UTM Monthly Engagement 2015 (July)

Wahid Omar

7 July 2015 / 20 Ramadhan 1436 HBertemu mesra, berkongsi rasa, mencambah minda #7 2015

drwahid@utm.my

Gambar: Hafiz Ismail UTM

Lailee Bin Jaafar , Operations Assistant,Office of Student Affairs and Alumni

Ahmad Zulhilmi bin Azmi,UTM Library (Kuala Lumpur)

Condolences

Our Core Business

Education

Research

ServicesBrain Power

of the Nation©

Nation Building

Wealth Creation

Prosperity

© Wahid Omar 2015

The Presentations

• Achievements

• Events/ Visits/ Updates

• Delivery System

• Concluding remarks

Suzami Junaidah binti Arifin,Recipient of the prestigious Yang di-Pertuan

Agong Scholarship 2015.

Congratulations!

Muhammad Faizul bin M NasirGold Medal Silat

28th SEA Games 2015

Official visit from the Mexican Ambassador to Malaysia, H.E. Carlos Isauro Felix Corona

Events & Visits

MoU Signing Ceremony with Huawei Technologies (Malaysia) Sdn. Bhd.

.

MoU Signing Ceremony with JuruteraPerunding Wahba Sdn. Bhd. and

PROEIGHT Sdn. Bhd.

MoU Signing Ceremony between UTM and Sustainable Energy Development Authority of

Malaysia (SEDA Malaysia)

ASEAN-JAPAN Workshop for Innovation, Science and Technology Cooperation in Malaysia

MoU signing ceremony between UTM and Nvidia Corporation

Events & Visits

UTM has been awarded

SIJIL BERSIH

BENEFITS

PERSONAL ACCIDENT

MEDICAL & HOSPITAL

CASH BENEFIT

BAGGAGE & PERSONAL EFFECTS

PERSONAL LIABILITY

DELAYED BAGGAGE /

TRAVEL DELAY

MISSED DEPARTURE

Perlindungan bagi perjalanan danperubatan di luar negara

•Kelayakan: Semua staf tetap, sementara, kontrak lantikan Universiti

•Tujuan: Bertugas rasmi atau menjalani latihan/kursus luar negara yang diluluskan oleh Universiti

•Urusetia: Bahagian Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar

•Pekeliling :Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 17/2015

Insurans Perjalanan Bagi StafYang Menjalankan Tugas Di Luar Negara

ANGGARAN PERBELANJAAN(RM52.00 / 1,615 perjalanan*)

*Jumlah perjalanan 2014

RM83,980

11

TRANSFORMASI PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN

TOP 50(bidang Kejuruteraan & Teknologi)

PPPM (PT) (2015→2025)

PGU 2

STAF UTM: (STAF AKADEMIK : 1585 + 400 = 1985) (STAF PPP : 3041 + 346 = 3387) Total = 5372

7 Bidang Tumpuan Utama 10 Lonjakan PPPM (PT)

SumberManusia

Teknologi Maklumat

Kewangan Infrastruktur Governan Sumber

•Perpustakaan

•Makmal

Kawalan, Pemantauan & Rujukan

BusinessIntelligence (BI)

Blue OceanStrategic (BOS)

Audit, Risiko& PEMUDAH

PengurusanKejat

Kerangka TransformasiSistem Penyampaian

Penyedia Perkhidmatan (PTJ)

Governan

Audit Dalam

•Kawalan Dalaman

Undang- Undang

•Perundangan

•Perundingan

•Advisory

Kualiti & Pengurusan Risiko (QRiM)

•Kualiti Akademik & Perkhidmatan

•Culture Catalyst

HEMA

Hal EhwalMahasiswa/Pelajar

Bendahari

Pengurusan Kewangan

Fakulti/Sekolah/Akademi

Elemen 7P & Akademia

Pengurusan Akademik

UTMLead

Entiti Penyelidikan

RMC, CoE, IBD

Pengurusan

Penyelidikan

Penarafan

Pejabat Pendaftar

Pengurusan & Pembangunan Modal Insan

Dokumen, Rekod & Perubatan

Keselamatan

Perpustakaan UTM

Buku, Data

UTM-IR

Online Database

Pengurusan Fasiliti & Harta (PHB)

Pembangunan

Aset

Infrastruktur

ICT(CICT)

Infrastruktur ICT

Pengurusan ICT

High

Performance

Delivery (UTM)

DNA

Budaya

DNA

Budaya

PE

ME

GA

NG

TA

RU

H L

UA

R =

(K

em

en

teri

an

, B

ad

an

Be

rka

nu

nd

an

age

nsik

era

jaa

n, P

em

be

ka

l,

Ma

jik

an

& P

iha

kIn

du

str

i, P

iha

kP

en

aja

, Ib

ub

ap

a, M

asya

rak

at

Se

tem

pa

t, B

ad

an

Bu

ka

n

Ke

raja

an

(NG

O)

da

nla

in2

)

PE

ME

GA

NG

TA

RU

H D

AL

AM

= (

Le

mb

aga

Pe

nga

rah

, P

ela

jar,

Alu

mn

i &

Sta

f)

UTM with a

Soul

UTM DNA

ProcessesSynergy,

Simplified

Impact

OutcomesMeasurable,

Numbers

ResourcesLean,

OptimumPro

du

ctiv

ity

Effi

cie

ncy

© Wahid Omar 2014

2,0

74

2,1

84

2,3

53

1,7

92

2,1

24

32

34

49

85

35

46

38

33

31

74

5,3

16

7,1

77

5,9

07

5,6

34

5,3

06

AKADEMIK JUMLAH PPP JUMLAH KESELURUHAN STAF

Nisbah Akad: PPP

1 : 1.6Nisbah Akad: PPP

1 : 2.3Nisbah Akad: PPP

1 : 1.5Nisbah Akad: PPP

1 : 1.5

Nisbah Pegawai Akademik & Bukan Akademik UA1 Mei 2013 (Jawatan Berwaran Sahaja)

Nisbah Akad: PPP

1 : 2.1

STAF KONTRAK A/BANGSA

Akademik PPP

168 (132) 4 (0)

STATISTIK PELAJARBerdasarkan data Sem 1 2014/2015 dan Sem 1

2010/20111

Dip 1679 (1535)

S. Muda 10286 (13841)

Sarjana 6111 (4842)

PhD 4895 (1977)

Jumlah 22971 (22195)

INFO PELAJAR A/BANGSA

Jumlah 3012 (752)

Negara 60 buah Negara (32)

STAF PhD - Keseluruhan :

1,349 (829) /1,985

Warga B/ Warga

1,185 (741) 164 (88)

MyRAII – Keseluruhan : 1,346/1,682

1,182 (740) 164 (88)

STATISTIK STAF UTM

TETAPKONTRAK /

SEMENTARA

Akademik 1,585 (1605)400 (470)

PPP 3,041 (2569)346(234)

Jumlah 4,626 (4174)746(704)

NISBAH(Berdasarkan waran sebenar)

Staf Akad. (2115): Staf PPP (3277) -Waran semasa

SEMASA 1:1.7 (1:1.7)

SASARAN 1:1.3

TAH

UN

KO

NV

EN

SY

EN

KIK

TE

KN

IKA

L

PE

NG

UR

US

AN

2010 6 5 5

2011 7 4 5

2012 8 3 5

2013 9 4 8

2014 10 4 6

JUMLAH 20 29

PENSIJILAN

MS ISO 9001:2008 11 PTJ

PENSIJILAN 5S 5 PTJ

GMP/GRP/GLP/ISO17025 8 MAKMAL

Statistik & Pencapaian (May 2015)

Maklumat dalam () adalah merujuk data tahun 2010

>70% Penyelidik Utama

(1,200 staff) (2010-644)

RM360 juta Geran Penyelidikan(2010-RM179 million)

3,531 Sumber Tenaga R&D(2010-1,297)

281 Post Doctoral Fellows

RESEARCH ACHIEVEMENT FOR JAN-JUN 2015

Criteria KPI TargetAchievement

(Jan – Jun ‘15)

%

Achievement

Critical Mass

Percent of academic staff involved

as principal investigator

(leadership) of research grants (in

reviewed and funded research

projects)

80%

63%

(841/1336)

79%

Publication

Percentages of Jurnal Q1&Q2 70% 393 49%

Journals including refereed 5010 1143 23%

Research

grants for

academic

staff

Total amount of fundings from

government agencies80.92

mil40.26mil 50%

Total amount of private fundings

(including contract research)28.62

mil2.34mil 8%

Total amount of international

fundings33.57

mil0.71mil 2%

Source From HCM : Active Staff for May 2015 = 1670

3.30 10.00

2,512.92

2,145.80

0.00

500.00

1,000.00

1,500.00

2,000.00

2,500.00

Tho

usa

nd

s

2011 2012 2013 2014

(RM)PENJANAAN

Penjanaan & Penjimatan (HCD)

Penjanaan

Projek Khas(Kaloborasi dengan

Kolej Komuniti(KPM) & HCD

2013RM

2.4M

2014RM

1.7M

Konsultansi

2013RM

81.6K

2014RM

407.8K

Penyewaan RuangPusat Latihan UTM

2011RM

3.3K

2012RM10K

2013RM

31.3K

2014RM38K

Penjimatan

Perbelanjaan Tiket Penerbangan UTM

2012RM 8.09M

2013RM 8.03M

0.65%

2014RM 5.9M

25.7%

8.09 8.03

5.9

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

2012 2013 2014

PERBELANJAAN

TIKET

PENERBANGAN UTM

0.00

1.00

2.00

3.00

4.00

5.00

6.00

7.00

2011 2012 2013 2014 MEI 2015

5.695.40

5.75 6.15

3.15

Mill

ion

sPerbelanjaan Perubatan UTMTahun 2011 – Mei 2015

Juta

(RM

)

Transformasi Modal Insan

Pengambilan

dan Lantikan

Lapor Diri

Program CREAM

• Saringan 1 :

Psykometrik

• Saringan 2 :

Fizikal

• Saringan 3 :

Kompetensi

• Saringan 4 :

Temuduga

1. Sijil Pentadbir

Muda UTM

2. Penerapan

‘soul’ & DNA

UTM

3. Program

Perkhidmatan

• PTM

• POSB

• Peperiksaaan

1. Program

Perkembangan

potensi

• IDP

• LDP

2. Program

Perkembangan

kompetensi

• TNA

• CPD

• Penambahbaik

an skim

Penempatan

Pembangunan

Diri

Pembangunan

Kerjaya

Persaraan

1. Cuti Belajar

• Sepenuh Masa

• Separuh Masa

2. Attachment

1. Kumpulan Bakat

• Imentoring &

Coaching

2. Pelan

Penggantian

• Kepimpinan

Strategik

1. Program Pra

Persaraan

2. Knowledge

Transfer

• Sharing

Session

• Bicara

Pentadbir

HCM & HCD HCM & HCD HCM, HCD & PTJ HCD & PTJ HCM, HCD & PTJ HCD & PTJ

TANGGUNGJAWAB

Tidak PernahMenerima

2401orang

1 x 1916orang

2 x 815orang

3 x 256orang

4 x 25orang

Kekerapan dan Rekod Penerima APCBerdasarkan Staf Aktif

Bil. Staf

Tahun Perkhidmatan

Kekerapan Penerima APC Bilangan Staf Terima APC 2013Berdasarkan Tahun Perkhidmatan

8388

68

52

32

50

38

1-5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-30 >30

56%Staf aktif

terima

APC

47

6

53

8

67

6

32

2

80

9

0

20

40

60

80

100

STAF AKADEMIK STAF PPP

Bila

nga

nst

af

Markah Penilaian PrestasiStaf Akademik dan Staf PPP

*Termasuk

PPP/PPK

tidak

menilai,

PYD tidak

“submit”

2 02 0

125

1

146

1

183

10

50

100

150

200

STAF AKADEMIK STAF PPP

Bila

nga

nst

af

2010

2011

2012

2013

2014

935

2138

964

2502

1117

2581

1012

2684

812

2781

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

STAF AKADEMIK STAF PPP

Bila

nga

nst

af

≥ 85%

< 50%

100%

STAF AKADEMIK STAF PPP

TAHUNJUMLAH

KES

2013 4

2014 8

2015 (sehingga Mei) 8

Audit Dalam & Integriti

•Akauntabiliti dan keberkesanan tadbir urus, kecekapan dankeberkesanan operasi UTM & anak syarikatGovernance

•Pematuhan kepada dasar, prosedur, peraturan & SOP Compliance

•Menilai risiko, kecukupan & integriti sistem kawalandalaman, memantapkan proses penyampaian perkhidmatanInternal Control

•Program/aktiviti dilaksana berhemat, sumber diurus dengancekap & berkesanAccountability

•Amalan tidak berintegriti & tidak beretika yang membawakepada amalan penyelewengan, pemborosan, pembaziran & rasuah.

Integrity

Me

ka

nis

me

Ch

eck

& B

ala

nce

Kes Tatatertib Staf UTM

(Sumber: Pej. Penasihat Undang-undang)

Bil. Jenis Hukuman

Jumlah Staf/Kes yang

berkaitan:

2013 20142015

(Till May)

1Lucut Hak Emolumen / Penahanan Kerja

1 - -

2 Tangguh Pergerakkan Gaji 1 1

3 Amaran dan turun gaji 1 6

4 Buang Kerja 1 2 1

Jumlah Kes 4 8 2 ** Tidak termasuk kes yang dalam proses rayuan dan prosiding mahkamah

Impact of ICT SystemUTMFin & ECommerce

UTMFin

Web Based

•Processing of data is faster & efficient as it is accessible anywhere

Timely reporting

•Real time reporting

•Reporting to central agency is made easy

Vot Book Module

Able to control budget & spending

Let Manager Manage (project)

e-Commerce

1,200

1,520

1,040

480

160

0

200

400

600

800

1,000

1,200

1,400

1,600

Sem 2 12/13 Sem 1 13/14 Sem 2 13/14 Sem 1 14/15 Sem 2 14/15

Number of Unreconciled Fund Transfer

Sem 2 12/13

Sem 1 13/14

Sem 2 13/14

Sem 1 14/15

Sem 2 14/15

87 hour

127 hour

100 hour

No of Hours Consumed to Reconcile

Fund Transfers

No

. of

Tran

sact

ion

s

90%time reduced

Staf dapat menjalankan tugas dengan bantuan sistem UTMFin dan e-commerce. Dengan volume hasil

yuran, geran dan jumlah baucer yang makin meningkat, sistem UTMFin &

e-commerce membantu dalam meningkatkan produktiviti staf.

Volume Baucer, Hasil dari Geran

dan Yuran meningkat.

Kenaikan jumlah staf hanya pada

% yang kecil.

Produktiviti

900

728

930

53 59 76

0100200300400500600700800900

1000

2012 2013 2014

Mill

ion

s

Hasil Langsung Geran

Hasil Langsung Pelbagai Yuran

146orang

148 orang

142orang

Jumlah

staf

25,134 26,913 27,299Baucer

Mode No of Days Process

Cheque 7 days Print, Arrange & Post

Electronic Funds Transfer (EFT) 1 to 2 days Upload, Print, Arrange & Approve

Cost on cheques

RM 0.65/cheque X 6,000 (average cheques issued a month)

RM 3,900 saving (per month) and RM 46,800 (per year)

Impact of EFTTime & Cost Saving

10511162

875

621

2011 2012 2013 2014

Bilangan Cek Tamat Tempoh 2011 - 2014

49

489

54

539

29

288

-

100

200

300

400

500

600

Bilangan Cek Kos Yang Terlibat MengeluarkanCek (RM)

- Emolumen Staf, Kertas, Cek dll(RM10/cek)

Tho

usa

nd

s

2012

2013

2014

EFT

RM 3,900 saving per month

Ringkasan Perbelanjaan Mengurus1505 Overhead PHB

KOD JENIS

PERBELANJAAN

TAHUN

2011 2012 2013 2014

28000PENYELENGGARAAN &

PEMBAIKAN RM 26.0M RM 27.4M RM28.4M RM 27.9M RM 35.1M RM 34.1M RM 33.2MRM

31.5M

% PERBELANJAAN -2.63 +2.00 +2.86 +4.98KAI= +/(-) 5%

PERUNTUKAN

PERBELANJAAN

RM

17

73

4

19

74

5

11

93

7

17

21

7

17

51

4

94

08

2013 2014 2015 (TILL MAY )

Jumlah Aduan Aduan Selesai

Penyelesaian Aduan (PHB)

97.1%

selesai88.7%

selesai78.8%

selesai

RMK 9 (2006-2010)

RMK 10 (20011-2014)

0.00

50.00

100.00

150.00

200.00

250.00

300.00

350.00

122.46

331.17

M

JENIS GERAN RMK9 (2006-2010) RMK10 (2011-2014)

Kerajaan RM 111.1 M RM 312.5M

Swasta RM 9.6M RM 12.4M

Antarabangsa RM 1.8M RM 6.2M

JUMLAH

GERANRM 122.5M RM 331.2M

Kerajaan

91%

Swasta

8%

Antarabangsa

1%

RMK9 (2006-2010) RMK10 (2011-2014)

Kerajaan

94%

Swasta

4%Antarabangsa

2%

Amaun Geran Penyelidikan

3xganda

peningkatan

amaun geran

diuruskan

Am

aun

Ger

an(j

uta

)

M

Penjimatan

Pelantikan Staf

Unit Amaun (setahun) Jumlah

Pegawai 6

orang

RM 216,000.00

Penolong Pegawai 12

orang

RM 288,000.00

Pembantu Tadbir 42

orang

RM 504,000.00

Jumlah selepas kesemua modul selesai

(2013 & 2014)

RM 2,016,000.00

Penjimatan Kertas & Toner

Proposal RM 267,500.00

Lantikan RM 32,000.00

Pemantauan RM 61,000.00

Publication RM 452,226.00

Member Management RM 1,800.00

RM 814,526.00

RM 2,830,526.00

NISBAH STAF : BILANGAN PROJEK

RMK 9 Staf Kewangan 15 1 : 35

Staf Projek 13

RMK 10 Staf Kewangan 19 1 : 94

Staf Projek 24

0

20

40

60

80

100

RMK 9 RMK 10

28

94

Staf:Projek

Produktiviti Staf RMC & Penjimatan

Bila

nga

nP

roje

k

RMK9

(2006-2010)

RMK10

(2011-2014)

RESEARCH PROJECT 990 4050

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

RMK9 (2006-2010

RMK10 (2011-2014)

990

4050

RESEARCH PROJECT

BilanganProjek Penyelidikan & Principle Investigator

617

1020

0 500 1000 1500

RM

K9

(2

00

6-2

01

0R

MK

10

(2

01

1-2

01

4)

RMK9 (2006-

2010)

RMK10 (2011-

2014)

PRINCIPLE INVESTIGATOR 617 1,020

PRINCIPLE INVESTIGATOR

gandapeningkatanbilanganprojekdiuruskan

4x

Citra Karisma 2014-Vice Chancellor

Innovation Award-Information

Technology Award

SCHOOL OF GRADUATE STUDIES (SPS)

Award Received Year 2012-2014

Years

Nu

mb

ers

Citra Karisma 2013-Finalist of

Information Technology Award

National E-Pembelajaran

Universitiy Carnival (NUCEL 2014)

-2 Gold Medals

Citra Karisma 2012-Webometrics Award

Remarks : Data for Labor hour Productivity is 1:10000

MOE Innovation Award (2014) – 1st Information

Technology Award & Best of the Best Award

241

368

558

232

304

439

400

600

900

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

2012 2013 2014

Numbers of VIVA

PhD Graduates

Labor HourProductivity

KecekapanPengurusan (Birokrasi)

GovernancePengurusanPelestarian

Data Center

Internet- WIFI

Keselamatan

Pangkalan Data

Back Office

PerkhidmatanAtas Talian

Laman Web/Portal

Inisiatif Tanpa Kertas

PTJ

Pengajaran &Pembelajaran

Polisi ICT

Multimedia

Web Portal

Khidmat Pelanggan

Studio Multimedia

Product Software

Dewan Komputer

Email

UTM Cloud Storage

Hotspot WIFI

ICT ProfesionalCertificate Program

Senarai Sistem PenyampaianPrestasi Tinggi CICT

SistemPenyampaian

PrestasiTinggi CICT

Pengurusan

Infrastruktur

Sistem Aplikasi

Sokongan Teknikal

KemudahanPelajar

60 75 2380 113

292

2772

1454

516

8111 8

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

2013 2014 Sehingga Mei 2015

Jum

lah

Ad

uan

Baru Belum Siap Selesai Batal

1893

976

488

1100

677

274

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

2013 2014 Sehingga Mei2015

Jum

lah

Ad

uan

Staf Pelajar

Statistik Aduan (CICT)2013 – sehingga Mei 2015

Jumlah AduanMengikut Pelajar dan Staf

Status Aduan

Jumlah Aduan PelajarMengikut Kategori dari 2013 sehingga Mei 2015

0

100

200

300

400

500

600

3 1 0

354

3214

555

4136

10

0

6 2 1

365

306

205

4 53

05

0

0 1 1

184

3 3 2412 46

30

1

Jum

lah

Ad

uan

2013 2014 Sehingga Mei 2015

Penyelesaian Aduan (CICT)

2994

1653

755

2772

1452

487

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

2013 2014 Sehingga Mei 2015

Ad

uan

Jumlah Aduan Aduan Selesai

92.6%

selesai87.8%

selesai64.5%

selesai

PerkhidmatanPerpustakaan UTM

Peningkatankoleksi UTM-IR

Peningkatankoleksi UTMRS

PengurusanData

PenerbitanUniversiti

Akses Online Database

Portal Perpustakaan

Transformasi PenyampaianPerkhidmatan Perpustakaan UTM

9,220

20,231

24,979

28,871

33,38934,027

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

2009 2010 2011 2012 2013 2014

Jum

lah

Ku

mu

lati

f

Tahun

Ranking UTM-IR mengambil kira

kriteriawebometrik yang utama iaitu size, visibility, rich files

dan scholar.

Ranking Terkini:

RankingDunia– 80

RankingMalaysia – 1

3,549

4,981

7,6488,478 8,398

0

1,000

2,000

3,000

4,000

5,000

6,000

7,000

8,000

9,000

2011 2011 2012 2013 2014

Tho

usa

nd

s

© Wahid Omar 2015

The A-Z Leadership Tips ©

SStruggle

PPassion

© Wahid Omar 2015

SSacrifice S

Sincerity

SSense of

Mission

MONTH/CATEGORY OF STAFF

SEPT’13(920)

JAN’14(1512)

MAY’14(1320)

AUG’14(2007)

JAN’15(2556)

MARCH’15(1666)

APR’15(1692)

JUN’15(1408)

ATT % ATT % ATT % ATT % ATT % ATT % ATT % ATT %

ACADEMIC 282 14 333 16 317 15.7 464 23.2 731 36 442 22 472 23.8 353 17.8

PPP(NON-

ACADEMIC)

638 19 1179 35 1003 30.1 1543 46.1 1825 53 1224 36 1220 35.5 1055 30.7

Att = Attendance

TOTAL ATTENDANCE OF STAFF FOR UTM MONTHLY ENGAGEMENT (SEPT 2013 – JUN 2015)

0102030405060

Academic

PPPPe

rce

nta

ge

Months

UTM Soaring High…..

Appreciations:

Prof. Dr. Ali Selamat

Puan Syarifah Alwiah Syed Alwi

En. Abd Jalel bin Ahmad

Puan Siti Hawa bte Man

Puan Punithavalli A/P Marimuthu

Puan Haliza binti Abdul hamid

Puan Rohayah bte Yusoff

En. Azmi bin Kamis

En. Mohamed Ayyub Hassan

Dr. Narina binti A. Samah

En. Ahmad Hilman Borhan