1

TEGURAN AUDIT NEGARA TERHADAP

KEBERKESANAN FUNGSI LEMBAGA

PENGARAH

31 MEI 2011

HOTEL LE MERIDIAN,

KUALA LUMPUR

OLEH:

Saadatul Nafisah Bt Bashir Ahmad

Jabatan Audit Negara

SEMINAR PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

LEMBAGA PENGARAH DALAM PENGURUSAN BADAN

BERKANUN KEMENTERIAN PENGANGKUTAN

2

PEKELILING DAN ARAHAN

1. Surat Pekeliling Am Bil 3 Tahun 1998

Garis Panduan Mengenai Peranan Dan Tanggungjawab Kementerian,

Lembaga Pengarah Dan Ketua Eksekutif Dalam Pengurusan Badan

Berkanun Persekutuan.

2. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007

Garis Panduan Untuk Penyediaan Dan Pembentangan Laporan

Tahunan Dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan.

3. Surat Pekeliling Perbendahraan bil 1 Tahun 2011

Penyertaan Anak-anak Syarikat Badan Berkanun Dalam

Perolehan Badan Induk Berkenaan

3

1. Penyediaan Dan Penyerahan Akaun-akaun

2. Laporan Oleh Juruaudit Ke Atas Akaun-

Akaun Tahunan.

3. Kehendak Pekeliling.

4. Perancangan Program Dan Projek.

5. Pengawasan Ke Atas Syarikat Subsidiari.

6. Pengauditan Pengurusan Kewangan.

AGENDA

4

Pekeliling Bil. 15 Tahun 1994 Garis Panduan Penyediaan

Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan telah diganti

dengan Pekeliling Bil. 4 Tahun 2007.

Antara Perubahan :

Penyata Kewangan BBP boleh dikemukakan kepada Jabatan

Audit Negara untuk pengauditan tanpa ditanda tangani oleh

Pengerusi dan seorang ahli Lembaga Pengarah. Hanya perlu

diakui oleh pegawai utama yang bertanggungjawab ke atas

pengurusan kewangan

Agensi menerima balik Penyata Kewangan yang telah diaudit

dari Jabatan Audit Negara selewat-lewat pada 31 Julai.

1. PENYEDIAAN DAN PENYERAHAN

AKAUN-AKAUN

5

Membentangkan Penyata Kewangan dan Pemerhatian

Audit kepada Lembaga Pengarah sebelum 15 Ogos dan

Pengerusi serta seorang ahli menandatangani penyata

kewangan tersebut. Jika terdapat pindaan padanya

perakuan yang baru diperlukan.

Mengemukakan penyata kewangan yang telah lengkap

ditandatangani kepada Jabatan Audit Negara sebelum 22

Ogos untuk pengeluaran Sijil Audit sebelum 30 Ogos.

TUJUAN

Mempercepatkan pengauditan dan pengeluaran Laporan

Tahunan.

Sebahagian besar Agensi masuk menunggu sehingga 30

April untuk menghantar Penyata Kewangannya.

1. PENYEDIAAN DAN PENYERAHAN

AKAUN-AKAUN

6

2. LAPORAN OLEH JURUAUDIT LUAR

KE ATAS AKAUN-AKAUN TAHUNAN

Lembaga Pengarah perlu meneliti teguran dan

pemerhatian Audit dan penjelasan daripada pihak

pengurusan.

Isu-isu Yang Perlu Perhatian:

Berulang setiap tahun dan belum selesai.

Sistem kewangan yang masih belum kukuh menyebabkan

perbezaan jumlah yang ketara antara rekod (Sistem SAGA).

Menyebabkan Agensi mendapat Sijil Berteguran.

Pelarasan akhir tahun yang terlalu banyak (year end journal).

Pinjaman yang diberi kepada syarikat subsidiari/bersekutu

Pelaburan yang dibuat dalam syarikat subsidiari dan bersekutu.

7

Mesyuarat Lembaga Pengarah hendaklah diadakan sekurang-

kurangnya setiap 3 bulan.

Notis mesyuarat diedarkan sekurang-kurangnya 7 hari bekerja

dan diedarkan 3 hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat.

Minit mesyuarat perlu disediakan dalam tempoh 3 hari.

Sistem dan Peraturan Kewangan hendaklah diluluskan oleh

Lembaga Pengarah.

Pekiling Kerajaaan yang sesuai perlu diterima pakai.

3. Kehendak Pekeliling Dan Arahan

(Surat Pekliling Am Bil 3 Tahun 1998)

8

4. PERANCANGAN PROGRAM DAN

PROJEK

Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan:

Mempunyai sistem perancangan yang baik bagi pelaksanaan

program/projek/aktiviti.

Objektif program/projek dan faedah dihuraikan untuk penilaian.

Kesesuaiannya telah dikaji dan disokong dengan laporan cost

and benefits.

Implikasi kewangan jangka pendek dan panjang.

Sistem pengesahan dan pemantauan projek.

9

PEMERHATIAN AUDIT

Satu projek pembangunan usahasama antara Agensi

dengan sebuah syarikat.

Sumbangan Agensi melalui tanah yang dimiliki 40%

Syarikat melalui modal berbayar 60%.

Pembiayaan projek dibuat melalui penerbitan bon.

Agensi mengeluarkan surat sokongan kepada syarikat

penerbitan bon untuk mendapat penarafan yang baik.

Agensi juga mengeluarkan letter of undertaking.

Syarikat kurang berpengalaman dan menghadapi banyak

masalah dan projek diberhentikan walaupun sebahagian

besar daripada pinjaman telah dibelanjakan.

4. PERANCANGAN PROGRAM DAN

PROJEK

10

KETIDAKPATUHAN

Pengeluaran surat sokongan oleh Agensi bertentangan

dengan Seksyen 14(1) Akta Tatacara Kewangan, 1957.

Kemajuan projek perlu dibentang dalam Mesyuarat

Lembaga Pengarah

Lawatan ke tapak perlu diadakan oleh ahli Lembaga

Pengarah.

Perjanjian Konsesi perlu dibentang kepada Lembaga

Pengarah.

Due Diligent dan viability projek perlu dilaksanakan oleh

Agensi sebelum memilih rakan kongsi.

4. PERANCANGAN PROGRAM DAN

PROJEK

11

Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab

memastikan:

Semua keputusan yang dibuat oleh syarikat

subsidiari mendapat kelulusan Lembaga Pengarah

Badan Berkanun sebelum di laksanakan dan

dimaklumkan kepada Menteri.

Tujuan penubuhan dan pelaksanaannya.

Perancangan korporat dan pelaburan bagi 3 tahun

untuk syarikat itu.

5. PENGAWASAN KE ATAS SYARIKAT

SUBSIDIARI

12

PEMERHATIAN AUDIT

Sebuah syarikat subsidiari Agensi telah menubuhkan 7

syarikat subsidiarinya dan 17 syarikat bersekutu dalam

tempoh 2 tahun dengan pelaburan berjumlah RM25.38

juta.

Telah memberi pendahuluan kepada 4 syarikat

subsidiarinya dan 11 bersekutu berjumlah RM26.48 juta.

Pada akhir tahun ketiga kesemua 24 syarikat subsidiari

dan bersekutu mengalami kerugian terkumpul berjumlah

RM 32.37 juta.

Due diligent tidak dilaksanakan. Terhadap syarikat yang

dilabur.

4. PENGAWASAN KE ATAS SYARIKAT

SUBSIDIARI

13

PEMERHATIAN AUDIT

Kementerian Kewangan telah meluluskan kadar kepada

Pengerusi dan ahli Lembaga pada kadar RM1,000 dan

RM500.

Bagaimanapun, Lembaga Pengarah telah meluluskan

RM3,130 dan RM300 sebulan. Bercanggah dengan Arahan

Kementerian Kewangan dan Seksyen 132(2) Akta Syarikat

1965. Pengerusi membayar balik hampir RM22,000.

Jika seseorang Pengerusi Syarikat Induk memegang

jawatan Pengerusi Syarikat Subsidiari, tidak ada elaun

tetap boleh dibayar kepadanya bagi jawatan di syarikat

subsidiari mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil 5

Tahun 1993.

5. PENGAWASAN KE ATAS SYARIKAT

SUBSIDIARI

14

5. PENGAUDITAN PENGURUSAN

KEWANGAN

Jabatan Audit Negara melaksanakan pengauditan Pengurusan

Kewangan setiap 3 tahun terhadap Agensi dibawah

Kementerian Pengangkutan dan penarafan diberi seperti

berikut:

90 100

Sangat Baik

70 80 Baik

50 69 Memuaskan

49 ke bawah Tidak Memuaskan

15

Tumpuan Diberi Kepada 8 Kawalan Utama

Pengurusan; Bajet; Terimaan; Perbelanjaan; Akaun

Amanah Dan Kumpulan Wang Amanah; Aset Dan

Stor; Pelaburan Dan Pinjaman Dan Analisis Penyata

Kewangan.

Penarafan dibuat pada tahun 2008/2009 semua di tahap yang

baik dan penarafan akan dibuat semula pada 2011

Laporan Pengurusan Kewangan perlu di bentangkan dalam

Jawatankuasa Audit dan membincangkan isu-isu untuk

penambah baik.

6. PENGAUDITAN PENGURUSAN

KEWANGAN

16

Antara Isu-isu Dalam Pengauditan Lalu :

Mesyuarat Lembaga Pengarah tidak mengikut

tempoh yang ditetapkan.

Peraturan kewangan tidak lengkap dan

kemaskini.

Kawalan terimaan, kawalan perbelanjaan,

pengurusan aset dan stor masih lemah dan perlu

dipertingkatkan.

6. PENGAUDITAN PENGURUSAN

KEWANGAN

17

Lembaga Pengarah perlu melaksanakan tugas dan

tanggungjawab selaras dengan garis panduan dan

pekeliling yang ditetapkan.

Perhatian diberi terhadap aspek

penambah baik pengurusan kewangan dan

aktiviti Agensi terutama dalam program dan

projek pembangunan.

Pelaburan dan pendahuluan/pinjaman kepada

syarikat subsidiari dan bersekutu.

RUMUSAN

18