tatasusila dan protokol mesyuarat

1TATASUSILA DAN PROTOKOL MESYUARAT BERKUALITIDAN_MM

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

TATASUSILA DAN PROTOKOLMESYUARAT BERKUALITI




Tatasusila dan Protokol Mesyuarat

Merupakan antara aspek-aspek penting dalam

pengurusan mesyuarat;

Tatasusila mesyuarat merupakan satu proses

untuk meningkatkan tahap keberkesanan

mesyuarat.

Protokol mesyuarat meliputi susun atur ahli dan

peralatan tempat mesyuarat. Penting untuk

kejayaan, kelancaran mesyuarat dan meningkat

imej penganjur mesyuarat.




Langkah mewujudkan tatasusila mesyuarat

Elakkan gangguan telefon kecuali perkara penting;

Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran;

Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan

kurang minat;

Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian

Mencari perkara-perkara yang positif; dan

Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.




Definisi Susun Atur

Menempatkan ahli-ahli mesyuarat menurut

keutamaan, kekananan dan fungsi ahli, dan

menentukan lokasi peralatan serta

kelengkapan sesuai dengan keluasan ruang

bilik mesyuarat.




Prinsip Susun Atur

Terdapat empat prinsip utama iaitu;

Susunan keutamaan ahli

Pengerusi merupakan orang terutama yang memimpin

mesyuarat;

Di antara ahli yang bergelar ( spt. Tun, Tan Sri atau Dato’ )

mendahului mereka yang tidak bergelar;

Penjawat awam bergelar mendahului penjawat swasta

(gelaran anugerah kebesaran tidak diambil kira); dan

Penjawat yang lebih kanan mendahului mereka yang lebih

rendah (walaupun menyandang sebarang gelaran).




Susunan tempat duduk

Tempat duduk pengerusi mesti dapat memandang ahli;

Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi disebelah kanan;

Kedudukan lain-lain ahli hendaklah diselang-selikan, berasaskan keutamaan dan kekananan mereka;

Ahli yang berfungsi (membuat persembahan) duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan pengerusi disebelah kiri (*).

Setiausaha duduk di meja khas (*).

(*) Pengerusi boleh mengubah kedudukan mengikut kesesuaian.




Lokasi peralatan dan kelengkapan

Peralatan dan kelengkapan perlu berfungsi

dengan baik;

Peralatan dan kelengkapan mudah dicapai dan

digunakan.




Pelan susun atur bilik mesyuarat

Disusun mengikut tujuan mesyuarat;

Menyebarkan maklumat;

Membuat keputusan; dan

Rundingan.




Contoh susun atur

menyebar maklumat




Contoh susun atur membuat keputusan

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilanganpeserta yang tidak ramai.

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagibilangan peserta yang ramai.





Sesuai apabila bilangan peserta adalah ramai dankawalan lebih ke atas ahli diperlukan.

Sesuai apabila bilangan peserta terlalu ramai.




Contoh susun atur rundingan




Terima kasih

[email protected] (DAN)03-6105 6161/012-306 6257

mailto:[email protected]

tatasusila dan protokol mesyuarat

Documents

Transcript of tatasusila dan protokol mesyuarat