INOVASI STRATEGIK
PENGURUSAN DATA
Wan Azlee Hj. Wan Abdullah
Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti
PERSIDANGAN KEBANGSAAN PERPUSTAKAAN AKADEMIK 2015
18 Mac 2015 (Rabu), M.S. Garden Hotel, Kuantan, Pahang
Pengenalan
Agenda Pengurusan Data
Konsep Pembangunan E-Dashboard
Isu dan Cabaran
Faktor Kejayaan
Kandungan
INOVASI: PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
1.Orang buat, anda tak buat.
2.Orang tidak buat, anda buat.
3. Sama-sama tidak buat.
4.Buat-buat paham.
5. Buat dalam terpaksa.
Rasional Pengurusan Data Masa Kini
Data Kualitatif, Kuantitatif, Kumulatif, Bukan Kumulatif
Organisasi berhadapan dengan persoalan perubahan yang ingin
dilakukan; struktur organisasi, teknologi dan sumber manusia.
Petunjuk Prestasi Utama Key Performance Indicators
• Prestasi – Cemerlang/Memuaskan/Gagal
• Perkembangan atau Kemajuan;
Peningkatan atau Penurunan
• Permasalahan – Isu dan Tindakan
• Ganjaran dan Hukuman
MAKLUMAT DATA ANALISA PENANDAARASAN
Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
1. Apa yang ingin diukur?
2. Di mana kedudukan sekarang?
3. Bagaimana data diperoleh? Sumber
data.
4. Bagaimana jumlah penetapan KPI
dihasilkan?
5. Bagaimana melapor pencapaian?
6. Bagaimana analisa pencapaian dibuat?
7. Siapakah PIC yang mengambil
tindakan?
8. Adakah CQI dibuat?
Dalam era masa kini, keperluan data dan maklumat merupakan agenda penting
sesebuah organisasi dalam membuat keputusan bagi merangka
pencapaian dan pembangunan pelan strategik dan transformasi yang lebih
sistematik.
Permantauan Masa Nyata (real times)
Prestasi Semasa
Perbandingan pencapaian masa lalu
Secara amnya, amalan pengurusan dan pengumpulan data atau maklumat yang
dilaksanakan secara manual dan tidak terancang sudah tidak bersesuaian lagi dengan
keperluan semasa, hala tuju negara dan tuntutan perubahan yang pantas di peringkat global.
Keperluan Data & Maklumat
MANUAL ONLINE
(DALAM TALIAN) KPI
Inovasi: Dashboard?
Peter McFadden (2012) dalam penulisannya bertajuk
"What is Dashboard Reporting" ada menjelaskan bahawa
dashboard bermaksud sesuatu yang mudah dan boleh dibaca,
antara muka yang bersifat masa nyata (real time) yang
memaparkan status dan analisa organisasi secara
keseluruhannya.
AGENDA PENGURUSAN DATA
25 - 01 - 2011
Pelancaran
Pelan Strategik
UMP
2011-2015
MGPWPA Malaysia Government Portal &
Website Assessment
WEBOMETRICS
QS ASIA
THES Times Higher Education
UI GREENMETRICS
Univ. Rankings
10
1. PSPTN sebagai rujukan utama semua IPTA untuk menjadi universiti berkelas dunia dengan Projek Agenda
Kritikal (CAPs) meliputi semua aspek yang kritikal untuk Pembangunan Pengajian Tinggi Negara.
2. MyRA bagi menilai status penyelidikan IPTA.
3. SETARA mengukur kualiti pengajaran dan pembelajaran di peringkat Ijazah Pertama;
4. D’SETARA mengukur kualiti pengajaran dan pembelajaran di peringkat Ijazah Pertama bagi disiplin pengajian
Kejuruteraan.
5. MyMoHES yang menghasilkan data perangkaan KPm.
Empat Inisiatif KPM
KRA CAP SECTION CRITERIA MODUL
4 KRA
12 KPI
13 CAP,
33 KPI 9 SECTION,
33 KPI
6 CRITERIA,
21 KPI
3 MODULE
72KPI
STRATEGIC
PLAN
PSPTN MyRA SETARA &
D’SETARA
MyMoheS
159 KPI
KRA 1 Enhancement of Academic Quality
Internationalization
MyBrain15
E-Learning
Academia
Network & Linkages
Quality of Postgraduates
General Info
Student Modules
Staff Modules
General Information
Governance
Talent (Quality, Experience & Diversity)
Curriculum
KRA 2 Financial
Sustainability
Life Long Learning
Research & Development
Knowledge Transfer
Program
Industry & Academia
Quantity & Quality of Researchers
Quantity & Quality of Researches
Innovation
Professional Services & Gifts
Support Facilities
Research, Commercialization and Consultancy Modules
Institutional Modules
General Information
Governance
Physical & Financial Resources
STRATEGIC PLAN PSPTN MYRA MYMOHES SETARA & D-SETARA
KRA 3 Socio-Economic
Development
Entrepreneurship
Graduates Employability
Quality of Graduates and Graduates Satisfaction
KRA 4 Branding for
Strategic Positioning
Corporate Communication National & International Recognition
Public Awareness Alumni Network & Linkages
PEMETAAN DATA (DATA MAPPING)
Student Modules
Proses pemetaan data juga dibuat bagi memastikan KPI yang
sama dilaksanakan untuk maksud glosari yang sama.
Pemilik data atau penyedia data perlu memasukkan data mengikut setiap kriteria data yang diperlukan mengikut ketetapan masa/cut-off yang
ditetapkan.
PSPTN MyRA
CAP: PENYELIDIKAN &
PEMBANGUNAN
1. Bilangan penerbitan oleh universiti dalam
jurnal yang diindeks
2. Jumlah kumulatif sitasi dalam tempoh 5
tahun ke belakang
SECTION C: QUANTITY AND QUALITY
OF RESEARCH
1. Total citations of publications
2. Total number of publications in
SCOPUS/WOS/ERA-Journal & Proceedings
3. Total number of publications in other
journals
4. Research books and chapters
5. Other publications (technical reports, articles
in magazines, newsletters, original writings
and publications from conferences)
KPI: PENERBITAN
PERKAITAN DAN PEMETAAN UKRA UKRA: THE CONTINUATION OF TRANSFORMATION AGENDA
NATIONAL HIGHER EDUCATION STRATEGIC PLAN (PSPTN)
STRATEGIC PLAN
PSP
TN
MY
RA
SETA
RA
D-S
ETA
RA
MY
M0
HES
UN
IVER
SITI
RA
NK
ING
ICU
JP
M (
NA
ZIR
AN
)
AU
DIT
AU
TON
OM
I
EIS
5S
PR
AC
TIC
ES
ISO
MSC
QUALITY MANAGEMENT
QU
ALI
TY IN
ITIA
TIV
ES
MA
NA
GEM
ENT
REP
OR
T
UMP VISION “To be a world-class technological university”
Model Sistem Pengurusan Data Universiti
UG
KPI 1a. Pengambilan
Pelajar Berkualiti
Diploma
Degree
Full Time ( ) • National ( ) • International ( )
Part Time ( ) • National ( )
• International ( )
Full Time ( ) • National ( ) • International ( )
Part Time ( ) • National ( )
• International ( )
Intakes ( )
Enrollment ( )
Graduates ( )
CGPA ( )
MUET( )
Intakes ( )
Enrollment ( )
Graduates ( )
CGPA ( )
MUET( )
PG
Master
PhD
Full Time ( ) • National ( ) • International ( )
Part Time ( ) • National ( )
• International ( )
Full Time ( ) • National ( ) • International ( )
Part Time ( ) • National ( )
• International ( )
Intakes ( )
Enrollment ( )
Graduates ( )
CGPA ( )
Mode: CW( ), R ( )
Intakes ( )
Enrollment ( )
Graduates ( )
CGPA ( )
Mode: CW( ), R ( )
INITIATIVES ISSUES ACTION PLAN RM
Bagaimana data
pelajar diurus dan
direkod?
PROSES DATA
EXECUTIVE DASHBOARD
SYSTEM
PELAN STRATEGIK
PSPTN
MYRA
SETARA
D-SETARA
MYMOHES
AUTONOMI
INPUT DATA EXTRACT DB
Kesempurnaan
MyMoheS
NC LPU
PTJ PELAJAR
PEMEGANG TARUH
DALAMAN
KPM MAMPU
SIRIM MPC
PEMEGANG TARUH LUARAN
Pengurusan Data?
KPI: Kualiti Data
Ketepatan Accuracy/Interity
Kesempurnaan Completeness/Relevance
Ketepatan
Masa Timeliness
Kebersediaan Readiness/Accessibility
DOKUMENTASI / AUDIT
Pemegang Taruh
Penarafan (Rating/Ranking)
INTERNATIONAL
University Ranking - To be a World Class University 18
NATIONAL
Malaysia Government Portal & Website
Assessment (MGPWA) (2010 - now)
Webometrics
(2007 - now)
Quacquarelli Symonds
(2009 - now)
Times Higher Education (THE)
(2010 - now)
BADAN PENARAFAN
UI Green Metric
(2010 - now)
Academic Ranking of World
Universities (ARWU)-Shanghai Ranking
(2003 - now)
MALAYSIA ASIA WORLD
RESEARCH QUALITY
TEACHING QUALITY
GRADUATE EMPLOYABILITY
INTERNATIONAL OUTLOOK
WORLD CLASS UNIVERSITY
• Webometrics • Academic Ranking of World
Universities (ARWU) (Shanghai) • THES (Times/QS) • UI GreenMetric World University
Ranking
• Webometrics • QS Asia
• Malaysia Government Portals & Website Assessment(MGPWA)
University Ranking - To be a World Class University 19
Penarafan Universiti
Isu: Kualiti Data
Ciri-ciri Data Berkualiti Characteristics of Quality Data
• Ketepatan Kandungan
Accuracy of Content
• Berstruktur
Structured
• Kesempurnaan
Completeness
• Ketepatan Masa
Timeliness
• Penyampaian
Presentation
Dokumen sokongan
tidak dikemaskini Supporting documents
not updated
Data tidak
disemak Unverified Data
Ketidakselarasan
punca data Data source conconsistency
Kurang sikap
kesegeraan dalam
mematuhi tarikh akhir Lack of sense of urgency in
meeting deadlines
KONSEP DAN PEMBANGUNAN E-DASHBOARD
Konteks Pengurusan Data
1. Keperluan data; Instrumen, glosari, format data dan maklumat.
2. Sumber Data & Maklumat (Online Database/Printed).
3. Platform pengurusan data; E-Dashboard System.
4. PIC; Kaedah penyediaan dan pengumpulan data serta dokumen sokongan (bukti) serta tempoh masa (timelines).
5. Penyaluran data; semakan kesempurnaan dan kualiti
6. Pelaporan; analisa dan pencapaian/ penarafan.
7. Pemantauan & Susulan.
Latar Belakang Sistem E-Dashboard
1. Dibangunkan pada tahun 2011.
2. Proses pengumpulan daripada
manual kepada online.
3. Analisa data mengambil masa
lama.
4. Penandaarasan
KEASLIAN IDEA (KREATIVITI)
Sehingga kini, belum ada lagi IPTA
mahupun KPM sendiri mempunyai satu
sistem yang mengintegrasi keseluruhan
empat komponen data satu pangkalan
data dan satu sistem.
Inovasi & Kreativiti
Nilai Tambah
(Produktiviti) Harta Intelek (IP)
Bagi memastikan produk E-Dashboard dilindungi,
harta intelek telah didaftarkan di bawah kategori hakcipta.
Penandaarasan : Business Intelligence
•Kos (RM) ; In-house, Outsourcing
•Man Power; System Owner, IT
•Requirements
1. Kebolehcapaian/Spesifikasi Data
2. Integriti ; Kesahihan
3. Pertindihan
4. Ketepatan
5. Konsisten
6. Tempoh Masa & Kesediaan
7. Mudah Guna/Selenggara
8. Linkungan;Jangkauan
9. Penyampaian & Pematuhan
10. Tanggapan & Kepercayaan
10 Dimensi Data
Executive Dashboard Blueprint Approach
STEP 1:
Data Input
STEP 2:
Tracking and Monitoring
STEP 3:
Analysis and Impact
STEP 4: System and Data Integration
Glossary/Definition for each Domain,
Section, CAPs (by PIC)
Target and Achieve -Accuracy, Quality,
Timeline
Graph and Statistic Benchmark/Self Review
Integrate with existing system (IMS)
-real time data operation
2011-2012 2013
9 SECTIONS, 33 KPIs
PSPTN MYRA
INSTITUTIONAL , STAFF, STUDENT, R&D&C (36 CATEGORIES)
MYMOHES
13 CAPs, 68 KPIs
MO
DU
LES GENERAL, INPUT,
OUTPUT, PROCESS (6 CRITERIA, 21 KPIs)
SETARA & D’SETARA
IMS MODULES (STAF, R&D,
ACADEMIC, STUDENT)
EIS
4 KRA Initiatives
STRATEGIC PLAN
PSPTN 2011-2015
MYMOHES
MYRA
SETARA & D-SETARA
UMP KPM
UMP EXECUTIVE
DASHBOARD
• Single sign-on • Pemantauan Data –
Penyediaan Data oleh PTJ
• Pengukuran Prestasi • pegawai data yang
bertanggungjawab bagi setiap PTJ
• Penetapan KPI selari dengan sasaran KPM
• Pengesanan Rekod • Pembuat keputusan • Persembahan data
(jadual, carta, graf, dan lain-lain)
• Rekod Manual/Pangkalan Data Online
• Sumber Data- IMS • Single sign-on
• Proses memasukkan data – pelbagai akses
• iPMO
1. Apakah sistem atau pangkalan data yang menyokong data?
2. Apakah format bagi setiap data? 3. Bagaimana data boleh diekstrak melalui
sistem? 4. Bagaimana analisa dan semakan data dibuat
bagi memastikan tahap kualiti dan kesempurnaan data?
5. Bagaimana pegawai data memantau data? 6. Bagaimana data boleh dipaparkan dalam
bentuk jadual, graf, carta dan lain-lain penyampaian data?
7. Adakah pembangunan sistem baharu mampu diintegrasi dengan sistem operasian yang ada?
PTJ Sekretariat
FASA 1: EXECUTIVE DASHBOARD SYSTEM
Muka depan sistem
TANGGUNGJAWAB STAF (PIC)
PUSAT TANGGUNGJAWAB
PEMETAAN PENGLIBATAN STAF DAN PTJ
Pemantauan Sasaran & Pencapaian
60-95% Sasaran ≤ 59% Sasaran ≥ 96% Sasaran Dalam Pelaksanaan
ISU & CABARAN
Isu & Cabaran
Isu & Permasalahan
1. Pertindihan kategori data bagi KPI yang berlainan.
2. Perbezaan PIC dalam kelompok kategori data yang sama.
3. Sumber data yang berbagai bagi takrifan data yang sama (Cth: MoU)
4. Penyeragaman pelaporan dalam tempoh masa yang sama(Cth: Data Penerbitan PSPTN & MyRA).
Pemetaan Data
1. Pertindihan kategori dan keperluan data perlu diselaraskan semula.
2. Peranan dan tanggungjawab PIC juga perlu diselaraskan kembali mengikut kategori.
3. Memastikan ketepatan, kualiti dan kesempurnaan data.
4. Keperluan untuk audit dokumen diberi perhatian (avidence).
NATIONAL HIGHER EDUCATION STRATEGIC PLAN (PSPTN)
STRATEGIC PLAN
PSP
TN
MY
RA
SETA
RA
D-S
ETA
RA
MY
M0
HES
QS
UN
IVER
SITY
RA
NK
ING
:ASI
A
ICU
JP
M (
NA
ZIR
AN
)
AU
DIT
AU
TON
OM
I
EIS
5S
PR
AC
TIC
ES
ISO
MSC
QUALITY MANAGEMENT
QU
ALI
TY IN
ITIA
TIV
ES
MA
NA
GEM
ENT
REP
OR
T
UMP VISION “To be a world-class technological university”
9 SECTIONS, 33 KPIs
PSPTN MYRA
4 MODULES (36 CATEGORIES),
72 KPIS
MYMOHES
13 CAPs,
30 KPIs
MO
DU
LE
S
GENERAL, INPUT, OUTPUT, PROCESS
(6 CRITERIA, 21 KPIs)
SETARA & D’SETARA
4 KRAs 12 KPIs
STRATEGIC PLAN
IMS MODULES (STAF, R&D,
ACADEMIC, STUDENT)
EIS
FAKTOR KEJAYAAN
1. Komitmen dan kerjasama dari semua pihak yang terlibat dalam proses penghantaran data ke sistem
2. Menepati tempoh masa penghantaran data yang ditetapkan oleh KPM
3. Data-data yang disalurkan adalah terbukti sempurna dan kualiti.
4. Kesedaran akan kepentingan data yang dibekalkan kepada pihak berkepentingan.
5. Sense of belonging.
6. Sense of urgency.
FAKTOR-FAKTOR KEJAYAAN
ANUGERAH INOVASI KPM 2014
Universiti Malaysia Pahang (UMP) menang Anugerah Inovasi
Kementerian Pendidikan Malaysia 2014 dalam kategori pengurusan
sempena Majlis Sambutan Hari Inovasi KPM yang berlangsung di Dewan
Za’aba KPM pada 20 November 2014
PENEBITAN UMUM
Top Related