Tn. Hj. Wan Mohd Zawawi bin Wan Abdul Rahman Pendaftar · PDF file3 ASPIRASI TAHUN 2015 1...

1

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

BERPRESTASI TINGGI

Tn. Hj. Wan Mohd Zawawi bin Wan Abdul Rahman

Pendaftar

TOP 50(bidang Kejuruteraan & Teknologi)

PPPM (PT) (2015→2025)

PGU 2

STAF UTM: (STAF AKADEMIK : 1568 + 382 = 1950) (STAF PPP : 3090 + 315 = 3405) Total = 5355

7 Bidang Tumpuan Utama 10 Lonjakan PPPM (PT)

SumberManusia

Aset Pengetahuan & Teknologi Maklumat

Kewangan Fasiliti & Aset Governan

Kawalan, Pemantauan & Rujukan

BusinessIntelligence (BI)

Blue OceanStrategic (BOS)

Audit, Risiko& PEMUDAH

PengurusanKejat

Kerangka TransformasiSistem Penyampaian

2

3

ASPIRASI TAHUN 2015

1 •Memperkasa Tujuh Bidang Tumpuan Utama

2 •Kecemerlangan Pembelajaran & Pengajaran

3 •Kecemerlangan Penyelidikan, Inovasi dan Komersialisasi

4 •Kampus Lestari, Infrastruktur, Sistem (ICT), dan Libat Sama Komuniti & Jaringan Industri

5 •Pengalaman Kampus Menyeluruh

6 •Penyampaian Berprestasi Tinggi

7 •Kelestarian Kewangan

8 •Reputasi Global

9 •Pelaksanaan Pelan Tindakan UTM 2015

PEL

AK

SAN

AA

N P

RO

GR

AM

B

ERIM

PAK

TIN

GG

I 20

15-

20

17

• Sektor awam akan memperkenalkan pendekatan kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kualiti sistem penyampaian• Prosedur birokrasi yang menghalang fasilitasi penyampaian perkhidmatan awam cekap akan dipermudah,

data dimanfaatkan sepenuhnya, pertindanan dikurangkan dan akauntabiliti ditingkatkan

INTI PATI RMK 11

Penyedia Perkhidmatan (PTJ)

Governan

Audit Dalam

•Kawalan Dalaman

Penasihat Undang-Undang

•Penasihatan

•Litigasi

•Gubalan

Kualiti & Pengurusan Risiko (QRiM)

•Kualiti Akademik & Perkhidmatan

•Culture Catalyst

Pengurusan Pelajar & Alumni (HEMA)

Hal EhwalMahasiswa/Pelajar

Alumni

Bendahari

PengurusanKewangan

Fakulti/Sekolah/Pusat/Akademi/Institut

Elemen 7P & Akademia

Pengurusan Akademik

UTMLead

Entiti Penyelidikan

RMC, CoE, RA, Makmal,

Pengurusan

Penyelidikan

Penarafan

Pejabat Pendaftar

Pengurusan & Pembangunan Modal Insan

Dokumen, Rekod & Perubatan

Keselamatan

Perpustakaan UTM

PengurusanMaklumat

PerkhidmatanMaklumat

SokonganPenyelidikan

Pengurusan Fasiliti & Aset (PHB)

Aset

Fasiliti

ICT(CICT)

Infrastruktur ICT

Pengurusan ICT

High

Performance

Delivery (UTM)

DNA

Budaya

DNA

Budaya

PE

ME

GA

NG

TA

RU

H L

UA

R =

(K

em

en

teri

an

, B

ad

an

Be

rka

nu

nd

an

age

nsik

era

jaa

n,

Pe

mb

ek

al, M

ajik

an

& P

iha

kIn

du

str

i, P

iha

kP

en

aja

, Ib

ub

ap

a, M

asya

raka

tS

ete

mp

at,

Ba

da

nB

uk

an

Ke

raja

an

(NG

O)

da

nla

in2

)

PE

ME

GA

NG

TA

RU

H D

ALA

M =

(Le

mb

aga

Pe

nga

rah

, P

ela

jar,

Alu

mn

i &

Sta

f)

Pusat Islam

Etika & Nilai Murni

4

STAF KONTRAK A/BANGSA

Akademik PPP

161 (132) 1 (0)

STATISTIK PELAJARBerdasarkan data Sem 1 2015/2016

Dip 1130

S. Muda 10236

Sarjana 7403

PhD 5227

Jumlah 23996

INFO PELAJAR A/BANGSA

Jumlah 3151

Negara 63 buah Negara

STAF PhD - Keseluruhan :

1,360 (829) /1,950

Warga B/ Warga

1,202 (741) 158 (88)

MyRAII – Keseluruhan : 1,346/1,682

1,351 (740) 158 (88)

STATISTIK STAF UTM

TETAPKONTRAK /

SEMENTARA

Akademik 1568 382

PPP 3090 315

Jumlah 4658 697

NISBAH(Berdasarkan waran sebenar)

Staf Akad. (2115): Staf PPP (3277) -Waran semasa

SEMASA 1:1.7 (1:1.7)

SASARAN 1:1.3

TAH

UN

KO

NV

EN

SY

EN

KIK

TE

KN

IKA

L

PE

NG

UR

US

AN

2010 6 5 5

2011 7 4 5

2012 8 3 5

2013 9 4 8

2014 10 4 6

2015 11 2 9

JUMLAH 22 38

PENSIJILAN

MS ISO 9001:2008 11 PTJ

PENSIJILAN 5S 5 PTJ

GMP/GRP/GLP/ISO17025 8 MAKMAL

Statistik & Pencapaian (Nov 2015)

Maklumat dalam () adalah merujuk data tahun 2010

>70% Penyelidik Utama

(1,200 staff) (2010-644)

RM360 juta Geran Penyelidikan(2010-RM179 million)

3,531 Sumber Tenaga R&D(2010-1,297)

281 Post Doctoral Fellows

5

2,0

74

2,1

84

2,3

53

1,7

92

2,1

24

32

34

49

85

35

46

38

33

31

74

5,3

16

7,1

77

5,9

07

5,6

34

5,3

06

AKADEMIK JUMLAH PPP JUMLAH KESELURUHAN STAF

Nisbah Akad: PPP

1 : 1.6Nisbah Akad: PPP



1 : 1.5

Nisbah Pegawai Akademik & Bukan Akademik UA1 Mei 2013 (Jawatan Berwaran Sahaja)

Nisbah Akad: PPP

1 : 2.1

6

Transformasi Modal Insan

Program CREAM

• Saringan 1 :

Psykometrik

• Saringan 2 :

Fizikal

• Saringan 3 :

Kompetensi

• Saringan 4 :

Temuduga

1. Sijil Pentadbir

Muda UTM

2. Penerapan

‘soul’ & DNA

UTM

3. Program

Perkhidmatan

• PTM

• POSB

• Peperiksaaan

1. Program

Perkembangan

potensi

• IDP

• LDP

2. Program

Perkembangan

kompetensi

• TNA

• CPD

• Penambahbai

kan skim

1. Cuti Belajar

• Sepenuh

Masa

• Separuh

Masa

2. Attachment

1. Kumpulan

Bakat

• Mentoring &

Coaching

2. Pelan

Penggantian

• Kepimpinan

Strategik

1. Program Pra

Persaraan

2. Knowledge

Transfer

• Sharing

Session

• Bicara

Pentadbir

TANGGUNGJAWAB

Pengambilan

dan LantikanLapor Diri Penempatan

Pembangunan

Diri

Pembangunan

Kerjaya Persaraan

PROGRAM CREAM

PROGRAM GROOM

PROGRAM CAREER

PROGRAM CALIPH

A S S E S S M E N T C E N T R E7

PROGRAM CREAM

- Pelantikan stafbaharu Gred 41

PROGRAM GROOM

- Program PelanPembangunan Individu (IDP)

PROGRAM CAREER

- Cuti Belajar

- Program Attachment

- Mentoring & Coaching

PROGRAM CALIPH

- Program pelanPenggantian

Pengambilan

dan Lantikan

& Lapor Diri

Transformasi Modal Insan

Pembangunan

Diri

Pembangunan

Kerjaya

Penempatan

8

BelumMenerima

2401orang

1 x 1916orang

2 x 815orang

3 x 256orang

4 x 25orang

Kekerapan dan Rekod Penerima APCBerdasarkan Staf Aktif

Bil. Staf

Tahun Perkhidmatan

Kekerapan Penerima APC Bilangan Staf Terima APC 2014Berdasarkan Tahun Perkhidmatan

8388

68

52

32

50

38

1-5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-30 >30

56%Staf AktifTerima APC

9

SISTEM PENYAMPAIAN BERPRESTASI TINGGI

SMU-HR (Sistem Maklumat

UniversitiSumber Manusia)

Modul PerjawatanIklan Kekosongan Jawatan Online

IPSB

Kenaikan Pangkat Online

Modul PerkhidmatanPeperiksaan Perkhidmatan Kompetensi Indek Staf

Perubatan Online Rawatan Pergigian)

Pengisytiharan Harta Online e- opsyen

e-LNPT / e-LPPT / 360’ Online

Modul Sistem AdminDirektori Staf Online

Perjalanan Luar Negara Online

e-kunci

Modul PenamatanLampiran A – F Online

17380

8533

1147412914

15172 14843

10205

14765

9071 8498

10487

0

5000

10000

15000

20000

JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV

Total Number of Access (per month)

Access/Utilization StatisticsUtilization of UTMHR (as of November 2015)

UTM-Smile

Permohonan Latihan Online

Merangkumi 45 Modul Utama

10

UTM DESIRED STATE - 2020

Academic Staff-

Non Academic

Staff Ratio

1:1.32015

1:1.7

2017

1:1.5

2020

PGU 2012-2020 (FASA II: 2015-2017, HCBP 2013-2020, ENG.NC – 19.8.2015

Waran + Kontrak

Waran PenguranganWaran

11

Pengurangan Staf Kontrak

PERANCANGAN PENGGUNAAN SUMBER MANUSIA YANG OPTIMUM

Penetapan staf PTJ berdasarkan ratio

Agihan semula staf

Pengurangan staf kontrak secara

berperingkat (dikekalkan 20% jawatan kritikal)

Membina / memantap proses kerja melalui

sistem atas talian secara bersepadu

Beban tugas selaras gred jawatan.

Penempatan mengikut kompetensi.

Senarai tugas multitasking (80% tugas hakiki)

Penambahbaikan skim tertutup kepada

gunasama

Menaiktaraf sistem keselamatan

Penubuhan unit secara terancang

mengambilkira(ruang, staf, masa, kewangan)

Penempatan di lokasiyang strategik (one stop

center)

(Keberkesanan duplikasiunit UTM JB & UTM KL)

Kajian beban Pensyarah –kurang daripada piawai

disetarakan tugas mengurus kualiti

akademik?

12

TAHUN BILANGAN % PENGURANGANBILANGAN

DIKURANGKAN2015 3002015 241 20% 602016 181 25% 602017 126 30% 542018 82 35% 442019 49 40% 332020 20 60% 30

UNJURAN PENGURANGAN STAF KONTRAK 2015 - 2020

1.

• SEMUA STAF PERLU BERSEDIA -Persediaan diri menghadapiperubahan (persekitaran, beban tugas ikut gred jawatan, pertukaran, latihan,tamat perkhidmatan)

2.

• KETUA JABATAN – Konsep ‘sharing, multi-tasking’, penggunaan sumber secara optima)

RISIKO DAN PERSEDIAAN

13

STATUS PROGRAM ATTACHMENTBAGI TAHUN 2015

5 permohonan tidak lulus kerana: a) Tidak memenuhi syarat & kelayakan yang ditetapkan.b) Kuota bagi penempatan ke luar negara adalah terhad.

14

15

-

1,000,000.00

2,000,000.00

3,000,000.00

4,000,000.00

5,000,000.00

6,000,000.00

7,000,000.00

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Sept. 2015

5,695,778.36 5,398,768.91

5,198,989.42

6,153,976.51

4,914,705.55

BIL KEMUDAHAN 2011 2012 2013 2014 Sept. 2015

PERUBATAN BIL. RM BIL. RM BIL. RM BIL. RM BIL. RM1 KLINIK PANEL 74,547 3,827,165.20 67,246 3,292,412.90 47,562 1,950,289.00 53,060 1,911,364.10 42,347 1,825,487.60

2PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI

- - - - 13,025 1159113.3 16,105 1,643,186.10 11,095 1,092,163.90

3 JANTUNG 58 471,751.60 49 508,319.45 55 444,928.75 52 352,748.80 56 334,303.90

4 HEMODIALISIS 30 820,884.73 32 947,243.00 37 1,111,110.17 39 1,278,264.90 43 1,149,092.66

5 PERGIGIAN 1,198 226,834.50 1,157 196,359.00 1,166 225,611.50 1,371 253,065.00 1,137 188,675.00

6 PEMBELIAN UBAT 20 280,595.88 30 221,350.40 40 207,585.20 83 601,357.99 50 247,980.19

7 PEMBELIAN ALAT 10 54,608.50 19 131,462.71 22 75,966.60 18 87,454.97 12 63,321.50

8 LAIN-LAIN 193 13,937.95 177 101,621.45 140 24,384.90 146 26,534.65 133 13,680.80

JUMLAH 76,056 5,695,778.36 68,710 5,398,768.91 62,047 5,198,989.42 70,874 6,153,976.51 54,873 4,914,705.55

RM

PERBELANJAAN PERUBATAN UTMTAHUN 2011 - SEPT. 2015

(Perbelanjaan meliputi Staf/Pasangan, keluarga, Pesara/Pasangan UTM)

BENEFITS

PERSONAL ACCIDENT

MEDICAL & HOSPITAL

CASH BENEFIT

BAGGAGE & PERSONAL EFFECTS

PERSONAL LIABILITY

DELAYED BAGGAGE /

TRAVEL DELAY

MISSED DEPARTURE

Perlindungan bagi perjalanan danperubatan di luar negara

•Kelayakan: Semua staf tetap, sementara, kontrak lantikan Universiti

•Tujuan: Bertugas rasmi atau menjalani latihan/kursus luar negara yang diluluskan oleh Universiti

•Urusetia: Bahagian Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar

•Pekeliling :Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 17/2015

Insurans Perjalanan Bagi StafYang Menjalankan Tugas Di Luar Negara

PERBELANJAAN JUN-OKT 2015(63 perjalanan)

RM3,753.00

16

TAHUNJUMLAH

KES

2013 4

2014 8

2015 (sehingga November) 8

Audit Dalam & Integriti

•Akauntabiliti dan keberkesanan tadbir urus, kecekapan dankeberkesanan operasi UTM & anak syarikatGovernance

•Pematuhan kepada dasar, prosedur, peraturan & SOP Compliance

•Menilai risiko, kecukupan & integriti sistem kawalandalaman, memantapkan proses penyampaian perkhidmatanInternal Control

•Program/aktiviti dilaksana berhemat, sumber diurus dengancekap & berkesanAccountability

•Amalan tidak berintegriti & tidak beretika yang membawakepada amalan penyelewengan, pemborosan, pembaziran & rasuah.

Integrity

Me

ka

nis

me

Ch

eck

& B

ala

nce

Kes Tatatertib Staf UTM

(Sumber: Pej. Penasihat Undang-undang)

* Tidak termasuk kes yang dalam proses rayuan dan prosiding mahkamah

Bil. Jenis Hukuman

Jumlah Staf/Kes yang

berkaitan:

2013 20142015 (Till

November)

1Lucut Hak Emolumen / Penahanan Kerja

1 - 3

2 Tangguh Pergerakkan Gaji 1 1

3 Amaran dan turun gaji 1 6 1

4 Buang Kerja 1 2 3

Jumlah Kes 4 8 8

17

EFT

Mod Jumlahhari

Proses Kos terlibat

Cek 7 hari Cetak, Susun & Pos Anggaran kos bagi 1 cekadalah RM 0.70

EFT 1 hingga 2 hari

Muatnaik, Cetak, Susun & Lulus -

2013 2014 2015

8,808

55,757 56,135

Jumlah transaksi EFT dari 2013 hingga Sept 2015

Penjimatan kos:RM 0.70/cek x 56,135 transaksi EFT

= RM 39,294.50

18

UTMFIN

Tahun / JenisTransaksi

2013 2014 2015 (Sept)

Baucer 79,631 81,007 81,154

Cek 76,413 33,366 4,198

EFT 8,808 55,757 80,441

Bil - - 3,701

Resit 8,299 8,815 9,619

Jumlah 173,151 178,945 179,113

Jumlah staf 148 142 143

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

Baucer Cek EFT Bil Resit

Jum

lah

Tran

saks

i

Jenis Transaksi

Jumlah transaksi mengikut jenis (2013 to Sept 2015)

2013

2014

2015

Peningkatan jumlah stafPejabat Bendahari adalah

pada kadar yang rendah jikadibandingkan dengan jumlah

transaksi yang diuruskanoleh Pejabat Bendahari.

19

PEMBAYARAN

Objektif Kualiti ISO: 95% pendahuluan dibayar

dalam masa 3 hari bekerja.

Objektif Kualiti ISO: 85% pembayaran (selain

pendahuluan) dibayar dalam masa 5 hari

bekerja.

Piagam Pelanggan PejabatBendahari

86%

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%

102%

Jan Feb Mac Apr Mei Jun

Bayaran Pendahuluan Bayaran (selain dari pendahuluan)

PENCAPAIAN PROSES PEMBAYARAN DI PEJABAT BENDAHARI (MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN BIL. 1/2015)

20

PULANGAN DARI PELABURAN

0

5

10

15

20

2012 2013 2014 2015

RM

Ju

ta

Pulangan Pelaburan

PulanganPelaburan

Wang tunai bagipelaburan

Rundingan bagikadar keuntungan

yang terbaik

Pulanganpelaburan

Nota: Bagi 2015, ia adalah data sehingga Sept 2015.

21

MODUL BIL TUNTUTAN

Format bilyang lebihseragam

Pemantauanakaun

penghutang

Asas Akruan

RM

Ju

ta

0

1

2

3

4

5

6

Amanah ( A ) Mengurus ( U ) Research ( R )

Total: RM 5.671 m (2,717 bil)

Bajet

22

Pencapaian Perancangan Pembangunan (PHB)

59.70%22.45%

10.07%

1.71% 6.08%

Pecahan Lantai Bangunan Rancangan

Malaysia Ke-9

Bangunan Fakulti Johor

Bahru (JB)Bangunan Fakulti Kuala

Lumpur (KL)Bangunan Perkhidmatan &

Fasiliti JBBangunan Perkhidmatan &

Fasiliti KLBangunan Makmal JB

-

200,000,000

400,000,000

600,000,000

800,000,000

1,000,000,000

1,200,000,000

10,7

73,0

25.0

0

249,1

75,0

00.0

0

315,3

64,0

00.0

0

289,1

94,0

00.0

0

226,3

08,0

00.0

0

287,9

87,3

16.3

0

1,0

27,0

98,9

20.0

0

255,6

50,0

00.0

0

Statistik Perbelanjaan Pembangunan bagi

Projek Rancangan Malaysia di UTM

Jumlah Kos Keseluruhan

Kelu

asan

Lan

tai

(m2)

Rin

ggit

Mal

aysi

a (R

M)

-

50,000

100,000

150,000

200,000

250,000

300,000

RMK-4 RMK-5 RMK-6 RMK-7 RMK-8 RMK-9

110,6

86.3

7

293,3

46.0

4

135,0

81.7

9

145,4

35.4

6

152,2

48.0

0

197,0

99.0

0

Statistik Keluasan Lantai bagi Projek RMK

23

23588

17685

19731

22334

23500

1755218409

20377

0

5000

10000

15000

20000

25000

2012 2013 2014 2015 (Okt)

BIL

AN

GA

N

TAHUN

PENYELESAIAN ADUAN / PENYIAPAN KERJA MENGIKUT TAHUN

terima siap

99

.63

%

99

.25

%

93

.30

%

91

.24

%

24

RMK 9 (2006-2010)

RMK 10 (20011-2014)

0.00

50.00

100.00

150.00

200.00

250.00

300.00

350.00

400.00

450.00

122.46

415.15

M

JENIS GERAN RMK9 (2006-2010) RMK10 (2011-Sept 2015)

Kerajaan RM 111.1 M RM 389.0M

Swasta RM 9.6M RM 16.3M

Antarabangsa RM 1.8M RM 9.8M

JUMLAH

GERANRM 122.5M RM 415.1M

Kerajaan

91%

Swasta

8%

Antarabangsa

1%

RMK9 (2006-2010) RMK10 (2011- Sept 2015)

Kerajaan

94%

Swasta

4%Antarabangs

a

2%

Amaun Geran Penyelidikan

4xganda

peningkatan

amaun geran

diuruskan

Am

aun

Ger

an(j

uta

)

M

25

RMK9

(2006-2010)

RMK10

(2011- Sept

2015)

RESEARCH

PROJECT990 4598

0

1000

2000

3000

4000

5000

RMK9 (2006-2010RMK10 (2011-

Sept 2015)

990

4598

RESEARCH PROJECT

BilanganProjek Penyelidikan & Principle Investigator

617

1123

0 500 1000 1500

RM

K9

(2

00

6-2

01

0

RM

K1

0 (

20

11

-Se

pt

20

15

)

RMK9 (2006-

2010)

RMK10

(2011-Sept

2015)

PRINCIPLE INVESTIGATOR 617 1,123

PRINCIPLE INVESTIGATOR

gandapeningkatanbilanganprojekdiuruskan

4x

NISBAH STAF : BILANGAN PROJEK

RMK 9 Staf Kewangan 15 1 : 35

Staf Projek 13


Staf Projek 22

NISBAH STAF : BILANGAN PI


Staf Projek 13


Staf Projek 22 26

RADIS

PencapaianKAI

(InstrumenMyRA)

PengurusanPameran dan

AnugerahPenyelidikan

PengurusanPenerbitan

PengurusanGeran

Penyelidikan

27

RADIS

Kurang kertas

Proposal

Surat

Kelulusan

Proposal

Akuan Ketua

Projek

Surat

Kelulusan

Aktiviti

Sistem

Sepadu

Penyelidikan

Kewangan

Projek

Data Staf

Sistem

Online

Berasaskan

Web

Diintegrasi

dengan

HRFin dan

UTMFin

Kurang

masaNotification

on line

Kelulusan

segera

Kemudahan

Pantauan

status

Maklumat

Tepat

Kurang

kesilapan

Semakan

oleh

penyelidik,

RA dan RMC

Pembangunan

dalaman

Fleksibel dengan

perubahan

keperluan

Kos yang rendah

Pembangunan

modal insan

28

TRANSFORMASI PENGURUSAN AKADEMIK

Penstrukturan Pengurusan Akademik (AMD, SRAD, SPS dan UPU)

Penjenamaan JKTS – JKTS Peperiksaan & Pengijazahan, JKTS Dasar & Entiti Akademik, JKTS Kurikulum & Kualiti

Penggabungan Fakulti – FKK & FPREE (FKT)

Lean Management PENGGUNAAN ICT

GSMS

e-Daftar

e-PPP

e-learning

AIMS2000

e-study

e-konvo

UTMTRAS

U-Grad

JAWS

e-mesyuarat

SistemHadiah

Akademik

SistemLatihanIndustri

e-portfolio

29

S E KO L A H P E N G A J I A N S I S WA Z A H ( S P S )

2012

Nisbah 1 Staf : 80 Viva

2013


2014


2015 Nisbah 1 Staf : 185 Viva

VIVA (A)- 7 Orang

In 2015

GOT25.3%

Remarks: Data bagi 2015 adalah sehinggaNovember 2015.

241

368

558

738

232

304

439

617

0

100

200

300

400

500

600

700

800

2012 2013 2014 2015

VIVA

GRADUAN

National E-PembelajaranUniversitiy Carnival (NUCEL

2014)-2 Gold Medals

Citra Karisma 2012-Webometrics Award

MOE Innovation Award (2014)– 1st Information Technology

Award & Best of the Best Award

TRANS-TASMAN2015 RUNNER-UP &

PEOPLE’S CHOICEJaysuman Bin Pusppanathan

THE YOUNGESTPHD’S HOLDER IN MALAYSIA

23 YEARS & 5 MONTHSDr. Mundzir Bin Abdullah

KOREA INTERNATIONAL WOMEN’S INVENTION

EXPOSITION 20151 Silver & 1 Bronze & IT Award

(Citra Karisma)

Citra Karisma 2014-Vice Chancellor Innovation

Award-Information Technology

Award

Citra Karisma 2013-Finalist of Information

Technology Award

Tahun

Bila

nga

nP

hD

VIV

A

30

KecekapanPengurusan (Birokrasi)

GovernancePengurusanPelestarian

Data Center

Internet- WIFI

Keselamatan

Pangkalan Data

Back Office

PerkhidmatanAtas Talian

Laman Web/Portal

Inisiatif Tanpa Kertas

PTJ

Pengajaran &Pembelajaran

Polisi ICT

Multimedia

Web Portal

Khidmat Pelanggan

Studio Multimedia

Product Software

Dewan Komputer

Email

UTM Cloud Storage

Hotspot WIFI

ICT ProfesionalCertificate Program

Senarai Sistem PenyampaianPrestasi Tinggi CICT

SistemPenyampaian

PrestasiTinggi CICT

Pengurusan

Infrastruktur

Sistem Aplikasi

Sokongan Teknikal

KemudahanPelajar

31

0

20

40

60

80

100

201420152 201420153 201520161

Uti

lizat

ion

%

Semester Session

Academic Systems Utilization Statistic

Sistem Pengurusan Maklumat Akademik (AIMSWEB)

Sistem Pendaftaran Kursus

Sistem Penilaian Pengajaran Pensyarah (ePPP)

Sistem Latihan Industri (ITS)

Sistem Jadual Waktu (JAWS)

Access/Utilization StatisticsUtilization of Academic Systems (as of November 2015)

32

Access/Utilization StatisticsUtilization of UTMFIN (as of November 2015)

Total Number of Access

0

10,000

20,000

30,000

40,000

50,000

60,000

70,000

80,000

Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sep Okt Nov

33

Access/Utilization StatisticsVideo Conferencing (as of October 2015)

4 4 4 4 5 6

52 56

139

119

190 188

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

2010 2011 2012 2013 2014 2015

NO

. OF

VC

EV

ENTS

YEAR

No. of VC Devices

No. of VC Event

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

15

21 21 22 2118 17

20

13

20

NO

. OF

VC

EV

ENTS

MONTH

188Majlis

VC

6 VC Devices

34

Portal perpustakaan sebagai Pusat

Sehenti bagi pencarian maklumat (24/7)

URL: www.library.utm.my

Library portal – memenangi Anugerah

IT (Webometrik) - Kategori Bukan

Akademik 2012-2014.

PerkhidmatanPerpustakaan

UTM

AksesPangkalan

Data

PengurusanData

PenerbitanUniversiti

UTM-IRPeningkatan

koleksiUTMRS

Portal Perpustakaan

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

20

09

20

10

20

11

20

12

20

13

20

14

Okt

20

15

Peningkatan Koleksi UTMRS Sehingga

Oktober 2015

72 4889 77

48 37 49 55 3668

134 11180 95

1 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1Jan

2009July

2009Jan

2010July

2010Jan

2011July

2011Jan

2012July

2012Jan

2013July

2013Jan

2014July

2014Jan

2015July

2015

RANKING WEB OF REPOSITORIES - TOP INSTITUTIONALS (WORLD /MALAYSIA RANK)

Ranking Web of Repositories - Top Institutionals(World Rank)The lower is

the better

Akses View Download

Series1 1031415 1918635 4608598

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

3500000

4000000

4500000

5000000

Jum

lah

Aks

es

Akses Pangkalan Data Perpustakaan UTM 2015Transformasi Penyampaian

Perkhidmatan Perpustakaan UTM

35

http://www.library.utm.my/

UTM Soaring High…

36

37

KAI P6.1

INDEKS KEPUASAN PELANGGAN(CSI)

KAI P6.2

BILANGAN PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIIKTIRAF

KAI P6.3

NISBAH STAF AKADEMIK : STAF PPP

Desired State PGU II pada tahun 2020(1:1.3)

KFA 5:

PENYAMPAIAN BERPRESTASI TINGGI

KFA Strategik

Objektif

KAI Operational

Definition

Pencapaian

Jan – Nov

2015

Kekerapan

Pelaporan

Sasaran

2016

Sasara

n 2017

KFA 5:

Penyampaian

Berprestasi

Tinggi

P6:

Membudayaka

n

Penyampaian

Berprestasi

Tinggi

P6.1:

Indeks

Kepuasan

Pelanggan

Indeks kepuasan

pelanggan diukur

berdasarkan

kajian soal selidik

secara

menyeluruh dan

seragam

terhadap sistem

penyampaian

yang ada di

dalam organisasi

UTM. Ini

diselaraskan oleh

Pejabat Hal

Ehwal Korporat.

72.23% Biannually 85% 87%

KAI UTM 2016:P6.1- INDEKS KEPUASAN PELANGGAN (CSI)

KAI Owner : HEK

38

KFA Strategik

Objektif

KAI Operational Definition Pencapaian

Jan – Nov

2015

Kekerapan

Pelaporan

Sasara

n 2016

Sasara

n 2017

KFA 5:

Penyampai

an

Berprestasi

Tinggi

P6:

Membudayaka

n

Penyampaian

Berprestasi

Tinggi

P6.2:

Bilangan

piawaian

proses kerja

utama yang

diiktiraf

Proses kerja merujuk

kepada:

a) proses kerja yang

utama &

menyumbang kepada

KAI UTM

b) proses kerja yang

melibatkan banyak

PTJ (across PTJs)

dan kritikal bagi

Universiti

c) proses kerja yg telah

dikejatkan (lean)

d) proses kerja yang

mendapat

pengiktirafan dalaman

(QRiM) atau/dan

luaran (MPC, SIRIM,

MAMPU etc)

-

KAI BaharuBiannually 12 16

Cadangan KAI UTM 2016:BILANGAN PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIIKTIRAF

KAI Owner : Pendaftar & UTM QRiM

39

Bil

.

Bidang PIC Proses Kerja yang dicadangkan Jum.

proses

Process owner

1

Pengurusan

Sumber

Manusia

Pejabat

Pendaftar

1. Proses Kenaikan Pangkat Staf Akademik

2. Proses Pengurusan Prestasi

3. Proses Pengurusan Perekodan Latihan

Staf bagi tujuan pengiraan mata CPD

3Pejabat

Pendaftar

2Pengurusan

Kewangan

Pejabat

Bendahari

1. Proses pengurusan bayaran

2. Proses pengurusan perolehan universiti2

Pejabat

Bendahari &

semua PTJ.

3Pengurusan

Akademik

Pejabat

TNCAA

1. Proses pengambilan pelajar

2. Proses pengurusan viva (PG)

(* 3 proses kerja lagi akan di tentukan

kemudian)

5Pejabat

TNC(A&A)


40


Bil. Bidang PIC Proses Kerja yang dicadangkan Jum.

proses

Process

owner

4Pengurusan

Penyelidikan

Pejabat

TNCPI

1. Proses pengurusan data /

penyelidikan …….1

Pejabat

TNC(P&I)RMC

1. Pengurusan Geran Penyelidikan

Secara Atas Talian - Melalui

Sistem RADIS

1

UPMU 1


41



proses

Process owner

5

Pengurusan

Pelajar &

Alumni

Pejabat

HEMA

1. Proses Pengurusan Aktiviti Pelajar

2. Proses Pengurusan Keusahawanan

Pelajar

3. Proses pengurusan database Alumni

4. Proses pendaftaran pelajar baharu

4

HEMA

UTMTec/

HEMA/CSI/

CCIN

6

Pengurusan

Aset &

FasilitiPHB

1. Pelaksanaan/Pengurusan Projek

Pembangunan melalui kerjasama pihak

swasta atau bukan pembiayaan Kerajaan

2. Pengurusan Penyenggaraan Fasiliti

3. Pengurusan Tempahan & Kadar Ruang

3 PHB

7

Pengurusan

Maklumat

Penerbitan

Perpustaka

an UTM

1. Mengurus Pembangunan Kandungan

Digital perpustakaan

2. Proses Kerja Mengurus pengesahan

intensif penerbitan

3. Proses kerja menguruskan perkhidmatan

Interlibrary loan (Permohonan dan

Pembekalan)

3 Perpustakaan


42



proses

Process owner

8

UTM

Internat

ional

1. Pengurusan visa pelajar 1UTM

International

9

Pengurusan

Teknologi

Maklumat

CICT

1. Proses Information Security

Management System

2. Proses kitarhayat pembangunan sistem

mengikut rangkakerja CMMI (Capability

Maturity Model Integration/Process

Improvement - standard ISO12207)

3. Proses Perkhidmatan Pengurusan

Pelanggan mengikut rangkakerja ITIL

(standard ISO20000)

3

1. Bahagian

Infrastruktur

dan

Keselamatan

ICT

2. Bahagian

Kejuruteraan

Aplikasi

3. Bahagian

Sokongan

Pengguna

10Penjanaan

Pendapatan

Pejabat

TNCP

1. Proses kelulusan projek/seminar yang

menjana pendapatan1 Pejabat TNC(P)


43


Cadangan Kai KAI UTM Melangkau PTJ Kejat / LEAN Iktiraf Prosedur ISO

Mengurus Pembangunan Kandungan Digitalperpustakaan

17% Peningkatan Kandungan Digital

Ya Tidak IR Rangking,WeboMectric

Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik(AKT(JME)/PSZ/74)

Proses Kerja Mengurus pengesahan intensif penerbitan

100% Data Penerbitan disahkan untuk RU, MyRA, eLPPT, MyMOHES, academic promotion, Tuntutan insentif, etc

Ya Tidak MyRA , RU, MyMOHES

Prosedur Pengendalian Insentif Universiti(AKT(PIP)/PSZ/75.1)

CADANGAN KAI PROSES KERJA PERPUSTAKAAN

Proses kerja menguruskan perkhidmatan Interlibrary loan (Permohonan dan Pembekalan)

Ya Ya QRIM Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan - Permohonan(AKT(SPPD)/PSZ/75.1)

- PembekalanAKT(SPPL)/PSZ/75.1)

KFA Strategik

Objektif

KAI Operational

Definition

Pencapaian

Jan – Nov

2015

Kekerapan

Pelaporan

Sasara

n 2016

Sasaran

2017

KFA 5:

Penyampaia

n

Berprestasi

Tinggi

P6:

Membudayakan

Penyampaian

Berprestasi

Tinggi

P6.3:

Nisbah staf

akademik :

staf

Pengurusan &

Profesional

serta

Pelaksana

(PPP)

Staf akademik

merangkumi

staf Skim

Pensyarah

(DS),

Penyelidikan

(Q) dan Guru

Bahasa (DG).

Staf PPP

adalah selain

daripada staf

Skim

Pensyarah

(DS),

Penyelidikan

(Q) dan Guru

Bahasa (DG).

-

KAI BaharuTahunan 1:1.6 1:1.5

KAI Owner : Pendaftar

45

Cadangan KAI UTM 2016:P6.3- NISBAH STAF AKADEMIK:STAF PPP

Tn. Hj. Wan Mohd Zawawi bin Wan Abdul Rahman Pendaftar · PDF file3 ASPIRASI TAHUN 2015 1...

Documents

Transcript of Tn. Hj. Wan Mohd Zawawi bin Wan Abdul Rahman Pendaftar · PDF file3 ASPIRASI TAHUN 2015 1...