Transformasi Pengurusan Rekod Konvensional Elektronik DDMS JPM.pdf · 500 Sumber Manusia...
Transcript of Transformasi Pengurusan Rekod Konvensional Elektronik DDMS JPM.pdf · 500 Sumber Manusia...
Fakta Ringkas
DDMS: Pengurusan rekod secara elektronik
Salah satu projek di bawah Entry Point Projects (EPP6) e-
Government iaitu pelaksanaan Paperless Government
Selepas Go Live (5/5/2015): Transaksi menggunakan sistem
DDMS
Registri Berpusat: Semua surat yang diterima sama ada melalui
pos, dengan tangan atau faks akan diimbas (scan) di Registri,
Seksyen Pengurusan Rekod
Hybrid
• surat diimbas (scan) ke dalam sistem DDMS
• fail fizikal diselaras di Bilik Fail, Seksyen Pengurusan
Rekod
Skop: Rekod terbuka sahaja
Klasifikasi Fail: Fail menggunakan kod klasifikasi baharu
Penglibatan: Pejabat Pengurusan Atasan dan 9 Bahagian JPM
di Blok B1, Blok B7 dan Blok B8, Parcel B, Kompleks JPM
4 Kategori Pengguna
Bil. Kategori Pegawai Bertanggungjawab
1. Pengurus Rekod
(Records Manager)
Pegawai Arkib & Penolong Pegawai Arkib
i) Pn. Norsuriaty Awang Hassim –
23409
ii) Pn. Nor Hidayah Ali - 23738
2. Pentadbir Sistem
(System Administrator)
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
i) Pn. Norazlinawati Binti Walid - 23453
ii) Pn. Taibah Binti Mohamed - 23458
iii) En. Mohamed Hariz bin Mohamed
Puad – 23456
3. Pekerja Maklumat
(Information Worker)
Kakitangan di Registri,
Seksyen Pengurusan Rekod
4. Pengguna
(End User)
Pegawai dan kakitangan dari Gred 17 –
Pengurusan Atasan JPM
Klasifikasi Fail (Urusan Am)
Kod Siri Contoh Rekod
100 Pentadbiran Akta / Pekeliling / Surat Pekeliling / Aduan / Lawatan / Sidang Akhbar / Keratan Akhbar /
Laporan Tahunan / Mesyuarat / Tempahan Fasiliti / Kelab / Urusan Parlimen /
Penerbitan / ICT / Laman Web / Pengurusan Rekod / Klasifikasi Fail / Jadual Pelupusan
Rekod / ISO / Majlis Dalam Jabatan / Perancangan Kerja / Kalendar / Pelan Strategik /
Rancangan Malaysia / Pilihanraya / Perpustakaan
200 Tanah,
Bangunan &
Infrastruktur
Perancangan Pembangunan / Perolehan Tanah / Sewaan Ruang Pejabat / Projek
Pembinaan / Pengubahsuaian / Naik taraf / Agihan Ruang / Keselamatan /
Penyenggaraan / Perkhidmatan dan Utiliti / Landskap
300 Aset Aset Alih / Harta Modal / Inventori / Stok / Stor / JKPAK / Kenderaan
400 Kewangan Akaun / Bank / Bayaran / Elaun / Bajet / Waran Peruntukan / Cek / Kumpulan Wang
Disatukan / Pembelian Terus / Tender / Sebutharga / Kontrak / Lembaga Perolehan /
Audit Kewangan / Kajian Audit (Audit Prestasi) / Teguran Audit / Pinjaman Kakitangan /
Audit Dalam / Emolumen / e-SPKB / JPKA
500 Sumber Manusia Penstrukturan semula / Waran Perjawatan / Pengisian Jawatan / Panel Temuduga /
Pelantikan / Penempatan / Pertukaran / Kenaikan Pangkat / Penanggungan Kerja /
Tapisan Keselamatan / Pengisytiharan Harta / Persaraan / Pengurusan Tatatertib /
Senarai Tugas / Nota Serah Tugas / Perancangan Cuti / Insuran Pekerja / Latihan /
Kursus / Bengkel / Latihan Penempatan / MBJ / Peperiksaan / Anugerah dan
Pengiktirafan / SKT / LNPT / Fail Peribadi / Buku Rekod Perkhidmatan
Klasifikasi Fail (Urusan Fungsian)
Kod Siri Contoh Rekod
600 Pengurusan Hal
Ehwal
Pentadbiran
Negara
Pesawat / Pingat / PUSPANITA / PPA1M / MAKSAK / Pemantauan Projek
Pembangunan / Pemantauan Projek PFI
Bantuan Teknikal (Helpdesk)
Pengguna aplikasi DDMS boleh menghubungi:
• Helpdesk pihak pembekal - Teknikal Aplikasi
• Pengurus Rekod, Seksyen Pengurusan Rekod - Pengendalian Fail dan
Rekod
• Pentadbir Sistem, Seksyen Pengurusan Teknologi Maklumat – Daftar
Pengguna, Reset Password