Manual Prosedur Kerja (MPK)

Dan

Fail Meja (FM)

Konsep

MPK dan FM merupakan dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/pejabat.MPK dan FM merupakan alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/pejabat/ organisasi secara keseluruhan.

MPK

1) Sejarah dan rasional penubuhan jabatan/organisasi

2) Objektif 3) Fungsi 4) Prosedur 5) Pegawai/staf yang bertanggungjawab

melaksanakan prosedur

Dokumen rujukan peringkat jabatan/pejabat – kandungan maklumat berkaitan dengan:

Pendokumentasian secara sistematik susunan cara bekerja.

MPK

Setiap kerja mempunyai proses dan sistem – mengenal pasti hubungan antara dua unsur tersebut akan mempertingkatkan produktiviti jabatan/pejabat.

FM

1) Mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dalam jabatan.

2) Panduan terperinci berhubung dengan tugas yang dilaksanakan oleh individu-individu dalam jabatan.

3) Langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu dalam melaksanakan kerja dengan cekap.

4) Peruntukan kuasa dan undang-undang.5) Penjelasan peranan individu.

Kelebihan Penggunaan MPK dan FM

a) Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi.

b) Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja.

c) Menentukan dan memastikan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi.

d) Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.

e) Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru.

f) Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain.

g) Membolehkan kajian atas sistem kerja dan pembaikan sistem dilaksanakan.

PERBEZAAN ANTARA MPK DAN FM

MPK FM

Dokumen rujukan peringkat jabatan

Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan

Satu MPK untuk satu jabatan

Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan

Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu

Satu FM bagi satu jawatan

Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu-satu jawatan

LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

a) Tentukan objektif sekolah/ jabatan;b) Sediakan carta organisasi sekolah/jabatan;c) Senaraikan fungsi-fungsi utama sekolah/jabatan;d) Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi

utama;e) Sediakan proses kerja yang terlibat bagi setiap

aktiviti;f) Sediakan carta aliran kerja bagi setiap aktiviti;g) Senaraikan semua borang yang digunakan.

MANUALPROSEDUR

KERJA

Latar Belakang sekolah/jabatan/pejabat

Objektif sekolah/ jabatan/ pejabat

Carta sekolah/ jabatan/ pejabat

Fungsi-fungsi utama sekolah/jabatan/pejabatAktiviti-aktiviti

bagi fungsi-fungsi utama

Proses kerja aktiviti-aktiviti utama

Carta aliran kerja aktiviti-aktiviti utama

Senarai borang yang digunakan

LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM)a) Sertakan objektif sekolah/jabatan yang telah

disediakan untuk MPKb) Sediakan objektif bidang/unit;c) Tandakan kedudukan bidang/unit di dalam carta

organisasi sekolah/jabatan yang disediakan untuk MPK

d) Sediakan carta organisasi bahagian/unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam bahagian/unit;

e) Senaraikan tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan kerja guru/ pegawai berkaitan;

f) Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama (sebagaimana dalam MPK)

g) Senaraikan semua pegawai berkaitan yang memberi kelulusan;

h) Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah setiap tugas dan tanggungjawab;

i ) Sediakan carta aliran kerja bagi setiap proses;j ) Sediakan senarai semak bagi setiap tugas;k) Senaraikan undang-undang dan peraturan yang

berkaitan;l ) Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai

oleh pegawai;m) Rekodkan norma kerja yang ada dan gunakan

norma-norma kerja tersebut bagi jadual norma kerja.

n) Sediakan format senarai tugas harian

LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM)

KANDUNGAN FM

1. Maklumat Diri PegawaiNama Pegawai

Jawatan Pegawai No Fail Jabatan Pegawai Visi Pegawai Misi Pegawai Pengalaman Kerja Pegawai Slogan Pegawai

KANDUNGAN FM

2. 14 Perkara Utamai . Objektif sekolah/jabatan/pejabat

ii . Objektif bidang/unit iii . Carta organisasi sekolah/jabatan/pejabat iv . Carta organisasi kedudukan guru/pegawai v . Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan vi . Peraturan-peraturan Pentadbiran vii . Proses Kerja

KANDUNGAN FM

viii. Carta Aliran Kerja ix . Senarai Semak x . Senarai Undang-Undang/Peraturan xi . Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai xii . Senarai Borang Yang Digunakan xiii. Norma Kerja xiv . Proses Kerja

FAIL MEJA (FM)

Objektif jabatan/pejabat

Carta Aliran kerja

Objektif Bahagian/Unit

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan

Peraturan-peraturan pentadbiran

Proses Kerja

Senarai undang-undang/peraturan

Senarai semak

Senarai jawatankuasa yang dianggotai

Senarai Borang- Yang digunakan

Norma Kerja

Senarai Tugas Harian

KANDUNGAN FM

(i) Objektif Sekolah/Jabatan/PejabatPenerangan tentang objektif sekolah dsb. Sama

seperti yang dijelaskan dalam kandungan MPK

KANDUNGAN FM

(ii) Objektif Bidang/UnitPecahan daripada objektif

sekolah/jabatan/pejabat dan dinyatakan dalam bentuk objektif jangka pendek yang perlu dicapai oleh bidang/unit.

Setiap aktiviti yang dijalankan oleh bidang/unit menjurus kepada pencapaian objektif sekolah/jabatan/pejabat.

Objektif bidang/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat,jelas dan boleh dicapai serta boleh diukur agar pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian.

KANDUNGAN FM

(iii) Carta Organisasi Sekolah/Jabatan/Pejabat

Carta organisasi sekolah/jabatan/pejabat yang menunjukkan fungsi sekolah/jabatan/pejabat sama seperti yang dijelaskan dalam MPK.

KANDUNGAN FM(iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

Pecahan daripada carta organisasi sekolah/ jabatan/pejabat.

Carta bidang/unit yang ada kaitan dengan guru/pegawai sahaja yang perlu ditunjukkan.

Kedudukan guru/pegawai perlu ditandakan dalam carta organisasi bidang/unit. Aktiviti yang dilaksanakan oleh bidang/unit Rakan-rakan sejawat Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya pegawai menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugas harian Kedudukan diri guru/pegawai ditempatkan di bidang/unit

KANDUNGAN FM(v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan

Senarai yang menjelaskan tugas, tanggungjawab, dan kuasa guru/pegawai untuk menjalankan tugas- tugasnya.

Setiap guru/pegawai perlu mempunyai senarai tugas.

Makluman tentang tanggungjawab,pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan. Hubungan kerja dengan pegawai atasan Hubungan kerja dengan pegawai bawahan

Hubungan kerja dengan rakan sejawat Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar

KANDUNGAN FM

(vi) Peraturan-Peraturan PentadbiranSetiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan

yang perlu diketahui oleh guru/pegawai yang ada di dalam sekolah/jabatan/pejabat.

Peraturan-peraturan tersebut mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti/ tugas.

KANDUNGAN FM(vii) Proses Kerja

Senarai jawatan pegawai yang meluluskan tindakan dan senarai undang-undang serta peraturan yang berkait dengan proses kerja.

Jenis-jenis kerja yang memerlukan proses kerja perlu dikenal pasti.

Setiap proses dimulakan dengan kata yang menggambarkan perbuatan.

Nama setiap pegawai yang perlu dirujuk disenaraikan.

Undang-undang dan peraturan yang berkait dengan tugas perlu disenaraikan.

KANDUNGAN FM

(viii) Carta Aliran KerjaDiambil daripada carta aliran MPK bagi aktiviti

yang berkait dengan guru/pegawai berkenaan.

Langkah-langkah dalam aktiviti yang melibatkan guru/pegawai berkenaan perlu ditandakan untuk memberi petunjuk tentang tanggungjawab dan peranan dalam menyelesaikan sesuatu perkara atau tugas.

KANDUNGAN FM(ix) Senarai Semak

Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas serta tepat tentang tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu tugas atau aktiviti.

Berfungsi sebagai Pelan Tindakan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti.

Berfungsi sebagai alat peringatan dan semakan atas tindakan yang diambil dalam melaksanakan tugas harian.

Kecuaian,kealpaan,kesilapan dan pertindihan kerja dapat dielakkan.

Berfungsi sebagai alat kawalan keselamatan terutama yang melibatkan aktiviti teknikal

Menggalakkan penelitian dalam menjalankan kerja-kerja harian

KANDUNGAN FM(x) Senarai Undang-Undang / Peraturan

Petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh guru/pegawai yang menjalankan sesuatu tugas atau aktiviti.

Berfungsi sebagai bahan rujukan.

Menjimatkan masa dalam membuat keputusan.

Perundangan-perundangan dan segala peraturan yang berkait dengan tugas jawatan guru/pegawai berkenaan dipetik dan disenaraikan.

Senarai perundangan dan peraturan disediakan dengan catatan nombor bilangan, tahun dikeluarkan ,tarikh dan tajuk ringkas.

KANDUNGAN FM(xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh guru/pegawai hendaklah wujud sekurang-kurangnya untuk tempoh 6 bulan.

Berfungsi untuk membolehkan guru/pegawai berkenaan membuat persediaan dan perancangan awal bagi

menghadiri mesyuarat jawatankuasa serta mengetahui tugas/ peranannya.

Nama mesyuarat, kekerapan mesyuarat dan bentuk keahlian perlu dicatatkan.

KANDUNGAN FM(xii) Senarai Borang Yang Digunakan

Alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan

pentadbiran sesebuah sekolah/ jabatan/ pejabat.

Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang lebih cekap dan berkesan.

KANDUNGAN FM(xiii) Norma Kerja

Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.

Panduan kepada guru/pegawai dalam melaksanakan tugas agar tahap prestasi yang diharapkan dapat

dicapai sepenuhnya.

Asas pengukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja.

Norma kerja perlu diubah suai selaras dengan usaha- usaha penambahbaikan yang telah dijalankan.

Membantu guru/pegawai dalam memperbaik kaedah bekerja bertujuan untuk mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja.

KANDUNGAN FM(xiv) Senarai Tugas Harian

Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.

Perlu diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk.

Menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.

Disediakan sama ada pada sebelah petang selepas waktu persekolahan/pejabat atau sebelum mula mengajar/bekerja pada sebelah pagi.

TERIMA KASIHAtas Perhatian dan Kesudiaan AndaMendengar.Kerjasama anda amat dihargai.