TATACARA TATACARA SURAT MENYURATSURAT MENYURAT

TUJUAN SURAT RASMITUJUAN SURAT RASMI

TUJUAN SURAT RASMITUJUAN SURAT RASMI

Surat rasmi ditulis untuk tujuan seperti Surat rasmi ditulis untuk tujuan seperti berikut :berikut :

Membuat permohonanMembuat permohonan Membuat aduan / bantahan / cadangan / Membuat aduan / bantahan / cadangan /

pemberitahuan / arahan / notispemberitahuan / arahan / notis Membuat rayuanMembuat rayuan Membuat jemputan rasmiMembuat jemputan rasmi Menempah baranganMenempah barangan Meminta kebenaranMeminta kebenaran Atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmiAtau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi

BENTUK DAN FORMATBENTUK DAN FORMAT SURAT RASMI SURAT RASMI

i)i) MAKLUMAT PENGIRIMMAKLUMAT PENGIRIM

a)a) Kepala Surat Rasmi (Letterhead)Kepala Surat Rasmi (Letterhead)

Surat-surat yang dihantar di dalam atau di luar Surat-surat yang dihantar di dalam atau di luar kawasan Universiti mestilah menggunakan kawasan Universiti mestilah menggunakan kepala surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa kepala surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa kolej masing-masing.kolej masing-masing.

Kepala surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa Kepala surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa kolej boleh didapati daripada setiausaha agung / kolej boleh didapati daripada setiausaha agung / pembantu setiausaha masing-masing.pembantu setiausaha masing-masing.

Maklumat yang terdapat pada kepala surat rasmi Maklumat yang terdapat pada kepala surat rasmi ialah :ialah :

Logo / lambang persatuan / kelab / Logo / lambang persatuan / kelab / jawatankuasa kolejjawatankuasa kolej

Nama jabatan / kelab / jawatankuasa kolejNama jabatan / kelab / jawatankuasa kolej Alamat lengkapAlamat lengkap Nombor telefon dan faxNombor telefon dan fax

b)b) Rujukan SuratRujukan Surat

Terdapat 2 jenis rujukan :Terdapat 2 jenis rujukan :

1) Rujukan kami1) Rujukan kami

2) Rujukan tuan2) Rujukan tuan

Tujuan rujukan surat adalah bagi memudahkan Tujuan rujukan surat adalah bagi memudahkan rujukan pihak pengirim dan pihak penerima rujukan pihak pengirim dan pihak penerima mengesan surat-surat dan mengambil tindakan.mengesan surat-surat dan mengambil tindakan.

Rujukan surat biasanya terletak di bahagian Rujukan surat biasanya terletak di bahagian bawah kepala surat rasmi.bawah kepala surat rasmi.

c)c) Tarikh SuratTarikh Surat

Tarikh yang ditulis pada surat rasmi Tarikh yang ditulis pada surat rasmi adalah tarikh surat tersebut ditaip / adalah tarikh surat tersebut ditaip / ditandatangani.ditandatangani.

Tarikh biasanya ditulis di bawah no. Tarikh biasanya ditulis di bawah no. rujukan surat atau di sebelah kanan selari rujukan surat atau di sebelah kanan selari dengan nama negeri alamat pengirim.dengan nama negeri alamat pengirim.

Cara yang biasa digunakan untuk menulis Cara yang biasa digunakan untuk menulis tarikh ialah:tarikh ialah:

10 Disember 2004 ; atau 10 Disember 2004 ; atau 10 hb Disember 200410 hb Disember 2004

ii)ii) MAKLUMAT PENERIMAMAKLUMAT PENERIMA

Di dalam surat rasmi, maklumat penerima mesti mengandungi :Di dalam surat rasmi, maklumat penerima mesti mengandungi : Nama penerima / jawatan penerimaNama penerima / jawatan penerima Alamat lengkap penerimaAlamat lengkap penerima

Jika penerima surat bukan ahli persatuan / kelab / jawatankuasa Jika penerima surat bukan ahli persatuan / kelab / jawatankuasa kolej, pastikan surat rasmi berkenaan mestilah kolej, pastikan surat rasmi berkenaan mestilah melalui dan melalui dan salinansalinan individu-individu yang tertentu seperti berikut : individu-individu yang tertentu seperti berikut :

Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar); atauTimbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar); atau Timbalan Pendaftar HEP; atauTimbalan Pendaftar HEP; atau Penolong Pendaftar HEP; atau Penolong Pendaftar HEP; atau Pengetua; atauPengetua; atau Presiden Persatuan / Kelab / Jawatankuasa KolejPresiden Persatuan / Kelab / Jawatankuasa Kolej

Semua surat rasmi yang dibuat melalui individu-individu di Semua surat rasmi yang dibuat melalui individu-individu di atas, mestilah mendapatkan cop pengesahan dan tandatangan atas, mestilah mendapatkan cop pengesahan dan tandatangan individu berkenaan. individu berkenaan.

Satu salinan surat berkenaan hendaklah disediakan dan Satu salinan surat berkenaan hendaklah disediakan dan diberikan kepada individu berkenaan bagi tujuan rekod.diberikan kepada individu berkenaan bagi tujuan rekod.

iii)iii) KATA SAPAANKATA SAPAAN

Kebiasaannya surat rasmi dimulakan Kebiasaannya surat rasmi dimulakan dengan kata sapaan seperti berikut :dengan kata sapaan seperti berikut :

Yg. Bhg. Dato’/Prof.Yg. Bhg. Dato’/Prof. Dr. / Tuan / Puan / Saudara / Dr. / Tuan / Puan / Saudara /

SaudariSaudari

Kata sapaan lazimnya ditulis di Kata sapaan lazimnya ditulis di bahagian bawah baris akhir alamat bahagian bawah baris akhir alamat penerima (setelah dilangkaukan 2 baris)penerima (setelah dilangkaukan 2 baris)

vi)vi) KANDUNGAN SURATKANDUNGAN SURAT

a)a) Tajuk SuratTajuk Surat

Surat rasmi perlu mempunyai tajuk surat Surat rasmi perlu mempunyai tajuk surat yang perlu ditulis sebelum kandungan surat yang perlu ditulis sebelum kandungan surat dimulakan.dimulakan.

Tajuk surat mesti mencerminkan isi Tajuk surat mesti mencerminkan isi kandungan surat (ringkas dan padat).kandungan surat (ringkas dan padat).

Tajuk surat tidak perlu diakhiri dengan Tajuk surat tidak perlu diakhiri dengan noktah.noktah.

Kebiasaannya tajuk surat ditulis di bawah Kebiasaannya tajuk surat ditulis di bawah kata sapaan (setelah dilangkau 2 baris) kata sapaan (setelah dilangkau 2 baris) dengan menggunakan huruf besar serta dengan menggunakan huruf besar serta dihitamkan (bold) dan kadangkala digaris di dihitamkan (bold) dan kadangkala digaris di bawahnya.bawahnya.

b)b) Isi / Kandungan Surat RasmiIsi / Kandungan Surat Rasmi

Kandungan surat rasmi adalah terdiri daripada Kandungan surat rasmi adalah terdiri daripada maklumat, isi atau hal yang berkaitan dengan tajuk maklumat, isi atau hal yang berkaitan dengan tajuk surat yang ingin disampaikan kepada penerima surat yang ingin disampaikan kepada penerima surat.surat.

Ianya perlu jelas dan hanya memuatkan maklumat Ianya perlu jelas dan hanya memuatkan maklumat yang berkaitan sahaja. yang berkaitan sahaja.

Di dalam surat rasmi, lazimnya dihadkan kepada satu Di dalam surat rasmi, lazimnya dihadkan kepada satu perkara sahaja. Tindakan mencampurkan beberapa perkara sahaja. Tindakan mencampurkan beberapa perkara di dalam satu surat boleh menimbulkan perkara di dalam satu surat boleh menimbulkan beberapa masalah seperti :beberapa masalah seperti :

Beberapa perkara mungkin tertinggal dari tindakanBeberapa perkara mungkin tertinggal dari tindakan Keutamaan perkara tidak diketahui.Keutamaan perkara tidak diketahui.

Kandungan surat perlu disusun dalam beberapa Kandungan surat perlu disusun dalam beberapa perenggan mengikut kesesuaian dan dinomborkan perenggan mengikut kesesuaian dan dinomborkan mengikut turutan kecuali perenggan pertama dan mengikut turutan kecuali perenggan pertama dan perenggan terakhir (penutup).perenggan terakhir (penutup).

c)c) Penutup SuratPenutup Surat

Surat rasmi biasanya ditutup dengan Surat rasmi biasanya ditutup dengan maklumat yang berkaitan dengan arahan, maklumat yang berkaitan dengan arahan, syarat, harapan dan sebagainya.syarat, harapan dan sebagainya.

Contoh : Kerjasama pihak tuan amat Contoh : Kerjasama pihak tuan amat diharapkan diharapkan

untuk mempertimbangkan untuk mempertimbangkan permohonan ini.permohonan ini.

Selain dari itu, surat rasmi biasanya diakhiri Selain dari itu, surat rasmi biasanya diakhiri ddengan ungkapan tertentu seperti ddengan ungkapan tertentu seperti sekian, sekian, terima kasih atau sekian, dimaklumkan terima kasih atau sekian, dimaklumkan serta motto organisasi / persatuan / kelab / serta motto organisasi / persatuan / kelab / jawatankuasa kolej seperti jawatankuasa kolej seperti Berkhidmat Berkhidmat Untuk Negara (huruf besar dan Untuk Negara (huruf besar dan dihitamkan)dihitamkan)

v)v) HUJUNG SURATHUJUNG SURAT

Bahagian ini memuatkan maklumat Bahagian ini memuatkan maklumat tentang pengirim surat iaitu tentang pengirim surat iaitu tandatangan, nama, jawatan rasmi, tandatangan, nama, jawatan rasmi, nombor telefon serta email (jika ada).nombor telefon serta email (jika ada).

Di bawah ungkapan rasmi / motto, Di bawah ungkapan rasmi / motto, terdapat ungkapan hormat atau rujukan terdapat ungkapan hormat atau rujukan dari pengirim seperti dari pengirim seperti Yang benar atau Yang benar atau Salam hormat dan sebagainya.Salam hormat dan sebagainya.

Setiap surat rasmi mestilah Setiap surat rasmi mestilah ditandatangani oleh Presiden / Pengarah ditandatangani oleh Presiden / Pengarah Program / Setiausaha dan Program / Setiausaha dan tidak tidak dibenarkan menandatangani bagi pihak dibenarkan menandatangani bagi pihak orang lain.orang lain.

CONTOH SURAT RASMICONTOH SURAT RASMI

CONTOH SURAT RASMICONTOH SURAT RASMIRujukan Kami : UTM.06.01/Persatuan/Kelab/JKM/Jld… ( ) Rujukan Kami : UTM.06.01/Persatuan/Kelab/JKM/Jld… ( ) (Rujukan Surat)(Rujukan Surat)Rujukan Tuan :Rujukan Tuan :

Nama / jawatan PenerimaNama / jawatan PenerimaAlamat lengkap penerima Alamat lengkap penerima Tarikh : Tarikh : (Selari dengan nama negeri (Selari dengan nama negeri

alamat pengirin dan alamat pengirin dan tarikh srat ditaip tarikh srat ditaip atau ditandatangani)atau ditandatangani)

Melalui dan salinan: Melalui dan salinan:

Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)Universiti Teknologi MalaysiaUniversiti Teknologi Malaysia81310 UTM Skudai, JOHOR 81310 UTM Skudai, JOHOR Tuan / Puan,Tuan / Puan,

Tajuk Surat (HURUF BESAR DAN DIHITAMKAN)Tajuk Surat (HURUF BESAR DAN DIHITAMKAN)

Merujuk kepada perkara di atas, adalah dimaklumkan……Merujuk kepada perkara di atas, adalah dimaklumkan……(Perenggan tiada nombor dan rapat (Perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri)di sebelah kiri)

2.2. Isi surat yang berkaitan dengan tajuk surat.Isi surat yang berkaitan dengan tajuk surat.3.3. Isi surat……Isi surat……

Kerjasama dan pertimbangan yang sewajarnya dari pihak tuan amat kami harapkan. Kerjasama dan pertimbangan yang sewajarnya dari pihak tuan amat kami harapkan. (Penutup (Penutup Surat)Surat)

Sekian, terima kasihSekian, terima kasih

““BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (Huruf besar dan dihitamkan)(Huruf besar dan dihitamkan)

Yang benarYang benar

NAMA PENUH PENGIRIM (Huruf Besar dan dihitamkan)NAMA PENUH PENGIRIM (Huruf Besar dan dihitamkan)Jawatan (Hurug kecil)Jawatan (Hurug kecil)No. Telefon No. Telefon

ETIKA MEMBUATETIKA MEMBUAT SURAT RASMI SURAT RASMI

ETIKA MEMBUAT SURAT RASMIETIKA MEMBUAT SURAT RASMI

Mesti mempunyai maklumat penerima yang lengkap dan Mesti mempunyai maklumat penerima yang lengkap dan tepat.tepat.

Semua surat menyurat hendaklah dipanjangkan melalui Semua surat menyurat hendaklah dipanjangkan melalui TNC (HEP).TNC (HEP).

Mesti menggunakan kepala surat rasmi (letterhead).Mesti menggunakan kepala surat rasmi (letterhead). Jika surat rasmi ditaip menggunakan komputer, Jika surat rasmi ditaip menggunakan komputer,

kebiasaannya menggunakan tulisan kebiasaannya menggunakan tulisan ‘Times New Roman ‘Times New Roman atau Bookman Old Style’ saiz 10 - 12atau Bookman Old Style’ saiz 10 - 12

Mesti mempunyai tarikh dan no. rujukan yang betul.Mesti mempunyai tarikh dan no. rujukan yang betul. Mempunyai tajuk dan isi surat yang berkaitan serta Mempunyai tajuk dan isi surat yang berkaitan serta

ringkas dan padat.ringkas dan padat. Menyertakan lampiran (jika perlu) dan lampiran perlu Menyertakan lampiran (jika perlu) dan lampiran perlu

dinomborkan (contoh : Lampiran I,II atau Lampiran A,B dinomborkan (contoh : Lampiran I,II atau Lampiran A,B dan sebagainya)dan sebagainya)

Semua surat rasmi mesti mempunyai tandatangan Semua surat rasmi mesti mempunyai tandatangan pengirim, nama penuh, jawatan dan no. telefon.pengirim, nama penuh, jawatan dan no. telefon.

Salinan surat kepada yang berkaitan.Salinan surat kepada yang berkaitan. Semua sampul surat tidak perlu digam kecuali surat Semua sampul surat tidak perlu digam kecuali surat

sulit.sulit. Semua perbelanjaan pos adalah di bawah urusan HEPSemua perbelanjaan pos adalah di bawah urusan HEP

KESILAPAN SURAT KESILAPAN SURAT RESMIRESMI

Kesilapan Pada Surat Rasmi Kesilapan Pada Surat Rasmi Yang Sering BerlakuYang Sering Berlaku

Maklumat penerima surat tidak lengkap atau salah.Maklumat penerima surat tidak lengkap atau salah.

Tidak mempunyai tarikh dan nombor rujukan Tidak mempunyai tarikh dan nombor rujukan Persatuan / Kelab / JKM.Persatuan / Kelab / JKM.

Kesilapan protokol / status jawatan penerima suratKesilapan protokol / status jawatan penerima surat

Tajuk dan isi surat tidak berkaitan antara satu sama Tajuk dan isi surat tidak berkaitan antara satu sama lain.lain.

Isi surat dan bahasa yang tidak lengkap serta meleret.Isi surat dan bahasa yang tidak lengkap serta meleret.

Salinan surat (salinan kepada) yang tidak berkenaan Salinan surat (salinan kepada) yang tidak berkenaan atau tidak diberikan.atau tidak diberikan.

Tiada tandatangan pengirim.Tiada tandatangan pengirim.

Butir-butir aktiviti / program / perasmian yang tidak Butir-butir aktiviti / program / perasmian yang tidak lengkap.lengkap.

SEKIANSEKIAN

TERIMA KASIHTERIMA KASIH