PK.UiTM.HEP(O).01Carta Alir Permohonan Aktiviti

ORANG YANG BERTANGGUNG

JAWABALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD

KUALITI

Mula

Pel Pelajar hantar borang permohonan aktiviti

Borang C : 100HEP (PKAP. 35/6/3)

PKTerima borang dan semak berdasarkan senarai semak

PT Serahkan kepada PP/PE untuk semakan lanjut

PP/PYB PP menyemak permohonan

PP/PYB

PP akan mengemukakan permohonan kepada PPP(kampus Shah Alam)/TP HEP (Kampus Cawangan) dan mengadakan perbincangan untuk membuat keputusan

PT/PP/PYB

Sediakan surat kelulusan Sekiranya peruntukan

<RM 6,000 (surat kelulusan akan ditandatangani oleh PPP(UiTM Shah Alam)/Pengarah aatu TP HEP (Kampus Cawangan)

Sekiranya peruntukan >RM 6,000 tetapi <RM 10,000 (surat kelulusan akan ditandatangani oleh TNCHEP (Kampus Shah Alam)/

Sekiranya peruntukan >RM 6,000 di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Tab ung Amanah (Cawangan)

Sekiranya peruntukan >RM 10,000, di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Tab ung Amanah (Shah Alam)

100HEP (PKP.35/6/3)

400HEP (PKP.29/3)

Bersambung

Lengkap

Tidak Lengkap

Tidak memenuhi kriteria kembalikan kepada pelajar

LulusTidak LulusatauPerlu dibawa ke Mesyuarat

Maklumkan kepada pelajar/pemohon

PP kemukakan permohonan ke J/kuasa

LulusTidak Lulus

Maklumkan kepada pemohon

LAMPIRAN 1

PK.UiTM.HEP(O).01

ORANG YANG BERTANGGUNG

JAWABALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI

Sambungan

PAPSurat kelulusan diberi kepada pemohon beserta borang

-Borang LAP/HEP/FA, LAP/HEP/FB, -(LAP/HEP/S1, LAP/HEP/S2, LAP/HEP/S3)

PE/PYB Kemaskini rekod

Tamat

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNISENARAI SEMAK PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI

LAMPIRAN 2

PK.UiTM.HEP(O).01

Nama Program:

Tarikh terima: Penerima:

BIL.

KELULUSAN TANPA BIAYA (/) TANDATANGAN & TARIKH

1. *Borang lengkap diisi2. *Persatuan/kelab berdaftar3. *Rekod aktiviti persatuan sebelum adalah bersih (cth

laporan, gambar, resit)4. Catatkan bilangan aktiviti bilangan aktiviti persatuan yang

sama untuk tahun ini: 5. Catatkan peruntukan yang telah diperolehi tahun ini: RM 6. Catatkan adakah aktiviti ini termasuk dalam perancangan?7. Catatkan sama ada Persatuan telah mengemaskinikan

maklumat keahlian persatuan sebulan yang lalu.8. *Objektif /tujuan program selaras dengan objektif persatuan 9. *Tarikh/masa tidak bercanggah dengan masa kuliah10. * Jika bercanggah perlu dapatkan kelulusan pembatalan

kelas/kelulusan lain11. *Peserta adalah ahli kelab 12. **Tarikh/masa tidak bercanggah dengan program utama

Universiti13. **Tarikh/masa tidak bercanggah dengan akhlak agama14. **Tempat tidak bercanggah dengan program lain yang lebih

utama & awal15. **Tempat telah mendapat kelulusan pihak tertentu16. **Tempat selaras dengan akhlak budaya dan agama17. **Pengiring adalah penasihat atau orang lain yang telah

mendapat kelulusan. Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar 18. **Orang lain yang terlibat dengan program, telah mendapat

kelulusan19. +Aktivit selaras dengan akhlak budaya & agama20. +Perancangan/Persiapan mengambil kira aspek kebersihan,

keselamatan & kesihatan21. +Pelaksanaan program telah mengambil kira perasaan

komuniti setempat22. +Pegawai melulus sekurang-kurangnya GRED 41 di Pusat

Kegiatan/Aktiviti & Pengantarabangsaan23. +Surat kelulusan ditandatangani oleh Ketua Pusat atau

GRED 4124. + Jika ada penceramah jemputan – nama, jawatan, organisasi

dan latar belakang (CV) penceramah perlu disertakan bersama Borang C

KELULUSAN DENGAN BIAYA/PERUNTUKAN

25. Telah melalui proses (1 – 17) di atas26. Pegawai Melulus : Jawatankuasa Tabung Kegiatan

Kokurikulum (TKK)27. Butiran perbelanjaan ikut kadar yang telah ditetapkan 28. Kelulusan di luar kadar perlu diseragamkan dengan kelulusan

terdahulu29. Kelulusan berdasarkan had yang ditetapkan30. Surat kelulusan tandatangani oleh Pengarah Pembangunan

Pelajar

RAYUAN KELULUSAN PROGRAM31. Rayuan rasmi oleh Penasihat atau Pengarah Projek melalui

PK.UiTM.HEP(O).01Penasihat/Ketua program/Timbalan Dekan/Dekan

32. Surat kelulusan ditandatangani oleh Ketua Pusat/Pengarah Pembangunan Pelajar

RAYUAN TAMBAHAN BIAYA PERUNTUKAN33. Rayuan rasmi oleh Penasihat atau Pengarah Projek melalui

Penasihat/Ketua Program /Timbalan Dekan/Dekan 34. Di bawa ke mesyuarat TKK atau Pengarah Pembangunan

Pelajar 35. Surat kelulusan tandatangani oleh Pengarah

Tarikh dibawa ke mesyuarat: Tarikh surat kelulusan:

Tarikh terima rayuan (jika ada): Tarikh surat kelulusan:

Catatan:

Senarai semak hendaklah dikepilkan bersama Borang Permohonan di muka surat hadapan * Disemak oleh Pembantu Tadbir** Disemak oleh Pegawai Eksekutif+ Disemak oleh Penolong Pendaftar

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNICONTOH SURAT KELULUSAN PERMOHONAN AKTIVITI

LAMPIRAN 4

PK.UiTM.HEP(O).01