Tugasan individu kissm
Transcript of Tugasan individu kissm
Tugasan 3
Soalan 3A
Sebagai guru besar yang baru dilantik, bincangkan tanggunjawab anda
terhadap keselamatan dokumen di sekolah anda.
1
Perkara 16: Arahan Keselamatan menyatakan: Ketua Jabatan bertanggunjawab sepenuhnya mengenai
keselamatan jabatannya. Mengambil langkah-langkah menurut peruntukkan-
peruntukkan arahan keselamatan supaya perkara terperingkat yang ada dijabatannya dikawal dengan sempurna pada setiap masa
Menentukan supaya laporan keselamatan dikemukan kepada pegawai keselamatan kerajaan apabila dikehendaki.
Pendahuluan
Pengurusan pejabat merupakan suatu aspek yang penting dalam
pentadbiran sekolah, pengetua juga menumpukan perhatiannya terhadap tugas
pentabiran dan urusan pejabat. Selain itu, pengetua juga terlibat dalam tugas
mengajar dan menyelia, kerja sosial dan penyelidikan iktisas untuk membuat
kerja-kerja pejabat. Mengikut Prof. Maclure seorang pakar pendidikan Amerika
berpendapat pengetua / guru besar menpunyai masa yang terhad untuk
mengendalikan urusan pejabat secara bersendirian. Oleh itu, suatu sistem perlu
dilaksanakan agar kerja pejabat menjadi lancar dan teratur.
Pejabat didefinisikan sebagai tempat berurusnya pelbagai aktiviti yang
bercorak pengurusan dan pentadbiran. Begitu juga, pejabat juga merupakan
tempat mengawal dan menentukan kejayaan seluruh proses untuk mencapai
matlamat aktiviti itu, pengurusan pejabat menpunyai perkaitan dengan mengatur
dan menyusun pejabat dan menyediakan peraturan dan kaedah untuk membuat
sesuatu kerja itu, Disamping itu, pengurusan kakitangan juga merupakan suatu
aspek pengurusan pejabat yang penting dan perlu diberi perhatian penuh.
Pengurusan pejabatjuga termasuk pengendalian alat-alat, perabot dan
sebagainya.
Pengurusan pejabat merupakan tugas dan tanggunjawab yang besar bagi
seseorang pengurus sekolah. Pengurusan yang teratur dan berkesan akan
2
menjadikan kerja lebih efisien. Sebagai pengurus pejabat, Pengetua dapat
memenuhi segala aktiviti yang berterusan dan memerlukan pentadbir yan
berfikiran positif dan proaktif bagi menuju kecemerlangan pengurusan.
Guru besar/ pengetua sekolah ialah orang yang bertanggunjawab dalam
mengurus dan menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan sekolah.
Salah satu tanggunjawab guru besar ialah menjaga keselamatan dokumen
disekolah.
Dokumen ialah maklumat rasmi yang perlu diberi perlindungan untuk
kepentingan keselamatan. Ada dua jenis dokumen rasmi iaitu: Dokumen
terperingkat dan dokumen tidak terperingkat. Dokumen terperingkat
mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan
keselamatan dan perlu bertanda mengikut peringkat keselamatan. Manakala
dokumen tidak berperingkat juga mengandungi maklumat rasmi yang perlu
diberi perlindungan keselamatan secukupnya, tetapi tidak bertanda dengan
peringkat keselamatan.
Di sekolah terdapat banyak dokumen seperti pekeliling, baucer, surat-
surat dan lain-lain lagi. Segala dokumen ini mesti disimpan dengan cara yang
betul dan mudah dicari pada bila-bila masa dikehendaki kelak.
3
Guru besar juga perlu mewujudkan sistem fail disekolah kerana sistem fail
merupakan suatu proses menyusun dan menyimpan segala rekod dan
dokumen. Segala bentuk surat menyurat disimpan di dalam fail. Bagi sesebuah
sekolah, sistem fail menfail yang lengkap perlu diadakan bagi memastikan
pengurusan sekolah berjalan dengan lancar.
Pada kebiasaanya, fail-fail hendaklah disimpan dalam kabinet-kabinet
yang dibuat daripada logam, jenis-jenis fail yang sesuai untuk kabinet adalah fail
yang jenis berlipat yang nipis. Surat-surat diletakkan didalamnya dengan
menebuk lubang ditepi sebelah kiri dan digunakan bersama-sama dengan tali
fail. Fail berkulit tebal dan keras tidak sesuai kerana fail jenis ini menggunakan
ruang yang banyak.
Tiap-tiap sekolah menpunyai sistem failnya yang tersendiri, berbeza
antara satu sama lain mengikut kehendak dan kemahuan masing-masing. Antara
kelainan yang ternyata dalam sistem fail dikalangan sekolah itu sendiri. Kaedah
pengelasan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk-tajuk kecil, ada yang
menggunakan kulit fail yang berbeza, dan ada juga kecenderungan untuk
menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada.
Disamping itu, guru besar/ pengetua dipertanggunjawabkan menerima
dan memproses dokumen berperingkat serta mengedar kepada kakitangan
berkenaan. Guru besar hendaklah berhati-hati dalam menguruskannya, Suatu
4
sistem hendaklah ditentukan sama ada dokumen itu dihantar kepejabat sebelum
diedarkan kepada pegawai lain ataupun menyediakan borang pergerakkan
dokumen. Pengedaran dokumen yang menpunyai pengelasan keselamatan
hendaklah dibuat terus daripada pengawai menjaga dokumen kepada pegawai
yang berkenaan. Kalau melalui pekerjaan am rendah,dokumen–dokumen itu
hendaklah dimasukkan kedalam sampul surat dan dilakri sebelum diedarkan.
Bagi dokumen simpanan dalam perhatian ( SDP ) – KIV sebuah buku senarai
dokumen hendaklah disediakan dengan cermat dan teratur. Maklumat mengenai
dokumen, tarikg dokumen dikeluarkan dan tarikh dokumen dikembalikan. Ia
dimuatkan dalam catatan rekod SDP itu dengan jelas.
Selain itu, guru besar juga perlu menghantar dokumen berperingkat
dengan selamat. Guru besar hendaklah menentukan bahawa dokumen-dokumen
tertentu diberi peringkat keselamatan. Adalah ditegaskan bahawa dokumen yang
mengandungi rahsia besar, rahsia sulit dan terhad adalah tertakluk kepada Akta
Rahsia Rasmi, jika maklumat yang terkandung didalamnya jatuh ke tangan
mereka yang tidak sepatutnya, ini mungkin menjejaskan keselamatan sekolah.
Tindakan perundangan boleh diambil terhadap guru besar yang berkenaan.
Dokumen-dokumen yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah
menpunyai pendaftaran berasingan. Tegasnya suatu pendaftaran khas untuk
tujuan itu diadakan di pejabat dan disimpan dibilik sulit.Dalam keadaan biasa,
5
dokumen-dokumen disimpan ditempat yang selamat, terkawaldan berkunci.
Hanya pegawai bertugas yang dibenarkan untuk melihat dokumen-dokumen ini.
Guru besar perlu menyelenggara daftar keluar dan masuk surat
berperingkat. Surat-surat keluar dan masuk dalam pengurusan pejabat
( sekolah) menpunyai kaitan rapat dengan pejabat pos. Kaedah
penyelenggararaan bagi kedua-dua jenis surat ini adalah tidak sama dan
berbeza.
Sekolah yang berdekatan dengan pejabat pos biasanya menyewa peti
surat di pejabat pos supaya surat- surat mudah dipunggut tiap-tiap hari. Kerani
boleh membuka surat-surat yang diterima itu kecuali surat peribadi. Surat-surat
ini akan dicatatkan tarikh terima sebelum diberi kepada pengetua atau guru yang
berkenaan. Setelah menyemak surat-surat ini, pengetua / guru besar perlu
mengambil tindakan selanjutnya. Surat-surat ini dimasukkan kedalam bakul
keluar masuk ataupun surat simpanan dalam perhatian ( SDP) mengikut
keperluan masing-masing.
Semua surat yang dikirimkan keluar hendaklah direkodkan, buku atau
borang khas digunakan untuk tujuan ini. Dalam rekod ini, hendaklah dicatatkan
tarikh, alamat, pekara, bilangan rujukan dan belanja bagi surat tersebut. Kerani
yang berkenaan hendaklah mahir dengan urusan dan peraturan pejabat pos.
Bagi surat-surat yang dihantar dengan tangan, disediakan sebuah “ despatch
6
book ” yang didalamnya disediakan ruangan alamat, tarikh dikirim, tarikh terima
dan tandatangan.
Sekolah bukanlah hanya tempat untuk belajar, tetapi juga terdapat
dokumen-dokumen yang perlu dijaga dan dilindungi keselamatannya agar
maklumat-maklumat kerajaan terpelihara.
7
Rujukan
1. Pengurusan Sekolah, Omardin Ashaari, Utusan Publications SDN BHD
1996.
2. Perintah-perintah Am Bab “A ” dan “G ” , MDC Publishers SDN BHD, Edisi
2006
8
Tugasan 2
Soalan 2A
Huraikan lima elemen “ Tonggak 12 “ berikut yang dapat dijadikan amalan
bersesuaian dengan pernyataan di atas.
9
“Kita dikenali dari apa yang kita lakukkan berulangkali. Kebaikan bukan sekadar perbuatan, tapi satu tabiat.”
Aristotle
Pendahuluan
Tonggak Dua Belas mencirikan dengan terperinci asas-asas pembentukan
peribadi para penjawat awam , tanpa mengira peringkat, kedudukan dan jenis
perkhidmatan. Semua peringkat penjawat awam akan mendapat manfaat
dengan mengamalkan prinsip-prinsip yang terkandung dalam Tonggak Dua
Belas. Perkhidmatan awam itu sendiri akan menjadi lebih cekap, produktif dan
mengutamakan kualiti jika prinsip-prinsip itu dijadikan budaya organisasi yang
sentiasa mendapat manfaat jika semua penjawat awam dan organisasi yang
mereka wakili menghayati prinsip-prinsip Tonggak Dua Belas.
Tonggak Dua Belas tersebut ialah:
a) The value of time
(Menghargai masa )
b) The success of perseverance
( Ketekunan membawa kejayaan )
c) The pleasure of working
( Keseronokan bekerja )
10
d) The dignity of simplicity
( Kemuliaan Kesederhanaan )
e) The worth of character
( Ketinggian peribadi )
f) The power of kindness
( Kekuatan sifat baik hati )
g) The influences of examples
( Pengaruh teladan )
h) The obligation of duty
( Kewajipan menjalankan tugas )
i) The wisdom of economy
( Kebijaksanaan berhemat )
j) The virtue of patience
( Keutamaan kesabaran )
k) The improvement of talent
( Peningkatan bakat )
11
l) The joy of originating
( Nikmat mencipta )
Dalam dua belas tonggak peringatan ini, lima elemen akan diberi huraian
terperinci yang mana dapat dijadikan amalan dan dilaksanakan dalam
perkhidmatan sebagai penjawat awam khususnya.
1) The value of time (Menghargai masa)
Orang yang menghargai masa menganggap “ masa itu emas ” . Berlalunya
masa tanpa sebarang perbuatan atau sumbangan yang berfaedah bererti
kerugian kerana masa yang telah berlalu tidak akan kembali. Setiap orang diberi
masa yang sama banyak. Terpulanglah kepada setiap individu bagaimana dia
merancang masanya. Seorang penjawat awam hendaklah tidak membuang
waktu, tidak bertangguh mengerja sesuatu yang penting yang ditugaskan.
Terutama sekali membuat keputusan-keputusan yang penting yang berkaitan
dengan pembangunan ekonomi negara.
Masa yang ada pada seseorang itu pada sesuatu hari mengandungi tiga
bahagian: satu pertiga untuk bekerja; satu pertiga untuk tidur dan berehat; satu
pertiga lagi untuk beribadat ( dalam erti ibadat khusus ) , bersenang-senang ,
melaksanakan tugas untuk keluarga dan masyarakat. Jika pmbahagian masa ini
diikuti dengan sedar dan betul- betul, maka kita akan dapat meningkatkan
produktiviti kerja.
12
Contoh: Seorang pegawai yang menghargai masa akan bertindak dengan
segera setelah diarahkan oleh Ketua Jabatan. Setiap kerja yang perlu
dilaksanakan dilakukan dengan teliti besesuaian dengan perancangan masa
yang ditetapkan.
Amalan- amalan positif:
Menepati masa
Menyegerakan tugas
Mempunyai perancangan waktu
Bijak mengurus tempoh masa yang diberi
Memupuk masa pada kerja-kerja yang produktif dan kreatif
Menetapkan ” target date ” untuk menyiapkan kerja.
Menyelesaikan tugas dalam masa yang ditetapkan
Amalan-amalan negatif dan dilarang:
Berbual-bual kosong
Tidak menyegerakan tugas
Tidak ada ” sense of urgency ”
Tidak merancang pekerjaan
Tidak ada priority
Melayan tetamu yang tidak berkenaan
Tinggalkan pejabat untuk urusan peribadi
Membuat kerja peribadi di pejabat
13
Membuat kerja yang tidak mustahak
Ke kantin dalam waktu bertugas
Tidak peka kepada pembaziran masa
2) Ketekunan membawa kejayaan (The success of perseverance)
Ketekunan beerti memberi tumpuan kepada sesuatu kerja hingga selesai
dengan sempurna dan membawa kejayaan serta kecemerlangan kepada
organisasi dan individu.
Contoh: Setiap guru yang diarahkan sebagai ahli jawatankuasa pelaksana
untuk Hari Guru, masing-masing menjalankan tugas mengikut bahagian tugas
yang ditetapkan. Jika semua guru bekerjasama serta melaksanakannya dengan
penuh tekun, secara tidak langsung, kerja yang mengambil tempoh yang lama
dapat disingkatkan.
Amalan-amalan positif:
Sabar dalam menghadapi cabaran-cabaran pekerjaan
Tidak patah semangat
Bercita-cita tinggi
Berpandangan jauh
Sanggup berkorban
Bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diarah
14
Cekal menghadapi kesulitan semasa bertugas
Tekun dalam melaksanakan tugas
Amalan- amalan negatif dan dilarang:
Mudah tersinggung
Kurang berdisiplin
Mudah putus asa
Tidak tekun
Mudah mengalah
Tidak bercita-cita tinggi
Tidak ada inisiatif
Tidak kreatif
Suka bertangguh
Disuruh buat baru buat
3) Keseronokan bekerja (The pleasure of working)
Kerja merupakan satu beban yang dilakukan untuk hidup, malah bagi
kebanyakan manusia bekerja itu merupakan perlakuan yang tiada hujungnya.
Namun begitu, jika kita mengambil pendirian yang optimistic kita boleh
menjadikan kerja itu sesuatu yang mendatangkan keseronokan.
Bekerja hendaklah dijadikan sebagai satu ibadah
Kerja itu hendaklah dijadikan cabaran
15
Jika kerja itu kita anggap pengkhususan kita, dengan sendirinya kita
menjadi pakar yang diiktiraf.
Contoh: Penjawat awam yang cemerlang akan bekerja dengan penuh
tanggungjawab dan penuh dedikasi. Setiap kerja serta tugasan yang diarahkan
dijalankan dengan amanah dan tidak akan terasa terbeban di bahunya sekalipun
kerja yang dilakukan kemungkinan baru pertama kali dilaksanakan.
Amalan-amalan positif:
Menganggap kerja sebagai satu bakat
Mempunyai inisiatif sendiri
Menghasilkan sesuatu yang berfaedah
Mempunyai komitmen terhadap kerja
Sedia memberi kerjasama
Amalan-amalan negatif dan dilarang:
Menganggap kerja sebagai beban
Tidak komited
Hanya menunggu arahan
Tidak suka menolong
Tidak dipercayai dan selalu dicurigai
4) Ketinggian peribadi (The worth of character)
16
Peribadi seseorang ialah “the total personality ‘’- wataknya, sikpnya,
perilakunya dan gaya membawa diri dalam pergaulan sesama manusia, baik
dirumahnya sendiri, di dalam organisasinya dan di dalam masyarakat umum.
Pengalaman hidup biasanya membawa watak. Namun watak sahaja tidak cukup
untuk membantu satu peribadi yang baik. Sikap yang positif dan terbuka
membantu seseorang meningkatkan peribadinya ke tahap yang lebih tinggi.
Perilaku atau pekerti yang penuh adab dan sopan santun turut mewarnakan
peribadi. Selain itu, gaya yang segak, kemas dan bersih menambahkan hiasan
luaran peribadi. Contoh: Seorang guru tidak hanya dinilai dari segi
penampilannya sahaja, bahkan dilihat dari segenap aspek komunikasi serta cara
bergaul dengan rakan sejawat dan juga masyarakat.
Amalan-amalan positif:
Teguh beriman dan bertakwa dalam setiap tindakan
Menyempurnakan tugas dan amanah
Bersifat ikhlas dalam menjalankan tanggungjawab
Berilmu dan berpengetahuan luas
Mengutamakan keadilan dalam setiap perbuatan
Sedia berkorban
Berlumba-lumba membuat kebajikan
Kemas dalam pakaian, pemikiran dan tindakan
Bersifat penyayang
Bersifat sabar dan teguh menghadapi cabaran
17
Bertimbang rasa tetapi tegas
Bersopan santun serta sederhana dalam kelakuan
Taat setia dan patuh kepada arahan
Bersyukur dalam menghargai kebaikan
Bersih daripada sifat dengki
Berani dan berpendirian teguh
Bertanggungjawab dan sedia berbakti
Jimat cermat dalam segala aspek
Tertib dan baik budi bicara
Cergas dan cekap dalam menjalankan tugas
Cekal dalam menghadapi cabaran
Bekerjasama dan saling menghormati
Amalan-amalan negatif dan dilarang:
Selalu berpura-pura dalam tindakan
Bersikap sombong dan suka menunjuk-nunjuk
Sukar untuk membuat kebajikan
Suka mengumpat dan memfitnah rakan sejawat
Tamak dalam mengejar pangkat dan kedudukan
Gopoh dalam bertindak
Mengampu untuk mendapat pujian dan sanjungan
Mungkir janji
Suka menghina dan merendahkan usaha orang lain
18
Pemarah dan tidak sabar
Khianat dalam melaksanakan tugas
Berdendam serta hasad dengki
5) Pengaruh teladan (The influences of examples)
Manusia hidup bermasyarakat dan masyarakat itu dipimpin oleh seorang
pemimpin, maka segala gerak laku pemimpin menjadi ikutan masyarakat itu.
Pengaruh teladan yang positif boleh mendatangkan hasil atau keuntungan yang
baik. Sebaliknya yang negatif boleh membawa padah yang buruk. Contoh; Guru
Besar merupakan Ketua Jabatan yang berperanan memimpin orang di
bawahnya. Setiap gerak lakunya menjadi ikutan para guru. Jika beliau sendiri
tidak menunjukkan kepimpinan yang baik, bagaimana orang di bawah dapat
mencontohi beliau.
Amalan-amalan positif:
Sentiasa berkelakuan baik
Tidak tamak kepada harta dan kedudukan
Bermoral dan berakhlak tinggi
Tertib dan beradab sepanjang masa
Rajin dan kuat bekerja
Amanah dan bertanggungjawab
Jujur dan ikhlas dalam setiap usaha
Berpandangan jauh
19
Mengutamakan masyarakat lebih daripada diri sendiri
Berdisiplin dalam semua tindakan
Sanggup berkorban setiap ketika
Gemar dan cintakan ilmu yang bermanfaat
Amalan-amalan negatif dan dilarang:
Buruk perangai dan tingkah laku
Jahil dan tidak suka membaca
Hasad dengki dan buruk sangka
Mempersendakan agama
Kedekut dan bakhil
Suka mencari helah untuk mengelak tanggungjawab
Suka mengumpat dan mengadu domba
Terlalu sensitif dan cepat marah
Tidak kenal budaya sendiri
Hipokrit serta berpura-pura
20
Tiga Asas Tonggak Utama
Merujuk kepada buku ” Penerapan Nilai dan Budaya Kerja Cemerlang Dalam
Perkhidmatan Awam Malaysia ” , jika diteliti dan difahami maksud yang ditujukan
dalam tonggak dua belas, terdapat tiga tonggak utama yang menjadi teras
kepada tonggak-tonggak lain. Tiga tonggak utama itu ialah ” Ketinggian Peribadi
” , ” Pengaruh Teladan ” dan ” Peningkatan Bakat ” . Ketinggian peribadi menjadi
penghulu tonggak-tonggak yang lain yang mana pada hakikatnya merupakan ciri
peribadi yang menyeluruh, mencakup semua aspek keunggulan peribadi
manusia.
Tonggak ke-tujuh ” Pengaruh Teladan ” memberikan dimensi lain kepada
tonggak ke-lima ( Ketinggian Peribadi ) iaitu dimensi kekeramatan ( charisma )
seorang tokoh yang mengamalkan ciri-ciri yang disenaraikan dalam tonggak ke-
lima. Tonggak ke-tujuh ini sekaligus mengandungi peringatan dan amaran ;
peringatan bahawa contoh yang baik akan diikuti dan dijadikan panduan; amaran
bahawa contoh buruk akan mendatangkan malapetaka, kerugian dan
kemusnahan.
Tonggak ke-sebelas ” Peningkatan Bakat ” walaupun kurang bermakna tetapi
mempunyai maksud tersendiri. Setiap manusia dijadikan oleh Maha Pencipta
dengan potensi-potensi tertentu, dan setiap kadar itu boleh dikembangkan untuk
dimanfaati bersama. Ilmu pengurusan moden memberi perhatian penting kepada
21
bakat dengan menggalakkan percambahan fikiran, mewujudkan Kumpulan
Meningkat Mutu Kerja ( KMK ) dan di Malaysia diwujudkan pula pelbagai
Anugerah Inovasi Pentadbiran Awam. Semua ini membuktikan bahawa aspek
peningkatan bakat adalah penting dan diutamakan dalam pengurusan moden.
Huraian kepada tiga tonggak teras ini bukanlah bermaksud mengabaikan
tonggak-tonggak yang lain tetapi sekadar memberi gambaran yang agak jelas
bahawa kesemua dua belas tonggak itu boleh dianalisis dan dihuraikan dengan
lebih mendalam jika didekati secara positif.
Penutup
Secara kesimpulannya, tonggak dua belas merupakan gabungan pelbagai
nilai yang diterapkan kepada penjawat awam agar dapat memberikan
perkhidmatan yang cekap dan berkualiti kepada masyarakat, yang mana setiap
satu daripada nilai-nilai ini mempunyai kepentingannya jika betul-betul
dimanfaatkan serta dilaksanakan sebaik mungkin
22
Rujukan
1. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia ( KISSM ), Adnan Baharom,
Anas Suray, Haji Daud Md. Saman, Kumpulan Budiman SDN kuala
Lumpur.
2. Pendidik, Bil 46/ Mac 2008, pencetus idea masyarakat pendidik.
3. http://www.opensubscriber.com
23