Terma Rujukan Jawatankuasa Kerja Konvokesyen USM ke...

JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM

BIL JAWATANKUASA SKOP TUGAS SENARAI JAWATANKUASA KECIL

ANGGARAN PERBELANJAAN

1. PENGERUSI Profesor Dr. Abd Aziz Tajuddin Pendaftar TIMBALAN PENGERUSI Encik Mohamad Abdullah Timbalan Pendaftar Kanan Pusat Transformasi Insan

1. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Konvokesyen USM

2. Melantik Jawatankuasa Kerja Konvokesyen USM ke55 3. Kawalan Peruntukan Bajet Konvokesyen

Setiausaha: Puan Nurul Nur Farhana Yahya Penolong Pendaftar Kanan Urusetia: Puan Ana Naziah Abdullah Bendahari: Puan Arni Adila

2. SEKRETARIAT KONVOKESYEN Ketua: Encik Izam Fairus Timbalan Pendaftar Pusat Media dan Perhubungan Awam

1. Menyediakan surat pelantikan Ahli Jawatankuasa Kecil 2. Menyediakan anggaran bajet 3. Menentukan tarikh/cadangan Konvokesyen 4. Menyediakan cadangan kedudukan ijazah mengikut

sidang 5. Menyediakan senarai dan mengeluarkan jemputan rasmi/

membuat susulan kepada; a. Tuanku Canselor b. Pro Canselor c. Ahli Lembaga Gabenor Universiti (LGU) d. Timbalan Naib Canselor e. Pengarah Kampus f. Pemangku Ketua Pustakawan g. Penasihat Undang-undang h. Bendahari i. Ahli-ahli Senat (semua siding dan majlis rasmi) j. Pegawai Agama k. Wakil Alumni l. Wakil Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) m. Ahli Bahasa Isyarat n. Kawalan Kehormat (Perbarisan) o. Dekan (Sesi Graduasi) p. Pegawai-pegawai Universiti Sidang Pertama

Upacara Konvokesyen q. Tetamu Graduan

6. Menyediakan Panduan Pentadbiran Upacara Konvokesyen 7. Menyediakan teks-teks ucapan Konvokesyen 8. Menguruskan Juru Foto rasmi Upacara Konvokesyen 9. Menguruskan Majlis Santapan Tengahari bersama MASS 10. Menguruskan Publisiti dan Media Upacara Konvokesyen

Ahli Jawatankuasa: Encik Tan Ewe Hoe Encik Ahmad Zulman Bin Mohd Zain Puan Marziana Binti Mohamed Alias Cik Nor Rafizah Hj. Md. Zain


11. Menguruskan hal-hal berkaitan DYMM Tuanku canselor termasuk kawalan kehormatan dan acara lain yang berkaitan

3. JAWATANKUASA PENERBITAN & REKABENTUK Ketua: Profesor Dr. Azizi Bin Bahauddin Pengarah, Pusat Seni Kreatif (CDH)

1. Penerbitan Buku Cenderamata Konvokesyen Melantik Jawatankuasa Kerja Konvokesyen USM ke55

2. Menyediakan kad-kad tetamu kenamaan, tetamu graduan dan tetamu lain

3. Menyediakan Banner Konvokesyen

4. JAWATANKUASA GRADUAN KEHORMAT DAN IJAZAH PERTAMA Ketua: Puan Noriah Mohamad Timbalan Pendaftar Kanan Bahagian Pengurusan Akademik

Graduan 1. Statistik Graduan Ijazah Pertama & Ijazah Tinggi (mod Kerja

Kursus & Campuran) 2. Penyediaan maklumat graduan untuk Buku Cenderamata

Konvokesyen 3. Penyelarasan data graduan bersama HEPA untuk Kajian

Pengesanan Graduan dan Tracers Study 4. Surat Pengesahan Pengijazahan Graduan 5. Maklumat Konvokesyen & Panduan Pendaftaran Graduan

dalam website Jabatan Pendaftar 6. Susun atur graduan dalam DTSP 7. Penyediaan data/kad RFID untuk sistem CRC 8. Penyelarasan sistem CRC (PPKT/PTPM) 9. Pendaftaran graduan dan memastikan graduan lengkap

berpakaian akademik sebelum ke DTSP 10. Pergerakan graduan atas pentas 11. Pelantikan Marsyal/Pembantu Marsyal 12. Taklimat Marsyal/Pembantu Marsyal 13. Raptai Konvokesyen 14. Urus Setia Graduan 15. Graduan Kehormat 16. Surat berkenan Tuanku 17. Surat jemputan Graduan Kehormat & biodata 18. Follow up kehadiran, jumlah tetamu, penginapan,

pengangkutan untuk disalurkan kepada AJK berkaitan:

Ahli Jawatankuasa: Encik Mohd Azizudin Mohd Shariff Puan Nooraida Mad Naser Encik Mohd Jalaludin Azizan


Maklumat Calon

19. Gambar passport/profil untuk buku konvokesyen 20. Jubah akademik 21. Gelaran akademik 22. Senarai jemputan 23. Jadual perjalanan dan penginapan 24. Pelantikan Pegawai Pengiring

Skrol dan Transkrip 25. Penyediaan anggaran belanjawan 26. Pembelian kertas skrol, transkrip dan sampul serta folder 27. Semakan data graduan dan keralatan (SMUP) 28. Penyediaan data untuk skrol dan transkrip akademik 29. Cetakan Skrol dan Transkrip akademik 30. Setup Kaunter Serahan Skrol dan Transkrip Akademik di

Dewan Utama Pelajar 31. Penyelarasan aktiviti/hutang pelajar bersama BHEPA,

Jabatan Bendahari, Perpustakaan dan Jabatan Keselamatan

5. JAWATANKUASA GRADUAN IJAZAH TINGGI

Ketua: Encik Roslan Ismail Timbalan Pendaftar Institut Pengajian Siswazah

1. Merancang dan memastikan pengijazahan siswazah ijazah tinggi mengikut syarat dan keputusan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa universiti

2. Menguruskan semua hal yang berkaitan dengan pengijazahan graduan ijazah tinggi termasuk edaran skrol ijazah

6. JAWATANKUASA FESTIVAL KONVOKESYEN a. Perasmian Convex b. Gerai Jualan Ketua: Encik Mohd Saad Hj. Din Timbalan Pendaftar Kanan Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar & Alumni

1. Menyelaras program di tapak konvokesyen sepanjang Upacara Konvokesyen

2. Menyelaras dan memantau gerai jualan di tapak konvokesyen

3. Menyelaras perasmian Convex

Ahli Jawatankuasa: Encik Zulkifli Che Hussin Pegawai Kebudayaan Kanan Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar & Alumni


7. JAWATANKUASA PENGURUSAN ACARA DAN PENTAS Ketua:

1. Menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan acara untuk semua majlis yang berkaitan upacara Konvokesyen

2. Menguruskan raptai/taklimat oleh Pendaftar kepada dekan-dekan/pembawa cokmar dan penerima ijazah kehormat

Prompter 1. Menyediakan kad-kad pengumuman yang akan dibuat

semasa di atas pentas DTSP 2. Membuat pengumuman-pengumuman khas 15 minit

sebelum sidang konvokesyen bermula 3. Menyediakan kad-kad titah/pengumuman/perisytiharan

DYMM Tuanku Canselor/Pro Canselor/Naib Canselor 4. Menyediakan skrol teks-teks titah ucapan/teks ucapan

yang akan disampaikan oleh DYMM Tuanku Canselor/Pro Canselor/Naib Canselor

5. Memastikan pada sepanjang ketika upacara konvokesyen berjalan prompter akan prompt semua pergerakan aktiviti berdasarkan Panduan Pentadbiran Konvokesyen yang disediakan oleh Sekretariat

Pembantu Pendaftar di atas Pentas 1. Menyusun semua skrol ijazah di atas pentas 2. Membantu pergerakan Pendaftar di atas pentas

sepanjang sidang upacara Konvokesyen berjalan

Prompter: Tuan Hj. Ramli Osman Encik Ahmad Salwan Abdul Wahab Pembantu Pendaftar di Pentas: Puan Rohilatifah Harun Puan Noor Hayati Mohammad Encik Mohd Rashid Abdul Rejab Encik Mohd Zulkarnain Mohamad Tajulariffin

8. JAWATANKUASA PENGURUSAN PERARAKAN UTAMA (Stage Party) Ketua: Dr. Hj. Musa Ali Pengarah Bahagian Sumber Manusia

Stage Party 1. Mendaftar senarai kehadiran stage party termasuk

pembawa cokmar 2. Menyusun tempat duduk (seating arrangement) stage

party mengikut kekananan 3. Menyusun perarakan masuk stage party 4. Menyusun kerusi tempat duduk stage party 5. Mengeluarkan kerusi yang lebih/menambah yang kurang 6. Menentukan pergerakan masuk dan keluar stage party


7. Memastikan ahli-ahli stage party mengikut tatacara pakaian upacara Konvokesyen

9. JAWATANKUASA PENGURUSAN PERARAKAN STAF AKADEMIK Ketua: Encik Mukhwim Maghribi Ketua Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar & Alumni

Perarakan Staf Akademik 1. Mendapatkan senarai nama jemputan/pencalonan dari

setiap PTJ/Kampus 2. Mengeluarkan surat jemputan dan menghubungi tiap-

tiap jemputan untuk pengesahan kehadiran dan pengurusan penggantian sekiranya gagal hadir

3. Menyemak senarai dan aturan staf akademik setiap sidang

4. Menyediakan jubah akademik kepada staf akademik 5. Memberi taklimat setiap sidang kepada staf akademik 6. Mendapatkan Marshall (Pegawai USM) untuk mengiringi

staf akademik 7. Membantu dalam hal ehwal kecemasan staf akademik

semasa upacara Konvokesyen

Nota ‐ Melibatkan hampir keseluruhan PTJ dan Kampus USM

termasuk staf Usahasama Akademik dari IPTA/IPTS lain bagi setiap sesi dan sidang

‐ Organisasi ini menguruskan sama ada 28 atau 60 staf akademik bagi setiap sidang tertentu Konvokesyen

‐ Melibatkan 10-12 staf sokongan bagi melancarkan perjalanan program. Semakan dan aturan tempat duduk DTSP diperlukan

‐ Staf juga diperlukan dalam penyediaan dan agihan jubah

Ahli Jawatankuasa: Encik Tuan Mohd Salman Tuan Mohd Jaafar Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar & Alumni

10. JAWATANKUASA LAMAN WEB KONVOKESYEN Ketua: Puan Roshitta Shariff Timbalan Ketua Pegawai Maklumat Bahagian Pengurusan Maklumat dan ICT Jabatan Pendaftar

Mengemaskini dan menyelaras maklumat graduan dan proses graduasi bagi upacara konvokesyen USM ke-55


11. JAWATANKUASA SAMBUTAN TETAMU & LIASON Tetamu Kenamaan Ketua: Puan Iza Rahayu Abd Rahim Timbalan Bendahari Tetamu Graduan Encik Zamzami Rasidi Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar dan Alumni Pegawai Pengiring Puan Fadzilla Binti Bosman Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Hal Ehwal Akademik dan Antarabangsa

Tetamu Kenamaan 1. Mendapatkan kehadiran kenamaan dari Sekretariat 2. Menyusun tempat duduk kenamaan dengan bantuan

Sekretariat 3. Memastikan kerusi kenamaan termasuk kerusi Diraja dan

TYT Yang di-Pertua Negeri Pulau Pinang disediakan 4. Menyambut dan mengiringi tetamu kenamaan 5. Membawa masuk DYMM Raja Perempuan Perlis dan isteri

kenamaan dari dalam Bilik Kenamaan memasuki DTSP sehingga duduk

6. Menyusun dan mengedarkan Buku Cenderamata Konvokesyen kepada para kenamaan

7. Menyediakan Buku Cenderamata yang disediakan tali khas untuk kenamaan/Tetamu Diraja

8. Membantu butler menyediakan minuman ringan untuk DYMM Tuanku Raja Perempuan Perlis/Kenamaan

9. Mengiringi tetamu kenamaan dari Blok Kenamaan pada setiap sidang Konvokesyen tamat

Tetamu Graduan 1. Membuka pintu dewan mengikut ketetapan masa setiap

sidang upacara konvokesyen 2. Menyambut ketibaan tetamu-tetamu yang terdiri

daripada ibu bapa dan keluarga graduan 3. Semak kehadiran jemputan secara berpasangan

(suami/isteri) atau berseorangan 4. Memastikan usia tetamu 12 tahun dan ke atas sebelum

dibenarkan masuk ke dewan 5. Mengoyak keratan pas masuk setiap tetamu yang masuk

ke dewan 6. Mengedarkan buku upacara konvokesyen kepada

tetamu 7. Memastikan tetamu berpakaian sopan mengikut

ketetapan upacara konvokesyen


8. Mengiringi dan menunjukkan tempat duduk kepada tetamu

9. Mengutamakan dan menyediakan ruang/tempat duduk khas kepada orang tua/uzur/OKU yang bertongkat dan berkerusi roda

10. Membenarkan orang tua/uzur/OKU masuk ke dalam dewan terlebih dahulu (mengikut budi bicara dan keadaan)

11. Menyediakan tempat duduk khas kepada pemberita/akhbar

12. Memastikan tetamu tidak membawa barang-barang yang merbahaya dan boleh mengganggu perjalanan upacara konvokesyen (tripod kamera/jambangan bunga yang terlalu besar/beg yang terlalu besar dan sebagainya)

13. Petugas penyambut tetamu hendaklah berpakaian sopan (suit dan bertali leher bagi lelaki dan pakaian yang sesuai bagi wanita), sentiasa tersenyum dan membuat sapaan yang baik kepada tetamu

Pegawai Pengiring 1. Menyelaras senarai pegawai pengiring tetamu

kenamaan 2. Menyambut dan mengiringi tetamu kenamaan 3. Menyelaras pengangkutan tetamu kenamaan bersama

pegawai pengiring

12. JAWATANKUASA JAMUAN a. Jamuan Tetamu Kenamaan b. Jamuan Staf Akademik c. Jamuan Media & Outrider d. Jamuan Petugas Konvo/ Kupon Makan

Petugas Ketua: Puan Siti Aishah Abdul Raffar Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Sumber Manusia Mohamad Kasyfi Bin Mohamad Taufik

Jamuan Tetamu Kenamaan Sebelum Majlis Konvokesyen

1. Mendapatkan sebut harga daripada caterer 2. Mendapatkan pengesahan pengurusan universiti

mengenai kaedah penyediaan makanan, pilihan menu dan jumlah jemputan kenamaan

3. Membuat rundingan ‘flow’ penyediaan makanan dengan pihak caterer

4. Menyediakan senarai keperluan barangan runcit untuk penyediaan bilik kenamaan (aras bawah, aras 1 dan aras 2)

1.


Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar dan Alumni

5. Memohon pendahuluan untuk membuat pembelian barangan runcit

6. Membuat pembelian pembelian barangan runcit 7. Membuat pinjaman alatan untuk bilik kenamaan 8. Membuat susun atur bilik kenamaan untuk kegunaan

sepanjang sesi konvokesyen

Semasa Majlis Konvokesyen 9. Menguruskan keperluan dan menjaga keselesaan tetamu

kenamaan sepanjang majlis konvokesyen 10. Menguruskan hidangan makanan kepada tetamu

kenamaan 11. Menguruskan tugas lain mengikut arahan/keperluan

pengurusan universiti

Selepas Majlis Konvokesyen 12. Memastikan kebersihan bilik kenamaan selepas digunakan 13. Mengubah kedudukan susun atur kerusi/meja/perabot di

bilik kenamaan mengikut susun atur asal 14. Menguruskan pemulangan alatan yang dipinjam

daripada Jabatan yang berkenaan (Pusat Islam/Pejabat Naib Canselor/Jabatan Pembangunan)

15. Memastikan invois jamuan makan diserahkan ke Jabatan yang berkenaan untuk tujuan pembayaran kepada pihak caterer

13. JAWATANKUASA PENGINAPAN TETAMU

KENAMAAN Ketua: Encik Hafiz Assad Bin Zakaria Pusat Perumahan dan Penginapan Universiti

1. Membuat tempahan hotel mengikut keperluan para kenamaan berdasarkan senarai yang disediakan oleh Sekretariat

2. Membantu tetamu kenamaan semasa daftar masuk dan keluar hotel

3. Membuat keputusan segera apabila timbul masalah termasuk mendapatkan nasihat Sekretariat

4. Membantu tetamu kenamaan untuk mendapatkan kenderaan yang disediakan – berhubung dengan pegawai pengiring dan pegawai yang berkaitan

14. JAWATANKUASA PERSEMBAHAN MUZIK DAN PANCARAGAM Ketua: Profesor Madya Mohamad Omar Bidin

1. Melatih dan menyediakan pasukan muzik untuk Upacara Konvokesyen

2. Menyediakan nota lagu yang bersesuaian


Dekan Pusat Pengajian Seni

3. Menyediakan pasukan pemuzik untuk mainkan lagu Negaraku (live) dan muzik iringan sepanjang sidang konvokesyen

4. Membantu menyediakan pemuzik untuk majlis-majlis lain yang berkaitan dengan upacara konvokesyen

5. Memantau dan membantu dalam menyediakan keperluan-keperluan yang berkaitan termasuk sistem siaraya yang sesuai dengan keperluan majlis meliputi juga perhubungan dengan Pusat Teknologi Pengajaran dan Multimedia (PTPM) dan juruteknik lain yang perlu

15. JAWATANKUASA PENGANGKUTAN Ketua: Encik Mohd Faizal Osman Penolong Pendaftar Kanan Pusat Transformasi Insan

1. Menyediakan anggaran keperluan Kenderaan bagi setiap Upacara Konvoksyen

2. Mengemukakan anggaran keperluan Bajet Jawatankuasa Kenderaan bagi setiap Upacara Konvokesyen

3. Melantik Ahli Jawatankuasa Kenderaan serta Pemandu 4. Memohon Pinjaman serta Perakuan Kenderaan dari PTJ –

PTJ USM menerusi daftar induk senarai kenderaan universiti terkini dari Jabatan Bendahari

5. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kenderaan 6. Taklimat pelarasan Jawatankuasa bersama Pemandu dan

Pegawai Pengiring (LO) 7. Menerima serta memeriksa kondisi Kenderaan dan

memastikan kenderaan tersedia dalam keadaan bersih baik dan selamat beserta borang rasmi akuan penyerahan kenderaan PTJ

8. Menguruskan urusan pergerakan Penerima Ijazah Kehormat, Emeritus, tetamu dan Pegawai utama USM berdasarkan jadual rasmi yang dikeluarkan

9. Pelarasan tindakan bersama MPRC, Pejabat Naib Canselor serta Jabatan Keselamatan bagi jadual terkini pergerakan rasmi Upacara konvokesyen serta Majlis yang berkaitan sempena Upacara Konvokesyen

10. Pelarasan tindakan bersama pihak Airport Malaysia Berhad Pulau Pinang bagi jadual pergerakan upacara konvokesyen


11. Mengawal selia kegunaan kenderaan PTJ untuk kegunaan upacara konvokesyen

12. Memastikan Pegawai Pengiring (LO) dan pemandu sentiasa bersiap sedia untuk menunggu dan mengiringi kenderaan VIP bagi setiap sidang upacara konvokesyen.

13. Menyerahkan kenderaan dengan memastikan kenderaan dalam keadaan baik serta borang akuan terima oleh PTJ

14. Melaporkan kepada Jawatankuasa Induk Konvokesyen mengenai urusan Jawatankuasa Kerja Kenderaan

16. JAWATANKUASA

TEKNIKAL & OPERASI Encik Arman Abdul Razak Pengarah Jabatan Pembangunan Encik Hj. Abd Hadi Ahmad Timbalan Pendaftar Pejabat Aset dan Operasi Encik Zairani Bin Mohamed Zain Penolong Pendaftar Kanan Pejabat Aset dan Operasi

1. Memastikan makluman hari konvokesyen dihantar kepada pihak TNB agar tiada gangguan elektrik semasa aktiviti berjalan. Mengawasi Gen Set, Papan Litar Utama dan bersedia bagi kegunaan elektrik untuk DTSP dan kawasan sekitar sebelum dan semasa sidang konvokesyen berjalan

2. Mengawasi dan bersedia kegunaan hawa dingin untuk DTSP dan kawasan sekitar aktiviti sebelum dan semasa sidang konvokesyen berjalan

3. Mengawasi dan memastikan kerusi sedia ada di dalam dewan bagi kegunaan graduan dan ibu bapa dalam keadaan baik dengan membuat pemantauan dan pembaikan setiap masa termasuk juga bagi kerja-kerja awam lain sebelum dan selepas habis setiap sidang dijalankan

4. Mengawasi dan memantau kebersihan di dalam dan di luar DTSP setiap masa termasuk juga kebersihan tandas dan ruang legar DTSP sebelum dan selepas aktiviti dijalankan

5. Menyedia dan menyusun perabot dan hiasan pokok bungan untuk aktiviti di dalam DTSP dan di luar DTSP

Atas Pentas:

Kerusi Tuanku Canselor, Pro Canselor dan kerusi Ahli Senat Meja Cokma, Meja Skrol, Rostrum dan Tiang Bendera


Hiasan bunga dihadapan Meja Cokma dan dihadapan Rostrum Pemasangan permaidani kuning

Depan Pentas:

Hiasan lanskap bunga

Barisan Duduk VVIP dalam DTSP: Kerusi VVIP dan Meja Kopi Hiasan Pasu Bunga di ruang tersebut Pemasangan permaidani merah

Bilik Jubah Utama:

Kerusi VVIP dan Meja Kopi Meja Jamuan Hiasan Pasu Bunga di ruang tersebut

Bilik LGU Tingkat 2:

Hiasan Pasu Bunga di ruang tersebut

Bilik Jamuan Tingkat 3: Kerusi Banquet dan Meja Banquet Hiasan Pasu Bunga di ruang tersebut

Ruang Legar DTSP:

Kerusi Banquet dan Meja Banquet Hiasan lanskap bunga di ruang legar depan DTSP Pemasangan permaidani merah untuk laluan Tuanku Canselor dari luar DTSP hingga ke tangga hadapan pentas dalam DTSP Kebersihan kampus Pemasangan bendera dan hiasan lain

17. JAWATANKUASA ICT

Ketua: Encik Zulham Hamdan Ketua Teknologi Maklumat Pusat Pengetahuan Komunikasi dan Teknologi

1. Bekerjasama dengan Bahagian Peperiksaan memastikan data pelajar yang akan bergraduan dimasukkan ke dalam pangkalan data sistem USMCRC

2. Mengemaskini kad pintar khas untuk sistem USMCRC untuk pelajar berkenaan

3. Melakukan ujian terhadap kad pintar dan sistem USMCRC 4. Mengendalikan sistem USMCRC semasa upacara

konvokesyen 5. Menyediakan rangkaian dan liputan wifi


6. Bekerjasama dengan Pusat Teknologi Pengajaran dan Multimedia (PTPM) untuk menyediakan sesi ‘live streaming’ semasa upacara konvokesyen

18. JAWATANKUASA MULTIMEDIA & SISTEM

KONVOKESYEN Ketua: Profesor Madya Dr. Wan Ahmad Jaafar Bin Wan Yahaya Pengarah Pusat Teknologi Pengajaran dan Multimedia

1. Memastikan sistem audio dan visual untuk semua majlis dan sidang Konvokesyen

2. Memeriksa sistem yang ada di DTSP dan tempat-tempat lain bagi majlis/upacara yang berkaitan dengan konvokesyen

3. Memastikan semua sistem audio-video berjalan sempurna untuk semua majlis yang berkaitan

4. Menyediakan juruteknik bertugas untuk semua majlis/upacara yang berkaitan dengan konvokesyen terutamanya Upacara Konvokesyen di DTSP

5. Memeriksa dan memastikan CCTV berjalan baik di bilik-bilik kuliah yang berkaitan untuk tontonan tetamu graduan secara langsung

6. Memeriksa dan memainkan audio-visual-video-multimedia untuk lagu rasmi seperti Menara Ilmu dan Memacu Kecemerlangan (jika ada) dan tayangan-tayangan lain yang perlu dibuat untuk majlis-majlis dan upacara yang berkaitan konvokesyen

7. Membantu menyediakan keperluan sistem audio-visual untuk semua majlis yang berkaitan upacara konvokesyen

19. JAWATANKUASA PAKAIAN AKADEMIK Ketua: Encik Shahrizal Nazri Pejabat Aset dan Operasi

1. Memastikan pakaian akademik yang ada untuk semua graduan dan pegawai-pegawai utama universiti mencukupi

2. Mengedar pakaian akademik pada masa dan tarikh yang ditetapkan

3. Menetapkan tarikh mengedarkan pakaian akademik, buku cenderamata konvokesyen dan lain-lain kepada graduan

4. Membantu DYMM Tuanku Canselor/Pro Canselor/Pengerusi LGU/Naib Canselor sebelum Perarakan Utama memasuki Dewan


20. JAWATANKUASA PERUBATAN & KECEMASAN Dr. Normala Abdul Wahid Pengarah Pusat Sejahtera Encik Mohammad Zaip Ahmad Ketua Unit Unit Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Universiti

1. Membantu dan bersedia di dewan konvokesyen berkaitan hal-hal perubatan dan kecemasan graduan, tetamu kenamaan dan tetamu graduan

21. JAWATANKUASA KESELAMATAN DAN LALULINTAS Ketua: Profesor Madya Dr. Sundramoorthy M. Pathmanathan Pengarah Jabatan Keselamatan

1. Menyediakan pasukan pemantau dan pegawai keselamatan untuk menjaga keselamatan dan lalu lintas sepanjang upacara konvokesyen seluruh kampus dan tempat-tempat berlangsungnya majlis yang berkaitan upacara konvokesyen terutamanya DTSP

2. Menyediakan pegawai-pegawai keselamatan bertugas di semua pintu masuk dan sepanjang jalan utama kampus untuk mengelakkan kesesakan dan masalah kepada mana-mana pihak

3. Menyediakan pegawai keselamatan untuk membuka pintu kereta kenamaan

4. Mengawal pergerakan dan lalu lintas di hadapan DTSP 5. Berhubung dengan Pasukan Bomba dan Penyelamat untuk

tujuan kecemasan 6. Menyediakan pelan untuk mengelakkan kesesakan di pintu

masuk semasa sebelum dan selepas sidang konvokesyen 7. Perincian skop tugas jawatankuasa kecil keselamatan dan

lalulintas:

Event Manager

‐ Roster konvo ‐ Taklimat tugasan ‐ Arahan Stand to & Stand down ‐ Pemantauan keseluruhan


Sekretariat

‐ Surat-menyurat:

Polis/Bomba/RELA Air Mineral dan makanan petugas Kenderaan berat tidak boleh beroperasi Logistik Bajet Perubahan aliran di dalam kampus

‐ Booking hotel/desasiwa ‐ Arahan tugasan ‐ Fail mesyuarat ‐ Minit mesyuarat

Trafik dan Lalulintas

‐ Koordinasi:

Aliran trafik seluruh kampus Out-rider VVIP Signage seluruh kampus Parkir tetamu graduan (ibubapa) di sekitar kampus Kawalan Polis RELA L17 – Pengambilan Skrol Parker L17

DTSP, Safety, POK, Protokol, Siasatan dan Risikan

‐ Koordinasi: POK Protokol (Door opener/VVIP/Main door DTSP) Kawalan keselamatan di dalam dan luar DTSP Keselamatan Tapak Convex Parkir VVIP depan DTSP Parkir Senat di Pasar Pelajar Kunci DK – Pameran Pelajar Statik ambil jubah Statik DTSP Rehearsal konvo Bomba


Logistik

‐ Koordinasi: Logistik (khemah/kerusi/meja) Makanan dan minuman petugas Konvokesyen Pasang bendera: Padang Minden Rumah Pemimpin Dalam DTSP Penyelenggaraan kenderaan untuk tugasan konvokesyen

22. KAWALAN KEHORMAT (PERBARISAN) Leftenan Kolonel Shahrizal Nazri

Menyelaras dan menguruskan hal-hal yang berkaitan kawalan kehormatan, pemeriksaan kawalan kehormatan oleh DYMM Tuanku Canselor dan semua acara yang berkaitan

Terma Rujukan Jawatankuasa Kerja Konvokesyen USM ke...

Documents

Transcript of Terma Rujukan Jawatankuasa Kerja Konvokesyen USM ke...