UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN...

83
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN OPERASIONAL PERPUSTAKAAN UNSYIAH NO. LAM- QM-01-15 Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh Sitti Hajar, S. IP Badratun Nafis Dr. Taufiq Abdul Gani, M.Eng.Sc. Asisten Pustakawan Bidang Manajemen Mutu Ketua Manajemen Mutu Kepala Perpustakaan

Transcript of UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN...

Page 1: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

DOKUMEN OPERASIONAL PERPUSTAKAAN UNSYIAH

NO. LAM- QM-01-15

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Sitti Hajar, S. IP Badratun Nafis Dr. Taufiq Abdul Gani,

M.Eng.Sc.

Asisten Pustakawan Bidang

Manajemen Mutu

Ketua Manajemen Mutu Kepala Perpustakaan

Page 2: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

2 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Halaman Pengesahan Revisi

Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa oleh Disetujui oleh

0 05 Februari

2018 Pengesahan Dokumen Badratun Nafis

Taufiq Abdul

Gani

Page 3: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

3 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

1 RUANG LINGKUP

Manual Operasional Perpustakaan Unsyiah ini adalah :

a) Gambaran dan petunjuk operasional dari proses yang ada di Perpustakaan Unsyiah.

b) Gambaran yang dimaksud ditunjukkan dalam fungsi input-proses-output dengan

persyaratan yang harus diikuti untuk mencapai kesesuaian.

Manual ini juga menggambarkan faktor yang mempengaruhi terhadap proses yaitu dengan

adanya pengendalian risiko, kepuasan pelanggan dan keamanan informasi.

2 BIDANG LAYANAN PEMUSTAKA

Bidang Layanan Pemustaka bertanggung jawab melayani pemustaka yang terdiri dari beberapa

bagian yaitu, pelayanan informasi, pelayanan check-in counter, pemeriksaan barang bawaan

masuk dan keluar, sirkulasi, on-reserve, referensi, digital corner, karya ilmiah, serial, dan

dokumen serta user education. Proses-proses tersebut dapat dijabarkan sesuai dengan fungsi

dan kegunaannya pada Perpustakaan Unsyiah sebagai berikut:

2.1 LAYANAN INFORMASI

A. DESKRIPSI

Layanan Informasi merupakan layanan yang disediakan oleh Perpustakaan Unsyiah pada

bagian front desk yang ditujukan kepada pemustaka yang membutuhkan informasi umum

tentang perpustakaan, baik tentang proses layanan masuk perpustakaan bagi non-civitas

akademika unsyiah maupun lainnya. Adapun aktifitas pada saat check-in:

- pelayanan informasi umum,

- penerimaan pembayaran biaya masuk bagi non civitas,

- pelayanan peminjaman locker.

B. INPUT – PROSES - OUTPUT

Input: Staf dan Pemustaka

Proses:

Proses ini melibatkan enam titik, yaitu:

1. Counter informasi dan pembayaran biaya masuk,

2. Counter check-in (scanning identitas),

3. Counter pemeriksaan barang masuk,

4. Counter pemeriksaan barang keluar,

5. Counter emotikon pelayanan,

Page 4: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

4 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

6. Gate detector buku.

Counter 1 sampai dengan 4 dijaga oleh petugas, sementara 5 dan 6 tidak memiliki penjaga.

Pemustaka yang masuk ke Perpustakaan Unsyiah disyaratkan teridentifikasi apakah termasuk

kedalam golongan civitas akademika unsyiah atau non-civitas, yaitu berupa tamu atau

masyarakat. Pemustaka yang memenuhi persyaratan seperti diatur dalam Surat Keputusan

Rektor Unsyiah tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah akan

diperbolehkan masuk. Pemustaka tersebut dapat memanfaatkan locker untuk menyimpan

barang selama kunjungannya, sedangkan pemustaka non-civitas yang berminat masuk ke

Perpustakaan Unsyiah dikenakan biaya masuk sesuai dengan peraturan Perpustakaan Unsyiah

yang telah ditetapkan.

Output:

Layanan ini menghasilkan pengunjung yang mendapatkan informasi persyaratan masuk

maupun informasi umum tentang perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka tersebut.

Kunjungan ini menghasilkan data statistik, berupa jumlah kunjungan non-civitas, income

perpustakaan dan emotikon kepuasan.

Persyaratan

Persyaratan dalam pelayanan ini diatur dalam Surat Keputusan Kepala Perpustakaan tentang

Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah, yang meliputi:

- Persyaratan umum dan etika pemustaka Perpustakaan Unsyiah

- Persyaratan masuk untuk civitas unsyiah dan non-civitas

- Persyaratan masuk untuk keperluan dinas selain pelayanan perpustakaan

- Persyaratan penggunaan locker

Pengendalian:

Upaya pengendalian dilakukan dengan meningkatkan kepedulian terhadap persyaratan yang

tertuang dalam SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan

Unsyiah, Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang menjelaskan urutan

langkah kerja yang harus dilaksanakan.

Disamping staf yang bertugas di counter, Perpustakaan Unsyiah menempatkan Supervisor yang

stand-by mengawasi proses pelayanan pada setiap counter, sehingga sesuai dengan persyaratan

dan prosedur yang berlaku. Supervisor dapat mengambil tindakan cepat sebagai pengendalian

atas kejadian yang tidak sesuai dengan persyaratan dan prosedur atau mengganggu tercapainya

kepuasaan pemustaka. Hal-hal diluar kemampuannya, Supervisor bertugas dapat melapor atau

meminta bantuan kepada Kepala Bidang Pelayanan.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Pelayanan ini sangat berhubungan dengan bidang:

- Sirkulasi dalam hal mesin pembayaran EDC

- Layanan Counter Check-in terkait statistik kunjungan non-civitas

Page 5: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

5 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Layanan Pemeriksaan Barang Masuk dan Keluar terkait barang bawaan pemustaka.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO DAN KESEMPATAN

Risiko yang dapat atau sering terjadi adalah:

- Pemustaka yang tidak mengisi buku ekspedisi/buku tamu

- Pembayaran masuk non-civitas pada jam istirahat saat petugas beristirahat

- Kehilangan kunci loker.

- Kartu identitas yang tertukar

Pengendalian yang dilakukan terhadap risiko tersebut adalah:

- Memastikan petugas layanan counter informasi teliti dalam bertugas

- Pembayaran masuk non-civitas pada saat petugas beristirahat dialihkan ke petugas

bagian sirkulasi yang piket pada jam istirahat

- Menetapkan pembayaran denda atau sangsi jika pemustaka menghilangkan kunci loker

- Petugas berhati-hati ketika akan mengembalikan kartu identitas pemustaka

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan pemustaka, petugas langsung meminta maaf dan

memberikan informasi serta solusi yang tepat dan dapat meyakinkan pemustaka tentang

informasi tersebut.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang tidak puas terhadap pelayanan ini dapat langsung ditangani dengan

menunjukkan SK Rektor Unsyiah terkait pemungutan biaya masuk dan Surat Keputusan Ka.

Perpustakaan Unsyiah tentang persyaratan dan tata cara masuk ke Perpustakaan Unsyiah.

G. DOCUMENTED INFORMATION

PRO-PP-20 yang berisikan tentang proses kerja pada bagian layanan informasi dan IK-PP-20-

01 yakni Intruksi Kerja tentang pembayaran tiket masuk pemustaka umum serta PRO-PP-01

tentang prosedur penitipan barang di lovker. Juga terdapat statistik pengunjung non-civitas yang

telah tercatat pada buku ekspedisi/buku tamu, dimana pada buku tersebut tercantum informasi

pengunjung non-civitas yang berasal baik dari instansi, universitas maupun berlatar belakang

masyarakat umum.

2.2 LAYANAN CHECK-IN

A. DESKRIPSI

Layanan Check-in merupakan layanan yang terdapat pada Perpustakaan Unsyiah yang

ditujukan kepada pemustaka pada saat memasuki perpustakaan. Adapun aktifitas pada saat

check-in adalah pemeriksaan identitas/scanning KTM/KTA.

Page 6: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

6 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

B. INPUT – PROSES - OUTPUT

Input: Staf, pemustaka, identitas (KTM/KTA), struk pembayaran masuk (bagi non-civitas),

scanner dan pc

Proses:

Proses ini melibatkan enam titik, yaitu:

1. Counter Check In,

2. Counter informasi dan pembayaran biaya masuk,

3. Counter pemeriksaan barang masuk,

4. Counter pemeriksanaan barang keluar,

5. Counter emotikon pelayanan,

6. Gate detector buku

Counter 1 sampai dengan 4 dijaga oleh petugas sementara 5 dan 6 tidak memiliki penjaga.

Pemustaka yang masuk ke Perpustakaan Unsyiah wajib memiliki identitas berupa

(KTM/KTA), dan struk pembayaran masuk (bagi non-civitas) yang merupakan syarat wajib

ketika melintasi counter check-in seperti yang telah diatur dalam Surat Keputusan Rektor

Unsyiah tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah.

Output:

Layanan ini menghasilkan stastistik pengunjung valid yang memenuhi persyaratan masuk.

Kunjungan ini menghasilkan data statistik, berupa jumlah kunjungan, lama kunjungan, dan

emotikon kepuasan.

Statistik pengunjung tersebut berguna untuk mengukur capaian salah satu sasaran mutu yang

telah ditetapkan sebelumnya.

Persyaratan

Persyaratan dalam pelayanan ini diatur dalam Surat Keputusan Kepala Perpustakaan tentang

Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah, yang meliputi:

- Persyaratan umum dan etika pemustaka Perpustakaan Unsyiah

- Persyaratan masuk untuk civitas unsyiah dan masyarakat umum

- Persyaratan masuk untuk keperluan dinas selain pelayanan perpustakaan

- Persyaratan petugas pelayanan counter check-in

Pengendalian:

Pengendalian pada layanan ini dilakukan oleh Supervisor yang ditugaskan untuk stand-by dan

mengawasi proses pelayanan tersebut. Supervisor dapat mengambil tindakan cepat sebagai

pengendali atas kejadian yang tidak sesuai dengan persyaratan dan prosedur yang berlaku pada

layanan ini.

Page 7: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

7 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional

UPT Perpustakaan Unsyiah, Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang

menjelaskan urutan langkah kerja yang harus dilaksanakan.

Sama halnya dengan layanan counter informasi, layanan ini juga memiliki staf yang bertugas

pada setiap counter.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Pelayanan ini sangat berhubungan dengan bidang:

- Pelayanan Counter Informasi yang mengeluarkan struk pembayaran non civitas

- Pengembangan Sistem dalam hal operasional perangkat lunak dan komputer

- Sirkulasi dalam hal status buku

- Pengolahan koleksi dalam hal tag RFID yang ada di buku.

- Pelayanan pemeriksaan barang masuk yang memeriksa barang bawaan pemustaka

setelah check in

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO DAN KESEMPATAN

Risiko yang dapat atau sering terjadi pada layanan ini adalah;

- Antrian panjang pemustaka yang ingin melakukan check-in

- Pemustaka yang menggunakan identitas KTM/KTA teman

- Pemustaka non civitas yang menggunakan struk pembayaran masuk yang sudah expired

- Pemustaka yang lolos menggunakan kartu yang sudah habis masa berlaku, seperti

alumni

Pengendalian yang dilakukan terhadap risiko tersebut adalah:

- Mengalihkan sebagian pemustaka yang antri panjang pada PC dan scanner disebelah

guna mengatasi antrian yang panjang

- Petugas mengecek kesesuaian pemustaka dengan informasi yang tertera saat check in

- Petugas harus teliti dalam mengecek tanggal struk pembayaran masuk non civitas pada

saat check in

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan pemustaka pada layanan ini, petugas meminta

maaf dan memberi penjelasan tentang informasi pada layanan check in berdasarkan syarat dan

ketentuan yang berlaku sesuai dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional

UPT Perpustakaan Unsyiah.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang tidak puas terhadap pelayanan ini, akan diproses langsung oleh petugas check

in di tempat, namun apabila pemustaka merasa tidak puas dengan penanganan terhadap petugas

yang check in, maka akan dialihkan ke supervisor dan Ka. Bidang Pelayanan yang ditugaskan

oleh pimpinan.

Page 8: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

8 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Documented information pada layanan ini adalah, PRO-PP-15 yang berisi Prosedur

pengendalian pelayanan masuk para pemustaka/ counter check in, Data statistik pengunjung,

peraturan dan tata cara check in.

2.3 PROSEDUR PEMERIKSAAN BARANG MASUK DAN BARANG KELUAR

A. DESKRIPSI

Dalam memberikan pelayanan prima, sejak tahun 2015 Perpustakaan Unsyiah menetapkan

kebijakan untuk membolehkan pemustaka membawa masuk barang bawaan berupa tas, buku-

buku serta makanan ringan yang diperlukan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Layanan ini dijalankan dengan beberapa ketentuan yaitu setiap pemustaka yang akan memasuki

perpustakaan diwajibkan untuk mengizinkan petugas memeriksa tas dan barang bawaannya.

Tujuannya adalah mengidentifikasi apakah ada barang bawaan yang tidak diperbolehkan

dibawa masuk ke perpustakaan.

B. INPUT – PROSES– OUTPUT

Input: Pemustaka, petugas dan barang bawaan.

Proses:

Proses ini melibatkan enam titik, yaitu:

1. Counter informasi dan pembayaran biaya masuk,

2. Counter check-in (scanning identitas),

3. Counter pemeriksaan barang masuk,

4. Counter pemeriksanaan barang keluar,

5. Counter emotikon pelayanan,

6. Gate detector buku

Counter 1 sampai dengan 4 dijaga oleh petugas sementara 5 dan 6 tidak memiliki penjaga.

Kegiatan pemeriksaan barang masuk dan keluar ini dilakukan dengan dua petugas yang standby

di counter masing-masing. Untuk pemeriksaan barang masuk, pemustaka memperlihatkan

barang bawaannya kepada petugas pemeriksa tas pintu masuk setelah melakukan chek in. Proses

pada layanan ini dilakukan dengan cara petugas melihat barang bawaan pemustaka dengan

syarat tanpa menyentuhnya, hal ini untuk melihat apakah ada barang yang tidak diperbolehkan

untuk dibawa masuk, jika ada maka petugas mengarahkan pemustaka sesuai dengan barang

bawaannya.

Untuk pemeriksaan barang keluar, proses yang dilakukan sama halnya dengan pemeriksaan

barang masuk, akan tetapi hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada koleksi yang lolos tanpa

peminjaman. Pemustaka yang keluar dari Perpustakaan terlebih dahulu memilih emotikon

Page 9: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

9 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

kepuasaan pelanggan di counter yang berhampiran dengan pintu keluar. Pemustaka harus keluar

melalui gate detektor buku, dan menjalani pemeriksaaan atas barang bawaannya.

Output:Pemustaka merasa puas dan nyaman dengan layanan yang diberikan perpustakaan.

Persyaratan

Persyaratan dalam proses ini adalah pemustaka memperlihatkan barang bawaannya kepada

petugas dengan syarat petugas tidak menyentuh barang bawaan pemustaka.

Untuk lebih jelasnya persyaratan dalam pelayanan ini diatur dalam Surat Keputusan Kepala

Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah, yang meliputi:

- Persyaratan barang yang dapat di bawa masuk dan keluar

- persyaratan umum dan etika pemustaka Perpustakaan Unsyiah

- persyaratan masuk untuk civitas unsyiah dan masyarakat umum

- persyaratan masuk untuk keperluan dinas selain pelayanan perpustakaan

- persyaratan petugas pelayanan counter check-in

Pengendalian

Petugas pemeriksaan barang harus selalu berada di tempat dan bersikap an terhadap pemustaka.

Sama halnya dengan layanan counter informasi dan check in, pengendalian pada layanan ini

dilakukan oleh supervisor yang ditugaskan pimpinan untuk mengawasi proses layanan

pemeriksaan tas masuk dan keluar. Supervisor bertugas memastikan counter layanan ini tidak

kosong tanpa petugas, dikarenakan layanan ini sangat penting.

Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional

UPT Perpustakaan Unsyiah, Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang

menjelaskan urutan langkah kerja yang harus dilaksanakan.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Pelayanan ini sangat berhubungan dengan bidang:

- sirkulasi dalam hal status buku

- pengolahan koleksi dalam hal tag RFID yang ada di buku.

- check in dalam hal syarat masuk pemustaka

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Resiko yang dapat terjadi pada layanan ini adalah:

- barang yang tidak diizinkan masuk lolos dari pemeriksaan barang masuk

- buku yang tidak terdeteksi gate detector lolos dari pemeriksaan barang keluar

Pengendalian terhadap resiko di bagian ini ialah supervisor harus memastikan petugas selalu

berada di tempat serta teliti ketika memeriksa barang bawaan pemustaka.

Page 10: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

10 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Jika pemustaka merasa tidak puas dengan layanan ini, maka petugas meminta maaf atas

ketidaknyamanan tersebut dan memberi penjelasan tentang syarat dan ketentuan yang berlaku

pada layanan ini sesuai dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT

Perpustakaan Unsyiah.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang memiliki keluhan dengan layanan ini dapat melaporkan langsung kepada

supervisor dan Ka.Bid Pelayanan, sehingga dapat di identifikasi keluhan tersebut apa dapat

diselesaikan langsung atau tidak. Pemustaka juga dapat mengajukan complaint secar online,

yang dapat diakses melalui web uilis.unsyiah.ac.id/complaint, pengajuan tersebut akan

diproses 1x24 jam.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Documented information pada layanan ini adalah, PRO-PP-02 yang berisi Prosedur

pemeriksaan barang masuk, IK-PP-02-01 tentang tata cara menyapa pemustaka, serta peraturan

dan tata cara pemeriksaan tas pemustaka.

2.4 PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN

A. DESKRIPSI

Pembuatan kartu keanggotaan merupakan proses pembuatan kartu identitas yang menunjukkan

keanggotaan bagi setiap pemustaka, pembuatan kartu anggota secara manual hanya

diperuntukkan bagi non civitas Unsyiah. Kartu anggota dapat diberikan setelah pemustaka non

civitas mendaftar berdasarkan syarat dan ketentuan yang berlaku, serta melalui proses

pendataan di bagian sirkulasi dengan tujuan agar dapat memanfaatkan fasilitas perpustakaan.

B. INPUT – PROSES - OUTPUT

Input: Pemustaka, staf, PC, Print dan kartu keanggotaan.

Proses:

Proses pada layanan ini dijalankan mengikuti PRO-PP-03 tentang prosedur pembuatan kartu

tanda anggota, IK-PP-03-04 berisi tentang entri data keanggotaan dan IK-PP-03-04 yang

merupakan instruksi kerja proses cetak kartu anggota.

Pemustaka terdiri dari beberapa tipe, mahasiswa unsyiah, dosen/staf unsyiah, masyarakat

umum/ non civitas, dan peserta program khusus. Ketentuan dan proses pembuatan kartu

keanggotan berdasarkan tipe keanggotaan:

- bagi mahasiswa unsyiah, langsung menyerahkan KTM kepada petugas untuk

dilakukan verifikasi keanggotaannya. Verifikasi dilakukan dengan meminta data

yang kurang lengkap serta memberikan enam digit kata sandi sebagai tanda aktifasi.

- dosen, pegawai unsyiah (bagi yang tidak mempunyai KARPEG) yang ingin menjadi

anggota, maka akan dibuat kartu manual. Langkah awal yang dilakukan ialah dengan

mendaftarkan diri secara online pada www.uilis.unsyiah.ac.id Setelah

dosen/karyawan mendaftar online, staf sirkulasi mengecek data keanggotaan yang

Page 11: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

11 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

mendaftar secara online via email untuk di input data dari simpeg dan dimasukkan

kedalam form keanggotaan untuk diproses datanya dan print out kartu.

- Bagi Masyarakat umum/ non civitas dengan cara mengisi form pembuatan KTA

(secara manual) dan menyerahkan pas photo berwarna, ukuran 2X3 sebanyak 1

lembar dan biaya pembuatan KTA kepada staf sirkulasi. Masyarakat umum yang

sudah memenuhi persyaratan langsung dibuat kartu keanggotaannya.

- bagi peserta program khusus seperti pertukaran pelajar, shortcourse, diklat dan

sejenisnya akann diatur dengan ketentuan khusus.

Adapun tahap proses pembuatan kartu keanggotaan manual ialah:

- Staf sirkulasi mengentri data keanggotaan pada http://192.168.1225/uilis/admin

/index.php?mod=membership

- Staf sirkulasi mengecek hasil pengisian data pemustaka online dan menginput data

hasil isian form

- Staf sirkulasi menyiapkan dan mencetak data pemustaka pada blanko KTA

- Staf sirkulais menempel pas foto dan memberi stempel Tanda Tangan Kepala

Perpustakaan, stempel Perpustakaan masa berlaku KTA

- Staf sirkulasi menempel barcode KTA dan melaminating KTA

- Staf sirkulasi menyerahkan KTA kepada pemustaka

- Bagi Pemustaka non civitas maka dikenakan biaya pelayanan, administrasi, dan

biaya jaminan. Untuk biaya jaminan pemustaka akan menerima kembali pada saat

tidak lagi menjadi anggota.

Output: Pemustaka memiliki kartu keanggotaan dan dapat melakukan peminjaman

Persyaratan

Persyaratan pada layanan ini ialah:

- Untuk tipe mahasiswa harus memiliki KTM

- Untuk tipe dosen, pegawai harus memiliki KARPEG elektronik.

- Persyaratan bagi masyarakat umum/ non civitas :

• Biaya layanan Rp. 100.000/tahun,

• Biaya pembuatan kartu Rp. 10.000/tahun,

• Biaya deposit Rp. 300.000/tahun,

• Pasphoto 2X3 warna 1 lembar,

• Foto Copy KTP 1 lembar. (8.2 dan 8.3)

Pengendalian:

Proses pada layanan ini dikendalikan oleh ka.bid pelayanan dan koordinator sirkulasi yang

ditugaskan pimpinan, proses ini juga dikendalikan oleh SK Rektor Nomor: 497 Tahun 2013

tentang penetapan besarnya biaya pembuatan laminating kartu anggota, denda keterlambatan

pengembalian buku dan biaya lainnya pada UPT. Perpustakaan Unsyiah dan SK Ka.

Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah.

Page 12: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

12 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Pelayanan ini sangat berhubungan dengan bidang:

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software Slims terhadap proses kegiatan

sirkulasi

- Digital Corner terkait syarat pendaftaran akun off campus proxy pemustaka memiliki

kartu anggota perpustakaan

- Check in untuk mengscan KTM pemustaka

- Counter informasi sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka yang bertanya tentang

kartu keanggotaan

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Resiko yang dapat terjadi pada layanan ini adalah:

- Pemustaka tidak mengambil kartu yang sudah dibuat oleh petugas dengan jangka waktu

yang lama

- Pengambilan dan pemanfaatan kartu oleh pihak lain, (Lihat Risk Universe)

- Printer kartu terkendala saat mengeprint kartu sehingga tidak selesai pada target waktu

Pengendalian terhadap resiko tersebut adalah:

- Staf sirkulasi menghubungi pemustaka yang sudah dibuat kartu keanggotaannya melaui

email dan menghubungi no. HP pemustaka

- Staf sirkulasi memastikan pengambilan kartu atas nama sendiri dan tidak boleh diwakili

oleh orang lain.

- Untuk Pemanfaatan kartu oleh pihak lain, petugas di check in counter diharapkan dapat

bekerja secara maksimal, jika hal ini terjadi dan diketahui petugas, maka kartu

keanggotaan tersebut langsung disita oleh petugas. Jika kartu keanggotaan tersebut di

salah gunakan oleh mahasiswa unsyiah maka akan di proses di perpustakaan sesuai

dengan kebijakan pimpinan, akan tetapi jika kartu keanggotaan tersebut disalah gunakan

oleh mahasiswa non unsyiah, maka akan diproses oleh biro rektorat sesuai kebijakan

Rektor.

- Memastikan printer dalam keadaan baik sebelum di gunakan, dan melakukan servis

printer rutin berdasarkan aturan servis.

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan, petugas meminta maaf dan berusaha

memperbaiki pelayanan serta mencari solusi atas ketidakpuasan pemustaka.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang tidak puas dapat melaporkan pada portal yang beralamat

(uilis.unsyiah.ac.id/complain). Pengaduan akan di proses 1x24 jam oleh staf penanganan

keluhan yang ditugaskan pimpinan, setelah keluhan diterima oleh staf penanganan keluhan,

laporan keluhan akan disposisi ke divisi sirkulasi yang dilaporkan untuk diproses dan

diselesaikan. Jika keluhan sudah di proses dan ditemukan solusi, maka petugas penanganan

keluhan akan menghubungi dan memberitahukan pelapor keluhan.

Page 13: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

13 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Informasi terdokumentasi pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-03 tentang prosedur pembuatan kartu tanda anggota

- IK-PP-03-04 berisi tentang entri data keanggotaan

- IK-PP-03-04 yang merupakan instruksi kerja proses cetak kartu anggota

- SK Rektor Nomor: 497 Tahun 2013 tentang penetapan besarnya biaya pembuatan

laminating kartu anggota, denda keterlambatan pengembalian buku dan biaya lainnya

pada UPT. Perpustakaan Unsyiah

- Form online keanggotaan dosen dan karyawan

- Form manual untuk non civitas

- Form verifikasi data mahasiswa

2.5 PROSEDUR PEMINJAMAN BUKU SECARA MANDIRI

A. DESKRIPSI

Peminjaman buku secara mandiri adalah tindakan yang dilakukan oleh pemustaka untuk

meminjam buku melalui mesin RFID (Self Loan Station), dengan syarat setelah pemustaka

menjadi anggota perpustakaan dan telah memiliki passwordnya. Untuk mendapatkan password

tersebut pemustaka harus melakukan verifikasi di bagian sirkulasi.

B. INPUT – PROSES - OUTPUT

Input: Pemustaka, KTM/KTA dan buku.

Proses:

Proses pada layanan ini mengikuti PRO-PP-04 tentang pelayanan peminjaman buku mandiri

(self loan station), IK-PP-04-01 berisi pencarian koleksi melalui OPAC sebelum buku dipinjam

dan IK-PP-04-02 tentang Instuksi tata cara melakukan peminjaman mandiri. Setelah pemustaka

menemukan buku yang ingion dipinjam melalui OPAC, pemustaka melakukan peminjaman

dengan langkah-langkah sebagai berikut:

- Sentuh layar mesin RFID

- Mengscan KTM/KTA pada bagian scanner mesin

- Masukkan password keanggotaan

- Scan buku yang ingin dipinjam

- Tekan tombol cetak struk peminjaman yang tertera data buku yang dipinjam serta

tanggal pengembalian.

Output: Pemustaka dapat meminjam buku untuk dibawa pulang.

Persyaratan:

Persyaratan pada layanan ini meliputi:

Page 14: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

14 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Memiliki KTM/KTA

- Buku yang dapat dipinjam pemustaka maksimal tujuh buku

- Menggunakan aplikasi UILIS Mobile untuk perpanjangan buku

- Lama Peminjaman dua minggu dan perpanjangan dua minggu

- Denda perhari Rp 1000 untuk satu buku

- Pembayaran denda menggunakan mesin EDC

- Wajib antri saat melakukan peminjaman buku secara mandiri

Pengendalian:

Proses ini dikendalikan langsung oleh staf sirkulasi yang selalu berada ditempat walaupun pada

jam istirahat, karena mereka yang akan mengendalikan sistem dan jaringan jika ada kendala.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Pelayanan ini berhubungan dengan beberapa layanan di bidang lain, seperti:

- Pengembangan sistem yang mengendalikan aplikasi Slims terhadap proses kegiatan

sirkulasi

- Digital Corner terkait syarat pendaftaran akun off campus proxy pemustaka yang

mewajibkan peminjaman buku minimal satu kali

- Counter informasi dan helpdesk perlantai sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka

yang bertanya tentang pencarian dan peminjaman buku

- Pelayanan teknis pada pengolahan koleksi dalam hal tag RFID yang ada di buku

- Layanan pemeriksaan barang masuk dan keluar terkait koleksi yang sudah atau belum

dipinjam

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Risiko yang dapat terjadi pada proses peminjaman buku adalah:

- Antrian yang panjang saat di mesin peminjaman mandiri

- Listrik padam yang menyebabkan mesin RFID mati total

- Mesin RFID off line karena gangguan sistem dan jaringan

- Pemustaka sering lupa password saat melakukan peminjaman

Dalam mengendalikan resiko ini perpustakaan melakukan penanggulangan dengan cara :

- Menertibkan antrian pemustaka, jika antrian terlalu panjang pemustaka di alihkan pada

staf sirkulasi untuk peminjaman manual

- Menyediakan genset jika listrik padam

- Staf sirkulasi selalu standby dibagian sirkulasi walaupun pada jam istirahat dengan

menyiapkan sistem shift atau piket untuk mengatasi terjadinya offline pada mesin RFID

- Staf sirkulasi menginfokan pada pemustaka yang melakukan verifikasi untuk membuat

password yang mudah di ingat.

Page 15: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

15 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Kepuasan pemustaka merupakan tujuan utama dari perpustakaan, jadi apabila terjadi sesuatu

yang kurang menyenangkan pemustaka pada layanan peminjaman mandiri ini, maka staf

sirkulasi yang bertugas pada jam tersebut langsung meminta maaf serta menemukan solusi atas

permasalahan yang terjadi.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang merasa tidak puas dengan layanan ini dapat mengajukan complaint langsung

ke staf sirkulasi yang standby, keluhan pemustaka akan di tangani oleh staf sirkulasi dengan

melaporkan kepada kepala bidang pelayanan, kepala bidang pelayanan menganilis keluhan dan

mencari solusi, selanjutnya mengkomfirmasi solusi keluhan dengan menghubungi pemustaka

yang mengajukan complaint.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Adapun informasi yang terdokumentasi pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-04 tentang pelayanan peminjaman buku mandiri (self loan station)

- IK-PP-04-01 berisi pencarian koleksi melalui OPAC sebelum buku dipinjam

- IK-PP-04-02 tentang instuksi tata cara melakukan peminjaman mandiri

- Struk bukti peminjaman buku

2.6 PROSEDUR PENGEMBALIAN BUKU SECARA MANDIRI

A. DESKRIPSI

Pengembalian buku secara mandiri merupakan tindakan yang dilakukan oleh pemustaka untuk

mengembalikan buku melalui mesin pengembalian (Book Drop). Sama halnya dengan

peminjaman mandiri, pemustaka melakukan pengembalian buku secara mandiri tanpa

membutuhkan bantuan petugas, dan bisa mengembalikan setiap waktu selama jam layanan

aktif.

B. INPUT – PROSES - OUTPUT

Input: Pemustaka, Mesin RFID Pengembalian dan buku.

Proses:

Proses pada layanan ini di dasari:

- PRO-PP-05 tentang pelayanan pengembalian buku mandiri (Book Drop)

- IK-PP-05-01 berisi pengembalian buku mandiri

- IK-PP-05-02 tentang Instuksi tata cara melakukan Perpanjangan buku.

Pengembalian buku dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

- Pemustaka meletakkan buku diatas pad pengembalian bagian sirkulasi

- Pemustaka mengambil struk pengembalian buku

Page 16: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

16 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Pemustaka mengecek kesesuaian judul yang telah di kembalikan

- Pemustaka mengambil buku yang telah di kembalikan dan meletakkan pada rak buku

yang telah di sediakan di bagian sirkulasi

- Bagi pemustaka yang ingin melakukan perpanjangan buku dapat dilakukan secara

online melalui aplikasi UILIS Mobile

Output: Mahasiswa bebas dari peminjaman

Persyaratan:

Persyaratan pada layanan ini meliputi:

- Menggunakan aplikasi UILIS Mobile untuk perpanjangan buku

- Lama Peminjaman dua minggu dan perpanjangan dua minggu

- Denda perhari Rp 1000 untuk satu buku

- Pembayaran denda menggunakan mesin EDC

- Wajib antri saat melakukan pengembalian buku secara mandiri

Pengendalian:

Proses ini dikendalikan langsung oleh staf sirkulasi yang selalu berada ditempat walaupun pada

jam istirahat, dikarenakan staf sirkulasi yang menjaga sistem supaya tetap berjalan secara lancar

tanpa ada kendala sehingga memudahkan pemustaka ketika mengembalikan buku.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Pelayanan ini berhubungan dengan beberapa layanan di bidang lain, seperti:

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software Slims terhadap proses kegiatan

sirkulasi

- Counter informasi dan helpdesk perlantai sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka

yang bertanya tentang pengembalian buku

- Layanan pemeriksaan barang masuk dan keluar terkait koleksi yang sudah atau belum

dipinjam

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Risiko yang dapat terjadi pada proses pengembalian buku adalah:

- Listrik padam yang menyebabkan mesin pengembalian mandiri mati total

- Mesin RFID off line karena gangguan sistem dan jaringan

- Mesin RFID failed ketika buku dik server tidak mencukupi

Dalam mengendalikan resiko ini perpustakaan melakukan penanggulangan dengan cara :

- Menghidupkan genset jika listrik padam

Page 17: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

17 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- staf sirkulasi selalu standby dibagian sirkulasi walaupun pada jam istirahat dengan

menyiapkan sistem shift atau piket untuk mengatasi terjadinya offline pada mesin RFID

- staf sirkulasi mengecek kembali buku yang failed dikembalikan

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Pada pelayanan pengembalian buku secara mandiri sering terjadi kegagalan pada saat

pemustaka mengembalikan, oleh karena itu jika terjadi hal tersebut petugas langsung meminta

maaf dan meminta KTM/KTA untuk di cek kembali buku yang gagal dikembalikan dan di

proses.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang merasa tidak puas dengan layanan ini dapat mengajukan complaint langsung

ke staf sirkulasi yang standby, keluhan pemustaka akan di tangani oleh staf sirkulasi langsung,

jika bermasalah dengan sistem, maka staf sirkulasi akan mengkomfirmasi pada bagian IT

pengembangan sistem.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Adapun dokumen terkait pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-05 tentang pelayanan pengembalian buku mandiri (Book Drop)

- IK-PP-05-01 berisi pengembalian buku mandiri

- PRO-PP-07 penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang KTA

- IK-PP-07-02 tentang pembayaran denda buku terlambat

- IK-PP-07-03 Penanganan buku terlambat

- SK Rektor Nomor: 497 Tahun 2013 tentang penetapan besarnya biaya pembuatan

laminating kartu anggota, denda keterlambatan pengembalian buku dan biaya lainnya

pada UPT. Perpustakaan Unsyiah

2.7 LAYANAN PENGECEKAN ETD DAN BEBAS PUSTAKA

A. DESKRIPSI

Pengecekan ETD merupakan kegiatan pemeriksaan ulang oleh petugas untuk membuktikan

mahasiswa baik D3, S1, S2, dan S3 apakah mereka telah mengupload tugas akhirnya atau

belum. Bagi mahasiswa yang akan wisuda, wajib mengurus surat keterangan bebas

perpustakaan. Untuk mendapat surat keterangan tersebut, mahasiswa diwajibkan untuk

mengupload karya akhir mereka ke portal aplikasi unsyiah di menu ETD, khusus bagi

mahasiswa (S2, S3) harus menyerahkan hard copy karya akhir kepada petugas perpustakaan.

Sementara surat keterangan bebas perpustakaan juga diwajibkan bagi mahasiswa yang ingin

pindah jurusan, fakultas, universitas dan cuti akademik dengan syarat mahasiswa harus

menyerahkan salah satu dari KTA,KTM atau Slip SPP.

B. INPUT – PROSES - OUTPUT

Page 18: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

18 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Input: Pemustaka, Staf, PC, KTM/KTA dan tugas akhir.

Proses:

Proses ini melibatkan tujuh titik, yaitu:

1. Sirkulasi yang mengecek tugas akhir yang sudah di upload dan mengeluarkan surat

bebas pustaka

2. Counter informasi dalam hal informasi upload ETD dan mendapatkan bebas pustaka,

3. Digital Corner jika terjadi lupa password ketika log in ETD

4. Counter check-in (scanning identitas),

5. Counter pemeriksaan barang masuk,

6. Counter pemeriksanaan barang keluar,

7. Counter emotikon pelayanan

Proses pada layanan ini mengikuti PRO-PP-06 Pelayanan pengecekan ETD dan bebas pustaka

dan IK-PP-06-01 berisi Instuksi tata cara melakukan pengecekan ETD.

Adapun, tahap proses pengecekan ETD dan surat bebas pustaka sebagai berikut:

- Pemustaka mengupload tugas akhir pada alamat uilis.unsyiah.ac.id/etd

- Setelah mengupload pemustaka mengeprint surat bebas pustaka

- Petugas menerima surat keterangan bukti bebas pustaka dan meminta KTM/KTA dari

pemustaka untuk mengnonaktifkan keanggotaan

- Petugas melakukan pengecekan kesesuaian karya tulis akhir melalui database ETD

berdasarkan peraturan upload

- Pengecekan dilakukan dengan mengimput nim pemustaka, kemudian mengechek

kelengkapan data hasil upload karya tulias akhir fulltext dari aplikasi ETD

- Jika sudah sesuai, petugas memproses surat keterangan bukti bebas pustaka

- Selanjutnya mencatat pada buku agenda bebas pustaka

- Petugas memberikan kembali surat keterangan bebas pinjam tersebut ke pemustaka

Output: Mahasiswa mendapatkan surat bebas pustaka sebagai syarat wisuda

Persyaratan:

Persyaratan pada layanan ini adalah :

- Mempunyai akun ETD untuk bisa mengupload

- Mahasiswa mengupload tugas akhir (Skripsi,Thesis, Disertasi dan Laporan) pada alamat

web uilis.unsyiah.ac.id/etd

- Menyerahkan KTM/KTA untuk di mengnonaktifkan keanggotaan

- Bagi pemustaka S2 dan S3 setelah mengupload wajib menyerahkan hardcopy satu

eksemplar

Pengendalian:

Proses ini dikendalikan oleh Ka.bid Pelayanan yang mengsahkan surat keterangan bebas

pustaka dan staf sirkulasi yang bertugas khusus dalam melakukan pemeriksaan dan pengecekan

pada aplikasi ETD sebelum mengeluarkan surat keterangan bebas pustaka.

Page 19: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

19 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Pelayanan ini berhubungan dengan layanan di bidang lain, seperti:

- Pengembangan sistem yang mengendalikan koneksi aplikasi ETD terhadap proses

upload dan pengecekan

- Counter informasi dan helpdesk perlantai sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka

yang bertanya tentang surat bebas pustaka

- Digital corner terkait akun ETD dan tata cara upload

- Bagian Administrasi/ Tata Usaha terkait permintaan nomor surat

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Risiko yang dapat terjadi pada proses pengembalian buku adalah:

- Listrik padam yang menyebabkan situs ETD down

- Gangguan jaringan internet

- Buku yang belum dikembalikan sehingga tidak dapat dikeluarkan surat keterangan

bebas pustaka

- Denda yang belum dilunasi walaupun buku sudah dikembalikan

- Pemustaka yang tidak mengupload fulltext sesuai dengan ketentuan upload

Dalam mengendalikan resiko ini perpustakaan melakukan penanggulangan dengan cara :

- Menghidupkan genset jika listrik padam

- Menghubungi bagian pengembangan sistem untuk memperbaiki jaringan pada

komputer pemeriksaan ETD

- Pemustaka harus melunasi denda terlebih dahulu

- Staf sirkulasi meminta pemustaka mengupload ulang tugas akhir secara fulltext

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan terhadap pemustaka, seperti pengecekan yang

membutuhkan waktu yang lama, sehingga membuat pemustaka harus menunggu, staf sirkulasi

bagian pengecekan ETD meminta maaf dan memberi pengertian bahwa proses pengecekan

ETD harus teliti sehingga membutuhkan waktu yang lama.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang tidak puas dapat melaporkan pada portal yang beralamat

(uilis.unsyiah.ac.id/complain). Pengaduan di proses 1 x 24 jam oleh staf bagian penanganan

komplain, apabila keluhan dapat langsung dilaporkan pada bagian sirkulasi, maka akan diproses

langsung di tempat.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Dokumen terkait pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-06 Pelayanan pengecekan ETD dan bebas pustaka

- IK-PP-06-01 berisi Instuksi tata cara melakukan pengecekan ETD

- Form ETD

- Form bukti bebas pinjam

Page 20: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

20 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Form bukti sumbang buku

- Surat ucapan terima kasih

2.8 PROSEDUR PENANGANAN BUKU TERLAMBAT, BUKU HILANG, DAN

HILANG KTA

A. DESKRIPSI

Setiap koleksi perpustakaan yang dipinjam oleh pemustaka wajib dikembalikan tepat waktu dan

sesuai dengan buku yang dipinjam. Jika pemustaka yang terlambat mengembalikan buku maka

harus membayar denda, sedangkan bagi pemustaka yang kehilangan buku harus diganti dengan

judul buku yang sama dan membayar denda jika terlambat.

Pemustaka yang kehilangan KTM/KTA manual tidak dibolehkan masuk ke perpustakaan. Jika

mereka ingin membuat KTM/KTA baru, untuk KTA manual diproses oleh staf sirkulasi dengan

membuat KTA baru. Bagi mahasiswa yang kehilangan KTM sebagai KTA tidak dapat

dibuatkan KTA manual, namun harus membuat KTM baru di bagian administrasi akademik

untuk regristrasi pembuatan KTM baru.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input:

- Pemustaka

- Staf

- PC

- Mesin EDC

- KTM/KTA

- Mesin pengembalian mandiri

- Buku.

Proses:

Proses pada layanan ini didasari

- PRO-PP-07 penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang KTA

- IK-PP-07-01 KTA Hilang

- IK-PP-07-02 tentang pembayaran denda buku terlambat

- IK-PP-07-03 Penanganan buku terlambat

Adapun, tahap proses pada penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang KTA sebagai

berikut:

- Petugas mengechek keterlambatan setelah pemustaka mengembalikan buku

- Jika tertera denda, petugas meng klik menu daftar denda,

- Petugas mengcentang pada kolom denda yang ingin di hapus

- Petugas mencetak kwitansi denda

Page 21: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

21 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Pemustaka membayar denda menggunakan ATM atau kartu brizi di mesin EDC

- Staf memberikan bukti struk pembayaran denda

- Jika buku yang dipinjam pemustaka hilang, maka petugas meminta ganti buku baru yang

sama sebelum diproses pengembalian.

- KTA manual yang hilang diproses oleh staf sirkulasi dengan membuat KTA baru (lihat

PRO-PP-03 prosedur pembuatan KTA)

- Mahasiswa yang kehilangan KTM sebagai KTA tidak dapat dibuatkan KTA manual,

namun harus membuat KTM baru di bagian administrasi akademik untuk regristrasi

pembuatan KTM baru.

Output: mahasiswa bebas dari status peminjaman dan memiliki KTM/KTA sebagai syarat

untuk melakukan peminjaman.

Persyaratan:

Persyaratan pada layanan ini :

- Denda perhari Rp 1000 untuk satu buku

- Pembayaran denda menggunakan mesin EDC

- Wajib antri saat melakukan pengembalian buku secara mandiri

- Jika buku hilang pemustaka harus mengganti dengan judul buku yang sama dan

membayar denda jika denda.

- Pemustaka harus membuat baru KTA/KTM yang hilang

Pengendalian:

Proses pada layanan ini dikendalikan oleh kordinator dan staf sirkulasi yang bertugas dalam

memproses keterlambatan buku, buku hilang dan kehilangan KTA.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan ini berhubungan dengan layanan:

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi mesin

pengembalian

- Counter informasi dan helpdesk perlantai sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka

yang bertanya hilang KTA atau buku yang di pinjam

- Bagian administrasi akademik kantor pusat untuk membuat KTM baru baru mahasiswa

unsyiah

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Resiko yang dapat terjadi pada layanan ini adalah

- pemustaka yang berhenti kuliah tanpa melapor dan memiliki buku yang terlambat dalam

status peminjaman yang belum dikembalikan dalam jangka waktu yang lama

- buku hilang yang di ganti pemustaka bukan asli melainkan fotocopy

- pemustaka yang tidak membayar denda karena tidak membawa kartu debit/ATM

Page 22: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

22 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Dalam mengendalikan resiko ini perpustakaan melakukan penanggulangan dengan cara :

- staf sirkulasi setiap akhir bulan mengirimkan surat berisi nama-nama mahasiswa yang

terlambat mengembalikan buku ke prodi, setelah mengetahui dari prodi pemustaka

tersebut berhenti kuliah tanpa melapor staf sirkulasi menghubungi melalui via email dan

telepon. Jika pemustaka tidak respon, staf mengunjungi alamat yang tertera pada

identitas yang tertera.

- Staf lebih teliti ketika menerima buku yang di ganti untuk melihat semua isi bukan hanya

di cover, hal ini juga untuk mengecek halaman isi full dan sesuai dengan cover

- staf meminta pemustaka melunasi di hari yang lain, jika tidak dilunasi maka staf akan

menginformasikan bahwa KRS pemustaka akan terblok ketika pengisian ulang KRS

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan pemustaka, seperti pemustaka yang sudah

mengembalikan buku yang terlambat dan membayar denda, namun masih dalam status belum

dikembalikan, maka staf sirkulasi meminta maaf serta langsung memproses permasalahan

tersebut dalam waktu maksimal 10 menit.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang tidak puas dapat melaporkan pada portal yang beralamat

(uilis.unsyiah.ac.id/complain). Pengaduan di proses dengan 1x 24 jam. Namun, jika keluhan

yang dapat langsung di proses di tempat, seperti permasalahan dalam pengembalian buku atau

pembuatan KTA hilang, maka dapat melaporkan pada staf sirkulasi dan segera di proses.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Adapun dokumen terkait pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-05 tentang pelayanan pengembalian buku mandiri (Book Drop)

- IK-PP-05-01 berisi pengembalian buku mandiri

- PRO-PP-07 penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang KTA

- IK-PP-07-01 KTA Hilang

- IK-PP-07-02 tentang pembayaran denda buku terlambat

- IK-PP-07-03 Penanganan buku terlambat

- SK Rektor Nomor: 497 Tahun 2013 tentang penetapan besarnya biaya pembuatan

laminating kartu anggota, denda keterlambatan pengembalian buku dan biaya lainnya

pada UPT. Perpustakaan Unsyiah

- Struk kwitansi pembayaran denda

- Form surat keterlambatan buku

- Logbook buku yang hilang

2.9 PROSEDUR PELAYANAN REFERENSI DAN ON-RESERVE

A. DESKRIPSI

Page 23: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

23 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Pelayanan referensi merupakan layanan yang di berikan oleh perpustakaan yang berhubungan

dengan koleksi yang memuat informasi tertentu, dimana tidak perlu dibaca keseluruhan dari isi

koleksi. Koleksi referensi dibagi kedalam tiga jenis yaitu :

1. Koleksi primer merupakan bahan rujukan yang memberikan informasi langsung,

contohnya: kamus, biografi, ensiklopedi, peta dan direktori.

2. Koleksi skunder merupakan koleksi yang memberikan informasi petunjuk kepada

sumber informasi lain, contohnya; katalog, bibliografi, indeks, abstrak.

3. Koleksi tersier disebut dengan sarana bibliografi dari bibliografi, contohnya: direktori,

bibliografi dari bibliografi.

Koleksi referensi dikelola oleh pustakawan bidang referensi dengan cara menyusun di rak-rak

buku berdasarkan no klasifikasi yang telah dibuat oleh pustakawan ahli. Sedangkan teknik

untuk mendapatkan informasi dari koleksi referensi adalah pemustaka menelusurinya

berdasarkan informasi yang telah disusun secara alfabetis didalam koleksi tersebut. Pelayanan

penelusuran informasi, merupakan layanan yang dilayankan oleh perpustakaan bertujuan untuk

membimbing pemustaka agar bisa mendapatkan informasi yang diperlukan secara efektif,

efisien serta tepat sasaran.

Layanan referensi juga memiliki layanan online, yang disebut Literature Searching Service

(LSS). LSS merupakan bagian dari layanan referensi, adapun layanan ini memberikan servis

untuk membantu pemustaka dalam mencari literature local content yang dibutuhkan. Layanan

ini dapat di akses oleh civitas dan non civitas unsyiah baik dalam kota maupun luar kota.

Layanan On-Reserve merupakan layanan yang dilayankan oleh perpustakaan untuk membantu

pemustaka agar bisa mendapatkan setiap koleksi yang disediakan oleh perpustakaan dengan

cara jika buku yang tersedia hanya satu examplar maka penempatannya langsung ke on reserve.

Begitu juga jika ada buku yang lebih dari satu examplar maka salah satunya akan ditempatkan

di bagian on reserve juga. Penempatan buku di on reserve tidak harus semuanya akan tetapi

dilihat berdasarkan isi dari koleksi tersebut. Untuk penyusunan di rak dikelola berdasarkan no

klasifikasi yang telah dibuat oleh pustakawan ahli di bidang pelayanan teknis.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input:

Output pada layanan ini adalah Pemustaka, KTM/KTA, staf dan koleksi referensi.

Proses:

Proses pada layanan ini di dasari dengan PRO-PP-08 yang berisi prosedur pelayanan referensi

dan on reserve, IK-PP-08-01 yaitu pelayanan Literature searching service (LSS) yang

merupakan layanan online pada bagian referensi.

Tahap proses pada layanan ini adalah:

- Staf Referensi On-Reserve menyapa pemustaka yang berkunjung dan meminta

pemustaka mengisi buku tamu yang telah di sediakan

- Staf mengarahkan pemustaka yang ingin mencari buku baik koleksi referensi atau on

reserve, setelah mencari di komputer OPAC lantai satu

Page 24: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

24 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Staf membantu pemustaka yang mencari koleksi yang di butuhkan

- Jika pemustaka ingin mengcopy koleksi yang telah di dapatnya

- Staf memberi form fotocopy untuk di isi, dan meninggalkan KTM sebagai jaminan

- Untuk layanan online referensi, pemustaka mengisi form online pada alamat

uilis.unsyiah.ac.id/LSS

- Staf referensi mengecek form yang telah di isi melalui googleform

- Staf menelusuri ketersediaan judul yang diinginkan pemustaka di perpustakan melalui

portal aplikasi Perpustakaan, baik itu koleksi tercetak maupun koleksi elektronik

- Kemudian staf membalas email pemustaka bahwa koleksi tersebut tersedia atau tidak di

perpustakaan serta memberikan link-link yang berkaitan dengan topik yang dinginkan

- Apabila ada yang menginginkan hardcopy, untuk civitas unsyiah dan ber domisili di

Banda Aceh, maka staf akan meminta pemustaka untuk langsung ke Perpustakaan

sedangkan, pemustaka non civitas yang berdomisili di luar Banda Aceh dan Aceh, maka

akan dikirimkan

- Staf akan merespon dan mengirimkan hard copy dengan syarat dan ketentuan yang

telah ditetapkan.

- Jika Pemustaka setuju dengan syarat dan ketentuan, maka staf mencetak dan

mengirimkan kepada yang bersangkutan

Output: Pemustaka bisa mendapatkan setiap koleksi dan informasi yang di sediakan

perpustakaan baik koleksi umum maupun koleksi khusus sehingga adanya rasa puas bagi

pemustaka.

Persyaratan:

Persyaratan bagi pemustaka untuk bisa masuk dan memanfaatkan koleksi di layanan ini ialah:

Persyaratan pelayanan manual referensi on reserve:

- Wajib mengisi buku tamu

- Memiliki KTM

- Koleksi tidak boleh dibawa keluar gate referensi on reserve tanpa izin petugas

- Koleksi hanya bisa fotocopy dan tidak boleh di pinjam untuk di bawa pulang

- Pemustaka hanya boleh mengcopy koleksi di fotocopy yang ada di perpustakaan

Persyaratan pelayanan online referensi:

- Mengisi data lengkap pada form online LSS

- Memberikan E-mail yang aktif

- Jumlah halaman maksimal yang dapat kirimkan hardcopy adalah 20 lembar

- Biaya penelusuran per lembar untuk pemustaka yang meminta dikirimkan

hardcopy adalah Rp.2000,00, untuk biaya cetak per lembar Rp.1000,00

- Biaya pengiriman ditanggung pemustaka

- Pengiriman hanya dilakukan melalui Via pos kilat khusus.

Pengendalian

Layanan ini dikendalikan oleh ka.bid pelayanan yang telah ditugaskan oleh pimpinan untuk

mengkoordinir segala proses kegiatan pelayanan pemustaka di UPT. Perpustakaan Unsyiah..

Page 25: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

25 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan referensi dan on reserve mempunyai hubungan yang sangat erat dengan layanan yang

ada di perpustakaan, seperti;

- Layanan teknis dalam hal pemasangan magnet khusus untuk koleksi referensi dan on

reserve

- Counter layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya

- Pelayanan teknis bagian pemeliharaan yang memperbaiki koleksi rusak yang ada di

bagian referensi dan on reserve

- Layanan karya ilmiah, terkait permintaan Electronic Thesis and Disertation (ETD) oleh

pemustaka melalui layanan LSS

- Layanan serial terkait perminntaan jurnal tercetak oleh pemustaka melalui layanan LSS

- Layanan sirkulasi terkait pengecekan upload Electronic Thesis and Disertation (ETD)

yang keliru

- Layanan fotocopy

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Risiko yang terjadi pada layanan referensi on reserve ini dapat berupa:

- Koleksi referensi dan on reserve dibawa keluar oleh pemustaka tanpa sepengetahuan

petugas, sehingga tercecer di tempat yang tidak seharusnya

- Terjadinya ketidak singkronisasi antara sistem dengan ketersediaan koleksi dirak

misalnya ketika buku yang dicari di sistem tersedia akan tetapi di rak tidak ada.

- Risiko selanjutnya adalah ketika pemustaka mencari informasi melalui LSS tentang

permintaan literature, namun pustakawan tidak menemukan informasi tersebut.

Resiko yang berhubungan dengan sistem di layanan ini dapat dikendalikan dengan cara:

- Pustakawan harus standby di tempat dan memastikan pemustaka yang keluar dari

ruangan tersebut tidak membawa koleksi referensi on reserve tanpa permisi, jika

pemustaka ingin fotocopy, harus meninggalkan KTM/KTA sebagai syarat

- Pustakawan mencari koleksi tersebut, dan mengecek status koleksi, setelah ditemukan,

koleksi tersebut disingkronkan kembali dengan sistem dan diletakkan pada rak koleksi

berdasarkan nomor class yang sudah ditentukan. Untuk tindak lanjut resiko ini

pustawakan menjaga keberadaan koleksidan mengelola jajaran koleksi dengan tepat.

- Pustakawan memberikan rujukan informasi yang mendekati dengan subyek yang

diminta pemustaka.

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Bagian referensi on reserve merupakan layanan semi terbuka, oleh karena itu mahasiswa tidak

di izinkan untuk berdiskusi kelompok sehingga mengganggu pemustaka lain yang sedang

belajar. Jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka petugas meminta maaf dan

memberi pengertian akan kebijakan tersebut serta mengarahkan pemustaka untuk menggunakan

ruang diskusi yang telah di sediakan perpustakaan

Page 26: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

26 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang tidak puas dengan layanan ini, dapat melaporkan keluhan pada alamat

uilis.unsyiah.ac.id/complaint. Pengaduan ini akan di proses staf penganganan keluhan dengan

di dasari No PRO-PP-19 tentang penanganan komplain pelanggan dan IK-PP-19-01 tentang

instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan. Keluhan akan diproses 1x24 jam, jika

keluhan sudah di proses, staf penanganan keluhan akan menghubungi pemustaka yang melapor.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Dokumen terkait pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-08 yang berisi prosedur pelayanan referensi dan on reserve,

- IK-PP-08-01 yaitu pelayanan Literature searching service (LSS)

- PRO-PP-19 tentang penanganan komplain pelanggan

- IK-PP-19-01 tentang instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan

- Buku kunjungan

- Form fotocopy

- Logbook buku masuk dan keluar

2.10 PROSEDUR PEMINJAMAN KOLEKSI KARYA ILMIAH

A. DESKRIPSI

Koleksi Karya Ilmiah (KKI) merupakan koleksi hasil tulisan ilmiah civitas akademika Unsyiah

yang menjadi salah satu koleksi lokal konten Perpustakaan Unsyiah. Layanan KKI menerapkan

sistem layanan tertutup, dimana mahasiswa tidak diizinkan masuk dan mengambil koleksi KKI

yang ada di rak. Jika pemustaka menginginkan koleksi di bagian ini, maka pemustaka harus

mencari terlebih dahulu di OPAC, jika judul koleksi yang diinginkan tertera di OPAC

pemustaka mengisi form pencarian KKI dan menyerahkan kepada pustakawan untuk di telusuri

koleksi tersebut.

Koleksi pada bagian ini hanya dapat dibaca di tempat dan di fotocopy jika diperlukan.

Pemustaka yang ingin mengcopy koleksi tersebut harus menitipkan kartu identitas kepada

petugas, Koleksi yang boleh di fotocopy adalah maksimal 20 lembar per judul.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input pada layanan ini adalah Pemustaka, KKI, KTM/KTA dan Staf

Proses:

Proses pada layanan ini berdasarkan PRO-PP-09 yang berisi Pelayanan Peminjaman Koleksi

Karya Ilmiah, IK-PP-04-01 tentang penggunaan OPAC, IK-PP-09-01 tentang instruksi tata cara

pencarian ETD dan IK-PP-09-02 yaitu Pelayanan Fotocopy yang merupakan salah satu layanan

pada bagian KKI.

Tahap proses pada layanan ini adalah:

Page 27: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

27 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Staf Koleksi Karya Ilmiah menyapa pemustaka yang berkunjung ke bagian KKI dan

mengarahkan pemustaka yang ingin mencari Koleksi Karya Ilmiah di komputer OPAC

lantai tiga (lihat IK-PP-09-01Penggunaan OPAC)

- Staf memberikan form pencarian koleksi karya ilmiah untuk mencatat hasil pencarian

KKI kepada pemustaka

- Pemustaka menyerahkan kembali form yang telah di isi kepada staf untuk di cari koleksi

tersebut

- Staf membantu pemustaka mencari koleksi yang di butuhkan. Setelah koleksi

ditemukan, sebelum menyerahkan koleksi, staf meminta pemustaka mengisi logbook

peminjaman yang berisi identitas dan data koleksi yang pinjam baca serta meminta

KTM/KTA/KTP sebagai jaminan.

- Jika pemustaka ingin mengcopy koleksi karya ilmiah yang diinginkan, staf memberi

form fotocopy untuk di isi (lihat IK-PP-09-02 tentang pelayanan fotocopy), Pemustaka

membayar biaya fotocopy KKI dengan menggunakan mesin EDC

- Selanjutnya, setelah membayar biaya fotocopy pemustaka menerima kwitansi bukti

pembayaran dan mengambil kembali KTM/KTA yang ditinggalkan sebagai jaminan

baca tempat

- Staf membawa koleksi untuk di fotocopy

- Proses terakhir, pemustaka mengambil bahan yang telah di fotocopy petugas di hari

selanjutnya dengan menunjukkan kwitansi bukti pembayaran

Output

Output pada layanan ini ialah:

- Pemustaka dapat memanfaatkan semua tipe koleksi, termasuk koleksi karya ilmiah yang

ada pada bagian KKI.

- Karya ilmiah civitas akademika yang merupakan local content dapat digunakan sebagai

referensi peneliti lainnya dalam bentuk sitasi.

Persyaratan:

Persyaratan bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi di layanan KKI ialah:

- Memiliki KTM/KTA/KTP sebagai jaminan baca tempat

- Koleksi hanya bisa di baca di ruang baca KKI

- Wajib mengisi logbook peminjaman jika ingin membaca koleksi

- Koleksi hanya boleh di fotocopy dan tidak boleh di pinjam untuk di bawa pulang

- Mengisi form fotocopy koleksi KKI

- Maksimal fotocopy Koleksi Karya Ilmiah sebanyak 20 lembar

Perjudul

- Biaya fotocopy KKI per lembar adalah Rp.300, pembayaran tidak menerima cash

namun menggunakan mesin EDC

- Koleksi KKI yang di fotocopy hanya dapat di ambil minimal 1 kali 24 jam

Page 28: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

28 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan ini berhubungan dengan layanan:

- Counter layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya

- Pelayanan teknis yang mengolah dan mengelola koleksi baik cetak maupun elektronik

- Layanan referensi, terkait permintaan Electronic Thesis and Disertation (ETD) oleh

pemustaka melalui layanan LSS

- Layanan pemeriksaan barang keluar yang memeriksa bawaan pemustaka

- Layanan sirkulasi terkait pengecekan upload Electronic Thesis and Disertation (ETD)

yang akan ditelusuri pemustaka di bagian KKI

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi dengan

komputer OPAC

- Layanan Fotocopy

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Risiko yang terjadi pada layanan Koleksi Karya Ilmiah ini berupa:

- Koleksi KKI dibawa ke bagian lain oleh pemustaka tanpa sepengetahuan petugas

- Koleksi Karya Ilmiah yang dicari di OPAC tersedia, akan tetapi di rak tidak tersedia

- Lembaran KKI di robek pemustaka

- Staf yang meminjam koleksi di KKI tidak mengembalikan dalam waktu yang lama

Resiko yang berhubungan dengan sistem di layanan ini dapat dikendalikan dengan cara:

- Staf KKI mengarahkan pemustaka setelah mengambil koleksi untuk membaca di tempat

yang telah disediakan, dan mengawasi pemustaka agar tidak membawa koleksi ke

tempat lain.

- Staf KKI mengecek kembali koleksi tersebut pada logbook peminjaman staf maupun

pemustaka, jika koleksi tidak ditemukan pada daftar logbook tersebut, maka staf

mencari koleksi di setiap lantai. Untuk tindak lanjut resiko ini staf menyusun KKI di rak

sesuai dengan nomor klasifikasi, agar singkron antara data di OPAC dengan koleksi di

rak, sehingga pustawakan menjaga keberadaan koleksi dan mengelola jajaran koleksi

dengan tepat.

- Staf mengecek setiap halaman KKI yang dikembalikan pemustaka setelah di baca untuk

memastikan KKI yang dikembalikan utuh. Jika pemustaka diketahui petugas merobek

halaman KKI, maka pemustaka tersebut akan dibawa ke pimpinan untuk di proses

- Staf mendata kembali staf yang belum mengembalikan KKI melebihi jangka waktu yang

ditetapkan dan menginformasikan kepada pimpinan untuk di proses

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Bagian Koleksi Karya Ilmiah merupakan layanan semi terbuka, oleh karena itu mahasiswa tidak

di izinkan untuk berdiskusi kelompok sehingga mengganggu pemustaka lain yang sedang

belajar. Jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka petugas meminta maaf dan

memberi pengertian akan kebijakan tersebut serta mengarahkan pemustaka untuk menggunakan

ruang diskusi yang telah di sediakan perpustakaan.

Page 29: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

29 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang tidak puas dengan layanan ini, dapat melaporkan keluhan langsung kepada

Ka.bid pelayanan Perpustakaan Unsyiah, atau pelaporan keluhan secara online pada alamat

uilis.unsyiah.ac.id/complaint. Pengaduan ini akan di proses staf penganganan keluhan dengan

di dasari No PRO-PP-09 tentang penanganan komplain pelanggan dan IK-PP-09-02 tentang

instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan. Keluhan akan diproses 1x24 jam, jika

keluhan sudah di proses, staf penanganan keluhan akan menghubungi pemustaka yang melapor.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Dokumen terkait pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-09 yang berisi Pelayanan Peminjaman Koleksi Karya Ilmiah

- IK-PP-04-01 tentang penggunaan OPAC

- IK-PP-09-01 tentang instruksi tata cara pencarian ETD

- IK-PP-09-02 yaitu Layanan Fotocopy

- PRO-PP-19 tentang penanganan komplain pelanggan

- IK-PP-19-01 tentang instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan

- Form fotocopy

- Form pencarian koleksi

- Kwitansi pembayaran

- Loogbook peminjaman baca KKI

2.11 PROSEDUR PELAYANAN KOLEKSI SERIAL

A. DESKRIPSI

Pelayanan Koleksi Serial atau berkala merupakan koleksi yang terbitannya di publikasikan

dalam bagian-bagian yang berturut-turut dengan tenggang waktu tertentu dimaksudkan untuk

diterbitkan dalam waktu tidak terbatas. Koleksi ini terdiri dari surat kabar, jurnal, majalah,dan

buletin baik yang ilmiah maupun yang semi ilmiah, dimana pemustaka hanya boleh

memanfaatkan koleksi ini untuk di baca di tempat dan untuk di foto copy.

Serial sebagai salah satu jenis koleksi Perpustakan Perguruan Tinggi yang merupakan salah

satu publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam berbagai

bidang dan hal-hal lain yang menarik masyarakat dan juga merupakan sarana komunikasi

formal termasuk pertukaran informasi ilmiah melalui saluran formal. Informasi yang dimuat

dalam serial dengan sendirinya lebih mutakhir dibandingkan informasi dalam bentuk lain lain

seperti buku.

Koleksi Serial ini di susun berdasarkan subjek-subjek tertentu agar memudahkan pemustaka

dalam menemukan kembali informasi atau dalam mencari artikel yang dibutuhkan sesuai

dengan kebutuhannya. Pelayanan Serial ini juga menyediakan koleksi majalah gatra, dan kartini

serta melanggan surat kabar atau harian berupa serambi, waspada, kompas, republika dan

Jakarta post.

Page 30: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

30 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Pemustaka, koleksi serial, KTA/KTM, dan staf

Proses:

Proses pada layanan ini tidak jauh beda dengan layanan referensi on reserve, layanan ini bersifat

semi terbuka. Adapun tahap proses pada layanan ini adalah:

- Staf Serial menyapa pemustaka yang berkunjung dan meminta pemustaka mengisi buku

kunjungan yang dan menitipkan tas di loker yang telah di sediakan

- Pemustaka yang ingin mencari koleksi serial akan di arahkan oleh staf untuk terlebih

dahulu mencari ketersedian koleksi di OPAC serial

- Staf membantu pemustaka yang mencari koleksi yang di butuhkan

- Jika pemustaka ingin mengcopy koleksi yang telah di dapatnya

- Staf memberi form fotocopy untuk di isi, dan meninggalkan KTM/KTA sebagai jaminan

- Setelah pemustaka mengfotocopy dan mengembalikan form, staf mengembalikan

KTM/KTA pemustaka.

Proses pada layanan ini di dasari PRO-PP-10 tentang prosedur pelayanan koleksi serial, dan

IK-PP-10 yang merupakan instruksi kerja yang ada di bagian serial.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan ini memiliki hubungan dengan layanan lain yang ada di perpustakaan, seperti;

- Layanan teknis dalam hal pengolahan terbitan berkala

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi OPAC serial

- Layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya

- Layanan teknis bagian pemeliharaan yang memperbaiki koleksi serial yang rusak

- Layanan referensi terkait permintaan jurnal tercetak oleh pemustaka melalui layanan

LSS

- Manajemen mutu terkait laporan data statistik yang ada di layanan serial

- Pemeriksaan barang keluar

- Layanan fotocopy

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Resiko yang dapat terjadi adalah, pemustaka membawa keluar koleksi serial tanpa

sepengetahuan petugas, karena koleksi serial ini tidak menggunakan tag RFID sehingga tidak

terdeteksi di pintu keluar perpustakaan.

Pengendalian yang dilakukan dengan cara staf serial selalu berada ditempat ketika jam layanan

aktif, dan menerapkan shift penjagaan. Pengendalian lain yang dilakukan ialah dengan cara

mengarahkan pemustaka setelah mengambil koleksi untuk membaca di ruang baca serial, dan

mengawasi pemustaka agar tidak membawa koleksi ke tempat lain.

Page 31: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

31 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Kepuasan pemustaka merupakan pengukuran antara harapan dengan kenyataan yang mereka

terima. Dalam hal ini staf bagian serial berusaha memberikan layanan prima. Bagian ini

merupakan layanan semi terbuka, oleh karena itu pemustaka tidak dapat leluasa memanfaatkan

koleksi untuk di pinjam bawa pulang, jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka

petugas meminta maaf dan memberi pengertian akan kebijakan tersebut.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang merasa tidak puas dengan layanan ini dapat mengajukan complaint langsung

ke Kabid. Pelayanan yang telah ditugaskan pimpinan, keluhan pemustaka akan di proses

langsung oleh Ka.bid Pelayanan jika dapat di selesaikan pada hari tersebut, namun jika keluhan

tidak dapat di proses pada hari tersebut, maka Kabid. Pelayanan akan berkoordinasi dengan

pimpinan, setelah mendapatkan arahan pimpinan, Kabid. Pelayanan akan menghubungi

pemustaka, dan menginformasikan solusi dari keluhan yang dilaporkan.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Dokumen pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-10 tentang prosedur pelayanan koleksi serial

- IK-PP-10-02 yang merupakan instruksi kerja pengisian kardek

- IK-PP-10-03 tentang tata cara pencarian OPAC serial

- IK-PP-10-04 berisi fotocopy koleksi serial

- Buku kunjungan

2.12 PROSES PENYELESAIAN KOMPLAIN

A. DESKRIPSI :

Kegiatan ini berkaitan dengan poses penyelesaian komplain yang disampaikan oleh pemustaka

dan staf terhadap kegagalan yang terjadi dalam layanan perpustakaan. Proses ini bertujuan

untuk menangani keluhan yang disampaikan pemustaka terhadap ketidaknyamanan dalam

layanan perpustakaan guna meningkatkan mutu dalam kepuasan pemustaka.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input adalah: Staf, Form komplain, pemustaka

Proses:

Proses kegiatan ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan PRO-PP-19 tentang

penanganan komplian pelanggan, Proses ini dimulai dari:

- Pemustaka yang mengajukan komplain dengan mengisi form komplain di website

http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint

- Staf penanganan komplain merespon dan mencatat di dalam logbook serta memberi

respon awal kepada pemustaka bahwa komplain diterima dan akan di segera di proses

Page 32: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

32 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Staf penanganan komplain menganalisa dan mengidentifikasi komplain untuk

diteruskan ke unit kerja terkait

- Unit terkait yang di teruskan komplain menyelesaikannya dan meneruskan kembali ke

staf penanganan komplain

- Staf penanganan keluhan menginformasikan kepada pemustaka bahwa komplain yang

di ajukan telah selesai dan meminta persetujuan untuk closing

- Jika jawaban pengaju komplain belum sesuai, maka pemustaka mengajukan kembali

komplain kepada staf penanganan komplain

- Jika pengaju komplain merasa puas, maka komplain di closed, setelah komplain selesai

ditangani, staf penanganan komplain menyerahkan laporan hasil komplain ke bidang

manajemen mutu

Output: Penyelesaian komplain, kepuasan pemustaka, dan laporan komplain.

Pengendalian:

Proses pengendalian ini dilakukan oleh kabid pelayanan pemustaka yang mengkoordinir segala

proses pada pelayanan. Proses ini dikendalikan pula oleh bidang manajemen mutu yang

menganalisa laporan komplain dengan mencari akar permasalah dan koreksi menyeluruh

terhadap komplain yang diterima untuk mencegah terjadinya komplain yang sama dikemudian

hari. Hal ini berkenaan dengan proses tindakan perbaikan dan pencegahan pada bidang

manajemen mutu.

Persyaratan:

- Komplain harus berkenaan dengan perpustakaan

- Komplain dapat di closing jika pemustaka yang mengajukan komplain menerima

penyelesaian

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses kegiatan ini berhubungan dengan personal seperti pemustaka atau staf yang mengajukan

komplain, namun penerusan komplain akan di ajukan ke bidang unit lainnya yang di ajukan

komplain oleh pengaju komplain, sehingga proses ini berhubungan dengan semua bidang

layanan yang ada di perpustakaan. Bidang layanan tersebut Administrasi/tata usaha,

perencanaan dan pengembangan sistem, pelayanan teknis, dan pelayanan pemustaka.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Adapun resiko yang dapat terjadi pada proses ini adalah tidak semua keluhan yang disampaikan

pelanggan dapat terselesaikan dengan baik, seperti keluhan pemustaka terhadap komputer yang

kurang untuk digunakan mahasiswa. Proses pengendalian terhadap resiko yang tidak dapat

diselesaikan dengan baik ini dilakukan dengan cara menganalisa kembali dan mencari solusi,

jika keluhan pemustaka tentang komputer yang kurang, maka staf penanganan komplain akan

meneruskan ke pimpinan.

Page 33: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

33 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Pengaju complain yang merasa kurang puas dengan solusi penyelesaian komplain yang tidak

terselesaikan dengan baik, maka staf penanganan komplain meminta maaf dan

menginformasikan hambatan yang menyebabkan keluhan tersebut tidak terselesaikan dengan

baik, serta staf penanganan komplain menganalisa dan menginformasikan kembali jika ada info

terbaru terhadap proses keluhan.

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika masih terjadi komplain setelah diselesaikan, maka akan di proses kembali oleh staf

penanganan komplain sampai komplain di setujui untuk closing.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Informasi terdokumentasi pada proses ini:

- Form pengajuan komplain

- Logbook komplain

- Laporan penyelesaian komplain

- PRO-PP-19 tentang prosedur penanganan komplain pelanggan

- IK-PP-19-01 berisi intruksi tata cara layanan komplain pelanggan

2.13 LAYANAN DIGITAL CORNER

A. DESKRIPSI

Layanan digital corner merupakan layanan yang membantu pemustaka yang memerlukan

informasi tentang produk digital di UPT. Perpustakaan Unsyiah seperti portal knowledge,

pembuatan akun off campus proxy dan menyelesaikan permasalahan apabila ditemukan

kendala dalam melakukan akses portal aplikasi perpustakaan yang berhubungan dengan

produk digital. layanan ini juga menyediakan koleksi CD-ROM yang dapat dimanfaatkan

pemustaka dan layanan print center.

B. INPUT – PROSES– OUTPUT

Input: Staf, pemustaka, produk digital.

Proses:

Adapun proses kegiatan dalam layanan digital corner ini berpanduan pada prosedur yang telah

ditetapkan, yaitu: PRO-PP-11 tentang pelayanan digital corner, PRO-PP-12 tentang pelayanan

CD-ROM, PRO-PP-13 berisi prosedur tentang pembuatan video dan PRO-PP-17 tentang

layanan print center. Tahap proses pada layanan ini adalah:

- Apabila ada pemustaka yang menanyakan informasi dan cara mengakses produk digital

perpustakaan seperti portal aplikasi perpustakaan, CD-ROM, dll maka staf digital corner

akan menjelaskan dan memberikan informasi tentang portal aplikasi tersebut

Page 34: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

34 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Jika pemustaka menemukan kendala dalam mengakses produk digital, maka staf digital

corner membantu menyelesaikan permasalahan akses tersebut

- Staf digital corner memberikan saran kepada pemustaka untuk mendaftar kelas literasi

informasi apabila pemustaka memerlukan panduan detail mengenai akses layanan

digital seperti portal aplikasi perpustakaan

- Untuk proses pembuatan video, staf digital melakukan kegiatan ini apabila ada

permintaan dari atasan, video dibuat menggunakan aplikasi pembuatan video.

Untuk panduan pelaksanaanya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang sudah ditetapkan yaitu

:

- IK-PP-11-01 Tata Cara Akses Portal Aplikasi Perpustakaan

- IK-PP-11-02 Tata Cara Pendaftaran Online off campus proxy

- IK-PP-11-03 Pembuatan Account off campus proxy Dosen dan Mahasiswa

- IK-PP-11-04 Tata Cara Setting Account off campus proxy

- IK-PP-11-05 Tata Cara Pendaftaran Online Kelas Literasi Informasi

- IK-PP-11-06 Tata Cara Upload TGA Melalui Website ETD

- IK-PP-11-07 Permasalahan User Login Website ETD

- IK-PP-11-08 Tata Cara Compress PDF

- IK-PP-12-01 Tata Cara Peminjaman CD-ROM

- IK-PP-12-02 Tata Cara Pengembalian CD-ROM

- IK-PP-13-01 Tata Cara Pembuatan Video Dokumentasi kegiatan

- IK-PP-17-01 Tata Cara Layanan Print Center

Semua proses tersebut dapat dilihat secara online pada halaman repository UPT Perpustakaan

Unsyiah ( http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 )

Output: Pemustaka dapat memanfaatkan layanan digital dengan baik

Pengendalian:

Proses pengendalian ini dilakukan oleh Kabid Pelayanan Pemustaka yang mengkoordinir segala

proses pada pelayanan. Proses ini dikendalikan pula oleh bidang manajemen mutu yang

menganalisa laporan- laporan di layanan digital corner, baik statistik pengunjung, komplain

terhadap akses portal digital seperti log in ETD dan lain-lainnya. Pengendalian juga dilakukan

dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah,

Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang menjelaskan urutan langkah

kerja yang harus dilaksanakan.

Persyaratan

Adapun persyaratan dalam proses ini adalah:

- Pemustaka yang membuat akun off campus proxy sudah harus terdaftar sebagai anggota

perpustakaan

- Wajib melakukan traksaksi peminjaman minimal 1 kali traksaksi bagi mahasiswa

- Wajib memiliki email berdomain unsyiah.ac.id bagi dosen

- Peminjaman koleksi CD-ROM harus meninggalkan KTM sebagai jaminan

Page 35: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

35 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Mengisi buku kunjungan layanan digital corner

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Dalam proses kegiatan ini bidang digital corner hanya behubungan dengan layanan sirkulasi,

karena transaksi peminjaman yang dilakukan oleh pemustaka merupakan bahagian dari layanan

sirkulasi yang menjadi salah satu syarat untuk pendaftaran akun off campus proxy bagi

mahasiswa.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Adapun resiko yang dapat terjadi pada proses kegiatan di layanan digital corner ini adalah:

- Pemustaka yang tidak dapat mensetting proxy

- Pemustaka yang lupa password ETD

Adapun pengendalian resiko yang terjadi dilayanan ini adalah:

- Staf digital membantu mensetting proxy untuk dapat digunakan

- Staf digital mereset kembali password pemustaka agar dapat digunakan kembali

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Dalam proses penyelesaian akun off campus proxy, staf digital corner mempunyai target waktu

penyelesaian proses dalam waktu 1 kali 24 jam. Apabila ada pemustaka yang merasa kurang

puas dengan pelayanan digital corner, maka staf bidang digital corner meminta maaf dan

mengevaluasi kembali proses kegiatan pada bidang tersebut berkoordinasi dengan Kabid

Pelayanan Pemustaka.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang merasa tidak puas dengan layanan ini maka dapat mengajukan keluhan secara

online melalui website http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint

Keluhan akan di proses oleh staf penanganan keluhan, dan diteruskan ke kepala bidang yang di

ajukan komplain untuk diselesaikan, jika telah diselesaikan staf penanganan keluhan akan

menghubungi pemustaka yang mengajukan keluhan.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- PRO-PP-11 tentang pelayanan digital corner

- PRO-PP-12 tentang pelayanan CD-ROM

- PRO-PP-13 berisi prosedur tentang pembuatan video

- PRO-PP-17 tentang layanan print center

- IK-PP-11-01 tentang tata cara akses portal aplikasi perpustakaan

- IK-PP-11-02 tentang tata cara pendaftaran online of campus proxy

- IK-PP-11-03 tentang pembuatan account off campus proxy dosen dan mahasswa

- IK-PP-11-04 tentang tata cara setting account off campus proxy

- IK-PP-11-05 tentang tentang tata cara pendaftaran online kelas literasi informasi

- IK-PP-11-06 tentang tata cara upload TGA melalui web site ETD

- IK-PP-11-07 tentang permasalahan user login website ETD

- Ik-PP-11-08 tentang tata cara compress PDF

- IK-PP-12-01 Tata Cara Peminjaman CD-ROM

Page 36: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

36 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- IK-PP-12-02 Tata Cara Pengembalian CD-ROM

- IK-PP-13-01 Tata Cara Pembuatan Video Dokumentasi kegiatan

- IK-PP-17-01 Tata Cara Layanan Print Center

- Form peminjaman dan pengembalian CD

- Buku kunjungan

2.14 LAYANAN DOKUMEN

A. DESKRIPSI

Koleksi dokumen merupakan koleksi ilmiah yang merupakan kumpulan-kumpulan hasil dari

seminar ilmiah, statistik-statistik laporan, dokumen koleksi Aceh. Layanan ini menerapkan

sistem layanan semi terbuka, dimana mahasiswa tidak diizinkan masuk tanpa mengisi buku

kunjungan. Jika pemustaka menginginkan koleksi di bagian ini, maka pemustaka harus mencari

terlebih dahulu di OPAC, jika judul koleksi yang diinginkan tertera di OPAC pemustaka

meminta bantuan pustakawan untuk menelusuri koleksi tersebut. Koleksi pada bagian ini hanya

dapat dibaca di tempat dan di fotocopy jika diperlukan. Pemustaka yang ingin mengcopy koleksi

tersebut harus menitipkan kartu identitas kepada petugas

Input-Proses-Output

Input pada layanan ini adalah Staf,Pemustaka dan KTM/KTA

Proses:

Proses pada layanan ini berdasarkan PRO-PP-18 yang berisi Layanan dokumen, IK-PP-18-01

tentang penggunaan OPAC layanan dokumen dan IK-PP-18-02 tentang fotocopy layanan

dokumen.

Adapun proses dalam dokumen ini adalah sebagai berikut:

Tahap proses pada layanan ini adalah:

- Staf layanan dokumen menerima koleksi dari pelayanan teknis dan menempatlkan di

meja transfer dan mencatat koleksi ke dalam buku ekspedisi

- Staf menerima pemustaka dan mempersilahkan untuk mengisi buku pengunjung serta

mengarahkan pemustaka untuk menggunakan OPAC apabila ingin mencari koleksi

dokumen

- Jika ada pemustaka yang ingin mengfotocopy koleksi dokumen petugas menyerahkan

form fotocopy untuk di isi oleh pemustaka dan meminta kartu identitas

- Selesai memfotocopy, pemustaka mengembalikan form focotocopy kepada petugas dan

petugas menyerahkan kartu identitas pemustaka

Output

Output pada layanan ini ialah:

- Pemustaka dapat memanfaatkan semua koleksi dokumen

Page 37: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

37 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Persyaratan:

Persyaratan bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi di layanan dokumen ialah:

- Pemustaka memiliki KTM/KTA/KTP sebagai jaminan baca tempat

- Koleksi hanya bisa di baca di ruang baca dokumen

- Wajib mengisi buku kunjungan jika ingin membaca koleksi dokumen

- Koleksi hanya boleh di fotocopy dan tidak boleh di pinjam untuk di bawa pulang

- Mengisi form fotocopy koleksi dokumen

B. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan ini berhubungan dengan layanan:

- Counter layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya

- Pelayanan teknis yang mengolah dan mengelola koleksi baik cetak maupun elektronik

- Layanan pemeriksaan barang keluar yang memeriksa bawaan pemustaka

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi dengan

komputer OPAC

- Layanan Fotocopy

C. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Risiko yang terjadi pada layanan dokumen adalah:

- Pemustaka tidak mengisi buku pengunjung bagian layanan dokumen

- Pemustaka tidak memiliki kartu identitas

- Pemustaka tidak melaporkan kepada staf layanan dokumen ketika ingin memfotocopy

koleksi dokumen

- Lembaran koleksi dokumen di robek pemustaka

- Pemustaka tidak menggunakan OPAC untu mencari koleksi dokumen

Pengendalian resiko dalam proses layanan ini adalah:

- Staf mengarahkan pemustaka untuk mengisi buku pengunjung layanan mencari koleksi

dokumen dan menggunakan OPAC untuk mencari koleksi dokumen

- Staf memastikan pemustaka untuk mengisi form fotocopy apabila ingin memfotocopy

koleksi dokumen dan memastikan pemustaka pemustaka mambawa kartu

- Staf layanan koleksi dokumen mengecek setiap halaman koleksi dokumen yang

dikembalikan pemustaka setelah di baca/fotocapy untuk memastikan koleksi dokumen

yang dikembalikan utuh. Jika pemustaka diketahui oleh petugas merobek halaman

koleksi dokumen, maka pemustaka tersebut akan dibawa ke pimpinan untuk di proses

- Staf layanan dokumen mengawasi pemustaka, agar tidak membawa koleksi dokumen

ke ruang lain

D. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA

Kepuasan pemustaka merupakan pengukuran antara harapan dengan kenyataan yang mereka

terima. Dalam hal ini staf layanan dokumen berusaha memberikan pelayanan prima. Bagian

dokumen merupakan layanan semi terbuka, mahasiswa di perbolehkan mencari koleksi sendiri

Page 38: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

38 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

dengan terlebih dahulu mengisi buku kunjungan yang telah disediakan oleh bagian layanan

dokumen. Oleh karena itu pemustaka tidak dapat leluasa memanfaatkan koleksi untuk di pinjam

bawa pulang, jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka petugas meminta maaf

dan memberi pengertian akan kebijakan tersebut.

E. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang tidak puas dengan layanan ini, dapat melaporkan keluhan langsung kepada

Ka.bid pelayanan Perpustakaan Unsyiah, atau pelaporan keluhan secara online pada alamat

uilis.unsyiah.ac.id/complaint. Pengaduan ini akan di proses staf penganganan keluhan dengan

di dasari No PRO-PP-09 tentang penanganan komplain pelanggan dan IK-PP-09-02 tentang

instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan. Keluhan akan diproses 1x24 jam, jika

keluhan sudah di proses, staf penanganan keluhan akan menghubungi pemustaka yang melapor.

F. DOCUMENTED INFORMATION

Dokumen terkait pada layanan ini adalah:

- PRO-PP-18 tentang layanan koleksi dokumen

- IK-PP-18-01 tentang penggunaan OPAC dokumen

- IK-PP-18-02 tentang fotocopy layanan dokumen

- Buku ekspedisi

- Form fotocopy dokumen

- Form tabulasi pengunjung

3 BIDANG PELAYANAN TEKNIS

Bidang pelayanan teknis bertanggung jawab memproses semua tipe koleksi baik tercetak

maupun elektronik yang masuk ke perpustakaan untuk di olah agar dapat dimanfaatkan oleh

pemustaka. Beberapa proses pada layanan ini adalah penanganan koleksi baru, pengelolaan

terbitan berkala, pemeliharaan dan perawatan koleksi, stock opname, dan pengelolaan koleksi

elektronik. Proses-proses tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

3.1 PENANGANAN KOLEKSI

A. DESKRIPSI

Proses pada kegiatan ini berkenaan dengan menangani koleksi bahan pustaka sejak diterima

oleh perpustakaan sampai selesai diproses, dengan urutan menerima bahan pustaka,

menginventaris, mengkatalogisasi, menginput data bibliografi dan membuat kelengkapan bahan

pustaka agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka.

B. INPUT– PROSES-OUTPUT

Input: Daftar buku, koleksi baru, staf, PC, Tag RFID, RFID pad, buku inventaris koleksi

Proses: kegiatan penanganan koleksi baru ini dilakukan sesuai dengan posedur yang telah

ditetapkan yaitu No. PRO-PT-01 tentang penangan koleksi baru. Prosesnya dimulai dari

Page 39: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

39 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

verifikasi koleksi yang diterima, inventarisasi, katalogisasi, input data bibliografi, penempelan

TAG RFID, encoding data, pemberian kelengkapan koleksi dan penyampulan. Proses terakhir

diserahkan kepada bagian pelayanan pemustaka.

Untuk panduan pelaksanaanya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang sudah ditetapkan yaitu

IK No. PT-01-01 tentang pemeriksaan kesesuaian koleksi, IK No. PT-01-02 tentang verifikasi

koleksi, IK No. PT-01-03 tentang inventarisasi koleksi, IK No. PT-01-04 tentang proses

katalogisasi, IK No. PT-01-05 tentang proses pelebelan koleksi, IK No. PT-01-06 tentang

pemasangan TAG RFID dan encode. Semua proses tersebut dapat dilihat pada halaman

repository UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala secara online di

http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37

Output: Koleksi baru dapat dimanfaatkan oleh pemustaka

Persyaratan:

Adapun persyaratan pada proses ini adalah:

Input:

- Daftar harus sesuai dengan koleksi yang diserahkan

- Koleksi yang diterima jelas sumbernya

Output:

- Data bibliografi koleksi baru harus valid

- Data bibliografi koleksi dipublikasi ke Online Public Acess Cataloque (OPAC)

Pengendalian

Proses pengendalian ini dilakukan dengan tiga tahapan.

- Pada tahap pertama, kepala bidang pelayanan teknis melakukan final check data

bibliografi buku yang telah diinput ke dalam database. Ini berguna, untuk memastikan

data bibliografi buku sudah valid.

- Pada tahap kedua, staf pelayanan teknis mengecheck nomor inventaris buku yang sudah

diencode ke dalam TAG RFID.Dengan proses info tag tersebut dapat dipastikan data

yang dimasukkan sesuai atau valid.

- Pada tahapan ketiga, Kepala Bidang Pelayanan Pemustaka melakukan finalisasi akhir

berupa pengecekan data bibliografi dan publikasi ke Online Public Access Cataloque

(OPAC).

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses penanganan koleksi berhubungan dengan beberapa bidang layanan lain, seperti:

- Bidang Administrasi/Tata Usaha dalam hal penerimaan daftar koleksi baru

- Perencanaan terkait pengusulan koleksi baru

- Pengembangan Sistem terkait pengendali sitem software SLIMS pengolahan koleksi

- layanan pemustaka untuk dilakukan publikasi dan penyaji koleksi yang sudah di olah

Page 40: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

40 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

D. PENGENDALIAN RISIKO

Ada beberapa resiko yang terjadi pada proses penanganan koleksi baik koleksi baru maupun

koleksi lama yaitu:

- kesalahan katalogisasi

- kesalahan pengentrian data bibliografi,

- tidak terpasang tag RFID,

- Tag RFID rusak,

- Salah nomor panggil pada label buku.

Pengendalian terhadap risiko yang dapat terjadi tersebut dengan cara:

- melakukan pengecekan kembali data bibliografi seluruh koleksi baru sebelum di

serahkan kepada bagian pelayanan teknis

- penanganan terhadap TAG RFID yang rusak dapat dilakukan dengan cara menggantikan

TAG RFID yang baru

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika terjadi ketidaksesuaian, maka koleksi harus ditarik segera dan diselesaikan dalam waktu

1x24 jam. Hal ini agar pemustaka puas dengan adanya penanganan cepat terhadap koleksi yang

bermasalah sehingga koleksi dapat digunakan kembali oleh pemustaka.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka dan staf yang mengajukan complaint tersedia form complaint yang dapat di akses

melalui web uilis.unsyiah.ac.id/complaint, pengajuan tersebut akan diproses sesuai dengan

PRO-PP-19 penanganan komplain pelanggan dan IK-PP-19-01 tata cara penanganan komplain.

G. DOCUMENTED INFORMATION :

- PRO-PT-01 tentang penangan koleksi baru

- IK No. PT-01-01 tentang pemeriksaan kesesuaian koleksi

- IK No. PT-01-02 tentang verifikasi koleksi

- IK No. PT-01-03 tentang inventarisasi koleksi

- IK No. PT-01-04 tentang proses katalogisasi

- IK No. PT-01-05 tentang proses pelebelan koleksi

- IK No. PT-01-06 tentang pemasangan TAG RFID dan encode

- Data bibliografi baru dapat diakses melalui OPAC

- Data statistik buku baru dapat dilihat pada laporan uilis dengan alamat :

http://uilis.unsyiah.ac.id/report

- Logbook complain

3.2 PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA

Page 41: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

41 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

A. DESKRIPSI:

Proses pada kegiatan ini berkenaan dengan penanganan koleksi terbitan berkala sejak diterima

oleh perpustakaan sampai selesai diproses. Terbitan berkala biasanya terbit secara terus-

menerus tidak hanya sekali terbit seperti buku. Pengelolaanya mulai dari menerima koleksi,

menginventaris, memberi subjek, memasang label dan menginput judul artikel kedalam

database. Koleksi terbitan berkala tersebut adalah jurnal, majalah, buletin, dan terbitan harian

lainnya.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: staf, koleksi baru terbitan berkala, daftar koleksi terbitan berkala, PC dan buku inventaris

koleksi

Proses: Kegiatan penanganan koleksi baru terbitan berkala ini dilakukan sesuai dengan

prosedur yang telah ditetapkan yaitu No. Pro-PT.03. Prosesnya dimulai dari menerima koleksi

terbitan berkala, menginventaris, memberi subjek, memasang label dan menginput judul artikel

kedalam database, membuat statistik serial dan terakhir mendistibusikan ke bagian bidang

pelayanan serial.

Untuk panduan pelaksanaanya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang sudah ditetapkan yaitu

IK No. PT-03-01 tentang memilih koleksi berkala, IK No. PT-03-02 tentang proses inventarisasi

koleksi berkala, IK No. PT-03-03 tentang pemasangan label, IK No. PT-03-04 tentang analisis

subjek, IK No. PT-03-05 tentang proses input judul artikel, IK No. PT-03-06 tentang pembuatan

statistik.

Semua proses tersebut dapat dilihat pada halaman repository UPT Perpustakaan Unsyiah secara

online di http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37

Output : Koleksi terbitan berkala dapat dimanfaatkan oleh pemustaka (8.7)

Persyaratan:

Persyaratan dalam proses ini adalah :

- koleksi terbitan berkala yang diterima harus jelas sumbernya

- Terbitan berkala harus bersifat ilmiah artinya memuat artikel yang secara nyata

mengandung data dan informasi yang memajukan pengetahuan, ilmu dan teknologi serta

seni.

- Judul artikel dapat diakses melalui OPAC

Pengendalian:

Pengendalian pada proses ini dilakukan oleh Kabid pelayanan teknis yang mengontrol dan

mengkoordinir segala proses kegiatan di bagian layanan teknis. Proses ini juga dikendalikan

oleh staf pelayanan serial. Staf serial memeriksa kebenaran/validasi subjek yang ditetapkan oleh

staf pelayanan teknis dan label pada koleksi serial sesuai dengan warna yang telah ditentukan.

Warna hitam untuk jurnal ilmiah dan warna hijau untuk majalah ilmiah. Pemeriksaan dilakukan

Page 42: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

42 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

pada saat penyerahan koleksi dari pelayanan teknis ke pelayanan pemustaka. Sedangkan

pemeriksaan validasi data input judul artikel dilakukan oleh kepala bidang pelayanan teknis.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan ini berhubungan dengan:

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS terhadap koneksi

- Digital corner terkait akun jurnal dan tata cara pengolahan jurnal

- Bagian Administrasi/ Tata Usaha terkait pengecekan daftar jurnal baru

- Layanan serial terkait dengan penyerahan jurnal dan pelayanan

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Ada beberapa resiko yang dapat terjadi pada proses pengolahan terbitan berkala yaitu:

- kesalahan pemberian warna label

- kesalahan menganalisis subjek

- kesalahan dalam pengentrian data

Adapun pengendalian yang dilakukan terhadap resiko tersebut adalah:

Kabid pelayanan teknis mengecek dengan teliti, jika ada kesalahan maka, Kabid pelayanan

teknis mengembalikan koleksi terbitan berkala yang keliru untuk diperbaiki oleh staf yang

mengelola terbitan berkala.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika terjadi ketidaksesuaian dalam pengolahan terbitan berkala, maka koleksi serial segera

ditarik dan diperbaiki secepatnya agar koleksi dapat dimanfaatkan kembali dan pemustaka puas

dengan adanya penanganan yang cepat terhadap koleksi serial yang bermasalah sehingga

koleksi serial dapat dimanfaatkan kembali oleh pemustaka.

F. PENANGANAN KELUHAN

Staf layanan serial dapat mengajukan complain langsung secara tertulis kepada petugas

pelayanan teknis, agar dapat di perbaiki langsung oleh staf pengolahan terbutan berkala, dan

complain di catat dalam loogbook agar dapat di proses sebagai bukti dokumen dan untuk di

evaluasi.

Bagi pemustaka yang mengajukan complaint terhadap pengelolaan terbitan berkala, maka

tersedia form complain yang dapat di akses melalui web uilis.unsyiah.ac.id/complaint,

pengajuan tersebut akan diproses sesuai dengan PRO-PP-19 penanganan komplain pelanggan

dan IK-PP-19-01 tata cara penanganan complain.

G. DOCUMENTED INFORMATION :

- PRO-PT-03 Pengelolaan terbitan berkala

- IK-PT-03-01 Memilah Koleksi Berkala

Page 43: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

43 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- IK-PT-03-02 Proses Inventarisasi Terbitan Berkala

- IK-PT-03-03 Pemasangan Label Warna

- IK-PT-03-04 Analisis Subjek

- IK-PT-03-05 Proses Input Data Koleksi Terbitan Berkala

- IK-PT-03-06 Pembuatan Statistik

- PRO-PP-19 penanganan komplain pelanggan

- IK-PP-19-01 tata cara penanganan komplain

- Laporan statistik bulanan

- Logbook complain

- Form daftar koleksi terbitan berkala

- Buku inventaris

3.3 PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN KOLEKSI

A. DESKRIPSI

Proses pada layanan ini adalah kegiatan pemeliharaan dan perawatan koleksi yang menangani

koleksi bahan pustaka yang rusak, agar bahan pustaka yang di miliki oleh perpustakaan awet,

terawat dengan baik, sehingga dapat dimanfaatkan oleh pemustaka. Adapun kegitan pada

bagian ini adalah Staf bagian pelayanan teknis bidang pemeliharaan mengambil koleksi rusak

pada bagian sirkulasi dan melakukan hunting koleksi rusak pada rak-rak buku. Staf me-

nonaktifkan data bibliografi koleksi yang ingin di perbaiki melalui aplikasi http

uilis.unsyiah.ac.id, kemudian memilah sesuai dengan kriteria yang akan diperbaiki seperti

disampul dan di jilid, setelah selesai staf mengelompokkan koleksi menurut nomor klasifikasi

dan meletakkan koleksi pada rak masing-masing

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input : staf, bahan perbaikan koleksi dan koleksi rusak

Proses :

kegiatan penanganan pemeliharaan koleksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah

ditetapkan berdasarkan NO. PRO-PT-04 tentang pemeliharaan dan perawatan koleksi, dimulai

dari staf bagian pelayanan teknis, bidang pemeliharaan mengambil koleksi rusak pada bagian

sirkulasi dan melakukan hunting koleksi rusak pada rak buku. Staf pemeliharaan me-

nonaktifkan data bibliografi koleksi yang ingin di perbaiki untuk informasi pada database

OPAC, kemudian memilah sesuai dengan kriteria yang akan diperbaiki seperti disampul dan di

jilid, setelah selesai staf mengelompokkan koleksi menurut nomor klasifikasi dan meletakkan

koleksi pada rak masing-masing.

Page 44: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

44 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Untuk panduan pelaksanaanya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang sudah ditetapkan yaitu

IK NO. PT-04-01 tentang perbaikan koleksi rusak, IK No.PT-04-02 tentang penarikan koleksi

rusak, IK No. PT-04-03 tentang disable dan enable koleksi. Semua proses tersebut dapat dilihat

secara online dengan alamat http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections .

Output : Koleksi rusak dapat dimanfaatkan kembali

Pengendalian

Proses pengendalian ini dilakukan oleh staf bidang pemeliharaan yaitu dengan cara

menonaktifkan seluruh koleksi yang akan diperbaiki melalui aplikasi http//uilis.unsyiah.ac.id,

agar informasi status koleksi di OPAC dapat diketahui oleh pemustaka. Setelah selesai, seluruh

koleksi tersebut diaktifkan kembali agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka.

Persyaratan :

Dalam proses ini koleksi yang ditarik dengan kriteria sebagai berikut:

- Koleksi rusak

- Sampul rusak

- Label buku/ call number rusak

- Cover buku rusak

- Lembaran buku ada yang lepas

- Lembaran buku yang robek

- TAG RFID rusak

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan ini berhubungan dengan:

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS terhadap koneksi

- Semua bidang pelayanan pemustaka

- Tata Usaha/Administrasi yang menyediakan bahan untuk memperbaiki koleksi rusak

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Resiko yang terjadi pada proses pemeliharaan koleksi adalah:

- Kelembaban udara

Kelembaban ideal untuk bahan kertas adalah 40-50% dan untuk film 20-3-%. Kelembaban

diatas 65% menyebabkan bahan pustaka capat rusak, sedangkan suhu udara yang tinggi dan

lembab menyebabkan buku mudah ditumbuhi oleh jamur.

Kelembaban udara dapat dikurangi dengan cara memberi ventilasi yang baik, memasang

exhaustfan atau bila mungkin memasang AC.

- Sinar matahari langsung

Koleksi yang terkena sinar matahari secara langsung menyebabkan tulisan-tulisannya mudah

rusak/hilang.

Page 45: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

45 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Hal ini dapat diatasi dengan cara pemasangan gorden pada jendelan agar koleksi terlindungi.

- Hewan/serangga

Serangga (rayap) merupakan faktor yang paling besar resiko terhadap kerusakan koleksi.

Serangga (rayap) dapat dicegah dengan cara menjaga kebersihan ruangan. Tetapi jika serangga

(rayap) sudah menyebar keseluruh koleksi harus dilakukan fumigasi.

- Manusia

Manusia yang tidak bertanggung jawab merupakan perusak yang paling berat, karena tidak

hanya menyebabkan kerusakan tetapi juga hilangnya bahan pustaka.

Penjagaan yang ketat sangat diperlukan untuk menghadapi perusak yang satu ini yaitu dengan

cara koleksi yang dipinjam, jika dikembalikan harus diperiksa oleh staf sirkulasi untuk

memastikan koleksi tersebut lengkap lembaranya dan dalam keadaan baik.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika koleksi yang telah di perbaiki masih ditemukan terdapatnya kesalahan pada perbaikan,

maka koleksi segera ditarik dan diselesaikan dalam waktu maksimal 1x24 jam. Setelah koleksi

selesai ditangani dengan benar, maka koleksi langsung dikembalikan staf pemeliharaan dan

perawatan pada tempat semula koleksi di tarik.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka dan staf yang mengajukan complaint tentang koleksi rusak yang ditemukan dan

belum ditangani dapat melaporkan langsung kepada staf yang bertugas dibagian layanan

tersebut atau helpdesk. Selanjutnya staf yang bertugas pada pelayanan akan melaporkan kepada

Kabid pelayanan teknis dan segera ditangani oleh staf pemeliharaan dan perawatan untuk segera

di perbaiki dan dapat dimanfaatkan kembali oleh pemustaka. Koleksi rusak yang dilaporkan

dan ditarik staf akan di catat pada log book/buku catatan untuk diselesaikan dan sebagai

dokumentasi.

G. DOCUMENTED INFORMATION :

- PRO-PT-04 tentang pemeliharaan dan perawatan koleksi

- IK NO. PT-04-01 tentang perbaikan koleksi rusak

- IK No.PT-04-02 tentang penarikan koleksi rusak

- IK No. PT-04-03 tentang disable dan enable koleksi

- Loogbook perbaikan koleksi

3.4 PROSES WEEDING KOLEKSI DAN STOCK OPNAME

A. DESKRIPSI

Weeding ini merupakan kegiatan pengeluaran sejumlah koleksi dari jajaran rak. Koleksi yang

di weeding adalah koleksi yang dianggap tidak relevan lagi, terlalu banyak eksemplarnya, sudah

Page 46: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

46 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

ada edisi baru, koleksi yang sudah rusak, usia terbit (tahun terbit). Weeding ini juga bertujuan

memberikan penyegaran terhadap koleksi perpustakaan.

Kegiatan stock opname adalah perhitungan fisik persediaan koleksi. Stock opname bertujuan

untuk mengetahui kebenaran catatan dalam data bibliografi yang merupakan salah satu fungsi

sistem pengendalian intern.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf, Koleksi, Data bibliografi

Proses: Kegiatan proses weeding ini dilakukan dengan empat tahapan :

- Tahap pertama menentukan kriteria koleksi weeding, antara lain: koleksi yang sudah

tidak relevan, terlalu banyak eksemplarnya, sudah ada edisi baru, koleksi rusak berat

dan usia terbit.

- Tahap kedua menyeleksi dan menarik koleksi yang di weeding dari jajaran rak koleksi.

- Tahap yang ketiga membuat daftar pengelolaan hasil weeding (berita acara).

- Tahap ke empat mengumpulkan koleksi yang di weeding pada suatu tempat untuk

dihadiahkan dan selebihnya di jadikan koleksi klasik.

Dengan demikian koleksi akan mudah diakses dan dapat dimanfaatkan sebagai sumber

informasi yang akurat, relevan, dan up to date.

Kegiatan proses stock opname di mulai dari print out daftar bibliografi koleksi, kemudian di

sesuaikan dengan koleksi yang ada di jajaran rak koleksi. Jika ada koleksi yang tidak sesuai,

akan ditarik untuk dientri kembali agar sesuai dengan data bibliografi. Koleksi yang sudah

selesai di entri, akan difinal check awal oleh Kabid. Pelayanan teknis dan di lanjutkan oleh

Kabid. Pelayanan pemustaka untuk melakukan pengecekan akhir serta dipublikasikan kembali

ke OPAC.

Output:

- Koleksi yang tersedia di rak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.

- Kesesuaian data koleksi yang ada di rak sesuai dengan data base OPAC.

Pengendalian:

- Koleksi weeding ditetapkan berdasarkan kriteria, yaitu Koleksi yang tidak relevan,

koleksi yang terlalu banyak eksemplarnya, adanya edisi baru, koleksi yang rusak dan

tahun terbit.

- Stock opname yang tidak sesuai dengan data bibliografi akan ditarik dan dientri kembali.

Persyaratan:

Input:

Page 47: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

47 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Tersedianya sumberdaya manusia yang kompeten

- Tersedianya koleksi yang mudah diakses dan dimanfaatkan oleh pemustaka.

Output:

- Tersedianya koleksi di rak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.

- Tersedianya koleksi yang sesuai dengan data bibliografi

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

- Proses weeding koleksi ini melibatkan bidang layanan pemustaka, untuk memantau

koleksi yang di weeding.

- Proses stock opname ini berhubungan dengan bidang perencanaan dan pengembangan

sistem untuk update database.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Koleksi yang sudah di weeding diseleksi sekali lagi oleh koordinator yang telah

dipilih/ditetapkan. Dalam menyeleksi koleksi weeding harus teliti agar tidak terjadi kesalahan

weeding koleksi.

Koleksi stock opname yang tidak sesuai dientri kembali, kemudian dilakukan final check oleh

Kabid. Pelayanan teknis dan Kabid. Pelayanan pemustaka serta dipublikasi kembali di OPAC.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika masih ada kriteria koleksi weeding dijajaran rak koleksi, maka koleksi tersebut akan segera

ditarik dari jajaran rak.

Jika masih ada koleksi stock opname di rak yang tidak sesuai dengan data bibliografi, maka

akan segera ditarik dan di entri ulang.

F. PENANGANAN KELUHAN

Complain: Koleksi weeding dan stock opname masih ada dijajaran rak koleksi.

G. DOCUMENTED INFORMATION:

- Laporan daftar koleksi weeding

- Laporan daftar koleksi stock opname

3.5 PENGELOLAAN KOLEKSI ELEKTRONIK

A. DESKRIPSI :

Kegiatan mengolah data bibliografi koleksi elektronik/digital. Koleksi elektronik yaitu koleksi

ETD (LKP, skripsi, thesis, disertasi elektronik) dan Unsyiana dalam bentuk teks atau gambar.

untuk dapat dimanfaatkan oleh pemustaka melalui katalog online atau aplikasi lainnya.

Page 48: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

48 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Proses mengelola koleksi elektronik ETD di mulai dari menerima koleksi ETD dari bidang

pelayanan pemustaka (sirkulasi). Kemudian proses katalogisasi meliputi penentuan subjek dan

kata kunci, memilih tipe koleksi (LKP,SKR, THS, DTH). Proses terakhir mentransfer data ke

OPAC.

Pengelolaan koleksi unsyiana di mulai dari penerimaan data bibliografi yang dihasilkan dan

terkait dengan unsyiah. Penerimaan melalui google allert, humas biro unsyiah, hasil penelitian

dosen, karya ilmiah mahasiswa unsyiah, Tsunami Memoir yang merupakan kumpulan memoar

dari tsunami terkait dengan Universitas Syiah Kuala (koleksi ini dikelola oleh TDMRC, unit

penelitian dan Perpustakaan Pusat) dan dokumen lainnya. Selanjutnya mencantumkan data

bibliografi koleksi meliputi judul, subjek, deskripsi berita. Terakhir mengupload ke dalam

website unsyiana.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: staf, PC data koleksi elektronik

Proses: Kegiatan pengelolaan koleksi elektronik ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang

telah ditetapkan yaitu No. PRO-PT-07 tentang pengelolaan koleksi elektronik. Dimulai dari

penerimaan koleksi elektrorik, pemprosesan koleksi elektronik, dan kegiatan publikasi kepada

pemustaka. Untuk koleksi ETD dapat di akses http://etd.unsyiah.ac.id/. Koleksi unsyiana dapat

di akses pada http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/. Koleksi elektronik dapat dimanfaatkan oleh

pemustaka melalui katalog online atau aplikasi lainnya.

Koleksi ETD dimulai dari penerimaan data bibliografi, proses katalogisasi, dan transfer data ke

OPAC. Untuk pelaksanaannya terdapat dalam Instruksi kerja (IK) tata cara pengelolaan koleksi

elektronik, didalam IK No.IK – PT – 07 – 01. Untuk koleksi ETD dimulai Membuka alamat

ETD http://uilis.unsyiah.ac.id. Selanjutnya Masukan username dan password lalu “ enter” . Klik

menu pengolahan. Pilih menu koleksi yang belum terklasifikasi . Pilih koleksi yang tahun

masuk pertama pada halamn terakhir. Buka judul ETD lalu klik menu edit dan memasukan data

bibliografi (fakultas,tempat terbit dan tahun terbit). Untuk membuka full teks klik di nama

mahasiswa . Lalu melakukan analisis subyek mulai dari judul, kata pengantar, daftar isi,

pendahuluan, bibliografi, membaca sebahagian teks. menentukan kata kunci . Memilih tipe

koleksi ( SKR, LKP, THS dan DTH). Terakhir mentransfer ke OPAC.

Koleksi unsyiana di mulai dari penerimaan data bibliografi yang dihasilkan dan terkait dengan

unsyiah. Penerimaan artikel melalui google allert, pidato rektor, pengukuhan guru besar, hasil

penelitian dosen, Tsunami Memoir dan dokumen lainnya. Selanjutnya mencantumkan data

bibliografi koleksi meliputi judul, subjek, deskripsi berita. Terakhir mengupload ke dalam

website unsyiana.

Output: Koleksi elektronik terkelola dan dapat dimanfaatkan oleh pemustaka

Pengendalian:

Page 49: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

49 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Proses pengendalian pada pengelolaan koleksi ETD dilakukan dengan dua tahapan. Tahap

pertama, staf pelayanan teknis melakukan pengecekan ketersediaan koleksi di OPAC. Pada

tahap kedua kepala bidang layanan teknis melakukan pengecekan akhir terhadap koleksi yang

sudah di proses. Meliputi pengecekan kesesuaian data bibliografi melalui aplikasi ETD.

Proses pengendalian pada pengelolaan koleksi unsyiana dilakukan dengan dua tahapan. Tahap

pertama, staf pelayanan teknis memastikan konten yang di upload sudah dapat di akses dengan

mengklik browse all item di http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/. Tahap kedua kepala bidang

layanan teknis melakukan pengecekan akhir terdadap koleksi unsyiana yang telah di proses.

Meliputi pengecekan kesesuain bibliografi melalui website unsyiana.

Persyaratan:

Input:

- Tersedianya sumberdaya manusia yang kompeten

- Koleksi ETD sudah selesai diverifikasi full-text oleh bagian sirkulasi

- Tersedianya konten unsyiana

Output:

- Artikel ETD yang selesai di proses dapat di akses melalui website

http://etd.unsyiah.ac.id

- Artikel unsyiana dapat dimanfaatkan oleh pemustaka pada website

http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses ini berhubungan dengan layanan lain seperti:

- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS terhadap koneksi

- Koleksi ETD berhubungan dengan layanan sirkulasi

- Pemerikasaan koleksi ETD yang diterima untuk di proses oleh bidang layanan teknis.

- Koleksi unsyiana berhubungan dengan humas biro Unsyiah. Koleksi unsyiana di

terima dari bidang humas Unsyiah.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Adapun resiko yang dapat terjadi dalam proses kegiatan ini:

- Kesalahan dalam menentukan subjek

- Kesalahan dalam penentuan tipe koleksi elektronik

- Koneksi jaringan dan sistem bermasalah

Pengendalian yang dilakukan terhadap resiko ini ialah:

- Kabid pelayanan teknis mengecek kembali, jika ada yang keliru pada pengelolaan

koleksi elektronik maka Kabid pelayanan teknis meminta staf yang bertugas pada

proses tersebut untuk memperbaiki

Page 50: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

50 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Staf pengelolaan koleksi elektronik melapor pada staf bidang pengembangan

sistem untuk memperbaiki jaringan atau siste yang bermasalah

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Koleksi elektronik seperti ETD merupakan koleksi elektronik yang di publish atas izin penulis,

tetapi ada sebahagian koleksi ETD yang tidak di publish, hal ini menyebabkan pemustaka

merasa kurang puas. Dalam menangani masalah ini staf yang bertugas memberikan penjelasan

tentang kebijakan Embargo ETD, yang memberikan hak kepada penulis untuk mempublish

hasil karya atau tidak. Selanjutnya staf mengarahkan pemustaka untuk menelusuri koleksi ETD

lain yang di publish dengan subjek yang sama.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang mengajukan complain tersedia form complain yang dapat diakses melalui web

http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/login.php. Pengajuan tersebut akan di proses sesuai PRO-

PP-19 yang di mulai dari penerimaan complain, pemberian respon awal, mendelegasikan

penyelesaian complain, penyelesaian dan penyampaian hasil ke administrator,

menginformasikan hasil complain kepada pemustaka. Complaint yang diterima akan di catat

dalam logbook complaint.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- No. PRO-PT-07 tentang pengelolaan koleksi elektronik

- IK-PT-07 yang berisi instruksi kerja pada pengelolaan koleksi elektronik

- PRO-PP-19 tentang prosedur penanganan komplain

- IK-PP-19-01 berisi instruksi tata cara penanganan komplain

4 BIDANG LAYANAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM

4.1 PROSES PENGEMBANGAN KOLEKSI

A. DESKRIPSI:

Proses pengembangan koleksi meliputi kegiatan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan

sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Proses ini berkaitan dengan kegiatan dalam

menentukan koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi kebutuhan pustaka

berdasarkan civitas akademika Unsyiah.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf, koleksi Baru, stakeholders.

Proses: Proses pengembangan koleksi ini dilaksanakan sesuai dengan NO. PS-01 yaitu

prosedur yang dimulai dari pembuatan form pengusulan buku secara online yang berisi identitas

Page 51: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

51 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

pengusul dan judul buku sesuai form. Selanjutnya Staf PPS membuka google drive untuk

melihat respon dari pengusulan buku tersebut. Staf PPS melakukan verifikasi judul buku yang

diusul dengan ketersediaan buku yang ada di perpustakaan melalui OPAC. Selajutnya Staf PPS

membuat daftar buku yang dibutuhkan berdasarkan verifvikasi. Langkah terakhir menyerahkan

daftar buku ke bagian tata usaha untuk di tindaklanjuti.

Output: Penambahan koleksi baru untuk pengembangan

Pengendalian:

Pengendalian terhadap proses pengembangan koleksi ini dilakukan oleh pimpinan dan

berdasarkan analisa hasil survey relevansi kebutuhan serta form pengusulan online. Proses ini

memberi kesempatan langsung kepada tenaga pendidik dan mahasiswa aktif untuk

mengusulkan koleksi sesuai dengan mata kuliah yang relevan, agar koleksi dapat termanfaatkan

secara efektif.

Persyaratan:

Pengembangan koleksi dapat dilakukan

- Setelah form pengusulan koleksi baru disetujui oleh pimpinan

- Budget yang memadai

- Adanya hasil analisa survey relevansi kebutuhan

- Adanya usulan koleksi baru dari civitas akademika

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses pengembangan koleksi ini berhubungan dengan:

- Bidang tata usaha untuk pembelian buku

- Bidang layanan teknis yang mengolah koleksi baru

- Bilang layanan pemustaka yang mendistribusikan koleksi

Program studi sebagai pengusul koleksi

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Resiko yang dapat terjadi pada proses ini adalah:

- Buku yang di usulkan tidak tersedia pada penerbit

- Buku yang diterima tidak sesuai dengan pesanan

- Koleksi (hadiah) bukan berdasarkan kebutuhan sehingga koleksi tidak termanfaatkan

secara efektif dan efisien.

Pengendalian yang dilakukan terhadap resiko ini:

- Jika buku tidak tersedia pada penerbit, staf akan mencari stok di toko buku

- Menghubungi kembali penerbit jika buku yang di kirim tidak sesuai dengan pesanan

- Mengevaluasi kebutuhan dan mengadakan koleksi berdasarkan hasil survey.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Page 52: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

52 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Jika terjadi ketidaksesuaian pada koleksi yang diusulkan, maka bidang perencanaan akan segera

mengusulkan kembali dengan membuat daftar desiderata.

F. PENANGANAN KELUHAN

Pemustaka yang mengajukan complaint dapat mengisi form complaint melalui web

http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint, pengajuan tersebut akan diproses oleh staf penanganan

complain dan diteruskan kepada Kabid. Perencanaan dan pengembangan sistem untuk di kaji

kembali dan dicarikan solusi, setelah ditemukan solusi Kabid. Perencanaan menyerahkan hasil

penyelesaian keluhan pada staf penanganan komplain untuk menghubungi pemustaka yang

mengajukan keluhan.

G. DOCUMENT INFORMATION :

- Form pengusulan buku baru.

- Daftar usulan pembelian buku baru

- PRO- PS-01 tentang prosedur proses pengembangan koleksi

- IK-PS-01-01 yang berisi instruksi tata cara pengisian form survey

4.2 PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEGIATAN TAHUNAN

A. DESKRIPSI

Penyusunan program dan kegiatan tahunan adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau

lebih kegiatan, yang dilaksanakan oleh suatu organisasi sebagai upaya untuk

mengimplementasikan strategi dan kebijakan dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran suatu

organisasi.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input : Staf, Term of Reference (TOR), Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan RKAT

Proses: Proses penyusunan program dan kegiatan sesuai dengan PRO-PS-02 tentang

penyusunan rencana program kegiatan tahunan . Proses ini dimulai dari permintaaan

penyusunan program dan kegiatan, kemudian di inventarisir sesuai kebutuhan. Selanjutnya

melakukan taskfoce untuk pembagian tugas untuk program dan kegiatan berdasarkan perioritas

kebutuhan. TOR program dan kegiatan yang telah diseleksi dimasukkan ke draf RKAT BOPT

dan diserahkan ke pimpinan untuk di review, selanjutnya draf RKAT BOPT tersebut diserahkan

ke bidang tata usaha untuk ditindaklanjuti.

Output: Kegiatan tahunan yang telah direncanakan berdasarkan TOR, dana untuk program

kegiatan tahunan

Persyaratan :

Input:

- TOR disusun berdasarkan kebutuhan setiap bidang layanan setelah dilaksanakan rapat

kerja.

- Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) akan disusun setelah adanya TOR.

Output:

Page 53: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

53 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Kegiatan akan diselenggarakan sesuai TOR.

- Dana yang tersedia

Pengendalian:

- Penyusunan program dan kegiatan tahunan (Raker) dikendalikan berdasarkan

kebutuhan masing-masing bidang layanan.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

- Proses penyusunan program kegiatan tahunan berhubungan dengan semua bidang

layanan untuk melakukan taskfoce dalam menentukan prioritas kebutuhan, selanjutnya

akan dibahas dalam rapat tahunan.

- Proses penyususunan progran dan kegiatan tahunan juga berhubungan langsung dengan

bidang tata usaha untuk menindak lanjuti RKAT yang sudah disusun tersebut.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Adapun resiko dalam proses ini adalah:

- Anggaran tidak disetujui berdasarkan usulan yang telah diajukan

- Perubahan program kegiatan

Pengendalian terhadap resiko dengan cara:

- Mengusulkan kembali pada tahun berikutnya.

- Revisi TOR untuk diusulkan kembali

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Apabila terjadi ketidaksesuaian dalam penyusunan program dan kegiatan tahunan maka Kabid.

Perencanaan akan melakukan evaluasi dengan pimpinan terhadap kegiatan tersebut.

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika ada keluhan dari staf dalam penyusunan program dan kegiatan tahunan, maka staf dapat

melaporkan langsung ke Kabid. Perencanaan, selanjutnyan Kabid. Perencanaan akan

berkoordinasi dengan pimpinan dalam penyelesaian keluhan.

G. DOCUMENTED INFORMATION :

- Term of Reference (TOR)

- Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan RKAT

- Laporan Kegiatan

- PRO-PS-02 Penyusunan rencana program tahunan

4.3 PROSEDUR PEMELIHARAAN JARINGAN, HARDWARE DAN SOFTWARE

A. DESKRIPSI:

Prosedur pemeliharaan jaringan, hardware, dan software adalah suatu upaya untuk menjaga,

melindungi, mengendalikan, memperbaiki, menanggulangi dan mengembangkan sistem yang

Page 54: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

54 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

ada. Pemeliharaan ini diperlukan untuk meningkatkan efisisensi dan efektivitas kinerja sistem

yang ada agar penggunaannya dapat optimal.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input:

- Staf, Kabel UTP/LAN, Switch, Mikrotik, Router Wireless/Wifi

- Server, PC, printer, UPS, Self loan station, Gate

- Driver, Portal Aplikasi, Database slim, ETD, Unsyiana,

Proses:

- Proses pemeliharan jaringan dilakukan dengan pengecekan jaringan melalui mikrotik

secara rutin setiap hari untuk memastikan stabilitas jaringan.

- Proses pemeliharaan hardware dilakukan pengecekan dan pembersihan secara berkala

minimal dua bulan sekali sehingga perangkat tersebut masih layak digunakan.

- Proses pemeliharaan software dilakukan dengan cara membackup dan mengecek data

secara rutin setiap hari sehingga data tersebut tetap terjaga dan aman.

- Selanjutnya apabila menerima form keluhan dari semua unit layanan baik keluhan

jaringan, hardware dan software staf IT akan segera menindaklanjuti.

Output:

- Konektivitas jaringan yang stabil dan optimal

- Perangkat hadware yang terjaga sesuai dengan fungsi dan opersionalnya.

- Memastikan kesesuaian dengan kebutuhan fungsionalitas teknis.

Persyaratan:

- Harus ada topologi jaringan

- Petugas yang berkompeten

- Tersedianya repository backup data

Pengendalian: Pengendalian dilakukan oleh staf IT yang bertugas memeriksa dan memelihara

secara berkala terhadap jaringan, perangkat hardware dan software.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN:

Proses pemeliharaan ini berhubungan dengan semua unit layanan lainnya yang ada di

Perpustakaan Unsyiah berdasarkan kebutuhan dan keluhan.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Beberapa resiko yang dapat terjadi pada proses ini ialah:

- Untuk jaringan, resiko yang dapat terjadi adalah koneksi yang tidak stabil.

- Untuk hardware, resiko yang dapat terjadi adalah rusaknya pada bagian perangkat.

Mengecek kondisi bagian perangkat yang rusak, apabila tidak dapat diperbaiki akan

diserahkan ke teknisi luar.

Page 55: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

55 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Untuk software, resiko yang dapat terjadi adalah trouble. Melakukan Maintenace dan

troubleshooting terhadap data.

Pengendalian yang dilakukan ialah:

- Melakukan pemeriksaan melalui topologi jaringan untuk melihat titik permasalahan

- Mengecek kondisi bagian perangkat yang rusak, apabila tidak dapat diperbaiki akan

diserahkan ke teknisi luar

- Mengecek kondisi bagian perangkat yang rusak, apabila tidak dapat diperbaiki akan

diserahkan ke teknisi luar

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Apabila terjadi ketidaksesuaian dalam proses ini seperti jaringan yang tidak terkoneksi, software

dan hardware yang bermasalah, maka staf atau pemustaka dapat menyampaikan langsung

kepada staf IT, selanjutnya akan dilakukan perbaikan secepatnya oleh Staf IT.

F. PENANGANAN KELUHAN

Apabila ada unit layanan yang tidak puas dapat mengisi form pengaduan dan diserahkan ke staf

pengembangan sistem untuk di tindak lanjuti sesuai dengan keluhan. keluhan tersebut ditindak

lanjut dalam jangka waktu 1x 24 jam.

G. DOCUMENTED INFORMATION :

- Form pengaduan

- Form pemeliharan perangkat jaringan dan server

- PRO-PS-03 Pemeliharaan jaringan hardware dan software

- IK-PS-03-01 Daftar informasi keluhan sistem

- IK-PS-03-02 Pengecekan mikrotik

- IK-PS-03-03 Pemeliharaan jaringan

- IK-PS-03-04 Pemeliharaan software

- IK-PS-03-05 Pemeliharaan hardware

4.4 PENGEMBANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN

A. DESKRIPSI:

Pengembangan aplikasi perpustakaan merupakan proses penyusuaian sistem yang lama untuk

meningkatkan sistem yang sudah ada guna menunjang kegiatan operasional organisasi.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf, SLiMS, Omeka,Wordpress, SIP2

Proses: Proses kegiatan ini di mulai berdasarkan kebutuhan pemustaka, pustakawan, pimpinan

KA Perpustakaan. Proses ini dimulai dari staf IT menerima laporan keluhan dari staf baik

langsung maupun melalui staf penanganan keluhan, setelah mendapatkan laporan, staf IT

Page 56: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

56 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

mengidentifikasi permasalah tersebut, jika masalah berasal dari UPT.TIK maka staf IT

menghubungi pihak TIK, selanjutnya staf IT merencanakan desain yang cocok untuk

menanggapi masalah dan melakukan pengujian kelayakan desain program, jika masih terdapat

keluhan dari staf tentang pengujian maka staf IT akan mengindentifikasi ulang.

Output:

- Aplikasi SLiMS yang sudah siap digunakan

- Aplikasi website yang sudah ONLINE dipublic

- Sambungan SIP2 yang telah terintegrasi dengan database SLiMS

- Repository Unsyiana yang siap di publish

Pengendalian:

Pengendalian dilakukan oleh staf IT dengan:

- Memastikan Aplikasi tersebut dapat dikembangkan

- Meningkatkan keamanan Website

- Melakukan Backup database dan aplikasi pada server luar dan server lokal

Persyaratan:

Adapun persyaratan dalam proses ini meliputi:

- Adanya sistem aplikasi perpustakaan

- Petugas yang berkompeten

- Tersedianya repository backup data

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN:

Proses pemeliharaan ini berhubungan dengan semua unit layanan lainnya berdasarkan

kebutuhan dan keluhan.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Resiko yang dapat terjadi berupa:

- Program aplikasi yang tidak berjalan dengan baik

- Server backup data yang tidak memadai

- Jaringan yang bermasalah dari UPT.TIK

Pengendalian yang dilakukan ialah:

- Mengidentifikasi kembali program aplikasi yang tidak berjalan dengan baik

- Menambah server yang baru

- Melaporka segera ke UPT.TIK untuk diperbaiki

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Apabila Terjadi ketidaksesuaian terhadap proses pengembangan aplikasi, maka staf IT akan

segera melakukan indentifikasi dan perbaikan sistem dalam waktu secepatnya.

Page 57: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

57 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

F. PENANGANAN KELUHAN

Setiap unit layanan yang tidak puas dalam pengembangan aplikasi dapat melaporkan secara

langsung kepada staf IT atau melalui link http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/. Pengaduan ini

diproses segera dalam waktu 1x24 jam.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- Daftar pengembangan system

- PRO-PS-04 tentang prosedur pengembangan aplikasi perpustakaan

- IK-PS-04-01 tentang daftar informasi keluhan aplikasi

- IK-PS-04-02 tentang pengecekan aplikasi

- IK-PS-04-03 tentang perbaikan aplikasi

- IK-PS-04-04 tentang pengujian aplikasi

- Form pengajuan keluhan

5 BIDANG LAYANAN ADMINSTRASI DAN TATA USAHA

5.1 PERSURATAN

A. DESKRIPSI

Proses persuratan dapat dibagi menjadi dua proses, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat

masuk adalah surat yang diterima oleh perpustakaan yang berasal dari pribadi maupun

organisasi/ Instusi. Surat keluar adalah surat yang dikirimkan atau dikeluarkan oleh

perpustakaan atas instruksi pimpinan kepada pihak terkait baik pribadi maupun

organisasi/Instusi. Surat masuk dan keluar di proses berdasarkan kebutuhan baik internal

maupun eksternal.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input dalam proses ini adalah staf, PC, surat dan stakeholder/ pihak pengirim.

Proses:

Proses persuratan dijalankan berdasarkan -PRO-TU-01 tentang Pengendalian surat masuk dan

keluar dan IK-TU-01 yang berisi instruksi kerja pada proses persuratan. Langkah pertama staf

mengidentifikasi dan mensortir surat masuk dengan memisahkan surat dinas dan surat pribadi.

Jika surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan sedangkan surat dinas

diagendakan kedalam buku agenda surat masuk dan surat keluar. Jika surat yang membutuhkan

balasan maka staf akan membalas surat sesuai dengan intruksi pimpinan.

Untuk panduan pelaksanaan indtruksi pada setiap tahap proses bagian persuratan dapat dilihat

di Dokumen IK Sistem Manajemen Mutu atau secara online di

http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 . Adapun nomor instruksi kerja bagian

persuratan IK-TU-01-01 berisi instruksi pengendalian surat masuk dan keluar, IK-TU-01-02

tentang pensdistribusian surat, IK-TU-01-03 tata cara Paperless Office (PLO) surat.

Page 58: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

58 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Output:

surat masuk dan keluar di UPT. Perpustakaan Unsyiah terorganisir dan terkendali dengan baik

sesuai perihal dan tujuannya.

Pengendalian:

Proses kegiatan ini dikendalikan oleh Kasubbag Tata Usaha dan Peraturan Menteri Dalam

Negeri No.38 tahun 2005 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Departemen Dalam Negeri.

Persyaratan:

Kegiatan ini juga memiliki syarat tertentu yang harus diperhatikan. Pada pengetikan surat harus

disesuaikan dengan format dan aturan yang telah ditetapkan oleh Instansi/Organisasi.

Selanjutnya harus mencantumkan nama dan alamat pengirim serta perihal yang jelas. Proses

persuratan di bagian tata usaha memiliki target waktu penyelesaian surat keluar selama satu

hari.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Kegiatan persuratan memiliki hubungan dengan semua bidang layanan yang ada di

perpustakaan. Ada empat bidang layanan lainnya di perpustakaan, yaitu pelayanan pemustaka,

teknis, perencanaan dan pengembangan sistem dan manajemen mutu. Hal ini dikarenakan surat

masuk dan keluar di perpustakaan bersifat pribadi, kelompok maupun organisasi. Staf

persuratan akan memproses surat berdasarkan insturksi dari atasan.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO

Setiap kegiatan memiliki resiko yang perlu dikendalikan. Salah satu resiko yang mungkin

terjadi pada proses persuratan adalah surat yang dikirimkan oleh staf tidak diterima oleh yang

bersangkutan. Oleh karena itu staf memastikan nama dan alamat penerima benar-benar valid

dan jelas.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan terhadap pengguna atau pihak terkait dikarenakan

kendala internal maupun eksternal yang terjadi, sehingga staf tidak dapat menyelesaikan sesuai

target. Maka staf akan langsung meminta maaf pada pihak terkait dan berjanji akan segera

diselesaikan.

F. PENANGANAN KELUHAN

UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala memiliki software complaint yang dapat diisi

pemustaka dan staf yang memiliki kendala atau ketidakpuasan terhadap layanan yang diberikan

bagian persuratan. Alamat software complain tersebut adalah:

http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/login.php, jika staf mempunyai keluhan atau ketidakpuasan

terhadap layanan yang diberikan bagian persuratan, maka staf dapat melapor kepada staf bagian

persuratan.

Page 59: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

59 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

G. DOCUMENTED INFORMATION

Informasi terdokumentasi pada bagian ini adalah

- buku agenda surat masuk dan keluar

- PRO-TU-01 tentang pengendalian surat masuk dan keluar

- IK-TU-01-01 tentang instruksi pengendalian surat masuk dan keluar

- IK-TU-01-02 tentang pensdistribusian surat

- IK-TU-01-03 tentang tata cara Paperless Office (PLO) surat.

5.2 SARANA DAN PRASARANA

A. DESKRIPSI

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan

tujuan. Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang utama

terselenggaranya suatu proses. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti

komputer dan mesin. Sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak

bergerak seperti gedung.

Adapun sarana dan prasarana dibagian tata usaha perpustakaan Unsyiah merupakan bagian yang

mengelola segala administrasi perlengkapan barang-barang yang ada diperpustakaan, seperti :

permintaaan barang, pembelian, pengecekan dan penyimpanan asset-asset perpustakaan.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input dalam proses ini adalah pemustaka, stakeholders, staff dan aset perpustakaan

Proses ini dijalankan berdasarkan PRO-TU-04 tentang perencanaan pengadaan aset dan bahan

PRO-TU-05 tentang pelayanan penggunaan aset dan bahan PRO-TU-06 tentang perbaikan

sarana dan prasana dan IK-TU-06-01 tentang pelaksanaan tugas tehnisi luar, IK-TU-06-02

tentang tata cara pengecekan barang dan inventaris kantor.

Proses pertama, Staf mengecek barang inventaris perpustakaan di setiap lantai tiga bulan sekali.

Jika ditemukan barang yang rusak atau penambahan barang baru, maka staf mengisi form

pengadaan barang. Untuk permintaan terhadap penggunaan sarana dan prasarana oleh pengguna

internal maupun eksternal, maka pengguna wajib mengisi form permintaan yang disediakan.

Selanjutnya staf melaporkan kepada kepala sub bagian tata usaha untuk diteruskan kepada

pimpinan. Setelah ada persetujuan dari pimpinan, maka staf memproses permintaan

berdasarkan kebutuhan.

Output: Terpenuhinya kebutuhan staf, pemustaka dan pengguna umum yang menggunakan

aset perpustakaan, sehingga segala proses yang berlangsung berjalan dengan lancar.

Page 60: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

60 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Pengendalian: Proses ini dikendalikan langsung oleh Kepala dan Kasubbag Tata Usaha yang

memiliki wewenang dan berhak menyetujui pembelian, penggunaan ataupun permintaan

terhadap sarana dan prasarana yang ada di Perpustakaan Unsyiah.

Persyaratan

Proses ini memiliki beberapa syarat dalam penggunaannya. Untuk peminjaman ruang, semua

staf dan pemustaka wajib membuat akun peminjam dengan mengikuti langkah-langkah yang

tersedia di web peminjaman. Sedangkan permintaan sarana staf perpustakaan wajib mengisi

form permintaan dan disetujui oleh atasan.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Kegiatan ini memiliki hubungan dengan semua bidang layanan yang ada di perpustakaan,

dikarenakan proses sarana dan prasarana ini sangat dibutuhkan oleh semua staf dan semua

bidang layanan guna kelancaran segala proses yang ada di perpustakaan. Layanan-layanan

tersebut adalah pelayanan teknis, pelayanan pemustaka, manajemen mutu serta perencanaan

dan pengembangan sistem.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Adapun resiko pada proses peminjaman ruangan adalah

- adanya pengguna yang tidak menjaga kebersihan setelah pemakaian ruangan

- adanya pengguna ruangan yang telah memboking ruangan, tetapi tidak jadi di

pergunakan, sehingga menghambat pengguna lain yang ingin menggunakan ruangan

tersebut

Adapun pengendalian resiko pada bagian ini adalah:

- pengguna harus memberikan deposit sebagai jaminan untuk menjaga kebersihan

- pengguna yang sudah meng booking ruangan harus menandatangani surat pernyataan

pemakaian reuangan(tata tertib pemakaian ruangan)

- Setelah pemakaian ruang, staf memeriksa kembali ruangan yang telah dipakai

berdasarkan surat pernyataan, dan memastikan tidak adanya sampah yang ditinggalkan

oleh pengguna ruang

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Apabila pengguna ruangan merasa tidak puas terhadap pelayanan pada bagian peminjaman

ruangan, maka pengguna melapor langsung ke staf peminjaman ruangan untuk di evaluasi,

selanjutnya staf meminta maaf kepada pengguna ruangan atas ketidaknyaman.

F. PENANGANAN KELUHAN

Apabila ada pengguna yang tidak puas atau memiliki kendala pada proses sarana dan prasarana,

maka pengguna dapat melaporkan kebagian administrasi tata usaha atau mengisi form

complaint online. Alamat software complain tersebut adalah:

http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/login.php.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- Buku inventaris barang

Page 61: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

61 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- surat pernyataan penggunaan ruangan

- form kerusakan

- form pembelian

- PRO-TU-04 perencanaan pengadaan aset dan bahan

- PRO-TU-05 pelayanan penggunaan aset

- PRO-TU-06 perbaikan sarana dan prasana

- IK-TU-06-01 pelaksanaan tugas tehnisi luar

- IK-TU-06-01 pelaksanaan tugas tehnisi luar

5.3 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. DESKRIPSI

Proses pengelolaan administrasi kepegawaian adalah mengelola seluruh aktivitas atau kegiatan

yang berkaitan dengan semua staf. Pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi, verifikasi

data Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) pegawai, kenaikan pangkat pegawai,

pencatatan penerimaan paket koleksi dan pengendalian kehadiran serta absensi.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf dan dokumen.

Proses ini dijalankan berdasarkan PRO-TU-07 berisi pengendalian kehadiran dan absen, PRO-

TU-08 berisi pengendalian DP3 pegawai, PRO-TU-09 berisi prosedur kenaikan pangkat, dan

IK-TU-07-01 berisi menginput data di pringer print.

Dalam pengendalian kehadiran absensi staf, dimulai dari staf yang melapor berhalangan hadir

(sakit) kepada staf kepegawaian. Staf kepegawaian memberikan form kepada staf yang

bersangkutan untuk diisi, jika staf berhalangan hadir karena sakit, maka staf wajib melampirkan

surat keterangan sakit dari dokter, apabila sakit sudah lebih dari 3 (tiga) hari kerja. Proses

selanjutnya staf kepegawaian meminta persetujuan pimpinan untuk disetujui dan diinput ke data

absensi kepegawaian.

Untuk proses cuti, staf kepegawaian membuat usulan ke bagian kepegawaian rektorat untuk

disetujui. Sedangkan untuk proses verifikasi DP3, semua staf menyerahkan berkas kebagian

kepegawaian untuk dinilai dan disetujui oleh pimpinan.

Pada proses kenaikan pangkat pegawai, semua staf mengusulkan dan melengkapi dokumen

kenaikan pangkat dan diserahkan ke bagian kepegawaian tata usaha perpustakaan, untuk

diperiksa kelengkapan dokumen oleh Kasubbag tata usaha. Kasubbag tata usaha melampirkan

surat pengantar yang akan ditandatangani oleh pimpinan. Setelah pimpinan menandatangani

surat pengantar tersebut, staf kepegawaian mengirim dokumen beserta surat pengantar ke

bagian kepegawaian rektorat.

Page 62: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

62 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Output dari proses ini adalah agar setiap kegiatan yang berkenaan dengan staf terorganisir dan

terkendali dengan baik, guna untuk kelancaran segala proses kegiatan yang berlangsung di UPT.

Perpustakaan Unsyiah.

Pengendalian: Proses ini dikendalikan oleh kasubbag tata usaha, pimpinan dan peraturan

menteri PP.No.12 Tahun 2002 yang merupakan perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 99

Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil, UU No. 8 Tahun 1974 Tentang

Pokok-Pokok Kepegawaian, sebagaimana telah diubah dengan UU No.43 Tahun 1999..

Persyaratan: Pada pengajuan cuti tahunan, staf dibolehkan mengajukan cuti setahun sekali,

dengan syarat tidak boleh melebihi dari delapan hari. Sedangkan berhalangan hadir dikarenakan

kurang sehat (sakit) yang melebihi dari 3 (tiga) hari, maka staf wajib melampirkan surat

keterangan dokter.

Untuk proses kenaikan pangkat, pegawai harus melengkapi berkas sesuai dengan syarat yang

diminta atau ditetapkan agar dapat mengajukan usulan kenaikan pangkat di lingkungan UPT.

Perpustakaan Unsyiah.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Pengelolaan administrasi kepegawaian tidak memiliki hubungan dengan bidang layanan

perpustakaan yang lain yang ada di perpustakaan, karena proses kepegawaian ini bersifat

personal. Namun, staf kepegawaian memiliki hubungan dengan pihak lain, yakni bagian

kepegawaian Rektorat.

D. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Apabila terjadi hal yang tidak menyenangkan dibagian pengelolaan administrasi kepegawaian,

staf meminta maaf pada pihak yang bersangkutan.

E. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Adapun resiko pada proses ini meliputi

- apabila staf kepegawaian lupa memberikan form izin /sakit

- Berkas DP3 terlambat diproses oleh kepegawaian, menghambat pengusulan

pangkat/jabatan.

Resiko yang dapat terjadi dibagian ini adalah apabila staf kepegawaian lupa memberikan form

izin /sakit yang telah diisi oleh staf ke kasubbag tata usaha/pimpinan untuk disetujui dan

dimasukkan kedalam Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). Oleh karena itu staf

kepegawaian memastikan form yang telah diisi staf langsung diberikan ke kasubbag tata usaha

/pimpinan setelah di isi oleh staf yang bersangkutan.

Adapun pengendalian resiko pada proses ini meliputi

- staf kepegawaian memastikan form yang telah diisi staf langsung diberikan ke kasubbag

tata usaha /pimpinan setelah di isi oleh staf yang bersangkutan.

- Staf kepegawaian setiap awal tahun harus segera memproses berkas DP3 staf

Page 63: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

63 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

F. PENANGANAN KELUHAN

Apabila staf merasa kurang puas terhadap layanan yang diberikan oleh bagian kepegawaian,

staf bisa langsung menyampaikan keluhan kepada staf kepegawaian dan staf kepegawaian

meminta maaf dan bejanji akan menyelesaikan segera

G. DOCUMENTED INFORMATION

Informasi terdokumentasi pada bagian ini adalah

- file pengarsipan

- dokumen kepegawaian

- form berhalangan hadir

- PRO-TU-07 tentang Pengendalian kehadiran dan absen

- PRO-TU-08 tentang Pengendalian DP3 pegawai

- PRO-TU-09 tentang Prosedur kenaikan pangkat

- IK-TU-07-01 tentang Menginput data di pringer print.

5.4 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN

A. DESKRIPSI

Pengelolaan administrasi keuangan merupakan suatu bagian yang meliputi proses pengelolaan,

pengendalian, dan penyimpanan baik pemasukan atau pengeluaran di UPT. Perpustakaan

Unsyiah.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf Keuangan, stakeholders dan dokumen.

Proses ini di jalankan sesuai dengan PRO-TU-10 tentang proses pengamprahan pembelian

barang, PRO-TU-11 tentang proses pengamprahan honor kegiatan, -PRO-TU-12 tentang

pengamprahan honorarium kantor, -PRO-TU-13 tentang pengendalian pembuatan SPPD dan

IK-TU-11-01 tentang pengisian sistem informasi keuangan, IK-TU-11-02 menjurnalkan

transaksi keuangan, kegiatan ini dimulai dari staf keuangan menerima daftar Rincian Kertas

Kerja Anggaran (RKA-KL) dari bagian Perencanaan dan Pengembangan Sistem atas intruksi

dari Pimpinan.

Staf keuangan mulai mempersiapkan kwitansi pencairan dana sesuai dengan kode yang sudah

ditentukan pada RKA-KL unit kerja masing-masing. Setelah dokumen lengkap maka staf

melakukan input data kedalam sistem keuangan (SIMKEU). Selanjutnya staf keuangan

mengirimkan berkas ke bagian keuangan rektorat. Setelah diproses dibagian keuangan rektorat,

maka petugas keuangan rektorat memanggil staf keuangan unit untuk pengambilan dana.

Selanjutnya staf keuangan melakukan proses pencatatan dan pengarsipan dokumen.

Page 64: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

64 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Output dari proses ini adalah penerimaan anggaran sesuai dengan perencanaan atau daftar

usulan Rincian Kertas Kerja Anggaran (RKA-KL).

PENGENDALIAN: Proses ini dikendalikan oleh Pimpinan dan RKA-KL di unit kerja masing-

masing.

PERSYARATAN: Untuk kelancaran proses ini, ada beberapa syarat tertentu, seperti: harus

sesuai dengan kode yang sudah ditentukan dalam RKA-KL, sedangkan untuk pembayaran

honor output kegiatan harus disertai dengan surat keputusan (SK) dan daftar hadir kegiatan.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses ini berhubungan dengan bagian perencanaan dan pengembangan sistem di perpustakaan

dan bagian keuangan Rektorat.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Dalam proses ini memiliki resiko yang mesti dikendalikan

- Salah satu resiko yang dapat terjadi adalah keterlambatan pencairan dana dari pihak

keuangan

Adapun pengendalian resiko pada proses ini yaitu

- Staf keuangan melakukan follow up berkas secepatnya untuk menghindari resiko

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Apabila terjadi kesalahan seperti keterlambatan pembayaran maka staf keuangan meminta maaf

pada pihak yang bersangkutan dan akan diproses secepatnya.

F. PENANGANAN KELUHAN

Staf yang memiliki ketidakpuasan terhadap layanan yang diberikan bagian pengelolaan

administrasi keuangan dapat menyampaikan langsung kepada staf keuangan agar dapat segera

di tindak lanjuti

G. DOCUMENTED INFORMATION

Informasi yang terdokumentasi pada bagian pengelolaan administrasi keuangan terdapat pada

buku

- pencatatan keuangan

- kwintansi keuangan

- PRO-TU-10 tentang proses pengamprahan pembelian barang

- PRO-TU-11 tentang proses pengamprahan honor kegiatan

- PRO-TU-12 tentang pengamprahan honorarium kantor

- PRO-TU-13 tentang pengendalian pembuatan SPPD

- IK-TU-11-01 tentang pengisian sistem informasi keuangan

- IK-TU-11-02 tentang menjurnalkan transaksi keuangan

Page 65: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

65 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

6 BIDANG MANAJEMEN MUTU

6.1 PENGENDALIAN DOKUMEN

A. DESKRIPSI

Pengendalian dokumen bertujuan memastikan bahwa informasi yang terdokumentasi

dikendalikan dengan tepat. Pengendalian dokumen mencakup kegiatan yang mengkaji

dokumen sebelum didistribusikan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai

dengan praktek di lapangan, merevisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang

tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan disetujui oleh pimpinan agar

berkomitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya.

Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang

berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja

(stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input adalah pimpinan, staf, dokumen, PC.

Proses:

Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu: NO PRO-PM-01

tentang pengendalian dokumen dan IK PM-01-01 tentang instruksi pengendalian dokumen.

Pengendalian dokumen di Perpustakaan Unsyiah meliputi:

- Mengesahkan dokumen sebelum diedarkan

- Meninjau dan merevisi, serta mengesahkan ulang dokumen

- Mengidentifikasi perubahan dan status revisi terakhir dokumen

- Memastikan ketersediaan dokumen di tempat yang dibutuhkan

- Memastikan dokumen tetap terbaca dan mudah diidentifikasi

- Mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen-dokumen yang berasal dari

luar yang diperlukan oleh perusahaan dalam perencanaan dan operasi sistem

manajemen mutu,

- Mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa dan menerapkan identifikasi yang sesuai

jikadokumentersebut disimpan untuk maksudtertentu

Kegiatan ini dimulai dari pengusulan POB baru atau perubahan oleh staf bidang dan membahas

dengan Kabid manajemen mutu. Kemudian Kabid bagian dan pimpinan mendiskusikan POB

baru atau revisi. POB yang telah disetujui mempertimbangkan alasan revisi atau usulan dan

POB tersebut dicatat dalam daftar induk dokumen. POB dipublikasikan secara online pada web

uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana. Dokumen yang di publish pada web tersebut merupakan dokumen

terkendali, sedangkan POB online yang dicetak (hard copy) menjadi dokumen tidak terkendali,

kemudian ketua manajemen mutu mencatat jika ada dokumen eksternal atau kadaluarsa.

Output: Dokumen yang telah disahkan terkendali dengan baik

Page 66: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

66 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Pengendalian:

Pengendalian terhadap proses ini dilakukan oleh Kabid manajemen mutu dengan cara:

- Manajemen mutu memastikan bahwa dokumen yang diterima sudah final

- Memastikan bahwa penomoran terhadap dokumen tersebut sudah benar baik itu nomor

baru ataupun nomor revisi

- Memastikan keamanan dokumen

- Melakukan pengesahan terhadap dokumen dan segera dipublikasi ke web sebagai

dokumen terkendali

- Untuk dokumen eksternal diberikan stempel “Dokumen Eksternal” dan disimpan oleh

Kabid manajemen mutu

- Dokumen lama harus ditarik dan distempel

- Dokumen Kadaluarsa di simpan ditempat khusus

- Pimpinan bersama Kabid manajemen mutu menentukan masa simpan dokumen

tersebut.

Persyaratan:

- Memastikan kesesuaian identifikasi dan deskripsi (misal judul, tanggal, nomor dll)

- Format pembuatan dokumen (misal bahasa, penulisan, grafik) dan media

- Dokumen disetujui dan disahkan oleh pimpinan

- Nomor POB harus dicatat pada daftar induk dokumen

- Dokumen terkendali di publikasi secara online

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses ini berhubungan dengan semua bidang yang ada di Perpustakaan, dikarenakan seluruh

dokumen setiap bagian dikendalikan oleh bidang manajemen mutu baik itu POB, IK dan

dokumen lainnya. Adapun bidang layanan tersebut adalah Bidang tata usaha, perencanaan,

pelayanan teknis dan pelayanan pemustaka.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Beberapa resiko yang mungkin terjadi adalah:

- Adanya ketidaksesuaian antara dokumen hasil revisi dengan proses kerja terkait

- Kesalahan dalam menentukan status nomor revisi

- Web unsyiana yang memuat dokumen terkendali perpustakaan bermasalah, sehingga

sulit di akses

Pengendalian Resiko yang dilakukan:

- Bidang manajemen mutu memeriksa kembali POB dan menyesuaikan kembali dengan

proses kerja

- Bidang manajemen mutu melakukan kembali pengecekan nomor revisi dokumen dan

melakukan verifikasi secara detail terhadap dokumen yang telah direvisi

- Menyediakan dokumen tercetak satu eks yang tidak terkendali agar dapat di akses jika

situs web unsyiana bermasalah

Page 67: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

67 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika terdapat ketidaksesuaian pada dokumen hasil revisi dengan proses kerja maka dokumen

tersebut akan ditarik untuk direvisi dalam jangka waktu maksimal dua minggu

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika ada keluhan dari staf unit terkait pengajuan POB, IK, atau dokumen baru atau perubahan

dalam rapat internal, dapat langsung melaporkan ke Kabid bagian manajemen mutu, selanjutnya

bagian manajemen mutu akan melakukan evaluasi dan revisi dokumen terkait.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- Pedoman Mutu Perpustakaan Unsyiah

- Manual Operasional Perpustakaan Unsyiah

- Form Daftar Induk Dokumen

- Dokumen yang berisi POB, IK dan Form

- PRO-PM-01 Pengendalian dokumen

- IK-PM-01-01 Pengendalian dokumen

6.2 PENGENDALIAN REKAMAN

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan pemberian standarisasi dalam penanganan rekaman/catatan untuk

menjamin kefektifan pelaksanaan sistem manajemen mutu perpustakaan. Rekaman yang

dimaksud dalam proses ini merupakan hasil dari pelaksanaan pengendalian dokumen misalnya:

daftar induk dokumen, bukti pengesahan dokumen, berita acara pemusnahan dokumen, dan

lain-lain.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf, form, daftar dan lampiran

Proses:

Proses dalam kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu PRO-

PM-02 tentang pengendalian rekaman. Adapun proses ini meliputi :

- Identifikasi tempat penyimpanan rekaman,

- Penanganan dan peminjaman serta penelusuran rekaman,

- Memastikan ketersedian rekaman pada tempatnya,

- Pemusnahan rekaman,

Proses ini dimulai dari proses komunikasi antara ketua bidang manajemen mutu dengan staf

mengenai tata cara penyimpanan rekaman, pimpinan bidang serta staf terkait menjaga rekaman

sesuai penempatannya dan menyerahkan kepada ketua bidang manajemen mutu dokumen yang

perlu dimusnahkan, kemudian pimpinan menetapkan pemusnahan rekaman/dokumen dan ketua

bidang manajemen mutu melakukan pemusnahan serta membuat berita acarah pemusnahan.

Page 68: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

68 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Output: berita acara pemusnahan rekaman/dokumen

Pengendalian:

Proses pengendalian pemusnahan rekaman ini dilakukan dengan cara: ketua bidang manajemen

mutu melakukan verifikasi dengan teliti terhadap usulan pemusnahan rekaman sebelum

dilakukan pemusnahan.

Persyaratan:

- Ketua bidang manajemen mutu melakukan verifikasi dokumen rekaman yang akan di

munahkan

- Membuat daftar dokumen rekaman yang akan di musnahkan

- Membuat berita acara pemusnahan dokumen rekaman

Input : Staf, Form, Catatan rekaman/dokumen.

Output : Berita acara pemusnahan rekaman/dokumen.

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses ini berhubungan dengan semua bidang layanan, dikarenakan rekaman setiap bagian

dikendalikan oleh bidang manajemen mutu seperti daftar induk dokumen, form, dan bukti

pengesahan dokumen dll. Adapun bidang layanan tersebut adalah Bidang tata usaha,

perencanaan, pelayanan teknis dan pelayanan pemustaka

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Adapun resiko yang terjadi meliputi:

- Staf tidak melaporkan proses yang tidak dijalankan lagi, sehingga daftar induk dokumen

kadarluasa tidak ter update

- Kesalahan dalam penentuan dokumen/catatan yang akan dimusnahkan

Adapun pengendalian yang terjadi adalah

- Manajemen mutu mengecek dan mengverifikasi ulang kepada Kabid unit masing-

masing terhadap proses yang tidak dijalankan lagi

- Penyimpanan dalam bentuk data elektronik dan melakukan pengawasan pada saat

pemusnahan dokumen dilakukan

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika masih ada ketidaksesuian dalam pengendalian rekaman, maka ketua bidang manejemen

mutu melakukan pengecekan dan verifikasi terhadap daftar rekaman untuk disesuaikan.

Page 69: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

69 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika ada keluhan dari staf unit terkait pengendalian rekaman manajemen mutu, dapat langsung

melaporkan ke Kabid bagian manajemen mutu, selanjutnya bidang manajemen mutu

mengevaluasi daftar rekaman baik daftar induk dokumen, daftar dokumen yang akan

dimusnahkan dan lainnya, agar tidak terjadi kesalahan dalam mengendalikan daftar rekaman

yang di update atau dimusnahkan.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- PRO-PM-02 tentang pengendalian rekaman

- Berita acara pemusnahan rekaman/dokumen

- Daftar induk dokumen POB, IK dan Form

- Daftar pengesahan dokumen

- Daftar dokumen kadarluasa

6.3 PROSES PEMBUATAN DOKUMEN RENSTRA

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan penyusunan dokumen yang berhubungan dengan visi, misi dan

rencana strategis perpustakaan selama 5 tahun kedepan. Dokumen ini merupakan suatu

dokumen perencanaan yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu

tertentu yang sehubungan dengan tugas dan fungsi unit organisasi yang mencakup visi, misi dan

rencana strategis unit organisasi.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf, Rekaman/Dokumen

Proses:

Kegiatan ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan yaitu: PRO-PM-03 tentang

pembuatan dokumen renstra. Proses kegiatan ini dimulai dari:

- Staf manajemen mutu mengumpulkan data yang dibutuhkan dari unit lain dan hasil

survey dari pemustaka

- Staf manajemen mutu melakukan kajian analisis dokumen dan diskusi dengan tim

perumus renstra

- Selanjutnya Staf manajemen mutu merekapitulasi hasil diskusi dan meminta persetujuan

dari kepala perpustakaan

- Tahap akhir staf manajemen mutu merangkum dan menyelesaikan hasil akhir dari

dokumen renstra

Output: Dokumen Renstra strategis perpustakaan

Pengendalian:

Page 70: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

70 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Proses pengendalian penyusunan renstra ini dilakukan oleh Kepala UPT. Perpustakaan Unsyiah

dengan memeriksa dan mereview kembali dokumen rebstra yang telah di analisis dan

dirumuskan oleh staf manajemen mutu dan tim perumus renstra.

Persyaratan:

- Adanya data dari setiap unit layanan dan pemustaka

- Melakukan survey yang akan di analisis dengan tim perumus renstra

- Dokumen di setujui dan di sahkan oleh Kepala UPT. Perpustakaan Unsyiah

C. HUBUNGANDENGANLAYANAN LAIN

Proses kegiatan pembuatan dokumen renstra berhubungan dengan semua unit layanan yang ada

di UPT. Perpustakaan Unsyiah yaitu: Bidang tata usaha/ Administrasi, perencanaan dan

pengembangan sistem, pelayanan teknis dan pelayanan pemustaka.

D. PENGENDALIANTERHADAP RESIKO

Adapun resiko yang mungkin terjadi adalah:

Tidak semua rencana kerja yang ditetapkan dapat terlaksana dengan baik sehingga terhambat

pencapaian visi dan misi perpustakaan. Adapun pengendalian resiko yang dilakukan adalah

dengan melakukan monitoring dan evaluasi program kegiatan kerja perpustakaan sesuai dengan

rencana strategis perpustakaan.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika dokumen renstra tidak selesai dalam waktu yang telah ditargetkan, maka bidang

manajemen mutu akan menyelesaikan dengan segera dalam kurun waktu 1 bulan.

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika ada keluhan dari unit layanan perpustakaan dalam proses penyusunan renstra, maka Kabid.

manajemen mutu berkoordinasi dengan pimpinan menganalisis kembali data dokumen dari unit

layanan dan pemustaka, selanjutnya mendiskusikan kembali dengan tim perumus renstra untuk

menemukan penyelesaian.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- PRO-PM-03-Pembuatan Dokumen Renstra

- Hasil Survey

- Data yang dikumpulkan dari setiap unit layanan

6.4 PROSES KOMUNIKASI INTERNAL

A. DESKRIPSI

Komunikasi internal pada bidang manajemen mutu ini merupakan proses kegiatan yang

bertujuan memberikan standarisasi terhadap tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam

proses komunikasi internal sehingga layanan perpustakaan terlaksana dengan baik.

Page 71: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

71 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Pimpinan, staf, form daftar hadir, Form notulen rapat, lampiran tupoksi.

Proses:

Proses komunikasi internal ini berdasarkan dengan prosedur yang telah ditetapkan NO PRO-

PM-04 tentang proses komunikasi internal perpustakaan. Kegiatan ini dimulai dari:

- Pimpinan menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing posisi

sturktural dan fungsional pada tupoksi

- Kepala bidang unit layanan menjelaskan kepada staf unit masing-masing terkait tupoksi

yang telah ditetapkan pimpinan

- Mengadakan rapat untuk mendiskusikan pertanyaan terkait kejelasan tugas dan

persoalan operasional

- Kemudian hasil rapat dikomunikasikan kepada semua staf internal

- Jika hasil komunikasi berupa program kerja atau event, maka dipublish secara terbuka.

Output: Program kerja, hasil rapat

Pengendalian:

Proses pengendalian dilakukan oleh ketua bidang manajemen mutu dengan cara memastikan

tugas/tanggung jawab dan wewenang baik struktural maupun fungsional sesuai tupoksi masing-

masing, yang sudah dipahami oleh staf berdasarkan dokumen POB dan IK, sedangkan

persoalan operasional akan dikomunikasikan secara internal dalam rapat bersama pimpinan.

Persyaratan:

- Pimpinan telah menetapkan tupoksi masing-masing baik strukstural maupun fungsional

- Hasil rapat harus di komunikasikan kepada staf terkait

- Hasil rapat yang berupa program kerja atau event dipublikasikan secara terbuka

Output: Program kerja, hasil rapat yang di komunikasikan

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan yang berhubungan dengan proses ini ialah:

- Bidang tata usaha/ administrasi

- Perencanaan dan penegembangan sistem

- Pelayanan teknis

- Pelayanan pemustaka

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO.

Adapun resiko yang dapat terjadi adalah tidak berjalannya komunikasi yang baik antara

pimpinan dengan staf sehingga menghambat pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran. Adapun

pengendalian resiko yang dilakukan dengan cara membangun komunikasi yang terbuka/dua

arah antara pimpinan dengan staf untuk setiap kegiatan/program kerja perpustakaan dengan

Page 72: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

72 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

mengadakan rapat internal disertai daftar hadir dan notulen rapat. Hasil notulen rapat tersebut

di komunikasikan kepada staf terkait.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi internal antara pimpinan dengan staf, maka akan

dilakukan rapat kembali untuk menyelesaikan dan mendiskusikan kesalahpahaman yang terjadi

dan mencari solusi.

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika ada keluhan dari staf dalam komunikasi internal, seperti penetapan tugas tambahan yang

diluar dari tupoksi, maka dapat dikomunikasikan langsung dengan pimpinan pada rapat internal.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- Surat keputusan penatapan tupoksi

- Form notulen hasil rapat

- Form Daftar Hadir

- PRO-PM-04- tentang tanggung jawab wewenang dan komunikasi internal

- Lampiran tupoksi

6.5 PROSES TINJAUAN MANAJEMEN

A. DESKRIPSI

Tinjauan Manajemen adalah evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen mutu

sehubungan dengan isu-isu kualitas, peraturan dan perubahan keadaan. Kegiatan ini bertujuan

untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektifan, dan diselaraskan dengan kebijakan

organisasi. Tinjauan manajemen direncanakan dan dilaksanakan dengan mempertimbangkan:

- Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu

- Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan pada sistem manajemen mutu

- Infomasi kinerja dan keefektifan dari sistem manajemen mutu

- Kecukupan sumber daya

- Keefektifan tindakan yang di ambil ditujukan pada resiko dan peluang

- Peluang peningkatan

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input:

Pimpinan, staf, laporan hasil audit internal, laporan hasil survey, daftar hadir dan notulen

tinjauan manajemen.

Proses:

Page 73: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

73 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan NO PRO-PM-05

tentang tinjauan manajemen. Proses dimulai dari :

- Ketua manajemen mutu berkoordinasi dengan pimpinan menetapkan tanggal

pelaksanaan tinjauan manajemen

- Bidang manajemen mutu menyiapkan data-data untuk pembahasan pada tinjauan

manajemen seperti hasil survey, hasil audit internal dan lainnya yang di anggap perlu

dibahas di tinjauan manajemen

- Bidang manajemen mengundang semua staf untuk hadir pada tanggal yang telah

ditetapkan

- Pimpinan memimpin rapat tinjauan manajemen, kemudian dilanjutkan oleh ketua

bidang manajemen mutu dan ketua audit internal yang memaparkan laporan hasil audit

internal dan laporan hasil survey

- Hasil rapat tinjauan manajemen dikomunikasikan ke pihak terkait

Output:

Hasil tinjauan manajemen yang berupa notulen, yang meliputi:

- Peluang peningakatan

- Keperluan perubahan untuk sistem manajemen mutu

- Kebutuhan sumber daya

Pengendalian:

Pengendalian terhadap proses ini dilakukan oleh pimpinan sebagai atasan dan ketua bidang

manajemen mutu yang menentukan jadwal rapat dan menyiapkan data yang dibutuhkan serta

mencatat materi yang dibahas dan merangkum hasil yang menjadi keputusan rapat.

Persyaratan:

Sebelum tinjauan manajemen direncanakan, ada beberapa hal yang harus dilakukan agar proses

kegiatan tersebut dapat dilaksanakan yaitu:

- Bidang manajemen mutu melakukan survey sebelum tinjauan manajemen

- Bidang manajemen mutu menyiapkan hasil survey

- Melakukan audit internal

- Ketua audit internal menyiapkan laporan audit internal

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Layanan lain yang berhubungan dengan proses kegiatan ini ialah semua layanan yang ada di

Perpustakaan Unsyiah, yaitu:

- Bidang tata usaha/ administrasi

- Perencanaan dan penegembangan sistem

- Pelayanan teknis

- Pelayanan pemustaka

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Adapun resiko yang dapat terjadi pada proses ini, pelaksanaan tinjauan manajemen tidak sesuai

dengan yang ditargetkan, sehingga harus di undur dari jadwal yang seharusnya, kendala yang

terjadi misalnya:

Page 74: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

74 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Survey yang belum selesai dilakukan

- Jadwal audit internal yang tertunda

- Pimpinan yang sedang tugas luar

Pengendalian terhadap resiko ini dilakukan dengan cara, bidang manajemen mutu berkoordinasi

kembali dengan pimpinan untuk menetapkan tanggal tinjauan manajemen setelah melakukan

survey dan audit internal serta menyesuaikan dengan jadwal pimpinan dari tugas luar.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika pada rapat tinjauan manajemen terjadi ketidaksesuaian, maka ketua bidang manajemen

mutu melakukan penyesuaian dan perbaikan langsung pada rapat tinjauan manajemen yang

sedang berlangsung atas persetujuan pimpinan.

F. PENANGANAN KELUHAN

Apabila ada keluhan dari staf dalam rapat tinjauan manajemen, seperti hasil temuan

ketidaksesuaian pada audit internal, maka bidang manajemen mutu dan ketua audit internal akan

melakukan revisi hasil audit atas persetujuan pimpinan.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- PRO-PM-05 tentang tinjauan manajemen

- Laporan hasil audit internal

- Laporan survey

- Form daftar temuan audit internal

- Surat Tugas penyelesaian hasil tindak lanjut audit internal

- Notulen tinjauan manajemen

6.6 PROSES AUDIT INTERNAL

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen mutu

yang berhubungan dengan isu kualitas, peraturan dan perubahan keadaan serta informasi kinerja

yang menjadi masukan dan pembahasan dalam tinjauan manajemen.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Auditor, Auditee, Dokumen, Form, Daftar hadir.

Proses:

Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu NO PRO-PM-06

tentang pelaksanaan audit internal. Proses dimulai dari :

- Pimpinan dan Kabid manajemen mutu mendiskusikan rencana dan tahapan pelaksanaan

audit internal serta membentuk dan mengesahkan tim audit internal

Page 75: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

75 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Pimpinan, Kabid manajemen mutu dan ketua audit internal yang terpilih menetapkan

jadwal dan area audit

- Ketua audit internal melakukan pengarahan kepada tim audit internal

- Kabid manajemen mutu membuat undangan pemberitahuan kepada semua bidang

layanan terkait pelaksanaan audit internal.

- Pimpinan membuka rapat pelaksanaan Audit Internal, serta menjelaskan tahapan dan

area yang akan di audit internal

- Internal Auditor melakukan audit pada area yang telah ditentukan dan mencatat temuan

audit yang kemudian ditandatangani oleh Auditee dan Pimpinan Bidang terkait

- Ketua Tim Internal Auditor melakukan konsolidasi Laporan Audit

Output: Laporan audit, laporan ketidak sesuaian.

Pengendalian: Proses pengendalian ini dilakukan oleh:

- Kabid Manajemen Mutu mengkoordinir pelaksanaan proses audit internal

- Bidang Manajemen Mutu mendampingi internal auditor yang melakukan audit

- Ketua auditor memastikan auditor internal mengaudit dengan benar

Persyaratan:

- Membentuk internal auditor

- Menetapkan jadwal dan area

- Internal Auditor memiliki sertifikat pelatihan audit internal

- Laporan hasil audit siklus sebelumnya

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Prose ini berhubungan dengan semua layanan yang ada di Perpustakaan Unsyiah, yaitu:

- Bidang tata usaha/ administrasi

- Perencanaan dan penegembangan sistem

- Pelayanan teknis

- Pelayanan pemustaka

D. PENGENDALIANTERHADAP RESIKO

Adapun resiko yang dapat terjadi adalah

- Audit internal tidak terlaksana sesuai dengan jadwal, laporan hasil audit tidak selesai tepat

waktu.

Pengendalian terhadap resiko yang dapat terjadi

- Manajemen mutu memonitoring dan memastikan bahwa audit internal berjalandengan

baik dan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan

- Ketua auditor melakukan verifikasi hasil kerja auditor untuk penyelesaian

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Setelah pelaksanaan audit internal, ketua auditor segera membuat laporan hasil audit internal

dan menyelesaikannya dalam 2 minggu, guna untuk menetapkan jadwal pelaksanaan tinjauan

manajemen.

Page 76: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

76 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika ada keluhan dari auditee terhadap auditor yang mengaudit tidak sesuai dengan tupoksi

auditee, maka ketua auditor meminta maaf dan mengarahkan kembali auditor untuk meng audit

auditee sesuai dengan tupoksinya.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- Form Rencana Audit

- Form Checklist Audit

- Form Laporan Audit

- Form Daftar Temuan Audit

- Form Penilaian Auditor

- Form Daftar Hadir

- PRO-PM-06 tentang audit internal

6.7 PROSES PENGENDALIAN LAYANAN KETIDAKSESUAIN

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan proses evaluasi terhadap hasil temuan audit internal maupun

laporan dari staf perpustakaan, menjelaskan secara rinci terhadap uraian ketidak sesuaian dari

temuan dan usulan yang disertai rencana tindakan pencegahan dan perbaikan. Dengan tujuan

sebagai evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen terhadap isu-isu kualitas,

peraturan dan perubahan yang terjadi.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf, Form, Catatan rekaman/dokumen laporan ketidaksesuaian .

Proses:

Kegiatan ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan NO. PRO-PM-07 tentang

pengendalian layanan ketidaksesuain. Kegiatan ini dimulai dari proses Penyusunan Laporan

Ketidaksesuaian (LKS) oleh internal Auditor yang disertai batas waktu jawab dan solusi. Ketua

Tim Internal Auditor bersama Kabid. Manajemen mutu mendiskusikan kelayakan

penyelesaian/jawaban atas LKS tersebut. Kemudian auditor melakukan verifikasi hasil

perbaikan terhadap temuan. Selanjutnya Auditor menyerahkan hasil verifikasi kepada ketua

TIM Internal Auditor dan ketua Kabid. Manajemen mutu untuk vasilidasi hasil. Terakhir Kabid.

Manajemen mutu dan Ketua Tim Internal Auditor menyatakan LKS selesai dan ditutup serta

melaporkan kepada pimpinan.

Output: Dokumen/laporan hasil tindakan pencegahan dan perbaikan.

Pengendalian:

Proses pengendalian ini dilakukan oleh ketua auditor dengan:

Page 77: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

77 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Melakukan analisa terhadap laporan hasil temuan audit internal.

- Memberikan penjelasan terhadap uraian LKS dari temuan atau usulan.

- Membuat rencana mengenai tindakan pencegahan dan perbaikan terhadap

ketidaksesuaian tersebut.

Persyaratan:

- Adanya temuan ketidaksesuain dari hasil audit internal

- Ketidaksesuain telah disetujui oleh auditee

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Adapun layanan yang berhubungan dengan layanan ini adalah:

- Bidang tata usaha

- Perencanaan dan pengembangan sistem

- Manajemen mutu

- Pelayanan teknis

- Pelayanan pemustaka

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO

Adapun resiko yang dapat terjadi dalam prsoses ini adalah Laporan ketidaksesuain tidak dapat

diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

Pengendalian yang dilakukan terhadap resiko yang terjadi adalah Memastikan bahwa semua

ketidaksesuaian yang terjadi benar-benar telah diselesaikan oleh unit yang berkaitan.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika laporan ketidaksesuaian (LKS) tidak selesai pada target waktu yang telah ditentukan, maka

auditor meminta maaf kepada ketua auditor dan menyelesaikan dengan cepat, dikarenakan

pekerjaan yang tidak selesai pada target yang ditentukan akan menghambat jadwal lainnya

seperti tinjauan manajemen, audit eksternal dan lainnya.

F. PENANGANAN KELUHAN

Keluhan yang terjadi pada proses ini biasanya berasal dari auditee yang tidak setuju dengan

temuan internal auditor, oleh karena itu untuk menangani keluhan tersebut, auditor menunda

pembuatakan LKS dan mendiskusikan serta menganalisis kembali temuan tersebut dengan

ketua auditor dan bidang manajemen mutu untuk menentukan apakah hasil temuan tersebut

merupakan ketidaksesuaian atau tidak.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- Laporan ketidaksesuaian

- Daftar Temuan Audit

- Laporan Tindakan koreksi

- PRO-PM-07 tentang pengendalian layanan ketidaksesuaian

- Surat Tugas penyelesaian hasil tindak lanjut audit internal

Page 78: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

78 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

6.8 PROSES ANALISA DATA

A. DESKRIPSI :

Kegiatan ini berkaitan dengan proses mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data-data

internal perpustakaan yang berhubungan seluruh aspek kegiatan perpustakaan. Kegiatan ini

bertujuan sebagai sarana pengumpulan data dan informasi untuk kebutuhan penyelenggaraan

dan evaluasi pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf, Form dan data

Proses: Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu : NO PRO-

PM-08 tentang prosedur analisa data. Kegiatan ini dimulai dari:

- staf manajemen mutu mengidentifikasi kebutuhan data pada setiap unit layanan

- Staf manajemen mutu melakukan sosialisasi kepada unit yang dibutuhkan datanya dan

kemudian mengumpulkan data yang di butuhkan

- Selanjutnya staf manajemen mutu mengolah dan melakukan analisa terhadap semua

data

- Staf manajemen mutu melayani keperluan data baik internal maupun eksternal

- Untuk pedoman pelaksanaannya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang telah

ditetapkan : IK PM-08-01 tentang pengumpulan data dari setiap unit layanan, IK PM-

08-02 tentang pengumpulan data-data UPT Perpustakaan.

Output: Laporan-laporan data

Pengendalian:

Pengendalian terhadap proses kegiatan analisa data ini dilakukan dengan oleh Kabid

manajemen mutu yang mengingatkan staf manajemen mutu yang bertugas mengumpulkan data

untuk melakukan pengumpulan data dari unit terkait setiap awal bulan dan staf yang bertugas

memberikan data untuk menyelesaikan dalam waktu maksimal tiga hari untuk yang terstruktur

dan maksimal lima hari untuk yang tidak terstruktur.

Persyaratan :

- Permintaan data harus disertai surat resmi permintaan data agar dapat di proses

- Untuk permintaan data harus mencantumkan email dan No. HP pada surat

- Pengiriman data per bagian harus dilakukan setiap awal bulan

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses pada layanan ini berhubungan dengan civitas internal maupun eksternal. Adapun layanan

lain yang berhubungan dengan proses kegiatan ini ialah semua bidang layanan yang ada di

Perpustakaan yaitu Bidang tata usaha, perencanaan\ dan pengembangan system, pelayanan

teknis dan pelayanan pemustaka. Layanan lainnya di luar dari pada perpustakaan yang

berhubungan dengan proses ini ialah fakultas dan prodi yang meminta data untuk pengisian

Page 79: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

79 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

borang akreditasi dan universitas non civitas yang penelitian di perpustakaan unsyiah yang

membutuhkan data.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO.

Adapun resiko yang dapat terjadi adalah :

- Pada permintaan data untuk pengisian borang akreditasi prodi, ketersediaan koleksi

yang berkaitan dengan prodi tersebut tersedia dalam jumlah yang minim.

- Pada pengumpulan data, staf tidak mengirimkan data per bagian tepat waktu pada setiap

awal bulan

Pengendalian yang dilakukan adalah:

- Staf manajemen mutu yang bertugas di bagian pemberian data, menginformasikan

kepada prodi terkait untuk mengusulkan koleksi yang relevan dengan kebutuhan prodi

tersebut agar koleksi dapat diadakan oleh perpustakaan

- Staf manajemen mutu yang bertugas di bagian pengumpulan data mengingatkan Kabid

pada setiap unit layanan pada akhir bulan, jika pada awal bulan belum dikirimkan, staf

manajemen mutu memberikan waktu untuk segera mengirimkan sampai tanggal 10 pada

awal bulan.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika dalam permintaan data, koleksi yang diminta tersedia dalam jumlah yang sedikit, maka staf

bidang manajemen mutu meminta maaf dan menginformasikan peminta data untuk

mengusulkan koleksi pada form pengusulan koleksi. Data koleksi tersebut dapat dijadikan

evaluasi bidang manajemen mutu untuk menganalisa kebutuhan koleksi yang relevan dengan

prodi tersebut.

F. PENANGANAN KELUHAN

Keluhan terkait permintaan dan pengumpulan data serta dalam menganalisa data dapat langsung

dilaporkan kepada kabid manajemen mutu. Keluhan tersebut akan di proses segera dengan

meminta arahan pimpinan.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- From pengisian data

- Surat permintaan data

- PRO-PM-08 tentang analisa data

- IK-PM-08-01 berisi instruksi tentang pengumpulan data perpustakaan

- IK-PM-08-02 berisi instruksi tentang pengumpulan data setiap unit layanan

6.9 PROSES TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

A. DESKRIPSI

Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan adalah dua unsur penting yang dilakukan untuk

menjamin sistem manajemen mutu bebas dari potensi yang dapat merugikan instansi dengan

cara mengidentifikasi masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan

pencegahannya, serta melaporkannya kepada top manajemen. Kegiatan ini berkaitan dengan

Page 80: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

80 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

tindakan meminimalisir terhadap ketidaksesuain yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan

layanan perpustakaan, agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input : Staf dan Form

Proses:

Kegiatan ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan yaitu : NO PRO-PM-09

tentang tindakan perbaikan dan pencegahan. Kegiatan ini dimulai dari proses Pemeriksaan

keluhan, saran dan kritik yang diterima juga laporan ketidaksesuain hasil audit oleh Kabid.

Manajemen mutu. Kabid. Manajemen mutu menerima LKS dari Tim Internal Auditor,

pimpinan beserta Kabid. Manajemen mutu dan pimpinan bidang membahas dan memberi

arahan penyelesaian terhadap semua laporan ketidaksesuaian. Kemudian Kabid. Manajemen

mutu membuat permintaan tindakan koreksi dan pencegahan kepada pihak terkait. Proses yang

sudah selesai dikembalikan ke Kabid. Manajemen mutu untuk di arsipkan.

Output: Form ketidaksesuaian

Pengendalian:

Proses pengendalian kegiatan ini dilakukan dengan cara :

- Kabid Manajemen mutu menerima keluhan, saran dan kritik dari pemustaka.

- Melakukan identifikasi terhadap ketidaksesuaian yang berhubungan dengan layanan

yang berkaitan.

- Menetapkan tindakan koreksi yang diperlukan utuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian.

- Menerapkan pengendalian untuk menjamin bahwa tindakan koreksi dilaksanakan

dengan baik.

Persyaratan:

- Adanya laporan ketidaksesuaian dari hasil audit oleh tim internal auditor

- Pimpinan dan Kabid. Manajemen mutu memberi arahan penyelesaian terhadap laporan

ketidaksesuaian

- Kabid. Manajemen mutu membuat tidakan koreksi dan pencegahan kepada semua

bidang layanan

C. HUBUNGAN DENGANLAYANAN LAIN

Layanan ini berhubungan dengan semua bidang layanan di Perpustakaan Unsyiah yaitu:

- Bidang Administrasi/ tata usaha

- Perencanaan dan pengembangan sistem

- Pelayanan teknis

- Pelayanan pemustaka

Page 81: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

81 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO.

Adapun resiko yang dapat terjadi dalam proses ini adalah staf yang ditugaskan untuk

menyelesaikan tindakan perbaikan dan pencegahan tidak menyelesaikan tugas pada tanggal

yang telah di tetapkan dalam surat nota tugas. Adapun pengendalian terhadap resiko ini

dilakukan dengan cara bidang manajemen mutu mengfollow up kembali staf yang ditugaskan

untuk segera menyelesaiakan tugas.

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan staf yang ditugaskan tidak selesai pada

target waktu yang telah ditentukan, maka staf bidang manajemen mutu mengfollow up dan

menambah waktu selama maksimal tiga hari untuk penyelesaian tugas serta mengindentifikasi

jika terdapat kendala yang ditemukan ketika menyelesaikan tugas tersebut.

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika ada keluhan dari staf terhadap tugas tindakan perbaikan dan pencegahan yang ditugaskan

oleh pimpinan, maka staf tersebut dapat melapor ke bidang manajemen mutu. Kabid manajemen

mutu melaporkan dan membahas keluhan tersebut kepada pimpinan, setelah ditemukan

penyelesaiaan, kabid manajemen mutu menginformasikan kepada staf terkait.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- Form tindakan koreksi dan pencegahan

- Form daftar hadir

- Form notulen rapat

- Form permintaan tindakan koreksi dan pencegahan

- PRO-PM-09 tentang tindakan perbaikan dan perbaikan

6.10 PROSES SURVEY PERBAIKAN BERKELANJUTAN

A. DESKRIPSI

Kegiatan ini berkaitan dengan proses penelitian baik terhadap pemustaka maupun staf dengan

menggunakan metode penelitian di seluruh aspek di UPT Perpustakaan. Dengan tujuan sebagai

proses pengumpulan data dalam rangka evaluasi resmi mengenai isu-isu kualitas dalam layanan

perpustakaan. Proses penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan survey menggunakan

angket kuesioner yang bertujuan untuk perbaikan berkelanjutan di Perpustakaan Unsyiah.

B. INPUT-PROSES-OUTPUT

Input: Staf, Form, Kuesioner, Responden.

Proses:

Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan POB PRO-PM-10, prosedur tentang survey perbaikan

berkelanjutan. Proses kegiatan ini dilakukan dengan langkah:

- Staf manajemen mutu menetapkan tema survey dan menentukan metode survey

Page 82: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

82 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

- Staf manajemen mutu membuat instrument survey

- Staf manajemen mutu mengedarkan instrumen kepada responden

- Staf manajemen mutu mengumpulkan instrumen survey, kritik dan saran dari responden

- Staf manajemen mutu mengolah dan menganalisa hasil survey, keluhan, kritik dan saran

- Staf manajemen mutu membuat laporan hasil survey

- Pimpinan dan staf manajemen mutu berdiskusi untuk menemukan solusi atas keluhan,

kritik dan saran serta mencari penyelesaian untuk perbaikan berkelanjutan.

Output: Laporan hasil survey

Pengendalian:

Pengendalian terhadap proses ini dilakukan oleh Kabid. Manajemen mutu dengan cara

memastikan survey yang dilakukan bidang manajemen mutu berjalan dengan baik, dan

memastikan survey yang di edarkan kembali 90%.

Persyaratan:

Persyaratan dalam proses ini ialah:

- Mengikuti pedoman metodologi penelitian

- Sampel di ambil berdasarkan peluang

- Harus ada responden

C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN

Proses kegiatan ini berhubungan dengan responden yang merupakan pemustaka, yang ingin di

ukur tingkat kepuasan untuk perbaikan berkelanjutan di Perpustakaan Unsyiah guna

meningkatkan mutu. Hasil survey yang menerima keluhan, kritik dan saran untuk unit bidang

layanan yang ada di Perpustakaan, maka akan di sampaikan kepada bidang layanan tersebut

baik bidang tata usaha, perencanaan dan pengembangan sistem, pelayanan teknis dan pelayanan

pemustaka.

D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO.

Adapun resiko yang dapat terjadi adalah:

- Responden yang sama

- Angket yang tidak lengkap di isi

- Angket yang tidak kembali setelah di edarkan

Pengendalian terhadap resiko ini dilakukan dengan cara:

- Staf bertanya terlebih dahulu sebelum mengedarkan instrumen angket

- Staf memeriksa kembali angket instrumen saat di kembalikan oleh responden setelah

di isi

- Staf menargetkan waktu pengisian pada responden yang di edarkan kemudian akan di

ambil kembali pada waktu yang ditergetkan

E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA

Jika survey yang dilakukan tidak selesai pada target waktu yang telah ditentukan, maka staf

bidang manajemen mutu menambah waktu pengedaran angket dengan mempersingkat waktu

pembuatan laporan hasil survey sehingga proses kegiatan survey selesai berdasarkan jangka

Page 83: UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DOKUMEN ...uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/11a139410d33523b7c623ff430... · Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan

83 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak

terkendali.

waktu yang ditargetkan. Dengan selesainya proses tersebut tepat pada waktunya, maka tidak

menghambat jadwal lainnya seperti tinjauan manajemen yang memaparkan hasil survey pada

salah satu proses dalam kegiatan tersebut.

F. PENANGANAN KELUHAN

Jika ada keluhan dalam proses kegiatan ini, maka bidang manajemen mutu berkoordinasi

dengan pimpinan menganalisa keluhan, kritik dan saran serta menemukan penyelesaian atas

keluhan tersebut. Selanjunya keluhan yang telah diselesaikan akan di sampaikan kepada pihak

terkait. Keluhan tersebut akan dijadikan masukan terhadap perbaikan sistem manajemen mutu

di perputakaan. Bidang manajemen berusaha melakukan perbaikan berkelanjutan untk

seterusnya.

G. DOCUMENTED INFORMATION

- Form instrumen survey

- Laporan hasil survey

- PRO-PM-10 Surver perbaikan berkelanjutan