TATACARA TATACARA PERSURATAN RASMIPERSURATAN RASMI

Penyampai:Penyampai:Ahmadbi bin Haji OthmanAhmadbi bin Haji Othman

Pegawai LatihanPegawai LatihanInstitut Perkhidmatan AwamInstitut Perkhidmatan Awam

Jabatan Perdana MenteriJabatan Perdana MenteriNegara Brunei Darussalam.Negara Brunei Darussalam.

Surat Rasmi

• Segala yang bertulis @ bercetak untuk dihantar kepada penerima yang tidak terbatas sifat & saiznya

• Ditulis dalam urusan-urusan rasmi• Dikirim oleh orang ramai / firma kepada

Kerajaan & sebaliknya• Di antara kementerian / jabatan Kerajaan• Di antara negara dengan negara lain

Fungsi

• Menyelenggara satu saluran komunikasi di antara dua pihak

• Memelihara satu rekod tetap atau kekal mengenai komunikasi

Tujuan

• Menyampai maklumat• Mengaju pertanyaan• Memohon sesuatu perkara• dsbnya

Jenis-jenis Surat Rasmi

• Surat Keliling• Surat Pemberitahuan• Surat Arahan • Surat Makluman / Permohonan

Antara Jabatan / Kementerian• Memorandum• Minit• Poskad• Teleks / Telegram (kawat)• Faksimile; dsb.

Format Surat Rasmi

• Logo (kepala surat)• Nama dan alamat pengirim• Nombor telefon, teleks, faksimili,

e-mel• Bilangan rujukan fail• tarikh

Format Memorandum

• Saiz A4 atau A5• Perkataan MEMORANDUM• Daripada• Kepada• Tarikh• Garisan panjang melintang• Bilangan Rujukan Fail Kami / Tuan

M E M O R A N D U M

Ruj. TuanRuj. Kami:

Tarikh:

:Kepada

:Daripada

Format Surat Keliling / Surat Pemberitahuan

• Logo• Nama Kementerian / Jabatan• Bilangan dan tahun• Tajuk• Tandatangan• Rujukan• Tarikh

Format Minit

• Perkataan MINIT• Garisan panjang melintang

dan menurun

M I N I T

Kaedah Menulis

• Perancangan (draft) Supaya mencapai maksud, matlamat &

berkesan Bagaimana? Buat nota, catatan kasar

atau panduan sebelum menulis Sebelum ditaip, tentukan perancangan

dibuat dengan teliti

5W & 1H

What? (Apa?)Who? (Siapa?)When? (Bila?)Where? (Di mana?)Why? (Mengapa?)How? (Bagaimana?)

Secara ceramah dan interaksi.How? (Bagaimana?)

Tujuan: untuk memberi pengetahuan dan kemahiran mengenai kaedah penulisan minit, memorandum dan persuratan rasmi yang bersesuaian dengan tugas Guru Besar dan Penolong Guru Besar

Why? (Mengapa?)

Dewan Sekolah Rendah Rimba II , Brunei I IWhere?

(Di mana?)

Isnin, 09 Jun 2008Setengah hari (jam 8.40 pagi hingga 9.30 pagi)

When?

(Bila?)

85 orang Guru-Guru Besar dan Penolong-Penolong Guru Besar Yang Baru, Kementerian Pendidikan

Who?

(Siapa?)

Memohon perkhidmatan fasilitator dari IPA bagi mengendalikan Taklimat Tatacara Persuratan

What?

(Apa?)

Chontoh Borang ‘Draft’

Format

• Hendaklah menarik perhatian• Susunan berbeza mengikut jenis surat• Mengandungi alamat pengirim,

gantinama diri, isi surat, penutup, tandatangan dsb.

• Saiz kertas hendaklah sesuai agar tidak sesak atau renggang

Isi Surat • Fikir semasak-masaknya sebelum menulis• Tentukan maksud menulis surat itu• Hendaklah meliputi segala perkara yang

hendak disampaikan• Jika menjawab, mestilah menumpukan

jawapan kepada perkara yang dimaksudkan sahaja

• Jangan ada ulasan kepada perkara yang tiada kena mengena dengan surat itu.

Bahasa

• Gunakan bahasa / perkataan yang mudah difahami

• Terus menuju maksud yang hendak disampaikan (direct to the point)

• Haruslah bersopan santun & menunjukkan sifat hormat

Butiran

• Hendaklah disusun rapi mengikut tujuan surat

• Susunan butiran sebolehnya ringkas tetapi padat

• Lazimnya dibahagi & dijelaskan dalam perenggan yang berlainan

• Setiap perenggan memperkatakan tentang perkara atau tajuk yang hendak disampaikan

Perenggan

• Jika mengandungi banyak perenggan, hendaklah catat nombor perenggan, dimulakan pada perenggan kedua

• Jika perlu, setiap perenggan boleh disusuli dengan tajuk kecil

• Tujuan memberi nombor perenggan & tajuk kecil adalah bagi memudahkan penerima melihat perkembangan surat / membezakan bahan-bahannya dengan jelas

Gaya

• Merupakan satu aspek linguistik yang menekankan kepelbagaian penggunaan bahasa

• Juga dihubungkan dengan sifat penggunaan bahasa yang baik, berkesan & menarik

• Dengan itu faktor gaya harus diberi perhatian dalam penulisan surat rasmi

• Gaya yang sesuai akan membantu / memudahkan pemahaman kandungan sesuatu surat

• Gaya yang sesuai akan melebihkan lagi keberkesanan penulisan sesuatu surat

Gaya

• Hendaklah mudah tetapi berkesan• Jangan gunakan terlalu banyak perkataan

untuk menyatakan perkara yang mudah• Jangan pula gunakan perkataan terlalu

ringkas hingga boleh membawa berbagai makna

• Jangan juga gunakan ayat terlalu panjang hingga sukar untuk memahaminya

• Gunakan ayat yang tidak mengelirukan dari segi maksudnya

Ejaan

• Beri perhatian sewajarnya• Sekiranya banyak ejaan salah akan

membangkitkan perasaan kurang senang di pihak penerima

• Kalau ragu-ragu tentang ejaan, rujuk KAMUS atau hubungi DBP

Tanda Baca

Tanda-tanda baca yang salah boleh membawa maksud yang berlainan dan mengelirukan (boleh mengubah maksud sesuatu ayat)

Bersikap Adil

Cuba bersikap adil semasa menulis surat itu. Walaupun kita perlu bersikap simpati tetapi jangan terlalu merendah diri.

Walaupun demikian, penulis jangan sekali-kali menunjukkan sikap memerintah.

Kasar

• Cara sebaiknya apabila menulis itu ialah tidak bersikap terlalu kasar & bersikap tidak terlalu berlemah-lembut

• Jika tidak bersetujupun, jangan sekali bertindak di luar perikemanusiaan

• Semasa menulis surat aduan, perlu tunjuk sikap berlemah-lembut

• Bahasa yang lemah-lembut membayangkan peribadi & budi pekerti pengirimnya.

Ditaip

• Persuratan rasmi Kerajaan kepada Kementerian / Jabatan / orang ramai biasanya ditaip dengan mesin taip, word processor atau komputer

• Surat orang ramai kepada Kementerian / Jabatan boleh ditulis dengan tulisan tangan tetapi tulisan mesti jelas

Puji-pujian

• Mestilah sesuai kepada siapa surat ditujukan

• Penutup surat hendaklah sejajar dengan gantinama diri dalam surat itu

• Kadangkala, orang yang dikirimi surat itu tidak payah disebut nama batang tubuhnya; memadai sebut pangkat atau jawatan sahaja

Sampul Surat

• Alamat pada sampul surat hendaklah ditulis atau ditaip dengan lengkap, jelas & betul

• Pastikan agar POSKOD dibubuh mengikut nombor yang ditetapkan Jabatan Perkhidmatan Pos

Melipat Surat

• Surat yang telah ditandatangani hendaklah dilipat dengan cermat & betul caranya

• Kaedah yang baik ialah dengan cara melipat surat itu dua kali

• Sesuaikan lipatan surat dengan sampul surat yang hendak dikirim & lekatkan penutupnya dengan cermat

TATACARA PERHUBUNGAN PERSURATAN

DALAM SISTEM BERKEMENTERIAN

(S.K. JPM Bil. 4/1985 & 15/1987)

Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam Sistem Berkementerian

• Sesetengah Kementerian dan Jabatan Kerajaan sering keliru ketika memilih jenis atau tatacara yang digunakan bagi perhubungan persuratan di dalam sistem berkementerian

• Beberapa kesalahan yang ketara dilakukan ialah apabila satu Jabatan menggunakan surat (letter head) bila berhubungan dengan Kementerian sendiri atau Kementerian atau Jabatan di dalam Kementerian lain

• Satu panduan tentang Tatacara Perhubungan Persuratan Dalam Sistem Berkementerian telah dikeluarkan melalui Surat-Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bil. 4/1985 bertarikh 2 Mac 1985 dan Bil. 15/1987 bertarikh 11 Julai 1987.

TATACARA PERHUBUNGAN PERSURATAN DALAM SISTEM BERKEMENTERIAN

Surat (Letter head) & c.c kpd Kementeriannya

Jabatan kepada SUT di Kementerian lain(6)

MemoJabatan dlm satu kementerian kpd Jabatan di dlm Kementerian lain

(5)

MemoJabatan kpd Jabatan dlm Kementerian yg sama

(4)

MemoJabatan kpd SUT Kementerian dlm Kementerian yg sama

(3)

Surat (Letter head) & c.c. kpd Kementerian

berkenaan

SUT Kementerian dgn Jabatan lain bukan dlm kementeriannya

(2)

Surat (Letter head) SUT dgn SUT (Kementerian dgn Kementeriaan)

(1)

(S.K. JPM Bil. 4/1985 & 15/1987)

Terasul (Panggilan)Terasul (Panggilan)

Terasul (Panggilan)

• Terasul @ panggilan bagi pangkal nama seseorang adalah tertakluk kepada pangkat dan gelaran masing-masing

• Panggilan bagi pangkal nama seorang ketua jabatan @ individu yang tidak dikurniai gelaran & bintang kebesaran dimulakan dengan perkataan “Yang Mulia ……..(sebut nama atau jawatannya)”. Contoh:

Yang Mulia, Awang Sa Bali bin Abas Atau Yang Mulia, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, Negara Brunei Darussalam.

Terasul (Panggilan)

• Ada sesetengah pihak mewujudkan panggilan permulaan tersebut dengan perkataan “Yang Berbahagia ….” atau “Yang Terhormat …” dan sebagainya. Panggilan seumpama itu tidak lazim digunakan dalam tatacara mengalamatkan surat rasmi di Negara Brunei Darussalam.

• Terasul bagi pangkal nama orang-orang yang dikurniai gelaran dan orang yang dikurniai dengan Bintang Kebesaran NBD adalah menurut penyesuaian gelaran yang dikurniakan. Terasul lengkap dan cara mengalamatkan serta panggilan dalam surat menyurat yang diamalkan di negara ini boleh dirujuk dalam buku panduan yang dikeluarkan oleh Jabatan Adat Istiadat Negara.

TERASUL (PANGGILAN)

Yang Mulia … (namanya)Timbalan Menteri, SUT, Timbalan SUT & Ketua Jabatan

(6)

Yang Berhormat … (gelarannya bagi orang yang dikurniai gelaran) … namanya)

Yang Berhormat … (namanya)

Menteri-Menteri Kabinet & Ahli-Ahli Majlis Mesyuarat

(5)

Yang Mulia … (gelarannya) … (namanya)

Manteri-Manteri Hulubalang termasuk Manteri-Manteri Pedalaman

(4)

Yang Dimuliakan Pehin … (gelarannya) …(namanya)

Pehin-Pehin Manteri(3)

Yang Amat Mulia Pengiran … (gelarannya) Pengiran … (namanya)

Cheteria-Cheteria(2)

Yang Teramat Mulia Paduka Seri Pengiran … (gelarannya) Pengiran …

(namanya)

Wazir-Wazir(1)

Bentuk-bentuk Bentuk-bentuk Kesalahan Dalam Surat Kesalahan Dalam Surat

RasmiRasmi

Bentuk-bentuk Kesalahan

• Ejaan• Gaya• Terasul (panggilan)• Tatacara Perhubungan Persuratan

Dalam Sistem Berkementerian

Ejaan• Salah satu bentuk kesalahan yang

utama di dalam surat-surat rasmi Kerajaan

• Masih ada setengah pihak masih menggunakan ejaan lama @ mencampuradukkan ejaan baru vs lama

Ejaan• Kerajaan Kebawah DYMM telah

memaklumkan kepada semua Ketua Jabatan Kerajaan melalui Surat Keliling Pejabat Setiausaha Kerajaan Bil: 5/1983 bertarikh 13 April 1983 supaya penggunaan ejaan baru bagi NBD dimulakan pada awal tahun 1983 secara berperingkat-peringkat dengan menetapkan penggunaannya kepada Jabatan Kerajaan terlebih dahulu & kemudian diperluaskan kepada orang ramai.

Ejaan• Kesalahan yang menyalahi keselarasan

vokal• Kesalahan yang menyalahi peraturan-

peraturan kekecualian keselarasan vokal• Kesalahan-yang menyalahi peraturan-

peraturan menulis “di” dan “ke”• Kesalahan yang menyalahi peraturan

penggunaan tanda bacaan

Contoh Kesalahan Menyalahi Keselarasan Vokal

Mesti Kampung Boleh Kecenderungan Tempoh Penuh Ketul Tolong Nombor Masuk Atur Musuh Kedudukan Boleh Oleh Bina

MistiKampongBolihKecenderonganTempuhPenohKetolTulongNumborMasokAtorMusohKedudokanBolihOlihBena

Contoh Kesalahan Menyalahi Kekecualian Keselarasan

Vokal

Aneh LaporCalon LaporanPamerBinaKilang

AnihLapurCalunLapuranPamirBenaKelang

Contoh Kesalahan Berhubung Aspek Rangkap

Konsonan

KontrakKompleksSkopSkim

KonterekKomplekSekopSekim

Kesalahan Berhubung Penulisan “di” dan “ke”

• Penulisan kedua-dua morfem ini menimbulkan masalah kerana “di” dan “ke” boleh berfungsi sebagai awalan (kata kerja) dan juga sebagai kata depan

• Cara penulisannya telah ditetapkan iaitu “di” dan “ke” ditulis terpisah jika ia berfungsi sebagai kata depan. Contoh: “ke pasar”

Kesalahan Berhubung Penulisan “di” dan “ke”

• Tapi jika “di” atau “ke” berfungsi sebagai awalan, perlu digabungkan dengan kata dasar. Contoh: “kehendak”; “ditulis”.

• Semua kata partikel (kah, tah & lah) dan juga kata ganti yang menunjukkan kepunyaan perlu digabungkan kepada kata sebelumnya. Contoh: “apatah”; “rumahmu”.

Kesalahan Berhubung Penulisan “di” dan “ke”

DitandatanganiDinasihatkanDi sebuah kampungDi atas

Di-tanda-tanganiDi nasihatkanDisabuah kampongdiatas

Kesalahan Berhubung Penggunaan Tanda Bacaan

• Penggunaan tanda baca merupakan satu daripada perkara penting dalam penulisan

• Tanda baca yang diberi perhatian: tanda titik (.) tanda koma bertitik (;) tanda titik bertindih (:) tanda sempang (-) tanda ellipsis (…) tanda tanya (?) tanda seruan (!) tanda petik (“…”) tanda petik tunggal (‘…’) tanda garis miring (/) tanda penyingkat (‘)

SekianSekianTerima Kasih Atas Perhatian BiskitaTerima Kasih Atas Perhatian Biskita