materikuliah6.files.wordpress.com · Web viewPerancangan Sistem Automasi Menggunakan Model...
Transcript of materikuliah6.files.wordpress.com · Web viewPerancangan Sistem Automasi Menggunakan Model...
PERANCANGAN SISTEM AUTOMASI
MENGGUNAKAN MODEL PROTOTYPE DI
PERPUSTAKAAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT
DAERAH SUMATERA UTARA
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Analisis Perancangan Dan Sistem
O L E H :
Beby Anggreani (120709006)
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI S-1
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan
rahmat-Nya kami telah dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat pada
waktunya yang berjudul “Hasil Observasi Perpustakaan Khusus Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Provinsi Sumatera Utara”.
Penulisan makalah ini untuk memenuhi tugas Mata kuliah Analisis Perancangan dan
Sistem, pada Semester VI Program Studi Ilmu Perpustakaan & Informasi-S1 FIB USU.
Dan dalam penulisan makalah ini tidak sedikit hambatan yang kami hadapi baik saat
perencanaan, pelaksanaan, maupun pengolahan. Kami menyadari bahwa dalam makalah ini
masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, Kami sangat
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat positif dan membangun, untuk perbaikan dimasa
yang akan datang.
Medan, April 2015
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Perpustakaan DPRD Sumatera Utara merupakan perpustakaan khusus yang berfungsi
sebagai sarana untuk menunjang keberhasilan program kerja dari lembaga induknya. Serta
memperluas pengetahuan dari penggunanya yaitu pegawai di DPRD Sumatera Utara.
Perpustakaan DPRD SU belum menggunakan sistem informasi perpustakaan, akibatnya
dalam pengelolaan masih secara manual.
Dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan dapat membantu dalam
melakukan penginputan buku, pengecekan buku, peminjaman buku dan pembuatan laporan
menjadi akurat dan tidak memakan waktu yang lama dalam pembuatan laporan.
Perpustakaan DPRD SU akan menggunakan sistem Prototype, dimana sistem ini
merupakan metode yang cukup cepat dan cukup murah untuk digunakan sebagai metode
pengembangan sistem.
Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja
(prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa
digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi
cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain
sistem (O'Brien, 2005).
Prototyping adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara
langsung mendemonstrasikan bagaimana sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen
perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya sebelum tahapan konstruksi aktual
dilakukan (Howard, 1997).
Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan
aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa
prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian
atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan
implementasi yang sudah ditentukan.
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian yang diuraikan di latar belakang, maka penulis dapat merumusakan
permasalahan Perpustakaan DPRD SU sebagai berikut :
1. Bagaimanakah penerapan sistem di Perpustakaan DPRD SU?
2. Bagaimanakah upaya pengembangan sistem perancangan otomasi berbasis Prototype
di Perpustakaan DPRD SU?
3. Bagaimanakah kendala dan solusi dalam penerapan sistem prototype di Perpustakaan
DPRD SU?
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Sesuai dengan latar belakang dan rumusan masalah yang dibahas, maka tujuan
penelitian ini adalah merancang dan membangun aplikasi sistem informasi
perpustakaan berbasis web dengan menggunakan metode prototype di Perpustakaan
DPRD SU.
Setelah berhasil melakukan penelitian ini, diharapkan penelitian ini
bermanfaat bagi semua pihak, adapun manfaat dalam penelitian ini, yaitu:
1. Penerimaan informasi kepustakaan yang lebih cepat dan akurat
2. Pengaksesan informasi bisa dilakukan dimanapun, kapanpun.
BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Perpustakaan Khusus
Perpustakaan Khusus merupakan salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh
lembaga (pemerintah/swasta). Menurut (Sulistyo Basuki, 1991 : 49) Perpustakaan Khusus
merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penulisan, organisasi
massa, militer, industri maupun perusahaan swasta. Definisi tersebut juga didukung oleh (Nur
Cahyono, 2004 : 9) yang mengatakan bahwa Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang
memberikan jasa pencarian informasi kepada pemustaka tertentu dengan ruang lingkup
subyek khusus.
Sedangkan menurut (Sutjipto, 2004 : 6) Perpustakaan Khusus adalah salah satu jenis
perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan yang
mempunyai misi tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan lingkungannya, baik
dalam hal pengelolaan maupun pelayanan informasi bahan pustaka dalam rangka mendukung
pengembangan dan peningkatan tugas dan fungsi lembaga yang bersangkutan maupun
sumber daya manusiannya.
Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan Khusus adalah
Perpustakaan yang didirikan oleh lembaga/instansi (pemerintah/swasta) yang berperan
menyimpan, mengelola serta menyebarkan informasi guna memenuhi kebutuhan informasi
masyarakat.
2.2 Sistem Informasi
Menurut Bunawan dalam bukunya yang berjudul “Pengantar perancangan Sistem
Informasi”, sistem informasi adalah sistem terpadu manusia-mesin untuk menyediakan
informasi untuk mendukung sistem operasi, manajemen, analisa dan pengambilan keputusan
dalam suatu organisasi.
Dari definisi di atas terlihat bahwa pada hakikatnya sistem informasi adalah suatu
sistem yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data, baik yang
dilakukan secara manual dan atau berbantuan komputer dalam proses pengambilan
keputusan. Dengan demikian sistem informasi tidak selalu harus berbasis komputer,
pengolahan data dalam sistem informasi dilakukan secara manual atau kombinasi antara
sistem manual dengan sistem berbasis komputer.
Keberadaan komputer pada sistem informasi pada dasarnya tidak mutlak. Akan tetapi
komputer dengan segenap kemampuannya dalam memproses data, akan meningkatkan
efektivitas, produktivitas, serta efisiensi suatu sistem informasi (Bunawan, 1996).
2.3 Sistem, Analisis dan Perancangan Sistem
2.3.1 Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut O’Brien (2008,p4) sistem merupakan sekelompok
komponen yang saling berhubungan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan
menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Sedangkan William dan Sawyer (2005, p457) mengatakan bahwa sistem merupakan
sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu
pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan. Sistem mencakup serangkaian aktivitas untuk
mencari cara yang terbaik dalam mencapai tujuan. Kesimpulannya sistem adalah sekelompok
komponen yang terintegrasi untuk melakukan suatu pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan
dengan menerima input serta menghasilkan output.
2.3.2 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Mc Leod (2007, p74) analisis sistem merupakan penelitian atas sistem yang
telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau memperbaharui sistem yang telah
ada.
Anilisis sistem adalah memeriksa sebuah masalah yang ada yang akan diselesaikan
oleh perusahaan dengan menggunakan sistem informasi. Analisis sistem mencakup beberapa
langkah yanag harus dilakukan (Laudon 1998, p400), yaitu :
1. Menentukan masalah
2. Mengidentifikasikan penyebab dari masalah tersebut
3. Menentukan pemecahan masalahnya
4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah
tersebut.
Analisis sistem meliputi formula dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem.
Penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem. Dasar dari semua ini
adalah analisis untung rugi diantara tujuan-tujuan sistem. (Bodnar 2000, p21)
Dari teori-teori diatas dapat dikatakan bahwa analisis sistem adalah memeriksa,
meneliti sistem yang sudah ada, dan mencari dimana letak kesalahan sistem itu, untuk
kemudian diperbaiki dan diperbaharui atau digunakan untuk merancang sistem yang baru.
2.3.3 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Bennet et al (2006, p372), menjelaskan bahwa perancangan menghasilkan
solusi yang mempertemukan syarat yang telah dianalisis. Dalam kegiatan perancangan,
berhubungan dengan identifikasi bagaimana sistem baru sesuai dengan persyaratan.
Menurut Bently dan Whitten (2007, p33) mengatakan bahwa perancangan sistem
merupakan pengembangan atau spesifikasi dari solusi teknikal, berbasis komputer untuk
persyaratan bisnis yang di identifikasikan dalam analisis sistem.
Dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan hasil dari analisis
kebutuhan yang telah memenuhi syarat fungsional sistem, yang berisi kebutuhan informasi
pengguna beserta proses dan solusi teknikal yang diperlukan sistem baru.
2.4 Sistem Prototype
Proses pengembangan sistem seringkali menggunakan pendekatan prototipe
(prototyping). Metode ini sangat baik digunakan untuk menyelesesaikan masalah
kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan
secara jelas kebutuhannya (Mulyanto, 2009).
Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja
(prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa
digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi
cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain
sistem (O'Brien, 2005).
Prototyping adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara
langsung mendemonstrasikan bagaimana sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen
perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya sebelum tahapan konstruksi aktual
dilakukan (Howard, 1997).
2.5 Analisis Sistem
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah
identifikasi masalah, yaitu mencari permasalahan atau kelemahan yang terdapat pada sistem
lama (sistem yang sebelumnya digunakan). Permasalahan yang ada pada sistem lama
merupkan suatu penghambat dalam mencapai tujuan dari sebuah sistem, sehinga harus
dicarikan pemecahaan dari masalah tersebut agar sistem dapat berjalan sesuai dengan
keinginana pengguna.
Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi
dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan
sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi
diimplementasikan. Sehingga Analisis dan desain sistem informasi (ANSI)bisa didefinisikan
sebagai: Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer
diimplementasikan.
2.6 Perancangan Sistem
2.6.1 Data Flow Diagram
Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh DeMarco (1978) dan Gane Sarson
(1979) melalui buku metodologi struktur analisis dan desain sistem informasi. Mereka
menyarankan untuk menggunakan data flow diagram (DFD) dalam menggambarkan atau
membuat model sistem. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu network yang
menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya yang
penggambarannya di susun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan susai dengan aturan mainnya : (Tata Sutabri, 2004)
2.6.2 Konsep Dasar Basis Data (Database)
Basis data adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan
disimpan dengan cara yang memudahkan pengambilan kembali. DASD (medium file master
yang baik) harus digunakan. Tujuan utama dari kondep basis data adalah meminimumkan
pengulangan data artinya data yang sama disimpan dalam beberapa file. Independensi data
adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan
pada program yang memproses data. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.
Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali yaitu dalam tabel.
2.6.3 Entity Relantionship Diagram (ERD)
Pada Model Entity-Relationship, semesta data yang ada di ‘dunia nyata’ diterjemahkan
dengan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data, yang
umum disebut sebagai Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R). Model Entity-
Relationship dibentuk dari sua komponen yaitu entitas dan relasi. Kedua komponen ini di
deskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut (Fathasyah Ir, 2002).
Langkah-langkah Pembuatan ERD :
1. Menentukan entitas yang diperlukan
2. Menentukan hubungan antar entitas.
3. Menentukan cardinality Ratio.
4. Menentukan atribut yang diperlukan dari tiap entitas
5. Menentukan kunci diantara atribut.
Adapun komponen-komponen ERD sebagai berikut:
1) Komponen Entitas (entity)
Entitas merupakan suatu kumpulan objek atau suatu yang dapat dibedakan secara
unik
2) Komponen hubungan (Relationship)
Relationship menyatakan hubungan antar Entitas. Relationship memiliki beberapa
derajat Relationship, yaitu jumlah entitas yang berpatisipasi dalam satu
Relationship.
3) Komponen Atribut
Atribut adalah karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan secara
detail tentang entitas tersebut.
Demikian pula untuk membantu menggambarkan relasi secara lengkap terdapat juga
beberapa relasi dalam hubungan atribut yang ada di dalam 1 atau 2 file, yaitu sebagai berikut:
1) One to one Relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu.
Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran untuk menunjukkan
tabel dari relasi antara keduanya diwakilkan dengan tanda panah tunggal.
2) One to Many Relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau
dapat pula dibalik banya lawan satu. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan
tanda lingkaran untuk menunjukkan tabel dan relasi antar keduanya diwakilkan
dengan tanda panah ganda untuk menunjukkan hubungan banyak tersebut.
3) Many to Many Relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adanya banyak perbandingan banyak.
Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran menunjukkan tabel
dan relasi atar keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda untuk menunjukkan
hubungan banyak tersebut.
BAB III
METODOLOGI
3.1 Metodologi Pengumpulan Data
Pada metode pengumpulan data ini penulis melakukan wawancara dan pengamatan
langsung ke Perpustakaan DPRD SU.
Dalam wawancara dan pengamatan langsung penulis mengumpulkan informasi
tentang:
1. Sejarah singkat perpustakaan, struktur organisasi perpustakaan, jenis koleksi,
peraturan, pemeliharaan, pelayanan pengguna, dll.
2. Kemudian pengelolaan yang masih sistem manual.
3.2 Metode Perancangan Sistem
Perpustakaan DPRD SU akan dikembangakan dengan Sistem Prototype :
Perpustakaan DPRD SU masih menggunakan sistem manual dan kedepannya akan
dibuat menggunakan sistem prototype agar adanya komunikasi yang baik antara
pengembang dan pelanggan, lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem, dll.
Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangat lunak yang banyak
digunakan. Dengan metode prototyping ini pengembang dan pelanggan dapat saling
berinteraksi selama proses pembuatan sistem.
Sering terjadi seorang pelanggan hanya mendefinisikan secara umum apa yang
dikehendakinya tanpa menyebutkan secara detail output apa saja yang dibutuhkan,
pemrosesan dan data-data apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya disisi pengembang kurang
memperhatikan efesiensi algoritma, kemampuan sistem operasi dan interface yang
menghubungkan manusia dan komputer.
Untuk mengatasi ketidakserasian antara pelanggan dan pengembang , maka harus
dibutuhakan kerjasama yanga baik diantara keduanya sehingga pengembang akan
mengetahui dengan benar apa yang diinginkan pelanggan dengan tidak mengesampingkan
segi-segi teknis dan pelanggan akan mengetahui proses-proses dalm menyelasaikan sistem
yang diinginkan. Dengan demikian akan menghasilkan sistem sesuai dengan jadwal waktu
penyelesaian yang telah ditentukan.
Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan
aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa
prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian
atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan
implementasi yang sudah ditentukan.
3.2.1 Analisis Sistem
Selama ini DPRD SU belum menggunakan sistem informasi perpustakaan, akibatnya
dalam pengelolaan masih secara secara manual. Maka dibutuhkan sistem yang
terkomputerisasi sehingga dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan. Sistem ini dapat
membantu dalam melakukan penginputan buku, pengecekan buku, peminjaman buku dan
pembuatan laporan menjadi lebih akurat dan tidak memakan waktu yang lama dalam
pembuatan laporan.
3.2.2 Analisis sistem berjalan
Sebagai dasar untuk membangun prototype sistem aplikasi perpustakaan ini, analisis
dilakukan berdasarkan analisis prosedur sistem yang berjalan dan analisis dokumen.
3.2.3 Analisis prosedure
3.2.4 Analisis dokumen yang digunakan
a. Laporan ketersediaan buku
Laporan ini berisi ketersediaan buku dalam perpustakaan tersebut
b. Laporan peminjaman
Laporan ini berisi data peminjaman buku perpustakaan oleh anggota
c. Laporan pengembalian
Laporan ini berisi data pengembalian buku oleh anggota perpustakaan
3.2.5 Analisis permasalahan
Permasalahan yang dihadapi oleh petugas perpustakaan dalam menjalankan tugasnya
adalah :
a. Belum adanya sistem yang terintegritas untuk mengelola data, melakukan
transaksi peminjaman dan pembuatan laporan pertanggung jawaban.
3.2.6 Analisis kebutuhan sistem
Selama ini petugas belum menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan, akibatnya
dalam pengelolaan seperti input buku, pengecekan buku, data peminjam buku masih sering
terjadi kesalahan, karena semua dilakukan secara manual, oleh karena nya sistem informasi
ini sangat dibutuhkan.
3.2.7 Analisis Sistem yang di Bangun
Gambaran umum prototype Sistem Informasi Perpustakaan yang dibangun ini adalah:
a. Petugas harus login untuk masuk aplikasi.
b. Selanjutnya petugas bisa melakukan pengolahan data pada Sistem Informasi
Perpustakaan ini.
c. Petugas dapat mengolah informasi tersebut untuk menjadi laporan laporan
pertanggung jawaban.
3.2.8 Deskripsi perangkat lunak
Komputer PC
Program rancangan Delphi
Database SQL Server
Penyimpanan data Hard
Pemrosesan Offline
3.3 Tahapan-tahapan Prototyping
Tahapan-tahapan dalam Prototyping adalah sebagai berikut:
1. Pengumpulan kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-
sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak,
mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang
akan dibuat.
2. Membangun prototyping Membangun prototyping dengan
membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian
kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format
output)
3. Evaluasi protoptyping Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan
apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan
keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan
diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu
langkah 1, 2 , dan 3.
4. Mengkodekan sistem Dalam tahap ini prototyping yang sudah di
sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai
5. Menguji sistem Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat
lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.
Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path,
pengujian arsitektur dan lain-lain
6. Evaluasi Sistem Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang
sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Jika ya, langkah
7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.
7. Menggunakan sistem Perangkat lunak yang telah diuji dan
diterima pelanggan siap untuk digunakan .
Gambar model prototyping
Proses-proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengumpulan kebutuhan: developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan
umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan
dibutuhkan berikutnya;
2. Perancangan: perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili semua aspek
software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype;
3. Evaluasi Prototype: klien mengevaluasi prototype yang dibuat dan digunakan
untuk memperjelas kebutuhan software.
Terdapat tiga pendekatan utama prototyping, yaitu:
1. THROW-AWAY
Prototype dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototype
digunakan untuk membuat produk akhir (final), kemudian prototype tersebut
dibuang (tak dipakai).
2. INCREMENTAL
Produk finalnya dibuat sebagai komponen-komponen yang terpisah. Desain produk
finalnya secara keseluruhan haya ada satu tetapi dibagi dalam komonen-komponen
lebih kecil yang terpisah (independent).
3. EVOLUTIONARY
Pada metode ini, prototipenya tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasi desain
berikutnya. Dalam hal ini, sistem atau produk yang sebenarnya dipandang sebagai
evolusi dari versi awal yang sangat terbatas menuju produk final atau produk akhir.
Prototyping bekerja dengan baik pada penerapan-penerapan yang berciri sebagai berikut:
1. Resiko tinggi yaitu untuk masalah - masalah yang tidak terstruktur dengan baik,
ada perubahan yang besar dari waktu ke waktu, dan adanya persyaratan data yang
tidak menentu.
2. Interaksi pemakai penting. Sehingga sistem harus menyediakan dialog on-line
antara pelanggan dan komputer.
3. Waktu penyelesaian yang cepat.
4. Perilaku pemakai yang sulit ditebak.
5. Sistem yang inovatif yaitu system yang membutuhkan cara penyelesaian masalah
dan penggunaan perangkat keras yang mutakhir.
3.4 Kelebihan dan Kekurangan Prototyping
Kelebihan prototyping adalah:
1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan
2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan
3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan system
4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan system
5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.
Kekurangan prototyping adalah :
1. Pelanggan kadang tidak melihat atau menyadari bahwa perangkat lunak yang ada belum
mencantumkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan juga belummemikirkan
kemampuan pemeliharaan untuk jangja waktu lama.
2. Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek. Sehingga
menggunakanalgoritma dan bahasa pemrograman yang sederhana untuk membuat
prototyping lebihcepat selesai tanpa memikirkan lebih lanjut bahwa program tersebut
hanya merupakancetak biru sistem
3. Hubungan pelanggan dengan komputer yang disediakan mungkin tidak mencerminkan
teknik perancangan yang baik.
3.5 Analisis PIECES
Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu
dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis
PIECES meliputi :
1. Performances ( Analisis Kinerja )
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu
perpustakaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja Perpustakaan DPRD SU dalam
pengolahan data sirkulasi perpustakaan selama ini bersifat manual.
2. Informations( Analisis Informasi )
Kemampuan sistem informasi yang kurang baik, membuat sebuah organisasi akan
mendapatkan informasi yang tidak akurat, tidak relevan dan tidak tepat waktu. Informasi
yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau informasi itu sendiri. Output yang
dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan
data tidak dapat diproses dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk
penyimpanan data juga belum aman masih dalam bentuk lembaran-lembaran.
Semuanya menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas. Maka perlu
pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikan data yang diinputkan dan
diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan dalam mengambil keputusan atau
merencanakan langkah-langkah berikutnya. Pada Sistem lama Informasi yang disajikan
bersifat kurang akurat karena dapat terjadi kesalahan proses pencatatan data dan lama
pembuatan laporan, disebabkan karena data yang bertumpuk-tumpuk.
3. Economics ( Analisis Ekonomi )
Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauh mana
manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial lembaga pendidikan. Adanya
pemborosan waktu dan alat-alat maka otomatis terjadi pembengkakan biaya yang masih
belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas
sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Seperti penggunaan kertas,
tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi
kesalahan tidak dapat digunakan lagi.
4. Control ( Analisis Kendali )
Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari
dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk
menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja
yang mengalami gangguan akan bisa diperbaiki.
5. Efficiency ( Analisis Efisiensi )
Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa
pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Keberadaan komputer yang ada
hanya digunakan untuk proses pengetikan dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk
proses yang berkaitan dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih
menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini tentunya
menyebabkan lambatnya penyampaian informasi.
6. Service ( Analisis Pelayanan )
Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota
merupakan tujuan utama. Pada Perpustakaan DPRD SU kepada anggota khususnya dalam
proses peminjaman dan pengembalian sudah cukup baik, tetapi masih terdapat kekurangan
yaitu masih kurang cepat dan akurat. Dalam Pelayanan pencarian data Buku, peminjaman,
Pengembalian buku membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan
pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam menyajikan informasi
BAB IV
HASIL PENELITIAN
4.1 Tahap Analisa
4.1.1 Sekilas tentang Perpustakaan DPRD Sumatera Utara
Perpustakaan DPRD Sumatera Utara terletak dijalan Imam Bonjol nomer 5 Medan.
Didirikan pada tahun 1957 bersamanya dengan berdirinya DPRD Sumatera Utara sebagai
lembaga induknya. Luas ruangan pada saat ini berukuran 5x5 m2 dan dikelola oleh satu
orang staf perpustakaan dengan tugas rangkap yakni selain sebagai petugas perpustakaan juga
sebagai pegawai pada DPRD Sumatera Utara.
Perpustakaan DPRD Sumatera Utara merupakan perpustakaan khusus yang berfungsi
sebagai sarana untuk menunjang keberhasilan program kerja dari lembaga induknya. Serta
memperluas pengetahuan dari penggunanya yaitu pegawai di DPRD Sumatera Utara.
Perpustakaan ini berada dibawah urusan administrasi dan kedudukan perpustakaan tidak
bersifat structural, artinya tidak terdapat jabatan struktur dalam perpustakaan.
Saat ini perpustakaan DPRD Sumatera Utara menempati ruangan pada lantai satu
gedung DPRD Sumatera Utara ukuran 5x8 m2, dimana seluruh kegiatan perpustakaan
berlangsung dalam ruangan tersebut. Perpustakaan DPRD Sumatera Utara pada saat ini
memiliki satu orang staf/petugas perpustakaan yang sepenuh waktu melaksanakan kegiatan
perpustakaan, dimana staf perpustakaan berlatar pendidikan sarjana Ilmu Perpustakaan dan
Informasi, serta 2 orang PNS dibantu 10 orang pegawai kontrak dari berbagai displin ilmu.
Perpustakaan DPRD Sumatera Utara dalam operasional kegiatannya bertangung jawab
langsung kepada DPRD Sumatera Utara di Medan, Hal ini disebabkan anggaran atau biaya
operasional perpustakaan bersumber dari Sekwan DPRD Sumatera Utara.
4.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi dalam suatu perpustakaan menggambarkan tentang adanya
kedudukan, rentangan tugas atau posisi yang jelas bagi karyawannya dalam tiap unit
didalamnya, oleh karena itu perpustakaan DPRD Sumatera Utara merupakan perpustakaan
yang khusus diselenggarakan untuk mendukung kegiatan DPRD Sumatera Utara dalam
melaksanakan tugas-tugas Dewan, maka struktur organisasi berada diantara struktur DPRD
Sumatera Utara Medan.
Adapun struktur makro perpustakaan DPRD Sumatera Utara dapat dijelaskan pada
gambar dibawah ini :
4.1.3 Pengguna
Adapun pengguna perpustakaan DPRD Sumatera Utara terdiri dari :
a. Anggota Dewan Sekretariatan DPRD
b. PNS dilingkungan DPRD
c. Wartawan
d. Karyawan kontrak/honor
e. Siswa-siswi Medan
f. Umum (mahasiswa, staf lain)
4.1.4 Koleksi Perpustakaan
Untuk dapat memberi pelayanan informasi yang memuaskan, peprustakaan perlu
menyediakan koleksi atau bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna. Koleksi
perpustakaan DPRD Sumatera Utara umumnya memuat informasi dibidang
SEKWANDPRD SU
KABAGUMUM
KASUBAGTU
STAFPERPUSTAKAAN
PEGAWAI KONTRAK
kemasyarakatan/social dan politik serta bidang lainnya, seperti bidang teknik, manajemen
computer dan juga bidang yang dianggap perlu untuk diadakan.
Adapun jenis dan jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan DPRD Sumatera
Utara adalah sebagai berikut :
Table : Jenis dan Jumlah Buku berdasarkan Nomor Klasifikasi DDC
No DDC Bidang Ilmu Jumlah JudulBuku
JumlahEksemplar
000
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Karya-karya Umum
Filsafat
Agama
Ilmu-ilmu Sosial
Ilmu Bahasa
Ilmu Pengetahuan Murni
Teknologi/Ilmu Terapan
Kesenian
Kesusatraan
Sejarah dan Geografi
220
182
150
350
245
162
300
120
142
357
235
193
195
635
325
843
332
150
196
420
JUMLAH 2228 4494
Beberapa jenis koleksi referensi yang terdapat pada perpustakaan DPRD Sumatera
Utara adalah sebagai berikut :
a. Ensiklopedi
b. Kamus
c. Terbitan instansi seperti memori DPRD SU, profil DPRD SU, laporan, dll
d. Peraturan daerah
Selain dari bahan pustaka buku perpustakaan DPRD Sumatera Utara juga
menyediakan sumber informasi lain yaitu berbentuk terbitan berkala yang terdiri dari :
Majalah bulanan DPRD SU yaitu “Media DPRD SU” yang terbit setiap 3 bulan sekali
serta kiriman majalah dan instansi lain dari lembaga daerah di Indonesia serta buku jurnal
DPRD dan pidato gubernur setiap tahun.
Majalah Gema Pelabuhan
Majalah Gema Mandiri
Majalah Siaran Umum
Majalah Mimbar Logislatif
Peraturan daerah setiap tahun
Buku Jurnal kegiatan komisi DPRD setiap tahun
Buku jurnal pidato Gubernur
Dalam pengadaan majalah atau buletin secara kronologi, perpustakaan tidak
mengadakannya secara rutin tetapi secara berkala.
4.1.5 Prosedur Berjalan
Kegiatan administratif perpustakaan SMK Negeri 1 Takengon yaitu:
1) Kegiatan pengolahan, pada kegiatan ini bagian pengolahan mengolah dan mendata
bibliografi dari setiap koleksi secara manual.
2) Kegiatan sirkulasi, pada kegiatan ini bagian sirkulasi memberikan pelayanan
peminjaman dan pengembalian secara manual.
3) Kegiatan daftar keanggotaan, pada kegiatan ini pengguna/user yang ingin menjadi
anggota perpustakaan mendaftarkan diri ke bagian keanggotan mencatat data
pengguna yang ingin menjadi anggota dan membuat kartu anggota. Biasanya anggota
akan terddaftar sendiri ketika menerima murid baru.
4) Kegiatan penelusuran, kegiatan penelusuran koleksi oleh pengguna perpustakaan
sendiri.
4.1.6 Analisa Sistem Berjalan
Selama ini Perpustakaan DPRD SU belum menggunakan sistem informasi
perpustakaan, akibatnya dalam pengelolaan masih secara manual. Maka dibutuhkan sistem
yang terkomputerisasi sehingga dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan. Sistem ini
dapat membantu dalam melakukan penginputan buku, pengecekan buku, peminjaman buku
dan pembuatan laporan menjadi lebih akurat dan tidak memakan waktu yang lama dalam
pembuatan laporan.
a. Flowchart yang sedang berjalan
Proses Pendaftaran Anggota Perpustakaan
Proses Peminjaman
Anggota Perpustakaan Petugas Peminjaman
MulaiFormulir
Mengambil Formulir
Memberikan Formulir
Formulir
Membuat Kartu
Anggota
Merekap Data
Anggota DPRD
Kartu Anggota
Selesai
Sistem Flow Pengembalian Buku
Anggota Petugas Perpustakaan
Laporan peminjaman
Data buku yang dipinjam dan tgl pengembalianBuku yang akan
dipinjam
Buku yang dipinjam
Data buku yang dipinjam dan tgl pengembalian
Laporan Peminjaman
Mengecek buku, kartu anggota &
memberi tgl penegembalian
Menyimpan data peminjaman
Membuat laporan
peminjaman
Mencari barcode kartu anggota
Barcode kartu anggota
Mencari barcode buku yang akan
dipinjam
Mulai
Selesai
Menyerahkan buku
Data peminja-
man
Menulis id_buku di data
buku
b. Analisa Input
Mulai
Mengembalikan Buku
Mengecek Data
Peminjaman
Membayar Denda
Menentukan Denda
Terlambat
Menangih Denda
Transaksi Pengembalian Buku Selesai
Selesai
Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang menjadi masukan
data yang berjalan. Masukan sistem yang berjalan adalah:
1) Data koleksi merupakan data bibliografi dari setiap bukubahan pustaka seperti judul,
pengarang, penerbit dan lain-lain. Data ini dikelompokkan secara manual dan
didokumen untuk dijadikan laporan yang akan diberikan kepada kepala perpustakaan.
2) Data sirkulasi adalah data dari kegiatan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian
buku) seperti nama peminjaman, buku yang dipinjam, tanggal pengembalian dan
sebagainya. Data ini dikelompokkan secara manual dan didokumen untuk dijadikan
laporan yang akan diberikan kepada kepala perpustakaan.
3) Data anggota adalah data dari setiap anggota perpustakaan seperti nama, jurusan,
alamat, jenis kelamin dan sebagainya. Data ini dikelompokkan secara manual dan
didokumen untuk dijadikan laporan yang akan diberikan kepada kepala perpustakaan.
c. Analisa Output
Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang menjadi keluaran
data yang berjalan. Keluaran dari sistem yang berjalan adalah:
1) Data koleksi adalah hasil dari pengisian data bibliografi dari setiap koleksi.
2) Data sirkulasi adalah data peminjaman dan pengembalian yang dihasilkan dari
kegiatan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian buku).
3) Data anggota adalah data yang dihasilkan dari pendaftaran anggota perpustakaan.
d. Analisa proses
Analisa proses dilakukan untuk mempresentasikan aliran data dan informasi yang
terjadi pada sistem informasi perpustakaan pada Perpustakaan DPRD SU. Dari hasil analisa
sistem yang berjalan terdapat beberaa entitas yang saling terlibat diantarnya bagian
pengolahan, bagian sirkulasi, anggota dan kepala perpustakaan.
Entitas bagian pengolahan melakukan pendataan data bibliografi koleksi, hasil dari
pendataan tersebut adalah data koleksi perpustakaan. Entitas ini membuat laporan data
koleksi perpustakaan/buku induk, kartu katalog, dan label call number.
Entitas bagian keanggotaan melakukan pendataan informasi tentang keanggotan. Entitas
ini membuat kartu anggota, dan laporan keanggotaan seperti jumlah anggota.
Entitas bagian sirkulasi melakukan pendataan kegiatan peminjaman dan pengembalian
buku. Entitas ini membuat laporan sirkulasi.
Entitas pengguna yang ingin menjadi anggota perpustakaan melakukan pendaftaran ke
bagian keanggotaan, pengguna memberikan data diri untuk dijadikan data anggota
perpustakaan. Anggota yang ingin meminjam atau mengembalikan buku harus menunjukkan
bukti kartu anggota perpustakaan.
4.2 Perancangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem ini dilakukan setelah sistem yang ada dianalisa kekurangannya,
kelebihan dan bagaimana sistem tersebut berjalan sehingga dapat dibuat sistem yang baru.
Sistem informasi yang dikembangkan meliputi analisa Diagram Konteks atau Context
Diagram (CD) dan Data Flow Diagram (DFD) Desain Struktur Data dan Desain Aplikasi
Web.
Diagram Konteks / Contect Diagram (CD)
Contect Diagram (CD) atau Diagram Konteks ini menggambarkan sistem yang akan
dikembangkan dan juga meliputi entitas luar yang mempunyai hubungan atau keterkaitan
dengan sistem aliran data yang berhubungan dengan sistem.
User
Sistem Informasi Perpustakaan
Data Seluler
Data Pencarian
Info User
Data Buku
Data Buku
Data Kategori
Petugas Perpustakaan
Data flow Diagram (DFD)
Adapun DFD dari sistem pencarian buku adalah :
4.3 Struktur Data
a. Struktur File
Database pada sistem ini dibuat dengan menggunakan program MySQL, untuk lebih
jelasnya berikut penjelasan dari tiap-tiap tabel yang digunakan pada database ini :
1. Struktur File Kategori
Merupakan file tempat menyimpan data kategori buku.
Field Type Attributes Null Default Extra
Id Int(11) No Auto_increment
Kategori Varchar(255) No
2. Struktur File Buku Tamu
Merupakan file untuk menyimpan data-data tamu yang masuk dan menampung
komentar-komentar pengunjung.
Field Type Attributes Null Default Extra
Nama Varchar(25) No
Email Varchar(25) No
Komentar Text No
3. Struktur File Counter
Merupakan file untuk menyimpan data tanggal yang berjalan setiap harinya.
Field Type Attributes Null Default Extra
Tanggal Text No
Ip Text No
4. Struktur File user_admin
Merupakan file untuk menyimpan data administrator yang boleh masuk beserta
passwordnya.
Field Type Attributes Null Default Extra
Nama Varchar(30) No
Pass Varchar(15) No
5. File Buku
Merupakan file tempat menyimpan data buku.
Field Type Attributes Null Default Extra
Id_no Tinyint(10) No Auto_increment
No_induk Varchar(10) No
No_udc Varchar(10) No
Id Tinyint(11) No 0
Subjek Varchar(255) No
Subjek_lain Varchar(255) No
Kategori Varchar(30) No
Rak Varchar(10) No
Ibn Varchar(10) No
Judul Text No
Pengarang Text No
Tjk_entri_ut
m
Text No
Penerbit Text No
Tpt_penerbit Text No
Thn_terbit Varchar(10) No
Halaman Varchar(10) No
Emp Varchar(10) No
Thn_prlh Varchar(10) No
Asl_prlh Varchar(10) No
Entri_olh text No
Tgl_entry Varchar(10) No 0000-00-
waktu Date No 00
b. Struktur Menu
4.4 Desain Aplikasi Web
Dalam pembuatan aplikasi web ini, dibagi menjadi 3 frame yang membentuk suatu
kerangka aplikasi web.
Menu Utama
Profil About Contact Us Guest Book Admin
Pencarian Buku
Koleksi Buku
Fasilitas Perpustakaan
Jam Buka
(Keterangan)
Menu Utama
Jam Buka
Fasilitas Perpusta-
kaan
Koleksi Buku
Pencarian Buku
admin Contact us
home Guest book
profil
Penambahan Buku Penambahan Kategori
Berikut penjelasan untuk masing-masing pilihan menu:
1. Profil, digunakan untuk melihat mengenai profil perpustakaan secara keseluruhan.
2. About, digunakan untuk melihat mengenai profil perpustakaan.
3. Contact Us, digunakan untuk mengetahui alamat perpustakaan dan nomor telepon
yang bisa dihubungin oleh user.
4. Home, merupakan tampilan utama website.
5. Guest Book, merupakan fasilitas bagi user yang ingin memberikan komentar dan
permasalahan.
6. Admin, merupakan fasilitas bagi administrator untuk menginput data buku dan data
kategori buku.
7. Pencarian Buku, merupakan fasilitas bagi user untuk melakukan pencarian buku
perpustakaan.
8. Koleksi Buku, digunakan untuk mengetahui koleksi buku apa saja yang tersedia di
perpustakaan.
9. Fasilitas Perpustakaan, digunakan untuk mengetahui layanan apa saja yang
diberikan oleh perpustakaan.
10. Jam Buka, digunaka untuk melihat jam kerja perpustakaan.
4.5 Implementasi Sistem
Sebelum melakukan implementasi sistem, diperlukan persiapan yang memadai dalam
hal perangkat keras, perangkat lunak, ruangan dan fasilitas pendukung lainnya. Dalam
implementasi sistem hal yang penting untuk diperhatikan adalah :
1. Konversi
Sistem baru akan memberikan hal-hal baru yang butuh penyesuaian. Konversi ini
diperlukan terutama dalam implementasi sistem lama ke sistem baru, apalagi
sebelumnya masih menggunakan sistem manual.
2. Pelatihan
Diperlukan pengenalan secara menyeluruh untuk setiap pihak yang terlibat dalam
menggunkan sistem informasi. Diperlukan sosialisasi kepada pihak-pihak yang
terlibat langsung dalam sistem namun tidak menggunakan aplikasi sistem secara
langsung.
3. Testing penerimaan
Penyesuaian sistem baru dengan menggunkan testing selama periode yang ditentukan
sebagai proses belajar.
4.6 Pemeliharaan Sistem
Pada tahap pemeliharaan ini mencakup seluruh proses yang diperlukan untuk
menjamin kelangsungan, kelancaran dan penyempurnaan sistem yang telah dioperasikan.
Tahpa ini meliputi kegiatan pemantauan dan kontrol pengoperasian, antisipasi gangguan kecil
(bug), melakukan penyempurnaan yang mungkin terlewatkan, dan antisipasi faktor-faktor
eksternal (virus, kehilangan/kerusakan data, cheating, dll).
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari pengembangan sistem pada perpustakaan DPRD SU yaitu :
1. Sistem yang berada pada perpustakaan DPRD SU yaitu sistem manual
2. Sistem baru di perpustakaan DPRD SU, dapat lebih efektif dan efisien dalam sistem
pelayanan yang selama ini secara manual sangat banyak membuang waktu.
3. Dibuatnya sistem informasi perpustakaan ini memudahkan proses penelusuran katalog
bagi pengguna (user).
4. Koleksi tercetak perpustakaan juga dijadikan koleksi digital agar pengguna yang tidak
berada di kantor/perpustakaan bisa tetap membacanya dimana pun.
5.2 Saran
1. Pengelola perpustakaan diharapkan lebih memperhatikan perawatan (maintenance)
aplikasi sistem automasi peprustakaan, sehingga tidak terjadi masalah (trouble) yang
mengakibatkan tidak berfungsinya sistem.
2. Adanya kerjasama yang baik antara Kepala Dewan dengan Kepala Perpustakaan
dalam anggaran agar sistem yang dirancang berjalan secara baik, tidak ada hambatan.
3. Melibatkan pakar analis sistem yang baik dalam pembuatan sistem agar tidak terjadi
kesalahan dalam menerapkan sistem pada perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
- Hasugian, Jonner. 2011. DasarDasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Perpustakaan
Khusus. Medan: USU Press.
- Hartono,Jugianto.1989.ANALISA & DESAIN SISTEM INFORMASI.Yogyakarta:ANDI
- Yulianto, Ardian A, dkk. 2009. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Bandung:
Politeknik Telkom Bandung.
- Pressman, Roger S.2002.Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (BUKU
SATU).Yogyakarta:ANDI
- Mulyanto, Aunur Rofiq.2008.Rekayasa Perangkat Lunak Jilid 1.Jakarta:ISBN
- Modul Kuliah Analisis dan Perancangan Sistem perpustakaan : Konsep PIECES, Model-
Model Pengembangan Sistem, dan studi Case Analisis Perancangan sistem perpustakaan.