1
FAIL MEJAJawatan:
Penyelia Kanan HEM
Unit:
Hal Ehwal Murid
Bahagian:
Sektor Pembangunan Kemanusiaan,
Jabatan Pendidikan
Wilayah Persekutuan Putrajaya
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama : Rohani bt. Haji Ahmad
Jawatan : Penyelia Kanan HEM
Gred : DGA34
E-mel : [email protected]
Tarikh Kemaskini : 1 Oktober 2013
*Tandatangan Ketua Jabatan :
*Ketua yang bertanggungjawab ke atas pegawai tersebut.
2
KANDUNGAN
KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Carta Organisasi Bahagian/Jabatan/Pejabat 4 - 5
2. Visi, Misi dan Objektif Bahagian/Jabatan/Pejabat 6 - 8
3. Objektif Sektor/Unit 9 -10
4. Carta Organisasi Sektor/Unit (Kedudukan Pegawai) 11-12
5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan
Pegawai-Pegawai Lain 13-17
6. Peraturan-peraturan Pentadbiran18-19
7. Proses Kerja dan Carta Alir Kerja serta20-81
Senarai Semak / Checklist
8. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai52-83
9. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)84-86
10. Jawatankuasa Yang Dianggotai (Yang berkaitan dengan
tugas sahaja) 87-88
11. Norma Kerja (Boleh diukur-KPI/masa/peratus/bilangan)89-93
12. Format Senarai Tugas Harian94-95
3
4
CARTA ORGANISASIJABATAN PENDIDIKAN WILAYAH
PERSEKUTUAN PUTRAJAYA
CARTA ORGANISASI JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA
5
CARTA ORGANISASIJABATAN PENDIDIKAN WILAYAH
PERSEKUTUAN PUTRAJAYA
6
VISI, MISI DAN OBJEKTIFJABATAN PENDIDIKAN WILAYAH
PERSEKUTUAN PUTRAJAYA
VISI, MISI DAN OBJEKTIF JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH PERSEKUTUAN
PUTRAJAYA
VISI
Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya Unggul 2015
MISI
Memastikan pendidikan untuk semua dilaksanakan. Memberi penumpuan kepada keperluan untuk
mengembangkan potensi murid pelbagai tahap pencapaian dan keupayaan.
Memberi penumpuan kepada peningkatan penguasaan Emotional Quotient (EQ), Intelectual Quotient (IQ), dan Spiritual Quotient (SQ) dalam kalangan murid.
Membudayakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi.
Memastikan program pembangunan profesional dan prasarana pendidikan dilaksanakan secara berterusan bagi menjamin kualiti pendidikan yang mapan.
Memastikan keutuhan dalam pelaksanaan sistem pengurusan dan kepimpinan.
Objektif
Memastikan kanak-kanak yang mencapai umur persekolahan mendapat akses kepada pendidikan.
Memberi akses kepada pendidikan berkualiti yang mampan kepada semua.
Memastikan semua aktiviti dijalankan mengikut peraturan, berhemah dan berintegriti.
Menyediakan sistem pengurusan dan pentadbiran yang moden, cekap dan berkesan.
7
Membentuk pemimpin pendidikan yang cemerlang dan berkeupayaan/mampu menguruskan sekolah secara ‘school based’.
Membina perhubungan dan permuafakatan pendidikan dengan PIBG dan agensi-agensi luar bagi menjamin kecemerlangan pendidikan.
Menyisipkan unsur futuristik berteraskan teknologi maklumat dan komunikasi dalam pendidikan.
Membentuk modal insan yang holistik serta mempunyai pemikiran kreatif, inovatif, berjati diri dan mempunyai semangat patriotisme yang tinggi.
Menanamkan kecintaan kepada ilmu pengetahuan di kalangan warga pendidikan.
Meningkatkan kepakaran pegawai-pegawai perkhidmatan pendidikan supaya menjadi pendidik yang lebih berkesan.
Menyediakan prasarana yang mencukupi, kondusif dan teraputik bagi pengajaran dan pembelajaran.
Mengembangkan potensi individu murid melalui pembangunan program kokurikulum dan sukan.
8
9
CARTA ORGANISASI SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN
(HAL EHWAL MURID)
CARTA ORGANISASI SUB UNIT PENGURUSAN KEMANUSIAAN (HAL EHWAL MURID)
10
PENGARAH PENDIDIKANHAJI JAMALUDDIN BIN YUSOF
DG54
TIMBALAN PENGARAHHAJAH FARIZAH BT. HJ. AHMAD
DG48
SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAANZAINAL AZMIR BIN KAMARUDDIN
DG44
UNIT PENGURUSAN HEM(DISIPLIN DAN KAUNSELING)
KAMALUDIN BIN MOHD. KASSIMDG44
HEM, 3K, KANTIN DAN KESIHATAN
UMI KASLHOM BT ABDUL GHAFARDG34
SPBT DAN KEBAJIKANROHANI BT. HAJI AHMAD
DG34
11
OBJEKTIF SUB UNITPENGURUSAN
HAL EHWAL MURID
OBJEKTIF UNIT HAL EHWAL MURID
Memastikan semua program / aktiviti bagi setiap fungsi yang dirancang Berjaya dilaksanakan serta dinilai keberkesanannya. Program / Aktiviti merangkumi fungsi-fungsi berikut:
1. Pengurusan Hal Ehwal Murid
2. Pengurusan Disiplin dan Kaunseling
3. Pengurusan 3K
4. Pengurusan Kesihatan Murid
5. Pengurusan Kantin
6. Pengurusan SPBT
7. Pengurusan Kebajikan Murid
- Biasiswa
- KWAPM
- Pengurusan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)
8. Pengurusan Data SMM
12
13
SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN
PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Jawatan : Penyelia HEM – SPBT dan Kebajikan
Bahagian : Struktur Pembangunan Kemanusiaan
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERITUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN
DAN JENIS HUBUNGAN
Pengarah Pendidikan Memberi arahan dalam
melaksanakan tugas-tugas yang diamanahkan.
Meluluskan semua program dan pengurusan HEM
1.Merancang dan menyelia pelaksanaan program dan aktiviti SPBT.
Melaksanakan setiap program atau aktiviti yang berkaitan.
PPP Unit Pengurusan SekolahMemastikan jumlah sekoah, aliran dan jumlah murid
Ketua Unit Pengurusan Sekoah, Akademik & Kemanusiaan
Memberi arahan dalam melaksanakan tugas-tugas yang
diamanahkan.Meluluskan semua program dan
pengurusan HEM
2. Merancang dan menyelia pelaksanaan program dan aktiviti Kebajikan.
Mengambil tindak ikut terhadap surat-surat yang diminitkan.
PPP Unit ICTMenentukan data dan jumlah murid yang lengkap di setiap sekolah
14
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERITUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN
DAN JENIS HUBUNGAN
Ketua Subunit Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan
Merancang dan menyelaraskan pelaksanaan program/aktivti,
dokumentasi dan laporan
3. Pengurusan MS ISO 9001:2000
Menandatangani dokumen-dokumen yang berkaitan.
PPP Unit Sekolah MenengahMemastikan mata Pendidikan yang diajar di sekolah.
Ketua Unit Hal Ehwal MuridMerancang dan menyelaraskan
pelaksanaan program/aktivti, dokumentasi dan laporan di
peringkat JPN /PPWPP
4.Melaksanakan lain-lain tugas yang diarah dari masa ke semasa.
PPP Unit Sekolah RendahMemastikan mata Pendidikan yang diajar di sekolah.PPP Unit KewanganMenyediakan Pesanan Kerajaan (LO) dan bayaran kepada Penerbit
Pengetua / Guru BesarMerancang dan menyelaraskan
pelaksanaan program/aktivti, dokumentasi dan laporan di
peringkat sekolah
5. Pengurusan Peruntukan Perbelanjaan Penentuan Keperluan Buku Teks
Ketua Sektor Pembangunan KemanusianMembantu menyelaras pengurusan Hal Ehwal Murid di sekolah-sekolah WP Putrajaya
15
6. Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit.
Ketua Unit Hal Ehwal MuridMembantu menyelaras pengurusan Hal Ehwal Murid di sekolah-sekolah WP Putrajaya
7. Pemantauan pembekalan dan penentuan Buku Teks di sekolah
Pengetua dan Guru BesarMerancang dan menyelaraskan program/aktiviti, dokumentasi
8. Pengagihan Buku Teks
Penyelia Hal Ehwal MuridMenguruskan perancangan program Hal Ehwal Murid di sekolah-sekolah di Putrajaya
9. Pelaksanaan dan pengurusan Skim Pinjaman Buku Teks.
Guru Penolong Kanan HEMPengurusan perancangan program/aktiviti HEM di peringkat sekolah
10. Pembayaran TuntutanGuru Stor PusatMenyemak kedudukan dan keperluan buku Teks
16
11. Pelupusan Buku Teks.Guru-guru SPBT setiap sekolahMembuat anggaran pesanan mengikut keperluan
Agensi luar, PIBGMembantu melaksanakan program-program yang berkaitan HEM
Pembantu TadbirMembantu menyediakan LO dan menguruskan rekod dan fail.
Pembantu Am RendahPengurusan cetakan dan penghantaran surat/bahan.
17
18
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tugas:
Penyelia Hal Ehwal Murid
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS : Penyelia Hal Ehwal Murid
1. Menggunakan Pekeliling Pentadbiran Awam dan Garis Panduan yang berkaitan yang telah dikeluarkan oleh kerajaan Malaysia.
2. Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Kualiti, Dokumentasi & Latihan, Jabatan Pendidikan W.P Putrajaya.
3. Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Jabatan Pendidikan W.P Putrajaya.
4. Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pusat Kualiti dan Dokumentasi, Jabatan Pendidikan W.P Putrajaya.
5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan Pendidikan W.P Putrajaya
6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Pengarah Pendidikan WP Putrajaya.
19
20
PROSES KERJA
Tugas : Pengurusan Kewangan
Skim Pinjaman Buku Teks
(SPBT)
PROSES KERJA
TUGAS : Pengurusan Kewangan Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.
Merancang , mengurus dan mengawal perbelanjaan peruntukan SPBT yang diterima daripada BBT.
Pengarah Pendidikan
Pekeliling ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.
Menyedia maklumat untuk permohonan peruntukan perbelanjaan SPBT peringkat negeri.
Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan
3.
Menyedia permohonan peruntukan perbelanjaan SPBT .
Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan
4.
Mengurus dan mengawal perbelanjaan SPBT
Melapor prestasi perbelanjaan SPBT dengan betul dan menepati tarikh yang ditetapkan oleh BBT.
Pegawai Kewangan
21
22
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas : Pengurusan KewanganSkim Pinjaman Buku Teks
(SPBT)
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS : Pengurusan Kewangan Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)
23
MULA
Terima Arahan Dari Pengarah Pendidikan.
Mengumpul maklumat dan data dalam negeri.
Membuat semakan
Menyedia permohonan peruntukan perbelanjaan SPBT mengikut panduan yang disediakan oleh BBT.
Memaklumkan keperluan peruntukan yang
diperlukan dan prestasi perbelanjaan kepada BBT.
TAMAT
Ya
Tidak
24
SENARAI SEMAK / CHECKLIST
Tugas : Pengurusan Kewangan
Skim Pinjaman Buku Teks
(SPBT)
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Pengurusan Kewangan Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)
BIL.
TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Membuat perancangan perbelanjaan peruntukan SPBT yang diterima
2.Mengumpul maklumat dan data yang berkaitan dengan peruntukan yang diterima dalam negeri
3.Menyediakan permohonan peruntukan SPBT untuk tahun berikutnya
4.Melaporkan keperlan peruntukan untuk tahun berikutnya
25
26
PROSES KERJA
Tugas : Penentuan Keperluan Buku TeksSkim Pinjaman Buku Teks
(SPBT)
PROSES KERJA
TUGAS: Penentuan Keperluan Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks
(SPBT)
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.
Mencetak BTBT 190/170 selepas menerima arahan Bahagian Buku Teks (BBT).
Pengarah BBT
Pengarah Pendidikan
Pekeliling ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.
Merancang, mengurus dan mengelola Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks peringkat negeri.
Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan
3.
Mengadakn Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks kepada guru SPBT dan GPK HEM .
Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan
4.
Mengumpul Borang permohonana Keperluan Buku Teks (BTBT 190/170) dan dokumen sokongan dari sekolah.
Pegawai Kewangan
5.
Menyelaras pengisian data keperluan buku teks.
6.
Menyemak dan mengesahkan keperluan buku teks sekolah
27
28
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas : Penentuan Keperluan Buku TeksSkim Pinjaman Buku Teks
(SPBT)
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS: Penentuan Keperluan Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks(SPBT)
29
MULA
Terima Arahan Dari Timbalan Pengarah.
Mengumpul dan merumus data dan kelayakan pelajar
Mengumpul dan merumus data bekalan permohonan
Menyelaras dan menganjurkan taklimat
Memastikan dan menyemak keperluan
TAMAT
Memproses permohonan sekolah
YaTidak
Buat pembetulan
30
SENARAI SEMAK / CHECK LIST
Tugas: Penentuan Keperluan Buku TeksSkim Pinjaman Buku Teks
(SPBT)
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Penentuan Keperluan Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)
BIL.
TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Mencetak BTBT 190/170 selepas menerima arahan dari BBT
2.Merancang, mengurus dan mengelola Taklimat Penentuan keperluan Buku Teks peringkat negeri.
3.Mengaadakan taklimat Penentuan keperluan Buku Teks SPBT kepada guru SPBT dan PK HEM
4.Mengumpul dan merumus bekalan dari 21 buah sekolah.
5.Menyemak dan mengesahkan keperluan pesanan buku teks sekolah
31
32
PROSES KERJA
Tugas : Pengurusan Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit
PROSES KERJA
TUGAS : Pengurusan Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.Menerima arahan kerja dari BBT.
Pengarah BBT
Pengarah Pendidikan
Pekeliling ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.
Mengurus pesanan buku teks SPBT untuk semua sekolah di peringkat negeri.
Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan
3.
Merumus pesanan semua sekolah mengikut penerbit dan mencetak borang BTBT 320 dan BTBT 325.
Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan
4.
Berhubung dengan BBT mengenai kontrak pembekalan penerbit sebelum pesanan dibuat. Mencetak boring BTBT 471.
Pegawai Kewangan
5.
Menguruskan penyediaan dokumen BTBT 481,451, 320 dan Pesanan Kerajaan(LO)
6. Mengurus penyediaan
33
dokumen Pesanan Kerajaan
7.
Menyampaikan Pesanan Kerajaan kepada penerbit
34
35
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas : Pengurusan Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS : Pengurusan Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit
36
MULA
Terima Arahan dari Pengarah Pendidikan
Menguruskan keperluan pesanan buku teks semua sekolah
Berhubung dengan BBT mengenai kontrak
Merumus pesanan semua sekolah mengikut penerbit dan mencetak Borang BTBT 320, BTBT 325
Menguruskan penyediaan dokumen 481, 451, 320, 325 dan Pesanan Kerjaan
TAMAT
Menyampaikan Pesanan Kerajaan kepada Penerbit
37
SENARAI SEMAK / CHECKLIST
Tugas : Pengurusan Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Pengurusan Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit
BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Mencetak btbt 190/170 selepas menerima arahan dari BBT
2.Merancang, mengurus dan mengelola Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks peringkat negeri.
3.Mengadakan Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks SPBT kepada guru SPBT dan PK HEM
4.Mengumpul dan merumus bekalan dari 21 buah sekolah.
5.Menyemak dan mengesahkan keperluan pesanan buku teks sekolah
38
39
PROSES KERJA
Tugas: Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks
PROSES KERJA
TUGAS : Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks SPBT
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.
Memantau pembekalan dan penerimaan Buku Teks di sekolah
Pengarah BBT
Pengarah Pendidikan
Pekeliling ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.
Menyediakan laporan pemantauan pembekalan dan penerimaan buku teks di sekolah.
Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan
3.
Melaporkan sttus pembekalan ke BBT.
Menghubungi BBT mengenai masalah berkaitan pembekalan Buku Teks.
Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan
4.
Membuat tidakan susulan sekiranya terdapat masalah berkaitan dengan pembekalan Buku Teks.
Pegawai Kewangan
5.
Membuat tindakan susulan sekiranya terdapat masalah.
40
41
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas: Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS : Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks SPBT
42
MULA
Terima Arahan dari Pengarah Pendidikan
Membuat jadual pemantauan
Melaporkan status pembekalan ke BBT
Menyediakan laporan pemantauan
Semak Laporan Pembekalan
Sempurna
TAMAT
Membuat tindakan susulan
Menghantar lporan / ststus pembekalan Buku Teks (LPBT2) kepada BBT
Ya
Tidak
Buat pembetulan
43
SENARAI SEMAK / CHECKLIST
Tugas: Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks
BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Memantau pembekalan dan penerimaan Buku Teks di sekolah.
2.Menyediakan laporan pemantauan pembekalan dan penerimaan Buku Teks di sekolah.
3.
Melaporkan status pembekalan ke BBT.Menghubungi BBT mengan dengan pembekalan Buku Teks.
4.Membuat tindakan susulan sekiranya Terdapat masalah berkaitan dengan pembekalan Buku Teks.
5.Membuat tindakan susulan sekiranya terdapat masalah.
44
45
PROSES KERJA
Tugas : Memproses Tuntutan Pembayaran Bekalan Buku Teks
Kepada Penerbit
PROSES KERJA
TUGAS : Memproses Tuntutan Pembayaran Bekalan Buku Teks Kepada Penerbit
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.
Mengesahkan tuntutan pembekalan buku teks yang diterima daripada penerbit
Pengarah Pendidikan
Pekeliling ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.
Mepembayaran tuntutan pembekalan buku teks kepada penerbit.
Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan
3.
Menguruskan penalty terhadap pembekalan buku teks yang melampaui tempoh pembekalan yang ditetapkan.
Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan
4.
Menguruskan potongan royalty dan diskaun harga daripada tuntutan penerbit buku teks SPBT.
Pegawai Kewangan
5.
Melapor status pembayaran tuntutan pembekalan buku teks penerbit
46
47
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas : Memproses Tuntutan Pembayaran Bekalan Buku Teks
Kepada Penerbit
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS : Memproses Tuntutan Pembayaran Bekalan Buku Teks Kepada Penerbit
48
MULA
Terima Arahan dari Pengarah Pendidikan
Terima tuntutan bayaran buku teks dari penerbit
Menguruskan tuntutan royalty dan penalty
Menguruskan pembayaran tuntutan
Melapor status pembayaran tuntutan pembekal buku teks.
TAMAT
49
SENARAI SEMAK / CHECKLIST
Tugas : Memproses Tuntutan Pembayaran Bekalan Buku Teks
Kepada Penerbit
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Memproses Tuntutan Pembayaran Bekalan Buku Teks Kepada Penerbit
BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Menyemak dan mengesahkan tuntutan pembekalan Buku Teks yang diterima daripada penerbit.
2.Mengurus pembayaran tuntutan Buku Teks kepada penerbit.
3.
Mengurus penalty terhadap pembekalan Buku Teks yang melampaui tempoh pembekalan yang ditetapkan.
4.Mengumpul potongan royalty dan diskaun harga daripada tuntutan penerbit Buku Teks SPBT.
5.Melapor status pembayaran buku teks penerbit.
50
51
PROSES KERJA
Tugas : Pengurusan Pengagihan Buku Teks
(SPBT)
PROSES KERJA
TUGAS : Pengurusan Pengagihan Buku Teks (SPBT)
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.
Mendapatkan maklumat buku teks lebih/kurang daripada sekolah
( Borang LPBT 1)
Pengarah Pendidikan
Pekeliling ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.Menyediakan rumusan maklumat buku teks lebih/kurang negeri berasaskan sekolah.
Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan
3.Membuat tindakan agihan buku teks antara sekolah.
Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan
52
53
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas : : Pengurusan Pengagihan Buku Teks
(SPBT)
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS : Pengurusan Pengagihan Buku Teks (SPBT)
54
MULA
Mendapatkan maklumat buku lebih/kurang daripada sekolah
Menyediakan rumusan maklumat buku lebih/kurang negeri
Membuat tindakan agihan antara sekolah.
TAMAT
55
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Pengurusan Pengagihan Buku Teks (SPBT)
BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Mendapatkan maklumat buku lebih/kurang daripada sekolah.
2.Menyediakan rumusan maklumat buku lebih/kurang di peringkat negeri.
3.Membuat tindakan buku lebihan dihantar ke BOSS D.
4.Membuat tindakan agihan antara sekolah.
56
57
PROSES KERJA
Tugas : Pengurusan PelupusanBuku Teks
(SPBT)
PROSES KERJA
TUGAS : Pengurusan Pelupusan Buku Teks
(SPBT)
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.
Mengurus pelantikan kontraktor pelupusan buku teks.
Pengarah Pendidikan
Pekeliling ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.
Menyemak dan melulus permohonan pelupusan buku teks daripada sekolah.
Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan
3.
Memaklumkan kelulusan permohonan pelupusan kepada sekolah dan kontraktor pelupusan.
Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan
4.
Menyampaikan maklumat pelupusan buku teks ke BBT dan bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan.
Ketua Unit Pembangunan dan Aset
Pegawai Kewangan
5.
Menyelaras urusan pengutipan buku teks yang telah diluluskan untuk pelupusan.
6.
Menyimpan rekod pelupusan buku teks yang kemas kini.
7. Memastikan bayaran
58
pelupusan buku teks dibuat oleh kontraktor
8.Pemantauan pelupusan buku teks di negeri.
59
60
CARTA ALIRAN KERJA
Tugas : Pengurusan PelupusanBuku Teks
(SPBT)
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS : Pengurusan Pelupusan Buku Teks (SPBT)
61
MULAMULA
Mengurus pelantikan kontraktor pelupusan buku teks
Memaklumkan kelulusan permohonan pelupusan kepada sekolah dan kontraktor pelupusan
Menyemak dan melulus permohonan pelupusan buku teks daripada sekolah
Menyampaikan maklumat pelupusan buku teks ke BBT dan Bahagian Kewangan, KPM.
Menyelaras urusan pengutipan buku teks yang telah diluluskan untuk pelupusan
Menyimpan rekod pelupusan buku teks yang kemas kini.
Memastikan bayaran pelupusan buku teks dibuat oleh kontraktor
Pemantauan pelupusan buku teks di negeri.
TAMAT
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
62
TUGAS : Pengurusan Pelupusan Buku Teks (SPBT)
BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Permohonan pelupusan pihak sekolah diproses dan yang menepati kriteria diluluskan.
2.Memilih dan melantik kontraktor pelupusan buku teks.
3.Memaklumkan kepada Bahagian Buku Teks dan bahagian Kewangangan, Kementerian Pendidikan Malaysia.
4.Menyelaras urusan pengutipan buku teks yang telah diluluskan.
5.Menyimpan rekod pelupusan buku teks dengan teratur
6.Memastikan bayaran pelupusan buku teks dibuat oleh kontraktor
7.
Bayaran pelupusan dimasukkan dalam Akaun amanah.
8.
Pelupusan buku Pendidikan Agama Islam dilaksanakan berasingan dan memastikan bayaran dilaksanakan.
63
PROSES KERJA
64
TUGAS : Pengurusan Biasiswa
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.Mengadakan mesyuarat/perbincangan dengan Ketua Unit
Pengarah Pendidikan
Pekeliling ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.
Menentukan Jadual/Aktiviti/SKT dan Skop Proses Kerja yang hendak dillaksanakan
Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan
3.
Melakukan semakan kerja/SKT dan Skop Proses Kerja yang sedang dan telah dilaksanakan
Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan
4.Membuat laporan prestasi hasil program/aktiviti
5.
Melaporkan kepada Ketua Sektor/Ketua Unit sebarang perkembangan program/aktiviti
65
CARTA ALIRAN KERJA
66
TUGAS : Pengurusan Biasiswa
67
MULA
Mesyuarat dan perbincangan dengan Ketua Unit HEM
Menentukan Jadual/SKT dan Skop Kerja
Memenuhi Keperluan
Pelaksanaan Program/Aktiviti
Ya
Sedia Laporan
Laporan kepada Ketua Unit
TAMAT
Tidak
TindakanPembetulan
Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Pengurusan Biasiswa
68
BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Menerima arahan dan mengadakan mesyuarat bersama guru-guru biasiwa sekolah menengah.
2
Menyemak bersama dasar sedia ada dan menentukan jadual/aktiviti/SKT Proses Kerja
3. Mengemas kini data “SMM”
4.Mengumpul data SMM dan menggabung bagi sekolah-sekolah
5.
Memanjangkan laporan ke Unit Unit Biasiswa Bahagian Kewangan KPM dan simpan sesalinan laporan ke dalam fail
69
PROSES KERJA
70
TUGAS : Pengurusan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.Terima dan Semak maklumat terkini Dasar Sedia ada
Penyelia
Surat Ikatan Amanah KWAPM
Pekeliling Ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
Garis Panduan
Pelaksanaan KWAPM
2.Tentukan Jadual/ Aktiviti/ SKT dan Skop Proses Kerja
Penyelia
3.Lakukan penyeliaan aktiviti dan pemantauan aktiviti
PenyeliaPegawai Kewangan
4.Selaras dan kemas kini data. Sediakan laporan dan semak laporan
PenyeliaPegawai Kewangan
5.
Hantar laporan ke Unit Bantuan Bahagian Kewangan KPM dan simpan sesalinan laporan ke dalam fail
71
CARTA ALIRAN KERJA
72
TUGAS : Pengurusan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)
73
MULA
Semak Dasar Sedia Ada dan tentukan Jadual/Aktiviti/SKT dan Skop Proses Kerja
Lakukan penyeliaan aktiviti dan pemantauan aktiviti
Lapor perkembangan hasil seliaan dan pemantauan serta lakukan tindakan susulan dan maklum balas
Memenuhi Keperluan
Kemas kini pelaporan data dan sediakan laporan
Dipanjangkan laporan ke Unit Bantuan Bahagian Kewangan KPM
Simpan sesalinan laporan ke dalam fail
TAMAT
Ya
Tindakan Pembetulan
Tidak
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
74
TUGAS : Pengurusan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)
BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1.Menyemak dasar sedia ada dan menentukan jadual/aktiviti/SKT ProsesKerja
2.Menyelia dan memantau aktiviti serta melaporkan perkembangan seliaan dan pemantauan
3. Mengemas kini pelarasan data
4. Menyediakan laporan
5.
Memanjangkan laporan ke Unit Bantuan Bahagian Kewangan KPM dan simpan sesalinan laporan ke dalam fail
75
PROSES KERJA
76
TUGAS : Pengurusan Skim Perlindungan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)
BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG
PERATURAN
1.Menerima dan menyemak maklumat terkini Dasar Sedia ada
Pengarah Pendidikan
Pekeliling Ikhtisas yang
sedang berkuatkuasa
2.Tentukan Jadual/ Aktiviti/ SKT dan Skop Proses Kerja
Ketua Unit Pengurusan Akademik, sekolah dan
Pembangunan Kemausiaan
3.
Lakukan penyeliaan dan ng perkembangan kepada Ketua Unit penyeliaan yang dilakukan.
Ketua sub unit Pengurusan
Pembangunan Kemanusiaan
4.Sediakan laporan dan semak laporan
Ketua Unit HEM
5.
Panjangkan laporan ke Bahagian Sekolah dan sesalinan untuk simpanan ke dalam fail
77
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS : Pengurusan Skim Perlindungan Takaful Pelajar
78
Sekolah Malaysia (TPSM)
79
MULA
Menentukan Jadual/Aktiviti/SKT dan Skop Kerja dan Perbincangan dengan Ketua Unit Hem
Edaran surat-surat siaran dan Pengumpulan/pelarasan dan kemaskini data
Pemantauan dan Penyeliaan
Memenuhi Keperluan
Sediakan Laporan dan Semak laporan
Lapor kepada Ketua Unit HEM
Dipanjangkan ke KPM dan sesalinan laporan ke dalam fail.
TAMAT
Ya
Tindakan Pembetulan
Tidak
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
80
TUGAS : Pengurusan Skim Perlindungan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)
BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1. Semak Dasar sedia Ada
2.Tentukan Jadual/ ktiviti/SKT dan Skop Proses Kerja
3.Lakukan semakan kerja/ SKT dan Skop Proses Kerja
4. Sediakan laporan dan semakan laporan
5.
Dipanjangkan kepada Bahagian Sekolah, KPM dan direkod dalam Unit HEM
81
SENARAI BORANG
82
BIL. SENARAI BORANG
Tugas :
1. Borang-borang SPBT yang ditetapkan Bahagian Buku Teks.
2. Borang Senarai semak Buku di bilik Boss.
3. Borang SPBT/ pemantauan
4. Borang LPBT
5. Borang –borang Kew 300v
6. Borang-borang pelupusan Buku Teks
Tugas :
1. Lampiran VI – Borang Permohonan Biasiswa Kecil Persekutuan dan Biasiswa Kelas Persediaan Universiti
2. Lampiran A – Borang Daftar Permohonan Biasiswa Kecil an Biasiswa Kelas Persediaan Universiti.
3. Lampiran B1 – Borang Permohonan Mengeluarkan Wang Biasiswa
4. Borang BPKP – Borang Pertukaran Murid Yang Menerima Biasiswa
Tugas : KUMPULAN WANG AMANAH PELAJAR MISKIN (KWAPM)
1. Borang permohonan individu KWAPM
2. Borang Rumusan Permohonan (BRP)
3. Borang Pemantauan HEM
83
PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS ( SPBT )
PENGURUSAN BIASISWA
UNDANG-UNDANG DAN PERATURANUNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
84
BIL. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Tugas :
1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1/1992: Panduan Pengurusan HEM Perkhidmatan Awam.
2. Akta Pendidikan 1996
3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/1998 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT) Kementerian Pendidikan
4. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 12/1999 Penggunaan Buku Teks dan Buku Latihan dan Aktiviti Yang Diperakukan Oleh Kementerian Pendidikan
5. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 4/1999 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT) Kementerian Pendidikan
6 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 11/2001 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT Kementerian Pendidikan
7 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.4/2001 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks Skim Pinjaman Buku TEks (SPBT) Kementerian Pendidikan
8 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 2/2003 PINDAAN PELAKSANAAN BORANG PENENTUAN KELAYAKAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SPBT 1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN
9 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/2005 PINDAAN SYARAT KELAYAKAN MEMINJAM BUKU TEKS SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
10 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.9/2007 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks di bawah Skim Pinjaman Buku Teks Kementerian Pendidikan Malaysia
11 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 11/2007 PINDAAN SYARAT
85
Skim Pinjaman Buku Teks
KELAYAKAN MEMINJAM BUKU TEKS DI BAWAH SKIM PINJAMAN BUKU TEKS KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
12 Buku-buku Panduan Pelaksanaan Program
Tugas :
1. Akta Pendidikan 1996
2. Arahan Perbendaharaan
3. Pekeliling Biasiswa Bil 1 Tahun 2006 – Pemberian Bantuan Murid/Pelajar di bawah Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)
4. Pelaksanaan Pembayaran KWAPM Tahun 2011 Menggunakan Data eKasih dan Data Sedia Ada mengikut Pelan Tindakan Alternatif
5. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.6/2006 Pemantapan Pelaksanaan Skim Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM) Bagi Semua Murid Pra Sekolah, Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah di Sekolah-sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan
5. Buku Pengurusan Skim Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)
7. Buku Pengurusan Biasiswa Kecil Persekutuan dan Biasiswa Kelas Persediaan Universiti
86
Kebajikan Biasiswa, Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) dan Skim Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
BIL. NAMA JAWATANKUASA KEANGGOTAAN KEKERAPAN
87
MESYUARAT
1 JK Penyelia-penyelia Kebajikan
Ahli 4 kali setahun
2 JK KUMPULAN AMANAH PELAJAR MISKIN (KWAPM)
Ahli 3 kali setahun
3 JK Pengurusan HEM AJK 4 kali setahun
4 JK Pengurusan SPBT AJK 4 kali setahun
5 Majlis Bersama Jabatan AJK 4 kali setahun
6 JK Pengurusan Risiko
Persekutuan Pengakap Malaysia
Ahli 4kali setahun
7 JK Penduduk PG1/2, Presint 9 AJK 4 kali setahun
8 Kelab Ikatan Staff PPWPP Ahli 2 kali setahun
88
NORMA KERJA
89
SPBT
BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA
(Masa/Kuantiti)
1. Pengurusan Peruntukan Perbelanjaan
60 minit / 3
2. Penentuan Keperluan Buku Teks
60 minit / 2
3. Pemesanan Buku Teks kepada Penerbit
60 minit / 3
4. Pemantauan Pembekalan Buku Teks
60 minit / 3
5. Pengagihan Buku Teks ke sekolah
60 minit / 2
6. Pelaksanaan dan Pengurusan Buku Teks
60 minit / 3
7. Proses Pembayaran Buku Teks kepada penerbit
90 minit / 2
8. Pengurusan pelupusan Buku Teks.
30 minit / 1
9. Meyediakan laporan 60 minit / 2
10. Menjalankan Mesyuarat 120 hari / 4
11. Menjalankan Pakej Guru SPBT
120 minit / 4
90
NORMA KERJA
KEBAJIKAN
91
BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA
(Masa/Kuantiti)
1. Membaca dan Menyemak surat-surat Masuk
30 minit / 5
2. Draf surat-surat Siaran/ Surat-surat Panggilan Mesyuarat/ Taklimt Aktiviti
30 minit / 2
3. Menyediakan Data Anggaran/ Pelarasan Aktiviti
120 minit / 2
4. Menyediakan Laporan / Minit Mesyuarat/ Memo
120 minit / 2
5. Perbincangan dengan Penolong Pengarah Unit HEM
15 minit / 1
6. Perbincangan dengan Ketua Unit HEM
10 minit / 1
7. Perbincangan dengan Ketua Sektor
10 minit / 1
8. Menghadiri Mesyuarat/ Taklimat/Seminar/Perbengkelan
180 minit / 1
9. Merekod/ Kemaskini data-data 180 minit / 5
NORMA KERJA
92
BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA
(Masa/Kuantiti)
1. Membaca dan Menyemak surat-surat Masuk
30 minit / 5
2. Draf surat-surat Siaran/ Surat-surat Panggilan Mesyuarat/ Taklimt Aktiviti
30 minit / 2
3. Menyediakan Data Anggaran/ Pelarasan Aktiviti
120 minit / 2
4. Menyediakan Laporan / Minit Mesyuarat/ Memo
120 minit / 2
5. Perbincangan dengan Penolong Pengarah Unit HEM
15 minit / 1
6. Perbincangan dengan Ketua Unit HEM
10 minit / 1
7. Perbincangan dengan Ketua Sektor
10 minit / 1
8. Menghadiri Mesyuarat/ Taklimat/Seminar/Perbengkelan
180 minit / 1
9. Merekod/ Kemaskini data-data 180 minit / 5
93
SENARAI TUGAS HARIAN
94
NAMA :ROHANI BINTI HAJI AHMAD
JAWATAN :PENYELIA HAL EHWAL MURID (SPBT & KEBAJIKAN MURID)
TARIKH :
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN
95
Top Related