Tugasan individu kissm

29
Tugasan 3 Soalan 3A Sebagai guru besar yang baru dilantik, bincangkan tanggunjawab anda terhadap keselamatan dokumen di sekolah anda. 1 Perkara 16: Arahan Keselamatan menyatakan: Ketua Jabatan bertanggunjawab sepenuhnya mengenai keselamatan jabatannya. Mengambil langkah-langkah menurut peruntukkan-peruntukkan arahan keselamatan supaya perkara terperingkat yang ada dijabatannya dikawal dengan sempurna pada setiap masa

Transcript of Tugasan individu kissm

Page 1: Tugasan individu kissm

Tugasan 3

Soalan 3A

Sebagai guru besar yang baru dilantik, bincangkan tanggunjawab anda

terhadap keselamatan dokumen di sekolah anda.

1

Perkara 16: Arahan Keselamatan menyatakan: Ketua Jabatan bertanggunjawab sepenuhnya mengenai

keselamatan jabatannya. Mengambil langkah-langkah menurut peruntukkan-

peruntukkan arahan keselamatan supaya perkara terperingkat yang ada dijabatannya dikawal dengan sempurna pada setiap masa

Menentukan supaya laporan keselamatan dikemukan kepada pegawai keselamatan kerajaan apabila dikehendaki.

Page 2: Tugasan individu kissm

Pendahuluan

Pengurusan pejabat merupakan suatu aspek yang penting dalam

pentadbiran sekolah, pengetua juga menumpukan perhatiannya terhadap tugas

pentabiran dan urusan pejabat. Selain itu, pengetua juga terlibat dalam tugas

mengajar dan menyelia, kerja sosial dan penyelidikan iktisas untuk membuat

kerja-kerja pejabat. Mengikut Prof. Maclure seorang pakar pendidikan Amerika

berpendapat pengetua / guru besar menpunyai masa yang terhad untuk

mengendalikan urusan pejabat secara bersendirian. Oleh itu, suatu sistem perlu

dilaksanakan agar kerja pejabat menjadi lancar dan teratur.

Pejabat didefinisikan sebagai tempat berurusnya pelbagai aktiviti yang

bercorak pengurusan dan pentadbiran. Begitu juga, pejabat juga merupakan

tempat mengawal dan menentukan kejayaan seluruh proses untuk mencapai

matlamat aktiviti itu, pengurusan pejabat menpunyai perkaitan dengan mengatur

dan menyusun pejabat dan menyediakan peraturan dan kaedah untuk membuat

sesuatu kerja itu, Disamping itu, pengurusan kakitangan juga merupakan suatu

aspek pengurusan pejabat yang penting dan perlu diberi perhatian penuh.

Pengurusan pejabatjuga termasuk pengendalian alat-alat, perabot dan

sebagainya.

Pengurusan pejabat merupakan tugas dan tanggunjawab yang besar bagi

seseorang pengurus sekolah. Pengurusan yang teratur dan berkesan akan

2

Page 3: Tugasan individu kissm

menjadikan kerja lebih efisien. Sebagai pengurus pejabat, Pengetua dapat

memenuhi segala aktiviti yang berterusan dan memerlukan pentadbir yan

berfikiran positif dan proaktif bagi menuju kecemerlangan pengurusan.

Guru besar/ pengetua sekolah ialah orang yang bertanggunjawab dalam

mengurus dan menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan sekolah.

Salah satu tanggunjawab guru besar ialah menjaga keselamatan dokumen

disekolah.

Dokumen ialah maklumat rasmi yang perlu diberi perlindungan untuk

kepentingan keselamatan. Ada dua jenis dokumen rasmi iaitu: Dokumen

terperingkat dan dokumen tidak terperingkat. Dokumen terperingkat

mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan

keselamatan dan perlu bertanda mengikut peringkat keselamatan. Manakala

dokumen tidak berperingkat juga mengandungi maklumat rasmi yang perlu

diberi perlindungan keselamatan secukupnya, tetapi tidak bertanda dengan

peringkat keselamatan.

Di sekolah terdapat banyak dokumen seperti pekeliling, baucer, surat-

surat dan lain-lain lagi. Segala dokumen ini mesti disimpan dengan cara yang

betul dan mudah dicari pada bila-bila masa dikehendaki kelak.

3

Page 4: Tugasan individu kissm

Guru besar juga perlu mewujudkan sistem fail disekolah kerana sistem fail

merupakan suatu proses menyusun dan menyimpan segala rekod dan

dokumen. Segala bentuk surat menyurat disimpan di dalam fail. Bagi sesebuah

sekolah, sistem fail menfail yang lengkap perlu diadakan bagi memastikan

pengurusan sekolah berjalan dengan lancar.

Pada kebiasaanya, fail-fail hendaklah disimpan dalam kabinet-kabinet

yang dibuat daripada logam, jenis-jenis fail yang sesuai untuk kabinet adalah fail

yang jenis berlipat yang nipis. Surat-surat diletakkan didalamnya dengan

menebuk lubang ditepi sebelah kiri dan digunakan bersama-sama dengan tali

fail. Fail berkulit tebal dan keras tidak sesuai kerana fail jenis ini menggunakan

ruang yang banyak.

Tiap-tiap sekolah menpunyai sistem failnya yang tersendiri, berbeza

antara satu sama lain mengikut kehendak dan kemahuan masing-masing. Antara

kelainan yang ternyata dalam sistem fail dikalangan sekolah itu sendiri. Kaedah

pengelasan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk-tajuk kecil, ada yang

menggunakan kulit fail yang berbeza, dan ada juga kecenderungan untuk

menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada.

Disamping itu, guru besar/ pengetua dipertanggunjawabkan menerima

dan memproses dokumen berperingkat serta mengedar kepada kakitangan

berkenaan. Guru besar hendaklah berhati-hati dalam menguruskannya, Suatu

4

Page 5: Tugasan individu kissm

sistem hendaklah ditentukan sama ada dokumen itu dihantar kepejabat sebelum

diedarkan kepada pegawai lain ataupun menyediakan borang pergerakkan

dokumen. Pengedaran dokumen yang menpunyai pengelasan keselamatan

hendaklah dibuat terus daripada pengawai menjaga dokumen kepada pegawai

yang berkenaan. Kalau melalui pekerjaan am rendah,dokumen–dokumen itu

hendaklah dimasukkan kedalam sampul surat dan dilakri sebelum diedarkan.

Bagi dokumen simpanan dalam perhatian ( SDP ) – KIV sebuah buku senarai

dokumen hendaklah disediakan dengan cermat dan teratur. Maklumat mengenai

dokumen, tarikg dokumen dikeluarkan dan tarikh dokumen dikembalikan. Ia

dimuatkan dalam catatan rekod SDP itu dengan jelas.

Selain itu, guru besar juga perlu menghantar dokumen berperingkat

dengan selamat. Guru besar hendaklah menentukan bahawa dokumen-dokumen

tertentu diberi peringkat keselamatan. Adalah ditegaskan bahawa dokumen yang

mengandungi rahsia besar, rahsia sulit dan terhad adalah tertakluk kepada Akta

Rahsia Rasmi, jika maklumat yang terkandung didalamnya jatuh ke tangan

mereka yang tidak sepatutnya, ini mungkin menjejaskan keselamatan sekolah.

Tindakan perundangan boleh diambil terhadap guru besar yang berkenaan.

Dokumen-dokumen yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah

menpunyai pendaftaran berasingan. Tegasnya suatu pendaftaran khas untuk

tujuan itu diadakan di pejabat dan disimpan dibilik sulit.Dalam keadaan biasa,

5

Page 6: Tugasan individu kissm

dokumen-dokumen disimpan ditempat yang selamat, terkawaldan berkunci.

Hanya pegawai bertugas yang dibenarkan untuk melihat dokumen-dokumen ini.

Guru besar perlu menyelenggara daftar keluar dan masuk surat

berperingkat. Surat-surat keluar dan masuk dalam pengurusan pejabat

( sekolah) menpunyai kaitan rapat dengan pejabat pos. Kaedah

penyelenggararaan bagi kedua-dua jenis surat ini adalah tidak sama dan

berbeza.

Sekolah yang berdekatan dengan pejabat pos biasanya menyewa peti

surat di pejabat pos supaya surat- surat mudah dipunggut tiap-tiap hari. Kerani

boleh membuka surat-surat yang diterima itu kecuali surat peribadi. Surat-surat

ini akan dicatatkan tarikh terima sebelum diberi kepada pengetua atau guru yang

berkenaan. Setelah menyemak surat-surat ini, pengetua / guru besar perlu

mengambil tindakan selanjutnya. Surat-surat ini dimasukkan kedalam bakul

keluar masuk ataupun surat simpanan dalam perhatian ( SDP) mengikut

keperluan masing-masing.

Semua surat yang dikirimkan keluar hendaklah direkodkan, buku atau

borang khas digunakan untuk tujuan ini. Dalam rekod ini, hendaklah dicatatkan

tarikh, alamat, pekara, bilangan rujukan dan belanja bagi surat tersebut. Kerani

yang berkenaan hendaklah mahir dengan urusan dan peraturan pejabat pos.

Bagi surat-surat yang dihantar dengan tangan, disediakan sebuah “ despatch

6

Page 7: Tugasan individu kissm

book ” yang didalamnya disediakan ruangan alamat, tarikh dikirim, tarikh terima

dan tandatangan.

Sekolah bukanlah hanya tempat untuk belajar, tetapi juga terdapat

dokumen-dokumen yang perlu dijaga dan dilindungi keselamatannya agar

maklumat-maklumat kerajaan terpelihara.

7

Page 8: Tugasan individu kissm

Rujukan

1. Pengurusan Sekolah, Omardin Ashaari, Utusan Publications SDN BHD

1996.

2. Perintah-perintah Am Bab “A ” dan “G ” , MDC Publishers SDN BHD, Edisi

2006

8

Page 9: Tugasan individu kissm

Tugasan 2

Soalan 2A

Huraikan lima elemen “ Tonggak 12 “ berikut yang dapat dijadikan amalan

bersesuaian dengan pernyataan di atas.

9

“Kita dikenali dari apa yang kita lakukkan berulangkali. Kebaikan bukan sekadar perbuatan, tapi satu tabiat.”

Aristotle

Page 10: Tugasan individu kissm

Pendahuluan

Tonggak Dua Belas mencirikan dengan terperinci asas-asas pembentukan

peribadi para penjawat awam , tanpa mengira peringkat, kedudukan dan jenis

perkhidmatan. Semua peringkat penjawat awam akan mendapat manfaat

dengan mengamalkan prinsip-prinsip yang terkandung dalam Tonggak Dua

Belas. Perkhidmatan awam itu sendiri akan menjadi lebih cekap, produktif dan

mengutamakan kualiti jika prinsip-prinsip itu dijadikan budaya organisasi yang

sentiasa mendapat manfaat jika semua penjawat awam dan organisasi yang

mereka wakili menghayati prinsip-prinsip Tonggak Dua Belas.

Tonggak Dua Belas tersebut ialah:

a) The value of time

(Menghargai masa )

b) The success of perseverance

( Ketekunan membawa kejayaan )

c) The pleasure of working

( Keseronokan bekerja )

10

Page 11: Tugasan individu kissm

d) The dignity of simplicity

( Kemuliaan Kesederhanaan )

e) The worth of character

( Ketinggian peribadi )

f) The power of kindness

( Kekuatan sifat baik hati )

g) The influences of examples

( Pengaruh teladan )

h) The obligation of duty

( Kewajipan menjalankan tugas )

i) The wisdom of economy

( Kebijaksanaan berhemat )

j) The virtue of patience

( Keutamaan kesabaran )

k) The improvement of talent

( Peningkatan bakat )

11

Page 12: Tugasan individu kissm

l) The joy of originating

( Nikmat mencipta )

Dalam dua belas tonggak peringatan ini, lima elemen akan diberi huraian

terperinci yang mana dapat dijadikan amalan dan dilaksanakan dalam

perkhidmatan sebagai penjawat awam khususnya.

1) The value of time (Menghargai masa)

Orang yang menghargai masa menganggap “ masa itu emas ” . Berlalunya

masa tanpa sebarang perbuatan atau sumbangan yang berfaedah bererti

kerugian kerana masa yang telah berlalu tidak akan kembali. Setiap orang diberi

masa yang sama banyak. Terpulanglah kepada setiap individu bagaimana dia

merancang masanya. Seorang penjawat awam hendaklah tidak membuang

waktu, tidak bertangguh mengerja sesuatu yang penting yang ditugaskan.

Terutama sekali membuat keputusan-keputusan yang penting yang berkaitan

dengan pembangunan ekonomi negara.

Masa yang ada pada seseorang itu pada sesuatu hari mengandungi tiga

bahagian: satu pertiga untuk bekerja; satu pertiga untuk tidur dan berehat; satu

pertiga lagi untuk beribadat ( dalam erti ibadat khusus ) , bersenang-senang ,

melaksanakan tugas untuk keluarga dan masyarakat. Jika pmbahagian masa ini

diikuti dengan sedar dan betul- betul, maka kita akan dapat meningkatkan

produktiviti kerja.

12

Page 13: Tugasan individu kissm

Contoh: Seorang pegawai yang menghargai masa akan bertindak dengan

segera setelah diarahkan oleh Ketua Jabatan. Setiap kerja yang perlu

dilaksanakan dilakukan dengan teliti besesuaian dengan perancangan masa

yang ditetapkan.

Amalan- amalan positif:

Menepati masa

Menyegerakan tugas

Mempunyai perancangan waktu

Bijak mengurus tempoh masa yang diberi

Memupuk masa pada kerja-kerja yang produktif dan kreatif

Menetapkan ” target date ” untuk menyiapkan kerja.

Menyelesaikan tugas dalam masa yang ditetapkan

Amalan-amalan negatif dan dilarang:

Berbual-bual kosong

Tidak menyegerakan tugas

Tidak ada ” sense of urgency ”

Tidak merancang pekerjaan

Tidak ada priority

Melayan tetamu yang tidak berkenaan

Tinggalkan pejabat untuk urusan peribadi

Membuat kerja peribadi di pejabat

13

Page 14: Tugasan individu kissm

Membuat kerja yang tidak mustahak

Ke kantin dalam waktu bertugas

Tidak peka kepada pembaziran masa

2) Ketekunan membawa kejayaan (The success of perseverance)

Ketekunan beerti memberi tumpuan kepada sesuatu kerja hingga selesai

dengan sempurna dan membawa kejayaan serta kecemerlangan kepada

organisasi dan individu.

Contoh: Setiap guru yang diarahkan sebagai ahli jawatankuasa pelaksana

untuk Hari Guru, masing-masing menjalankan tugas mengikut bahagian tugas

yang ditetapkan. Jika semua guru bekerjasama serta melaksanakannya dengan

penuh tekun, secara tidak langsung, kerja yang mengambil tempoh yang lama

dapat disingkatkan.

Amalan-amalan positif:

Sabar dalam menghadapi cabaran-cabaran pekerjaan

Tidak patah semangat

Bercita-cita tinggi

Berpandangan jauh

Sanggup berkorban

Bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diarah

14

Page 15: Tugasan individu kissm

Cekal menghadapi kesulitan semasa bertugas

Tekun dalam melaksanakan tugas

Amalan- amalan negatif dan dilarang:

Mudah tersinggung

Kurang berdisiplin

Mudah putus asa

Tidak tekun

Mudah mengalah

Tidak bercita-cita tinggi

Tidak ada inisiatif

Tidak kreatif

Suka bertangguh

Disuruh buat baru buat

3) Keseronokan bekerja (The pleasure of working)

Kerja merupakan satu beban yang dilakukan untuk hidup, malah bagi

kebanyakan manusia bekerja itu merupakan perlakuan yang tiada hujungnya.

Namun begitu, jika kita mengambil pendirian yang optimistic kita boleh

menjadikan kerja itu sesuatu yang mendatangkan keseronokan.

Bekerja hendaklah dijadikan sebagai satu ibadah

Kerja itu hendaklah dijadikan cabaran

15

Page 16: Tugasan individu kissm

Jika kerja itu kita anggap pengkhususan kita, dengan sendirinya kita

menjadi pakar yang diiktiraf.

Contoh: Penjawat awam yang cemerlang akan bekerja dengan penuh

tanggungjawab dan penuh dedikasi. Setiap kerja serta tugasan yang diarahkan

dijalankan dengan amanah dan tidak akan terasa terbeban di bahunya sekalipun

kerja yang dilakukan kemungkinan baru pertama kali dilaksanakan.

Amalan-amalan positif:

Menganggap kerja sebagai satu bakat

Mempunyai inisiatif sendiri

Menghasilkan sesuatu yang berfaedah

Mempunyai komitmen terhadap kerja

Sedia memberi kerjasama

Amalan-amalan negatif dan dilarang:

Menganggap kerja sebagai beban

Tidak komited

Hanya menunggu arahan

Tidak suka menolong

Tidak dipercayai dan selalu dicurigai

4) Ketinggian peribadi (The worth of character)

16

Page 17: Tugasan individu kissm

Peribadi seseorang ialah “the total personality ‘’- wataknya, sikpnya,

perilakunya dan gaya membawa diri dalam pergaulan sesama manusia, baik

dirumahnya sendiri, di dalam organisasinya dan di dalam masyarakat umum.

Pengalaman hidup biasanya membawa watak. Namun watak sahaja tidak cukup

untuk membantu satu peribadi yang baik. Sikap yang positif dan terbuka

membantu seseorang meningkatkan peribadinya ke tahap yang lebih tinggi.

Perilaku atau pekerti yang penuh adab dan sopan santun turut mewarnakan

peribadi. Selain itu, gaya yang segak, kemas dan bersih menambahkan hiasan

luaran peribadi. Contoh: Seorang guru tidak hanya dinilai dari segi

penampilannya sahaja, bahkan dilihat dari segenap aspek komunikasi serta cara

bergaul dengan rakan sejawat dan juga masyarakat.

Amalan-amalan positif:

Teguh beriman dan bertakwa dalam setiap tindakan

Menyempurnakan tugas dan amanah

Bersifat ikhlas dalam menjalankan tanggungjawab

Berilmu dan berpengetahuan luas

Mengutamakan keadilan dalam setiap perbuatan

Sedia berkorban

Berlumba-lumba membuat kebajikan

Kemas dalam pakaian, pemikiran dan tindakan

Bersifat penyayang

Bersifat sabar dan teguh menghadapi cabaran

17

Page 18: Tugasan individu kissm

Bertimbang rasa tetapi tegas

Bersopan santun serta sederhana dalam kelakuan

Taat setia dan patuh kepada arahan

Bersyukur dalam menghargai kebaikan

Bersih daripada sifat dengki

Berani dan berpendirian teguh

Bertanggungjawab dan sedia berbakti

Jimat cermat dalam segala aspek

Tertib dan baik budi bicara

Cergas dan cekap dalam menjalankan tugas

Cekal dalam menghadapi cabaran

Bekerjasama dan saling menghormati

Amalan-amalan negatif dan dilarang:

Selalu berpura-pura dalam tindakan

Bersikap sombong dan suka menunjuk-nunjuk

Sukar untuk membuat kebajikan

Suka mengumpat dan memfitnah rakan sejawat

Tamak dalam mengejar pangkat dan kedudukan

Gopoh dalam bertindak

Mengampu untuk mendapat pujian dan sanjungan

Mungkir janji

Suka menghina dan merendahkan usaha orang lain

18

Page 19: Tugasan individu kissm

Pemarah dan tidak sabar

Khianat dalam melaksanakan tugas

Berdendam serta hasad dengki

5) Pengaruh teladan (The influences of examples)

Manusia hidup bermasyarakat dan masyarakat itu dipimpin oleh seorang

pemimpin, maka segala gerak laku pemimpin menjadi ikutan masyarakat itu.

Pengaruh teladan yang positif boleh mendatangkan hasil atau keuntungan yang

baik. Sebaliknya yang negatif boleh membawa padah yang buruk. Contoh; Guru

Besar merupakan Ketua Jabatan yang berperanan memimpin orang di

bawahnya. Setiap gerak lakunya menjadi ikutan para guru. Jika beliau sendiri

tidak menunjukkan kepimpinan yang baik, bagaimana orang di bawah dapat

mencontohi beliau.

Amalan-amalan positif:

Sentiasa berkelakuan baik

Tidak tamak kepada harta dan kedudukan

Bermoral dan berakhlak tinggi

Tertib dan beradab sepanjang masa

Rajin dan kuat bekerja

Amanah dan bertanggungjawab

Jujur dan ikhlas dalam setiap usaha

Berpandangan jauh

19

Page 20: Tugasan individu kissm

Mengutamakan masyarakat lebih daripada diri sendiri

Berdisiplin dalam semua tindakan

Sanggup berkorban setiap ketika

Gemar dan cintakan ilmu yang bermanfaat

Amalan-amalan negatif dan dilarang:

Buruk perangai dan tingkah laku

Jahil dan tidak suka membaca

Hasad dengki dan buruk sangka

Mempersendakan agama

Kedekut dan bakhil

Suka mencari helah untuk mengelak tanggungjawab

Suka mengumpat dan mengadu domba

Terlalu sensitif dan cepat marah

Tidak kenal budaya sendiri

Hipokrit serta berpura-pura

20

Page 21: Tugasan individu kissm

Tiga Asas Tonggak Utama

Merujuk kepada buku ” Penerapan Nilai dan Budaya Kerja Cemerlang Dalam

Perkhidmatan Awam Malaysia ” , jika diteliti dan difahami maksud yang ditujukan

dalam tonggak dua belas, terdapat tiga tonggak utama yang menjadi teras

kepada tonggak-tonggak lain. Tiga tonggak utama itu ialah ” Ketinggian Peribadi

” , ” Pengaruh Teladan ” dan ” Peningkatan Bakat ” . Ketinggian peribadi menjadi

penghulu tonggak-tonggak yang lain yang mana pada hakikatnya merupakan ciri

peribadi yang menyeluruh, mencakup semua aspek keunggulan peribadi

manusia.

Tonggak ke-tujuh ” Pengaruh Teladan ” memberikan dimensi lain kepada

tonggak ke-lima ( Ketinggian Peribadi ) iaitu dimensi kekeramatan ( charisma )

seorang tokoh yang mengamalkan ciri-ciri yang disenaraikan dalam tonggak ke-

lima. Tonggak ke-tujuh ini sekaligus mengandungi peringatan dan amaran ;

peringatan bahawa contoh yang baik akan diikuti dan dijadikan panduan; amaran

bahawa contoh buruk akan mendatangkan malapetaka, kerugian dan

kemusnahan.

Tonggak ke-sebelas ” Peningkatan Bakat ” walaupun kurang bermakna tetapi

mempunyai maksud tersendiri. Setiap manusia dijadikan oleh Maha Pencipta

dengan potensi-potensi tertentu, dan setiap kadar itu boleh dikembangkan untuk

dimanfaati bersama. Ilmu pengurusan moden memberi perhatian penting kepada

21

Page 22: Tugasan individu kissm

bakat dengan menggalakkan percambahan fikiran, mewujudkan Kumpulan

Meningkat Mutu Kerja ( KMK ) dan di Malaysia diwujudkan pula pelbagai

Anugerah Inovasi Pentadbiran Awam. Semua ini membuktikan bahawa aspek

peningkatan bakat adalah penting dan diutamakan dalam pengurusan moden.

Huraian kepada tiga tonggak teras ini bukanlah bermaksud mengabaikan

tonggak-tonggak yang lain tetapi sekadar memberi gambaran yang agak jelas

bahawa kesemua dua belas tonggak itu boleh dianalisis dan dihuraikan dengan

lebih mendalam jika didekati secara positif.

Penutup

Secara kesimpulannya, tonggak dua belas merupakan gabungan pelbagai

nilai yang diterapkan kepada penjawat awam agar dapat memberikan

perkhidmatan yang cekap dan berkualiti kepada masyarakat, yang mana setiap

satu daripada nilai-nilai ini mempunyai kepentingannya jika betul-betul

dimanfaatkan serta dilaksanakan sebaik mungkin

22

Page 23: Tugasan individu kissm

Rujukan

1. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia ( KISSM ), Adnan Baharom,

Anas Suray, Haji Daud Md. Saman, Kumpulan Budiman SDN kuala

Lumpur.

2. Pendidik, Bil 46/ Mac 2008, pencetus idea masyarakat pendidik.

3. http://www.opensubscriber.com

23