PowerPoint Presentation

Bab 4:
Pengurusan Skop Projek

Kepentingan Pengurusan Skop Yg Baik

Kajian CHAOS 1995 menamakan penglibatan pengguna, misi yg jelas, dan perancangan teratur sebagai penting untuk kejayaan projek.

Pengurus program di Keller Graduate School of Management menyatakan bahawa definisi projek dan skop sebagai sebab utama kegagalan projek.

Apa itu Pengurusan Skop Projek?

Skop merujuk kepada semua kerja yg terlibat dalam menghasilkan produk projek dan proses yang digunakan untuk mencipta produk.

Pengurusan skop projek meliputi proses yg terlibat dalam menakrifkan dan mengawal apa yang perlu dan tidak perlu dimasukkan ke dalam projek.

Kumpulan projek dan pemegang saham mesti mempunyai pemahaman yg sama tentang apa produk yang akan dihasilkan oleh projek dan apa proses yang digunakan dlm penghasilan.

Proses Pengurusan Skop Projek

Permulaan: memulakan projek atau bersambung ke fasa seterusnya.

Perancangan skop: menyediakan dokumen sebagai asas untuk keputusan projek masa depan.

Takrifan skop: membahagikan penghantaran atau deliverable utama projek ke dalam komponen kecil yang mudah diurus.

Pentahkikan skop: merasminkan penerimaan skop projek.

Kawalan perubahan skop: mengawal perubahan kepada skop projek.

Memulakan Projek: Perancangan Strategik dan Pemilihan Projek

Langkah pertama dalam memulakan projek adalah melihat kepada gambaran kasar (umum) atau rancangan strategik organisasi.

Perancangan strategik melibatkan objektif perniagaan jangka panjang.

Projek TM sepatutnya menyokong objektif strategik dan kewangan bisnes.

Analisa SWOT

J4-1. Mengapa Firma Melabur dalam Teknologi Maklumat

Mengenalpasti Projek Berpotensi

Banyak organisasi mengikut proses perancangan untuk memilih projek TM.

Pertama, sediakan perancangan strategik TM berasaskan perancangan strategik organisasi.

Kedua, lakukan analisa bisnes.

Ketiga, takrifkan projek berpotensi.

Akhir sekali, pilih projek TM dan tentukan sumber.

R4-1. Proses Perancangan TM

Kaedah Utk Memilih Projek

Biasanya bilangan projek melebihi jumlah masa dan sumber untuk melaksanakan projek.

Penting utk mengikuti proses logikal dalam memilih projek TM utk dilaksanakan.

Kaedah termasuk fokus kpd keperluan meluas, mengkategorikan projek, kaedah kewangan dan model weighted scoring

Fokus kpd Keperluan Organisasi Yg Luas

Sukar untuk memberikan justifikasi kpd projek TM, tetapi semua bersetuju bhw ia bernilai tinggi.

It is better to measure gold roughly than to count pennies precisely

Tiga kriteria penting untuk projek:

Ada keperluan utk projek

Ada dana

Ada kemahuan kuat untuk menjayakan projek

Mengkategorikan Projek TM

Satu kategori adalah sama ada projek berkaitan

masalah

peluang

arahan

Kategori lain adalah berapa lama utk menyiapkan projek dan bila ia diperlukan

Yg lain, kepentingan keseluruhan projek

Analisa Kewangan Projek

Faktor kewangan adalah faktor penting dalam pemilihan projek

Tiga kaedah utama untuk menentukan ramalan :

Analisa Net present value (NPV)

Return on investment (ROI)

Analisa bayar balik atau payback

Analisa Net Present Value

Analisa net present value (NPV) ialah kaedah mengira ramalan keuntungan/kerugian dari projek dengan mengambil kira semua tunai masuk dan keluar (inflows and outflows) tunai kepada titik semasa

Projek dgn NPV positif patut diambilkira jika nilai kewangan adalah nilai utama

Lebih tinggi sesuatu NPV, lebih baik

R 4-2. Cth Net Present Value

Excel file

Return on Investment

Return on investment (ROI) ialah pendapatan dibahagikan dengan pelaburang

ROI = (total discounted benefits - total discounted costs) / discounted costs

Lebih tinggi ROI, lebih baik

Byk organisasi mempunyai kadar pulangan tertentu atau kadar minima ke atas pelaburan untuk projek

Analisa Bayar Balik atau Payback

Analisa payback adalah satu lagi ukuran kewangan yang penting

Tempoh payback adalah jumlah masa utk mendapatkan semula dalam bentuk tunai masuk (inflow) , wang yang dilaburkan dalam projek

Payback berlaku apabila faedah dan kos terkumpul > 0

Kebanyakan organisasi mahukan projek TM dengan tempoh payback yang pendek

R 4-3. NPV, ROI, dan Analisa Payback utk Projek 1

Excel file

R 4-4. NPV, ROI, and Payback Analysis for Projek 2

Excel file

Model Weighted Scoring

Model weighted scoring ialah alat yang menyediakan proses sistematik untuk memilih projek berdasarkan byk kriteria

Pertama kenalpasti kriteria yg penting untuk proses pemilihan projek

Kemudian, tetapkan pemberat (peratus) kpd setiap kriteria (jumlah peratus = 100%

Kemudian tentukan skor untuk setiap kriteria utk setiap projek

Darabkan skor dengan pemberat dan dapatkan jumlah skor

Lihat What Went Right? utk penerangan bagaimana sykt kewangan gunakan model weighted scoring utk projek IT

R 4-5. Sample Weighted Scoring Model for Project Selection

Excel file

Piagam Projek

Setelah membuat keputusan projek mana akan dilakukan, kita perlu rasmikan projek

Piagam projek ialah dokumen yg mengenali dengan formal kewujudan projek dan berikan tujuan ttg objektif dan pengurusan projek

Pemegang saham projek utama mesti tandatangan piagam projek sebagai persetujuan tentang keperluan dan tujuan projek

Jadual 4-2. Cth Piagam Projek

Jadual 4-2. Cth Piagam Projek

Jadual 4-2. Contoh Piagam Projek

Roles and Responsibilities:

Perancangan Skop dan Pernyataan Skop

Pernyataan skop ialah dokumen yang digunakan utk bangunkan dan sahkan pemahaman tentang skop projek. Ia mengandungi

Justifikasi projek

Penerangan ringkas tentang produk projek

Ringkasan penghantaran atau deliverable

Kenyataan tentang apa yang menentukan kejayaan projek

Perancangan Skop dan Work Breakdown Structure

Slps perancangan projek disiapkan, langkah seterusnya ialah untuk takrifkan kerja dengan membahagikannya kepada bahagian-bahagian kecil

Definisi skop yg baik

Membantu meningkatkan ketepatan anggaran masa, kos dan sumber

Takrifkan baseline untuk ukuran persembahan dan kawalan propjek

Membantu dalam menyampaikan tanggungjawab kerja yang jelas

Work Breakdown Structure

Work breakdown structure (WBS) ialah analisa berorientasikan hasil ttg kerja yang terlibat dalam projek yg menakrifkan skop projek

Ialah dokumen asas dalam PP kerana ia menyediakan asas utk perancangan dan pengurusan jadual, kos dan perubahan

Rajah 4-6a. Sample Intranet WBS Organized by Product

Rajah 4-6b. Sample Intranet WBS Organized by Phase

Jadual 4-3. Intranet WBS in Tabular Form

1.0 Concept1.1 Evaluate current systems1.2 Define Requirements1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner requirements1.3 Define specific functionality1.4 Define risks and risk management approach1.5 Develop project plan1.6 Brief web development team2.0 Web Site Design3.0 Web Site Development4.0 Roll Out5.0 Support

Rajah 4-7. Intranet WBS and Gantt Chart in Project 2000

Project 98 file

Rajah 4-8. Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups

Pendekatan untuk Membangunkan WBS

Gunakan panduan: organisasi seperti DOD, sediakan panduan untuk buat WBS

Pendekatan analogi: Gunakan WBS utk projek yg serupa sebagai panduan

Pendekatan atas bawah: Mulakan dengan butiran terbesar di atas dan terus pecahkan ke butiran yg lebih kecil

Pendekatan bawah atas: Mulakan dengan butiran kecil hingga ke butiran terbesar

Prinsip Asas utk Membangunkan WBS *

1. Satu unit kerja wujud sekali shj dlm WBS.2. Kandungan kerja butir WBS adalah jumlah butiran WBS di bawahnya.3. Butiran WBS adalah tanggungjawab 1 individu walaupun ramai org yg mengerjakannya.4. WBS mesti konsisten dengan cara kerja sebenar kerja dilaksnakan; ia patut melayan kump projek dahulu dan tujuan lain hanya jika praktikal.5. Ahli kump projek sepatutnya terlibat dalam pembangunan WBS ukt tentukan konsistensi dan beli semula.6. Setiap butir WBS mesti didokumenkan untuk pastikan pemahaman yg tepat tentang skop kerja di dalam dan diluar butiran7. WBS - satu alat yg fleksibel utk disesuaikan dengan perubahan di samping mengekalkan kawalan ke atas kandunan kerja dalam projek bergantung kepada pernyatan skop.

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

Pentahkikan Skop dan Kawalan Perubahan Skop

Bukan mudah utk mencipta pernyataan skop dan WBS projek

Lbh sukar utk mentahkikkan skop projek dan minimakan perubahan skop

Byk projek IT dipengaruhi scope creep and pentahkikan skop yg buruk

FoxMeyer Drug ishtihar bankrap setelah projek robot gudang dilanda scope creep

Jurutera di Grumman panggil satu sistem Naziware dan enggan menggunakannya

Jadual 4-4. Faktor Masalah Projek TM*

*Johnson, Jim, "CHAOS: The Dollar Drain of IT Project Failures," Application Development Trends, January 1995, www.stadishgroup.com/chaos.html

*Johnson, Jim. CHAOS: The Dollar Drain of Information Technology Project Failures, Application Development Trends (January 1995) www.standishgroup.com/chaos.html

Cadangan untuk Meningkatkan Input Pengguna

Pastikan semua projek ada penaja dari organisasi

Masukkan pengguna ke dalam kumpulan projek

Kerap adakan perjumpaan

Hantar sesuatu kepada pengguna projek dan penaja secara tetap

Tempatkan pengguna dan pembangun di lokasi yg sama

Cadangan untuk mengurangkan Keperluan Yg Tidak Lengkap dan Kerap Berubah

Bangunkan dan ikut proses pengurusan perubahan

Gunakan teknik seperti prototaip, guna pemodelan kes atau use case modeling, dan Joint Application Design utk memahami keperluan pengguna

Letakkan semua keperluan dalan penulisan

Cipta PD pengurusan keperluan

Sediakan pengujian yg mencukupi

Gunakan proses untuk mengulas perubahan dari perspektif sistem

Tekankan tarikh selesai