Download - HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

MANUAL LATIHAN

MODUL HCM-PAYROLL

HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Versi 1.1

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).


Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/23

PINDAAN DOKUMEN

Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-

NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN

1 1.0 22 Ogos 2014 Aisyah binti Borhan Pertama kali diterbitkan.

2 1.1 30 Nov 2015 Aisyah binti Borhan

Perubahan/ Penambahan pada seksyen Create Bank Details.



ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN ............................................................................................................ 4

1.1 Proses Kemasukan Baru Pegawai ........................................................................... 4 1.2 Objektif .................................................................................................................... 5

2.0 LANGKAH-LANGKAH ................................................................................................ 6



1.0 PENGENALAN

1.1 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Proses Kemasukan Baru adalah proses untuk mendaftarkan pegawai baru yang belum ada nombor gaji di sistem 1GFMAS. Pegawai Baru adalah pegawai yang memasuki Perkhidmatan Awam yang dibayar gaji melalui sistem 1GFMAS buat pertama kali atau pegawai yang berpindah dari Agensi Kerajaan lain yang belum pernah ada nombor gaji di sistem 1GFMAS.

Setelah dilaksanakan, Employment Status pegawai di IT0000 adalah di status ‘3’ (Active).

Proses Kemasukan Baru Pegawai memerlukan perlaksanaan langkah-langkah berikut:

1. Personnel Action - Kemasukan Baru melalui transaksi PA40 2. Kemaskini maklumat Potongan/Elaun/Perkeso/Alamat Rumah Kerajaan dan

sebagainya jika perlu melalui transaksi PA30

Manual ini hanya merangkumi langkah 1 di atas. Rujuk di bahagian Nota di bawah untuk langkah-langkah lain.

Capaian ke transaksi boleh dilakukan dengan menaip kod transaksi pada kotak arahan atau melalui menu berikut:

Transaksi Menu PA40 JANM > 1GFMAS Payroll > Human Resources > Personal

Management > Administration > HR Master Data > Personnel Actions

Sila rujuk carta aliran TRG-HCM-0101 Proses Kemasukan Baru Pegawai.

Nota:

Proses ini tidak boleh dilaksanakan bagi pegawai yang telah ada nombor gaji di sistem 1GFMAS. Pegawai di kategori ini pernah didaftarkan di sistem 1GFMAS dan telah ditamatkan perkhidmatan tetapi sekarang perlu diaktifkan semula melalui Proses Kemasukan

Semula Pegawai, rujuk kepada manual HCM-1113 Proses Kemasukan Semula Pegawai. Untuk menyemak kewujudan data atau status pegawai berdasarkan nombor gaji atau nombor kad pengenalan, rujuk kepada manual HCM-1111 Pengesahan Data Induk.

Untuk langkah 2 di atas, rujuk kepada manual HCM-1001 Pengenalan Kepada Penyelenggaraan Data Induk Pegawai dan HCM-1002 Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai.



1.2 Objektif

Pengguna akan mengetahui bagaimana untuk mendaftarkan pegawai baru di sistem dan nombor gaji pegawai dapat diwujudkan.



2.0 LANGKAH-LANGKAH 1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Medan Arahan

Dalam Medan Arahan, masukkan"PA40".

2 Enter

Klik Enter.



2. Skrin Personnel Actions dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 From M

Dalam petak From, masukkan tarikh mula seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01.11.2014".

2 Personnel Actions M Klik pilihan Kemasukan Baru.

3 Personnel area M

Dalam petak Personnel area, masukkan Kod Pegawai Pengawal seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "D4".



4 EE group M

Dalam petak EE group, masukkan kumpulan pekerja seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "A".

5 EE subgroup M

Dalam petak EE subgroup, masukkan sub kumpulan pekerja seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".

6 Execute (F8) M Klik Execute (F8).

3. Skrin Create Actions dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Reason for Action M

Dalam petak Reason for Action, masukkan Kod Sebab Tindakan seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".



2 Enter M Klik Enter. No. gaji pegawai akan dijana secara automatik.

3 Save M Klik Save.

4. Skrin Create Personal Data dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Gender M

Dalam petak Gender, masukkan jantina seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "L".

Di ruangan Additional Data, jantina pegawai akan berubah berdasarkan jantina yang diisi di medan Gender.

2 Full name M

Dalam petak Full name, masukkan nama pegawai seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "ZAHID HAMIDI BIN ZAINAL ABIDIN".

3 Birth date M

Dalam petak Birth date, masukkan tarikh lahir seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01.02.1972".



4 Mar.Status M

Dalam petak Mar.Status, masukkan status perkahwinan seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "BUJANG".

5 Religion M

Dalam petak Religion, masukkan kod agama seperti di Borang Input Data, sebagai contoh "01".

6 Enter M Klik Enter.

7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

5. Skrin Subtype for Personal IDs dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 IC Description M Klik kod jenis pengenalan pegawai, sebagai contoh "01-IC".

Pilih/masukkan jenis pengenalan pegawai seperti di Borang Input Data. Kod yang digunakan di 1GFMAS adalah: 01-IC 02-Passport 03-Alternative IC 90-Tentera/Polis

2 Copy (Enter) M Klik Copy (Enter).



6. Skrin Create Personal IDs dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Identity Number M Dalam petak Identity Number, masukkan data, sebagai contoh "720201".

2 Identity Number

Dalam petak Identity Number, masukkan data, sebagai contoh "10".

3 Identity Number M

Dalam petak Identity Number, masukkan no. kad pengenalan, sebagai contoh "2213".





7. Skrin Create Organizational Assignment dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Subarea M Dalam petak Subarea, masukkan Kod Jabatan, sebagai contoh "42".

2 Cost Ctr M

Dalam petak Cost Ctr, masukkan Kod Jabatan/PTJ dipertanggung, sebagai contoh "42060101".

3 Fund M Dalam petak Fund, masukkan vot, sebagai contoh "P4242".



4 WBS Element M

Dalam petak WBS Element, masukkan Kod Aktiviti/Amanah atau Projek Setia, sebagai contoh "B42030299".

5 Pay Center M

Dalam petak Pay Center, masukkan Pusat Pembayar, sebagai contoh "0060".



8. Skrin Create Additional Personal Data dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Ethnic Origin M

Dalam senarai Ethnic Origin, pilih bangsa pegawai, sebagai contoh 01 Melayu.

2 Pension/EPF Eligible

M Dalam petak Pension/EPF Eligible, masukkan data, sebagai contoh "3".



3 Citizen M

Dalam petak Citizen, masukkan kod warganegara, sebagai contoh "001".



9. Skrin Create Addresses dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Address1 M

Dalam petak Address1, masukkan alamat pegawai, sebagai contoh "JABATAN KESIHATAN NEGERI SELANGOR".

2 Address2 M

Dalam petak Address2, masukkan alamat pegawai, sebagai contoh "TINGKAT 9,WISMA SUNWAY".

3 Address3 M

Dalam petak Address3, masukkan alamat pegawai, sebagai contoh "SEKSYEN 9 SHAH ALAM".



4 Postal Code/City M

Dalam petak Postal Code/City, masukkan poskod, sebagai contoh "40100".

5 Postal Code/City M

Dalam petak Postal Code/City, masukkan bandar, sebagai contoh "SELANGOR".



10. Skrin Create Planned Working Time dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori





11. Skrin Create Basic Pay dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Reason M

Dalam petak Reason, masukkan kod sebab perubahan data gaji, sebagai contoh "01".

2 PS Area M Dalam petak PS Area, masukkan Kumpulan Skala Gaji, sebagai contoh "F".

3 PS group M Dalam petak PS group, masukkan Tangga Gaji, sebagai contoh "F44".



4 Increment Month M

Dalam petak Increment Month, masukkan bulan kenaikan gaji, sebagai contoh "01".



12. Skrin Create Bank Details dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Bank Key M

Dalam petak Bank Key, masukkan Kod Bank, sebagai contoh "RHBBMYKL".

2 Bank Account M

Dalam petak Bank Account, masukkan No. Akaun Bank, sebagai contoh "132099876544".





13. Skrin Create Employees Provident Fund dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 EPF Number M

Dalam petak EPF Number, masukkan no. EPF, sebagai contoh "45433256".

2 Contributing to EPF M

Tandakan petak Contributing to EPF berdasarkan taraf pencen di IT0077.

Rujuk manual HCM-1002 untuk senarai taraf pencen.





14. Skrin Create Schedular Deduction Tax dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Income tax number

Dalam petak Income tax number, masukkan data, sebagai contoh "SG".

2 Income tax number

Dalam petak Income tax number, masukkan data, sebagai contoh "44523321".

3 Income tax number

Dalam petak Income tax number, masukkan data, sebagai contoh "67".

4 Income tax number M

Dalam petak Income tax number, masukkan no. cukai pendapatan, sebagai contoh "2".





15. Skrin Create Date Specifications dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Lantikan pertama M

Dalam petak Lantikan pertama, masukkan tarikh lantikan pertama, sebagai contoh "01.11.2014".

2 Lantikan Sekarang M

Dalam petak Lantikan Sekarang, masukkan tarikh lantikan sekarang, sebagai contoh "01.11.2014".

3 Pencen/Bersara Awal

M

Dalam petak Pencen/Bersara Awal, masukkan tarikh pencen/bersara awal, sebagai contoh "12.07.2045".





16. Skrin Create Communication dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Email M

Dalam petak Email, masukkan alamat email pegawai, sebagai contoh "[email protected]".



17. Skrin Create Communication dipaparkan



No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Mobile No. M

Dalam petak Mobile No. , masukkan nombor telefon pegawai, sebagai contoh "0127768778".



18. Skrin Create Employee Miscellaneous Info dipaparkan

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Emp Sub Category

Masukkan maklumat pecahan bagi Sub Kumpulan Pekerja, sebagai contoh Imam.

Bagi Kumpulan D. Jika perlu.

2 Position M

Dalam petak Position, masukkan jawatan pegawai, sebagai contoh "PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT".



3 Work Area M

Dalam petak Work Area, masukkan data, sebagai contoh "JABATAN KESIHATAN NEGERI SELANGOR".

4 State Code M Dalam petak State Code, masukkan kod negeri, sebagai contoh "10".

5 District Code M

Dalam petak District Code, masukkan kod daerah, sebagai contoh "06".

6 Service Scheme (JPA)

M

Dalam petak Service Scheme (JPA), masukkan kod skim perkhidmatan pegawai, sebagai contoh "F-PP-001".

