAN

A) PERAKUAN PELUPUSAN

E) TINDAKAN SELEPAS

KELULUSAN

B) LAPORAN LEMBAGA

PEMERIKSA

C) TINDAKAN SEMASA

PELUPUSAN

SKOP

JUSTIFIKASI

PROSES PELUPUSAN

PINDA KAEDAH

LANJUT TEMPOH

70

Pelupusan ialah satu proses untuk

mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah yang

ditetapkan.

DEFINISI PELUPUSAN

71

Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan

aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan;

Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat;

Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan

dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas

sebab-sebab tertentu

OBJEKTIF PELUPUSAN

72

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan

Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan aset

Rosak dan tidak boleh digunakan

Tiada alat ganti

Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi

Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum

Melebihi keperluan

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan

73

KUASA MELULUS

PERBENDAHARAANKEMENTERIAN/

JABATAN

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

74

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih

RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

75

Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya

kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha/ Timbalan KSU/ Setiausaha

Bahagian (Pengurusan Aset)

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

76

77

KUASA MELULUS JABATAN

JabatanPeringkat Negeri:

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya

kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

Kuasa Melulus: Pengarah Negeri/ Timbalan Pengarah Negeri (Jab.

Persekutuan Peringkat Negeri)

Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000

Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000

Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000

Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta

Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956

P.U. (B) 285

NEGERI

BAHAGIAN

IBU PEJABAT

KEMENTERIANPERBENDAHARAAN

KUASA MELULUS

UNIT PENGURUSANASET KEMENTERIAN/JABATAN

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksamengikut Kew. PA-15

Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16

Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.PA-17

Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur

Mengemukakan permohonan pelupusan kepadaKuasa Melulus

URUSETIA PELUPUSAN

Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan

LEMBAGA PEMERIKSA

Pelantikan Lembaga Pemeriksa

Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan

tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun

Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada:

i. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset;

ii. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset;iii. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan

Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; daniv. Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh dilantik, jika

perlu.

80

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal danElektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakarkhusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan olehPegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh

1 tahun.

82

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Sedia dan kemuka jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan

Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan

Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan

Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai Tandatangani KEW.PA-17 dan kemuka kepada

Urusetia Pelupusan

84

KEMENTERIAN/JABATAN: KEM. KESIHATAN/HOSPITAL KUALA LUMPUR (HKL)

SEUNIT J UMLAH SEUNIT J UMLAH(RM) (RM) (RM) (RM)

1 Pentadbiran Kenderaan buah 1 15.9.1997 7 tahun 65,000 65,000 15,000 15,000 masih boleh sebuthargadigunakan

2 Mesin X-Ray buah 1 11.6.1985 18 tahun 150,000 150,000 - - rosak sisa besi

J UMLAH 215,000 215,000 15,000 15,000

KESELURUHAN

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tandatangan ………………………………..(Pengerusi)Nama dan J awatan ………………………………………………

Tarikh pemeriksaan:………………………………….Tandatangan ………………………………………(Ahli)

Tempoh pemeriksaan………………………………………………………… Nama dan J awatan ………………………………………………

Tandatangan ………………………………………(Ahli)

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN

TEMPOH DIGUNAKAN/SIMPANAN

KETERANGAN ASET

SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN JUSTIFIKASI

UNIT KUANTITIBILJABATAN/BA

HAGIAN

KEW. PA-17

TEMPOH DIGUNAKAN

HARGA PEMBELIAN ASAL

NILAI SEMASA NYATAKAN KEADAAN ASET DENGAN J ELAS

85

Dokumen sokongan:

(i) Surat permohonan Kementerian/ Jabatan bagi pelupusan secara pindahan,

(ii) Surat permohonan organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan bagi pelupusan secara hadiah

(iii) Justifikasi tukar beli (trade in) dan tukar barang (barter trade).

86

sambungan…

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

• Tempoh Tindakan PelupusanTindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.

• Pelanjutan Tempoh Pelupusan(a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada

Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.

(b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

87

KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender Tukar Beli (Trade In)

Jualan Sebutharga Tukar Ganti (Cannibalize)

Jualan Lelong Pindahan

Jualan Sisa Hadiah

Tukar Barang (Barter Trade)

Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai

88

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

•Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan•JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan•Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa•Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

93

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh

kelulusan.

Jika tempoh pelupusan tamat, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

94

• Kemas kini Daftar Harta Modal/Daftar Inventori

• Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 disediakan dan kemukakan kepada Kuasa Melulus bersama:

- Resit jualan

- Surat Akuan Terima

- Sijil Penyaksian Pemusnahan

TINDAKAN SELEPAS PELUPUSAN SELESAI

95

UNIT PENGURUSANASET KEMENTERIAN/JABATAN

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan

Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan

Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan

Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan

URUSETIA PELUPUSAN

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

KEW. PA-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

99

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANTAHUN : 2007

KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

KEW.PA-20

BIL KEMENTERIAN/JABATAN

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL(RM)

HASILPELUPUSAN(RM)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA(RM)

1. JABATAN ALAM SEKITAR

2,000,000 100,000

JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN

1,500,000 400,000 RM100,000

2. JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN

5,000,000 200,000 4,000,000 900,000 100,000

Tandatangan Pegawai Pengawal Cop Jabatan:

Nama:

Jawatan: KETUA SETIAUSAHA

Tarikh:10 Mac 2008

BAB F:KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 101

HAPUSKIRA

DEFINISI OBJEKTIF

URUSETIA KEHILANGAN &

HAPUSKIRA

KUASA MELULUS

PROSES HAPUSKIRA

A) MELAPORKAN KEHILANGAN

D) LAPORAN AKHIR

E) TINDAKAN SELEPAS

KELULUSAN

B) LAPORAN AWAL

C) JAWATANKUASA

PENYIASAT

SKOP

102

DEFINISI

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

KEHILANGAN

HAPUSKIRA

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan,

kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

103

Ketua Jabatan termasuk Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah

PEGAWAI PENGAWAL

KETUA JABATAN

Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian

104

sambungan…

KUASA MELULUS

PERBENDAHARAANKEMENTERIAN/

JABATAN

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

105

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya

lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

106

Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya

kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus: Ketua Setiausaha (KSU)

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

107

108

KUASA MELULUS JABATAN

JabatanPeringkat Negeri:

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya

kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus: Pengarah Negeri (Jab. Persekutuan Peringkat Negeri)

Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000

Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000

Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000

Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta

Melebihi RM200,000 atau agregat melebihi RM1 juta

KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956

P.U. (B) 285

NEGERI

BAHAGIAN

IBU PEJABAT

KEMENTERIANPERBENDAHARAAN

KUASA MELULUS

KECURIAN, PENIPUAN DAN KECUAIAN PEGAWAI

AWAM TANPA MENGIRA NILAI ADALAH TERTAKLUK

KEPADA KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

KUASA MELULUS HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual B di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956

P.U. (B) 285

•Tidak melebihi RM10,000 atau agregat RM100,000

Negeri

•Tidak melebihi RM25,000 atau agregat RM500,000

Bahagian

•Tidak melebihi RM50,000 atau agregat RM500,000

Ibu Pejabat

•Tidak melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta

Kementerian

•Melebihi RM200,000 atau agregat RM1 juta

Treasury

Sila ambil perhatian!***tukar ATAU kepada DAN

KUASA MELULUS

Kehilangan sebuah notebook bernilai RM 5950 kerana kecuaian meninggalkan notebook di bilik mesyuarat hotel kerana mengandaikan pihak hotel akan menjaga keselamatan bilik tersebut

Kehilangan 474 unit peralatan pejabat yang hendak dilupuskan bernilai RM902,679.80 kerana telah dicuri

Kehilangan tiga unit tengkorak (peralatan makmal) dan disedari semasa pemeriksaan aset dilakukan

Kehilangan sebuah notebook HP dan sebuah LCD Projektor bernilai RM16,200 kerana rumah dipecah masuk

CONTOH KES HAPUS KIRA

Kehilangan sebuah notebook Mimos Tetra bernilai RM6840 kerana kecuaian meninggalkan aset di dalam boot kereta

Kehilangan sebuah notebook Compaq NX9000 kerana kecuaian meninggalkan aset di atas meja untuk keluar rehat tengah hari

Kehilangan sebuah notebook Dell Latitude C640 bernilai RM5,800.00 di Bilik Guru sesi akibat diletak di atas meja di bilik guru kerana pergi mengajar.

Kehilangan notebook Dell bernilai RM5,100.00 di tempat letak kereta sekolah kerana kecuaian meninggalkan notebook tersebut di dalam kereta tanpa mengunci dan mematikan enjin.

Kehilangan sebuah notebook Acer Travelmate bernilai RM3988.00 kecuaian meninggalkan aset di atas kerusi di ruang makan hotel. Beg Laptop telah ditukar dengan beg yang kosong

sambungan…

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

TUGAS

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan

Daftar Inventori KEW. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.

113

TUGAS

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripadaJawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum

diperolehi.

sambungan…

114

PROSES HAPUS KIRA

1. MELAPORKAN KEHILANGAN

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawabke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

115

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua

Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.116

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;

ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan

sebagai Pengerusi.

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yangtidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

117

KEW. PA-29

No. Rujukan Fail: SULIT.KE.HG.(80)347/02(4)

Tarikh:01 Jun 2007

Kepada:

Encik Muhamad Azmi bin Bakar

Penolong Pengarah Kanan Kastam

Cawangan Penilaian dan Pasca Import

Ibu Pejabat

(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA

Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat

untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam

Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3))

2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.

3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007.

Tandatangan :…………………………………….

Nama Pegawai Pengawal :Dato’ Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah

Kementerian/Jabatan :Perbendaharaan Malaysia

4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

b) Memeriksa sendiri tempat kejadian.

c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

d) Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

e) Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA)

dan Arahan Keselamatan dipatuhi

f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak

berulangnya kejadian kehilangan.

h) Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

119

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)

120

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

sambungan…

121

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan

kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

sambungan…

122

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Nyatakan:1. Keterangan Aset Yang Hilang

(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Dell Latitude C640 (c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 18.11.2002(e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800

2. Perihal Kehilangan(a) Tarikh diketahui

18.6.2007(b) Tarikh Sebenar berlaku

18.6.2007 (1.40 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)(c) Tempat Kejadian

Bilik Guru SMK Tok Janggut Lumut

(d) Bagaimana kehilangan diketahuiApabila hendak mengambilnya untuk dibawa balik ke rumah di

dapati aset tiada.

(e) Bagaimana kehilangan berlakuDicuri semasa ketiadaan guru-guru di Bilik Guru.

KEW. PA-30

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.Belum diterima.

4. Nama pegawai yang:(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.

Encik Asri bin Ali(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia

Puan Azura bt. Jamal(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.

Encik Asri bin Ali

(b) Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29(ii) Tugasnya serta senarai tugas(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

Tetap dan berpencen(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan

peraturan atau arahan tertentu.Tiada

sambungan…

(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan27.10.2020

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)Tiada

(vii) Maklumat lain, jika ada.

5. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.Semua guru diingatkan supaya menjaga aset yang dibekalkan pada tahap maksimum dan menyimpan ditempat yang berkunci dan tidak terdedah pada pandangan umum.

sambungan…

7. Rumusan Siasatan

Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas

note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya

memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum

meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang

di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat

aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset

Kerajaan.

8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Encik Asri bin Ali untuk memastikan note book disimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : AhliNama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :

sambungan…

9. Syor dan Ulasan

SyorNote Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Encik Asri bin Ali.

UlasanTindakan surcaj dikenakan kepada Encik Asri bin Ali di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.

Tandatangan :

Nama :

Jawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

Tarikh :

Cop Kemeterian :

sambungan…

KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH

(ELEKTRONIK) YANG HILANGmelalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 5 FEBRUARI 2009

Bagi menambah baik sistem penyampaian, Perbendaharaanbersetuju supaya kehilangan peralatan, elektronik,

telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihimelebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripadatindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik

mengikut nilai semasa

Kaedah ini berkuatkuasa kepada permohonan yang dikemukakan

pada atau selepas 5 Februari 2009

sambungan…

S.A.P 5 FEBRUARI 2009

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

i. Bayaran balik terhad untuk:

“walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone”

iii. Nilai semasa • Adalah nilai semasa berlaku kehilangan aset• Berdasarkan anggaran susut nilai yang

dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset• Diperakukan oleh JKPAK peringkat Kementerian atau Jabatan

ii. Kuasa melulus: (a) Ketua Setiausaha Kementerian atau (b) Ketua Pengarah Jabatan

sambungan…

iv. Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan perlu melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

v. Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 sebagaimana keperluan PP5/2007

vi. Laporan Polis dan Laporan Awal perlu dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira.

Sebelum meluluskan sebarang bayaran balik dan hapus kira, pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan

sambungan…

vii. Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam kod hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

viii. Bayaran balik hendaklah direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan

ix. Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) Daftar Inventori

x. Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

sambungan…

PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI

HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANGmelalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH 31 Julai 2009

i. Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM5,000 belum diputuskan oleh PBTtermasuk kes-kes sebelum SAP bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkanadalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

ii. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawaiatau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilanganitu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian;dan

sambungan…

iii. Skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000.00 kecualiaset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata apiatau aset yang sukar diperoleh, peralatan/komponen strategik atau aset yang digunakan bagi maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitandengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.

sambungan…

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

A

Laporan polis

Laporan Awal

Bayar Balik?

Lantik J/k Penyiasat

Laporan Akhir

Syor & Ulasan

Surcaj @Tatatertib?

Lembaga Tatatertib

Kemaskini Rekod

ada

tiada

Tidak

Ya

Tentukan Nilai Semasa

PerakuanJKPAK

Kemuka PadaKSU/KP untuk

kelulusan

B

B

Lulus ?

B

Tidak

SuratBayar Balik

Rekod BukuPerkhidmatan

Laporan kePerbendaharaan

Ya

Carta Aliran Kerja

6. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN

(c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

137

KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset)

Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk. 29).bertarikh 6 Julai 2007

Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/ Inventori berkenaan telah dikemaskini.

Tandatangan Ketua Jabatan :

Nama : BADRUL HISHAM BIN AMINJawatan : Pengetua Tarikh : 23 Julai 2007Kementerian/Jabatan : SMK Tawau

Bil Jenis Aset No. Pendaftaran

1. Note Book Acer Travel Mate KKM/SMKT 12/H/07/01

138

LAPORAN TAHUNAN

KEW. PA-32 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.

139

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN 2007

KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA

KEW. PA-32

Bil Ruj.Kelulusan Perbendaha-raan

Kem/Jab

Jenis Aset

PuncaKehila-ngan

NilaiPerolehanAsal(RM)

NilaiSema-sa(RM)

Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib

AmaunSurcaj(RM)

Tarikhdikenakan

JenisHukuman

TarikhDikenakan

1. KK/BKP 10 /291/20Jld. 3(sk. 29)Tarikh: 6 Julai 2007

SMK Tawau Sabah

Note Book Acer Travel Mate

Dicuri 6,840 6,840 6,840 4 Sept 2007

Tiada Tiada

JUMLAH 6,840 6,840 6,840

Tandatangan Pegawai Pengawal:

Nama : Tan Sri Dr. Zulkurnain Hj Awang

Jawatan: Ketua Setiausaha KPM

Tarikh: 10 Mac 2008 140

Terima Aset

Tentukan Kumpulan Aset

Daftar Aset

Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5

CetakKEW.PA-2 atau

KEW.PA-3

CetakLabel Aset

Kemaskini KEW.PA-7

Tempatkan Aset

Simpan Daftar Aset

Terima Aset bersama punca maklumat

Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset)

Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)/ Inventori (KEW.PA-3)

Kemaskini senarai daftar aset(Mengikut tahun semasa)

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)

Simpan kad untuk tujuan kemaskini

Pengesahan Pegawai

Rekod Pergerakan

Rekod Penempatan

Rekod Pemeriksaan

Rekod Penyelenggaraan

Proses Kehilangan

Proses Pelupusan

Kawalan dan Pem

antauan

Database

RUMUSAN

141

03-8884 9400/ 6834/ 9214/ 6836/6838/6873

03-8884 6894 / 6800

Unit Pengurusan Aset Alih, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Kementerian Pelajaran MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya

BAB A-D: mas.zainul@moe.gov.myBAB E: hylmee.zain@moe.gov.my

BAB F: shazana.noorzakri@moe.gov.myrizuani.arahman@moe.gov.my

PERTANYAAN

142

SEKIAN, TERIMA KASIHhttp://www.moe.gov.my/bppa

143