Garis Panduan Amalan | 1
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA
JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA
NEGERI PERAK
1. TUJUAN
1.1 Memberi pemahaman berhubung Pelaksanaan Amalan EKSA kepada warga JP Perak.
1.2 Memastikan keseragaman pelaksanaan Amalan EKSA di JP Perak.
1.3 Menerangkan kaedah pelaksanaan audit dalaman Amalan EKSA JP Perak.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Perkembangan globalisasi dan liberalisasi ekonomi dunia menuntut setiap organisasi dan warganya berubah mengikut kehendak pasaran dan tuntutan pelanggan. Organisasi tidak mempunyai pilihan selain memperbaiki proses dan sistem penyampaian dengan mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan kaedah atau pendekatan yang digunakan.
2.2 Amalan EKSA merupakan salah satu daripada inisiatif kualiti yang amat berkesan dalam usaha untuk menjadikannya sebagai satu budaya dalam kalangan warga JP Perak dan EKSA merupakan penambahbaikan daripada Amalan 5S yang dilaksanakan sebelum ini. Amalan EKSA ini dapat memperkukuhkan lagi sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 JP Perak dan pengurusan kualiti yang lain.
2.3 JP Perak telah mendapat pengiktirafan dan pensijilan 5S daripada MAMPU pada
Oktober 2013 untuk tempoh dua (2) tahun iaitu sehingga Oktober 2015. Pensijilan tersebut melibatkan semua pejabat di JP Perak. Rasionalnya amalan EKSA ini diteruskan membawa banyak kebaikan dari segi produktiviti kerja dan persekitaran tempat kerja yang lebih bersih dan tersusun di samping dapat memupuk budaya Amalan EKSA dalam kalangan anggota JP Perak keseluruhannya.
2.4 Dalam tahun 2014 pihak MAMPU telah mempromosikan pelaksanaan EKSA di
semua Sektor Awam iaitu Penjenamaan Semula Amalan 5S kepada EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor Awam.
Garis Panduan Amalan | 2
2.5 JP Perak telah mula melaksanakan EKSA secara berperingkat mulai Oktober 2014 melalui penerangan pengenalan kepada JK Induk 5S (pada masa itu masih 5S). Pelaksanaan EKSA JP Perak telah dilancarkan secara rasmi pada 27 Mac 2015. Logo EKSA telah diperkenalkan semasa pelancaran tersebut.
3. LOGO EKSA
MAKSUD LOGO KOTAK EMPAT SEGI Bermaksud persekitaran kerja Jabatan Perangkaan Malaysia Negeri Perak
WARNA HIJAU & BENTUK SEHELAI DAUN Melambangkan Alam Semulajadi yang menggambarkan kesuburan, unsur hidup dan realistik dalam melaksanakan ‘EKSA’
HURUF ‘E ’ Bermaksud Ekosistem & Alam
LAKARAN TULISAN ‘ksa’
Bermaksud Kondusif Sektor Awam
WARNA BIRU Melambangkan Ketenangan, Semangat dan Harapan serta Aktif dalam melaksanakan EKSA di Jabatan Perangkaan Malaysia Negeri Perak
LATAR ‘5’ JALUR CONDONG KE KIRI
Bermaksud Kesinambungan elemen 5S ke arah penambahbaikan dengan 5 tujuan penjenamaan semula dalam pembentukan EKSA dan menyokong pewujudan persekitaran kerja yang kondusif
WARNA JINGGA Melambangkan seperti matahari yang memberikan Harapan, Sinar serta Optimis yang mana merupakan warna Korporat Jabatan Perangkaan Malaysia
PERKATAAN ‘EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM’ Memberi maksud daripada singkatan ‘EKSA’
PERKATAAN ‘JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA NEGERI PERAK’ Memberi maksud di mana Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dilaksanakan
Garis Panduan Amalan | 3
4. PENGENALAN EKSA
4.1 EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor Awam adalah penjenamaan semula
Pelaksanaan Amalan 5S kepada EKSA untuk memenuhi keperluan sektor awam.
4.2 Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang Sama untuk mewujudkan
persekitaran kerja yang berkualiti, secara sistematik dan praktikal.
4.3 Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang berkesan dapat meningkatkan kualiti
perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.
4.4 EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan
Standard MS ISO 9001, dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber
berkaitan Persekitaran Kerja.
4.5 EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej
korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.
5. OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA
Rajah 1: Objektif penjenamaan semula EKSA
Garis Panduan Amalan | 4
6. HALA TUJUAN AMALAN EKSA JP PERAK
6.1 Polisi Amalan EKSA JP Perak
Mewujudkan Persekitaran Kerja Yang Kondusif, Selamat Dan Seragam Bagi
Melahirkan Budaya Kerja Unggul Dan Produktif selaras dengan Visi dan Misi
Jabatan.
Rajah 2: Polisi
6.2 Objektif Amalan EKSA JP Perak
Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, selamat dan seragam;
Mewujudkan budaya kerja yang sistematik; dan
Memupuk semangat kerjasama yang dinamik dalam kalangan warga JP
Perak.
Garis Panduan Amalan | 5
6.3 Strategi Pelaksanaan EKSA
Menggemblengkan semua sumber yang ada secara optimum;
Memupuk budaya kerja yang baik dalam kalangan warga Jabatan; dan
Mengadakan program dan aktiviti berbentuk pengkayaan ilmu dan
pengalaman kepada seluruh warga JP Perak secara berjadual.
6.4 Memahami Konsep Amalan EKSA Berpandukan Amalan 5S
Seiri Sort Sisih Menyisih fail/dokumen tidak aktif dengan fail
baru yang masih aktif.
Seiton Set In Order Susun Menyusun fail/dokumen/bahan/alatan pejabat
supaya mudah diambil/diguna.
Seiso Shine Sapu Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang
kerja/bilik serta peralatan kerja individu.
Seiketsu Standardise Seragam Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik
mesyuarat/peralatan pejabat.
Shitsuke Sustain Sentiasa
Amal
Mengamalkan selalu aktiviti sisih, susun, sapu
dan seragam.
Rajah 3: Konsep Amalan EKSA Berpandukan Amalan 5S
6.5 Prinsip Amalan EKSA Berpandukan Amalan 5S
6.5.1 SISIH : Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan dokumen dan
barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.
Rajah 4: Sisih
Garis Panduan Amalan | 6
Rajah 5 : Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan
Rajah 6 : Tag Kuning
Kegunaan:
Barang yang akan diedarkan ke lokasi lain
dalam tempoh tertentu.
Rajah 7 : Tag Merah
Kegunaan:
Peralatan, Mesin yang rosak, diselenggara,
menunggu pelupusan dan sebagainya.
Garis Panduan Amalan | 7
Kaedah Tag Kuning:
Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dinilai.
Melekat/Melabel Tag Kuning ke atas barang/peralatan/rekod yang telah dikenal pasti.
Membuat penilaian dengan mengambil tindakan terhadap barang yang dilabel Tag Kuning.
Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk penentuan sama ada pelupusan atau
penyimpanan.
Catat dan rekod barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning.
Kaedah Tag Merah:
Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dilupuskan.
Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/peralatan/rekod yang telah dikenal pasti.
Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan menetapkan kawasan pengumpulan
barang/peralatan/rekod yang tidak diperlukan lagi dan seterusnya melaksanakan pelupusan.
Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah.
6.5.2 SUSUN : Merujuk kepada prinsip ‘Setiap barang ada tempatnya dan
setiap tempat ada barangnya’. Penekanan SUSUN tertumpu
kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan
dan selamat. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya,
barang yang digunakan hendaklah diSUSUN mengikut
keperluan penggunaan.
Rajah 8: Susun
Garis Panduan Amalan | 8
Rajah 9 : Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan
Rajah 10 : Contoh susunan alat tulis dalam laci
6.5.3 SAPU : Suatu tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan
bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi
peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi
penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat
kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan
perkhidmatan. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari
bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.
Garis Panduan Amalan | 9
Rajah 11: Sapu
Rajah 12 : Tindakan Melaksanakan Amalan Sapu
Rajah 13 : Contoh Aktiviti Amalan Sapu
Garis Panduan Amalan | 10
6.5.4 SERAGAM : Bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada
ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA diperingkat
ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman
prosedur, susun atur dan piawai.
Rajah 14 : Seragam
Rajah 15 : Tindakan Melaksanakan Amalan Seragam
Garis Panduan Amalan | 11
Rajah 16 : Contoh Pelaksanaan Amalan Seragam
6.5.5 SENTIASA AMAL : Usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama iaitu
Susun, Sisih, Sapu dan Seragam disamping
melaksanakan penambahbaikan berterusan di JP
Perak. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan
penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta
disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat
dilaksanakan secara berkesan dan cekap.
PANDUAN UNTUK MENGEKALKAN
AMALAN EKSA
KESAN PELAKSANAAN SENTIASA
AMAL
• Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan.
• Memastikan audit dalaman Amalan EKSA dilaksanakan secara berkala.
• Memastikan aktiviti promosi berterusan.
• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga JP Perak.
• Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.
• Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan EKSA JP Perak.
• Warga Jabatan sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksanakan Amalan EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja.
• Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan.
• Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik Amalan EKSA di tempat kerja.
• Peningkatan kecekapan dan keberkesanaan proses kerja.
Rajah 17: Sentiasa Amal
Garis Panduan Amalan | 12
Rajah 18: Contoh Pelaksanaan Sentiasa Amal
7. FAEDAH PELAKSANAAN EKSA
Rajah 19: Faedah Pelaksanaan Sentiasa Amal
Garis Panduan Amalan | 13
8. KUNCI KEJAYAAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA DI JP PERAK
Rajah 20: Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan EKSA
9. PELAKSANAAN EKSA
9.1 Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dapat dilaksanakan secara tersusun
melalui pewujudan pendekatan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-
perkata berikut:
1. Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dengan terma rujukan yang jelas.
2. Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan EKSA
3. Mewujudkan sektor / zon kerja EKSA.
4. Mengadakan program-program latihan berkaitan EKSA.
5. Memantau keberkesanan pelaksanaan EKSA secara berterusan.
6. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara berterusan.
Garis Panduan Amalan | 14
9.2 Tahap pelaksanaan EKSA perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan
atasan JP Perak melalui mekanisme yang sedia ada.
Rajah 21: Struktur Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA
Garis Panduan Amalan | 15
a. Peranan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA
b. Peranan Fasilitator EKSA
Garis Panduan Amalan | 16
c. Peranan Setiausaha I EKSA
d. Peranan Setiausaha II EKSA
Garis Panduan Amalan | 17
e. Peranan Jawatankuasa Promosi EKSA
f. Peranan Jawatankuasa Latihan EKSA
Garis Panduan Amalan | 18
g. Peranan Jawatankuasa Audit EKSA
h. Peranan Ketua Zon EKSA
Garis Panduan Amalan | 19
i. Peranan Ahli Kumpulan Zon EKSA
LANGKAH 2: MEWUJUDKAN ZON EKSA
Garis Panduan Amalan | 20
LANGKAH 3 : SUDUT EKSA
Garis Panduan Amalan | 21
FAIL SETIAUSAHA INDUK FAIL SETIAUSAHA JK KERJA FAIL SETIAUSAHA ZON
1. Maklumat Asas EKSA JP
Perak
Polisi
Objektif
Strategi
1. Maklumat Asas EKSA JP
Perak
Polisi
Objektif
Strategi
1. Maklumat Asas EKSA JP
Perak
Polisi
Objektif
Strategi
2. Carta Organisasi
JK Induk
JK Kerja
Zon-zon
2. Carta Organisasi
JK Induk
JK Kerja
2. Carta Organisasi
JK Induk
Zon
3. Logo dan Pelan Lantai Zon 3. Peranan & Tanggungjawab 3. Logo Zon
4. Peranan & Tanggungjawab 4. Carta Perbatuan
JK Induk
JK Kerja
4. Pelan Lantai
5. Carta Perbatuan
JK Induk
JK Kerja
Zon-zon
5. Laporan Aktiviti 5. Carta Perbatuan
JK Induk
Zon
6. Laporan Aktiviti
JK Induk
JK Kerja
Zon-zon
6. Lain-lain 6. Laporan Aktiviti
7. Laporan Audit 7. Laporan Audit
8. Lain-lain 8. Lain-lain
LANGKAH 4: FAIL SETIAUSAHA EKSA
Garis Panduan Amalan | 22
LANGKAH 5: LATIHAN EKSA
LANGKAH 6: PELANCARAN EKSA
Garis Panduan Amalan | 23
LANGKAH 7: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN
Garis Panduan Amalan | 24
Rajah 21: Contoh Laporan Audit Dalaman
Garis Panduan Amalan | 25
10. GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA JP PERAK
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
1.
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN
Sudut EKSA
(Sudut Induk)
Carta Organisasi JK Induk dan JK Zon;
Polisi / Objektif / Strategi JK Induk
EKSA;
Objektif, Motto dan Logo Zon EKSA;
Carta Perbatuan JK Induk & JK Zon;
Nama Zon EKSA;
Pelan Lantai Zon EKSA;
Gambar aktiviti sebelum dan selepas
pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan
EKSA;
Laporan Aktiviti Zon;
Laporan Audit;
Sudut EKSA hendaklah berimej
korporat dengan hiasan yang tidak
keterlaluan atau berlebih-lebihan
supaya tidak kelihatan seperti konsep
taska/tadika;
Tidak mengunakan tulisan yang fancy
dan bewarna-warni; dan
Kaedah penyaluran penyampaian :
secara fizikal dengan menggunakan
ruang pejabat (seperti dinding /
papan kenyataan);
secara maya; dan
Kedua-dua di atas.
2.
RUANG PEJABAT
Persekitaran
Lantai bersih dari kekotoran;
Sampah-sarap tidak bertaburan di atas
lantai sama ada di sudut-sudut atau di
Garis Panduan Amalan | 26
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
bawah peralatan perabot dan
perhiasan;
Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan
atau sebarang kecacatan yang
berpotensi mengancam keselamatan
anggota Jabatan;
Tiada barang yang tidak diperlukan
diletakkan di atas lantai;
Wayar berselirat diikat (twist & tie) ,
dikemaskan dan dilabelkan bagi setiap
peralatan (jika perlu);
Pastikan lampu dan plug elektrik masih
berfungsi dan dilabelkan mengikut
kesesuaian.
Tanda arah, petunjuk dan peringatan
perlu diletakkan di tempat yang strategik
serta mudah dilihat oleh orang ramai.
Kotak kitar semula boleh diwujudkan
dan digunakan secara gunasama.
Peralatan Pejabat
Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan
baik dan sentiasa boleh digunakan
dengan selamat;
Peralatan pejabat sentiasa dilap dan
dibersihkan supaya tidak berdebu,
bersih dan disusun supaya kelihatan
kemas;
Peralatan yang rosak perlu dilabelkan
dengan jelas dan menyatakan isu
kerosakan serta tarikh penyelenggaraan
(pelupusan/baik pulih) dan diasingkan;
Semua perabot dan peralatan pejabat
tersusun kemas, berkeadaan baik serta
tidak mengancam keselamatan anggota
Jabatan;
Garis Panduan Amalan | 27
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Susun atur perabot dan peralatan yang
kreatif dan menarik untuk mewujudkan
suasana yang lebih selesa, ceria dan
lebih kondusif serta tidak mengancam
keselamatan; dan
Teknik susunan peralatan boleh
memendekkan masa memproses
sesuatu kerja.
Contohnya :
Kabinet Fail diletakkan berhampiran
dengan work station pegawai.
Hiasan Dalaman
Hiasan yang bersesuaian dengan imej
Jabatan, mudah dan jimat
diselenggarakan serta kedudukannya
tidak mengancam keselamatan anggota
Jabatan;
Maklumat korporat boleh dipamerkan
tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti
dan sentiasa dikemaskini.
Contohnya :
Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, dasar
kualiti dan sebagainya.
Bidai cermin tingkap/blind sentiasa
kelihatan tersusun rapi dan bersih;
Dinding yang kotor akibat kesan
tampalan dibersihkan sebaiknya;
Penggunaan hiasan pokok bunga
plastik tidak keterlaluan dari segi kuantiti
dan perlu dibersihkan bagi mengelak
habuk terperangkap;
Penggunaan pokok bunga hidup tidak
digalakkan;
Pastikan semua hiasan yang dibuat
tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa
Garis Panduan Amalan | 28
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
berada dalam keadaan baik supaya
tidak mencacatkan pemandangan; dan
Susun atur hiasan sentiasa kemas,
tersusun, menyenangkan pergerakan
dan tidak mengancam keselamatan
anggota Jabatan.
Bilik Server Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas,
tersusun, bersih, tidak berdebu dan
selesa;
Sistem pengurusan yang diamalkan
perlu memenuhi ciri-ciri keselamatan
pengguna (tatacara yang ditetapkan
dalam peraturan keselamatan);
" BUKU / FAIL LOG PELAWAT " daftar
masuk bilik server disediakan bagi
memastikan bilik server sentiasa
berkunci;
Alat pemadam api disediakan (CO2),
dilabel mengikut penggunaan;
Server dan rak server dilabel mengikut
penggunaan;
Memastikan alat penghawa dingin
sentiasa berfungsi dengan baik;
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7);dan
Nama dan gambar pegawai yang
bertanggungjawab dipamerkan di pintu
bilik server.
Tanda amaran “Dilarang Masuk”
dipamerkan dengan jelas
Bilik Fail / Kabinet
Fail
Bilik fail / kabinet fail perlu berada dalam
keadaan bersih, kemas, dan tidak
Garis Panduan Amalan | 29
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
berhabuk;
Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail
perlu disediakan dan dipamerkan di
ruang yang strategik;
Kabinet fail perlu dilabelkan dengan
jenis dokumen dan diletakkan indeks;
Fail perlu disusun semula di tempat asal
selepas digunakan;
Satu sistem pergerakan fail perlu
diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail
yang sedang digunakan.
Fail-fail terperingkat yang digunakan
perlu disimpan di dalam kabinet besi
berpalang/mobile cabinet. Indeks bagi
fail-fail terperingkat tidak perlu
dilekatkan di luar kabinet;
Senarai nama pegawai-pegawai yang
dibenarkan mengendalikan fail
terperingkat perlu dipamerkan untuk
perhatian kakitangan lain;
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7); dan
Nama dan gambar pegawai
bertanggungjawab bagi menguruskan
kebersihan bilik fail dipamerkan.
Ruang Kaunter
Persekitaran kaunter perlu sentiasa
bersih, tidak berdebu dan tersusun
kemas;
Memastikan peralatan pejabat dan
kemudahan yang disediakan sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan
dengan selamat.
Maklumat korporat JP Perak atau
sebahagian boleh dipamerkan tetapi
tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan
sentiasa dikemaskini.
Garis Panduan Amalan | 30
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Contohnya :
Carta Organisasi, Piagam Pelanggan,
pemberitahuan atau arahan yang perlu
disampaikan kepada pelanggan;
Sentiasa mengamalkan perkhidmatan
yang mesra pelanggan;
Sekiranya perkhidmatan kaunter
melibatkan borang-borang yang
berkaitan, ianya perlulah disusun
dengan teratur dan dilabelkan.
Sofa atau kerusi perlu disediakan di
ruang menunggu untuk pelanggan;
Maklumat pegawai bertugas
dipaparkan;
Sediakan loceng dan letakkan arahan “
SILA TEKAN LOCENG JIKA INGIN
BERURUSAN”;
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7);
Nama dan gambar bertanggungjawab
bagi menguruskan kebersihan ruang
kaunter dipamerkan;
Keperluan utama yang perlu ada di
kaunter utama (pentadbiran) adalah
seperti berikut :
Buku kedatangan pelawat;
Peti cadangan; dan
Borang aduan / peti cadangan
3.
BILIK PEGAWAI /
RUANG KERJA
Pintu Bilik Pegawai
Dokumen yang perlu dipamerkan :
Tanda nama penuh;
Jawatan;
Waktu Bekerja Berperingkat (WBB);
dan
Info Pergerakan Pegawai.
Garis Panduan Amalan | 31
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Dinding Bilik/
Partition Pegawai
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7);
Surat Aku Janji
Maklumat/nota berkaitan kerja sahaja
dibenarkan ditampal / digantung pada
dinding dan partition.
Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A3
untuk ruang hiasan.
Lantai
Lantai bersih dari kekotoran;
Tidak terdapat barang yang tidak
diperlukan bertaburan di atas lantai di
sekitar ruang kerja;
Atas Meja
Dokumen yang perlu dipamerkan :
Tanda nama penuh;
Jawatan;
Waktu Bekerja Berperingkat (WBB);
Info Pergerakan Pegawai;
Surat Aku Janji dan
Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7).
Monitor/CPU/Printer;
Tray MASUK / KELUAR / SDP;
Kalendar (1 sahaja dibenarkan)
Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4
untuk tapak hiasan (optional);
Terdapat telefon dan buku direktori
(optional);
Garis Panduan Amalan | 32
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Maklumat berkaitan kerja sahaja
dipamerkan di bawah cermin atas meja;
Cap hendaklah dilabel dengan
sistematik (nombor);
Suis/plug dilabel mengikut sumber
(monitor/cpu/printer dll);
Alat tulis diletakkan di dalam pen stand
dalam kuantiti yang munasabah;
Meletakkan Fail Meja pegawai /
pekeliling / dokumen / rujukan (yang
berkaitan) (optional);
Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas
meja pegawai pada satu tempoh
tugasan (mengikut prosedur
pengurusan fail terperingkat). Fail-fail
tersebut hendaklah disusun dengan
kemas dan teratur pada setiap masa;
Tidak dibenarkan makan di meja; dan
Tidak dibenarkan meletak bekas
makanan / minuman di atas meja.
Tepi/Bawah
Meja
Tong sampah :
Kedudukan/lokasi dilabel (dengan
simbol)
Pastikan sampah tidak melimpah
Kasut / selipar diletakkan di tempat khas
(maksimum 2 pasang) (jika perlu);
Hanya 1 kotak dibenarkan bersaiz kotak
A4 untuk kegunaan pelbagai;
Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik)
perlu diikat dengan kemas (twist & tie).
Laci Meja / Kabinet
Laci Atas : Alat tulis;
Garis Panduan Amalan | 33
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
wujudkan petak-petak peralatan
mengikut keperluan bagi mengisi
alat tulis
alat tulis diletakkan dalam
kuantiti munasabah
Laci Tengah : Rasmi (cap/dokumen
kerja); dan
Laci Bawah: Peribadi (contoh: beg
tangan, dompet, telefon bimbit dan
lain-lain).
Sekiranya bilangan laci meja yang
dibekalkan tidak seragam (kurang atau
lebih) maka keutamaan penyimpanan
adalah kepada peralatan kegunaan
harian pejabat seperti alat tulis buku
catatan dokumen rasmi.
Cap yang aktif dilabel dan disenaraikan
dan cap terkawal perlu disimpan (cap
nama pegawai, alamat Jabatan dll); dan
Barang yang berkaitan dengan urusan
rasmi dan barang peribadi tidak boleh
bercampur.
Kerusi
Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun
rapi ketika tidak digunakan;
Blazer / vest / shawl boleh disangkut
dengan kemas di belakang kerusi
(salah satu dibenarkan) ; dan
Pastikan kerusi berada pada tahap
selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih.
Hiasan Bilik
Pegawai
Hiasan perlu berimej korporat dan tidak
keterlaluan dari segi kuantiti;
Perlu sentiasa bersih, kemas, teratur
dan terjaga;
Garis Panduan Amalan | 34
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Blazer/vest/shawl/tie digantung di
tempat penggantung khas/belakang
kerusi dan sentiasa dalam keadaan
kemas dan rapi.
Komputer dan
Pencetak
Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik)
perlu diikat dengan kemas (twist & tie);
Komputer dan pencetak haruslah dijaga
supaya tidak berhabuk dan boleh
digunakan;
Memastikan suis komputer dan
pencetak ditutup (switch off) sebelum
pulang (shut down);
Wallpaper dan screen saver desktop
komputer/komputer riba diseragamkan;
Dokumen / nota / magnet / barang
perhiasan tidak boleh diletakkan /
dilekatkan pada monitor / cpu /
keyboard (kecuali label aset); dan
Memastikan pengguna mematuhi Dasar
Keselamatan ICT Jabatan.
Pelabelan
dan
Penetapan Lot
Setiap peralatan gunasama dan mudah
alih sahaja dilabel dan disediakan lot
yang bersesuaian.
Pelabelan peralatan perlu terselindung;
dan
Pelabelan peralatan / fail perlu seragam
mengikut zon masing-masing.
4.
BILIK / RUANG MESIN
Lantai bersih dari kekotoran;
Peralatan sentiasa berada dalam
keadaan baik, berfungsi dan perlu
Garis Panduan Amalan | 35
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
dilabelkan;
Mesin dan peralatan diletakkan di
tempat yang sesuai dan selamat serta
tidak menghalang pergerakan proses
kerja;
Kertas-kertas yang hendak dilupuskan /
kitar semula diletakkan di dalam kotak
dan diasingkan mengikut kertas putih
dan kertas warna;
Jadual penyelenggaraan mesin perlu
disediakan untuk pemantauan mesin
kecuali mesin yang disewa (mengikut
kesesuaian);
Wayar diikat (twist & tie) , dikemaskan
dan dilabelkan bagi setiap peralatan;
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7); dan
Nama dan gambar pegawai
bertanggungjawab dipamerkan.
5.
STOR /
BILIK INVENTORI
Pelan lantai stor disediakan;
Tanda amaran “Dilarang Masuk”
dipamerkan dengan jelas;
Pastikan stor sentiasa bersih, tidak
berdebu, tersusun kemas dan tiada
sampah atau barang-barang yang tidak
diperlukan;
Mempunyai alat pemadam api yang
mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan
berkeadaan baik;
Terdapat tanda / label / abjad
bersesuaian bagi tiap-tiap bahan /
komponen barangan (mengikut
Tatacara Pengurusan Stor);
Mempunyai rekod yang sesuai untuk
Garis Panduan Amalan | 36
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
merekod barang tersebut
diambil/dicapai/dicari;
Peralatan sokongan pengurusan stor
termasuk tangga dan troli berada dalam
keadaan baik dan ditentukan tempat
khas;
Sudut informasi
(contoh : tatacara permohonan barang)
boleh diwujudkan dan ditempatkan di
kawasan yang mudah dilihat;
Tanda arah, petunjuk dan peringatan
perlu diletakkan di tempat yang strategik
serta mudah dilihat oleh orang ramai;
Barang-barang disusun mengikut
kaedah
“First In First Out” (FIFO) (penanda
aras minima);
Stok yang asalnya berada di dalam
bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya
hendaklah kekal penyimpanannya dan
hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;
Setiap bekas hendaklah mengandungi
satu jenis stok barang yang sama;
Bagi barang-barang yang tercerai
hendaklah diletakkan di dalam bekas
yang berukuran bersesuaian dan tidak
boleh dibungkus tetapi hendaklah
disusun dengan kemas;
Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak
bercampur dengan bahan yang masih
boleh digunakan;
Kad petak (bin card) mestilah berada
bersama-sama dengan barang;
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
Garis Panduan Amalan | 37
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
(KEW.PA-7); dan
Nama dan gambar pegawai yang
bertanggungjawab dipamerkan.
6.
TEMPAT UMUM
Kaunter / Ruang
Menunggu
Kaunter Utama (Unit Pentadbiran)
berimej korporat dan memenuhi kriteria
berikut :
- Sistem maklumbalas pelanggan
- Carta Organisasi Jabatan
- Borang Kepuasan Pelanggan
- Bahan bacaan informasi
- Info mengenai agensi / piagam
pelanggan
Pastikan peralatan / kemudahan /
perabot disusun dengan teratur dan
boleh digunakan dengan baik;
Sentiasa memastikan kawasan sekitar
bersih, tidak berhabuk, kemas dan
menyenangkan tetamu;
Kemudahan tanda arah/petunjuk yang
disediakan mencukupi, informatif dan
efektif;
Bahan bacaan boleh disediakan dan
dipastikan sentiasa diselenggara; dan
Nama dan gambar pegawai yang
bertanggungjawab (Person In Charge;
PIC) serta no. telefon PIC dipamerkan.
Peti Bantuan Kecemasan disediakan
dan diletakkan di ruang yang sesuai.
Bilik Solat
Pastikan peralatan/kemudahan disusun
dengan teratur dan boleh digunakan
dengan baik;
Sentiasa memastikan lantai tidak
berdebu , tidak basah dan sentiasa
bersih untuk keselesaan ramai;
Garis Panduan Amalan | 38
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Almari/kabinet/rak/penyidai adalah
dibenarkan mengikut keperluan;
Telekung, kain pelikat dan sejadah
hendaklah dilipat dan disusun atau
digantung dengan kemas;
Buku-buku/bahan bacaan agama
sentiasa disusun kemas dan teratur di
dalam almari/kabinet/rak yang
disediakan;
Selipar/kasut disusun rapi dan kemas
pada tempatnya;
Arah kiblat yang sah dipamerkan
dengan jelas dan mudah dilihat;
Jadual waktu solat boleh disediakan
untuk panduan masuk waktu solat bagi
kemudahan warga Jabatan;
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7); dan
Nama dan gambar pegawai yang
bertanggungjawab (Person in Charge;
PIC) serta no. telefon PIC dipamerkan.
Pintu masuk hendaklah dilabelkan
dengan perkataan.
Cth: Bilik Solat.
Bilik Mesyuarat /
Bilik Perbincangan
Pelan Bilik Mesyuarat/Perbincangan
disediakan
Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak
berdebu dan tiada kekotoran;
Peralatan/kemudahan dalam keadaan
sempurna dan boleh digunakan dengan
baik;
Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa
bersih, tidak berhabuk dan disusun
kemas ketika tidak digunakan;
Garis Panduan Amalan | 39
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Maklumat berkaitan mesyuarat
hendaklah dipamerkan di pintu masuk
bilik mesyuarat.
Contoh : Penggunaan papan tanda (slot in
board);
Hiasan berbentuk korporat boleh
menaikkan suasana bilik dan perlu ada
penyelenggaraan yang berkala;
Contoh : Gambar, maklumat
pencapaian Jabatan, penyataan
kualiti/hala tuju, piagam pelanggan,
program Jabatan dan lain-lain.
White board (papan putih) hendaklah
dibersihkan selepas mesyuarat selesai;
Pastikan pemadam dan marker pen
diletakkan di tempat yang disediakan;
Jam dinding perlu diletakkan di tempat
yang sesuai dan berfungsi dengan baik;
Wujudkan etika penggunaan ruang dan
peralatan;
Kemudahan tanda arah/keterangan
petunjuk amaran peringatan yang
disediakan mencukupi dan efektif;
Pastikan suis penghawa dingin ditutup
(off) sebelum meningggalkan bilik
perbincangan;
Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik)
perlu diikat dengan kemas (twist & tie);
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7); dan
Nama dan gambar pegawai yang
bertanggungjawab (Person In Charge;
PIC) serta no. telefon PIC dipamerkan.
Garis Panduan Amalan | 40
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Bilik Latihan
Wujudkan etika penggunaan ruang dan
setiap peralatan;
White board (papan putih) hendaklah
dibersihkan selepas latihan selesai;
Kemudahan tanda arah/keterangan
petunjuk amaran peringatan yang
disediakan mencukupi dan efektif;
Pastikan barang-barang elektrik,
elektronik dan power supply ditutup
(switch off) sebelum meninggalkan bilik
latihan;
Semua kerusi dan meja disusun kemas
selepas digunakan; dan
Nama dan gambar pegawai yang
bertanggungjawab (Person in Charge;
PIC) serta no. telefon PIC dipamerkan.
Perpustakaan
Pelan perpustakaan disediakan
Berkeadaan kemas dan bersih serta
menyenangkan pelanggan;
Mempunyai sistem susunan buku yang
teratur dan mudah untuk dicapai
(seperti rak/tanda/label/abjad/bahan);
Peralatan/kemudahan yang disediakan
berkeadaan baik;
Kemudahan tanda arah/keterangan
petunjuk amaran peringatan yang
disediakan mencukupi dan efektif;
Pelabelan yang sesuai dan mudah
dibaca;
Kedudukan kerusi, meja dan peralatan
Garis Panduan Amalan | 41
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
yang ada dalam keadaan tersusun dan
selesa;
Tong sampah disediakan, diletakkan di
tempat yang bersesuaian dan sentiasa
bersih;
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7);
Nama dan gambar pegawai yang
bertanggungjawab (Person in Charge;
PIC) serta no. telefon PIC dipamerkan.
Pantri
Pelan Pantri disediakan
Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak
berbau;
Semua peralatan/perabot dan perkakas
disusun kemas dan teratur setelah
digunakan;
Perkakas/alatan yang disimpan di
dalam kabinet/almari/rak dilabelkan
dengan nama perkakas dan
diseragamkan mengikut kesesuaian;
Perkakas/alatan yang minima seperti
peti sejuk, microwave, cerek elektrik,
bread toaster dan water dispenser boleh
disediakan di pantri;
Bahan makanan seperti gula, susu dan
sebagainya diletakkan dalam bekas
tertutup dan dilabelkan;
Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan
tidak tersumbat dan tiada sisa
makanan;
Tong sampah bertutup disediakan;
Suis peralatan elektrik ditutup setelah
digunakan;
Garis Panduan Amalan | 42
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Wujudkan etika penggunaan ruang dan
peralatan;
Menyediakan satu sudut informatif
untuk mempamerkan pemberitahuan
ataupun apa-apa arahan yang
berkaitan;
Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-7); dan
Nama dan gambar pegawai yang
bertanggungjawab (Person in Charge;
PIC) serta no. telefon PIC yang
mengurus dan memantau kebersihan
pantri dipamerkan.
7.
KESELAMATAN
PERSEKITARAN
Pelan Tindakan
Kecemasan
i. Penyediaan Pelan Tindakan kecemasan
yang mengandungi;
Arahan keselamatan
Latihan pengungsian bangunan (fire-
drill)
Tanda amaran
Pelan laluan kecemasan dan tempat
berkumpul
Tanda arahan laluan kecemasan
ii. Menyediakan Lampu Kecemasan yang
mudah dilihat, berfungsi dengan baik
dan tiada halangan.
Pendawaian /
Kabel
Memastikan pendawaian
elektrik/telefon/kabel
komputer/mesin/peralatan dalam
keadaan kemas, teratur dan selamat.
Memastikan plug dilabel mengikut
kesesuaian peralatan elektrik yang
digunakan.
Garis Panduan Amalan | 43
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Peralatan
Mencegah
Kebakaran
Memastikan alat pemadam api menepati
kriteria berikut;
Penyelenggaran secara berkala.
Mempunyai tatacara penggunaan.
Berkeadaan bersih.
Diletakkan di tempat yang sesuai dan
mudah dicapai.
Disediakan ownership/pegawai yang
selia berserta nombor telefon pegawai
yang berkaitan.
Laluan Kecemasan
Memastikan pintu rintangan api sentiasa
ditutup.
Memaparkan tanda arah “KELUAR”
dengan jelas.
Pendawaian tambahan tanpa tauliah
yang boleh mendatangkan bahaya
seperti lintar pintas dan sebagainya
adalah tidak dibenarkan.
Peralatan yang rosak perlu dilaporkan
kepada pihak pengurusan dan
diselenggara dengan segera.
Tangga laluan kecemasan tidak
dihalang dengan sebarang
objek/alatan/bahan yang boleh
menggangu laluan kecemasan.
Tanda-tanda amaran keselamatan
dipamerkan dengan jelas dan mudah
dilihat.
8.
LAMPU DAN SOKET
Memastikan semua lampu; bersih,
berfungsi dan dalam keadaan baik.
Garis Panduan Amalan | 44
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
Memastikan soket elektrik berfungsi dan
dalam keadaan baik.
Disediakan pelan lampu bagi
memudahkan pengesanan.
9.
PENGURUSAN KUNCI
Memastikan anak kunci dilabel/ditanda
dan memenuhi tatacara keselamatan.
Memastikan anak kunci disimpan di
dalam ruang penyimpanan yang
selamat.
Memastikan senarai anak kunci
disimpan dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab.
Menyediakan buku log peminjaman
kunci dan kemaskini.
10.
AMALAN HIJAU
(GO-GREEN)
Pelaksanaan Go Green digalakkan bagi
menyokong kempen guna semula, kitar
semula dan penjimatan.
i. Melaksanakan program penjimatan
tenaga/sumber secara menyeluruh
seperti :
Notis/arahan penjimatan tenaga.
Penggunaan lampu/peralatan save
energy.
Penetapan suhu optimum.
Penjimatan kertas.
Penjimatan air.
Kempen hijau.
ii. Melaksanakan aktiviti kitar semula.
iii. Menyediakan analisis penjimatan
seperti: Kos, masa, Tenaga pekerja dan
Garis Panduan Amalan | 45
BIL. KATEGORI SUB
KATEGORI KETERANGAN
ruang.
11.
KREATIVITI DAN
INOVASI
i. Melaksanakan inovasi / best practice
yang boleh meningkatkan produktiviti
dan kualiti kerja warga JP Perak.
ii. Melaksanakan program kreativiti dan
inovasi seperti: kreativiti mengguna
barangan terpakai, barang terpakai
untuk hiasan dan hiasan/kegunaan
EKSA.
iii. Berikut contoh kreativiti dan inovasi
yang telah dilaksanakan:
Formula Pengurusan Fail Kabinet,
Laci dan Poket (KLP) bagi
membantu pencarian fail kurang
daripada 30 saat.
Formula KLP juga telah diubah suai
untuk pencarian barang di stor
dengan menukar konsep pencarian
iaitu rak, aras dan bakul.
Kreativiti rekod kedatangan pelawat
/pengguna /
e-daftar digunakan dalam
pengurusan kaunter.
Penyimpanan wayar agar kemas
dan tersusun.
Kreativiti Pergerakan Staf.
Nota kaki :
Semua bilik dan peralatan guna sama perlu disediakan Ownership / pegawai selia dengan
disertakan nama dan nombor telefon pegawai terlibat.
Garis Panduan Amalan | 46
11. PENGUATKUASAAN DAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
AMALAN EKSA JP PERAK
Garis Panduan Pelaksanaan Amalan EKSA JP Perak berkuatkuasa mulai dari tarikh ia
dikeluarkan. Pemakaian Garis Panduan ini adalah meliputi pejabat JP Perak di Ipoh, Pejabat
Operasi Taiping dan Pejabat Operasi Teluk Intan supaya pelaksanaan Amalan EKSA
dapat diselaraskan dan diseragamkan. Garis panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke
semasa mengikut keperluan, perubahan dan kesesuaian pelaksanaan Amalan EKSA JP
Perak.
12. PENUTUP
Buku Garis Panduan EKSA JP Perak yang disediakan ini memberi panduan kepada warga
Jabatan dalam pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan tersusun serta
selamat. Melalui Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA), warga Jabatan secara
bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi
kerja yang berkualiti. EKSA juga memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-
menolong yang tinggi yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian JP
Perak kepada para pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan imej
Jabatan. Oleh itu, diharap panduan ini dapat membantu warga JP Perak melaksanakan
pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui EKSA dan membudayakannya sehingga
menjadi satu amalan yang berterusan.
DISEDIAKAN: JK INDUK EKSA JP PERAK
TARIKH: 22 JUN 2015
Garis Panduan Amalan | 47
LAMPIRAN A
KOMPONEN KRITERIA AUDIT EKSA:
KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT
KOMPONEN C: TEMPAT UMUM
KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
Top Related