Tutorial Sistem Rekod Perniagaan dan

Pengurusan Inventori

Sdr Musa http://www.rekodperniagaan.com

Amat mudah dan sistematik

Toturial ini saya ingin menerangkan maksud dan cara2 sistem ini berfungsi. Penjelasan dan

penerangan satu per satu terhadap paparan yang terdapat dalam system rekod ini. Anda perlu faham apa yang harus anda faham bagaimana system ini berjalan. Jangan risau ianya amat mudah.

Sistem ini adalah dalam bentuk excel (Microsoft Excel). File extension nya .xls. Excel ada fungsi tambahan pengaturcaraan Visual Basic (VB), oleh itu system ini dibangun menggunakan VB

sebagai enjin memproses data. Faham tak ne?

Ok. Gambar diatas adalah cth muka depan excel. Ini adalah dalam sheet Menu. Ada banyak sheet mengikut perniagaan. Cth yang ini adalah perniagaan pemprosesan baja. Semua data2 akan disimpan dalam sheet ini. Apa yang perlu anda lakukan adalah klik button

Sistem Rekod tersebut. Peringatan : Anda dilarang menambah atau mengurangkan bahagian column kerana akan mengucar kacirkan data seterusnya akan berlaku kesilapan ( error) pada system. Anda sudah klik tapi keluar error kan. Error macam kat bawah ne.

Jangan panik. Mudah saja sila ikuti langkah2 berikut.

Bagi pengguna Excel 2003

1. Tools - Macro - Security

2. Security Level - Low - OK

Bagi pengguna Excel 2007 & 2010

1. Start - Excel Options

2. Trust Center - Trust Center Settings ..

3. Macro Settings - Enable all macros

Yes anda Berjaya. Buton sudah boleh diklik. Apabila anda mengklik button system rekod tu paparan istimewa berikut akan keluar.

Kita boleh mulakan sudah system rekod yang amat mudah dan sistematik ini.

1. Muka hadapan

Terdiri dari 4 ruangan Produk, Urusniaga, Laporan Urusniaga dan Rekod.

Ini adalah versi biasa v.3.1 dan v.3.2. Bagi lain2 bentuk perniagaan maka lain lah muka depanya.

Produk Ada tiga button iaitu Rekod Produk, Kemaskini dan Ambilan

Rekod Produk adalah aktiviti merekod semua jenis produk yang ingin dijual. Yang penting bahagian ini adalah setiap produk akan diberikan KOD ID masing-masing.

Kemaskini bermaksud mengemaskini data produk tadi pada masa hadapan jika berlaku perubahan.

Ambilan bererti aktiviti ambilan produk untuk kegunaan sendiri

Urusniaga

Tiga buton juga iaitu Jualan, Belian dan Pulangan

Jualan akan merekod jualan produk atau barang. Belian merekod belian produk daripada pembekal.

Pulangan pula merekod pemulangan barangan/produk kepada pembekal.

Repot Urusniaga Membuat laporan ringkas terhadap aktiviti perniagaan anda. Anda boleh melihat baki stok barangan anda dengan mudah disini. Anda juga boleh mencetak(print out) laporan ini.

Cetakan (print out) boleh dilakukan secara manual iaitu melalui sheet yang dikehendaki, ini adalah lebih baik dan tepat.

Rekod Khas untuk memadam atau delete rekod anda. Anda boleh memilih rekod mana yang ingin

dihapuskan secara automatic. Walaubagaimana pun anda masih boleh memadam secara manual. Jika berlaku kesilapan pada satu row, anda hanya memilih pada row tersebut dan memadam secara manual.

Tips: Apabila anda telah memasukan (key in) rekod produk beserta dengan KOD ID

adalah digalakan supaya anda print terlebih dahulu bahgian tersebut. Ini memudahkan anda untuk memasukan kembali KOD ID dan tidak perlu mencipta semula KOD ID yang baru.

2. Rekod Produk

Paparan ini akan merekod semua jenis produk yang hendak anda jual. Masukan semua data

produk2 yang anda ada didalam simpanan atau stok. Rekod ini akan anda buat sekali sahaja. Anda perlu cetak/print bahagian ini segera di worksheet Produk.

Bagi barangan jenis baru anda akan merekod sekali disini untuk memasukan Kod ID bagi sesuatu produk itu.

Kod ID Kod ini adalah ciptaan anda sendiri. Ikut kreativiti masing2. Ini adalah penting sebab untuk membezakan semua jenis produk. Ini adalah amat mustahak bg system ini untuk melihat semua barangan yang terdapat didalam kedai dan stok anda.

Harga Harga yang perlu dimasukan adalah harga belian dan harga jualan produk tersebut.

Kuantiti Masukan kuantiti produk. Setiap kuantiti akan dikira sebagai stok anda.

Setiap produk yang telah direkod anda boleh melihat Stok pada sheet Baki. Diskrepsi

Anda boleh memberi penerangan atau nota terhadap produk anda. Cth warna, berat kg atau 1 bungkusan,saiz dan lain2. Ini akan memudahkan anda mengenali sesuatu produk itu dan keadaan produk tersebut.

3. Kemaskini

Anda pilih Kod ID yang berkenaan dan Rekod yang anda telah masukan akan terpapar secara automatic disini. Anda sudah boleh mengemaskini data terbaru atau ingin mengubah dan

menambah nama,harga atau diskrepsi.

Lihat Kod ID amat penting untuk anda cipta kerana memudahkan anda dalam system rekod ini.

Cipta lah Kod ID sebijak mungkin berdasarkan jenis produk. Yang penting bagi Kod ID adalah ringkasan terhadap produk, gabungan antara huruf dan angka adalah terbaik. Cipta dengan ringkas tapi anda akan cepat tangkap sesuatu produk. Cth Baju = BJ001, Baju Kurung =

BJK002 dsb.

4. Ambilan

Apabila anda memilih sesuatu Kod ID produk. Nama, Kuantiti Semasa, Harga Belian dan Tarikh akan terisi secara automatic. Sila masukan Ambilan dan Nota. Baki Stok akan terkira secara

automatic selepas Kuantiti Ambilan dimasukan. Anda akan mengambilkira rekod ini dalam pengiraan untung rugi anda.

Harga Belian Harga yang anda beli daripada pembekal kerana ini bukanlah jualan anda.

Nota Sila masukan sebarang komen atau apa2 peringatan jika ada.

5. Jualan

Untuk rekod Jualan ini saya telah campurkan untuk merekod nama pelanggan sekaligus. Sila daftarkan nama pelanggan, no tel, alamat. Ini akan memudahkan anda untuk merujuk semula pelanggan anda. Jika pelanggan anda adalah tetap, hanya perlu pilih nama sebab data2 telah direkodkan. Semua nama pelanggan disimpan didalam sheet Pelanggan.

Jenis pembayaran dan cara penghantaran juga ada pilihan masing-masing.

Pelbagai jenis bank dan cara pembayaran, boleh diubah mengikut selera anda.

Pilihan cara penghantaran, boleh diubah atau ditambah.

6. Belian

Berbeza dengan system rekod yang terdahulu kini saya telah menambahkan rekod Pembekal sekali semasa membuat Belian. Nama pembekal akan disimpan dalam sheet pembekal. Seperti rekod Jualan nama pembekal boleh dipanggil jika ingin membuat belian.

No. Invois

Sila catat no invois / bil / resit daripada pembekal Nota

Sila catat nota2 penting yg ingin anda jadikan rujukan mengenai produk atau pembekal atau apa2 saja. Semua stok akan bertambah secara automatic dan akan dipaparkan dalam sheet Baki. Sheet

Baki boleh dirujuk jika stok anda berkurangan dan segera membuat pembelian.

7. Pulangan

Merekod produk atau barangan anda untuk dikembalikan kepada pembekal atas apa2 alasan. Barangan rosak, tersalah hantar, terlebih qty atau sebagainya.

Kuantiti Jumlah kuantiti produk

No. Invois No Invois, bil resit yang perlu sebgai rujukan pembekal

Pembekal Nama pembekal anda

Nota Sila catat apa2 yang penting sebgai rujukan anda

8. Laporan

Paparan repot bagi setiap rekod. Memudahkan anda melihat dan mencetak jika perlu.

Terdapat butang cetak dibawah setiap rekod. Terlebih dahalu computer anda perlu memasang driver printer dalamnya walaupun anda tidak memiliki sebuah printer. Ini kerana jika tidak

terdapat driver printer system invalid / error.

Jika anda ingin mencetak secara manual pun boleh tiada maslah bah itu. Anda hanya perlu

select range seperti biasa dalam sheet yang anda kehendaki. Kadang-kadang ini lebih tepat dan mudah.

9. Hapus Rekod

Butang2 ini disediakan bagi memudahkan anda untuk memadam rekod. Rekod yang akan

dipadam adalah keseluruhan rekod. Anda dinasihatkan supaya berhati2 menggunakan butang2 ini.

Jika berlaku kesilapan sesuatu rekod sama ada 2 atau 3 row, anda boleh memadamnya secara manual. Ini tidak menjejaskan system.

Peringatan: Setiap rekod yang anda hapuskan, tidak boleh dikembalikan. Oleh itu sentiasa buat back-up.

Harapan supaya anda faham dan memahami system rekod ini. Ia amat mudah untuk

digunakan oleh siapa sahaja. Kiraan adalah automatic. Baki stok yang tidak perlu anda risau. Baki stok akan sentiasa update. Anda tidak akan pening lagi untuk mengira stok yang ada.

Sebarang pertanyaaan kemusykilan sila emel atau hubungi saya Sdr Musa

0128208006 sdrmussa@facebook.com moosze@gmail.com