Terminologi/Singkatan: - HOME | REGISTRAR · Web viewMenasihatkan staf memohon cuti rehat jika...

Click here to load reader

  • date post

    03-Mar-2019
  • Category

    Documents

  • view

    215
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Terminologi/Singkatan: - HOME | REGISTRAR · Web viewMenasihatkan staf memohon cuti rehat jika...

(Page | 15)

PANDUAN MENGURUS STAF TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA CUTI ATAU TANPA TERLEBIH DAHULU MENDAPAT KEBENARAN ATAU TANPA SEBAB YANG MUNASABAH

1.0

Tindakan 1 Pemerhatian Selama Tempoh Satu (1) Bulan di PTJ

PTJ

1.1

Jika didapati staf tidak hadir bertugas sekurang-kurangnya satu (1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang-seli, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hendaklah mendapatkan penjelasan dan sekiranya tidak hadir berturut-turut secara berterusan hendaklah berusaha mengesan staf dan memanggil balik staf untuk bertugas.

PTJ

1.2

Tindakan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia seperti berikut:

(i) Mendapatkan penjelasan secara lisan/bertulis;

(ii) Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh staf;

(iii) Menasihatkan staf memohon cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, surat laporan polis atau lain-lain bukti yang munasabah);

ATAU

(iv) Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas, jika penjelasan staf ditolak.

PTJ

1.3

Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan kehadiran staf ke tempat kerja secara berterusan. Memberi teguran secara lisan (kali pertama) tentang kesalahan ketidakhadiran supaya tidak diulangi. Rekodkan atau catatkan tindakan memberi teguran secara lisan (kali pertama) pada borang Laporan Siasatan Ketidakhadiran Staf [UPM/PEND/LS(1)].

2.0

Tindakan 2 Pemerhatian Selama Tempoh Dua (2) Bulan di PTJ

PTJ

2.1

Pantau dan awasi perkembangan staf samada sikapnya telah berubah (tatakelakuan) atau masih mengulangi kesalahan yang sama (tidak berubah).

PTJ

2.2

Jika staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat siasatan untuk mengesan staf (dapatan maklumbalas siasatan direkodkan).

PTJ

2.3

Tindakan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia seperti berikut:

(i) Mendapatkan penjelasan secara lisan/bertulis;

(ii) Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh staf;

(iii) Menasihatkan staf memohon cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, surat laporan polis atau lain-lain bukti yang munasabah);

ATAU

(iv) Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas, jika penjelasan staf ditolak.

PTJ

2.4

Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan kehadiran staf ke tempat kerja secara berterusan. Memberi teguran secara lisan (kali kedua) tentang kesalahan ketidakhadiran supaya tidak diulangi. Rekodkan atau catatkan tindakan memberi teguran secara lisan (kali kedua) pada borang Laporan Siasatan Ketidakhadiran Staf [UPM/PEND/LS(2)].

3.0

Tindakan 3 Pemerhatian Selama Tempoh Enam (6) Bulan di PTJ/Pejabat Pendaftar

PTJ

3.1

Pantau dan awasi perkembangan staf samada sikapnya telah berubah (tatakelakuan) atau masih mengulangi kesalahan yang sama (tidak berubah).

PTJ

3.2

Jika staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia memberi amaran dan tunjuk sebab secara bertulis kepada staf [Rujuk format surat amaran kali pertama]. Salinkan surat amaran dan tunjuk sebab kepada staf tersebut untuk perhatian;

(i) Pendaftar

(ii) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(iii) Ketua Bahagian Perundang-undangan

(iv) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar

(mohon kendalikan sesi kaunseling dengan staf yang dirujuk).

DAN;

PTJ

3.3

Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.

SBKS

3.4

Tindakan Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar adalah seperti berikut:

(i) Menghubungi staf dan mengadakan sesi kaunseling;

(ii) Membuat pemantauan kaunseling untuk tempoh selama sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan; dan

(iii)Memberi laporan kaunseling terakhir (setelah mengadakan sekurang-kurangnya tiga (3) atau lima (5) kali sesi kaunseling kepada perujuk (Ketua Jabatan/Penyelia).

SBKS/PTJ

3.5

Semasa dalam tempoh sesi kaunseling ini (antara 1 hingga 6 bulan), jika didapati staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hendaklah memberi amaran dan tunjuk sebab secara bertulis kepada staf [Rujuk format surat amaran kali kedua]. Salinkan surat amaran dan tunjuk sebab kepada staf tersebut untuk perhatian;

(i) Pendaftar

(ii) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(iii) Ketua Bahagian Perundang-undangan

(iv) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar.

DAN;

PTJ

3.6

Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.

4.0

Tindakan 4 Pemerhatian Selama Tempoh Satu (1) Bulan di PTJ

PTJ

4.1

Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan ke atas staf dalam tempoh semasa dan selepas selesai melalui proses kaunseling samada staf menunjukkan perubahan yang positif atau pun masih mengulangi kesalahan yang sama.

PTJ

4.2

Jika staf tidak menunjukkan perubahan positif dan masih mengulangi kesalahan ketidakhadiran bertugas, Ketua Jabatan/Pegawai penyelia buat laporan secara bertulis terus kepada Pendaftar dan salinkan laporan kepada:

(i) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia;

(ii) Ketua Bahagian Perundang-undangan;

(iii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan

(iv) Staf yang dirujuk.

DAN;

PTJ

4.3

Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.

5.0

Tindakan 5 Proses di Pejabat Pendaftar dalam Tempoh Dua (2) Minggu

PP

5.1

Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia akan mengatur perjumpaan dengan staf untuk bersemuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas laporan diterima. Keputusan yang diputuskan adalah tertakluk kepada hasil dari perjumpaan tersebut.

PP

5.2

Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia akan melaporkan kepada Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hasil perbincangan dan keputusan yang telah dipersetujui setelah bersemuka dengan staf. Salinkan laporan kepada:

(i) Ketua Bahagian Perundang-undangan;

(ii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan

(iii)Staf yang dirujuk.

6.0

Tindakan 6 Pemerhatian Selama Tempoh Dua (2) bulan di PTJ

PTJ

6.1

Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan ke atas staf samada staf telah menunjukkan perubahan tatakelakuan atau pun masih mengulangi kesalahan yang sama selepas sesi bersemuka dengan Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. [tempoh 2 bulan memberi peluang terakhir kepada staf untuk mengubah tatakelakuan]

PTJ

6.2

Jika staf masih mengulangi kesalahan ketidakhadiran bertugas, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia buat laporan rasmi kepada Pendaftar/ Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk diambil tindakan perundang-undangan.

DAN;

PTJ

6.3

Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.

PP/BPP

6.4

Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia kemukakan laporan kepada Bahagian Perundang-undangan untuk memulakan proses tindakan tatatertib kepada staf. Salinkan surat kepada:

(i) Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia yang merujuk kes;

(ii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan

(iii)Staf yang dirujuk.

Terminologi/Singkatan:

PP:Pejabat Pendaftar

PTJ:Pusat Tanggungjawab

SBKS:Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf

BPP:Bahagian Perundang-undangan

Ketidakhadiran Pegawai tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai.

(7.0 CARTA ALIR)

([UPM/PEND/LS (1)]) (CETAKAN KERTAS WARNA HIJAU)

LAPORAN SIASATAN KETIDAKHADIRAN STAF

TEGURAN KALI PERTAMA

A.

Maklumat Staf

1.

Nama Staf

:

.

2.

Jawatan

:

.

3.

Jabatan

:

.

4.

PTJ

:

.

5.

Tarikh Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/ Tanpa Sebab Munasabah

TARIKH

TEMPOH MASA TIDAK HADIR BERTUGAS

(HARI/JAM/MASA)

i

..

ii

..

iii

..

iv

..

v

..

vi

..

vii

..

viii

..

B.

Laporan Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia

1.

Tarikh Siasatan

:

.

2.

Tarikh Teguran Kepada Staf

:

.

3.

Alasan/Maklumbalas/ Punca Penyebab Yang Dilaporkan Oleh Staf

:

.

.

.

.

(sila rekodkan maklumat lain (Jika ada)

.

([UPM/PEND/LS (1)]).

C.

Perakuan Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia

Saya dengan ini te