UNIT AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA) · 2015-04-01 · Menyediakan Kertas Makluman...

LAPORAN TAHUNAN

TAHUN 2014

UNIT AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

(MQA)

AUDIT BERKUALITI MENINGKATKAN AKAUNTABILITI www.mqa.gov.my

Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 2

Eddy Herman Zaidel KETUA EDITOR

Mazyah Yahya EDITOR

Nurhidayah Akhmar Mohd Razali

EDITOR

UNIT AUDIT DALAM

Siti Syahirah Md Nasir

EDITOR



KANDUNGAN Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2014 PERKARA MUKA

SURAT

BAHAGIAN 1

1. Visi 5

2. Misi 5

3. Objektif 5

4. Piagam Pelanggan 5

----------------------------------------------------------------------------------------------------

BAHAGIAN 2

1. Prakata 7

2. Perutusan Ketua Pegawai Eksekutif 8

3. Penghargaan Ketua Unit Audit Dalam 9

----------------------------------------------------------------------------------------------------

BAHAGIAN 3

1. Maklumat Unit Audit Dalam 11

----------------------------------------------------------------------------------------------------

BAHAGIAN 4

1. Perancangan dan Pencapaian 16

----------------------------------------------------------------------------------------------------

BAHAGIAN 5

Pemerhatian Audit dan Maklumbalas Auditi:

1. Pengauditan Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai 24

2. Pengauditan Prestasi Terhadap Pengurusan Aset Alih MQA 55

3. Pengauditan Mengejut Pengurusan Kenderaan MQA 75

4. Pengauditan Prestasi Terhadap Fungsian Bahagian Dasar dan

Penyelidikan 86

5. Pengauditan Siasatan Terhadap Aset MQA Yang Tidak Dapat Di

Kesan 102

6. Pengauditan Terhadap Pengurusan Bajet dan Terimaan 113

----------------------------------------------------------------------------------------------------

BAHAGIAN 6

1. Penutup 135



VISI, MISI, OBJEKTIF DAN PIAGAM PELANGGAN

BAHAGIAN 1



VISI

Menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan

akauntabiliti sektor awam.

MISI

Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta mengemukakan laporan

seimbang kepada Jawatankuasa Audit ke arah meningkatkan akauntabiliti pengurusan

awam.

OBJEKTIF

Membantu MQA mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan

berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan

tadbir urus.

PIAGAM PELANGGAN

Menjalankan pengauditan secara profesional berpandukan standard pengauditan

antarabangsa;

Mengemukakan Laporan Pemerhatian Audit dalam tempoh dua minggu selepas audit

selesai dijalankan;

Memberi teguran dan cadangan yang membina mengenai perkara-perkara yang

dibangkitkan; dan

Menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam sebelum akhir bulan Mac tahun

berikutnya.



PRAKATA

PERUTUSAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

PENGHARGAAN KETUA UNIT AUDIT DALAM

BAHAGIAN 2



PRAKATA

Unit Audit Dalam, Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan secara rasmi

pada 26 November 2001 selaras dengan kehendak Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun

1998. UAD menjalankan tugas secara bebas dan bertanggungjawab terus kepada Ketua

Pegawai Eksekutif MQA. Penubuhan UAD bertujuan membantu pihak pengurusan

dalam memantapkan lagi pengurusan kewangan, program/aktiviti dan pentadbiran

MQA dengan mengeluarkan laporan audit yang objektif serta syor yang sesuai dan

praktikal.

Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2014 disediakan adalah bertujuan untuk

melaporkan aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam sepanjang

tahun 2014 dimana ianya turut merangkumi laporan pengauditan yang telah dijalankan.

Laporan ini terbahagi kepada enam bahagian. Bahagian 1 memaparkan Visi, Misi,

Objektif dan Piagam Pelanggan UAD. Bahagian 2 memaparkan Prakata, Kata – Kata

Aluan Ketua Pegawai Eksekutif dan Penghargaan Ketua Audit Dalam. Seterusnya,

Bahagian 3 menerangkan maklumat ringkas tentang UAD. Perancangan dan

Pencapaian UAD bagi tahun 2014 serta maklumat berkenaan Jawatankuasa Audit MQA

diterangkan didalam Bahagian 4 manakala Bahagian 5 membentangkan berkenaan

Laporan Pemerhatian Audit dan Maklum Balas Auditi. Bahagian 6 pula adalah penutup

kepada Laporan Tahunan ini.

Secara keseluruhannya, kesemua dapatan audit yang telah dikenal pasti oleh UAD

dimaklumkan kepada auditi dan juga pihak Pengurusan Atasan MQA supaya tindakan

susulan dapat dilaksanakan. Cadangan untuk mengatasi sesuatu isu juga dinilai terlebih

dahulu didalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit supaya tindakan yang akan diambil

kelak lebih mantap dan berkesan. Laporan Tahunan ini juga akan dijadikan panduan

kepada semua warga Agensi supaya tidak mengulangi isu ketidak akuran yang sama

pada masa akan datang.



KATA – KATA ALUAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

Assalammualaikum, Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan tahniah kepada Unit Audit Dalam kerana telah

berjaya menyempurnakan kerja-kerja pengauditan seperti mana yang dirancang dan

seterusnya menerbitkan Laporan Tahunan ini. Terima kasih juga diucapkan kepada

semua pihak yang telah memberi sokongan dan kerjasama semasa kerja-kerja

pengauditan dijalankan sepanjang tahun 2014.

Bagi meningkatkan tahap akauntabiliti dan pematuhan dari segi pengurusan dan

pentadbiran sebuah Agensi Kelayakan Malaysia, Unit Audit Dalam bertanggungjawab

untuk memastikan bahawa tahap kawalan dalaman yang berkaitan khususnya

pengurusan Jaminan Kualiti serta kewangan adalah dalam keadaan baik dan teratur. Hal

ini juga sekaligus akan dapat membantu pihak pengurusan untuk mengambil tindakan

sewajarnya serta mentadbir MQA dengan lebih cekap dan berkesan.

Adalah menjadi harapan saya agar laporan ini dijadikan panduan yang berguna kepada

warga MQA untuk meningkatkan lagi keberkesanan dan kawalan dalaman terhadap

pengurusan kewangan dan aktiviti di MQA. Usaha melaksanakan penambahbaikan

hendaklah dijadikan tindakan berterusan. Dengan itu, sistem pengurusan dan

pentadbiran dapat dimantapkan lagi dengan lebih baik dan berkesan bagi menjadi

sebuah Agensi yang cemerlang.

Sekian, terima kasih.

DATO’ PROF. DR. RUJHAN BIN MUSTAFA

Ketua Pegawai Eksekutif

Agensi Kelayakan Malaysia



PENGHARGAAN

KETUA AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

Assalammualaikum, Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan syukur kerana UAD telah berjaya

menghasilkan laporan tahunan ini dengan kerjasama dari semua pegawai UAD yang

telah memberi komitmen tinggi semasa menjalankan tugas dan seterusnya dapat

menghasilkan laporan ini.

Saya juga ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih kepada

YBhg. Dato’ Ketua Pegawai Eksekutif MQA yang sentiasa mengambil perhatian serius

terhadap laporan-laporan audit yang telah dikemukakan kepada beliau serta sokongan

dan pengiktirafan terhadap usaha-usaha UAD dalam melaksanakan tanggungjawab dan

perancangan bagi mencapai objektif Agensi. Setinggi-tinggi penghargaan juga diberikan

kepada Jawatankuasa Audit MQA yang sentiasa memberi pandangan yang bernas serta

banyak membantu dalam menentukan hala tuju UAD dalam memberi kepastian dan

khidmat perunding secara objektif yang menambah nilai kepada MQA. Terima kasih

juga kepada semua Bahagian/Unit MQA yang telah memberi kerjasama sepenuhnya

semasa UAD melaksanakan pengauditan.

Adalah diharapkan agar laporan ini dapat dijadikan panduan berguna bagi semua pihak

dalam melaksanakan pengurusan Jaminan Kualiti MQA, pengurusan kewangan dan

pentadbiran serta aktiviti – aktiviti MQA secara ekonomi, cekap dan berkesan bagi

memperkemaskan lagi kawalan dalaman dan mematuhi kehendak dan peraturan

Kerajaan. Sehubungan itu, seluruh anggota Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) dapat

meningkatkan akauntabiliti MQA di samping menghindari daripada unsur

penyelewengan, pembaziran dan penyalahgunaan kuasa.

Sekian, terima kasih.

EDDY HERMAN ZAIDEL

Ketua Audit Dalam

Agensi Kelayakan Malaysia



MAKLUMAT UNIT AUDIT DALAM

BAHAGIAN 3



PENUBUHAN DAN SKOP

Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998, Unit Audit Dalam, Agensi

Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan secara rasmi pada 26 November 2001.

Unit ini bertanggungjawab terus kepada Ketua Pegawai Eksekutif MQA dan

Jawatankuasa Audit MQA.

Sebagai satu fungsi bebas, Unit Audit Dalam bertanggungjawab untuk memberikan

khidmat perundingan bagi meningkatkan tahap operasi Agensi. Selain itu, Unit Audit

Dalam berperanan dalam membantu pihak pengurusan atasan dalam

mempertingkatkan tahap pematuhan terhadap undang-undang, peraturan-peraturan

dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta membantu pihak pengurusan untuk

menentukan program dan aktiviti MQA diuruskan dengan ekonomi, cekap, berkesan

dan bersesuaian.

Bagi menentukan akauntabiliti dan pengurusan kewangan Agensi dijalankan dengan

tepat dan berkesan selaras dengan tanggungjawab yang telah diamanahkan Unit Audit

Dalam bertanggungjawab dalam menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam yang

telah diluluskan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan Jawatankuasa Audit MQA serta

membentang Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit yang diadakan

empat kali setahun.



BIDANG TUGAS UNIT AUDIT DALAM

Bidang tugas utama Unit Audit Dalam adalah untuk :-

1. Memberi kepastian (assurance) dan khidmat perunding secara objektif untuk

menambah nilai dan meningkatkan tahap operasi organisasi;

2. Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan

dalaman organisasi;

3. Mengkaji tahap pematuhan kepada dasar, undang-undang, peraturan dan arahan

yang berkuat kuasa;

4. Mengkaji aktiviti (core business) organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan

berkesan;

5. Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan,

penipuan dan penyelewengan;

6. Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem

termasuk sistem ICT;

7. Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk

kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif dan Jawatankuasa Audit;

8. Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit; dan

9. Menyediakan Kertas Makluman Pengauditan kepada Majlis MQA.



PERJAWATAN UNIT AUDIT DALAM

UAD mempunyai 4 perjawatan yang bertanggungjawab dalam melaksanakan semua

urusan pentadbiran dan pengauditan MQA. UAD diketuai oleh Ketua Audit Dalam, Gred

W48 yang dibantu oleh 3 orang pegawai. Kedudukan perjawatan UAD adalah seperti di

Jadual 1 berikut:-

Jadual 1 : Status Perjawatan Unit Audit Dalam

Bil Jawatan Gred Kumpulan Bilangan Jawatan

Lulus Isi Kosong

1 Ketua Unit Audit Dalam

W48 Pengurusan &

Profesional 1 1 0

2 Juruaudit W41 Pengurusan &

Profesional 1 1 0

3 Pegawai Eksekutif N27 Sokongan 1 1 0

4 Pembantu Tadbir N17 Sokongan 1 1 0

Perjawatan Ketua Audit Dalam adalah berstatus pinjaman daripada Jabatan Audit

Negara. Oleh itu, Ketua Audit Dalam Gred W48 telah melapor diri dan mula

menjalankan tugas di Unit Audit Dalam MQA pada 3 Mac 2014. Beliau sebelum ini

merupakan Juruaudit Kanan yang ditempatkan di Unit Audit Dalam Kementerian Belia

dan Sukan.



KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF (Jusa A)

Unit Audit Dalam

Ketua Unit Audit Dalam (W48)

Penolong Pengarah Unit Audit Dalam (W41)

Pegawai Eksekutif Unit Audit Dalam (N27)

Pembantu Tadbir Unit Audit Dalam (N17)

CARTA ORGANISASI UNIT AUDIT DALAM

Carta Organisasi UAD (kemaskini sehingga 31 Disember 2014)



PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN

BAHAGIAN 4



PERANCANGAN KERJA UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2014

UAD sentiasa peka dalam menyediakan Rancangan Audit Tahun 2014 secara sistematik

supaya hasil yang diperoleh lebih berkualiti dan dapat membantu MQA dalam

memantapkan pengurusannya. Rancangan Kerja yang disediakan merangkumi

pengauditan di Bahagian Pengurusan yang meliputi pentadbiran dan kewangan serta

Bahagian Jaminan Kualiti yang menjalankan core-business MQA.

Disamping itu, UAD turut memastikan auditi mengambil tindakan pembetulan atau

penambahbaikan secara berterusan berdasarkan cadangan audit dan melaporkannya di

dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit.

UAD telah merancang dan melaksanakan sebanyak 7 program bagi aktiviti sepanjang

tahun 2014. Maklumat berkenaan aktiviti yang dilaksanakan berserta objektif adalah

seperti di Jadual 2 berikut :-

Jadual 2 : Rancangan Tahunan Audit 2014

Bil Aktiviti/Program Objektif

1 Laporan Tahunan Audit

Dalam 2013

Laporan ini adalah berkenaan aktiviti-aktiviti

yang dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam

khususnya pengauditan yang telah dijalankan

sepanjang tahun 2014.

Laporan ini disediakan untuk menjelaskan secara

ringkas isu-isu audit yang dikenal pasti dan

tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk

memperbaiki dan menambah baik operasi

Pengurusan MQA.

2 Pengauditan Prestasi

Bayaran Honorarium Ahli

Panel Penilai (APP)

Menentukan polisi bayaran honorarium kepada APP

wujud dan bayaran dibuat mengikut peraturan yang

ditetapkan, menilai prestasi bayaran honorarium

dan menilai kawalan dalaman bagi proses bayaran

honorarium kepada APP.

3 Pengauditan Fungsian

Bahagian Akreditasi Sains

dan Perubatan

Menentukan sama ada bahagian telah

melaksanakan fungsinya seperti yang dirancang

dengan kos yang telah dilaksanakan mengikut

prosedur yang ditetapkan.



4 Pengauditan Pengendalian

Aduan Awam

Menentukan sama ada pengendalian aduan awam

mengenai perkhidmatan MQA telah dilaksanakan

mengikut prosedur yang ditetapkan.

5 Pengauditan Fungsian Unit

Pembangunan Dan

Penyelidikan Bahagian

Dasar dan Penyelidikan

Menentukan sama ada unit telah melaksanakan

fungsinya seperti yang dirancang dengan kos yang

telah ditetapkan.

6 Mesyuarat Jawatankuasa

Audit

Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun

1998 Mesyuarat Jawatankuasa Audit perlu

dilaksanakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun.

7 Rancangan Tahunan Audit

Dalam Tahun 2015

Penyediaan rancangan tahunan ini adalah bagi

memenuhi keperluan Surat Pekeliling Am Bil. 3

Tahun 1998.

Walaubagaimanapun terdapat perubahan pada Rancangan Kerja Tahunan Unit Audit

Dalam 2014 dimana pindaan telah dilakukan semasa kajian semula Sasaran Kerja

Tahunan Pertengahan Tahun. Secara keseluruhan UAD telah merancang dan

melaksanakan 9 aktiviti pada tahun 2014. Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 3

berikut:

Jadual 3 : Rancangan Tahunan Audit 2014 Selepas Pindaan

Bil Aktiviti/Program Objektif


Dalam 2013

Laporan ini adalah berkenaan aktiviti-aktiviti

yang dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam

khususnya pengauditan yang telah dijalankan

sepanjang tahun 2014.

Laporan ini disediakan untuk menjelaskan secara

ringkas isu-isu audit yang dikenal pasti dan

tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk

memperbaiki dan menambah baik operasi

Pengurusan MQA.



Panel Penilai (APP)

Menentukan polisi bayaran honorarium kepada APP

wujud dan bayaran dibuat mengikut peraturan yang

ditetapkan, menilai prestasi bayaran honorarium

dan menilai kawalan dalaman bagi proses bayaran

honorarium kepada APP.



3 Pengauditan Pengurusan

Aset Alih MQA

Menentukan sama ada pengurusan kenderaan di

MQA telah dilaksanakan dengan baik dan teratur

dan memastikan Bahagian Pentadbiran MQA telah

mematuhi Standard Operating Procedure (SOP) dan

Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan

pengurusan kenderaan.

4 Pengauditan Mengejut

Pengurusan Kenderaan

MQA

Menentukan sama ada pengendalian aduan awam

mengenai perkhidmatan MQA telah dilaksanakan

mengikut prosedur yang ditetapkan.


Terhadap Fungsian

Bahagian Dasar dan

Penyelidikan

Mengenal pasti objektif, fungsi dan aktiviti utama

bahagian, memastikansetiap aktiviti dilaksanakan

adalah seperti garis panduan atau Standard

Operating Procedure (SOP) yang ditetapkan dan

menilai kawalan dalaman SOP yang diguna pakai.

6 Pengauditan Siasatan Aset

Alih Yang Tidak Dapat

Dikesan

Siasatan dijalankan bagi mengesahkan sama ada

terdapat unsur-unsur kecuaian dalam penyimpanan

aset tersebut yang menyebabkan ia tidak dapat

dikesan oleh Bahagian Pentadbiran dan Bahagian

Teknologi Maklumat.


Bajet dan Terimaan

Menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan

cekap dan berhemat, bajet diurus mengikut

prosedur dan peraturan kewagan serta pekeliling

Kerajaan yang ditetapkan danpengurusan terimaan,

pungutan dan perbankan wang serta cek dilakukan

mengikut peraturan kewangan MQA dan Arahan

Perbendaharaan.


Audit

Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun

1998 Mesyuarat Jawatankuasa Audit perlu

dilaksanakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun.

9 Rancangan Tahunan Audit

Dalam Tahun 2015

Penyediaan rancangan tahunan ini adalah bagi

memenuhi keperluan Surat Pekeliling Am Bil. 3

Tahun 1998.



Jadual 4: Rancangan Kerja Unit Audit Dalam Bagi Tahun 2014

Bil. Perkara Tempoh

Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogos Sept Okt Nov Dis

1 Penyediaan Laporan Tahunan 2013

2 Pengauditan Prestasi Bayaran

Honorarium Ahli Panel Penilai (APP)

3 Pengauditan Pengurusan Aset Alih

MQA

4 Pengauditan Mengejut Pengurusan

Kenderaan MQA

5

Pengauditan Prestasi Terhadap

Fungsian Bahagian Dasar dan

Penyelidikan

6 Pengauditan Siasatan Aset Alih Yang

Tidak Dapat Dikesan

7 Pengauditan Pengurusan Bajet dan

Terimaan

8 Mesyuarat Jawatankuasa Audit

9 Rancangan Tahunan Audit Dalam

Tahun 2015


LaporanTahunan UAD 2015 20

PENCAPAIAN KERJA UNIT AUDIT DALAM 2014

Pada tahun 2014 semua aktiviti-aktiviti yang dirancang oleh Unit Audit Dalam telah

berjaya dilaksanakan dengan sempurna mengikut tempoh masa yang ditetapkan

dengan kerjasama dan komitmen semua warga MQA. Aktiviti yang telah selesai

dilaksanakan adalah Pengauditan Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai

(APP), Pengauditan Prestasi Terhadap Pengurusan Aset Alih MQA, Pengauditan

Mengejut Pengurusan Kenderaan MQA, Pengauditan Prestasi Terhadap Fungsian

Bahagian Dasar dan Penyelidikan, Pengauditan Siasatan Aset Alih MQA Yang Tidak

Dapat Dikesan dan Pengauditan Terhadap Pengurusan Bajet dan Terimaan.

Selain itu, Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2013 telah berjaya disiapkan dan

diedar serta Mesyuarat Jawatankuasa Audit telah diadakan sebanyak empat kali bagi

membincangkan perkara berbangkit dari dapatan Audit.

Pencapaian Rancangan Audit bagi tahun 2014 seperti yang diperincikan dalam Jadual 5

dan Carta 1 berikut :-

Jadual 5 : Kemajuan Pelaksaan Aktiviti / Program UAD

Bil Aktiviti/Program Perancangan

Pencapaian Kuantiti Masa


Dalam 2013

1 aktiviti Jan – Mac

2014

Laporan Tahunan Audit Dalam

telah di keluarkan pada 8 Ogos

2014



Panel Penilai (APP)

1 aktiviti Jan – Mac

2014

Pengauditan telah selesai

dijalankan dan laporan

pemerhatian telah dikeluarkan

pada 20 Mac 2014


Aset Alih MQA

1 aktiviti April - Jun

2014




pada 19 Jun 2014

4 Pengauditan Mengejut

Pengurusan Kenderaan

MQA

1 aktiviti April - Jun

2014




pada 29Mei 2014




Terhadap Fungsian

Bahagian Dasar dan

Penyelidikan

1 aktiviti Jul - Sept

2014




pada 22 September 2014

6 Pengauditan Siasatan Aset

Alih Yang Tidak Dapat

Dikesan

1 aktiviti Jul - Sept

2014

Pengauditan telah selesai dijalankan dan laporan pemerhatian telah dikeluarkan pada 22 September 2014


Bajet dan Terimaan

1 aktiviti Okt - Dis

2014

Pengauditan telah selesai dijalankan dan laporan pemerhatian telah dikeluarkan pada 5 Disember 2014


Audit

4 aktiviti Mac – Dis

2012

Mesyuarat telah diadakan

pada bulan 31 Mac 2014, 24

Jun 2014, 29 September 2014

dan 18 Disember 2014

9 Rancangan Tahunan

Audit Dalam Tahun 2015

1 aktiviti Dis 2014 Rancangan Tahunan Unit

Audit Dalam telah

diselesaikan.

Carta 1 : Pencapaian Berdasarkan Aktiviti

100

100

100

100

100

100

100

100

0 20 40 60 80 100 120

P. Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai (APP)

P. Pengurusan Aset Alih MQA

P. Mengejut Pengurusan Kenderaan MQA

P. Prestasi Terhadap Fungsian Bahagian Dasar dan Penyelidikan

P. Siasatan Aset Alih Yang Tidak Dapat Dikesan

P. Pengurusan Bajet dan Terimaan

Mesyuarat Jawatankuasa Audit

Rancangan Tahunan Audit Dalam Tahun 2015



JAWATANKUASA AUDIT MQA

Unit Audit Dalam adalah bertanggungjawab untuk menjadi urusetia bagi Mesyuarat

Jawatankuasa Audit berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998. Mesyuarat

Majlis MQA melantik Jawatankuasa Audit MQA yang terdiri daripada 3 orang ahli.

Bagaimanapun, Mesyuarat Majlis MQA memutuskan untuk melantik 2 orang ahli

mesyuarat yang berkuatkuasa pada 12 September 2014. Keanggotaan Ahli

Jawatankuasa Audit MQA tersebut adalah seperti di Jadual 6 berikut:

Jadual 6 : Ahli Jawatankuasa Audit

Bil Nama Jawatan Tarikh Lantikan

1 Dato’ Dr. Adnan Alias Pengerusi 11 Mac 2013

2 Datuk Dr. Khaw Lake Tee Ahli 11 Mac 2013

3 Prof. Dr. Ewe Hong Tat Ahli 11 Mac 2013

4 Dato’ Prof. Dr. Asma Ismail Ahli 12 September 2014

5 Tan Sri Mohamad Zabidi Zainal Ahli 12 September 2014

Mesyuarat Jawatankuasa Audit bagi tahun 2014 telah diadakan sebanyak empat kali

dan maklumat terperinci berkenaan mesyuarat tersebut adalah seperti di Jadual 7

berikut:

Jadual 7 : Mesyuarat Jawatankuasa Audit MQA tahun 2014

Bil Bil. Mesyuarat Tarikh Mesyuarat Kehadiran

Ahli Jawatankuasa Audit

1 1/2014 31 Mac 2014 i. Dato’ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

ii. Prof. Dr. Ewe Hong Tat

2 2/2014 24 Jun 2014 i. Dato’ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

ii. Prof. Dr. Ewe Hong Tat

3 3/2014 29 September 2013 i. Dato’ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

ii. Dato’ Prof. Dr. Asma Ismail

iii. Prof. Dr. Ewe Hong Tat

4 4/2014 18 Disember 2013 i. Dato’ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

ii. Datuk Dr. Khaw Lake Tee



PEMERHATIAN AUDIT DAN

MAKLUMBALAS AUDITI

BAHAGIAN 5



1. LATAR BELAKANG

1.1 Kategori Bayaran kepada APP

Terdapat 2 jenis bayaran yang diterima oleh Ahli Panel Penilai (APP) dari MQA

bagi proses penilaian program iaitu bayaran honorarium dan bayaran tuntutan

perjalanan. Bayaran honorarium adalah bayaran yang dibayar bagi tugas yang

telah dijalankan dan ia melibatkan laporan penilaian yang perlu disediakan oleh

APP. Bagi penilaian Akreditasi Penuh, APP perlu menyediakan Laporan Pra

Lawatan dan juga Laporan Akhir. Bagi penilaian Akreditasi Sementara, hanya 1

laporan yang dikeluarkan oleh APP yang dikenali sebagai Laporan Penilaian.

Bagaimanapun, bagi kes-kes tertentu seperti kes pertimbangan atau

penangguhan dari IPT, APP mungkin perlu mengeluarkan laporan tambahan

seperti Laporan Maklum Balas dan Laporan Pertimbangan. Selain itu, APP juga

dibayar elaun-elaun lain seperti elaun menghadiri mesyuarat pelarasan, elaun

penyelaras laporan, elaun lawatan dan elaun pengerusi. APP juga dibenarkan

untuk membuat tuntutan perjalanan bagi menghadiri mesyuarat atau mengikuti

lawatan penilaian.

1.2 Kadar Honorarium

Kadar honorarium yang ditetapkan adalah kadar yang telah diluluskan oleh

Mesyuarat Lembaga LAN Bilangan 3/2004 dan pemakaian kadar ini untuk MQA

telah diluluskan dalam Mesyuarat Majlis Bilangan 2 Tahun 2008. Jadual 1 adalah

kadar honorarium yang ditetapkan oleh MQA bagi penilaian Akreditasi

Sementara:

Laporan Pemerhatian Auditan Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai



JADUAL 1: KADAR BAYARAN PENILAIAN AKREDITASI SEMENTARA

Jenis Pembayaran Sijil Diploma Ijazah

Laporan Penilaian Individu 400 500 650

Insentif Penilaian Individu 100 100 100

Penyelaras Laporan 100 100 100

Insentif Penyelaras Laporan 100 100 100

Lawatan 150 150 150

Laporan Tambahan 100 100 100

Elaun Perjalanan Lembah Kelang/ Dalam Lokaliti

75 75 75

Sumber: LAN 05 Jld 7 (25)

Manakala kadar honorarium yang ditetapkan oleh MQA bagi penilaian Akreditasi

Penuh adalah seperti Jadual 2:

JADUAL 2 : KADAR BAYARAN PENILAIAN AKREDITASI PENUH

Jenis Pembayaran Sijil Diploma Ijazah

Laporan Pra Lawatan 300 350 400

Lawatan 200 200 200

Laporan Lawatan 450 450 600

Bayaran Pengerusi 200 200 200

Insentif Penilaian Individu 100 100 100

Pematuhan 700 700 840

Elaun Perjalanan Lembah Kelang/Dalam Lokaliti

75 75 75

Pertimbangan-semakan Dokumen Sahaja 200 250 300

Pertimbangan Semakan Dokumen dan Lawatan

400 500 600

Moratorium 150 150 150


Terdapat juga bayaran lain untuk aktiviti penilaian lain seperti di Jadual 3

bawah:

JADUAL 3 : KADAR BAYARAN AKTIVITI PENILAIAN LAIN

Aktiviti Penilaian Lain RM

Penilaian Mata Pelajaran Wajib 250

Penilaian Semula Dokumen Kursus Pengajian 400

Penilaian Semula Kurikulum 350

Elaun Kehadiran Mesyuarat 75




1.3 Prosedur Bayaran Honorarium

Berdasarkan MQA PA-02 Proses Permohonan Akreditasi Sementara dan MQA

PA-03 Proses Permohonan Akreditasi Penuh, arahan untuk menyediakan

bayaran honorarium akan diberi oleh Pegawai Akreditasi kepada Pembantu

Tadbir Akreditasi selepas keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi

diterima. Pembantu Tadbir akan menyediakan dan melengkapkan Borang

Honorarium dan menyerahkannya kepada Pegawai Akreditasi untuk

pengesahan. Kemudian Borang Honorarium dan dokumen sokongan tersebut

akan dimajukan ke Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran. Di Bahagian

Kewangan, Borang Honorarium yang telah lengkap akan diproses untuk

pembayaran. Pembayaran akan dibuat melalui Electronic Fund Transfer (EFT)

atau cek. Bahagian Kewangan akan menyerahkan baucar bayaran dan cek jika

ada kepada Pembantu Tadbir Akreditasi untuk penghantaran Surat Bayaran

Honorarium kepada APP jika perlu.



CARTA ALIR PROSEDUR BAYARAN HONORARIUM

Pegawai Akreditasi mengarahkan Pembantu Tadbir Akreditasi menyediakan borang honorarium

Pembantu Tadbir Akreditasi melengkapkan borang honorarium dan dokumen sokongan

Pegawai Akreditasi membuat semakan dan mengesahkan borang honorarium

Pembantu Tadbir Akreditasi menyerahkan borang kepada Bahagian Kewangan

Borang honorarium dengan dokumen sokongan yang lengkap akan diproses untuk bayaran

Bahagian Kewangan menyerahkan baucar bayaran/cek kepada Pembantu Tadbir Akreditasi

Pembantu Tadbir Akreditasi memfailkan baucar bayaran ke dalam fail program dan menghantar surat makluman bayaran kepada APP sekiranya bayaran

melalui cek

Mula

Tamat



1.4 Isu berkaitan bayaran honorarium

Pada November 2011 dan Januari 2012, Ketua Pegawai Eksekutif MQA telah

mengeluarkan memo dalaman ekoran daripada kes kelewatan bayaran kepada

APP bagi memastikan perkara tersebut tidak berulang. Pembayaran honorarium

yang lewat telah melanggar peraturan kewangan serta konsep perakaunan iaitu:

1.4.1 Arahan Perbendaharaan (AP)

AP59(i) menyatakan bahawa pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan

dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang-barang dan

perkhidmatan yang dibekal dengan suci hati tidak boleh ditahan. Ini

bermakna jika MQA telah berpuas hati dengan laporan yang dikeluarkan

oleh APP, bayaran perlu dibuat dan tidak boleh ditangguhkan.

1.4.2 Konsep Pemadanan/Konsep Akruan (Matching Principle/Accrual

Concept)

Setiap perbelanjaan yang dibayar bagi sesuatu perkhidmatan atau

barangan mesti dipadankan dalam tahun perakaunan yang sama. Ini

bermakna laporan APP yang diterima pada tahun 2012 perlu dibayar

pada tahun 2012 juga.

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Berikut adalah objektif pengauditan ini:

Menentukan polisi bayaran honorarium kepada APP wujud dan bayaran

dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan;

Menilai prestasi bayaran honorarium; dan

Menilai kawalan dalaman bagi proses bayaran honorarium kepada APP.

3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

Skop Auditan Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai adalah program

Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh yang telah dibawa ke Mesyuarat

Jawatankuasa Akreditasi pada tahun 2013. Semakan dokumen dan baucar

bayaran dibuat ke atas 63 fail program. Fail-fail ini dipilih dari setiap bahagian



akreditasi. Sampel diambil dari senarai program yang didapati lewat membuat

bayaran honorarium. Audit Dalam juga menjalankan temubual bagi

mengesahkan penemuan audit.

4. PENEMUAN AUDIT

4.1 Tiada Polisi Bayaran Honorarium Kepada APP

Semakan Audit mendapati tiada polisi bagi bayaran honorarium kepada

APP. Walaupun bayaran APP ada dinyatakan dalam ISO namun tiada

penetapan tempoh untuk membuat bayaran.

Bagi memastikan bayaran honorarium tidak menjangkau tahun yang berikutnya,

Ketua Pegawai Eksekutif telah mengeluarkan memo dalaman bertarikh 27

Januari 2012 yang menetapkan bahawa honorarium APP perlu dibayar dalam

tahun yang sama tugasan disempurnakan iaitu 2 minggu setelah APP

menyelesaikan tugasan. Bagaimanapun, mengambil kira kekangan masa

disebabkan beban tugas sedia ada, kelonggaran diberi iaitu bayaran honorarium

boleh dikemukakan selepas program dibentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa

Akreditasi.

Amalan di setiap bahagian dan juga setiap pegawai didapati berbeza. Ada yang

memilih untuk membayar bayaran honorarium setelah menerima dan berpuas

hati dengan laporan yang diberikan ada juga membayar setelah semua proses

selesai iaitu sesuatu program sudah boleh dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa

Akreditasi.

Syor Audit Dalam:MQA perlu menetapkan polisi bayaran honorarium

merangkumi tempoh bayaran perlu dibuat dan prosedur yang perlu dipatuhi.

4.2 Prestasi Bayaran Honorarium APP

Pihak Audit telah menjalankan semakan ke atas 63 fail permohonan yang

melibatkan 218 Laporan APP yang dibayar dalam 159 baucar bayaran. Maklumat

lanjut semakan audit seperti di Jadual 4 di bawah:



JADUAL 4: SAMPEL AUDIT

Bil Fail Permohonan Bilangan Laporan Bilangan Baucar Bayaran

63 217 159

Sumber: Unit Audit Dalam

Berdasarkan sampel audit, didapati tempoh bayaran yang diambil dari tarikh

MQA menerima Laporan APP ke tarikh baucar bayaran adalah seawal 3 hari

sehingga 663 hari. Laporan APP ini termasuk laporan awal, laporan lawatan,

laporan maklum balas, laporan pertimbangan, laporan lawatan pertimbangan

dan laporan Mata Pelajaran Wajib. Pecahan tempoh bayaran honorarium yang

diambil seperti di Jadual 5 di bawah:

JADUAL 5 : TEMPOH BAYARAN

Bil Tempoh Bayaran (Hari) Bilangan Laporan

Peratus (%)

1 1 hari hingga 14 hari 21 9.6









10 541 hari keatas 15 7.3

Jumlah 217 100 Sumber: Unit Audit Dalam

Pembayaran yang dibuat selepas keputusan Jawatankuasa Akreditasi telah

menyebabkan maka tempoh yang lama diambil untuk membayar sesuatu

honorarium yang melibatkan kes penangguhan dan pertimbangan.

Manakala tempoh yang diambil oleh Bahagian Kewangan untuk memproses

bayaran ialah 1 hari hingga 10 hari. Jadual 6 menunjukkan julat tempoh bayaran

yang diambil oleh Bahagian Kewangan.



JADUAL 6 : TEMPOH BAHAGIAN KEWANGAN MEMPROSES BAYARAN

Bil Tempoh Bahagian Kewangan Memproses

Bayaran (Hari) Bilangan Baucar

Peratus (%)




4 10 hari hingga 12 hari 2 1

Jumlah Baucar 159 100


4.3 Perbelanjaan Tahun 2013 Terlebih Rekod

Setiap perbelanjaan mesti direkod dalam tahun di mana aktiviti itu berlaku. Oleh

itu bayaran honorarium perlu dibayar pada tahun yang sama Laporan APP

diterima. Bayaran APP yang dibuat dalam tahun yang berbeza dari tahun

Laporan APP diterima didapati tidak mematuhi konsep pemadanan dan konsep

akruan dalam prinsip perakaunan. Oleh itu perbelanjaan yang ditunjukkan di

dalam penyata kewangan adalah kurang tepat.

Semakan Audit mendapati terdapat 27 baucar bayaran yang diakaunkan

pada tahun yang berikutnya. Oleh itu perbelanjaan pada tahun 2013

terlebih rekod berjumlah RM22,825 manakala perbelanjaan bagi tahun

2012 terkurang berjumlah RM22,825 seperti di Rajah 1 dan senarai

honorarium terlibat seperti di Lampiran 1.

GAMBAR RAJAH 1: AKAUN PERBELANJAAN

RM 22,825 RM 22,825

Tahun 2012 Tahun 2013



4.4 Kawalan Dalaman

Semakan Audit mendapati wujud kelemahan kawalan dalaman dalam

proses pembayaran honorarium kepada APP. Borang Honorarium akan

dicetak oleh Pembantu Tadbir Akreditasi dan diserahkan kepada Pegawai

Akreditasi. Pegawai Akreditasi akan menentukan jenis bayaran yang layak

diterima oleh seseorang APP serta mengesahkan borang tersebut. Kemudian

Borang Honorarium itu akan dimajukan ke Bahagian Kewangan.

Pihak Audit mendapati tiada kawalan dalaman pada laporan yang diterima. Ini

kerana laporan yang diterima disemak oleh pegawai dan tiada pengesahan sama

ada laporan APP tersebut memuaskan dan boleh dibayar.

Pihak Audit juga mendapati lebih dari 1 laporan daripada seorang APP dan tugas

Pegawai Akreditasi adalah menentukan jenis laporan tersebut sama ada laporan

maklum balas pertama atau laporan maklum balas kedua dan sama ada ia layak

untuk dibayar honorarium. Selain itu, tiada pengesahan daripada Pengarah

Bahagian sama ada bayaran yang ditentukan oleh Pegawai Akreditasi tersebut

adalah munasabah. Kelemahan kawalan dalaman ini dilihat telah menyebabkan

perkara berikut berlaku:

3.4 Laporan APP Tiada Dalam Fail Program

Pihak Audit telah membuat semakan ke atas baucar bayaran dan Borang

Honorarium dan mendapati terdapat 15 bayaran dibuat untuk Laporan

APP tetapi laporan tersebut tidak ditemui di dalam fail program. Berikut

adalah maklumat terperinci berkenaan bayaran tersebut:



JADUAL 7: SENARAI LAPORAN TIADA DALAM FAIL PROGRAM

Bil No Baucar Bayaran

No. Program Nama APP Jenis Laporan

Yang Tiada Dalam Fail

Bayaran (RM)

1 1047350 A10356 Ahmad Zamri Abdul Wahid

Laporan Akhir 450

2 1040502 A8157 Azhar Abdul

Jamil Laporan

Pertimbangan 500

3 1048133 A8841 Khairul Azam

Bahari Laporan Awal &

Akhir 800

4 1027651 A9335 Muhamad Sham

Shahkat Ali Laporan Akhir 450

5 1041551 MQA/PA02972 Aslina Ahmad Laporan Awal 500

6 1043873 MQA/PA03104 Faisal Ahmad

Shah Laporan Awal 500

7 1046936 MQA/PA03179 Azhar Abdul

Jamil Laporan Awal 400

8 1047278 MQA/PA03739 Latifah Abdul

Majid Laporan Awal 650

9 1046953 MQA/PA03739 Faisal Ahmad

Shah

Laporan Penyelarasan &

Laporan Tambahan

200

10 1036098 A10568 Faudziah Zainal

Abidin Laporan Awal 400

11 1039002 A10698 Zaharudin Saaya Laporan Awal 450

12 1042013 A8427 Kalavathy

M.Sriraman Laporan Akhir 450

13 1042248 MQA/FA2408 Rizalman Mamat Laporan Awal 200

14 1099523 MQA/FA1091 Mazani Manaf Laporan Akhir

15 1039525 MQA/FA1091 Syukor Abd Razak Laporan Akhir


Selain itu semakan Audit mendapati laporan akhir bagi

MQA/FA1091 tidak ditemui di dalam fail program. Ruangan di kertas

minit fail program ada dicatat bahawa APP Mazani Manaf tidak

menghantar laporan. Bagaimanapun, pembayaran telah dibuat melalui

baucar bernombor 1099523 untuk bayaran laporan akhir dan insentif

penilaian individu dan di borang honorarium ada dicatatkan bahawa

APP tersebut telah menghantar laporan pada 4 Mac 2013.

Pada pendapat Audit, Pegawai Akreditasi perlu memastikan laporan

difailkan bagi memudahkan rujukan pada masa akan datang.



3.4 Bayaran Elaun Lawatan dan Tuntutan Perjalanan Dibuat Tetapi

Tiada Laporan Disediakan

Semakan Audit ke atas 3 baucar mendapati bayaran telah dibuat

untuk elaun lawatan dan juga tuntutan perjalanan. Semakan lanjut

juga mendapati APP tersebut tidak menghantar laporan lawatan

seperti sepatutnya.

Pada pendapat Audit, elaun lawatan dan tuntutan perjalanan tidak boleh

dibayar jika APP gagal menjalankan tanggungjawabnya untuk

mengemukakan laporan. Maklumat terperinci bayaran tersebut seperti

di Jadual 8:

JADUAL 8: BAYARAN LAWATAN DAN TUNTUTAN PERJALANAN TETAPI

TIADA LAPORAN DIKELUARKAN

Bil No.

Baucar Bayaran

Honorarium

Tuntutan Perjalanan

(RM) Kod Program Nama APP

1 1047453 RM200.00 439.20 MQA/PA01881 Tuan Daud@Wan

Ramlee b. Wan Kadir

2 1038745 RM200.00 150.00 A11266 Mohd Yusoff

Adon

3 1042248 RM200.00 1,028.20 MQA/FA2408 Rizalman Mamat


Syor Audit Dalam: MQA perlu mempunyai ketetapan terhadap APP yang

tidak mengemukakan laporan sama ada pembayaran perlu dibuat

ataupun tidak.

3.4 Kriteria Laporan APP Bagi Tujuan Bayaran Honorarium

Semakan Audit ke atas baucar bayaran bernombor 1046342

mendapati APP dibayar untuk tugasan laporan penilaian individu,

penyelaras laporan dan laporan maklum balas. Bagaimanapun,

semakan Audit terhadap fail program tidak menemui laporan

tambahan hanya pernyataan secara ringkas di dalam e-mel. Berikut

adalah maklumat terperinci berkenaan bayaran tersebut:



JADUAL 9 : APP YANG MEMBERIKAN PERNYATAAN RINGKAS BAGI

TUJUAN LAPORAN TAMBAHAN

No Baucar No. Program Nama APP Tujuan Bayaran Jumlah

1046342 MQA/PA03164 Abu Bakar

Salleh

Laporan Penilaian Individu

650

Penyelaras Laporan 100

Laporan Maklum Balas (Pernyataan

Ringkas) 100

Jumlah 850


Pada pendapat Audit, MQA perlu menetapkan kriteria minimum sesuatu

laporan bagi melayakkannya untuk dibayar.

Syor Audit Dalam:MQA perlu ada satu ketetapan dalam menentukan

kriteria sesuatu laporan itu layak untuk dibayar honorarium. Selain itu

kawalan dalaman perlu diwujudkan iaitu pengesahan oleh Pengarah

Bahagian bagi memastikan maklumat yang disahkan oleh Pegawai

Akreditasi dalam borang honorarium adalah benar dan munasabah

sebelum borang tersebut dimajukan ke Bahagian Kewangan.

3.4 Dua Bayaran Elaun Pengerusi Untuk Satu Program

Semakan baucar bayaran bagi program MQA/FA02079 mendapati

kedua-dua APP bagi program tersebut telah dibayar Elaun

Pengerusi. Surat lantikan sebagai pengerusi adalah untuk panel

Ahmad Zahiruddin Yahya. Manakala di borang honorarium bagi

panel Fauziah Zainal Abidin ada dinyatakan dilantik sebagai

pengerusi. Maklumat terperinci seperti di Jadual 10:

JADUAL 10: DUA BAYARAN ELAUN PENGERUSI UNTUK SATU PROGRAM

Bil Kod Program Nama APP No Baucar Bayaran (RM)

1 MQA/FA02079 Ahmad Zahiruddin Yahya 1044667 200

Fauziah Zainal Abidin 1035810 200




3.4 Kadar Bayaran Laporan Lawatan Fasiliti Berbeza

Semakan Audit fail program MQA/PA00186 Diploma in

Physiotherapy, mendapati 2 kadar yang berbeza di gunakan untuk

membayar APP bagi satu tugasan yang sama iaitu Lawatan Fasiliti.

Bagaimanapun hanya 1 laporan lawatan fasiliti yang ditemui dalam

fail program. Maklumat terperinci berkenaan bayaran tersebut seperti

di bawah:

JADUAL 11: KADAR BAYARAN LAPORAN LAWATAN FASILITI BERBEZA

Bil No

Baucar Nama APP Jenis Bayaran

Kadar

(RM)

Status

Laporan

1 1047353 Siti Esah Bahari

Lawatan 150

Tiada Laporan

Lawatan 100

2 1047446 Maria Justine @ Stephany Laporan

Lawatan 200 Ada


Syor Audit Dalam:Pengesahan oleh Pengarah Bahagian perlu

diwujudkan bagi memastikan maklumat yang disahkan oleh Pegawai

Akreditasi dalam borang honorarium adalah telus dan munasabah

sebelum dimajukan ke Bahagian Kewangan.

3.4 Bayaran Dibuat Sebelum Laporan Diterima

Semakan Audit ke atas program A9335 mendapati bayaran bagi

laporan lawatan dibuat sebelum laporan diterima. Program ini

telah diberikan Lulus Bersyarat oleh Mesyuarat Jawatankuasa

Akreditasi Bilangan 1 Tahun 2013. Maklumat terperinci berkenaan

bayaran tersebut seperti di Jadual 12 dan Jadual 13 di bawah:

JADUAL 12 : MAKLUMAT BAUCAR BAYARAN

Kod Program Nama APP No. Baucar Tarikh Baucar Bayaran (RM)

A9335 Masilla Bte

Hamzah 1027652 22 Dis 2011* 1,150



JADUAL 13 : MAKLUMAT BAYARAN BAUCAR BERNOMBOR 1027652

Tujuan Bayaran Bayaran (RM) Catatan/Tarikh

Laporan Pra Lawatan 350 19 Sept 2011

Lawatan 200 27 & 28 Okt 2011

Laporan Lawatan 450 31 Jul 2012*

Elaun Perjalanan Lembah

Kelang 150 Dua hala

* Bayaran dibuat sebelum laporan diterima Sumber: Unit Audit Dalam





3.4 Tiada Surat Tugasan

Semakan terhadap program Bachelor of Information and Communication

Technology (Honours) MQA/FA 1091 mendapati seorang APP tidak

mempunyai surat tugasan. APP tersebut merupakan APP gantian.

Bagaimanapun bayaran honorarium telah dibuat berdasarkan maklumat

di baucar bayaran bernombor 109525. Maklumat terperinci seperti di

Jadual 14 di bawah:

Jadual 14 : Tiada Surat Tugasan APP

Bil Kod Program Nama APP No. Baucar Amaun

(RM)

1 MQA/FA1091 Syukor Abd Razak 1039525 600.00








5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Pada keseluruhannya, didapati tiada polisi diwujudkan bagi bayaran honorarium

dan memo MQA 05 Jld.18 bertarikh 27 Januari 2012 yang dikeluarkan tidak

dapat mengatasi isu bayaran honorarium lewat kerana masalah yang sama

berulang pada tahun 2013. Selain itu didapati prestasi bayaran honorarium dan

kawalan dalamanadalah TIDAK MEMUASKAN berdasarkan perkara-perkara

yang dibangkitkan di atas. Bagaimanapun, bagi memastikan perkara yang sama

tidak berulang, adalah disyorkan PERTIMBANGAN diberi kepada perkara

berikut:

a) Merangka satu polisi atau menambah prosedur bayaran di dalam ISO

mengikut tempoh yang ditetapkan bagi memastikan Arahan Perbendaharaan

59(i) dipatuhi serta mengelak perbelanjaan tahun semasa terlebih atau

terkurang rekod.

b) Merangka satu polisi yang menyatakan pembayaran tidak boleh dibuat

kepada APP yang tidak mengemukakan laporan.

c) Merangka atau menetapkan kriteria laporan yang melayakkannya untuk

dibayar.

d) Meminda borang honorarium dengan menambah pengesahan oleh Pengarah

Bahagian bagi memastikan kawalan dalaman sentiasa wujud sebelum

dikemukakan kepada Bahagian Kewangan.

e) Mewujudkan Senarai Semak bagi setiap program bagi memastikan

pembayaran telah dibuat kepada APP.

f) APP perlu diberi surat makluman tentang bayaran yang dibuat oleh MQA

kepada mereka. Tanpa mengira bayaran tersebut dalam bentuk cek atau

EFT.



AUDITAN PRESTASI BAYARAN HONORARIUM AHLI PANEL PENILAI

MAKLUM BALAS AUDITI DAN ULASAN AUDIT DALAM TERHADAP PENEMUAN AUDIT

4.1: TIADA POLISI BAYARAN HONORARIUM KEPADA APP

Semakan Audit mendapati tiada polisi bagi bayaran honorarium kepada APP. Bagaimanapun bayaran APP ada dinyatakan dalam

ISO namun tiada penetapan tempoh untuk membuat bayaran.

Amalan di setiap bahagian dan juga setiap pegawai didapati berbeza. Ada yang memilih untuk membayar bayaran honorarium

setelah menerima dan berpuas hati dengan laporan yang diberikan ada juga membayar setelah semua proses selesai iaitu

sesuatu program sudah boleh dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi.

Ulasan:

Bahagian Kewangan telah mengadakan perbincangan dengan semua Bahagian Akreditasi pada 21 Februari 2014.

Setelah mengambilkira pandangan Bahagian Akreditasi, adalah dipersetujui bayaran honorarium dibuat selewat-

lewatnya 2 bulan selepas program dikemukakan ke Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi (MJA), (kecuali MJA bulan

November dan Disember yang perlu dihantar pada tarikh yang ditetapkan). Ini bererti pelaksanaan adalah kembali

seperti memo rujukan MQA 05 Jld.18(39) bertarikh 27 Januari 2012.

Ulasan Audit Dalam: Pelaksanaan memo rujukan MQA 05 Jld.18(39) bertarikh 27 Januari 2012 telah membuktikan bahawa ia

tidak dapat membantu menyelesaikan permasalahan bayaran honorarium lewat. Ini kerana perkara tersebut berulang pada

tahun 2013. Oleh itu pihak Audit mencadangkan agar MQA mewujudkan polisi bayaran honorarium APP serta mewujudkan

prosedur bayaran yang lebih jelas.



4.3 PERBELANJAAN TAHUN 2013 TERLEBIH REKOD

Berdasarkan sampel Audit terdapat 27 baucar bayaran APP dibuat pada tahun berbeza dari tahun yang diakaunkan. Oleh itu

perbelanjaan pada tahun 2013 terlebih rekod sebanyak RM22,825 manakala perbelanjaan bagi tahun 2012 terkurang sebanyak

RM22,825.

Ulasan:

Bahagian Kewangan mengambil maklum teguran oleh pihak Audit. Seperti mana yang dimaklumi, setiap program yang

dinilai untuk mendapatkan Perakuan Akreditasi mengambil tempoh selama 7 bulan manakala penilaian Akreditasi

Sementara pula selama 3 bulan 3 minggu. Oleh yang demikian, kebarangkalian sesuatu penilaian program itu selesai

dinilai melangkaui tahun adalah tinggi dan ini menyebabkan bayaran honorarium kepada APP dibayar pada tahun

berikutnya.

Sekiranya konsep akruan dalam prinsip perakaunan digunapakai, Bahagian Akreditasi perlu menyediakan maklumat

berkenaan program yang telah memulakan proses penilaian tetapi belum selesai pada tahun tersebut supaya dapat

diakaunkan oleh Bahagian Kewangan pada tahun semasa. Maklumat ini termasuklah senarai penilai yang telah

mengemukakan laporan awal, menyertai lawatan, mengemukakan laporan lawatan berserta amaun yang perlu dibayar.

Isu seperti terlepas pandang, pertukaran pegawai dan lain-lain perlu diatasi supaya maklumat yang akan direkod

sebagai akruan adalah tepat dan dapat memberi gambaran sebenar perbelanjaan honorarium APP pada tahun

berkenaan. Bayaran yang melangkau tahun seperti yang dinyatakan oleh pihak Audit telah mendapat kelulusan khas

Ketua Pegawai Eksekutif.



BAYARAN HONORARIUM PADA TAHUN BERBEZA

Bil Kod Program Nama APP Tarikh

Laporan Diterima

Tarikh Pembayaran

Maklum Balas Auditi

1 A10231 Shamsiah Mohamad 24-Mar-12 11-Jan-13 Bayaran dibuat sebelum MJA iaitu pada 30 Mei 2013.

2 A10231 Ezani Yaakub 19-Jun-12 11-Jan-13

16-Oct-12

3 A10356 Elliza Hashim 18-Sep-12 19-Dec-13 Bayaran dibuat selepas MJA iaitu pada 24 September 2013. 08-Oct-12

4 A10356 Ahmad Zamri Abdul Wahid

08-Oct-12 19-Dec-13

5 A10530 Azhar Abdul Jamil 18-Jun-12 27-May-13 Bayaran dibuat sebelum MJA iaitu pada 25 Julai 2013.

6 A10530 Ruslan Abdul Rahim 02-Aug-12 27-May-13

7 A9623 Abdul Razak Kamisan 02-Oct-12 26-Jul-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 25 April 2013. Sepatutnya bayaran PM Dr. Zaihidee Hj. Arshad dibayar pada tarikh yang sama dengan En. Abdul Razak Kamisan iaitu pada 26 Julai 2013, tetapi oleh kerana borang honorarium + tuntutan perjalanan beliau tidak lengkap maka kena KIV dulu dan borang tersebut lengkap pada 10 Oktober 2013.

8 A9623 Mohd Zaihidee Hj. Arshad

21-May-12 19-Dec-13

11-Oct-12

9 MQA/PA01341 Muhammad Jafni Jusof 29-Nov-11 04-Apr-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 28 Februari 2013. 05-Apr-12

10 MQA/PA01341 Nadzri Mohd Sharif 25-May-12 11-Apr-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 28 Februari 2013

11 MQA/PA02118 Zairul Anuar Md Dawam

23-Aug-12 16-Dec-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 29 Ogos 2013.

12 MQA/PA02705 Berhanundin Abdullah 18-Sep-12 20-May-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 25 April 2013.




Laporan Diterima

Tarikh Pembayaran

Maklum Balas Auditi

13 A11266 Rosnani Ab. Hamid 06-Jun-12 01-Apr-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

21-Sep-12

14 A8427 Kalavathy M.Sriraman 14-Sep-11 23-Jul-13 Penilaian program melibatkan proses penilaian pertimbangan Akreditasi Penuh yang selesai dibawa ke MJA pada 24/01/2013 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

15 A8427 Kamaria Kamaruddin 11-Nov-11 19-Jul-13

03-Jan-12

02-May-12

16 A8828 Muhamad Hanafiah 12-Aug-12 18-Mar-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

17 A8828 Abdul Rahim Dal 26-Jul-12 18-Mar-13

18 A8828 Tuan Daud@Wan Ramlee Wan A. Kadir

22-May-12 18-Mar-13

19 A9349 Chang Ching Thon 02-Aug-12 11-Mar-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

20 A9349 Hamidah Hassan 11-Aug-12 11-Mar-13

21 A9810 Prof. Dr. Mohd Syafiq Abdullah

22-Sep-12 16-Apr-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan 2013. Pembayaran dilakukan pada bulan April 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu mengambikira tahun program di bawa ke MJS (Pertimbangan Akreditasi Penuh) pada Mac 2013. Program ini telah dibawa ke MJA pada 27 Jun 2013. Ini selaras dengan ketetapan memo MQA 05 Jld 18(39) bertarikh 27 Jan 2012 iaitu bayaran honorarium dibuat selewat-lewatnya 2 bulan selepas dibentangkan dalam MJA.

22 A9810 Siti Halimah Bux @ Jasmin Shaikh Rahman

Bux

24-Jul-12 16-Apr-13

22-Sep-12




Laporan Diterima

Tarikh Pembayaran

Maklum Balas Auditi

23 MQA/FA01881 Azizah Endut 12-Dec-12 17-Dec-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan 2013. Pembayaran dilakukan pada bulan Disember 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu mengambikira tahun program di bawa ke MJA pada 26 November 2013. Ini selaras dengan ketetapan memo MQA 05 Jld 18(39) bertarikh bertarikh 27 Jan 2012 iaitu bayaran honorarium dibuat selewat-lewatnya 2 bulan selepas dibentangkan dalam MJA.

24 MQA/PA00985 Mohamed Nadzri Mohd Yusoff

21-Mar-12 18-Dec-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

25 MQA/PA01444 Shakinaz Desa 16-Feb-12 10-Dec-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

26 MQA/FA02079 Ahmad Zahiruddin Yahya

15/6/2012 17-Oct-13 Tarikh 15/6/2012 yang dinyatakan oleh pihak Audit adalah tarikh laporan awal yang dikemukakan oleh APP. Tarikh terima laporan akhir adalah pada 26/10/2012. Oleh itu bayaran dibuat pada 17-10-2013 setelah mendapat laporan akhir daripada APP. Bayaran dibuat bersekali dengan laporan awal dan laporan akhir APP.

27 MQA/PA02745 Shahimi Mohtar 30/10/2012 12-Dec-13 Atas kesibukan tugas, pegawai terlepas pandang untuk membuat bayaran kepada APP pada tahun berkenaan. Namun begitu program ini termasuk dalam task force bayaran APP dan atas Persetujuan CEO bayaran dibuat kepada APP pada tahun berikutnya.



Ulasan Audit Dalam: Proses bayaran honorarium APP adalah salah satu proses kecil dalam proses penilaian akreditasi

program. Bagaimanapun, tanggungjawab APP telah selesai sebaik sahaja laporan dihantar dan MQA berpuas hati dengan laporan

tersebut. Oleh itu bayaran perlu dibuat dalam tempoh waktu yang munasabah. Pada pandangan pihak Audit, tempoh yang

munasabah itu ialah selewat-lewatnya 1 bulan dari tarikh pengesahan MQA berpuas hati dengan laporan yang diterima. Rekod

perbelanjaan tahunan akan lebih tepat. Pembayaran APP tidak patut ditunda kerana terdapat penangguhan dalam proses

penilaian akreditasi program.



4.4 KAWALAN DALAMAN

4.4.1 Laporan APP Tiada Dalam Fail Program

JADUAL 7: SENARAI LAPORAN TIADA DALAM FAIL PROGRAM

Bil

No

Baucar

Bayaran

No.

Program Nama APP

Jenis Laporan

Yang Tiada

Dalam Fail

Bayaran

(RM) Maklum Balas Auditi Ulasan Audit Dalam

1 1047350 A10356 Ahmad

Zamri

Abdul

Wahid

Laporan Akhir 450 Laporan akhir En. Ahmad Zamri Abdul

Wahid ada disertakan di dalam fail tetapi

tidak dibulatkan sebagai no. kandungan

minit.

Telah diminit semula.

Pegawai bertanggungjawab

untuk memastikan semua

dokumen berkaitan telah

direkod dengan betul, kemas

dan teratur.

2 1040502 A8157 Azhar

Abdul Jamil

Laporan

Pertimbangan

500 Baucar ini merupakan bayaran selepas

pertimbangan dan bukannya bayaran untuk

laporan awal atau akhir yang dibuat

pembayaran pada 05.06.2013 dengan

jumlah RM575. Laporan akhir selepas

lawatan diterima pada 05.04.2013. Laporan

tersebut telah dimasukkan ke dalam fail dan

diminitkan semula.





dan teratur.

3 1048133 A8841 Khairul

Azam

Bahari

Laporan Awal

& Akhir

800 Semua laporan awal dan laporan akhir En.

Khairul Azam Bahari ada di dalam fail dan

diminitkan.

Laporan awal bertarikh 06 Ogos 2013 dan

dimasukkan dalam fail pada 21 Ogos 2013.

Laporan akhir bertarikh 22 Ogos 2013 dan

dimasukkan dalam fail pada 27 Ogos 2013.

Ulasan Diterima



Bil

No

Baucar

Bayaran

No.

Program Nama APP

Jenis Laporan

Yang Tiada

Dalam Fail

Bayaran


4 1027651 A9335 Muhamad

Sham

Shahkat Ali

Laporan Akhir 450 Laporan akhir Dr. Muhamad Sham Shahkat

Ali bertarikh 28 Oktober 2011 tidak

dimasukkan dalam fail.

Laporan tersebut telah dimasukkan ke

dalam fail dan diminitkan semula.





dan teratur.

5 1041551 MQA/PA

02972

Aslina

Ahmad

Laporan Awal 500 Laporan awal dari Puan Aslina ada diterima.

Tetapi tidak dimasukkan oleh Pegawai ke

dalam fail. Laporan APP tersebut telah

dimasukkan ke dalam fail dan diminit

semula.





dan teratur.

6 1043873 MQA/PA

03104

Faisal

Ahmad

Shah

Laporan Awal 500 Laporan Dr. Faizal Ahmad Shah ada dalam

fail tetapi tidak diminitkan. Telah diminit

semula.





dan teratur.

7 1046936 MQA/PA

03179

Azhar

Abdul Jamil

Laporan Awal 400 Laporan Dr. Azhar Abdul Jamil tidak

dimasukkan ke dalam fail. Laporan tersebut

telah dimasukkan ke dalam fail dan

diminitkan semula.





dan teratur.



Bil

No

Baucar

Bayaran

No.

Program Nama APP

Jenis Laporan

Yang Tiada

Dalam Fail

Bayaran


8 1047278 MQA/PA

03739

Latifah

Abdul Majid

Laporan Awal 650 Laporan Dr. Latifah Abdul Majid diterima

pada 19 Jun 2013 ada, cuma tidak

dimasukkan dalam fail.

Laporan penyelarasan pada 11 Julai 2013

dan laporan maklum balas Dr. Faizal Ahmad

Shah juga ada, cuma tidak dimasukkan

dalam fail.

Kedua-dua laporan APP tersebut telah

dimasukkan ke dalam fail dan diminit

semula.





dan teratur.

9 1046953 MQA/PA

03739

Faisal

Ahmad

Shah

Laporan

Penyelarasan

& Laporan

Tambahan

200

10 1036098 A10568 Faudziah

Zainal

Abidin

Laporan Awal 400 Laporan awal daripada Prof. Madya Dr.

Faudziah Zainal Abidin diterima pada

6/1/2012 telah tersalah dimasukkan ke fail

program A 10567. Ini kerana program A

10567 (BBA (Hons.) International Business

secara kerjasama Kolej Universiti Teknologi

Antarabangsa Twintech & A 10568 (BBA

(Hons.) Finance secara kerjasama Kolej

Universiti Teknologi Antarabangsa

Twintech adalah program daripada PPT

yang sama (Kolej IBS Miri) dan lawatan juga

pada tarikh yang sama. Maka terjadi sedikit

kekeliruan pada kedua-kedua program

tersebut.

Tindakan pembetulan telah diambil.

Ulasan Diterima



Bil

No

Baucar

Bayaran

No.

Program Nama APP

Jenis Laporan

Yang Tiada

Dalam Fail

Bayaran


11 1039002 A10698 Zaharudin

Saaya

Laporan Awal 450 Laporan Akhir ada di dalam fail program

iaitu minit ke 24 (Laporan lawatan En.

Zaharuddin) dan minit ke 27 (Laporan

penyelarasan / akhir Prof. Madya Abdul

Rahim Awang)

UAD tidak menemui Laporan

Awal

12 1042013 A8427 Kalavathy

M.Sriraman

Laporan

Lawatan

450 Berdasarkan semakan dengan pegawai iaitu

En Idris Ahmad, laporan akhir adalah

laporan yang telah diselaraskan oleh Pn

Kamaria dan Pn Kalavathy berdasarkan

input semasa lawatan. Laporan ini

dikeluarkan oleh Pn Kamaria sebagai

Pengerusi untuk program ini.

Penambahbaikan akan dilakukan dlm fail

dan minit untuk menjelaskan tentang

perkara ini.


untuk memastikan jika

laporan akhir yang dihantar

oleh APP adalah laporan

bersama, nama kedua-dua

APP perlu dimasukkan di

dalam laporan.

13 1042248 MQA/FA

2408

Rizalman

Mamat

Laporan Awal 200 APP hanya mengemukakan laporan awal.

Diterima pada 9/12/2012 cuma tiada

salinan di dalam fail program. Laporan

tersebut telah dimasukkan dalam fail

program.





dan teratur.

14 1099523 MQA/FA

1091

Mazani

Manaf

Laporan Akhir 600 Laporan telah diterima pada 2 Mac 2013

(Dr.Mazani) dan 7 Mac 2013 (Dr.Shukor).

Namun salinan tersebut tiada dalam fail

program. Fail tersebut telah dikemaskini

dengan memasukkan laporan yang

tertinggal tersebut.





dan teratur.

15 1039525 MQA/FA

1091

Syukor Abd

Razak

Laporan Akhir 600



Ulasan Audit Dalam: Bahagian Akreditasi perlu memastikan bahawa semua laporan APP disimpan di dalam fail program

dengan kemas dan teratur. Laporan APP di dalam fail program adalah bukti pembayaran honorarium. Selain itu laporan APP juga

adalah asas kepada keputusan penilaian akreditasi program dan bukti penilaian telah dilaksanakan.

4.4.2 Bayaran Elaun Lawatan dan Tuntutan Perjalanan Dibuat Tetapi Tiada Laporan Disediakan

JADUAL 9:

BAYARAN LAWATAN DAN TUNTUTAN PERJALANAN TETAPI TIADA LAPORAN DIKELUARKAN

Bil No.

Baucar Bayaran

Honorarium

Tuntutan Perjalanan

(RM)

Kod Program

Nama APP Maklum Balas Auditi

1 1047453 RM200.00 439.20 MQA/PA0186 Tuan Daud@Wan Ramlee b. Wan

Kadir

Elaun lawatan dibayar mengikut kadar yang telah ditetapkan di Borang Tuntutan Honorarium APP iaitu RM 150

2 1038745 RM200.00 150.00 A11266 Mohd Yusoff Adon APP hadir pada hari lawatan dan bersama-sama dengan Panel Pengerusi untuk menjalankan proses penilaian. APP juga memberikan dapatan kepada panel pengerusi semasa lawatan untuk dimasukkan ke dalam laporan lawatan. Justeru, APP adalah layak diberikan bayaran lawatan dan tuntutan perjalanan.

3 1042248 RM200.00 1,028.20 MQA/FA2408 Rizalman Mamat APP hanya mengemukakan laporan awal. Tiada laporan selepas lawatan. Pembayaran dibuat memandangkan APP berkenaan

telah meluangkan masa, tenaga dan wang untuk

hadir semasa lawatan dan menyumbang kepakaran

di dalam penilaian berkenaan.

Ulasan Audit Dalam: Pembayaran honorarium adalah bagi penilaian yang diberikan oleh APP secara formal iaitu secara

bertulis sebagai asas bagi MQA membuat keputusan. Laporan adalah bukti penilaian.



4.4.3 Kriteria Laporan APP Bagi Tujuan Bayaran Honorarium

JADUAL 10 : APP YANG MEMBERIKAN PERNYATAAN RINGKAS BAGI TUJUAN LAPORAN TAMBAHAN

Bil No.

Baucar Kod Program Nama APP Tujuan Bayaran Jumlah Maklum Balas Auditi

1 1046342 MQA/PA03164 Abu Bakar Salleh

Laporan Penilaian Individu

650 APP telah diberikan bayaran terhadap

laporan maklum balas walaupun hanya

dengan pernyataan ringkas. Ini kerana

ia adalah merupakan pengesahan APP

terhadap maklum balas PPT yang telah

mematuhi ke semua syarat-syarat yang

telah ditetapkan. Sehubungan itu, APP

hanyalah cukup memberikan

pernyataan bahawa PPT telah

mematuhi syarat-syarat yang telah

ditetapkan.

Penyelaras Laporan 100

Laporan Maklum Balas (Pernyataan Ringkas)

100

Jumlah 850

Ulasan Audit Dalam: APP dibayar untuk laporan penilaian yang dikeluarkan. Penilaian APP perlu dalam bentuk laporan

kerana ia asas dalam membuat keputusan oleh MQA. Laporan adalah bukti penilaian.

Maklum Balas Exit Conference: Mesyuarat mencadangkan agar pegawai MQA dilantik untuk membuat penilaian bagi

mengatasi masalah APP yang kurang memberi komitmen dalam penyediaan laporan.



4.4.4 Dua Bayaran Elaun Pengerusi Untuk Satu Program

JADUAL 12: DUA BAYARAN ELAUN PENGERUSI UNTUK SATU PROGRAM

Bil Kod Program Nama APP No Baucar Bayaran

(RM) Maklum Balas Auditi

1 MQA/FA02079 Ahmad Zahiruddin Yahya 1044667 200 Semasa lawatan dijalankan Dr. Fauziah telah

dilantik sebagai Pengerusi dan terdapat catatan

Pengerusi pada borang pembayaran

honorarium. Namun begitu, terdapat kesilapan

apabila surat lantikan Pengerusi dikeluarkan

atas nama Dr. Ahmad Zahiruddin.

Fauziah Zainal Abidin 1035810 200

Ulasan Audit Dalam: Para 9.7.1,Peraturan Kewangan MQA menetapkan sekiranya kehilangan adalah kerana pembayaran

lebih atau pembayaran tanpa kuasa, Pengarah Bahagian/Ketua Unit yang terlibat perlu mengemukakan laporan berkaitan

kepada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan). Pengarah Bahagian/Ketua Unit bertanggungjawab memastikan

bayaran balik hendaklah didapatkan semula sama ada secara sekali gus atau secara ansuran.

Maklum Balas Exit Conference: Bahagian Akreditasi Sains Sosial akan mengutip semula jumlah yang tersilap bayar

daripada APP berkenaan dalam tempoh 6 bulan.



4.4.5 Kadar Bayaran Laporan Lawatan Fasiliti Berbeza

JADUAL 13: KADAR BAYARAN LAPORAN LAWATAN FASILITI BERBEZA

Bil No

Baucar Nama APP

Jenis

Bayaran

Kadar

(RM)

Status

Laporan Maklum Balas Auditi

1 1047353 Siti Esah Bahari

Lawatan 150

Tiada

Elaun lawatan dibayar mengikut kadar yang

telah ditetapkan di Borang Tuntutan

Honorarium APP iaitu RM 150.

Kadar RM 100 dibayar kerana mengambil

kira input/ dapatan semasa lawatan oleh Pn.

Siti Esah yang telah diberikan kepada

pegawai dan Dr. Maria.

Lawatan tidak dihadiri oleh Dr. Maria kerana

kekangan di saat akhir namun RM200

dibayar kerana laporan diselaraskan oleh Dr.

Maria hasil semakan dokumen dan input yang

diberikan oleh Pn. Siti Esahkerana Pn Siti

Esah tidak dapat mengeluarkan laporan

dalam tempoh yang diperlukan.

Laporan

Lawatan 100

2 1047446 Maria Justine @

Stephany

Laporan

Lawatan 200 Ada

Ulasan Audit Dalam: Laporan adalah bagi penilaian fasiliti. Oleh itu, laporan perlu disediakan oleh APP yang mengikuti

lawatan.



4.4.6 Bayaran Dibuat Sebelum Laporan Diterima

JADUAL 14 : MAKLUMAT BAUCAR BAYARAN

Kod Program Nama APP No. Baucar Tarikh

Baucar

Bayaran


A9335 Masilla Bte

Hamzah

1027652 22 Dis 2011* 1,150 Sebenarnya bayaran dibuat selepas laporan

akhir yang diterima pada 28 Oktober 2011

(hari kedua lawatan) secara serahan

tangan cuma laporan itu tidak dimasukkan

ke dalam fail.

Laporan tersebut telah dimasukkan ke

dalam fail dan diminitkan semula.

JADUAL 15 : MAKLUMAT BAYARAN BAUCAR BERNOMBOR 1027652

Tujuan Bayaran Bayaran (RM) Catatan/Tarikh

Laporan Pra Lawatan 350 19 Sept 2011

Lawatan 200 27 & 28 Okt 2011

Laporan Lawatan 450 31 Jul 2012*

Elaun Perjalanan Lembah

Kelang 150 Dua hala

* Bayaran dibuat sebelum laporan diterima

Ulasan Audit Dalam: Pegawai bertanggungjawab perlu memastikan semua laporan yang telah diserahkan telah

direkodkan dan difailkan dengan kemas dan teratur.



4.4.7 Tiada Surat Tugasan

Jadual 16 : Tiada Surat Tugasan APP

Bil Kod Program Nama APP No. Baucar Amaun


1 MQA/FA1091 Syukor Abd

Razak

1039525 600.00 Tiada surat tugasan dikeluarkan bagi APP berkenaan

kerana beliau menggantikan APP asal.

Surat perlepasan APP bagi program ini telah dikeluarkan

dan pembayaran dibuat berdasarkan kepada surat

perlepasan tersebut.

Bagaimanapun, boleh rujuk fail program A 9489

(program sama tapi mod pengendalian berbeza) untuk

surat tugasan APP.

Ulasan Audit Dalam: Surat tugasan adalah arahan rasmi daripada MQA kepada APP bagi menjalankan tugas

penilaian bagi program MQA/FA101.



1.0 LATAR BELAKANG

Pengauditan ini dilaksanakan dengan persetujuan Jawatankuasa Audit dan

Pengurusan Tertinggi MQA di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil 1 Tahun

2014. Pengurusan aset alih MQA didapati kurang memuaskan seperti yang telah

dilaporkan oleh Jabatan Audit Negara dalam Laporan Pengauditan Pengurusan

Kewangan Tahun 2012.

Pengurusan Aset Alih di MQA adalah berpandukan kepada Arahan Pentadbiran Bil

1 Tahun 2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih MQA (TPAM) yang berkuat kuasa

bermula dari 1 Januari 2013. Bagaimanapun sebelum 1 Januari 2013, peraturan

yang diguna pakai adalah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan menerusi

Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 yang dikeluarkan oleh Kementerian

Kewangan. TPAM dirangka berdasarkan pekeliling tersebut namun terdapat

perbezaan pada kuasa melulus bagi disesuaikan dengan taraf MQA sebagai sebuah

Badan Berkanun.

Sehingga 31 Mac 2014, jumlah aset alih MQA ialah 81 dengan nilai sejumlah

RM2,908,945.52 dan jumlah inventori adalah 4,245 berjumlah RM2,934,474.79.

Nilai pelupusan aset adalah berjumlah RM460,535.40.

Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) adalah aplikasi yang dibangunkan

oleh Kementerian Kewangan dengan tujuan kawalan dan pemantauan aset bagi

semua kementerian dan jabatan di Malaysia. Sistem ini dibangunkan mengikut

kaedah kawalan pengurusan aset dan stor yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan

Malaysia menerusi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 iaitu Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

(Tatacara Pengurusan Stor). MQA telah menggunakan Sistem Pemantauan

Pengurusan Aset (SPPA) ini sejak tahun 2010.

Pengauditan Prestasi Terhadap Pengurusan Aset Alih MQA



2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan ini adalah seperti berikut:

i. Menentukan sama ada semua aset MQA telah didaftarkan;

ii. Memastikan semua rekod aset adalah kemas kini dan teratur;

iii. Memastikan semua aset yang direkodkan dapat dikesan dan dikenal pasti;

dan

iv. Memastikan MQA mematuhi Pekeliling Kerajaan yang telah ditetapkan dan

diterima pakai.

3.0 SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN

Skop pengauditan adalah tertumpu kepada perolehan aset MQA bagi tahun 2013,

2012 dan 2011. Selain itu, Unit Audit Dalam juga akan membuat semakan

terhadap aset yang diperoleh semasa LAN bermula dari tahun 1997 hingga 2004.

Kaedah yang akan digunakan adalah semakan dokumen dan rekod seperti baucar

bayaran, rekod aset alih seperti KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-4, KEW.PA-5

KEW.PA-7 dan beberapa rekod lain. Unit Audit Dalam juga akan menjalankan

pemeriksaan fizikal dan temu bual di Bahagian Pentadbiran dan Bahagian

Teknologi Maklumat dalam pengauditan ini.

4.0 PENEMUAN AUDIT

Semakan terhadap Pengurusan Aset Alih MQA mendapati perkara berikut:

4.1 Aset Tidak Mempunyai Label/No Pendaftaran

Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan fizikal pada 28 April 2014 dan

30 April 2014 di ruang pejabat MQA dan mendapati aset seperti yang

ditunjukkan di gambar di bawah tidak ditandakan dengan Label/No.

Pendaftaran seperti yang sepatutnya:



GAMBAR 1

Nama Peralatan/Aset: HP Scan Jet Automatic Document Feeder Lokasi: Bilik Utiliti BTM Tingkat 14 Tarikh dan Masa: 28 April 2014 jam 11.40 pagi

GAMBAR 2 Nama Peralatan/Aset: Dry Box Lokasi: Bilik Stor UHEAA Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

GAMBAR 3 GAMBAR 4

Nama Peralatan/Aset: Printronix Lokasi: Bilik Stor BTM Tingkat 8

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 10.35 pagi



GAMBAR 5 Nama Inventori: Papan Kenyataan Lokasi: UHEAA Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

Semakan Audit juga mendapat 7 daripada 20 sampel aset alih yang telah

didaftarkan tidak dilabel seperti yang yang ditetapkan oleh peraturan seperti di

Jadual 1:

Jadual 1 :

Sampel Aset Alih Yang Telah Didaftarkan Tetapi Tidak Dilabel

Bil. Butiran Aset No. Pendaftaran Penempatan

1 Printer HP Laserjet 5200dtn MQA/BTM/H/11/39 Ruang Kerja BKRJK

2 Mesin Perincih Tingkat 6A MQA/BP/H/12/9 Ruang Kerja 6A

3 Aten KVM 8-port switch with

LCD MQA/BTM/H/11/72 Bilik Server

4 KVM Switch - ATEN KL1508AIM MQA/BTM/H/13/3 Bilik Server

5 Mesin Perincih Intimus 120CC3 -

Tingkat 14B MQA/BP/H/13/7 Bilik Fail Pentadbiran

6 Camera Canon DSLR EOS 6D Kit-

UHEAA MQA/BP/H/13/15 Ruang Kerja UHEAA

7 33U Floor Standing Server Rack MQA/BTM/H/11/7 Bilik Server

8 Dahle Paper Shredder Model 20422

MQA/BP/H/00/4 Bilik Fotostat Tingkat 14B

9 Apple iBook G4 MQA/BTM/H/04/9 Stor Peralatan BTM

Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset

Pemeriksaan fizikal juga mendapati kesemua 5 standing rack di dalam bilik server

tidak berlabel.



Maklum Balas:

Bahagian

Pentadbiran

GAMBAR 2

BP dimaklumkan bahawa dry box tersebut telah dibeli oleh

Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa (UHEAA) dan BP

tidak dimaklumkan mengenai hal tersebut. BP akan

melaksanakan pendaftaran aset ini setelah memperoleh

maklumat perolehan. Jika tidak, BP akan mendaftar

berdasarkan fizikal aset.

GAMBAR 5

BP akan mendaftarkan aset tersebut.

Jadual 1

BP telah melabel aset tersebut. Bukti adalah seperti di

Lampiran 1.

Bahagian Teknologi

Maklumat

Aset alih milik BTM seperti di JADUAL 1 telah dilabel.

GAMBAR 3 & GAMBAR 4

Aset jenis printer Printronix tidak digunakan lagi oleh Bahagian

Kewangan setelah MQA menggunakan Staf Portal untuk

mencetak salinan penyata gaji. Cadangan untuk pelupusan pada

tahun 2014.

Kesemua standing rack dalam bilik server juga akan dilabel.

4.1.1 Aset Dan Inventori Yang Dibawa Dari Pejabat Lama

Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan di pejabat Ketua Pegawai

Eksekutif (KPE) pada 30 April 2014 dan mendapati wujud aset dan

inventori yang dibawa dari pejabat Bahagian Jaminan Kualiti (BJK) dari

Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) yang telah bergabung dengan

Lembaga Akreditasi Negara pada tahun 2007. Aset dan inventori adalah

seperti yang ditunjukkan di gambar berikut:



GAMBAR 6

GAMBAR 7 Nama Aset: Microwave dan Peti Sejuk

Lokasi: Pejabat KPE Tarikh dan Masa:

30 April 2014 jam 12.40 tengahari

Nama Inventori: Almari Baju Lokasi: Pejabat KPE

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 12.40 tengahari

GAMBAR 8

GAMBAR 9 Nama Inventori: Kerusi Kayu



Nama Aset: Kabinet Lokasi: Pejabat KPE

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 12.50 tengahari



GAMBAR 10

GAMBAR 11 Nama Inventori: Kabinet



Nama Inventori: Kerusi Tetamu Lokasi: Pengarah Bahagian Standard Tingkat

7 Tarikh dan Masa:


Maklum Balas:

Bahagian

Pentadbiran

BP ambil maklum dan akan mendaftarkan serta melabel bagi

aset pada gambar 6,7, 10 dan 11. BP dimaklumkan bahawa

aset kerusi kayu jati dan meja jati pada gambar 8 dan 9 adalah

milik persendirian PK(KPE) dan bukan aset sumbangan kepada

MQA.

4.1.2 Pembelian Aset Dan inventori Tidak Melalui Bahagian Pentadbiran

Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan dan mendapati aset dan

inventori yang disimpan di ruang seperti di gambar berikut tidak

dilabelkan seperti sepatutnya:



GAMBAR 12

GAMBAR 13 Nama Peralatan/Aset: Back Drop

Lokasi: Bilik Stor UHEAA Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00pm

Nama Peralatan/Aset: Back Drop Lokasi: Bilik Stor Tingkat 12

Tarikh dan Masa: 28 April 2014 jam 11.00 pagi

Pihak Audit dimaklumkan inventori tersebut adalah milik Unit Hal Ehwal Awam dan

Antarabangsa (UHEAA) dan digunakan bagi tujuan promosi di luar MQA. Pihak Audit

juga dimaklumkan bahawa UHEAA adalah pusat kos serta boleh membeli secara terus

bahan-bahan promosi, alatulis, kelengkapan pejabat dan lain-lain.

Pihak Audit berpendapat back drop adalah inventori yang boleh dialih dan

sebarang pembelian berupa harta atau inventori boleh alih hendaklah

didaftarkan oleh Bahagian Pentadbiran.

Maklum Balas:

Bahagian

Pentadbiran

BP akan mendaftarkan back drop selepas mendapatkan dokumen

perolehan daripada UHEAA untuk tujuan pendaftaran.



4.1.3 Aset Dan Inventori Yang Masih Mempunyai Nombor Pendaftaran

Agensi Luar

Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan di Pejabat Unit Hal Ehwal

Awam dan Antarabangsa dan mendapati jam dinding masih mempunyai

nombor pendaftaran dari agensi Kerajaan yang lama seperti berikut:

GAMBAR 14

GAMBAR 15

Nama Inventori: Jam Dinding Lokasi: UHEAA

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

Pihak Audit berpendapat Bahagian Pentadbiran dan Bahagian

Teknologi Maklumat (BTM) perlu mengenal pasti aset-aset seperti

yang ditunjukkan di gambarajah di atas dan melabelkannya

mengikut peraturan ditetapkan. Pihak berkenaan perlu

mendapatkan baucer bayaran dan invois sebagai sumber sejarah

untuk merekodkan maklumat tersebut di dalam Kad KEW.PA.

Bagi aset dan inventori yang terdapat di Pejabat KPE, pihak Audit

berpendapat ia perlu dilabelkan sebagai Aset Sumbangan jika

terdapat bukti ianya aset dari pejabat BJK yang lama.

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran BP akan mendaftarkan semula aset tersebut dengan nombor

siri pendaftaran MQA.



4.2 Kaedah Pelabelan Yang Tidak Seragam

Semakan Audit mendapati kaedah pelabelan yang digunakan oleh Bahagian

Pentadbiran adalah tidak seragam. Terdapat inventori yang dibeli pada

tahun 2008 hanya ditulis dengan pemadam cecair seperti yang ditunjukkan

di Gambar 16 dan menggunakan pen marker seperti di Gambar 17. Kaedah

pelabelan yang kini digunakan ke atas aset dan inventori di MQA adalah

seperti di Gambar 18. Pihak Audit berpendapat kaedah pelabelan perlu

diseragamkan untuk menunjukkan pengurusan pendaftaran aset dan

inventori yang lebih teratur oleh UPAL.

GAMBAR 16

GAMBAR 17

GAMBAR 18



Maklum Balas:

Bahagian

Pentadbiran

Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) digunapakai

bermula tahun 2011. Sebelum tahun 2011, kaedah pelabelan

adalah seperti yang dinyatakan. BP berpandangan pelabelan

melalui kaedah ini perlu dikekalkan untuk memudahkan BP

mendapatkan maklumat pendaftaran memandangkan rekod

inventori BP yang masih belum lengkap sepenuhnya. BP akan

membuat semakan secara berperingkat bagi memastikan setiap

inventori mempunyai label.

4.3 Aset Tidak Mempunyai KEW.PA-2 dan KEW.PA-4

Semakan Audit mendapati 1 unit Poweredge Rackmount Server tidak

mempunyai KEW.PA-2 dan KEW.PA-4. Server ini digunakan sebagai mail

filter dan dibuat perolehan bersama pembaharuan lesen mail filterClearswift

Mimesweeper bernilai RM35,000 seperti ditunjukkan di Jadual 2:

Jadual 2 : Aset Yang Tidak Mempunyai KEW.PA-2 dan KEW.PA-4

No. Baucar

No. Pesanan

Tempatan Butiran

Nilai Seunit (RM)

1046666 012861-00 Membekalkan dan menyediakan

Poweredge Rackmount Server- Intel

Xeon E3-1230v2, 300GB H/D, 4GB

memory, 3 yr NBD onsite

Lesen Clearswift Mimesweeper

6,000

35,000

Sumber: Baucer Bayaran Bahagian Kewangan

Maklum Balas:

Bahagian Teknologi

Maklumat

Aset telah didaftarkan ke SPPA dan mempunyai KEW.PA-2 dan

KEW.PA-4



4.4 Maklumat Aset Tiada Dalam SPPA

Pihak Audit telah memperoleh senarai pembelian aset dan inventori daripada

Bahagian Kewangan dari tahun 1997 hingga 2004. Semakan Audit tertumpu ke

arah pendaftaran aset dan inventori di dalam SPPA dan secara manual,

pengemaskinian maklumat aset dan inventori sebelum tahun 2007 dan

pelabelan bagi aset dan inventori yang dibeli sebelum tahun 2007. Semakan

mendapati maklumat aset seperti yang ditunjukkan di Jadual 3 tidak wujud

dalam SPPA:

Jadual 3: Maklumat Aset Tidak Wujud Dalam SPPA

Aset Kuantiti Tahun Harga Seunit

(RM)

Jumlah

(RM)

Multimedia Projector 1 1997 16,888 16,888

Hard Disk For Server

Monitoring 1 1998 3,125 3,125

NEC VT-54 1100 Ansi

Lumens LCD Projector 1 2000 23,500 23,500

Compaq Deskpro DPSB

Series Feature Computer 1 2001 4,029 4,029

Risograph Copy Printer 1 1997 19, 800 19, 800

JIMNAMIC 310 Keyphone 1 1997 9,500 9,500

Duplo Collector 1 1998 13,000 13,000

Intimus Paper Shredder

Model 431 SE 1 1999 9,900 9,900

Intimus Paper Shredder 2 2002 7,500 15,000

Smart Board 580 (72” Diagonal)

1 2000 12,897 12,897

LM1 Electronics Display

Board (At-Taqwim) 1 2001 4,500 4,500

Fichet Safe Jupiter 350 1 2002 5,250 5,250

Yahama Powered Mixer 1 2002 10,072 10,072

Mesin Fax Toshiba

DP80F 1 2002 3,200 3,200

Sony Digital Handycam

DCR TRV-30E 1 2001 6,200 6,200

Sumber: Senarai Perolehan Bahagian Kewangan 1997-2004

Maklum Balas:



Bahagian

Pentadbiran

BP telah membuat pemeriksan fizikal mendapati aset pada

Jadual 3 bil. 1-6 tiada fizikal di MQA. Sehubungan itu, aset

tersebut tidak didaftarkan berdasarkan cadangan daripada

pihak Perbendaharaan, Bahagian Pengurusan Aset.

Aset pada perkara 7-10 (Jadual 3) akan didaftarkan pada SPPA

atau manual. BP sedang mendapatkan Pesanan Tempatan bagi

memperoleh maklumat perolehan.

Bahagian Teknologi

Maklumat

Aset tidak ditemui.

4.5 Aset Tiada Di Penempatan Seperti Yang Dinyatakan Di Dalam SPPA

Pihak Audit telah membuat semakan terhadap penempatan aset dan inventori di

dalam SPPA dan mendapati aset seperti yang ditunjukkan di dalam Jadual 4 tidak

berada di lokasi seperti dinyatakan di dalam SPPA:

Jadual 4 : Aset Tiada Di Penempatan Dalam SPPA

Aset Kuantiti No. Siri Penempatan

Server Compaq Proliant

1600 1 MQA/BTM/H/00/6 Bilik Server

3COM Superstack II

Switch 3300 (12 port) 1 MQA/BTM/H/00/2 Bilik Server

3COM Superstack II Dual

Speed Hub 200TP 1 MQA/BTM/H/00/1 Bilik Server

Cisco Router 1 MQA/BTM/H/01/3 Bilik Server

Laser Jet Printer HP 5000 3 MQA/BTM/H/01/3 Bilik Teknikal BTM

Compaq D380mx

Microtower 1 MQA/BTM/H/03/6 Bilik Teknikal BTM

Compaq D380mx

Microtower 1 MQA/BTM/H/03/38

Unit Pendaftaran

Tingkat M1B

Mesin Fax 1 MQA/BP/H/97/1 Unit Pendaftaran

Tingkat M1B

Mesin Fax 1 MQA/BP/H/99/1 Ruang Cetak Tingkat

8B

Aset Kuantiti No. Siri Penempatan



Compro Computer PC WS 1 MQA/BTM/H/98/8 Ruang Kerja BKJK

Compaq Dekspro SB

Series 1 MQA/BTM/H/02/16 Ruang Kerja BKJK


Maklum Balas:

Bahagian

Pentadbiran

Kedua-dua mesin faksimili pada jadual 4 telah dilupuskan dan

ditandakan lupus pada rekod fizikal kad MQA Kew.PA-2 secara

manual memandangkan BP belum mendapat akses

menggunakan modul pelupusan dalam SPPA.

Bahagian Teknologi

Maklumat

Rujuk Lampiran 2.

4.6 Rekod Aset Dan Inventori

4.6.1 Perbandingan Rekod Antara Bahagian Kewangan dan Bahagian

Pentadbiran

4.6.1.1 Bosch Conference System

Bahagian Kewangan hanya merekodkan control unit and recorder

sebagai aset alih dengan jumlah RM4,500. Manakala Bahagian

Pentadbiran merekodkan set keseluruhan iaitu control unit and

recorder bersama mikrofon sebagai aset dengan nilai RM37,710

seperti ditunjukkan di Jadual 5:



Jadual 5 :

Pembelian Bosch Conference System

No. Baucar/ Pesanan

Tempatan

No Pendaftaran Butiran Kuantiti Harga Seunit (RM)

Jumlah (RM)

1030447 / 009848

MQA/BP/H/12/2. Bosch delegate short mic 34 925 31,450

Bosch chairman short mic 1 1,280 1,280

Bosch control unit and recorder 1 4,500 4,500

Installation & wiring 480 480

Jumlah 37,710

Sumber: Baucer Bayaran Bahagian Kewangan

Pihak Audit mendapati rekod yang dibuat oleh Bahagian

Pentadbiran adalah menepati peraturan yang ditetapkan.

Bagaimanapun, pihak Audit memerlukan penjelasan daripada

Bahagian Kewangan tentang bagaimana kaedah perakaunan

aset berkenaan sama ada boleh menyebabkan terkurang atau

terlebih nyata dalam penyata kewangan.

Maklum Balas:

Bahagian

Kewangan

Bahagian Kewangan merekodkan item yang bernilai

RM3000 dan ke atas seunit sebagai aset.

4.6.1.2 Kenderaan MQA

Pihak Audit telah dimaklumkan bahawa kenderaan yang didaftarkan

perlu direkodkan pada harga kenderaan sahaja tidak termasuk

harga insurans dan cukai jalan. Bagaimanapun semakan Audit

mendapati wujud kenderaan yang direkodkan pada nilai

kenderaan sahaja, pada harga on the road dan juga terdapat

nilai yang tidak dapat dipastikan seperti ditunjukkan di Jadual

6:



Jadual 6:

Senarai Perbandingan Rekod Bahagian Kewangan Dan Bahagian Pentadbiran

BIL BAHAGIAN KEWANGAN BAHAGIAN PENTADBIRAN

NAMA ASET RM NAMA ASET RM

1 Proton Perdana 2.0V6 (A)

172,154.12 Perdana BKH919 MQA/BP/H/09/5

172,154.12

2 Proton Perdana 2.0 89,208.35 Perdana BLA737 MQA/BP/H/10/16

97,218.35

3 Toyota Vios 1.5G 85,837.57 Vios BLG676 MQA/BP/H/11/7

85,837.57

4 Nissan Serena 2.0 Comfort Automatic

129,845.05 Serena BLG646 MQA/BP/H/11/8

129,845.07

5 Proton Exora 1.6 76,518.50 Exora BLG656 MQA/BP/H/11/8

77,518.50

6 Proton Inspira 2.0L CVT Premium WYA565

93,682.20 Inspira WYA565 MQA/BP/H/13/2

86,923.80

7 Proton Inspira 2.0L CVT Premium WYA575

93,682.20 Inspira WYA575 MQA/BP/H/13/3

86,923.80

8 Nissan Serena C24 Comfort 2.0 (A)

139,537.15 Serena BGR5446 MQA/BP/H/02/5

135,445.90

9 Perdana 2.0 V6 105,455.70 Perdana WNV6937 MQA/BP/H/06/5

105,455.70

10 Coaster 224,000.00 Coaster BJX45 MQA/BP/H/08/16

199,000.00

11 Nissan Serena 2.0L - BLA707

130,585.40 Serena BLA707 MQA/BP/H/10/13

136,935.00

12 Toyota Fortuner 207 (P)

185,805.21 Fortuner BKH909 MQA/BP/H/09/2

185,805.21

13 Proton Saga 41,551.16 Saga BKH9090 MQA/BP/H/09/6

41,551.16

14 Proton Waja CPS 1.6 (A)

64,883.63 Waja BKH9000 MQA/BP/H/09/3

64,883.63

15 Proton Waja CPS 1.6 (A)

64,883.63 Waja BKH9009 MQA/BP/H/09/4

64,883.63

Jumlah 1,697,629.87 Jumlah 1,670,381.44

Sumber: Bahagian Kewangan dan Sistem Pengurusan Aset

Pada pendapat Audit, nilai kenderaan yang direkodkan oleh

Bahagian Kewangan perlulah lebih tinggi daripada Bahagian

Pentadbiran disebabkan Bahagian tersebut memasukkan harga

insurans dan cukai jalan bersekali dengan harga kenderaan.

Terdapat juga harga kenderaan direkodkan oleh Bahagian

Pentadbiran lebih tinggi daripada Bahagian Kewangan. Pihak



Audit memerlukan penjelasan daripada kedua-dua Bahagian

mengenai perkara ini.

Maklum Balas:

Bahagian

Kewangan

Bahagian Kewangan mengambil kira semua kos yang

terlibat untuk membolehkan kenderaan berkenaan

digunakan termasuklah insuran dan cukai jalan. Perincian

seperti di Lampiran 3.

Bahagian

Pentadbiran

BP dimaklumkan oleh pegawai di Bahagian Pengurusan

Aset, Perbendaharaan Malaysia bahawa kenderaan

didaftarkan mengikut harga kenderaan dan tidak termasuk

dengan cukai jalan, insuran, no plat atau apa-apa caj selain

daripada aset. Sehubungan itu, bermula tahun 2013,

pendaftaran kenderaan adalah berdasarkan maklumat

tersebut.

BP mendapati kenderaan MQA pada bil. 2,5 dan 11

didaftarkan berdasarkan harga keseluruhan aset tersebut

termasuk cukai jalan, insuran dan no plat. Perkara ini boleh

dirujuk pada Pesanan Tempatan no. 007526-00, 008383-00

dan 007218-00.

4.6.2 Klasifikasi Aset Dan Inventori

Semakan Audit mendapati server rack seperti di Jadual 7 lebih sesuai

direkodkan sebagai inventori kerana ia adalah rak bagi

penyimpanan server dan tiada penyelenggaraan diperlukan.



Jadual 7:

Butiran Aset Yang Sepatutnya Direkod Sebagai Inventori

Bil. Butiran

No.

Baucar

Bayaran

No.

Pesanan

Tempatan

No. Pendaftaran

Aset Nilai (RM)

1 33U Floor Standing Server Rack

1027459 009221-00 MQA/BTM/H/11/73 3,000.00

2 33U Floor Standing Server Rack

1041482 011898-00 MQA/BTM/H/13/4 3,000.00


4.6.3 Maklumat Penempatan di KEW.PA-2 Tidak Dikemas Kini

4.6.3.1 Pemeriksaan fizikal mendapati maklumat berkenaan pegawai yang

bertanggungjawab terhadap Printer HP Laserjet 5200dtn dengan

nombor pendaftaran MQA/BTM/H/11/39 yang ditempatkan di ruang

kerja BKRJK tidak dikemas kini. Ini adalah kerana Penyelia Pembantu

Tadbir bahagian tersebut telah bertukar tetapi aset alih tersebut

masih di bawah tanggungjawab Penyelia Pembantu Tadbir yang lama.

Maklum Balas:

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Maklumat akan dikemas kini dari semasa ke semasa.

4.6.3.2 Semakan Audit juga mendapati penempatan kenderaan MQA yang

telah dilupuskan masih belum dikemas kini oleh Bahagian Pentadbiran seperti ditunjukkan di Jadual 8:

Jadual 8 : Penempatan Kenderaan Yang Masih Belum Dikemaskini

ASET TAHUN NO. SIRI PENEMPATAN STATUS

ASET

Mercedes Benz E200

(BFD 8243) 1997 MQA/BP/H/97/4

Ruang Meletak

Kenderaan Lupus

Mitsubishi Pajero (BGA

5445) 2000 MQA/BP/H/00/6

Ruang Meletak

Kenderaan Lupus

Nissan Sarena C24 (BGR

5446) 2002 MQA/BP/H/02/5

Ruang Meletak

Kenderaan Lupus




Maklum Balas:

Bahagian

Pentadbiran

Modul pelupusan pada SPPA masih belum diaktifkan. Pegawai

aset MQA dan Lembaga Pemeriksa akan menghadiri kursus

penggunaan SPPA bagi modul pelupusan serta kehilangan dan

hapuskira pada akhir Jun.

Sebagaimana yang dimaklumkan sebelum ini, aset tersebut

ditanda ‘LUPUS’ pada kad KEW.PA-2.

BP akan mengemaskini maklumat pada SPPA setelah kursus

SPPA selesai pada akhir Jun ini.

5.0 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Pada keseluruhannya, didapati pengurusan aset alih MQA adalah TIDAK

MEMUASKAN berdasarkan perkara-perkara yang dibangkitkan di atas.

Bagaimanapun, bagi memastikan perkara yang sama tidak berulang, adalah

disyorkan PERTIMBANGAN diberi kepada perkara berikut:

a) Membentuk satu unit kecil task force yang terdiri daripada pegawai

pelbagai gred dan bertanggungjawab untuk menjalankan pemeriksaan aset

bagi setiap 3 bulan di lokasi-lokasi tertentu di MQA. Unit tersebut akan

menjalankan tugas dalam tempoh yang singkat bagi memastikan aset dan

inventori dilabel dan dikemas kini;

b) Memastikan sebarang pembelian aset atau inventori boleh alih hanyalah

melalui Bahagian Pentadbiran; dan

c) Memastikan rekod di dalam kad KEW.PA dan SPPA sentiasa dikemas kini

terutamanya penempatan aset di lokasi tertentu.



Maklum Balas:

Bahagian

Pentadbiran

BP berpandangan syor pada perkara 5.0 (b) adalah tidak

sesuai dipraktikkan memandangkan Bahagian Teknologi

Maklumat (BTM) adalah lebih arif mengenai perolehan

peralatan ICT. Memandangkan terdapat pusat kos yang

dilantik di BTM, amalan kini adalah lebih praktikal bagi

memastikan perolehan yang dilaksanakan lebih baik.

Selain itu juga, Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPAM) juga

telah menetapkan bahawa peralatan ICT diuruskan

sepenuhnya oleh BTM. Namun begitu, BP bersetuju supaya

pembelian aset alih am perlu melalui BP.



1. LATAR BELAKANG

Pengauditan Mengejut adalah satu pendekatan Audit yang meliputi pemeriksaan

yang dijalankan dengan mandat yang diberikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan

Jawatankuasa Audit yang ditubuhkan melalui Lembaga Pengarah/Majlis tanpa

memaklumkan terlebih dahulu tarikh sebenar lawatan kepada pihak Auditi.

Semakan dijalankan terhadap borang hasil dikawal, hasil, wang awam, harta awam,

barang berharga yang disimpan oleh Pejabat/Agensi Kerajaan supaya diuruskan

mengikut peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa serta wujud pematuhan

kepada Arahan Perbendaharaan/Perkhidmatan termasuk juga lawatan dan

tinjauan secara mengejut terhadap aktiviti dan operasi Kementerian/ Jabatan/

Agensi. Sekiranya Agensi tidak terlibat dengan aktiviti penerimaan hasil,

pengauditan akan dijalankan terhadap kawalan pengurusan organisasi seperti hal

ehwal pentadbiran dan pengurusan sumber manusia.

Pengauditan Mengejut telah diadakan terhadap Pengurusan Kenderaan MQA pada

21 hingga 24 Mei 2014 di Bahagian Pentadbiran dan Unit Hal Ehwal Awam dan

Antarabangsa, MQA. Sehingga 24 Mei 2014, MQA telah memiliki 15 buah kenderaan

yang digunakan sama ada untuk Pengurusan Tertinggi ataupun secara pool seperti

ditunjukkan di Jadual 1:

Jadual 1 : Senarai Kenderaan MQA

Bil Jenis No. Pendaftaran

1 Proton Perdana 2.4 (A) Executive W9911U

2 Proton Perdana 2.0 V6 (A) BLA 737

3 Proton Inspira 2.0 Premium (A) WYA 565

4 Proton Inspira 2.0 Premium (A) WYA 575

5 Proton Waja 1.6 (A) BKH 9000

6 Proton Waja 1.6 (A) BKH 9009

7 Proton Saga 1.3 (A) BKH 9090

8 Toyota Vios BLG 676

9 Proton Perdana 2.0 V6 (A) Executive BKH 919

Laporan Dan Maklum Balas Pengauditan Mengejut Pengurusan Kenderaan MQA




10 Proton Exora 1.6 (A) BLG 656

11 Nissan Serena 2.0 (A) BLG 646

12 Nissan Serena 2.0 (A) BMP 9009

13 Nissan Serena 2.0 (A) BLA 707

14 Toyota Fortuner 2.7 (A) BKH 909

15 Nissan NU41B Coaster BJX45

Sumber : Unit Pembangunan Aset dan Logistik

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Berikut adalah objektif pengauditan ini:

Menentukan sama ada pengurusan kenderaan di MQA telah dilaksanakan

dengan baik dan teratur; dan

Memastikan Bahagian Pentadbiran MQA telah mematuhi Standard Operating

Procedure (SOP) dan Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan pengurusan

kenderaan.

3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

Skop Pengauditan Mengejut Terhadap Pengurusan Kenderaan adalah semua jenis

kenderaan yang dimiliki oleh MQA termasuk Kenderaan Khas Jawatan. Semakan

dokumen meliputi fail kenderaan yang dibuka, buku log kenderaan, dokumen

kelulusan penggunaan kenderaan dan rekod pergerakan kad inden kenderaan.

Pihak Audit juga telah menjalankan temubualterutamanya dengan pegawai

kenderaan yang dilantik bagi mengesahkan penemuan audit.

4. PENEMUAN AUDIT

4.1 Fail Kenderaan Yang Dibuka Tidak Dikemas Kini

Mengikut Perenggan 2.1.3 Lampiran E, SOP, fail kenderaan perlu dibuka dan

semua dokumen perlu dikemas kini setiap masa. Semakan Audit mendapati

fail-fail kenderaan berikut tidak dikemas kini seperti ditunjukkan di

Jadual 2:



Jadual 2 : Fail Kenderaan Yang Tidak Dikemaskini


Dokumen Insurans Terkini

Cukai Jalan

Terkini

Penyenggaraan

1 Proton Perdana 2.4 (A) Executive

W9911U X / /

2 Proton Perdana 2.0 V6 (A)

BLA 737 X X /

3 Proton Inspira 2.0 Premium (A)

WYA 565 / / /

4 Proton Inspira 2.0 Premium (A)

WYA 575 / / /

5 Proton Waja 1.6 (A) BKH 9000 / / / 6 Proton Waja 1.6 (A) BKH 9009 / / / 7 Proton Saga 1.3 (A) BKH 9090 / / / 8 Toyota Vios BLG 676 / / / 9 Proton Exora 1.6 (A) BLG 656 / / /

10 Nissan Serena 2.0 (A) BLG 646 X X / 11 Nissan NU41B

Coaster BJX45 X / /

Petunjuk: (/)= Ada (x)= Tiada Sumber: Unit Pembangunan Aset dan Logistik

Pada pendapat Audit, semua fail kenderaan yang dibuka perlu dikemas kini

setiap masa mengikut keperluan untuk memudahkan pencarian dan rujukan

pada masa akan datang.

Maklum Balas:

Unit Pembangunan, Aset dan Logistik (UPAL) telah mengambil maklum

tentang isu fail kenderaan yang dibuka tidak dikemaskini. Insurans bagi

kenderaan bernombor pendaftaran W9911U tidak dapat dikemukakan

semasa pengauditan dijalankan kerana pihak pembekal masih belum

mengemukakan invois dan nota perlindungan insurans kepada Pegawai

Kenderaan.

Manakala, insurans dan cukai jalan terkini bagi kenderaan bernombor

pendaftaran BLA 737 dan BLG 646 disimpan dalam fail yang telah ditutup.

Semasa pengauditan dibuat, pegawai hanya mengemukakan fail baharu untuk

disemak oleh pegawai Audit. Jadi, pihak Audit tidak dapat menyemak insurans

dan cukai jalan terkini yang disimpan dalam fail yang sebelumnya.



Bagi kenderaan bernombor pendaftaran BJX 45, pertanyaan telah dibuat

dengan pihak Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) bagi mengetahui status

insurans bagi kenderaan ini. Dimaklumkan bahawa cukai jalan dan insurans

bagi kenderaan ini ditanggung oleh kerajaan. Jadi, tiada dokumen berkaitan

insurans yang disimpan oleh Unit Pembangunan, Aset dan Logistik bagi

kenderaan ini.

4.2 Tempahan Melalui Sistem Tempahan Pemandu (SISTEP) Yang Tidak

Mengikut Peraturan Yang Ditetapkan

Mengikut Peraturan Penggunaan Kenderaan MQA di SOP No. 9 (iii), tempahan

penggunaan perlu dilakukan 3 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan bagi

kawasan Lembah Klang dan 7 hari bekerja bagi kawasan di luar Lembah

Klang. Pihak Audit telah dimaklumkan bahawa terdapat tempahan yang tidak

mematuhi tempoh hari bekerja yang dibenarkan. Bagaimanapun pihak

Audit tidak dapat menyemak tarikh permohonan yang tidak mematuhi

SOP tersebut disebabkan SISTEP tidak mempunyai pengesanan terhadap

tarikh dan waktu tempahan oleh pegawai MQA.

Pihak Audit mengesyorkan sistem tersebut diberi penambahbaikan

dalam mengesan tempahan yang tidak mematuhi SOP berkenaan.

Maklum Balas:

UPAL sedia maklum tentang kegagalan pihak Audit untuk menyemak tarikh

permohonan yang tidak mematuhi SOP. Hal ini berlaku kerana rekod tarikh

permohonan kenderaan MQA yang tersimpan dalam SISTEP tidak dapat

dicetak pada hari audit dibuat disebabkan oleh masalah teknikal. Unit

Pembangunan Sistem juga telah dihubungi bagi memaklumkan perkara ini

tetapi disebabkan kekangan masa, rekod tarikh permohonan kenderaan MQA

tidak dapat dikemukakan pada hari pengauditan dijalankan.

Bagaimanapun dalam situasi tertentu, Pegawai Kenderaan akan

mempertimbangkan permohonan penggunaan kenderaan tertakluk kepada

kekosongan kenderaan. Sikap fleksibel perlu bagi membolehkan penggunaan



kenderaan MQA dimaksimumkan walaupun permohonan diterima tidak

mengikut tarikh yang ditetapkan.

Melalui penggunaan SISTEP V2, rekod tarikh dan waktu tempahan akan dapat

disemak dengan cekap. SISTEP V2 berupaya memaparkan rekod tarikh dan

waktu tempahan oleh pegawai MQA. Pegawai kenderaan boleh menyemak

dan mencetak rekod tempahan melalui Laporan yang disediakan dalam

SISTEP V2.

4.3 Buku Log Kenderaan Diselenggara Tetapi Tidak Dikemas Kini

Mengikut Perenggan 24, SOP menyatakan buku log kenderaan perlu dikemas kini

setiap kali perjalanan dan penyenggaraan. Pihak Audit mendapatidari 8 buku

log dari 8 buah kenderaan tidak dikemas kini bagi bulan-bulan tertentu


Jadual 3:

Buku Log Kenderaan Yang Tidak Dikemaskini

Bil No. Pendaftaran Bulan Buku Log Kenderaan: Ruangan Diisi I Ii Iii Iv V Vi Vii Viii Ix X

1 BLG 656 Mei 2014 / X / / X X / X / X

April 2014 / / / / X / / / / X

2 BLG 676 Mei 2014 / / / / / / / / / /

April 2014 / / / / / / / / / /

3 BLG 646 Mac 2014 / / / / X / / X X X

4 BJX45 Mac 2014 / / / / / / / / / /

Feb 2014 / / / / / / / / / /

5 BKH 9000 Mei 2014 / / / / / / / / / /

April 2014 / / / / / / / / / /

6 BKH 9009 Mac 2014 / / / / / / / X / /

Feb 2014 / / / / / / / / / /

7 BKH 9090 Mac 2014 / / / / / / / X / /

Feb 2014 / / / / / / / X / /

8 BKH 909 Mei 2014 / / / / X / / X / /

April 2014 / / / / X / / X / X

Petunjuk: (/)= Lengkap (x)= Tidak Lengkap Sumber: Unit Pembangunan Aset dan Logistik

Nota : i. Tarikh vi. Nama Dan Tanda Tangan Pegawai Yang

Mengguna ii. Masa vii. Bacaan Odometer

iii. Nama Pemandu viii. Kiraan Kilometer/Batu iv. Tujuan Perjalanan ix. Pembelian Bahan Api/Minyak Pelincir v. Nama Dan Tanda Tangan Pegawai Yang Memberi

Kuasa x. Analisa Penggunaan Bahan Api



Dalam Bab Pengurusan Buku Log Kenderaan Kerajaan di Lampiran C, SOP

menyatakan tanggungjawab pemandu di Perenggan 3 iaitu mencatat tujuan dan

butir-butir perjalanan di dalam Buku Log setiap kali melakukan perjalanan dan

mencatat butir-butir pembelian bahan api dan butiran lain berkaitan.

Pihak Audit mengesyorkan satu latihan kepada pegawai kenderaan,

pemandu dan pemandu gantian diadakan bagi menerangkan berkenaan

cara-cara pengisian Buku Log Kenderaan dan rekod lain yang berkaitan.

Pihak Audit juga boleh membantu dalam mendapatkan tenaga pengajar

yang berpengalaman dalam pengurusan kenderaan keseluruhannya.

Maklum Balas:

UPAL melalui Pegawai Kenderaan telah mengambil tindakan dengan

mengeluarkan memo kepada pemandu memaklumkan Laporan Audit Mengejut

Pengurusan Kenderaan MQA.Teguran juga telah dibuat kepada semua pemandu

kenderaan MQA supaya melengkapkan maklumat berkaitan dalam buku log

seperti masa perjalanan, nama pemandu, tujuan perjalanan, nama dan

tandatangan pegawai yang menggunakan kenderaan, bacaan odometer, kiraan

kilometer/batu, pembelian bahan api/minyak pelincir dan analisa penggunaan

bahan api. Pada masa yang sama, semua pemandu juga diberi tempoh masa untuk

melengkapkan maklumat dalam buku log kenderaan.

Pegawai kenderaan juga telah mengambil serius tentang maklumat nama dan

tandatangan pegawai yang memberi kuasa tidak dikemaskini. Pegawai kenderaan

akan memastikan nama dan tandatangan pegawai diisi sebelum pemandu

memulakan perjalanan.

Secara keseluruhannya, maklumat yang paling jarang diisi oleh pemandu ialah

kiraan kilometer/batu. Tindakan telah diambil dengan memberi teguran kepada

pemandu berkenaan dan tindakan mengingatkan pemandu supaya mengisi

maklumat dalam buku log akan dilaksanakan dari semasa ke semasa.

Berdasarkan Arahan Pentadbiran Bil. 1/2014: Tatacara Pengurusan Kenderaan

MQA, pegawai kenderaan akan melakukan pemantauan dengan memeriksa buku

log dan membuat pengesahan pengiraan Kadar Pengiraan Bahan Api Bulanan

selewat-lewatnya sebelum 10 hari bulan berikutnya.



Untuk makluman, melalui pelaksanaan SISTEP V2, pemandu tidak lagi perlu

mengisi buku log dan pemandu hanya perlu mengisi log perjalanan ke dalam

SISTEP V2. Satu taklimat kepada pemandu telah diadakan bagi menerangkan

tentang cara-cara mengisi maklumat di dalam sistem secara atas talian.

4.4 Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Diselenggara Tetapi Tidak Dikemas Kini

Mengikut Perenggan 7.5, Lampiran A, Bab Perolehan, Penggunaan dan Kawalan

Kad Inden, SOP menyatakan pegawai kenderaan mestilah menyediakan Buku

Rekod Pergerakan Kad Inden dan hendaklah dikemas kini, dijaga dengan baik dan

diperiksa oleh Pengarah Pentadbiran dari semasa ke semasa.Pihak Audit

mendapati dari 8 bukurekod dari 16 keping kad (setiap kenderaan

mempunyai 2 kad inden) tidak dikemas kini bagi bulan-bulan tertentu


Jadual 4 :

Buku Pergerakan Kad Inden Minyak Yang Tidak Dikemas Kini

Bil No. Siri Kad Inden

Bulan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak: Ruangan Diisi

i ii iii iv v vi vii viii ix x xi

1

70838173323970869 November

2013 / X / X / / X / / / X

70838173908257021

2

70838173684546100 Februari

2014 / X X X / X X / / / X

70838173717943357

3

70838173006520098

April 2014 X X X X X X X X / / X 70838173813101991

4

70838173334592157

April 2014 / X X X / X X X / / X 70838173077601306

5

70838173697679153

Mei 2014 / X X X / X X X / / X 70838173527103875

6

70838173368351462

Mac 2014 / X / X / / X / / / X 70838173987926140



Bil No. Siri Kad Inden

Bulan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak: Ruangan Diisi

7

70838173169638109

Mei 2014 / X X X / X X / / / X 70838173139625809

8

70838173549225569

Mac 2014 / X / X / X X / / / X 70838173060911027

Petunjuk: (/)= Lengkap (x)= Tidak Lengkap Sumber: Unit Pembangunan Aset dan Logistik Nota :

i. Tarikh Kad Diambil vi. Tarikh Dikembalikan ii. Nama Pegawai Yang Menyerahkan Kad vii. Nama Pegawai Yang Menerima Kad

iii. Tandatangan Pegawai Yang Menyerahkan Kad viii. Tandatangan Pegawai Yang Menerima Kad

iv. Nama Pemandu ix. Jumlah Diisi: Liter

v. Tandatangan Pemandu x. Jumlah Diisi: RM xi. No Resit

Mengikut Perenggan 7.6, Lampiran A, SOP menyatakan setiap pengguna kad

inden dikehendaki untuk mengisi butiran pengambilan bahan api di dalam Buku

Log kecuali pegawai Gred Utama C dan ke atas yang memandu sendiri Kereta

Rasmi Jawatan.

Semakan Audit juga mendapati format yang digunakan bagi Buku Rekod

Pergerakan Kad Inden Minyak adalah tidak tepat. Buku Rekod Pergerakan

Ka Inden Minyak MQA menunjukkan helaian pertama bagi bulan

penggunaan adalah ringkasan bagi helaian kedua yang menunjukkan

penyerahan dan penerimaan kad inden. Pihak Audit berpendapat hanya 1

helaian sahaja yang diperlukan dan format yang digunapakai oleh MQA

boleh ditukarkan ke format sepertimana dalam SOP yang ditunjukkan di

Rajah 1:



Rajah 1 :

Format Rekod Pergerakan Kad Inden

Sumber:Tatacara Pengurusan Kenderaan MQA

Pihak Audit mengesyorkan satu latihan kepada pegawai kenderaan,

pemandu dan pemandu gantian diadakan bagi menerangkan berkenaan

cara-cara pengisian Buku Rekod Kad Inden Minyak dan rekod lain yang

berkaitan. Pihak Audit juga boleh membantu dalam mendapatkan tenaga

pengajar yang berpengalaman dalam pengurusan kenderaan

keseluruhannya.

Maklum Balas:

Tindakan pembetulan telah diambil dan memo kepada pemandu telah

dikeluarkan bagi memaklumkan tentang Laporan Audit Mengejut Pengurusan

Kenderaan MQA terutamanya berkaitan buku rekod pergerakan kad inden yang

diselenggara tetapi tidak dikemaskini.

Teguran juga telah dibuat kepada semua pemandu kenderaan MQA supaya

melengkapkan maklumat berkaitan dalam buku rekod pergerakan kad inden

seperti tarikh kad diambil, nama pemandu, tandatangan pemandu, tarikh kad

inden dikembalikan, nama dan tandatangan pegawai yang menerima kad inden

dan nombor resit.

Pegawai kenderaan juga telah mengambil maklum tentang maklumat nama dan

tandatangan pegawai yang menyerahkan kad inden tidak dikemaskini. Pegawai

kenderaan akan bertanggungjawab memastikan maklumat yang dinyatakan



seperti di atas diisi dalam buku pergerakan kad inden sebelum kad inden

diserahkan kepada pemandu.

Penambahbaikan juga telah dilaksanakan melalui pengaplikasian SISTEP v2.

Melalui sistem ini, semua pergerakan kad inden akan direkodkan dan dipantau

secara atas talian. Pemandu bertanggungjawab untuk mengisi maklumat

pergerakan kad inden dan Pegawai Kenderaan bertanggungjawab menyelia rekod

pergerakan kad inden dari masa ke semasa.

4.5 Kenderaan Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa (UHEAA) Yang Tidak

Dimasukkan Ke Dalam SISTEP

Mengikut Perenggan 9.1(i), SOP, permohonan penggunaan kemudahan

perkhidmatan kenderaan hendaklah dibuat dengan mengisi borang permohonan

SISTEP. Tempahan kenderaan tanpa menggunakan SISTEP tidak akan

dipertimbangkan.

Semakan Audit mendapati sebuah kenderaan jenis Nissan Serena dengan

nombor pendaftaran BLA 707 tidak dimasukkan ke dalam SISTEP bagi

tujuan penggunaan secara kumpulan (pool). Pihak Audit dimaklumkan

kenderaan tersebut adalah untuk kegunaan UHEAA yang berperanan

menjalankan promosi dan hebahan di agensi kerajaan, media dan pihak

berkepentingan. UHEAA juga menguruskan pergerakan tetamu luar negara

dan Ahli Panel Penilai (APP) yang terlibat dan kenderaan tersebut perlu

diletakkan dalam keadaan standby. Bagaimanapun, pihak Audit juga

mendapati pengurusan Buku Log Kenderaan dan Buku Pergerakan Kad

Inden Minyak dikendalikan oleh Ketua Pembantu Tadbir di unit tersebut.

Hanya urusan penyenggaraan sahaja yang akan diurus oleh Bahagian

Pentadbiran dengan permohonan dimajukan kepada Unit Pembangunan

Aset dan Logistik untuk tindakan lanjut.

Pihak Audit berpendapat pengurusan kenderaan di MQA perlu diselaraskan

dan dikendalikan secara berpusat oleh Bahagian Pentadbiran.

Bagaimanapun, bagi melicinkan pergerakan pegawai serta urusan UHEAA

yang sentiasa memerlukan kenderaan tersebut, pihak Audit mengesyorkan

kenderaan Nissan Serena dengan nombor pendaftaran BLA 707



dimasukkan ke dalam SISTEP untuk penggunaan secara tetap oleh unit

terbabit. Namun begitu, pengguna lain boleh menggunakan kenderaan

tersebut dengan syarat UHEAA tiada perancangan penggunaan bagi urusan

rasmi.

Maklum Balas:

UPAL mengambil serius teguran pihak audit berkenaan kenderaan yang dikhaskan untuk

Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa (UHEAA) yang tidak dimasukkan ke dalam

SISTEP. Justeru itu, hal ini akan dipanjangkan ke Mesyuarat Pengurusan pada 20 Jun

2014 untuk perbincangan lanjut. Memo telah dikeluarkan untuk memaklumkan kepada

Ketua Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa tentang laporan pengauditan mengejut

terhadap pengurusan kenderaan MQA.

5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Pada keseluruhannya, didapati pengurusan kenderaan MQA adalah TIDAK

MEMUASKAN berdasarkan perkara-perkara yang dibangkitkan di atas.

Bagaimanapun, bagi memastikan perkara yang sama tidak berulang, adalah

disyorkan PERTIMBANGAN diberi kepada perkara berikut:

a) Memastikan segala rekod berkaitan kenderaan seperti fail kenderaan, Buku

Log Kenderaan dan Buku Pergerakan Kad Inden Minyak sentiasa dikemas

kini oleh Pegawai Kenderaan.

b) Menambahbaik Sistem Tempahan Pemandu (SISTEP) supaya tarikh dan

masa permohonan pegawai MQA untuk menggunakan kenderaan dapat

dikesan bagi memastikan SOP mengenai tempoh masa permohonan

dipatuhi,

c) Memastikan semua kenderaan MQA termasuk kenderaan yang diletakkan di

bawah UHEAA dimasukkan di dalam SISTEP bagi permohonan berpusat.



1.0 LATAR BELAKANG

1.1 Bahagian Dasar dan Penyelidikan ialah salah satu daripada 3 bahagian di

bawah Subsektor Pembangunan Dasar dan Kepakaran. Bahagian Dasar

dan Penyelidikan terdiri daripada 2 unit iaitu Unit Dasar dan Unit

Pembangunan dan Penyelidikan.

1.2 Bahagian ini ialah gabungan dari Unit Dasar di bawah Pejabat Ketua

Pegawai Eksekutif (KPE) dan Unit Penyelidikan di bawah Bahagian

Standard. Penggabungan ini dilaksanakan secara pentadbiran pada 16

April 2012 ekoran daripada penstrukturan semula MQA. Bahagian ini

diletakkan di bawah Sektor Pembangunan Dasar dan Kepakaran.

Bagaimanapun, Surat Kelulusan Perjawatan yang diluluskan pada 1

September 2013 memutuskan agar Sektor Pembangunan Dasar dan

Kepakaran dijadikan subsektor di bawah Sektor Jaminan Kualiti.

1.3 Perjawatan yang diluluskan di bahagian ini ialah sebanyak 12 perjawatan

dan diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred N54, 2 orang Ketua Penolong

Pengarah Gred N48, seorang Penolong Pengarah Gred N44, 3 orang

Penolong Pengarah Gred N41, seorang Pegawai Eksekutif Gred N27, 3

orang Pembantu Tadbir dan seorang Setiausaha Pejabat Gred N17.

Sehingga kini jawatan Pengarah Bahagian Gred N54 masih belum diisi dan

Ketua Penolong Pengarah Unit Dasar (N48) diarah menjalankan tugas

sebagai Pengarah Bahagian Dasar dan Penyelidikan di samping

menjalankan tugas-tugas hakiki. Selain itu, jawatan Ketua Penolong

Pengarah Unit Pembangunan dan Penyelidikan (N48) hanya diisi pada 1

Jun 2013. Carta organisasi bahagiansepertiberikut:

Pengauditan Prestasi Terhadap Fungsian Bahagian Dasar Dan Penyelidikan



Kosong

UNIT DASAR

CARTA ORGANISASI

BAHAGIAN DASAR DAN PENYELIDIKAN

SUBSEKTOR PEMBANGUNAN DASAR DAN KEPAKARAN

AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

Pengarah Bahagian (N54)

UNIT PEMBANGUNAN DAN

PENYELIDIKAN

kosong

Diarah menjalankan tugas sebagai Pengarah Bahagian Dasar

dan Penyelidikan disamping menjalankan tugas-tugas hakiki

Penolong Pengarah

Kanan (N44)

Mohd Imran Nul Hakim bin

Derasip Junainah binti Mohd Amin

Penolong Pengarah

(N41)

Najihah binti Hj M As'ari

Penolong Pengarah

(N41)

Kamarul Bakri bin Abd Aziz (N48)

Ketua Penolong Pengarah

(N48/N52)

Zeti Shazlin binti Mohd Daim

Ketua Penolong Pengarah (N48)

Pegawai Eksekutif

(N27/N32)

Nooraini binti Izhar

Maizatul Hima binti Salleh

Pembantu Tadbir

(N17/N22)

Nazeerah binti Ab Razak

Pembantu Tadbir

(N17/N22)

Fareha Nurul ‘Ain binti Izany

(N41)

Penolong Pengarah

(N41/N44)

Noormariana binti Mohd

Nasir

Pembantu Tadbir

(N17/N22)

Noorlys binti Ramjis

Pembantu Khas

(N17/N22/N27/N28)

1.4 Unit Dasar mempunyai 6 fungsi manakala Unit Pembangunan dan

Penyelidikan mempunyai 4 fungsi. Carta fungsi bahagian ini adalah

seperti berikut:

Jadual 1:

Fungsi Bahagian Dasar dan Penyelidikan

Bahagian Dasar Dan Penyelidikan

Unit Dasar Unit Pembangunan Dan

Penyelidikan

Merancang, menyelaras dan menganalisis data serta fakta yang berkaitan dalam menggubal dasar baru;

Merancang dan menyelaras pelaksanaan dasar yang diguna pakai di MQA;

Pusat rujukanMQA dan pihak-pihak berkepentingan bagi penyelarasan dasar-dasar kerajaan berkaitan jaminan kualiti pengajian tinggi ;

Menyediakan dan menyelaras maklum balas dan kertas jemaah Menteri dan agensi lain yang berkaitan;

Melaksanakan kajian untuk menggubal cadangan dasar ke KPM; dan

Menyelaras dan mengurus setia perbincangan mengenai perkara-perkara yang berkaitan dasar jaminan kualiti MQA

Merancang dan menjalankan aktiviti penyelidikan termasuk melalui perkongsian strategik;

Memantau projek penyelidikan yang dibiayai;

Menyediakan khidmat perundingan berkaitan penyelidikan kepada sektor awam dan swasta;dan

Memupuk budaya penyelidikan yang aktif di kalangan staf MQA.

Sumber: Bahagian Sumber Manusia



i. Mengenal pasti objektif, fungsi dan aktiviti utama bahagian.

ii. Memastikansetiap aktiviti dilaksanakan adalah seperti garis panduan atau

Standard Operating Procedure (SOP) yang ditetapkan.

iii. Menilai kawalan dalaman SOP yang diguna pakai.


89

Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2014

3.0 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

Skop pengauditan menumpukan kepada aktiviti yang telah dirancang dan

dilaksanakan bagi tahun 2012 dan 2013 melalui semakan fail dan dokumen serta

temu bual. Bagaimanapun, semakan bagi Unit Pembangunan dan Penyelidikan

dilakukan untuk aktiviti yang dilaksanakan dari Jun 2013 sehingga Jun 2014.

4.0 PENEMUAN AUDIT

4.1 Fungsi Unit Dasar

Unit Dasar ialah unit yang utama dalam Bahagian Dasar dan Penyelidikan.

Tujuh perjawatan telah diluluskan dan kesemuanya telah diisi. Unit ini

diketuai oleh Ketua Penolong Pengarah Gred N48 yang juga

bertanggungjawab menjalankan tugas Pengarah Bahagian Dasar dan

Penyelidikan.Unit Dasar mempunyai 6 fungsi seperti berikut:

i. Merancang, menyelaras dan menganalisis data serta fakta yang

berkaitan dalam menggubal dasar baru;

ii. Merancang dan menyelaras pelaksanaan dasar yang diguna pakai

di MQA;

iii. Pusat rujukanMQA dan pihak-pihak berkepentingan bagi

penyelarasan dasar-dasar kerajaan berkaitan jaminan kualiti

pengajian tinggi;

iv. Menyediakan dan menyelaras maklum balas dan kertas Jemaah

Menteri dan agensi lain yang berkaitan;

v. Melaksanakan kajian untuk menggubal cadangan dasar ke

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM); dan

vi. Menyelaras dan mengurussetia perbincangan mengenai perkara-

perkara yang berkaitan dasar jaminan kualiti MQA.

Semakan Audit terhadap Sasaran Kerja Tahun 2012 dan 2013 mendapati

kesemua fungsi telah dilaksanakan. Bagaimanapun bagi fungsi nombor

(iii) iaitu sebagai pusat rujukan MQA dan pihak-pihak berkepentingan


90


bagi penyelarasan dasar-dasar kerajaan berkaitan jaminan kualiti

pengajian tinggi dilaksanakan secara tidak langsung dan hasilnya

(outcome)tidak dapat diukur.

Syor Audit: PerancanganSasaran Kerja Tahunan perlu dibuat berdasarkan

fungsi bahagian seperti yang telah ditetapkan. Perancangan strategik di

peringkat bahagianperlu disediakan untuk memastikan unit mempunyai

perancangan dan matlamat untuk merealisasikan fungsi yang telah

diwujudkan. Fungsi unit ini juga perlu disemak semula bagi memastikan ia

jelas dan boleh dilaksanakan.

Maklumbalas Auditi:

Bagi Sasaran Kerja Tahunan 2012 dan 2013 adalah berdasarkan

objektif/fungsi Bahagian Dasar dan Penyelidikan (BDP) seperti di

Lampiran A.

Merujuk kepada fungsi Unit Dasar no. (iii); Pusat rujukan MQA dan pihak-

pihak berkepentingan bagi penyelarasan dasar- dasar Kerajaan berkaitan

jaminan kualiti pengajian tinggi; dimaklumkan bahawa fungsi ini baru

bermula pada 1 September 2013 berdasarkan surat kelulusan perjawatan

yang memutuskan agar Sektor Pembangunan Dasar dan Kepakaran

dijadikan subsektor di bawah Sektor Jaminan Kualiti.

Walau bagaimanapun, fungsi ini telah dijalankan secara tidak langsung

melalui aktiviti seperti berikut.

Rujukan dalaman dan luaran melalui penyebaran dan perkongsian

maklumat:

Pekeliling

Surat Makluman

E-dasar

Kompilasi Dasar 2012 dan 2013

FAQ Pindah Kredit dan Mata Pelajaran Wajib

Kompilasi Parlimen

Kompilasi Kelayakan Masuk Program Pengajian Tinggi


91


Pertanyaan/maklum balas menerusi e-mel, surat, panggilan

telefon

Laman sesawang

4.2 Pertindihan Fungsi

Semakan Audit mendapati fungsi merancang, menyelaras dan

menganalisis data serta fakta yang berkaitan dalam menggubal dasar baru

mempunyai persamaan dengan fungsi melaksanakan kajian untuk

menggubal cadangan dasar ke KPM. Aktiviti utama kedua-dua fungsi ini

ialah melaksanakan kajian dalam penggubalan dasar. Selain itu, fungsi

merancang dan menyelaras pelaksanaan dasar yang diguna pakai di MQA

dilihat mempunyai persamaan dengan fungsi menyelaras dan

mengurusetiakan perbincangan mengenai perkara-perkara yang

berkaitan dasar jaminan kualiti MQA. Kedua-duanya berfungsi sebagai

urus setia/penyelaras di peringkat dalaman atau di peringkat luar MQA.

Syor Audit: Keempat-empat fungsi ini perlu disemak semula supaya

pernyataannya jelas dan menggambarkan aktiviti yang dilaksanakan oleh

bahagian.

Maklumbalas Auditi:

Mengambil maklum dan akan berbincang dengan pengurusan atasan

untuk menyelaraskan semula fungsi ini.

4.3 Fungsi Menggubal Dasar

Fungsi utama Unit Dasar ialah merancang, menyelaras dan menganalisis

data serta fakta yang berkaitan dalam menggubal dasar. Pihak

Auditdimaklumkan bahawa dasar yang dikeluarkan oleh Bahagian Dasar

dan Penyelidikanboleh dikategorikan kepada 6 kategori seperti berikut:

i. Dasar yang diputuskan melalui Mesyuarat Kajian Semula Dasar-

Dasar Berkaitan Jaminan Kualiti Kementerian Pendidikan Malaysia

–MQA (MKSDBJK);


92


ii. dasar yang diputuskan melalui Mesyuarat Ketua Bahagian,

Kementerian Pendidikan Malaysia;

iii. dasar yang diputuskan melalui Mesyuarat Ketua Bahagian /

Mesyuarat Pengurusan MQA;

iv. surat Kementerian Pendidikan Malaysia;

v. input dari Bahagian lain; dan

vi. dasar yang diputuskan melalui mesyuarat/perbincangan khas.

Berdasarkan Sasaran Kerja Tahun 2012 dan 2013 Bahagian Dasar dan

Penyelidikan telah menggubal 15 dasar bagi tahun 2012 dan 15 dasar

bagi tahun 2013. Berikut adalah bilangan dasar yang dikeluarkan

berdasarkan kategori:

Jadual 2:

Bilangan Dasar Berdasarkan Kategori

Kategori Bilangan

2012 2013

Dasar yang diputuskan melalui Mesyuarat Kajian

Semula Dasar-Dasar Berkaitan Jaminan Kualiti

Kementerian Pendidikan Malaysia - MQA

11 9

Dasar yang diputuskan melalui Mesyuarat Ketua

Bahagian, Kementerian Pendidikan Malaysia 1 -

Dasar yang diputuskan melalui Mesyuarat Ketua

Bahagian MQA / Pengurusan MQA - 2

Surat Kementerian Pendidikan Malaysia 1 -

Input dari Bahagian lain 2 -

Dasar yang diputuskan melalui

mesyuarat/perbincangan khas - 4

JUMLAH 15 15


Semakan Audit mendapati pada tahun 2012, sebanyak 8 dasar yang

digubal sepenuhnya oleh Bahagian Dasar dan Penyelidikan dan 1 dasar

yang dibuat kajian bersama bahagian lain. Bagi tahun 2013 pula, sebanyak

8 dasar yang digubal sepenuhnya oleh bahagian.

Manakala dasar-dasar lain yang dikeluarkan pada tahun 2012 dan 2013

adalah dasar yang dibangunkan oleh bahagian lain atau dasar dari


93


kementerian. Pada pendapat Audit, dasar-dasar yang tidak dibangunkan

oleh Bahagian Dasar dan Penyelidikan tidak termasuk dalam fungsi

menggubal dasar. Ia sepatutnya diletakkan di bawah fungsi lain iaitu

merancang dan menyelaras pelaksanaan dasar yang diguna pakai di MQA.

Ini kerana, bagi dasar-dasar yang dibangunkan oleh bahagian lain,

Bahagian Dasar dan Penyelidikan bertindak sebagai urus setia/penyelaras

bagi membolehkan dasar-dasar tersebut diterima pakai di peringkat

dalaman MQA atau luar MQA.

Maklumbalas Auditi:

Untuk makluman, senarai dasar tahun 2012 dan 2013 seperti yang

diberikan kepada pihak Audit adalah digubal sepenuhnya oleh BDP

dengan berpandukan kepada beberapa sumber yang dikategorikan

seperti dalam Jadual 2.

4.3.1 Proses Kerja Penggubalan Dasar

Berdasarkan Fail Meja pegawai di Unit Dasar, berikut adalah

proses kerja bagi melaksanakan kajian semula dasar-dasar sedia

ada, pembentukan dasar baru dan penyebaran dasar kepada pihak

berkepentingan:

Jadual 3:

Proses Kerja Melaksanakan Kajian Semula Dasar Sedia Ada

dan Penggubalan Dasar Baru

Proses

1 Terima arahan/cadangan kajian dasar-dasar

2 Merancang kajian dasar-dasar

3 Mendapatkan maklumat berkaitan

4 Mengadakan setiap sesi perbincangan

5 Kumpul dan selaras maklumat selepas sesi perbincangan

6 Menyediakan kertas dasar dalam mesyuarat yang diadakan

7 Menyelaras pembentangan kertas dasar dalam mesyuarat yang diadakan


94


Proses

8 Pinda dan kemas kini kertas dasar sekiranya terdapat perubahan

9 Validasi kesemua dasar yang ada

10 Pantau sebaran kertas dasar yang diadakan (sekiranya perlu)

11 Memastikan dasar yang digubal direkodkan dalam pangkalan data e-dasar

12 Kumpul dan selaras maklumat selepas sesi perbincangan

Sumber: Bahagian Dasar dan Penyelidikan

Semakan Audit terhadap penggubalan Dasar Perubahan Kurikulum

mendapati dokumen arahan/cadangan kajian dasar tidak disimpan

di dalam fail. Selain itu, tiada bukti atau dokumen yang

menunjukkan perancangan kajian dasar disediakan dan sesi

perbincangan dilaksanakan.Semakan Audit hanya menemui bukti

penyediaan kertas dasar dan semakan yang dibuat oleh Pengarah

Bahagian. Selain itu, kertas dasar tersebut telah dibentangkan di

dalam Mesyuarat Kajian Semula Dasar-Dasar Berkaitan Jaminan

Kualiti Bil. 2/2013.

Pihak Audit dimaklumkan bahawa sesi perbincangan ada

dilaksanakan dalam Mesyuarat Sektor Pakar Dan Kepakaran

(SPDK) tetapi tiada minit dikeluarkan kerana pembetulan akan

dilakukan serta-merta. Pihak Audit mencadangkan agar borang

kawalan diwujudkan untuk merekodkan pindaan yang perlu

dilakukan. E-mel atau memo Mesyuarat SPDK juga perlu

disimpan di dalam fail berkaitan sebagai rekod.

Semakan Audit terhadap Sasaran Kerja Tahunan dan hasil temu

bual juga mendapati dasar-dasar yang berkaitan operasi dalaman

MQA dibentangkan sama ada di dalam Mesyuarat Pengurusan MQA

atau Mesyuarat Ketua Bahagian MQA. Tiada ketetapan di mana

pembentangan perlu dilakukan. Oleh itu Bahagian Dasar dan

Penyelidikan perlu menetapkan di mana kertas dasar perlu

dibentangkan dan tujuan pembentangan dilaksanakan.


95


Syor Audit: Penggubalan dasar adalah satu proses yang sangat

penting kerana ia adalah panduan dalam melaksanakan fungsi MQA

dan melibatkan operasi dalaman MQA atau pihak luar. Oleh itu,

proses kerja penggubalan dasar perlu dikaji semula agar ia telus,

jelas dan boleh dipercayai.

Maklumbalas Auditi:

Pihak BDP mengambil maklum akan cadangan berkaitan borang

kawalan dan fail berkaitan, dan penambahbaikan akan

dilaksanakan secara berperingkat.

Manakala ulasan di perenggan 4 muka surat 9, berkaitan platform

pembentangan kertas dasar yang tidak ditetapkan, kebiasaannya

Mesyuarat Ketua Bahagian adalah untuk perbincangan manakala

untuk tujuan mendapatkan keputusan dasar maka akan dibawa ke

Mesyuarat Pengurusan atau mesyuarat khas.

Syor audit:

Telah dilaksanakan berdasarkan proses kerja sedia ada seperti di

Jadual 3. Walau bagaimanapun, terdapat juga situasi di mana

sesuatu dasar itu diputuskan berdasarkan casebycasedan tidak

melalui proses kerja secara keseluruhannya.

4.3.2 Proses Pengesahan Dasar

Seksyen 12(1)(c), Akta Agensi Kelayakan Malaysia menyatakan

salah satu fungsi Majlis MQA adalah untuk meluluskan dasar dan

garis panduan yang berhubung dengan akreditasi program,

kelayakan atau pemberi pendidikan tinggi atau audit institusi.

Seksyen 12(2) Akta yang sama menyatakan Majlis boleh memberi

Ketua Pegawai Eksekutif arahan khusus yang selaras dengan

peruntukan Akta ini berkenaan dengan kuasa dan fungsi Agensi

dan arahan itu tidak boleh tidak selaras dengan arahan am Menteri


96


di bawah Seksyen 8, dan Ketua Pegawai Eksekutif hendaklah

melaksanakan arahan itu.

Semakan Audit mendapati semua dasar yang diterima pakai oleh

MQA dibawa ke Mesyuarat Kajian Semula Dasar di peringkat

Kementerian atau dasar operasi MQA diputuskan secara dalaman

sama ada melalui Mesyuarat Pengurusan atau Mesyuarat Ketua

Bahagian. Bagaimanapun, pihak Audit tidak menemui bukti

dokumen yang menyatakan Majlis memberi arahan khusus kepada

Ketua Pegawai Eksekutif berkenaan kuasa dan fungsi Agensi.

Pihak Audit berpendapat, suatu pernyataan secara bertulis

perlu diberikan oleh Majlis untuk memberi arahan secara

khusus kepada Ketua Pegawai Eksekutif untuk melaksanakan

kuasa dan fungsi MQA secara keseluruhan.

Maklumbalas Auditi:

Ambil maklum dan akan merujuk perkara ini kepada pihak

pengurusan.

4.3.3 Penetapan Tempoh Melaksanakan Penggubalan Dasar

SOP atau proses kerja yang baik dan sempurna perlu menetapkan

tempoh yang diambil untuk melaksanakan sesuatu proses.

Semakan Audit mendapati tiada elemen penetapan tempoh bagi

melaksanakan penggubalan sesuatu dasar.

Syor Audit: SOP penggubalan dasar baru perlu ditambah baik

dengan memasukkan tempoh pelaksanaan penggubalan dasar.

Maklumbalas Auditi:

Ambil maklum dengan cadangan ini.


97


4.3.4 Penyimpanan Rekod

Berdasarkan semakan Audit dan temu bual yang dilaksanakan

mendapati dokumen yang berkaitan fungsi penggubalan dasar

tidak disimpan di dalam fail khas. Fail yang diwujudkan ialah Fail

Mesyuarat SPDK untuk merekodkan pembentangan dasar untuk

proses semakan dan perbincangan.

Syor Audit: Aktiviti penggubalan dasar adalah aktiviti berasaskan

projek. Oleh itu cara penyimpanan dokumen dan rekod sebaiknya

berasaskan projek. Ini bermakna setiap dasar yang dibangunkan

sepatutnya mempunyai failnya sendiri bagi memudahkan rujukan

dan pencarian maklumat.

Maklumbalas Auditi:

Ambil maklum dan penambahbaikan akan dilaksanakan secara

berperingkat.

4.4 Fungsi Unit Pembangunan Dan Penyelidikan

Unit Pembangunan Dan Penyelidikan mempunyai 3 perjawatan yang

diluluskan dan ketiga-tiga perjawatan tersebut telah diisi. Unit ini diketuai

Ketua Penolong Pengarah N48 dibantu oleh seorang Penolong Pengarah

N41 dan Pembantu Tadbir N17. Jawatan Ketua Penolong Pengarah hanya

diisi pada 1 Jun 2013. Unit ini mempunyai 4 fungsi seperti berikut:

i. Merancang dan menjalankan aktiviti penyelidikan termasuk

melalui perkongsian strategik;

ii. Memantau projek penyelidikan yang dibiayai;

iii. Menyediakan khidmat perundingan berkaitan penyelidikan kepada

sektor awam dan swasta;dan

iv. Memupuk budaya penyelidikan yang aktif di kalangan staf MQA.

Semakan Audit mendapati bagi tempoh Jun 2013 hingga Jun 2014, hanya

1 fungsi yang dapat dilaksanakan oleh Unit Pembangunan dan

Penyelidikan iaitu fungsi merancang dan menjalankan aktiviti


98


penyelidikan termasuk melalui perkongsian strategik. Dua penyelidikan

telah dilaksanakan bagi tahun 2013 dan 3 penyelidikan sedang

dilaksanakan bagi tahun 2014. Manakala inisiatif awal bagi memupuk

budaya penyelidikan yang aktif di kalangan staf MQA, penyelidikan yang

telah selesai akan dimuat naik ke dalam intranet untuk rujukan dan

bacaan warga MQA.

Syor Audit: Fungsi yang diwujudkan untuk Unit Pembangunan Dan

Penyelidikan dilihat sebagai matlamat jangka panjang mewujudkan unit

tersebut. Oleh itu, Rancangan Strategik di peringkat bahagian perlu

disediakan bagi mengenal pasti langkah yang perlu diambil untuk

mencapai matlamat tersebut.

Maklumbalas Auditi:

Ambil maklum akan syor yang dinyatakan dan akan melihat semula

pelaksanaannya pada masa akan datang.Walau bagaimanapun,

sebahagian fungsi telah dilaksanakan berdasarkan kepada sumber

manusia sedia ada.

4.4.1 Proses Kerja Melaksanakan Aktiviti Penyelidikan

Berdasarkan Fail Meja pegawai di Unit Pembangunan dan

Penyelidikan, berikut adalah proses kerja bagi melaksanakan

fungsi merancang dan menjalankan aktiviti penyelidikan termasuk

melalui perkongsian strategik:

Jadual 4:

Proses Kerja Melaksanakan Aktiviti Penyelidikan

Proses

1 Menerima arahan/cadangan aktiviti penyelidikan

2 Mendapatkan maklumat penilaian awal kajian

3 Penyediaan kertas kajian ringkas

4 Pengumpulan maklumat kajian

5 Pengesahan maklumat kajian


99


6 Penulisan kertas kajian

7 Semakan kertas kajian untuk pengesahan di peringkat sektor

8 Menyelia pembentangan kertas kajian dalam mesyuarat

(sekiranya perlu)

9 Memastikan fail yang berkaitan direkod dan dikemas kini

Sumber: Bahagian Dasar dan Penyelidikan

Semakan Audit terhadap fail penyelidikan mendapati proses

penyelidikan telah dilaksanakan mengikut prosedur yang telah

dinyatakan seperti di dalam Fail Meja pegawai. Selain itu, kawalan

dalaman telah diwujudkan dengan penggunaan borang kawalan

dan dokumen telah direkodkan dan disimpan ke dalam fail dengan

teratur.

4.5 Perjawatan di Unit Pembangunan dan Penyelidikan

Terdapat 3 perjawatan yang diluluskan dan diisi bagi Unit Pembangunan

dan Penyelidikan. Masing-masing satu perjawatan bagi gred N48, N41 dan

N17. Jawatan Ketua Penolong Pengarah Unit Pembangunan dan

Penyelidikan (N48) pula hanya diisi pada 1 Jun 2013. Sebelum itu hanya

terdapat seorang Penolong Pengarah (N41) dan Pembantu Tadbir (N17)

di unit tersebut untuk menjalankan 4 fungsi unit tersebut.

Pelaksanaan aktiviti bagi mencapai 4 fungsi yang ditetapkan adalah sukar

berdasarkan perjawatan sedia ada. Selain itu, Penolong Pengarah (N41)

Unit Pembangunan dan Penyelidikan juga terlibat secara langsung dengan

aktiviti Technical VocationalEducationandTraining(TVET). Semakan Audit

mendapati TVET bukan merupakan aktiviti Unit Pembangunan dan

Penyelidikan. Projek tersebut adalah arahan langsung daripada Unit

Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri.

Pada pendapat Audit, pelaksanaan tugas selain dari yang ditetapkan

boleh menjejaskan keupayaan dan beban kerja unit tersebut.

Bagaimanapun, pihak pengurusan boleh memasukkan aktiviti

tersebut di dalam Sasaran Kerja Tahunan supaya pegawai yang


100


melaksanakan aktiviti tersebut boleh dinilai pada penghujung

tahunnya.

Maklumbalas Auditi:

Ambil maklum akan pendapat Audit berkaitan perkara ini.

4.6 Manual Prosedur Kerja

Standard OperatingProcedure (SOP) ialah dokumen yang penting bagi

memastikan segala aktiviti yang telah dilaksanakan adalah seperti proses

yang ditetapkan dan ia juga berfungsi sebagai dokumen rujukan.

Semakan Audit mendapati SOP yang digunakan didokumenkan di dalam

Fail Meja setiap pegawai. Ia tidak dikumpulkan dan dijadikan Manual

Prosedur Kerja di peringkat Bahagian.

Maklumbalas Auditi:

Ambil maklum dan akan didokumenkan.


Secara keseluruhannya, fungsi utama Bahagian Dasar dan Penyelidikan sehingga

kini ialah proses penggubalan dasar sama ada kajian semula dasar atau

pembentukan dasar baru. Fungsi kedua bahagian ini ialah menyelaras

pelaksanaan dasar yang diguna pakai. Ini kerana bahagian bertanggungjawab

sebagai urus setia bagi mendapatkan pengesahan/kelulusan dasar di peringkat

MQA atau Kementerian. Seterusnya bahagian bertanggungjawab menyebarkan

penggunaan dasar tersebut kepada pihak dalaman MQA ataupun pihak luar.

Selain itu bahagian juga bertanggungjawab melaksanakan penyelidikan/kajian

berkaitan akreditasi melalui Unit Pembangunan Penyelidikan. Tugas lain

bahagian adalah menyediakan maklum balas bagi parlimen / nota jemaah

menteri / mesyuarat berkala. Bahagian juga perlu menyediakan maklum balas

kepada pihak berkepentingan seperti orang awam berkaitan dasar.


101


Jadual 5:

Fungsi dan Aktiviti Bahagian Dasar dan Penyelidikan

Fungsi Utama Aktiviti

Menggubal Dasar 1. Semakan semula dasar sedia ada

2. Pembentukan dasar baru

Urus setia /

Penyelaras

1. Mendapatkan kelulusan Majlis MQA untuk dasar

yang akan diguna pakai

2. Mesyuarat Kajian Semula Dasar

3. Penyebaran dasar yang diguna pakai oleh pengguna

dalaman iaitu pegawai MQA atau pihak luar

4. Tugasan parlimen

Maklum Balas 1. Menyediakan jawapan Parlimen

2. Menyediakan Nota Jemaah Menteri/Kementerian

3. Mesyuarat berkala

4. Menyediakan maklum balas bagi pihak

berkepentingan/orang awam berkaitan dasar

Penyelidikan 1. Melaksanakan penyelidikan

2. Menyebarkan penyelidikan Sumber: Unit Audit Dalam

Bagaimanapun, masih ada fungsi yang kurang jelas atau sukar untuk diukur

pelaksanaannya dan ada juga fungsi yang belum dilaksanakan kerana faktor

masa. Pengurusan aktiviti pula adalah KURANG MEMUASKANkerana terdapat

kelemahan daripada segi SOP dan kelemahan kawalan dalaman dalam proses

kerja. Oleh itu terdapat beberapa SYOR Audit untuk dipertimbangkan:

1. Menyemak semula fungsi agar jelas, boleh dicapai dan boleh diukur;

2. Menyediakan pelan jangka panjang / pelan strategik bagi mengenal pasti

langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai matlamat penubuhan

bahagian serta fungsi yang ditetapkan;

3. Menyediakan surat atau dokumen bertulis daripada Majlis untuk memberi

arahan kepada Ketua Pegawai Eksekutif bagi kuasa dan fungsi MQA;

4. Menyediakan SOP/ Manual Prosedur Kerja di peringkat bahagian;

5. Melakukan penambahbaikkan terhadap SOP sedia ada dengan memasukkan

tempoh memproses menggubal dasar dan melaksanakan penyelidikan; dan

6. Mengukuhkan kawalan dalaman proses dengan mewujudkan borang

kawalan berkaitan.


102


1. TUJUAN

Laporan ini disediakan untuk memaklumkan hasil siasatan dan syor terhadap

isu-isu aset yang tidak dapat dikesan seperti mana dilaporkan di dalam Laporan

Pengauditan Prestasi Pengurusan Aset Alih MQA.

2. LATAR BELAKANG

Siasatan dijalankan berdasarkan arahan Jawatankuasa Audit Bil. 2 Tahun 2014

yang mengehendaki Unit Audit Dalam menjalankan pemeriksaan lanjut ke atas 2

isu terbabit:

JADUAL 1

No Rujukan Dalam Laporan

Isu

4.3 Maklumat Aset Tidak Wujud Dalam SPPA


Sumber: Laporan Pengauditan Prestasi Pengurusan Aset Alih MQA

2.1 Maklumat Aset Tiada Dalam Sistem Pemantauan Pengurusan Aset

(SPPA)

Pihak Audit telah memperoleh senarai pembelian aset dan inventori

daripada Bahagian Kewangan dari tahun 1997 hingga 2004. Semakan Audit

tertumpu ke arah pendaftaran aset dan inventori di dalam SPPA dan secara

manual, pengemaskinian maklumat aset dan inventori sebelum tahun 2007

dan pelabelan bagi aset dan inventori yang dibeli sebelum tahun 2007.

Semakan mendapati maklumat aset seperti yang ditunjukkan di Jadual 2

tidak wujud dalam SPPA:

Laporan Siasatan Terhadap Aset MQA Yang Tidak Dapat Dikesan


103


JADUAL 2:

Maklumat Aset Tidak Wujud Dalam SPPA

Bil Aset Kuantiti Tahun

Harga

Seunit

(RM)

Jumlah

(RM) Maklum Balas

1 Multimedia Projector 1 1997 16,888 16,888

Bahagian Teknologi

Maklumat:

Aset bil. 1-4 tidak

dapat dikesan.

2 Hard Disk For Server Monitoring

1 1998 3,125 3,125

3 NEC VT-54 1100 Ansi Lumens LCD Projector

1 2000 23,500 23,500

4 Compaq Deskpro DPSB Series Feature Computer

1 2001 4,029 4,029

5 Risograph Copy Printer

1 1997 19, 800 19, 800 Bahagian Pentadbiran:

Pemeriksaan fizikal

telah dibuat dan

didapati aset pada bil.

5-11 tiada fizikal di

MQA. Sehubungan itu,

aset tersebut tidak

didaftarkan

berdasarkan cadangan

daripada pihak

Perbendaharaan,

Bahagian Pengurusan

Aset.

6 JIMNAMIC 310 Keyphone

1 1997 9,500 9,500

7 Duplo Collector 1 1998 13,000 13,000

8 Intimus Paper Shredder Model 431 SE

1 1999 9,900 9,900

9 Intimus Paper Shredder

2 2002 7,500 15,000

10 Smart Board 580 (72” Diagonal)

1 2000 12,897 12,897

11 LM1 Electronics Display Board (At-Taqwim)

1 2001 4,500 4,500

12 Fichet Safe Jupiter 350 1 2002 5,250 5,250 Aset bil 12-15 akan

didaftarkan pada SPPA

atau manual. BP

sedang mendapatkan

Pesanan Tempatan

bagi memperoleh

maklumat perolehan.

13 Yamaha Powered Mixer

1 2002 10,072 10,072

14 Mesin Fax Toshiba DP80F

1 2002 3,200 3,200

15 Sony Digital Handycam DCR TRV-30E

1 2001 6,200 6,200

Sumber: Senarai Perolehan Bahagian Kewangan 1997-2004


104



Pihak Audit telah membuat semakan terhadap penempatan aset dan

inventori di dalam SPPA dan mendapati aset seperti yang ditunjukkan di

dalam Jadual 3 tidak berada di lokasi seperti dinyatakan di dalam SPPA:

JADUAL 3:

Aset Tiada Di Penempatan Dalam SPPA

Bil. Aset Kuantiti No. Siri Penempatan Maklum Balas

1 Server Compaq Proliant 1600

1 MQA/BTM/H/0

0/6 Bilik Server

Aset di Jadual 4

bil. 1-6 masih

dalam pencarian.

Makluman oleh

Ketua Penolong

Pengarah (BTM)

pada 8 Ogos

2014

menyatakan aset

yang seperti

disenaraikan

tidak dapat

dikesan sehingga

kini.

2

3COM Superstack II Switch 3300 (12 port)

1 MQA/BTM/H/0

0/2 Bilik Server

3

3COM Superstack II Dual Speed Hub 200TP

1 MQA/BTM/H/0

0/1 Bilik Server

4 Cisco Router 1 MQA/BTM/H/0

1/3 Bilik Server

5 Laser Jet Printer HP 5000

1 MQA/BTM/H/0

1/8 Bilik Teknikal

BTM

6 Compaq Dekspro SB Series

1 MQA/BTM/H/0

2/16 Ruang Kerja

BKJK


3. OBJEKTIF SIASATAN

Siasatan dijalankan bagi mengesahkan sama ada terdapat unsur-unsur kecuaian

dalam penyimpanan aset tersebut yang menyebabkan ia tidak dapat dikesan

oleh Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Teknologi Maklumat. Hasil siasatan

akan menentukan sama ada kecuaian tersebut menyebabkan kerugian di pihak

Kerajaan, menentukan sama ada terdapat pihak yang perlu dikenakan tindakan

tatatertib mengikut undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa dan

seterusnya memberi syor bagi kehilangan tersebut dan menjadi rujukan bagi


105


kes-kes kehilangan aset sebelum tahun 2007. Tahun 2007 dipilih disebabkan

perkara tersebut:

tahun peralihan dari Lembaga Akreditasi Negara (LAN) ke Agensi Kelayakan

Malaysia (MQA);

Kementerian Kewangan telah memperkemaskan Pengurusan Aset Alih

Kerajaan melalui Pekeliling Penbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 dan

membatalkan sebahagian atau sepenuhmya perenggan Arahan

Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan (PP) dan Surat Pekeliling

Perbendaharaan (SPP) dalam tahun tersebut seperti berikut:

i. AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira, hanya peraturan

berkaitanbarang-barang awam sahaja;

ii. PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan berkaitan barang-barang

awamsahaja;

iii. PP Bil. 2 Tahun 1991;

iv. SPP Bil. 7 Tahun 1995;

v. SPP Bil. 2 Tahun 1997;

vi. SPP Bil. 3 Tahun 2002;

vii. PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan Stor dan Aset sahaja;

viii. Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV

i. dan XV sahaja;

ix. Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1)JD.4bertarikh

19 Jun 1995; dan

x. Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10) bertarikh 7

Januari 2002.

Hasil siasatan dan syor penambahbaikan juga akan dikemukakan kepada YBhg.

Dato’ Ketua Pegawai Eksekutif MQA dan Jawatankuasa Audit untuk tindakan

lanjut.


106


4. SKOP DAN METODOLOGI SIASATAN

4.1 Skop siasatan ini adalah tertumpu kepada 21 aset yang tidak dapat

dikesan seperti yang ditunjukkan di Jadual 2 dan 3. Selain itu, Unit Audit

Dalam juga diarahkan untuk menetapkan tempoh atau tahun sebagai

rujukan bagi aset-aset yang hilang atau tidak dapat dikesan dan tindakan

selanjutnya jika terdapat aset lain yang didapati hilang pada atau sebelum

tahun tersebut. Skop ini juga meneliti bagaimana peraturan dan prosedur

dipatuhi sebelum tahun 2007 terhadap kehilangan aset di LAN.

4.2 Kaedah yang akan digunakan dalam siasatan adalah semakan rekod

seperti fail aset dan fail pelupusan termasuk fail tutup serta temu bual di

Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Teknologi Maklumat.

5. PENEMUAN SIASATAN

5.1 Pihak Audit telah mengemukakan memo MQA.400-12/3/3(8) bertarikh 1

Julai 2014 kepada Pengarah Bahagian Pentadbiran, Bahagian Kewangan

dan Bahagian Teknologi Maklumat berkenaan Siasatan Terhadap Aset-

Aset MQA Yang Tidak Dapat Dikesan. Pihak Audit mengehendaki supaya

fail-fail berkenaan pelupusan dan kehilangan aset perlu dikemukakan

bagi tujuan semakan dan siasatan.

5.2 Pihak Audit telah menerima fail MQA 04/44 Jilid 1 hingga 3 bertajuk

Pelupusan Aset dari Unit Pengurusan Aset dan Logistik dan mendapati

perkara berikut:

5.2.1 Aset Telah Dilupuskan

Beberapa aset yang dikenal pasti telah dilupuskan berdasarkan

semakan ke atas fail tersebut. Aset tersebut adalah:


107


JADUAL 4: Aset Yang Telah Dilupuskan

Bil Aset Kuantiti Tahun

Harga

Seunit

(RM)

Jumlah

(RM)

Tahun

Pelupusan

1 Risograph Copy

Printer 1 1997 19, 800 19, 800 2010

2

Intimus Paper

Shredder Model

431 SE

1 1999 9,900 9,900 2010

3 Smart Board 580

(72” Diagonal) 1 2000 12,897 12,897 2010

4 Compaq Dekspro

SB Series 1 2002 4,095 4,095 2013


5.2.2 Kehilangan Aset

Semakan lanjut mendapati kehilangan aset-aset seperti yang

dinyatakan di Jadual berikut:

JADUAL 5: Aset Yang Hilang

Bil Aset Kuantiti Tahun Harga Seunit (RM)

Jumlah (RM)

Tahun Kehilangan

1 Duplo Collector 1 1998 13,000 13,000 2007

2 Sony Digital

Handycam DCR TRV-30E

1 2001 6,200 6,200 2005


Aset No. (1) iaitu Duplo Collector telah dilaporkan hilang pada 25

September 2007. Mengikut laporan kehilangan oleh Pengurus

Projek pada masa itu iaitu Encik Muhthar Mohd Noor, aset

tersebut yang kebetulan telah rosak diletakkan di lif perkhidmatan

barang berikutan ketiadaan ruang untuk menempatkannya

disebabkan kerja-kerja pengubahsuaian dan pendawaian di

tingkat 11B. Anggaran tarikh meletak aset tersebut adalah pada 1

September 2007 seperti mana arahan Encik Muhthar Mohd Noor

kepada Encik Asuwad Ali, Pembantu Tadbir Bahagian Pentadbiran.


108


Bagaimanapun, pihak Audit mendapati hanya laporan kehilangan

sahaja yang dibuat dan tiada tindakan dilakukan untuk

menjalankan siasatan ke atas kehilangan aset tersebut.

Aset No. (2) iaitu Sony Digital Handycam DCR TRV-30E telah

dilaporkan hilang pada 29 April 2005. Jawatankuasa Siasatan telah

ditubuhkan dan pegawai yang terlibat telah diarahkan untuk

membayar gantirugi.

5.2.3 Aset Wujud dan Cadangan Dilupuskan

Terdapat juga aset yang disenaraikan dalam Jadual 3 wujud dan di

cadang untuk dilupuskan seperti berikut:

JADUAL 5: Aset Yang Dicadangkan Untuk Pelupusan

Bil. Aset Kuantiti No. Siri Penempatan

1 3COM Superstack II

Dual Speed Hub 200TP

1 MQA/BTM/H/0

0/1 Bilik Server

2 Cisco Router 1 MQA/BTM/H/0

1/3 Bilik Server


5.2.4 Aset Tidak Dapat Dikesan

Pihak Audit telah mengemukakan e-mel MQA.400-12/3/3(9) 7

Ogos 2014 kepada Ketua Penolong Pengarah, Bahagian Teknologi

Maklumat untuk memohon supaya pencarian lanjut dilakukan bagi

mengesan aset-aset seperti berikut:


109


JADUAL 6: Aset Yang Tidak Dapat Dikesan

Bil Aset Kuantiti Tahun Harga Seunit (RM)

Jumlah (RM)

1 Multimedia Projector 1 1997 16,888 16,888

2 Hard Disk For Server Monitoring

1 1998 3,125 3,125

3 NEC VT-54 1100 Ansi Lumens LCD Projector

1 2000 23,500 23,500

4 Compaq Deskpro DPSB Series Feature Computer

1 2001 4,029 4,029

5 Server Compaq Proliant 1600

1 2000 39,425 39,425

6 3COM Superstack II Switch 3300 (12 port)

1 2000 6,500 6,500

7 3COM Superstack II Dual Speed Hub 200TP

1 2000 5,200 5,200

8 Cisco Router 1 2001 7,554 7,554

9 Laser Jet Printer HP 5000

1 2001 6,800 6,800


Bagaimanapun, dari 9 aset tersebut, hanya 2 aset iaitu aset No.(7) dan

No.(8) berjaya dikesan dan bakinya TIDAK DAPAT DIKESAN SERTA

TIADA DOKUMEN ASET DAN TIADA DALAM REKOD PELUPUSAN.

5.2.5 Tanggungjawab Pegawai Tidak Jelas

Pihak Audit telah memohon fail peribadi LAN 02/07/41 milik

Encik Muhthar Mohd Noor iaitu pegawai yang bertanggungjawab

terhadap pengurusan dan perolehan aset di LAN dari tahun 1998

hingga 2009. Encik Muhthar Mohd Noor telah mula dilantik secara

pinjaman dari Kementerian Pelajaran pada 16 Oktober 1998

sebagai Penolong Pegawai Tadbir Gred N5. Salah satu daripada

tugas yang disenaraikan adalah menyedia dan menyelaras urusan

hapuskira bagi item kewangan dan item barang. Bagaimanapun,

apabila beliau dilantik sebagai Pengurus Khidmat Pengurusan

(Bahagian) pada 1 Jun 2005, salah satu daripada tugas beliau

adalah menguruskan pembelian, senggaraan alatan pejabat,


110


kenderaan dan pengurusan stor. Beliau telah bersara wajib pada 5

Ogos 2006 dan dilantik sebagai Pengurus Projek (Kontrak)

sehingga 30 Jun 2009. Pihak Audit berpendapat tugas

penjagaan aset di LAN/MQA adalah di bawah tanggungjawab

Encik Muhthar Mohd Noor sepenuhnya walaupun tidak

dinyatakan dengan jelas.

5.2.6 Kurang Kefahaman Mengenai Penjagaan Aset

Disebabkan kurang kefahaman mengenai penjagaan aset di

LAN/MQA, maka keselamatan aset tidak diberi keutamaan

terutamanya semasa pengubahsuaian pada tahun 2007 hingga

2009. Kurangnya kefahaman kepada penjagaan aset juga boleh

dibuktikan dengan beberapa kehilangan aset ICT dan peralatan

pejabat seperti laptop dan kamera dari tahun 2001 hingga 2007.

Dari semakan pihak Audit terhadap fail pelupusan, sebanyak 6

peralatan ICT berupa laptop dan 4 buah kamera telah hilang dan

siasatan telah dibuat serta tindakan telah diambil termasuklah

menuntut ganti rugi daripada pegawai terlibat.

6. RUMUSAN DAN SYOR

6.1 Rumusan

Hasil penyiasatan mendapati terdapat unsur ketidakpastian (uncertainty)

yang menyebabkan aset-aset tersebut hilang serta tidak dapat dikesan

berdasarkan rumusan berikut:

a. Bahagian yang bertanggungjawab dengan kehilangan pada masa

itu adalah Bahagian Khidmat Pengurusan LAN. Unit Pentadbiran

dan Unit Teknologi Maklumat diletakkan di bawah Bahagian

tersebut. Pekeliling dan surat pekeliling mengenai aset pada masa

adalah tidak mantap dan disediakan berasingan mengikut tajuk-

tajuk yang berbeza. Hanya selepas tahun 2007, pekeliling dan

surat pekeliling disatukan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007.


111


Kesedaran dan kefahaman mengenai kepentingan penjagaan aset

adalah kurang disebabkan LAN pada masa itu mempunyai ramai

pegawai baru tetapi tiada pegawai yang berpengalaman dalam

pengurusan aset. Encik Muhthar Mohd Noor mempunyai

pengalaman dalam perolehan aset tetapi tiada bukti beliau

mempunyai pengalaman dalam penjagaan aset. Senarai tugas

beliau juga tidak menyatakan secara terperinci tugas menjaga aset

LAN.

b. Sebanyak 6 peralatan ICT dan 4 peralatan pejabat telah hilang dari

tahun 2001 hingga 2007 ini menunjukkan pegawai LAN pada masa

itu kurang kefahaman mengenai penjagaan dan keselamatan aset.

6.2 Syor

a. Bahagian Pentadbiran perlu menubuhkan satu jawatankuasa

siasatan seperti mana yang ditetapkan oleh Tatacara Pengurusan

Aset Alih MQA. Tujuannya adalah FORMALITI dan mengesahkan

Laporan Siasatan oleh Unit Audit Dalam.

b. Seterusnya Jawatankuasa Aset Alih Kerajaan MQA akan

mengesahkan senarai aset yang tidak dapat dikesan itu telah

HILANG dan tindakan mengeluarkan dari senarai aset perlu

dilakukan oleh Bahagian Pentadbiran. Nilai-nilai aset yang hilang

tersebut perlu DIHAPUSKIRA dari penyata kewangan MQA.

c. Tahun rujukan bagi kehilangan tersebut adalah tahun 2007. Jika

terdapat aset yang hilang sebelum tahun tersebut, maka tindakan

yang sama perlu dilakukan seperti syor (a) dan (b).

d. Unit Audit Dalam tidak mengesyorkan mana-mana individu untuk

dikenakan tindakan tatatertib. Bagaimanapun, Bahagian

Pentadbiran dan Bahagian Teknologi Maklumat perlu sentiasa

mengingatkan pegawai MQA supaya lebih berhati-hati dalam

penjagaan aset terutamanya aset ICT.


112


e. Bahagian Pentadbiran perlu menggariskan peraturan bagi

mengendalikan aset alih MQA jika berlaku pengubahsuaian pejabat

bagi mengelakkan kehilangan.

7. Dengan rumusan dan syor ini, dikemukakan Laporan Siasatan Terhadap Aset

Yang Tidak Dapat Dikesan untuk tindakan YBhg. Dato’ Ketua Pegawai Eksekutif

dan Jawatankuasa Audit MQA.


113


1.0 LATAR BELAKANG

Pengurusan kewangan merujuk kepada proses perancangan, pengagihan dan

penggunaan tenaga manusia, modal (wang tunai), barangan (aset) dan

perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesuatu organisasi. Pelaksanaan proses

ini hendaklah mematuhi undang-undang, prosedur dan arahan yang berkuat

kuasa yang ditetapkan. Pengurusan kewangan yang cekap dan teratur amat

penting dalam menguruskan sumber-sumber yang terhad seperti tenaga manusia,

wang, bahan-bahan mentah dan metodologi, menguruskan permintaan yang

banyak ke atas sumber-sumber ini, menentukan alternatif terbaik dalam

menguruskan sumber-sumber tersebut dan seterusnya meningkatkan tahap

ekonomi negara.

Bidang-bidang utama dalam pengurusan kewangan adalah pengurusan organisasi,

pengurusan bajet, pengurusan terimaan, pengurusan perbelanjaan, pengurusan

aset dan stor serta Kumpulan Wang Amanah. Manakala komponen pengurusan

kewangan pula terdiri daripada perancangan, pelaksanaan, penyelarasan, kawalan

dan penilaian. Kawalan ke atas pengurusan kewangan penting bagi memastikan

aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan dalam suatu bidang pengurusan kewangan

adalah mengikut perancangan yang telah ditentukan melalui sistem perakaunan,

laporan dan pengauditan serta mematuhi undangundang, prosedur dan arahan

yang berkuat kuasa. Dalam hasrat untuk memastikan MQA melaksanakan

pengurusan kewangan yang cekap dan teratur, Unit Audit Dalam telah memilih

untuk menjalankan pengauditan ke atas Pengurusan Bajet dan Terimaan MQA.

Pengauditan Terhadap Pengurusan Bajet Dan Terimaan


114




i. menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan cekap dan berhemat;

ii. menentukan sama ada bajet diurus mengikut prosedur dan peraturan

kewagan serta pekeliling Kerajaan yang ditetapkan; dan

iii. menentukan sama ada pengurusan terimaan, pungutan dan perbankan wang

serta cek dilakukan mengikut peraturan kewangan MQA dan Arahan

Perbendaharaan

3.0 SKOP DAN METODOLOGI

Pengauditan dijalankan di Unit-Unit di bawah Bahagian Kewangan MQA yang

mengurus bajet serta penerimaan hasil. Pengauditan ini dijalankan dengan

meneliti peraturan kewangan, fail dan dokumen yang mengandungi maklumat

Anggaran Belanja Mengurus (ABM), laporan ke Kementerian Pendidikan Malaysia

dan Kementerian Kewangan, minit mesyuarat dan rekod berkaitan dengan

pengurusan bajet MQA bagi tahun 2012, 2013 dan 2014 serta dokumen-dokumen

yang berkaitan dengan terimaan hasil. Di samping itu, pemeriksaan di kaunter

hasil serta temu bual dengan pegawai yang terlibat juga telah diadakan.

4.0 PENEMUAN AUDIT

4.1 PENGURUSAN BAJET

Setiap agensi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang

keperluan serta mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan.

Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan bajet yang

meliputi penyediaan bajet, pengagihan peruntukan, kelulusan viremen dan

tambah peruntukan, pemantauan kemajuan/prestasi perbelanjaan dan

pelaporan bagi menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan cekap,

berhemat dan mengikut peraturan.

Hasil semakan Audit terhadap setiap aspek utama kawalan bajet adalah

seperti berikut:


115


4.1.1 Penyediaan Bajet

Bajet merupakan satu mekanisme yang digunakan oleh organisasi

bagi mengenal pasti, mengagih dan menggunakan peruntukan yang

diterima untuk melaksanakan program dan aktiviti. Setiap tahun,

Kementerian Kewangan mengeluarkan Pekeliling mengenai Garis

Panduan Penyediaan Anggaran Perbelanjaan dan perlu disediakan

serta dikemukakan kepada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)

sebagai kementerian penyelia mengikut tarikh yang telah ditetapkan.

Penyediaan bajet tahunan perlu dilakukan secara berhemat selaras

dengan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008. MQA

telah mematuhi tarikh penghantaran anggaran perbelanjaan seperti

yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan seperti jadual berikut:

JADUAL 1 : PEMATUHAN TARIKH MENGEMUKAKAN ANGGARAN BELANJA

MENGURUS (ABM) KE KEMENTERIAN

Tahun ABM 2014 ABM 2013 ABM 2012

Tarikh Ditetapkan Kementerian Kewangan

15 Jun 2013 30 Mac 2012 31 Mac 2011

Tarikh Ditetapkan Kementerian Pengajian Tinggi/Pendidikan

20 Mac 2013 12 Mac 2012 25 Mac 2011

Tarikh Dikemukakan Oleh MQA

21 Mac 2013 12 Mac 2012 24 Mac 2011

Sumber: Bahagian Kewangan MQA

Cadangan bagi setiap butiran bajet hendaklah disokong dengan

justifikasi yang jelas, disemak semula dan diluluskan oleh Ketua

Jabatan. Seterusnya dikemukakan kepada Lembaga Pengarah untuk

kelulusan.

Pihak Audit mendapati, cadangan bajet tahunan MQA tahun 2014,

2013 dan 2012 telah disediakan berdasarkan input daripada semua

peringkat bahagian/unit dan telah disokong dengan justifikasi yang

jelas serta diperakukan oleh Ketua Eksekutif. Cadangan belanjawan

mengurus tahun 2014 telah diluluskan oleh Majlis MQA pada 16


116


Mei 2013, cadangan bagi tahun 2013 (23 April 2012) dan

cadangan bagi tahun 2012 adalah pada 19 Mei 2011.

4.1.2 Kelulusan Bajet

Kementerian Kewangan telah meluluskan Anggaran Belanja

Mengurus (ABM-7) kepada MQA seperti ditunjukkan di jadual

berikut:

JADUAL 2 : JUMLAH ANGGARAN BELANJA MENGURUS YANG DILULUSKAN

OLEH KEMENTERIAN KEWANGAN MENGIKUT TAHUN

2014 2013 2012

Geran Kerajaan 33,593,600 30,070,000 26,329,000

Sumber Dalaman 6,000,000 5,030,000 5,000,000

JUMLAH 39,593,600 35,100,000 31,329,000

Sumber: Bahagian Kewangan

4.1.3 Pengagihan Peruntukan

Setiap peruntukan yang diluluskan perlu mempunyai jadual atau

pelan tindakan supaya peruntukan dapat dibelanjakan mengikut

perancangan sebelum akhir tahun. Anggaran belanja mengurus bagi

tahun 2013 yang telah diluluskan adalah RMRM35.10 juta dan

perbelanjaan sebenar adalah berjumlah RM35.60 juta atau sebanyak

101.4%. Anggaran belanja mengurus bagi tahun 2014 telah

diluluskan berjumlah RM39.59 juta dan sehingga bulan Oktober 2014,

perbelanjaan sebenar adalah berjumlah RM27.85 juta atau sebanyak

70.4%. Butiran terperinci peruntukan, perbelanjaan dan baki

peruntukan Dasar Sedia Ada (DSA) mengikut Bahagian/Unit adalah

seperti di Jadual 3berikut:


117


JADUAL 3 : BUTIRAN PERUNTUKAN, PERBELANJAAN DAN BAKI BAGI

DASAR SEDIA ADA

KOD PTJ

BAHAGIAN/UNIT PERUNTUKAN PERUNTUKAN

KEMASKINI PERBELANJAAN

KEMASKINI

PERATUS PERBELANJAAN KEMASKINI KE

ATAS PERUNTUKAN

KEMASKINI

BAKI PERUNTUKAN

L01 Unit Hal Ehwal

Awam & Antarabangsa

750,000.00 947,000.00 761,824.21 80.45% 185,175.79

L02 Unit Keurusetiaan 358,000.00 358,000.00 260,733.73 72.83% 97,266.27

L04 Unit Audit Dalam 4,500.00 5,500.00 4,020.30 73.10% 1,479.70

P01 Bahagian Dasar &

Penyelidikan 50,500.00 49,500.00 17,018.05 34.38% 32,481.95

P02 Bahagian

Pentadbiran 7,143,000.00 7,108,000.00 6,015,940.85 84.64% 1,092,059.15

P03 Bahagian Teknologi Maklumat

949,000.00 949,000.00 609,254.84 64.20% 339,745.16

P04 Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia

20,650,600.00 20,488,600.00 14,567,133.20 71.10% 5,921,466.80

P05 Bahagian

Kewangan 651,000.00 651,000.00 494,468.10 75.96% 156,531.90

Q01 Bahagian Standard 395,500.00 395,500.00 135,394.75 34.23% 260,105.25

Q02 Bahagian Audit

Institusi 375,500.00 375,500.00 139,937.99 37.27% 235,562.01

Q04

Bahagian Koordinasi &

Rujukan Jaminan Kualiti

171,000.00 171,000.00 58,226.82 34.05% 112,773.18

QA1 Bahagian

Akreditasi Sains Perubatan

1,030,000.00 1,030,000.00 592,113.65 57.49% 437,886.35

QA2

Bahagian Akreditasi

Kejuruteraan & Teknologi

1,700,500.00 1,700,500.00 942,318.78 55.41% 758,181.22

QA3 Bahagian

Akreditasi Sastera & Kemanusiaan

893,500.00 893,500.00 646,558.39 72.36% 246,941.61

QA4 Bahagian

Akreditasi Sains Sosial

2,000,500.00 2,000,500.00 1,245,574.91 62.26% 754,925.09

D03 Pusat Latihan

Jaminan Kualiti MQA

470,500.00 470,500.00 163,686.20 34.79% 306,813.80

JUMLAH 37,593,600.00 37,593,600.00 26,654,204.77 70.90% 10,939,395.23

Sumber: Bahagian Kewangan


118


Semakan Audit mendapati sehingga 31 Oktober 2014, terdapat 5

Bahagian yang telah berbelanja kurang daripada 50% iaitu

Bahagian Dasar dan Penyelidikan (34.38%), Bahagian Standard

(34.23%), Bahagian Audit Institusi (37.27%), Bahagian

Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti (34.05%) dan Pusat

Latihan Jaminan Kualiti MQA (34.79%). Pihak Audit telah

mendapatkan penjelasan mengenai perbelanjaan kurang daripada

50% daripada Ketua Bahagian berkenaan seperti yang dinyatakan

dalam jadual berikut:

JADUAL 4 : ANGGARAN DAN PERATUSAN PERBELANJAAN SEHINGGA DISEMBER 2014

BIL BAHAGIAN

(PERUNTUKAN

DILULUSKAN)

PERBELANJAAN

BERBANDING

PERUNTUKAN

DILULUSKAN

SEHINGGA

OKTOBER 2014

(%)

ANGGARAN

PERBELANJAAN

SEHINGGA

DISEMBER 2014

(RM)

ANTARA PERBELANJAAN

TERBESAR BAGI 3 BULAN

TERAKHIR

1. Audit Institusi

(RM375,500)

37.27 283,102.99 (76%) 1. Audit Program

Pascaijazah IPTA

2. Audit Lokasi

3. Audit Susulan untuk

UTM (Swaakreditasi)

2. Standard

(RM395,500)

34.23 RM258 345.00 (65.3%)

1. Pembinaan Instrumen Penilaian APEL

2. MQF Review 3. Cetakan Dokumen 5 PS

1 brosur 3. Dasar Dan

Penyelidikan

(RM50,500)

34.38 Tidak Dinyatakan 1. Kompilasi Dasar Berdasarkan COPPA 2009-2013

2. Sesi Taklimat Dasar (Pihak Luar)

4. Koordinasi Dan

Rujukan Jaminan

Kualiti

(RM171,000)

34.05 RM138,513.90 (81%) 1. Program Feed Forward

Siri Akhir

2. Penilaian APEL

5. Pusat Latihan

MQATC

(RM470,500)

34.79 RM289,898 (62%) 1. Bengkel COPPA Bil

4/2014 pada 19-21

November 2014

2. Bengkel Self Review

Report (SRR) MPQ-MQA

pada 9 & 10 Disember

2014



119


Pihak Audit berpuas hati dengan penjelasan yang diterima daripada

Bahagian terbabit. Pihak Audit juga mendapati elemen luar kawalan

seperti yang dihadapi oleh Bahagian Audit Institusi dan Bahagian

Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti yang memerlukan keputusan

pihak luar seperti Kementerian dan INQAAHE sebelum menggunakan

peruntukan tersebut. Bagaimanapun, pihak Audit berpendapat

kurangnya penggunaan peruntukan disebabkan kebanyakan program

dan aktiviti luar yang dirancang yang pada asalnya menggunakan

kemudahan hotel, penentuan ahli panel sama ada dari dalam atau luar

Lembah Klang dan bilangan jemputan panel perlulah dirancang

dengan lebih realistik disebabkan bajet yang dirancang bagi sesuatu

program dan aktiviti telah diluluskan oleh Kementerian Kewangan.

Masalah kekurangan bilangan peserta bengkel seperti yang dihadapi

oleh MQATC juga boleh menyebabkan perancangan awal terjejas.

Setiap tahun Kementerian Kewangan mengeluarkan Garis Panduan

Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus untuk rujukan Kementerian

dan Agensi di bawah seliaannya. Salah satu daripada arahan yang

dinyatakan dalam garis panduan iaitu berkaitan dengan perbelanjaan

berhemat dan langkah penjimatan diambil kira semasa

penyediaan.Pihak Audit mendapati perbelanjaan berhemat

dilakukan selepas peruntukan diluluskan dan bukannya semasa

penyediaan anggaran tersebut. Untuk mengelakkan manipulasi

bajet selepas diluluskan, pihak Audit mencadangkan

perancangan realistik ke atas penyediaan bajet serta

memastikan objektif core business MQA tercapai dengan

perancangan tersebut.

4.1.4 Kelulusan Viremen/Pindah Peruntukan

Pindah peruntukan perlu mendapat kelulusan daripada Pegawai

Pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Setiap

permohonan tambahan atau pindah peruntukan perlu dinyatakan

sebab ia perlu dibuat serta dikemukakan kepada Ketua Pengarah

untuk kelulusan.


120


Semakan Audit mendapati semua pindah peruntukan telah

diluluskan oleh Ketua Pegawai Eksekutif secara bertulis. Semua

rekod kelulusan pindah peruntukantelah dikemaskini di dalam

Buku Vot.

4.1.5 Pelaporan

Laporan mengenai keperluan aliran wang tunai bulanan yang

disahkan oleh Pengawal Kewangan hendaklah disediakan dan

dikemukakan kepada Ketua Eksekutif/Ketua Pengarah/

Kementeriansebelum 7 haribulan pada setiap suku tahun.Semakan

Audit mendapati Pengarah Bahagian Kewangan ada

menyediakan laporan prestasi kewangan dan kedudukan aliran

tunai MQA setiap suku tahun dan telah dihantar kepada

Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) bagi tujuan permohonan

penyaluran geran suku tahun kepada MQA.

4.2 PENGURUSANTERIMAAN

4.2.1 KAWALAN BORANG HASIL

4.2.1.1 Penggunaan Borang Hasil

a) Stok Borang Hasil

Semakan Audit mendapati baki stok borang hasil yang didaftar

didalam buku log bersamaan dengan baki sebenar.

Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.32.4

b) Borang Hasil Disimpan Dengan Selamat

Semakan Audit mendapati kesemua borang hasil yang masih belum

digunakan disimpan didalam peti besi berkunci. Lokasi peti besi juga

berada didalam bilik yang selamat.


Arahan Perbendaharaan 68


121


c) Semakan Nombor Siri Borang Hasil

Semakan Audit mendapati semua stok borang hasil yang diterima

telah disemak oleh pegawai bertanggungjawab dan telah diperakui

betul berkenaan ketepatan nombor siri di setiap helaian pertama

buku resit. Buku resit juga disusun mengikut turutan dan dikeluarkan

mengikut susunan nombor yang betul.


Arahan Perbendaharaan 66 (a) / 66 (b)

4.2.1.2 Perekodan Borang Hasil

a) Resit Dikeluarkan Dengan Segera

Semakan Audit keatas 30 sampel yang dipilih mendapati, terdapat 1

resit telah dikeluarkan lebih awal daripada penerimaan bayaran.

Maklumat adalah seperti di Jadual 5berikut :

JADUAL 5 : RESIT DIKELUARKAN LEBIH AWAL

No. Resit Tarikh Terima

Bayaran

Tarikh Resit

Dikeluarkan Amaun

01008 11/9/2014 9/9/2014 3,500.00

Sumber : Unit Audit Dalam

Maklum Balas Auditi:

Untuk makluman Unit Audit Dalam, Unit Pendaftaran mula

mengeluarkan resit keatas setiap fi permohonan program yang

diterima bermula Mei 2014.

Semasa saranan pelaksanaannya, Unit Pendaftaran telah

mengutarakan masalah yang bakal dihadapi sekiranya pengeluaran

resit dibuat secara segera sebaik sahaja permohonan program

diterima.

Ini kerana proses kerja di Unit Pendaftaran melibatkan dua lapisan

semakan bagi setiap permohonan program yang dikemukakan oleh

Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT).

Semakan pertama dibuat di kaunter penerimaan dimana resit

dikeluarkan secara serta-merta dan semakan hanya tertumpu kepada

lengkap atau tidak lengkapnya permohonan tersebut.


122


Semakan kedua adalah semakan yang lebih terperinci berkaitan

dasar dan polisi serta kandungan am permohonan tersebut. Semakan

ini dibuat oleh pegawai di Unit Pendaftaran.

Apabila permohonan daripada INTEC diterima pada Selasa,

9/9/2014, kaunter penerimaan mendapati bahawa permohonan

tersebut telah lengkap dan kerana itu, resit telah pun dikeluarkan

serta - merta.

Namun apabila semakan dibuat oleh pegawai Unit Pendaftaran, polisi

menghendaki pihak INTEC menyertakan pathway bagi permohonan

peringkat foundation yang berupa senarai universiti di Jepun yang

bakal menerima pelajar - pelajar Malaysia untuk melanjutkan

pengajian di peringkat Sarjana Muda di Jepun.

Pathway tersebut telah diterima pada Khamis, 11/9/2014 dan tarikh

berkenaan telah didaftarkan sebagai tarikh permohonan tersebut

diterima dengan lengkap.

Unit Pendaftaran tiada mempunyai kaedah lain bagi pengeluaran

resit selain kaedah tersebut.

b) Rekod Buku Tunai

Semakan Audit mendapati 9 daripada 30 resit tidak direkodkan pada

buku tunai pada hari yang sama. Maklumat adalah seperti di Jadual 6

berikut:

JADUAL 6 : PEREKODAN BORANG HASIL

Bil No. Resit Tarikh Resit Amaun

(RM)

Tarikh Catatan

Pada Buku

Tunai

Tempoh

Lewat

1 00802 6/8/2014 100.00 2/9/2014 18 hari

2 00786 5/8/2014 3,500.00 2/9/2014 19 hari

3 00844 14/8/2014 7,000.00 2/9/2014 12 hari

4 00873 19/8/2014 100.00 2/9/2014 9 hari

5 00626 2/7/2014 7,500.00 10/9/2014 46 hari

6 00976 3/9/2014 7,500.00 15/9/2014 8 hari

7 01039 11/9/2014 10,000.00 19/9/2014 5 hari

8 00286 12/5/2014 4,000.00 30/9/2014 95 hari

9 01008 9/9/2014 3,500.00 30/9/2014 14 hari


Rujukan : Arahan Perbendaharaan 72


123


c) Semakan Buku Tunai Dan Resit

Semakan Audit mendapati pegawai yang bertanggungjawab telah

membuat semakan keatas buku tunai dan resit yang telah

dikeluarkan.

Rujukan : Arahan Perbendaharaan 80 (b)

d) Kehilangan Borang Hasil

Semakan Audit mendapati tiada kes kehilangan borang hasil

direkodkan.

Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.23


4.2.2 PENERIMAAN WANG

4.2.2.1 Hasil Yang Dikutip Mengikut Kadar Yang Dibenarkan

Semakan Audit mendapati semua hasil yang dikutip adalah mengikut

kadar yang telah ditetapkan.


4.2.2.2 Ciri-Ciri Keselamatan Semasa Kutipan

a) Keselamatan Ruang Kaunter Penerimaan

Pihak Audit telah mengadakan lawatan ke kaunter penerimaan Unit

Pendaftaran dan Bahagian Kewangan. Semakan Audit mendapati ciri-

ciri keselamatan tidak wujud di kaunter Unit Pendaftaran dimana

tiada papan tanda melarang orang awam masuk kedalam ruang

kaunter. Bagi kaunter penerimaan Bahagian Kewangan pula lokasi

adalah di kawasan ruang kerja terbuka. Simpanan tunai, cek dan lain-

lain hanya disimpan didalam laci berkunci pegawai

bertanggungjawab.

Rujukan : Arahan Perbendaharaan 126 (b)


Papan tanda akan disediakan.


124


b) Notis Meminta Resit Oleh Orang Awam

Semakan Audit mendapati notis kepada orang awam untuk meminta

resit tiada dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.

Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.31 Arahan Perbendaharaan 61


Notis Pemberitahuan tersebut akan ditempatkan di Kaunter Tingkat

14B dan Kaunter Unit Pendaftaran.

4.2.2.3 Penerimaan Melalui Mel

a) Penyelenggaraan Daftar Mel

i) Daftar Mel Diselenggarakan Dengan Lengkap Setiap Bulan

Semakan Audit mendapati daftar mel telah diselenggarakan

dengan lengkap dan kemas kini.


Arahan Perbendaharaan 71 (b)

ii) Terimaan Wang Melalui Pos Atau Penghantar Direkodkan

Dalam Daftar Mel

Semakan Audit mendapati pada hari pengauditan 25 November

2014, terdapat 3 terimaandi Bahagian Kewangan yang lewat

direkodkan dalam daftar mel. Maklumat adalah seperti di Jadual

7berikut:


125


JADUAL 7 : TERIMAAN YANG TIDAK DIDAFTARKAN DI DALAM DAFTAR MEL




b) Pengeluaran Resit

Semakan Audit ke atas buku rekod daftar mel mendapati kesemua

sampel yang dipilih telah mengeluarkan resit pada hari yang sama.

c) Semakan Daftar Mel

Semakan Audit mendapati buku rekod daftar mel telah diperiksa dan

disemak setiap hari dengan buku tunai oleh pegawai penyelia dan

terdapat bukti semakan melalui tandatangan ringkas.

4.2.2.4 Perakuan Penerimaan Wang

a) Pengeluaran Resit

Semakan Audit dilakukan pada 25 November 2014 di kaunter

terimaan Bahagian Kewangan dan Unit Pendaftaran mendapati resit

telah dikeluarkan dengan segera selepas menerima tunai/cek.

Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.27 / 7.28.1


Tarikh Audit

Perihal Dokumen

Yang Diterima

Nombor Cek/Kiriman Wang/Wang

Pos

Amaun (RM)

Tarikh Mel Diterima

Tempoh Lewat (Hari)

Catatan

25/11/2014 Bayaran

Pendaftaran Program

PBB 158435 100.00 16/10/2014 26 Dokumen

diterima di Unit Persijilan pada 16/10/2014. Bkew terima

pada 24/11/2014. Tiada senarai

dibuat.

25/11/2014 Bayaran

Pendaftaran Program

CIMB 450274 100.00 16/10/2014 26

25/11/2014 Bayaran

Pendaftaran Program

CIMB 450275 100.00 16/10/2014 26


126


b) Pembatalan Resit

Semakan Audit ke atas buku rekod pengeluaran resit bagi bulan

September hingga November 2014 mendapati terdapat 28 resit yang

telah dibatalkan. Resit yang telah dibatalkan berserta salinannya telah

direkodkan dan disimpan. Maklumat adalah seperti di Jadual 8 :

Jadual 8 : Resit Yang Dibatalkan

Bil. No. Resit Tarikh Amaun

(RM) 1 15991 3/9/2014 100.00 2 16010 3/9/2014 500.00 3 16042 3/9/2014 5,500.00 4 16044 3/9/2014 500.00 5 16047 5/9/2014 53.00 6 16048 5/9/2014 53.00 7 16139 30/9/2014 300.00 8 16147 30/9/2014 600.00 9 16148 30/9/2014 600.00

10 16149 30/9/2014 0.00 11 16170 30/9/2014 0.00 12 16208 30/9/2014 300.00 13 16228 30/9/2014 37.00 14 16232 30/9/2014 40.00 15 16233 30/9/2014 25.00 16 16234 30/9/2014 25.00 17 16238 30/9/2014 23.00 18 16249 8/10/2014 7,500.00 19 16251 8/10/2014 100.00 20 16253 8/10/2014 100.00 21 16256 8/10/2014 0.00 22 16357 21/10/2014 0.00 23 16358 21/10/2014 0.00 24 16395 24/10/2014 100.00 25 16440 30/10/2014 TB 26 16492 14/11/2014 600.00 27 16501 14/11/2014 250.00 28 16510 14/11/2014 370.00



Arahan Perbendaharaan 62 (a)


127


c) Pegawai Yang Membatalkan Resit

Semakan Audit mendapati kesemua resityang dibatalkan dibuat oleh

pegawai yang diberi kuasa untuk membatalkan resit.

4.2.2.5 Perwakilan Kuasa

Semakan Audit mendapati pegawai yang menguruskan penerimaan Fi

Penilaian Apel di Bahagian Koordinasi Jaminan dan Rujukan Kualiti tidak

diberi perwakilan kuasa untuk menerima bayaran. Selain itu, lawatan di

Unit Rujukan Nilai Taraf memaklumkan penerimaan bayaran untuk Fi

Perakuan tidak dilakukan oleh Puan Normawati Sulaiman tetapi di bawah

tanggungjawab Puan Norfadzilah Mohd Arif. Ini berbeza dengan Senarai

Perwakilan Kuasa Perakaunan dan Kewangan (Oktober 2014)

Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.2.1 Arahan Perbendaharaan 69

Maklumbalas Auditi :

Bahagian Kewangan

Perwakilan kuasa baharu akan disediakan setelah Bahagian Koordinasi dan

Rujukan Jaminan Kualiti (BKRJK) mengemukakan nama pegawai yang

bertanggungjawab mengendalikan terimaan fi penilaian APEL dan fi

perakuan

Unit Rujukan dan Nilai Taraf, BKRJK

Unit Rujukan dan Nilai Taraf (URNT), Bahagian Koordinasi dan Rujukan

Jaminan Kualitimengambil maklum mengenai isu perwakilan kuasa dan telah

memaklumkan Bahagian Kewangan untuk menambah nama pegawai yang

diwakilkan kuasa bagi Fi perakauan iaitu Puan Norfadzilah Mohd. Arif.

Manakala bagi Fi Penilaian APEL, nama-nama yang telah diserahkan kepada

Bahagian Kewangan adalah Mohamad Azley Ahmad, Puan Nur Asyikin

Suhaimi dan Cik Aifa Hazwani Ariffin.


128


4.2.3 KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK

4.2.3.1 Pungutan Dimasukkan Ke Bank Dengan Segera

Semakan Audit mendapati 8 daripada 30 sampel pungutan tidak

dimasukkan ke bank dengan segera. Berikut adalah senarai pungutan

yang dimasukkan ke bank tidak mengikut tempoh yang ditetapkan.

JADUAL 9 : PUNGUTAN YANG DIMASUKKAN KE BANK TIDAK MENGIKUT

TEMPOH YANG DITETAPKAN

Bil Nombor Resit

Amaun Tarikh Resit Tarikh Dibankkan

Tempoh Lewat

1 00802 100.00 6/8/2014 2/9/2014 18 hari 2 00844 7,000.00 14/8/2014 2/9/2014 13 hari 3 00786 3,500.00 5/8/2014 2/9/2014 20 hari 4 00873 100.00 19/8/2014 2/9/2014 10 hari 5 00626 7,500.00 2/7/2014 10/9/2014 45hari 6 00976 7,500.00 3/9/2014 15/9/2014 9 hari 7 00286 4,000.00 12/5/2014 30/9/2014 95 hari 8 01008 3,500.00 9/9/2014 30/9/2014 14hari




Maklumbalas Auditi:

6 daripada 8 program yang disenaraikan adalah program baru dimana

program - program tersebut akan melalui proses saringan dengan pihak

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) terlebih dahulu sebelum

didaftarkan oleh Unit Pendaftaran.

Program - program ini biasanya adalah program yang memerlukan

kebenaran atau keputusan KPM untuk diteruskan proses.

Memandangkan pihak KPM memerlukan masa untuk memutuskannya,

program tersebut lambat diproses dan menjejaskan tempoh kemasukan

pungutan ke bank.

Bagi 2 lagi program dengan fi RM100.00, program ini adalah bagi

permohonan Perakuan Akreditasi Sementara dimana syarat – syarat khusus

yang dinyatakan dalam surat kelulusan pengendalian program tidak

dibuktikan selengkapnya.


129


PPT mengambil masa bagi mengemukakan maklumat lengkap terhadap bukti

syarat – syarat khusus tersebut. Ini menjejaskan tempoh kemasukan

pungutan ke bank.

4.2.3.2 Buku Tunai

Semakan Audit mendapati kesemua sampel pungutan yang telah

dimasukkan ke bank telah direkodkan ke dalam Buku Tunai Elektronik

pada hari yang sama.


Arahan Perbendaharaan 79 (b)

4.2.3.3 Semakan Slip Bank Oleh Pegawai Bertanggungjawab

Semakan Audit mendapati semua slip bayar masuk ke bank telah disemak

oleh pegawai bertanggungjawab. Semakan dilakukan dengan mengecap

perkataan “Disemak” dan menurunkan tandatangan.



4.2.3.4 Penyimpanan Pungutan Yang Tidak Sempat Dimasukkan Ke Bank

Semakan Audit mendapati kaedah penyimpanan bank draf yang tidak

sempat dimasukkan ke bank adalah tidak selamat. Berikut adalah kaedah

penyimpanan yang diamalkan di Unit Pendaftaran:

JADUAL 10 : KAEDAH PENYIMPANAN UNIT PENDAFTARAN

Bil. Kaedah Penyimpanan Catatan

Bahagian Kewangan

1. Pungutan dalam bentuk wang tunai dan bank draf disimpan di dalam laci di meja pegawai bertanggungjawab sementara menunggu waktu ke bank.

Kurang selamat

Unit Pendaftaran

2. Bagi dokumen yang tidak lengkap dan belum boleh diproses, bank draf disimpan dalam kabinet besi berkunci.

Kurang selamat


130


3. Bagi bank draf bagi dokumen belum selesai disemak, bank draf disimpan di meja pegawai.

Tidak selamat, tiada kawalan ke atas bank draf. Mudah dicuri atau hilang semasa dokumen dalam proses semakan.

4. Bagi dokumen yang telah diproses, bank draf bagi permohonan berkenaan akan diletakkan di dalam tray untuk dipungut oleh Penyelia Pembantu Tadbir BKRJK bagi menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.

Tidak selamat, tiada kawalan ke atas bank draf. Mudah dicuri atau hilang sementara menunggu Penyelia Pembantu Tadbir membuat kutipan untuk menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.

Unit Rujukan dan Nilai Taraf

5. Pungutan bank draf disimpan di dalam tray di meja pegawai bertanggungjawab sebelum dihantar ke Bahagian Kewangan

Tidak selamat, tiada kawalan terhadap terimaan.


Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.17.3 / 7.24.3


Maklumbalas Auditi:

Bahagian Kewangan

Bahagian Kewangan berpendapat laci penyimpanan wang tunai dan

bank draf tersebut adalah memadai kerana laci tersebut berkunci di

samping bersekali dengan meja pegawai. Selain itu juga, penyimpanan di

laci hanyalah sementara sebelum terimaan didepositkan pada hari yang

sama.

Unit Pendaftaran, BKRJK

Bagi permohonan yang tidak lengkap dan belum boleh diproses, bank

deraf akan disimpan di dalam kabinet besi berpalang yang akan diminta

daripada Bahagian Pentadbiran.

Bagi bank deraf yang permohonannya belum selesai disemak, bank deraf

akan disimpan di dalam kabinet besi berpalang yang sama.

Bagi bank deraf yang telah diproses permohonanya, bank deraf akan

diletak di dalam kabinet besi berpalang yang sama tetapi pada laci yang

berbeza untuk dipungut oleh Penyelia Pembantu Tadbir BKRJK bagi

menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.


131


Unit Rujukan Nilai Taraf, BKRJK

Unit Rujukan Nilai Taraf (URNT) mengambil maklum akan isu

keselamatan bank draf tersebut. Bagi memastikan bank draf tersebut

selamat, bank draf akan disimpan di kabinet besi berkunci di bilik Ketua

Penolong Pengarah, URNT.

4.2.4 KAWALAN PERAKAUNAN TERIMAAN/HASIL

4.2.4.1 Terimaan dan Hasil Dicatat Dengan Betul

Semakan Audit terhadap sampel Audit mendapati semua terimaan dan

hasil telah dicatat dengan betul.

4.2.4.2 Penyediaan Bulanan Penyata Penyesuaian Bank

Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank disediakan pada

setiap bulan kecuali bagi bulan September 2014 yang masih belum

disediakan semasa dokumen diterima untuk diaudit pada 3/11/2014.

Maklumbalas Auditi:

Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan September 2014 telah disediakan

pada 1 Oktober 2014. Ketika pengauditan sedang dilaksanakan, penyata

dalam semakan Pengarah Bahagian Kewangan.

4.2.4.3 Penyata Penyesuaian Bank Adalah Betul

Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank yang disediakan

adalah betul dan kemas kini kecuali bagi bulan September 2014.

4.2.4.4 Semakan dan Kelulusan Penyata Penyesuaian Bank

Semakan Audit mendapati kesemua penyata bank yang disediakan telah

disemak dan diluluskan oleh pegawai yang bertanggungjawab.


132


JADUAL 11 : PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB MENYEMAK DAN

MELULUSKAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

Penyata Penyesuaian

Bank Penyedia Penyemak Pelulus

MBB01 Pegawai Eksekutif Bahagian

Kewangan

Penolong Pengarah Bahagian

Kewangan

Pengarah Bahagian

Kewangan

MBB02

Hong LeongIslamic

Bank Sumber : Unit Audit Dalam

4.2.5 PENGHUTANG

4.2.5.1 Laporan Penghutang

Semakan Audit mendapati laporan penghutang telah disediakan dengan

lengkap dan kemas kini.

4.2.5.2 Laporan Pengumuran Penghutang

Semakan Audit mendapati laporan pengumuranpenghutang telah

disediakan setiap bulan.

4.2.5.3 Tindakan Susulan untuk Jumlah Tertunggak

Semakan Audit mendapati tindakan susulan telah diambil untuk

mendapatkan jumlah yang tertunggak.

4.2.5.4 Pelaporan Tunggakan Yang Tidak Dapat Dipungut

Semakan Audit mendapati tunggakan yang tidak dapat dipungut akan

dilaporkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan

Akaun yang diadakan secara berkala.

4.2.5.5 Daftar Cek Tak Laku

Semakan Audit mendapati daftar cek tak laku telah diselenggarakan

dengan lengkap dan kemas kini.



133


4.2.5.6 Tindakan Untuk Mendapatkan Semula Wang Daripada Cek Tak Laku

Semakan Audit mendapati tindakan sewajarnya telah diambil untuk

mendapatkan semula wang daripada cek tak laku.


Secara keseluruhannya, pengurusan bajet dan terimaan hasil oleh Bahagian

Kewangan MQA adalah memuaskan. Bagaimanapun, pengurusan terimaan yang

dikendalikan oleh Unit Pendaftaran serta Unit Rujukan dan Nilai Taraf di

Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti adalah tidak memuaskan. Ini

adalah disebabkan terdapat ketidakpatuhan dalam perekodan dalam buku tunai,

ciri-ciri keselamatan yang tidak diambil kira, notis kepada orang awam,

kelewatan merekod ke dalam daftar mel, ketiadaan perwakilan kuasa dan

pungutan yang tidak dimasukkan ke bank dengan segera. Oleh itu, terdapat

beberapa SYOR AUDIT untuk dipertimbangkan:

a. Bahagian yang terbabit perlu meminda proses penerimaan dokumen yang

memerlukan semakan lanjut disebabkan dokumen tersebut menyertakan

sekali cek atau draf bank daripada pelanggan;

b. Bahagian Kewangan perlu menambah klausa pengecualian dalam Peraturan

Kewangan MQA seperti yang terdapat dalam Arahan Perbendaharaan 72

yang memberi kebenaran bagi 4 keadaan termasuklah jika terdapat pihak

lain yang ditugaskan mengutip bagi pihak Bahagian Kewangan;

c. Pengarah Bahagian perlu mengenalpasti pegawai yang menerima bayaran

supaya boleh diberikan perwakilan kuasa oleh Ketua Pegawai Eksekutif; dan

d. Pengarah Bahagian perlu arif dengan peraturan kewangan yang

berkuatkuasa jika Bahagian yang diketuainya terbabit dalam

kutipan/terimaan hasil.


134


PENUTUP

BAHAGIAN 6


135


PENUTUP

Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpuas hati dengan kerjasama yang telah

diberikan oleh Auditi dalam melaksanakan Pengauditan pada sepanjang tahun 2014.

Sehubungan itu, Unit Audit Dalam juga berharap agar Laporan Tahunan Audit Dalam ini

dapat dijadikan sebagai panduan oleh semua pihak untuk menilai dan memastikan

bahawa proses urus tadbir Agensi mematuhi semua peraturan yang telah ditetapkan.

Unit Audit Dalam akan terus menjalankan tanggungjawabnya dengan adil dan

berintegriti agar dapat membantu Agensi mengenal pasti kelemahan yang wujud dan

seterusnya membuat penambahbaikan secara berterusan supaya tahap pengurusan

Agensi dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Kerjasama diantara semua warga

Agensi dan Auditi adalah penting untuk memastikan proses pengauditan dapat

dijalankan secara menyeluruh dan perkara-perkara yang dibangkitkan tidak akan

berulang lagi pada masa akan datang.

UNIT AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA) · 2015-04-01 · Menyediakan Kertas Makluman...

Documents

Transcript of UNIT AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA) · 2015-04-01 · Menyediakan Kertas Makluman...