1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedurOperasi/Prosedur... · Web viewPenolong Pendaftar Pusat...

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

Prosedur KualitiPENDAFTARAN PELAJAR BARU

No Rujukan PK.UniMAP.(0).05Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009

No Keluaran :No Pindaan :

0100

Mukasurat 1/14

PROSEDUR

PENDAFTARAN PELAJAR BARUPK.UniMAP.(O).05

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR KANAN WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________(Tn. Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid)

PendaftarUniversiti Malaysia Perlis

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan





0100

Mukasurat 2/14

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah untuk memastikan pendaftaran pelajar baru dijalankan dengan rapi

dan pelaksanaan pendaftaran berjalan dengan lancar dalam tempoh yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua staf Bahagian Pengurusan Akademik-Unit

Kemasukan dan Rekod Pelajar dan semua Pusat Pengajian Kejuruteraan semasa proses

pendaftaran pelajar baru.

3.0 SINGKATAN







0100

Mukasurat 3/14

BPA-UKR : Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar

PP BPA-UKR

PP PPK

:

:

Penolong Pendaftar Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar

Penolong Pendaftar Pusat Pengajian Kejuruteraan

BPKP-KPTM : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

JHEPA : Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni

PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

PTM : Pegawai Teknologi Maklumat

PPK : Pusat Pengajian Kejuruteraan

PK : Pegawai Kewangan

BENDAHARI : Pejabat Bendahari

MSK : Minggu Suaikenal

PHEA : Pusat Hal Ehwal Antarabangsa

4.0 DEFINISI

Pendaftaran pelajar : Setiap pelajar yang menerima tawaran mengikuti pengajian di







0100

Mukasurat 4/14

baru UniMAP dikehendaki melalui proses melapor diri untuk disahkan sebagai pelajar berdaftar UniMAP.

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen PUSPEK

MK-UniMAP.01

5.2 Kalendar Akademik UniMAP Unit Kemasukan & Rekod Pelajar

DS.UniMAP.(O).05-01 / Buku Panduan SidangAkademik

5.3Jadual Kerja BKP-KPTM (Buku Laporan Mesyuarat Laporan Jawatankuasa Panduan Program)

Unit Kemasukan & Rekod Pelajar

DS.UniMAP.(O).05-02 / Buku Panduan Jawatankuasa Panduan Program Pengajian

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Sebelum Pendaftaran

Tanggungjawab Tindakan







0100

Mukasurat 5/14

PP BPA-UKR 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP/Buku Panduan Sidang Akademik yang telah diluluskan oleh Senat dan Jadual Kerja BPKP-KPTM (Buku Panduan Jawatankuasa Panduan Program Pengajian) untuk menentukan tarikh pendaftaran pelajar baru.

2. Terima surat daripada JHEPA/PHEA untuk memaklumkan mesyuarat MSK bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.

3. Adakan mesyuarat pelaksanaan pendaftaran pelajar baru bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru

4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat.

PTO 5. Membuat semakan pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat dan merekodkannya.

6. Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.

PP BPA-UKR 7. Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.

PTO 8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.







0100

Mukasurat 6/14

PTM 9. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran sekurang-kurangnya satu hari sebelum hari pendaftaran.

10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat.

11. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat sekurang-kurangnya tiga

hari sebelum hari pendaftaran.

PP BPA- UKR 12. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.

6.2 Semasa pendaftaran


PP BPA-UKR 1. Tempatkan staf BPA-UKR/ wakil PPK dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.

PP BPA-UKR

PTO

2. Pastikan persediaan berikut disempurnakan:

2.1.Pendaftaran pelajar lepasan Diploma/Matrikulasi/ Asasi/ STPM

a) Pendaftaran hari pertama:

i) Semak Pengesahan Tawaran/Senarai Semak Pendaftaran Pelajar Fail: Senarai Nama Pelajar Yang ditawar

ii) Aktifkan status pelajar







0100

Mukasurat 7/14

PTO

PB

iii) Serah Slip Pendaftaran Pelajariv) Serah Buku Panduan Akademik sidang

berkenaan.

b) Pendaftaran hari kedua

i) Wakil PPK/staf petugas membuat semakan dan mengambil semua lampiran/ borang di dalam Fail Peribadi Pelajar.

ii) Ambil gambar pelajar untuk Smartcard Pelajar.

iii) Wakil Bendahari semak slip bayaran dan sahkan jika telah dilunaskan

2.1.Pendaftaran pelajar antarabangsa (sehari sahaja)

i) Semak Pengesahan Tawaranii) Aktifkan status pelajariii) Serah Slip Pendaftaran Pelajariv) Serah Buku Panduan Akademik sidang

berkenaanv) Mengambil semua lampiran / borang yang

berkenaan daripada pelajar.vi) Ambil gambar pelajar untuk Smartcard

Pelajar.

PP BPA-UKR 3. Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut perancangan yang telah ditetapkan.

6.3 Selepas Pendaftaran


PTO 1. Membuat pembahagian Smartcard Pelajar mengikut program/PPK.







0100

Mukasurat 8/14

PP BPA-UKR 2. Serahan Smartcard Pelajar ke PPK (Borang Serahan Smart card Kepada pelajar)

3.

4.

Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar/Sistem Discoverer Viewer Laporan 15 dari Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar.

Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPK dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.

PTO 5. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar / Fail Peribadi Pelajar

7. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan

7.1 Rekod , Latihan Simulasi Pendaftaran Kepada Staf

RK.UniMAP.(O).05-01 atau

MIS/ACA-01

Pusat TeknologiMaklumat & Komunikasi

3 Tahun







0100

Mukasurat 9/14

7.2 Senarai Semak Pendaftaran Pelajar

RK.UniMAP.(O).05-02

Senarai Semak Pendaftaran Pelajar; Fail Senarai Nama Pelajar Yang Ditawar


1 Sidang Akademik

7.3 Senarai Nama Pelajar Mendaftar

RK.UniMAP.(O).05-03

Sistem Oracle Discoverer Viewer – Laporan 15


7 Tahun

7.4 Rekod Peribadi Pelajar RK.UniMAP.(O).05-04

Fail Peribadi Pelajar


7 Tahun

8. LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 – Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru







0100

Mukasurat 10/14

LAMPIRAN 1Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru

6.1 Sebelum Pendaftaran

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula

PP BPA-UKR 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP dan Jadual Kerja BPKP-KPTM untuk menentukan tarikh pendaftaran.



Pembetulan





0100

Mukasurat 11/14

2. Terima surat daripada JHEPA untuk memaklumkan mesyuarat bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.

3. Memanggil mesyuarat bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru.

4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat.

PTO 5. Membuat semakan pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat dan merekodkannya.

6. Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.

PP BPA-UKR 7. Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.

PTO 8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.

PTM 9. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran.

10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat



Tiada pembetulan





0100

Mukasurat 12/14

PP BPA-UKR 11. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.

RK.UniMAP.(O).05-

01

MIS/ACA-01

PTM 12. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat.

Tamat

Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru6.2 Semasa Pendaftaran (Hari pertama dan kedua)


Mula

PP BPA-UKR







0100

Mukasurat 13/14

1. Tempatkan staf BPA-UKR/wakil PPK dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.

2. Pastikan persediaan semasa pendaftaran disempurnakan.

RK.UniMAP.(O).05-03 / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai Nama Pelajar Mendaftar

PTO 3. Wakil PPK/staf terlibat membuat pendaftaran mengikut senarai semak pendaftaran, mengambil semua lampiran/borang/fail peribadi pelajar dan mengambil gambar untuk smart card pelajar.

Tamat







0100

Mukasurat 14/14

Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru6.3 Selepas Pendaftaran


Mula

PTO 1. Membuat pembahagian Smartcard pelajar mengikut program/ PPK.

2. Penyerahan Smartcard pelajar ke PPK.

PP BPA-UKR 3. Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar daripada Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar.

4. Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPK dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.

(RK.UniMAP.(O).05-03) / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai Nama Pelajar Mendaftar

PTO 5. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar

Tamat



1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedurOperasi/Prosedur... · Web viewPenolong Pendaftar Pusat...

Documents

Transcript of 1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedurOperasi/Prosedur... · Web viewPenolong Pendaftar Pusat...