CAATs – ASAS ACL / 2Akademi Audit Negara
OBJEKTIF MODUL
• Mendedahkan peserta dengan konsepdata akses iaitu:-
• Memahami dan mengenalpasti jenisdata yang dikehendaki
• Memahami proses mendapatkan data
• Mengetahui proses pencapaian data dan mewujudkan table daripada data yang diperoleh dalam ACL untukanalisis seterusnya
CAATs – ASAS ACL / 3Akademi Audit Negara
DATA AKSES
• Data Akses adalah peringkat kritikal dalam Analisis Data. Data perlu diperoleh dengan cara yang berkesan dan sempurna.
• Data akses berubah berdasarkan punca data dan teknologi yang berbagai.
• ACL berupaya mengakses hampir kesemua jenis data tersebut.
CAATs – ASAS ACL / 4Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
• Kenal Pasti Data (Locate)
• Mendapat Data (Acquire)
• Akses Data (Access)
LOCATE ACQUIRE ACCESS
CAATs – ASAS ACL / 5Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
• Kenal pasti data yang boleh diperoleh dan format ia disimpan
• Fahami setiap individu fail dan teknologi yang wujud untuk mengaksesnya
• Kefahaman yang menyeluruh membantu mewujudkan hubungan baik yang lebih produktif dengan pembekal data
LOCATE ACQUIRE ACCESS
CAATs – ASAS ACL / 6Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
• Dokumenkan maklumat berhubung punca data, format fail dan kandungannya serta medan-medan yang terdapat di dalamnya sebagai rujukan. Pemahaman yang menyeluruh mengurangkan pergantungan kepada Bahagian IT.
LOCATE ACQUIRE ACCESS
CAATs – ASAS ACL / 7Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
Berikut adalah contoh-contoh format data :-
• Excel, Access dan XML (menggunakan ActiveX Data Objects)
• Oracle (menggunakan teknologi - Open Database Connectivity)
• Dbase files
• Flat Files
• Report Files
• Delimited files LOCATE ACQUIRE ACCESS
CAATs – ASAS ACL / 14Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
• Sebelum memohon data, kenalpasti objektif analisis bagi menentukan fail data yang diperlukan
• Pastikan objektif adalah jelas dan boleh dilaksanakan terhadap fail data yang akan dianalisis
LOCATE ACQUIRE ACCESS
CAATs – ASAS ACL / 15Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
• Contoh :-
• Objektif :
• Untuk mengenalpasti baucar-baucar yang bagiJabatan X yang dibayar melebihi 30 hari mengikut Kod Objek
• Untuk mencapai objektif analisis ini, tiga fail iniperlu digabungkan untuk mencapai objektif.
• Baucar_Byrn_Header
• D_Akaun
• Baucar_Byrn_Penerima _Berganda
LOCATE ACQUIRE ACCESS
CAATs – ASAS ACL / 17Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
• Sediakan surat permohonan rasmi kepadapembekal data bagi menyatakan data yang diperlukan
• Surat ini perlu menyatakan dengan jelas danterperinci mengenai maklumat berikut :-
• Tarikh permohonan
• Nama sistem di mana data diperoleh
• Nama fail, nama table atau nama report
• Lingkungan tarikh data
• Kriteria data yang diperlukan
• Tarikh penghantaran
• Format fail yang diperlukan
• Entity Relationship Diagram (ERD)
• Medium pemindahan data
LOCATE ACQUIRE ACCESS
CAATs – ASAS ACL / 18Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
• Mohon Ringkasan Laporan daripada pembekal data dan auditi yang terlibat bagi data yang diterima.
• Ringkasan Laporan mengandungi :-
• Maklumat Struktur Data (Record Layout) – field names, start positions, lengths, data types and formatting details.
• Control Totals (bilangan rekod, field totals)
• Cetakan sampel rekod daripada fail asal (contoh :- 50 rekodpertama). Bandingkan cetakan sampel rekod dengan table yang telah diwujudkan untuk menentukan ketepatan data.
LOCATE ACQUIRE ACCESS
CAATs – ASAS ACL / 19Akademi Audit Negara
PROSES DATA AKSES
• Struktur Data (Record Layout)
LOCATE ACQUIRE ACCESS
Nama Type Start Length Decimal
Nama Produk ASCII/ Text
01 10
Nama Pembekal ASCII/Text 11 20
Harga Numeric 31 10 2
Kuantiti Numeric 41 5
CAATs – ASAS ACL / 20Akademi Audit Negara
LOCATE ACQUIRE ACCESS
PROSES DATA AKSES
PEMINDAHAN DATA (DATA TRANSFERRING)
Terdapat 2 kaedah untuk pemindahan data :-
• Dapatkan salinan data ( CD-RW, Fail Zip, DVD-R
dan sebagainya bergantung kepada jumlah rekod data melalui network drive atau emel.) atau
• Dapatkan kebenaran (username, password dan kaedah) untuk mengakses secara terus kepada host system (sumber data).
CAATs – ASAS ACL / 21Akademi Audit Negara
Mengakses Data
Terdapat 2 kaedah bagaimana ACL mengakses data :-
Direct Access – ACL membaca data secara terus daripada punca (source) dalam bentuk format asal
• Direct Access, Automatic Layout
• Direct Access, Manual Layout
• Direct Access, External Definition
Import dan Copy – ACL mengimport data dalam bentuk flat file dan copy ke local drive.
• ACL mengwujudkan salinan data asal dalam bentuk flat, fixed-length fail ACL (.fil extension)
• Import and Copy, Automatic Layout
• Import and Copy, Manual LayoutLOCATE ACQUIRE ACCESS
PROSES DATA AKSES
CAATs – ASAS ACL / 22Akademi Audit Negara
• DIRECT ACCESS – AUTOMATIC LAYOUT
Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan secara automatik bersama data
Bagi PC platform - ACL boleh mengakses dBASE dan ACCPAC fail
–DB2,IMS & VSAM
PROSES DATA AKSES
Source Data
TableView
CAATs – ASAS ACL / 23Akademi Audit Negara
• DIRECT ACCESS – MANUAL LAYOUT
ACL boleh membaca data dalam bentuk flat file termasuk data daripada sistem mainframe lama, text files, log file, telefon dan internet logsFail ini tidak mengandungi maklumat table layout, maklumat perlu disediakan secara manual
PROSES DATA AKSES
Source DataTable View
CAATs – ASAS ACL / 24Akademi Audit Negara
• DIRECT ACCESS – EXTERNAL DEFINITION
ACL mewujudkan table layout secara automatik menggunakan maklumat yang dibekalkan dalam data definition file secara berasingan
- Contoh sumber data - COBOL, PL/1 DAN AS/400
PROSES DATA AKSES
Source Data Table View
CAATs – ASAS ACL / 25Akademi Audit Negara
• IMPORT DAN COPY
Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan secara automatik bersama dataMaklumat table layout diwujudkan secara automatikData adalah dalam kategori SAP AIS Files dan data yang diakses menggunakan ADO dan ODBC (Access & Excel)
PROSES DATA AKSES
• IMPORT AND COPY – AUTOMATIC LAYOUT
Source Data Table View
CAATs – ASAS ACL / 26Akademi Audit Negara
• IMPORT & COPY – MANUAL LAYOUT
Table layout perlu diujudkan secara manual berdasarkan dokumentasi bersaingan
Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan dalam dokumen berasinganPunca data dalam kategori ini termasuk flat file, delimited dan report files
PROSES DATA AKSES
Source Data TableView
CAATs – ASAS ACL / 27Akademi Audit Negara
PROSES WUJUD TABLE
• DIRECT ACCESS – MANUAL LAYOUT• FLAT FILE (menggunakan fail Inventory.fil)
CAATs – ASAS ACL / 28Akademi Audit Negara
TABLE LAYOUT - INVENTORY
START LENGTH NAME TYPE DEC DESCRIPTION
1 9 prodno ASCII Product Number
1 2 prodcls ASCII Product Class
10 2 location ASCII Location
12 24 proddesc ASCII Product Description
37 6 uncst NUMERIC 2 Unit Cost
61 5 qtyoh NUMERIC 0 Quantity on hand
76 10 value ZONED 2 Value
CAATs – ASAS ACL / 46Akademi Audit Negara
TABLE LAYOUT - INVENTORY
START LENGTH NAME TYPE DEC DESCRIPTION
1 9 prodno ASCII Product Number
1 2 prodcls ASCII Product Class
10 2 location ASCII Location
12 24 proddesc ASCII Product Description
37 6 uncst NUMERIC 2 Unit Cost
61 5 qtyoh NUMERIC 0 Quantity on hand
76 10 value ZONED 2 Value
CAATs – ASAS ACL / 47Akademi Audit Negara
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA
REPORT FILE
F Pilih Fail Laporan
F Kenal pasti maklumat detail
F Kenal pasti maklumat header
F Namakan Medan dan pilih jenis data(type)
F Create simpan Table
CAATs – ASAS ACL / 55Akademi Audit Negara
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA
8
Namakan Medan dan pilih jenis data(type)
CAATs – ASAS ACL / 56Akademi Audit Negara
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA
Create dan simpan Table
9
CAATs – ASAS ACL / 83Akademi Audit Negara
AKTIVITI 1
F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA EXCEL. GUNAKAN FAIL TRANS MAY.XLS
BIL.
REKOD
86
CAATs – ASAS ACL / 84Akademi Audit Negara
AKTIVITI 2
F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA DBASE FILE - AREC.DBF
BIL.
REKOD
772
CAATs – ASAS ACL / 85Akademi Audit Negara
AKTIVITI 3
F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA ACCESS FILE -SAMPLE.MDB
BIL.
REKOD
64
Top Related